Pion Informatyzacji i Transakcji Elektronicznych efaktura Kärcher Wersja dokumentu 1.11 Warszawa, luty 2010r.
SPIS TREŚCI 1 WPROWADZENIE... 3 2 ROZPOCZĘCIE PRACY Z SYSTEMEM... 3 3 PROCES LOGOWANIA I WYLOGOWANIA Z SYSTEMU... 4 3.1 LOGOWANIE DO SYSTEMU... 4 3.2 WYLOGOWANIE... 5 4 PRZYPOMNIENIE HASŁA... 5 5 DOKUMENTY... 6 5.1 ODCZYT I ZAPIS POJEDYNCZYCH DOKUMENTÓW... 7 5.2 PRZEGLĄDARKA PODPISÓW... 8 5.2.1 Pobranie przeglądarki podpisów... 9 5.2.2 Instalacja przeglądarki podpisów... 9 5.2.3 Funkcjonalność przeglądarki podpisów... 14 5.3 WERYFIKACJA PODPISU ZA POMOCĄ APLETU JAVA... 15 5.4 WYSZUKIWANIE DOKUMENTÓW... 18 5.5 DRUKOWANIE I ZAPIS DOKUMENTÓW... 19 6 KONTO... 21 7 WIADOMOŚCI EMAIL... 23 2/ 24
1 WPROWADZENIE Celem niniejszej instrukcji jest zapoznanie użytkowników aplikacji Elektroniczna Faktura z jej funkcjonalnością, sposobem logowania i wylogowania z systemu oraz przedstawienie możliwości wykonywania operacji związanych z obsługą dokumentów. 2 ROZPOCZĘCIE PRACY Z SYSTEMEM Rozpoczęcie pracy z systemem wymaga uruchomienia przeglądarki: Internet Explorer w wersji 7 lub wyższej. Po wpisaniu adresu portalu pojawi się strona logowania do systemu Elektronicznej Faktury.(Rysunek 1) Rysunek 1. Strona logowania do systemu 3/ 24
3 PROCES LOGOWANIA I WYLOGOWANIA Z SYSTEMU 3.1 Logowanie do systemu W celu zalogowania do systemu Elektroniczna Faktura należy podać identyfikator (login) Użytkownika i hasło dostępu do systemu, a następnie kliknąć przycisk Zaloguj (Rysunek 2). Rysunek 2.Logowanie Po pomyślnym zalogowaniu Użytkownik zostanie przeniesiony na stronę główną (Rysunek 3). Rysunek 3. Widok strony systemu po zalogowaniu 4/ 24
3.2 Wylogowanie W celu wylogowania z systemu należy kliknąć przycisk Wyloguj, znajdujący się na poziomym pasku w górnej części strony (Rysunek 4). Rysunek 4.Wylogowanie z systemu 4 PRZYPOMNIENIE HASŁA Jeżeli użytkownik zapomniał hasło, jest możliwe jego odzyskanie z poziomu strony z ekranem logowania, poprzez kliknięcie przycisku Przypomnienie hasła (Rysunek 5). Rysunek 5. Wywołanie przypomnienia hasła Pojawi się strona odzyskiwania hasła, na której należy wpisać nazwę użytkownika (login) i adres email, a następnie kliknąć przycisk Odzyskaj hasło (Rysunek 6). Wybranie przycisku Powrót pozwoli na przeniesienie do strony logowania. Rysunek 6 Przypomnienie hasła 5/ 24
Po podaniu prawidłowych danych na ekranie pojawi się komunikat o pomyślnym zakończeniu operacji (Rysunek 7). Rysunek 7 Potwierdzenie operacji Na konto pocztowe użytkownika zostanie przesłana wiadomość z wygenerowanym nowym hasłem. 5 DOKUMENTY Zalogowany użytkownik ma możliwość przeglądania dokumentów przechowywanych w systemie, korzystając z przycisku Dokumenty, znajdującego się na poziomym pasku w górnej części strony (Rysunek 8) Rysunek 8. Przeglądanie dokumentów Na stronie dokumentów widocznych jest 10 najnowszych faktur. Kolejne (starsze) można przeglądać korzystając z przycisku przewijania znajdującego się pod listą dokumentów, na dole strony (Rysunek 9). Rysunek 9. Przewijanie listy dokumentów 6/ 24
