Szkolenie w zakresie obsługi komputera zajęcia 2

1. Microsoft Office Word Szkolenie w zakresie obsługi komputera zajęcia 2 1.1. Akapit (ang. paragraph) wydzielony fragment tekstu, na ogół zawierający tematycznie wyodrębnioną i spójną całość. Naciśnięcie klawisz Enter kończy jeden akapit i zaczyna następny. Akapit wyróżnia się przez wcięcie jego pierwszego wiersza lub przez większe odstępy przed pierwszym wierszem i po ostatnim wierszu. Edytor tekstu zawiera funkcje umożliwiające opracowanie techniczne całego akapitu, w którym znajduje się kursor tekstowy, np. wcięć, odstępu między wierszami, rodzaju i wielkości czcionki itd. W edytorach można również numerować i wypunktowywać akapity. Wiersze akapitu mogą mieć wcięcie, czyli być przesunięte względem lewego lub prawego marginesu strony. Pierwszy wiersz akapitu może mieć wcięcie z lewej strony inne, niż pozostałe wiersze tego akapitu. Rysunek 1. Okno Akapit programu Microsoft Word 1.2. Ręczny podział wiersza Naciśnięcie klawiszy Shift + Enter powoduje przejście do nowego wiersza bez tworzenia nowego akapitu. 1.3. Znaki diakrytyczne (gr. diakritikós odróżniający) znaki graficzne (kropki, ogonki, kreski) używane w alfabetach i innych systemach pisma, umieszczane nad, pod literą, obok lub wewnątrz niej, zmieniające artykulację tej litery i tworzące przez to nową literę. W języku polskim litery ze znakami diakrytycznymi to: ą, ć, ę, ł, ń, ó, ś, ź, ż. 1.4. Formatowanie tekstu to m. in. wybranie atrybutów tekstu np. pogrubiony, pochylony (kursywa), podkreślony, przekreślony (Narzędzia główne Czcionka), ustawienie w tekście wcięć, odstępów między wierszami (interlinii) i odstępów miedzy akapitami (Narzędzia główne Akapit), ustalenie sposobu wyrównania tekstu miedzy marginesami justowanie, wyśrodkowanie, wyrównanie do lewego albo do prawego marginesu (Narzędzia główne Akapit), ustalenie parametrów czcionek, m. in. rodzaju, rozmiaru (wielkości w punktach), koloru i innych efektów (Narzędzia główne Czcionka). Justowanie tekstu to wyrównanie wierszy jednocześnie do lewej i prawej strony pozwalające na optymalne, z punktu widzenia czytelności, rozłożenie wyrazów w akapicie. Stosując justowanie akapitów otrzymujemy tekst zwarty i elegancki. 1

Rysunek 2. Okno Czcionka programu Microsoft Word 1.5. Malarz formatów (Narzędzia główne) jest narzędziem usprawniającym formatowanie tekstu. Umożliwia skopiowanie zazwyczaj wszystkich parametrów formatowania wybranego fragmentu tekstu (wyrazu, kilku wyrazów, akapitu) i zastosowanie go do innego fragmentu. 1.6. Dzielenie wyrazów opcja umożliwiająca włączenie dzielenia wyrazów, co pozwala edytorowi tekstu na dzielenie wierszy miedzy sylabami wyrazów. Dzielenie wyrazów jest stosowane w książkach i czasopismach w celu uzyskania bardziej równomiernych odstępów między wyrazami (Układ strony Dzielenie wyrazów). 1.7. Style Do formatowania czcionki i akapitu można również stosować style (Narzędzia główne Style). Styl to nazwany zbiór parametrów formatowanych czcionek lub / i akapitu. Niektóre style są wbudowane w edytor i dostępne bezpośrednio po jego instalacji, inne trzeba samodzielnie definiować. 1.8. Tabulatory Tabulatorów (Narzędzia główne Akapit Tabulatory) używa się do przesuwania tekstu w określone miejsce wiersza tekstu, głównie do umieszczania tekstu w kolumnach, gdy nie stosuje się zapisu w tabeli. Rysunek 3. Okno Tabulatory programu Microsoft Word 2

