Program Leonardo da Vinci

Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji Narodowa Agencja Programu Uczenie się przez całe życie Program Leonardo da Vinci Raport cząstkowy część finansowa tabele finansowe, kwalifikacja kosztów, rozliczenie końcowe Szkolenie dla Beneficjentów TOI 2010 Warszawa, 9.11.2011 r.

Sprawozdanie finansowe informacje ogólne Sprawozdanie finansowe: samokalkulujące tabele finansowe oraz Wytyczne NA: http://leonardo.org.pl/index.php/ida/69/

Sprawozdanie finansowe informacje ogólne Sprawozdanie finansowe: na potrzeby rozliczenia z NA wszystkie poniesione wydatki muszą być przedstawione w euro przeliczenia kosztów poniesionych w innych walutach należy dokonywać wg kursu określonego w umowie finansowej: Płatności z konta w euro: Wydatek w euro zasada 1 euro=1euro Wydatek w innej walucie niż euro miesięczny kurs obrachunkowy wymiany ustalony przez KE i opublikowany na stronie http://ec.europa.eu/budget/infoeuro z dnia dokonania płatności zaliczkowej przez NA

Sprawozdanie finansowe informacje ogólne Ocena sprawozdań przez NA: terminy określone są w umowie finansowej ocena przez pracowników NA i/lub ekspertów/audytorów zewnętrznych Analiza sprawozdań finansowych: analiza rutynowa - analiza samego sprawozdania finansowego, kopii przelewów środków do partnerów oraz dokumentacji finansowej do kategorii podwykonawstwa (umowy, kopie faktur oraz dokumentacja potwierdzająca wybór podwykonawcy) kontrola finansowa on the spot w siedzibie beneficjenta analiza pogłębiona po raporcie końcowym Możliwe audyty i kontrole po zakończeniu projektu do 5 lat po zakończeniu projektu (zgodnie z zapisami w umowie finansowej)

Kalkulacja kwoty dofinansowania na etapie raportu cząstkowego Kolejna płatność: - kalkulacja na podstawie wykorzystania co najmniej 70% poprzedniej wypłaconej kwoty zaliczkowej. Jeśli wykorzystanie będzie na poziomie niższym niż 70% - redukcja kolejnej transzy o niewykorzystaną kwotę poprzedniej płatności. Przykładowa kalkulacja Całkowity szacunkowy budżet projektu wg umowy: 400 000 euro. Maksymalna kwota środków LdV ustalona w umowie = 300 000 euro Procentowe dofinansowanie (wg umowy): 75% Kwota pierwszej zaliczki: 60 000 euro Wykorzystanie 65%: 39 000euro Planowana kwota drugiej zaliczki: 90 000 euro Kwota wypłaconej zaliczki: 69 000 euro

Obowiązujące reguły Przepisy międzynarodowe przepisy unijne dotyczące środków wspólnotowych Międzynarodowe Standardy Sprawozdawczości Finansowej Przepisy krajowe ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości oraz inne ustawy, np. o podatku dochodowym od osób prawnych, o podatku dochodowym od osób fizycznych, o podatku od towarów i usług Przepisy wewnętrzne instytucji Statut jednostki Polityka rachunkowości zarządzenia, decyzje, regulaminy wewnętrzne Zasady Programu LdV Umowa finansowa z NA Przewodnik dla wnioskodawców LLP 2010

Koszty uprawnione w projekcie Poniesione w okresie określonym w umowie Związane z projektem (istotne dla projektu, zgodne z planem pracy) Związane z działaniami projektu podejmowanymi w krajach uczestniczących w Programie Uzasadnione i racjonalne (zasady ekonomicznego zarządzania fin.) Faktycznie poniesione przez Beneficjenta i członków konsorcjum (partnerów) Identyfikowalne i weryfikowalne (udokumentowane w księgach rachunkowych zgodnie ze stosownymi przepisami)

Dokumentowanie kosztów Zasady określone w przepisach o rachunkowości Zasady określone w przepisach podatkowych Zasady wynikające z umowy Beneficjent musi mieć wewnętrzne procedury księgowości i audytu pozwalające na bezpośrednie potwierdzenie zgodności kosztów i wpływów deklarowanych w projekcie z odpowiadającymi im zapisami księgowymi i dokumentami finansowymi. Jeżeli krajowe przepisy podatkowe i rachunkowo-księgowe nie wymagają przedłożenia faktury, wówczas należy przedstawić dokument finansowo-księgowy równorzędnej wartości.