Tabela z listą faktur zawiera następujące kolumny: Numer faktury Data wystawienia Pobrano ( tj. data pierwszego odczytu faktury) IP (tj. adres maszyny, z której nastąpił pierwszy odczyt faktury) Dokumenty Klikając na nagłówek z nazwą wybranej kolumny (poza ostatnią) możemy posortować listę wyświetlonych faktur w układzie rosnącym względem danej kolumny. Po kliknięciu na nagłówek kolumny drugi raz lista zostanie posortowana w porządku malejącym względem danego kryterium (Rysunek 10). Rysunek 10. Sortowanie dokumentów wg nagłówków kolumn 5.1 Odczyt i zapis pojedynczych dokumentów W ostatniej kolumnie Dokument dostępne są 3 przyciski umożliwiające wykonanie następujących działań: - pobranie oryginalnego dokumentu faktury bez podpisu Po kliknięciu na niego lewym przyciskiem myszy otworzy się okno z możliwością otwarcia bądź zapisania pliku. W przeglądarce Internet Explorer okno wygląda jak na rysunku poniżej (Rysunek 11): Rysunek 11. Pobranie niepodpisanego dokumentu 7/ 24
Po wybraniu odpowiedniej opcji dokument formatu Adobe Acrobat zostanie otworzony do odczytu lub zapisany we wskazanym miejscu na dysku komputera. - pobranie podpisanego dokumentu faktury Po kliknięciu na niego lewym przyciskiem myszy otworzy się okno z możliwością otwarcia bądź zapisania pliku. W przeglądarce Internet Explorer okno wygląda jak na rysunku poniżej (Rysunek 12): Rysunek 12. Pobranie podpisanego dokumentu Po wybraniu odpowiedniej opcji dokument formatu XML zostanie otworzony do odczytu lub zapisany we wskazanym miejscu na dysku komputera. Istnieje możliwość pobrania przeglądarki podpisów. Więcej na ten temat w rozdziale 5.2. - Weryfikacja podpisu dokumentu faktury. Opcja ta powoduje uruchomienie apletu Java weryfikującego podpis dokumentu faktury. Więcej na ten temat w rozdziale 5.3 5.2 Przeglądarka podpisów Przeglądarka podpisów umożliwia podejrzenie dokumentu znajdującego się w pliku podpisu. Po pobraniu z Portalu i zapisaniu podpisanej faktury znajdującej się w pliku o rozszerzeniu.sig można za pomocą tej przeglądarki obejrzeć dokument PDF zawierający obraz faktury umieszczony w pliku elektronicznej faktury. *Uwaga: przeglądarka wymaga zainstalowanego programu Acrobat Adobe Reader 9.x. 8/ 24
5.2.1 Pobranie przeglądarki podpisów W celu pobrania należy kliknąć na napis znajdujący się na poziomym pasku na dole strony: Kliknij tutaj, aby pobrać przeglądarkę podpisów. Otworzy się okno z możliwością otwarcia bądź zapisania pliku. W przeglądarce Internet Explorer okno wygląda jak na rysunku poniżej (Rysunek 13): Rysunek 13. Uruchomienie przeglądarki podpisów Po wybraniu odpowiedniej opcji plik archiwum ZIP zostanie otworzony lub zapisany we wskazanym miejscu na dysku komputera. 5.2.2 Instalacja przeglądarki podpisów Aby zainstalować aplikację należy zalogować się do systemu jako użytkownik z pełnymi prawami Administratora systemu operacyjnego. W celu rozpoczęcia instalacji należy dwukrotnie kliknąć lewym przyciskiem myszy na ikonę SignatureDocumentViewerInstall.msi. Pojawi się okno Instalatora Programu Przeglądarka Faktur Elektronicznych. Aby kontynuować instalację, należy wybrać przycisk Dalej, aby zakończyć działanie Instalatora przycisk Anuluj (Rysunek 14). 9/ 24
Rysunek 14. Uruchomienie Instalatora Przeglądarki Faktur Elektronicznych Aby przejść do właściwej instalacji, należy zapoznać się z Umową licencyjną użytkownika końcowego. Jest możliwość jej wydrukowania dzięki przyciskowi Drukuj. Warunkiem kontynuacji instalacji jest zaznaczenie pozycji: Akceptuję warunki umowy licencyjnej. Następnie należy wybrać przycisk Dalej. (Rysunek 15). Rysunek 15. Warunki umowy licencyjnej Następny etap to wybór sposobu, w jaki program zostanie zainstalowany. W tym celu należy kliknąć na ikonę Pliki Aplikacji, znajdującą się w oknie instalatora. Wyświetli się lista możliwych opcji instalacji (Rysunek 16). 10/ 24