1.9. Spacja nierozdzielająca Aby wstawić spację nierozdzielającą (twardą spację) należy nacisnąć i przytrzymać klawisze Ctrl i Shift, a następnie nacisnąć klawisz spacji. Spacja nierozdzielająca to odstęp o stałej długości, przed i za którym edytorowi tekstu nie wolno łamać (tj. kończyć) wiersza. Wyrazy rozdzielone taką spacją, przy przenoszeniu do nowego wiersza, traktowane są jak jeden wyraz, np.: 2011 r., 120 kg, 1752 zł, dr Agata Cebula. 1.10. Nagłówek i stopka Odpowiednio górna i dolna część strony dokumentu, gdzie można wstawiać tekst lub obiekt graficzny (Wstawianie Nagłówek, Wstawianie Stopka). Informacje te pojawiają się automatycznie odpowiednio w górnej i dolnej części każdej strony dokumentu. 1.11. Szybkie wyszukiwanie słów i znaków Edytory tekstu umożliwiają wyszukiwanie słów, pojedynczych znaków i dowolnych ciągów znaków. Aby szybko znaleźć wyraz, znak lub ciąg znaków, usunąć je albo zamienić na inne, należy wybrać opcję Znajdź (Ctrl + F) lub Zamień (Ctrl + H). Można również automatycznie wyszukać i zamienić znaki niedrukowane, np. spację na twardą spację. Możliwość zamiany znaków pozwala usuwać niepotrzebne spacje np. przed znakami interpunkcyjnymi, znaczniki akapitu lub inne znaki. 1.12. Tabele Edytory tekstu (Word, Writer) umożliwiają wstawianie lub rysowanie tabel. Do dokumentu tekstowego można również wstawić tabelę wykonaną w innym programie (np. w arkuszu kalkulacyjnym) lub skopiowaną ze strony internetowej (nie zawsze). Po wstawieniu tabeli można: zmieniać szerokość kolumn i wysokość wierszy (Właściwości tabeli), dodawać nowe wiersze i kolumny, usuwać wiersze, kolumny lub komórki, dzielić lub scalać komórki (menu kontekstowe). Tabela składa się z komórek, które można formatować, np: ustalać parametry czcionki, wyrównać tekst w komórce i określić kierunek tekstu (menu kontekstowe).. Można również zmieniać obramowanie komórek i cieniować je czyli zmieniać kolor tła (Obramowanie i cieniowanie). Tabela 1 Do komórek tabeli można wstawić tekst i liczby, rysunki, obiekty ClipArt, hiperłącza, wzory matematyczne. Tabela 2 Lp. Nazwa Objętość Rysunek 3 1. Sześcian a a 3

1.13. Ustalanie wyglądu strony Ustawienia strony obejmują: rozmiar strony, orientację strony, marginesy oraz kolumny. Aby określić parametry strony należy na karcie Układ strony kliknąć odpowiednie przyciski lub wywołać okno dialogowe Ustawienia strony. 1.14. Wstawianie pojedynczych symboli graficznych Symbole graficzne wstawiamy w miejscu położenia kursora tekstowego za pomocą przycisku Symbol i polecenia Więcej symboli w grupie Symbole na karcie Wstawianie. 1.15. Wstawianie pól Do dokumentu tekstowego ( w tym również do nagłówka i stopki) można wstawiać pola, które będą automatycznie aktualizowane w miarę zmian zachodzących w dokumencie. Do takich pól należą między innymi: numeracja stron, data i godzina, nazwa pliku. W dokumentach, które składają się z więcej niż jednej strony, dobrze jest włączyć numerowanie stron. Numerację stron najwygodniej wstawić w nagłówku lub stopce. Klikamy polecenie Numer strony w grupie Nagłówek i stopka na karcie Wstawianie. Z listy, która się pojawi wybieramy jedną z opcji (np. Dół strony), a następnie jedną z propozycji dotyczącej wyglądu numeracji. W celu zmiany sposobu numeracji stron należy ponownie kliknąć polecenie Numer strony, a