Koszty uprawnione kategorie budżetu Project Reference: A. OPERATIONAL DIRECT COSTS CONSOLIDATED BUDGET COSTS 2010-1-PL1-LEO05-xxxxx 1. Staff Costs 60 000,00 27,52% 7 000,00 2. Travel and subsistence 60 000,00 27,52% 3. Equipment (up to 10%) 5 000,00 2,29% Aneks 4. Subcontracting (up to 30%) 3 000,00 1,38% 7 000,00 5 000,00 5 000,00 5. Other 90 000,00 41,28% TOTAL DIRECT COSTS (A) 218 000,00 100% III.4 W drodze odstępstwa od Artykułu 13, Beneficjent może, podczas realizacji działania, korygować przewidywany budżet za pomocą przesunięć pomiędzy poszczególnymi kategoriami uprawnionych kosztów bezpośrednich, pod warunkiem, że taka korekta wydatków nie będzie mieć wpływu na realizację działania, a przesunięcie pomiędzy poszczególnymi kategoriami nie przekroczy 10% kwoty w każdej z nich, dla których dopuszczalne są takie przesunięcia i pod warunkiem, że nie B. INDIRECT COSTS (up to 7% of A) 4 000,00 1,83% TOTAL PROJECT EXPENDITURES (A+B) 222 000,00 Co-financing % (from request) 75,00% FINANCING zostanie przekroczona łączna kwota uprawnionych kosztów, Proposed Community Contribution 166 000,00 wskazana w Artykule III.1. O zaistnieniu powyższego zdarzenia Beneficjent zobowiązany jest powiadomić o takim fakcie Narodową Agencję PROGRAM pisemnie. LEONARDO DA VINCI Partner's own fundings (from request) 56 000,00 Other sources of financing (from request) 0,00 TOTAL PROJECT REVENUES 222 000,00

Koszty nieuprawnione w projekcie koszty obsługi pożyczki, wierzytelności, zakup aktywów kapitałowych zabezpieczenia od strat lub potencjalnej odpowiedzialności (ubezpieczanie od odpowiedzialności wynikającej z umów, itp.) straty wynikające z różnic kursowych podatek VAT (chyba, że wnioskodawca może wykazać, że nie może go odzyskać) wtedy prosimy o oświadczenie koszty sfinansowane w ramach innego projektu lub programu finansowanego ze środków UE w przyp. leasingu/wynajmy sprzętu: koszty wykupu na koniec okresu najmu/leasingu koszty związane z przygotowaniem wniosku lub dokumentem, którego złożenie z nim jest wymagane koszty otwarcia i obsługi rachunku bankowego

Najczęstsze koszty nieuprawnione Przekroczenie limitów diet (koszty utrzymania) Brak rachunków/faktur Brak biletów i kart pokładowych Przesunięcia pow. 10% wartości w danej kategorii kosztów bez aneksowania Zawyżone koszty bez jednoznacznego związku z projektem Podróże do krajów nieuprawnionych Dokumenty finansowe wystawione poza okresem uprawnienia

Koszty osobowe Wynagrodzenia osób pracujących na rzecz projektu: umowy stałe lub czasowe (+ ZUS, podatek dochodowy) Stawki rzeczywiste za dzień pracy x liczba dni na rzecz projektu Przekroczenie stawek maksymalnych KE będzie uznane za nieuprawnione Zgodność kosztów może być przedmiotem audytu Osoby zatrudnione przez Partnerów nie mogą wykonywać prac jako podwykonawcy Dokumentowanie: dokumenty potwierdzające pracę danej osoby na rzecz projektu oraz faktyczne poniesienie kosztu (zalecane karty czasu pracy dla projektu)

Koszty podróży Koszty podróży osób zatrudnionych w projekcie (koszty podróży innych osób np. prelegentów to koszty inne) na spotkania bezpośrednio związane z projektem Koszty faktycznie poniesione (rzeczywiste koszty podróży), zgodnie z procedurami normalnie stosowanymi w instytucji Beneficjenta lub partnera Preferowane najtańsze środki transportu Podróż samochodem: 1. stawka za kilometr zgodna z wew. zasadami instytucji, ale max. do 0,22 euro/km 2. cena jednego biletu kolejowego/autobusowego/samolotowego wybierana jest tańsza opcja Dokumentowanie: bilety kolejowe/lotnicze (+karty pokładowe)