Rysunek 16. Instalacja niestandardowa - Składnik zostanie zainstalowany na lokalnym dysku twardym Ta funkcja wymaga 8KB na dysku twardym. - Wszystkie składniki zostaną zainstalowane na lokalnym dysku twardym Ta funkcja wymaga 8KB na dysku twardym. - Funkcja zostanie zainstalowana w razie potrzeby Ta funkcja zwolni 436KB na dysku twardym. - Wszystkie składniki tej funkcji będą niedostępne Ta funkcja zwolni 436KB na dysku twardym. Można sprawdzić dostępność miejsca na dysku za pomocą przycisku Użycie Dysku. Pojawi się okno informacyjne (Rysunek 17). 11/ 24
Rysunek 17. Wymagania odnośnie miejsca na dysku. Przycisk Resetuj kasuje wybrane opcje instalacji i przywraca pierwotne (zalecane) ustawienia. W celu kontynuacji instalacji należy wybrać opcję instalacji Składnik zostanie zainstalowany na lokalnym dysku twardym lub Wszystkie składniki zostaną zainstalowane na lokalnym dysku twardym dla składnika Pliki Aplikacji należy wybrać przycisk Dalej. Pojawi się okno gotowości do instalacji. Kliknięcie przycisku Zainstaluj rozpoczyna proces instalacji. Przycisk Wstecz pozwala zmienić lub przejrzeć wybrane ustalenia, natomiast przycisk Anuluj kończy prace instalatora (Rysunek 18). Rysunek 18. Okno gotowości do instalacji programu. 12/ 24
Proces instalacji programu widoczny jest na pasku stanu. Można go w każdej chwili przerwać wybierając przycisk Anuluj (Rysunek 19). Rysunek 19. Pasek stanu instalacji programu. Ostatnim krokiem instalacji programu Przeglądarka faktur elektronicznych jest wciśnięcie przycisku Zakończ (Rysunek 20). Rysunek 20. Zakończenie działania instalatora. 13/ 24
Po zakończonej instalacji na pulpicie komputera użytkownika pojawi się skrót do przeglądarki. 5.2.3 Funkcjonalność przeglądarki podpisów Po dwukrotnym kliknięciu na skrót aplikacji lewym przyciskiem myszy pojawi się okno Przeglądarki Faktur Elektronicznych (Rysunek 21). Rysunek 21. Przeglądarka Elektronicznej Faktury. Odczyt faktur może odbywać się na 4 różne sposoby: 1) Z górnego paska narzędzi należy wybrać menu Plik -> Otwórz, a następnie w oknie dialogowym, które się pojawi, wskazać plik z wybraną fakturą (Rysunek 22). Rysunek 22. Otwieranie pliku elektronicznej faktury 14/ 24
2) Z górnego paska narzędzi należy wybrać ikonę, a następnie w oknie dialogowym, które się pojawi, wskazać plik z wybraną fakturą. 3) Przeciągnąć plik z wybraną fakturą na okno uruchomionej aplikacji Przeglądarka elektronicznej faktury. 4) W celu utworzenia w systemie skojarzenia dla plików elektronicznych faktur o rozszerzeniu.sig z aplikacją, należy wybrać menu Opcje -> Utwórz skojarzenie plików SIG z aplikacją. (Rysunek 23). Rysunek 23. Skojarzenie plików SIG z aplikacją Po wykonaniu tej opcji pliki elektronicznych faktur.sig po dwukrotnym kliknięciu będą automatycznie uruchamiać aplikację i wczytywać dokument faktury. To ustawienie spowoduje również otwieranie plików.sig w programie Przeglądarka elektronicznej faktury bezpośrednio z Portalu. Aby usunąć skojarzenia plików w systemie, należy wybrać menu Opcje -> Usuń skojarzenie plików SIG z aplikacją. 5.3 Weryfikacja podpisu za pomocą apletu Java Kliknięcie ikony w kolumnie Dokument na stronie dokumentów powoduje uruchomienie apletu Java weryfikującego podpis na fakturze. Uruchomienie weryfikacji pierwszego podpisu może nastąpić z opóźnieniem zależnym od prędkości łącza, co wynika z konieczności pobrania plików apletu zajmujących około 5 MB (Rysunek 24). 15/ 24