następnie przycisk Formatuj numery stron Wstawiamy datę i godzinę klikając na przycisk Data i godzina w grupie Tekst na karcie Wstawianie. Następnie w oknie dialogowym Data i godzina z listy Dostępne formaty: wybieramy format daty. Możemy też włączyć opcję jej automatycznej aktualizacji. Wstawiamy nazwę pliku wybierając na karcie Wstawianie Szybkie części w grupie Tekst. Klikamy polecenie Pole, z listy Kategorie: wybieramy pozycję Informacje o dokumencie, zaś z listy Nazwy pól: pozycję FileName i klikamy na przycisku OK. 1.16. Dzielenie dokumentu na strony Podczas wprowadzania tekstu edytor automatycznie przenosi dalszy ciąg tekstu na następną stronę, po napotkaniu dolnego marginesu. Możemy też w dowolnym miejscu wstawić do dokumentu kod końca strony. Wystarczy na karcie Wstawianie w grupie Strony kliknąć przycisk Podział strony lub wcisnąć kombinację klawiszy Ctrl + Enter. Pojawi się kod przełamania strony w postaci.podział strony.., a kursor tekstowy zostanie umieszczony na początku nowej strony (kod podziału strony będzie widoczny, jeśli aktywny jest przycisk Pokaż wszystko). 1.17. Praca z edytorem tekstu umożliwia wielokrotne kopiowanie powtarzającego się fragmentu w inne miejsca, zarówno do tego samego dokumentu, jak i do innego. Można skorzystać z fragmentów tekstów utworzonych wcześniej własnych lub z innych źródeł, np.: Internetu, słownika, encyklopedii multimedialnej. Aby skopiować tekst, należy go najpierw zaznaczyć, np.: myszką. Gdy tekst jest już wyróżniony, należy kliknąć przycisk Kopiuj (Ctrl + C). W ten sposób zaznaczony fragment zostaje umieszczony w Schowku, ale nie usunięty (wycięty) z dokumentu. Drugim etapem w procesie kopiowania jest ustawienie kursora w miejscu, w którym chcemy wkleić zawartość Schowka. Po kliknięciu myszką w wybranym miejscu strony, za pomocą przycisku Wklej (Ctrl + V), wklejamy tekst przechowywany w Schowku. Podobnie możemy skopiować tekst z jednego dokumentu, otworzyć drugi dokument i wkleić tekst we wskazane miejsce. Jeśli po zaznaczeniu tekstu klikniemy przycisk Wytnij (Ctrl + V), tekst zostanie wycięty z jednoczesnym umieszczeniem go w Schowku. Możemy go wkleić w inne miejsce tego samego lub innego dokumentu za pomocą przycisku Wklej (Ctrl + V). Do tekstu możemy wstawić obrazy, np.: rysunki, fotografie, obiekty ClipArt, zrzuty ekranowe. Po wykonaniu zrzutu ekranowego (Print Screen lub Alt + Print Screen) obraz zostanie skopiowany do Schowka, skąd można go wkleić do dowolnego dokumentu tekstowego. W otwartym dokumencie 4

tekstowym, po kliknięciu myszką w wybranym miejscu strony, za pomocą przycisku Wklej (Ctrl + V), wklejamy obraz przechowywany w Schowku. Możemy też otworzyć nowy rysunek, np. w programie Paint, Gimp lub Photoshop, wkleić zrzut ekranowy, a następnie zapisać plik po odpowiednią nazwą. Aby wstawić obraz zapisany w pliku do tekstu, należy wybrać opcję menu Wstawianie / Obraz i w otwartym oknie kliknąć nazwę wstawianego pliku. 