Sygnatura akt: CEZAMAT/PU/6/2013 Warszawa, dn. 29.05.2013 r. Zapytanie ofertowe I.Nazwa i adres Zamawiającego:, ul Polna 50, II.Nazwa przedmiotu zamówienia: Usługa cateringu w czasie trzech Spotkań Interdyscyplinarnych oraz dwóch posiedzeniach Rady Konsorcjum CEZAMAT organizowanych w ramach projektu Centrum Zaawansowanych Materiałów i Technologii współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka. III.Opis przedmiotu zamówienia: Usługa cateringu w czasie trzech Spotkań Interdyscyplinarnych oraz dwóch posiedzeniach Rady Konsorcjum CEZAMAT organizowanych w ramach projektu Centrum Zaawansowanych Materiałów i Technologii współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka. 1. Pierwsze z trzech Spotkań Interdyscyplinarnych odbędzie się w terminie 6 czerwca br. w godzinach od 15-30 do 18-30 w Sali 162 C, Gmach Główny Politechniki Warszawskiej, przy Pl. Politechniki 1 w Warszawie. 1) Bufet samoobsługowy świadczony w godzinach trwania Spotkań Interdyscyplinarnych, przygotowany dla maksymalnie 40 osób, który będzie się składał z: a) 3 rodzajów kanapek: 40 porcji każdego z trzech rodzajów kanapek, przy założeniu gramatury każdej porcji 80 g; b) kawy i herbaty (kawa rozpuszczalna w postaci sypkiej, herbata w torebkach), wrzącej wody, cukru, śmietanki, cytryny. Ilości muszą być skalkulowane indywidualnie przez Wykonawcę, wg własnego doświadczenia, tak, aby każdy uczestnik spotkania miał możliwość skorzystania z produktów w ramach przerw kawowych;
c) 4 rodzaje 100% soków owocowych w butelkach o pojemności 250 ml (smak pomarańczowy, czarna porzeczka, multiwitamina, jabłkowy), w ilości: 10 butelek każdego smaku; d) woda niegazowana w butelkach o pojemności 500 ml, w liczbie: 100 butelek wody niegazowanej; e) trzech rodzajów ciast: 20 porcji każdego z trzech rodzajów ciast, przy założeniu gramatury każdej porcji min. 80 g; f) różne rodzaje ciastek kruchych: łączna waga 5 kg g) trzy rodzaje owoców sezonowych ilość: po 3 kg z każdego rodzaju. 2) Soki owocowe, woda niegazowana, różne rodzaje ciastek, trzy rodzaje ciasta, trzy rodzaje owoców sezonowych zostaną ustawione na stołach konferencyjnych; 3) Kawa i herbata wraz z dodatkami oraz kanapki zostaną ustawione na oddzielnym stole. 4) Wykonawca powinien zapewnić odpowiednią dla 40 osób ilość naczyń takich, jak 5) Soki owocowe, woda niegazowana, różne rodzaje ciastek, trzy rodzaje ciasta, trzy rodzaje owoców sezonowych zostaną ustawione na stołach konferencyjnych; 6) Kawa i herbata wraz z dodatkami oraz kanapki zostaną ustawione na oddzielnym stole. 7) Wykonawca powinien zapewnić odpowiednią dla 40 osób ilość naczyń takich, jak 8) Wykonawca powinien zapewnić obsługę kelnerską w trakcie trwania spotkania. 9) Wszystkie potrawy muszą być świeżo przygotowane przed spotkaniem. 10) Wykonawca odpowiada przed Zamawiającym za jakość podanych potraw i napojów. 11) Wykonawca zobowiązuje się przygotowywać catering zgodnie z powyższymi wymaganiami określonymi oraz w ustawie z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (Dz. U. z 2010 Nr 136 poz. 914). 12) Wykonawca zobowiązuje się do uprzątnięcia sali, w której będzie odbywało się spotkanie oraz doprowadzenia jej do stanu sprzed rozpoczęcia realizacji przedmiotu zamówienia.