Rysunek 24. Weryfikacja podpisu dokumentu Przy pierwszym uruchomieniu apletów może pojawić się okno zabezpieczeń Java z pytaniem o zaufanie wydawcy POLSKA WYTWÓRNIA PAPIERÓW WARTOŚCIOWYCH S.A. (Rysunek 25). Rysunek 25. Pytanie o zaufanie wydawcy Jeżeli akceptujemy wydawcę, należy wybrać przycisk Run. Po uruchomieniu, aplet umożliwi przeprowadzenie weryfikacji podpisu bądź podglądu szczegółów z nim związanych (Rysunek 26). Rysunek 26 Weryfikacja podpisu 16/ 24
Wybranie przycisku Weryfikuj podpis spowoduje wyświetlenie raportu z przebiegu weryfikacji (Rysunek 27). Rysunek 27 Rezultat weryfikacji Wybranie przycisku Pokaż podpis spowoduje wyświetlenie okna ze szczegółami podpisu (Rysunek 28). Rysunek 28 Szczegóły podpisu 17/ 24
5.4 Wyszukiwanie dokumentów Funkcja wyszukiwania umożliwia znalezienie dokumentów spełniających zadane kryteria. Aby skorzystać z tej funkcji należy kliknąć przycisk Kryteria wyszukiwania, znajdujący się w górnej części strony (Rysunek 29). Rysunek 29. Kryteria wyszukiwania Pojawi się panel wyszukiwania dokumentów (Rysunek 30). Rysunek 30 Widok dokumentów z panelem wyszukiwania Dostępne są następujące kryteria wyszukiwania: Wybór dokumentów pobranych lub niepobranych Numer faktury Data wystawienia faktury (zakres od-do) Data pierwszego pobrania faktury (zakres od-do) Adres IP komputera, na którym nastąpiło pierwsze pobranie faktury Wyszukując wg numeru faktury można użyć? jako zamiennika jednego znaku oraz * jako zamiennika dowolnego ciągu znaków, na początku, w środku lub na końcu wyrażenia. W przypadku nieprawidłowego określenia kryteriów lub podaniu nieistniejącego dokumentu pojawi się komunikat: Brak dokumentów. W pozostałych przypadkach zostanie wyświetlona lista dokumentów spełniających kryteria. 18/ 24
5.5 Drukowanie i zapis dokumentów Na dole strony, poniżej listy faktur znajdują się ikony umożliwiające wydruk lub zapisanie wybranych dokumentów (Rysunek 31). Rysunek 31 Drukowanie i zapis Dodatkowo, korzystając z przycisków: Widoczne faktury lub Wszystkie faktury spełniające kryteria, mamy możliwość wyboru zakresu wydruku lub zapisu dokumentów. Jeżeli zaznaczymy Widoczne faktury - zostanie wydrukowana/zapisana tylko 1 strona z listy (aktualnie wyświetlana), jeżeli zaznaczymy: Wszystkie faktury, zostanie wydrukowana/zapisana cała lista. - Drukuj zawartość tabeli Po kliknięciu na ikonę lewym przyciskiem myszy otworzy się okno ze spisem wybranych dokumentów w formie tabeli. Jeżeli nie zaznaczyliśmy kryteriów wyboru, wyświetlą się wszystkie dokumenty widoczne na stronie (Rysunek 32). Rysunek 32. Lista dokumentów do wydruku 19/ 24
- Zapisz podpisy w pliku archiwum Po kliknięciu na ikonę lewym przyciskiem myszy otworzy się okno z możliwością otwarcia bądź zapisania pliku. W przeglądarce Internet Explorer okno wygląda jak na rysunku poniżej (Rysunek 33): Rysunek 33. Zapisywanie podpisów Po wybraniu odpowiedniej opcji plik archiwum ZIP ze wszystkimi podpisami zostanie otworzony do odczytu lub zapisany we wskazanym miejscu na dysku komputera. - Zapisz faktury w pliku archiwum Po kliknięciu na ikonę lewym przyciskiem myszy otworzy się okno z możliwością otwarcia bądź zapisania pliku. W przeglądarce Internet Explorer okno wygląda jak na rysunku poniżej (Rysunek 34): Rysunek 34. Zapisywanie dokumentów Po wybraniu odpowiedniej opcji plik archiwum ZIP zawierający wybrane dokumenty zostanie otworzony do odczytu lub zapisany we wskazanym miejscu na dysku komputera. 20/ 24