1.18. Zapisywanie plików w różnych formatach takich jak: doc, docx, txt, rtf, html. Dokument komputerowy zapisujemy w pliku na dowolnym nośniku pamięci zewnętrznej, korzystając z opcji Zapisz (Ctrl + S) lub Zapisz jako. Opcje dotyczące pliku (m. in. odczytu, zapisu, wydruku) umieszczone są zazwyczaj w opcji Plik, ale na przykład w programie Microsoft Office 2007 opcja ta ukryta jest pod przyciskiem (Przycisk pakietu Office). Jeśli zamkniemy okno, w którym tworzony jest dokument (rezygnując z zapisu), dokument usuwany jest z pamięci operacyjnej, natomiast minimalizacja okna nie usuwa dokumentu z pamięci operacyjnej. W oknie umożliwiającym zapis dokumentu zawsze występują podobne elementy, niezależnie od programu, w jakim się pracuje: pole (lub pola), w którym wybiera się miejsce zapisu pliku, czyli odpowiedni nośnik pamięci zewnętrznej oraz folder jeśli nie zmienimy miejsca zapisu pliku, dokument zostanie zapisany w folderze domyślnym (często jest to folder Moje dokumenty lub Dokumenty), pole, w którym wpisuje się lub wybiera nazwę zapisanego pliku, np. Pismo do UM, pole, w którym wybieramy typ pliku, np. Zapisz jako typ (np.: doc, docx, html, rtf, jpg, pdf). W przypadku programu Notatnik do wyboru mamy tylko jeden typ:.txt. W programie WordPad jest więcej:.txt i.rtf. W programie Microsoft Office Word mamy możliwość zapisu w wielu różnych formatach (np. doc, docx, html, rtf, pdf). Jeśli nie podamy nazwy pliku, program może wprowadzić nazwę domyślną. Lepiej jednak wprowadzić swoją nazwę, określającą zawartość dokumentu, np. Wspomnienia z wakacji, Podanie o pracę. 1.19. Drukowanie Ważnym etapem tworzenia dokumentów za pomocą programów komputerowych jest ich drukowanie. Przed wydrukowaniem warto jednak obejrzeć cały dokument w oknie Podgląd wydruku. Dokumenty, które tworzymy, zajmują jedną kartkę (stronę do drukowania), ale mogą też być większe. Program sam dzieli dokument na strony (standardowo strony mają format A4). Aby wydrukować dowolny dokument, należy wybrać opcję lub przycisk Drukuj (Ctrl + P). Przed wydrukowaniem dokumentu, w oknie Drukowanie, można ustalić parametry i właściwości drukowania, m. in. liczbę drukowanych kopii dokumentu oraz sposób ułożenia wydruku na kartce (pionowo lub poziomo), ustawienia koloru (druk kolorowy lub czarno biały). Rysunek 4. Ustawienia drukowania Przycisk Właściwości służy do zdefiniowania ustawień drukowania. W polu Nazwa wybieramy drukarkę jaką chcemy wykorzystać do wydrukowania dokumentu. 5

2. Microsoft Office Excel 2.1. Arkusz kalkulacyjny umożliwia: tworzenie dokumentów w postaci tabel, w których umieszcza się dane, wykonywanie obliczeń (np. finansowych, matematycznych, statystycznych), wykonywanie operacji (np. filtrowania, sortowania, analizy danych), prezentację danych i wyników w postaci wykresów. Dokument arkusza kalkulacyjnego zwany skoroszytem składa się z arkuszy. Każdy arkusz jest tabelą składającą się z wierszy i kolumn. Pojedyncze pole tabeli (powstające w miejscu przecięcia wiersza i kolumny) nazywamy komórką. Każda komórka arkusza ma jednoznacznie określony adres, składający się z litery (liter) określającej kolumnę i liczby określającej wiersz, np. A1, E12, CD6, AD23. Do komórki arkusza można wpisać m. in.: liczbę, tekst, wzór (w arkuszu kalkulacyjnym zwanym formułą). 