Koszty utrzymania Koszty wyżywienia, noclegu i przejazdów lokalnych osób zatrudnionych w projekcie (koszty pobytu innych osób to koszty inne) Kalkulowane w oparciu o wewnętrzne przepisy organizacji partnerskiej: refundacja kosztów lub wypłata diety Wymagany dowód pobytu i noclegu Wymagany dowód wypłaty/otrzymania diety Nie mogą przekroczyć maksymalnych stawek podanych przez KE Proporcjonalnie zmniejszone jeśli noclegi, posiłki, przejazdy lokalne były zapewnione i opłacone przez stronę trzecią

Koszty sprzętu Koszty zakupu, wynajmu/leasingu sprzętu włącznie z kosztami instalacji, konserwacji i ubezpieczenia Konieczne do osiągnięcia celów projektu, zawarte we wniosku i należycie uzasadnione Uprawnione tylko koszty amortyzacji (zgodnie z przepisami podatkowymi i księgowymi Partnera) Obowiązują zasady udzielania zamówień Sprzęt związany z administracją projektu koszty pośrednie Limit: 10% kosztów bezpośrednich projektu

Koszty podwykonawstwa Limit: 30% całkowitych kosztów projektu Koszty usług zleconych na zewnątrz Obowiązują przepisy o udzielaniu zamówienia Zasady przejrzystości i równego traktowania Dbałość o unikanie konfliktu interesów Umowa z podwykonawcą Zarządzanie i ogólne administrowanie nie może być zlecone podwykonawcy 1. Poniżej 12 500 euro: na podstawie faktury 2. Od 12 500 do 25 000 euro: udział min. 3 oferentów 3. Od 25 000 do 60 000 euro: udział 5 oferentów 4. Powyżej 60 000 euro: krajowe przepisy dot. zamówień publicznych

Koszty inne Przykładowe koszty: Upowszechnianie Ewaluacja Kopiowanie Wydanie materiałów poseminaryjnych Zakup materiałów do wytworzenia produktów (ryzy papieru, DVD, CD) Ogłoszenia w prasie Opłaty konferencyjne, wynajem powierzchni wystawienniczej Zakup książek, badań, danych elektronicznch Zakup praw autorskich Koszty podróży osób trzecich (np.ekspertów, prelegentów)

Koszty pośrednie (indirect) 1. Kwota ryczałtowa 7% kosztów bezpośrednich 2. Przykłady: Koszty sprzętu związane z administracją projektu Koszty komunikacji (faks, telefon, wysyłka materiałów) Czynsz, elektryczność pomieszczeń Materiały biurowe Uwaga! Koszty pośrednie nie będą uprawnione, jeśli Beneficjent otrzymuje środki wspólnotowe na bieżącą działalność w okresie realizacji projektu

Opis dokumentów księgowych Prawidłowo opisany dokument musi zawierać na odwrocie: zapis o sprawdzeniu pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym, opis jaka kwota została rozliczone ze środków LdV w ramach projektu nr oraz w ramach jakiej kategorii, krótki opis czego dotyczy po polsku lub angielsku, dekrety, oznaczenie zgodnie z Tabelą G7 i dodatkową tabelą G8, ułożone zgodnie z Tabelą G7 i dodatkową tabelą G8 (faktura + wyciąg/dowód kasowy, umowy itp.).

Najczęstsze błędy przy wypełnianiu tabel samokalkulujacych Brak podpisu, daty/błędna data i pieczęci osoby uprawnionej w tabeli G1 Tabela G1, kolumna B (Contractual budget) błędne dane, nieuwzględnianie aneksów zawartych z NA Niewuzględnianie uwag NA do raportu z postępu prac Lakoniczne opisy kosztów lub ich brak Błędne daty, niespójny format wpisywanych dat (dd/mm/yyyy) Niekompletność tabel (brak dat, kwot, opisów) Numery partnerów Mylne wpisywanie kosztów do poszczególnych tabel