- Eksportuj listę do pliku Excel Po kliknięciu na ikonę lewym przyciskiem myszy otworzy się okno z możliwością otwarcia bądź zapisania pliku. W przeglądarce Internet Explorer okno wygląda jak na rysunku poniżej (Rysunek 35): Rysunek 35. Wysyłanie dokumentów do Excela Po wybraniu odpowiedniej opcji plik zawierający wybrane dokumenty zostanie otworzony do edycji lub zapisany we wskazanym miejscu na dysku komputera. 6 KONTO Zalogowany użytkownik ma możliwość zmiany adresu email, zmiany hasła oraz wygenerowania tymczasowego hasła dla inspektora, korzystając z przycisku Konto, znajdującego się na poziomym pasku w górnej części strony (Rysunek 36). Rysunek 36. Konto Pojawia się strona z podstawowymi informacjami na temat użytkownika i konta. Wybranie przycisku Zmień przy adresie email pozwala na wprowadzenie nowego adresu, który należy zaakceptować przyciskiem Zapisz (Rysunek 37). 21/ 24
Rysunek 37. Zmiana adresu email Wybranie przycisku Zmień hasło przenosi użytkownika do strony zmiany hasła (Rysunek 38). Rysunek 38 Zmiana hasła W celu zmiany hasła należy podać obecne hasło, następnie dwukrotnie nowe hasło o odpowiedniej złożoności (posiada od 8 do 12 znaków, co najmniej jedną małą i jedną wielką literę, co najmniej jedną cyfrę bądź jeden z następujących znaków specjalnych:!, @, #, $, %, ^, &, *, _, =, +, -). Złożoność hasła weryfikowana jest po wyjściu z pola Nowe hasło. W przypadku, gdy użytkownik błędnie powtórzy nowe hasło, zostanie o tym powiadomiony po wyjściu z pola Powtórz nowe hasło. Przycisk Zapisz zatwierdza zmianę hasła w systemie. Przycisk Powrót powoduje przeniesienie użytkownika do strony z informacjami o koncie. Wybranie przycisku Stwórz tymczasowe konto inspektora otwiera panel z ustawieniem daty ważności takiego konta (Rysunek 39). Rysunek 39. Ważność konta inspektora 22/ 24
Przycisk Dalej wyświetla komunikat o założeniu tymczasowego konta inspektora (Rysunek 40). Rysunek 40 Konto inspektora Dane założonego konta inspektora nie są wysyłane emailem, należy je zapisać i przekazać inspektorowi. 7 WIADOMOŚCI EMAIL Najistotniejsze wydarzenia w systemie są potwierdzane wiadomościami email. Przesyłane są trzy rodzaje wiadomości: Założenie konta w systemie Przypomnienie (zresetowanie) hasła Otrzymanie faktury Wiadomości email wysyłane z systemu Elektronicznej Faktury są podpisywane cyfrowo przez serwer celem potwierdzenia ich autentyczności. Użytkownik odbierający wiadomość może dzięki temu zweryfikować czy została ona rzeczywiście wysłana przez system oraz czy nie została zmodyfikowana przed dotarciem do jego skrzynki odbiorczej. Jeżeli klient poczty elektronicznej negatywnie zweryfikuje certyfikat bądź stwierdzi podmianę treści wiadomości, wyświetli stosowny komunikat (Rysunek 41). Rysunek 41: Widok komunikatu o podpisanej wiadomości email w programie Outlook Express 23/ 24
W programie Outlook Express treść otrzymanej wiadomości będzie dostępna po wybraniu przycisku Kontynuuj, natomiast szczegóły podpisu wiadomości po kliknięciu czerwonej wstążki. 24/ 24