2.2. Formuła wyrażenie ( działanie) zapisane za pomocą dostępnych w arkuszu operacji i funkcji. Formuły w arkuszu buduje się, stosując zasady tworzenia wyrażeń matematycznych, z następującymi zmianami: operatory mnożenia, dzielenia i potęgowania w formułach są zastąpione znakami * - mnożenie, / dzielenie, ^ potęgowanie, formułę należy poprzedzić znakiem =, np. =A4 + B4, w formułach zaleca się używanie adresów komórek, a nie konkretnych wartości do nich wprowadzonych (tak jak w matematyce we wzorach używa się nazw zmiennych: np. a + b = c). Użycie w formule konkretnych wartości umożliwi tylko jednokrotne jej przeliczenie (jak na kalkulatorze), np. = (152 + 48)*2 poda w komórce konkretny wynik tego działania, czyli 400. Pasek formuły pasek, w którym wyświetlana jest zawartość komórki arkusza wskazywanej przez kursor arkusza. W przypadku komórki zawierającej formułę wyświetlana jest treść tej formuły. Edycja zawartości komórki (liczby, tekstu lub formuły) możliwa jest w pasku formuły lub bezpośrednio w komórce. Formułę można umieścić w komórce o dowolnym adresie. Ważne są adresy komórek zawarte w tej formule muszą dotyczyć danych, które chcemy wykorzystać w obliczeniach. Arkusz kalkulacyjny często wykorzystuje się do wykonywania tych samych obliczeń dla wielu danych. Zaletą arkusza jest to, że nie trzeba przepisywać tej samej formuły wiele razy. 6

Zawartą w danej komórce formułę można skopiować, a następnie wkleić do komórek, w których ma być umieszczona ta sama formuła dla różnych danych. Ogólna postać formuły po skopiowaniu nie zmienia się, natomiast odpowiednio zmieniają się adresy komórek zawarte w tej formule. Arkusz kalkulacyjny pamięta położenie komórek, których adresy występują w danej formule, względem komórki zawierającej tę formułę. Taki sposób adresowania nazywamy adresowaniem względnym. 2.3. Adres bezwzględny Aby uniknąć stosowania adresowania względnego, stosuje się adres bezwzględny, który nie zmienia się podczas kopiowania zawierającej go formuły. Adres bezwzględny przed nazwą kolumny i numerem wiersza zawiera znak $, np.: $C$2. Jeśli adres komórki nie może zmieniać się wraz ze zmianą położenia formuły, zawierającej ten adres, należy zastosować adres bezwzględny. 2.4. Adresowanie mieszane Jeśli w adresie komórki nazwa kolumny lub numer wiersza nie powinny się zmieniać wraz ze zmianą położenia formuły zawierającej ten adres, należy zastosować adres mieszany. W adresie mieszanym występują odwołania względne do kolumny i bezwzględne do wiersza lub odwrotnie odwołania bezwzględne do kolumny i względne do wiersza. Przed literą oznaczającą kolumnę albo liczbą oznaczającą wiersz należy wpisać znak $, np.: $C2, D$3. 2.5. Arkusze kalkulacyjne udostępniają wiele funkcji, które ułatwiają wykonywanie działań. Funkcje arkusza kalkulacyjnego są podzielone na kategorie, np. matematyczne (m.in. SUMA, ZAOKR, ZAOKR.DO.CAŁK), statystyczne (m. in. ŚREDNIA, ILE.LICZB, ILE.NIEPUSTYCH, LICZ.JEŻELI, LICZ.PUSTE, MAX, MIN, ŚREDNIA), logiczne (m. in. JEŻELI), daty i czasu oraz inne. Do obliczania sumy liczb zapisanych w wierszu lub kolumnie można zastosować przycisk Autosumowanie znajdujący się na pasku narzędzi, oznaczony znakiem Σ. Funkcja JEŻELI należy do kategorii funkcji logicznych. Za jej pomocą można sprawdzać, czy dany warunek jest spełniony i w zależności od tego wyświetlać jedną z dwóch różnych wartości. Do budowania warunków używa się operatorów porównań: 7