13) Wykonawca odpowiada przed Zamawiającym za porządek, estetykę i czystość sali, w której będą podawane posiłki oraz bufet samoobsługowy. 14) Wykonawca w ramach realizacji umowy dostarczy niezbędne wyposażenie, naczynia, sztućce, obrusy. 15) Wszystkie naczynia i sztućce mają być czyste, estetyczne i nieuszkodzone. Zamawiający nie dopuszcza użycia naczyń ani sztućców plastikowych. Obrusy z tkaniny muszą być czyste bez widocznych plam. 16) Zamawiający wymaga serwetek na stołach. 17) Wykonawca ponosi koszty dowozu posiłków i napojów oraz wyposażenia wymaganego przez Zamawiającego. 18) Zamawiający, ze względu na specyfikę zamówienia, zastrzega sobie prawo do zmniejszenia lub zwiększenia ilości zamawianych posiłków i napojów w ramach świadczonego cateringu, przy niezwiększonej wartości całego zamówienia. 2. Pierwsze z dwóch posiedzeń Rady Konsorcjum CEZAMAT odbędzie się w terminie 12 czerwca br. w godzinach od 12 do 15 w Sali 123, Gmach Główny Politechniki Warszawskiej, przy Pl. Politechniki 1 w Warszawie. 1) Bufet samoobsługowy świadczony w godzinach trwania posiedzeń Rady Konsorcjum CEZAMAT, przygotowany dla maksymalnie 20 osób, który będzie się składał z: a) kawy i herbaty (kawa rozpuszczalna w postaci sypkiej, herbata w torebkach), wrzącej wody, cukru, śmietanki, cytryny. Ilości muszą być skalkulowane indywidualnie przez Wykonawcę, wg własnego doświadczenia, tak, aby każdy uczestnik spotkania miał możliwość skorzystania z produktów w ramach przerw kawowych; b) 3 rodzaje 100% soków owocowych w butelkach o pojemności 250 ml (smak pomarańczowy, czarna porzeczka, jabłkowy), w ilości: 10 butelek każdego smaku; c) woda niegazowana w butelkach o pojemności 500 ml, w liczbie: 40 butelek wody niegazowanej;
d) trzech rodzajów ciast: 15 porcji każdego z trzech rodzajów ciast, przy założeniu gramatury każdej porcji min. 80 g; e) różne rodzaje ciastek kruchych: łączna waga 2 kg 2) Wykonawca powinien zapewnić odpowiednią dla 20 osób ilość naczyń takich, jak 3) Wykonawca powinien zapewnić obsługę kelnerską w trakcie trwania posiedzenia. 4) Wszystkie potrawy muszą być świeżo przygotowane przed posiedzeniem. 5) Wykonawca odpowiada przed Zamawiającym za jakość podanych potraw i napojów. 6) Wykonawca zobowiązuje się przygotowywać catering zgodnie z powyższymi wymaganiami określonymi oraz w ustawie z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (Dz. U. z 2010 Nr 136 poz. 914). 7) Wykonawca zobowiązuje się do uprzątnięcia sali, w której będzie odbywało się spotkanie oraz doprowadzenia jej do stanu sprzed rozpoczęcia realizacji przedmiotu zamówienia. 8) Wykonawca odpowiada przed Zamawiającym za porządek, estetykę i czystość sali, w której będą podawane posiłki oraz bufet samoobsługowy. 9) Wykonawca w ramach realizacji umowy dostarczy niezbędne wyposażenie, naczynia, sztućce, obrusy. 10) Wszystkie naczynia i sztućce mają być czyste, estetyczne i nieuszkodzone. Zamawiający nie dopuszcza użycia naczyń ani sztućców plastikowych. Obrusy z tkaniny muszą być czyste bez widocznych plam. 11) Zamawiający wymaga serwetek na stołach. 12) Wykonawca ponosi koszty dowozu posiłków i napojów oraz wyposażenia wymaganego przez Zamawiającego. 13) Zamawiający, ze względu na specyfikę zamówienia, zastrzega sobie prawo do zmniejszenia lub zwiększenia ilości zamawianych posiłków i napojów w ramach świadczonego cateringu, przy niezwiększonej wartości całego zamówienia.
Zamawiający poinformuje Wykonawcę, o terminach kolejnych Spotkań Interdyscyplinarnych oraz posiedzeń Rady Konsorcjum CEZAMAT z dwutygodniowym wyprzedzeniem. Jednocześnie Zamawiający informuje, iż wszystkie Spotkania Interdyscyplinarne oraz posiedzenia Rady Konsorcjum CEZAMAT odbędą się do dnia 31 grudnia 2013 r. IV.Wymagania związane z wykonaniem Sposób realizacji przedmiotowej usługi określa umowa będąca załącznikiem do niniejszego zapytania ofertowego. V.Przy wyborze oferty do realizacji Zamawiający będzie się kierował kryterium: Cena - 100%, VI.Ofertę należy złożyć w formie pisemnej pocztą elektroniczną na adres: a.lepkowska@cezamat.eu, w terminie do dnia 31.05.2013 r. do godziny 14.00 na Formularzu oferty. W przypadku braku możliwości wykonania przedmiotowej usługi również prosimy o informację pocztą elektroniczną. Decyduje data wpływu oferty do Zamawiającego. VII.Kontaktów dla Wykonawców: Informacje na temat przedmiotowego zamówienia można uzyskać powołując się na znak sprawy tj. CEZAMAT/PU/6/2013 pod nr tel. 0 22 234 71 57, fax. 0 22 234 71 53, e-mail: a.lepkowska@cezamat.eu. Osobą prowadzącą sprawę jest p. Anna Łepkowska. Mariusz Wielec Jacek Kossut Prezes Zarządu Wiceprezes Zarządu ds. Organizacji i Współpracy Zewnętrznej