= (równe), > (większe niż), >= (większe lub równe), < (mniejsze niż), <= (mniejsze lub równe), < > (nierówne, czyli różne). Argumentem funkcji JEŻELI może być tekst, adres komórki, formuła, w tym formuła zawierająca funkcję, np. =JEŻELI(D5>1000; sukces ; porażka ). Jeśli chcemy policzyć, ile komórek zawiera konkretne wpisy, należy zastosować funkcję LICZ.JEŻELI. Jeśli mamy się przekonać, ile razy w zakresie, np. C6:F13 pojawia się liczba 7, powinniśmy w dowolnej komórce umieścić formułę w postaci: =LICZ.JEŻELI(C6:F13;7). Z kolei liczbę wystąpień słowa Katarzyna na liście uczniów z kolumny B, w której są umieszczone ich imiona poda nam formuła w postaci: =LICZ.JEŻELI(B2:B130; Katarzyna ). 2.6. Komórki arkusza kalkulacyjnego można formatować, m. in. zmieniać położenie danych względem krawędzi komórki (do lewej, do prawej, do środka); standardowo liczby w komórkach arkusza są dosunięte do prawej krawędzi komórki, a teksty do lewej, zmieniać parametry czcionki, ustalać obramowanie i tło komórki, scalać komórki, stosować różnego rodzaju wyrównywanie tekstu, np. umieszczanie tekstu pionowo, zawijanie tekstu, gdy nie mieści się w komórce, zmieniać format danych liczbowych wprowadzonych do komórek albo tez ustalać nowy sposób formatowania danych w pustych komórkach, np. ile miejsc po przecinku ma być widocznych w liczbach. 2.7. Sortowanie danych w arkuszu polega na ustawieniu ich w odpowiedniej kolejności: rosnąco (od A do Z lub od najmniejszej wartości liczbowej do największej), malejącą (od Z do A lub największej od wartości liczbowej do najmniejszej). Powodzenie procesu sortowania zależy od właściwego zaznaczenia obszaru, który będzie brał udział w porządkowaniu. Podczas procesu porządkowania danych nie zawsze trzeba zaznaczać konkretny zestaw danych tak dzieje się tylko w przypadku, gdy trzeba pominąć jakąś kolumnę (np. z liczbą porządkową). 2.8. Arkusz kalkulacyjny umożliwia prezentowanie danych w postaci wykresów, co znacznie ułatwia ich analizę i interpretację. Seria danych to zakres komórek arkusza kalkulacyjnego obejmujący jeden wiersz lub jedną kolumnę, których wartości chcemy umieścić na wykresie. Każda seria danych na wykresie jest zaznaczona innym kolorem. 8

Nazwa serii danych to opis serii (zwykle nagłówek kolumny lub wiersza), który pojawi się na wykresie w legendzie. Etykiety osi kategorii (X) to zwykle nagłówki kolumn lub wierszy, w których wartości są przyporządkowane osi pionowej. Etykiety danych zawierają nazwy serii lub nazwy kategorii, lub wartości danych. Mogą być umieszczane nad kolumną (na wykresie kolumnowym) lub obok wycinka koła (na wykresie kołowym). Można zrezygnować z ich wyświetlania, jeśli zbytnio zasłaniają wykres. Aby utworzyć wykres, trzeba wskazać dane, które mają być na nim zilustrowane, czyli serię (lub serie) danych, a następnie wybrać opcję wstawiania wykresu lub kliknąć przycisk Kreatora wykresów. Wykres możemy tworzyć dla jednej lub kilku serii danych. Niektóre typy wykresów można wykonać tylko dla jednej serii, np. wykres kołowy. 2.9. Typ wykresu określa sposób prezentacji danych i wyników, np. za pomocą słupków, linii, wycinków koła. Zmiana danych w tabeli powoduje automatyczną aktualizację wykresu. Do wykresu można dodać: tytuł, opisy osi, legendę, zwłaszcza gdy wykres zawiera kilka serii danych, etykiety danych, linię trendu. Informacje umieszczone w powyższym materiale zostały opracowane na podstawie treści zawartych w: Podręcznik: Informatyka. Podstawowe tematy. Nowe wydanie. Autor: G. Koba. WSZ PWN 2009, Podręcznik: ECDL Przetwarzanie tekstów. Autor: M. Kopertowska Tomczak, WN PWN 2009, M. Kopertowska Tomczak. Arkusze kalkulacyjne. Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 2011, Pomoc programu Microsoft Word, Pomoc programu Microsoft Excel. 9