Program Gromadzenia Czasopism Klient TCP/IP

61-614 Poznań, ul.mołdawska 18 tel. 0-61 656 44 10 adres do korespondencji: os. Stefana Batorego 13/27 60-969 POZNAŃ 60, skr. 40 mgr inż. Leszek Masadyński Program Gromadzenia Czasopism Klient TCP/IP Instrukcja Obsługi Poznań, lipiec 2006

2 SPIS TREŚCI 1. Wstęp.................................3 2. Główne okno programu............4 3. Katalog czasopism 2.1. Wielopoziomowy opis katalogowy czasopisma...........5 3.2. Przeglądanie katalogu czasopism..................5 5. Kartoteka dostawców........................7 6. Zamawianie prenumeraty czasopism.................8 6.1. Nagłówki zamówień.......................8 6.2. Specyfikacja zamówienia....................9 6.3. Drukowanie zamówienia i polecenia przelewu.........10 6.4. Sumowanie wartości zamówień.................10 7. Ewidencja wpływu zeszytów....................10 7.1. Kartoteka wpływu zeszytów.................10 7.2. Planowanie rozmieszczenia czasopisma............12 7.3. Tworzenie reprezentacji karty akcesji czasopisma.......13 7.4. Przeglądanie i aktualizowanie karty akcesji czasopisma....14 7.5. Operacja rozdysponowania zeszytów.............14 8. Rejestracja wydatków biblioteki..................16 10. Instalowanie programu S O WA-AKC..............19 10.3. Zmiany w słownikach systemu S O WA..............21 10.4. Parametry konfiguracji systemu S O WA............22 11. Zakończenie.........................23

1. WSTĘP 3 Program gromadzenia czasopism obsługuje zamawianie prenumeraty czasopism, umożliwia ewidencję zeszytów wpływających do biblioteki oraz rozliczanie faktur dotyczących czasopism (prenumerata i zakupy bezpośrednie). Program umożliwia prowadzenie kartoteki dostawców, rejestru prenumerat oraz rejestru wpływu zeszytów czasopisma (kart akcesji). Program ułatwia wyszukiwanie niezrealizowanych prenumerat. Za pomocą programu S O WA-AKC można drukować rozliczenia pojedynczej faktury oraz zestawienia wydatków zarejestrowanych w wybranym okresie. Ważną cechą programu jest zautomatyzowanie procesu ewidencji jednostek inwentarzowych (wolumenów). Program współpracuje z serwerem aplikacji S O WA, z którym komunikuje się protokołem TCP/IP. Dzięki temu program gromadzenia czasopism może być eksploatowany zdalnie, np. przez odległe filie biblioteczne, pracujące na katalogu centralnym czasopism.

4 2. GŁÓWNE OKNO PROGRAMU Aby uruchomić program naciskamy dwukrotnie lewym klawiszem myszki, ikonę Czasopisma znajdującą się na pulpicie. Następnie należy wpisać nazwę użytkownika i hasło. Po wpisaniu właściwych danych znajdujemy się już w podstawowym stanie pracy programu. Na ekranie powinien pojawić się obraz jak na rys. 2.1. Rys. 2.1. Główne okno programu Poszczególne funkcje programu zostaną omówione szczegółowo w dalszych rozdziałach niniejszej instrukcji. Aby zakończyć prace programu należy nacisnąć myszką symbol krzyżyka w prawym górnym rogu okna.

3. KATALOG CZASOPISM 5 3.1. WIELOPOZIOMOWY OPIS KATALOGOWY CZASOPISMA Katalog czasopism w systemie S O WA obejmuje dwa poziomy rekordów: - poziom tytułu czasopisma, - poziom wolumenów czasopisma (jednostek inwentarzowych dla wolumenów oprawnych), Na pierwszym poziomie wprowadza się elementy opisu wspólne dla wszystkich wolumenów danego czasopisma. Jest to przede wszystkim tytuł (z wyróżnieniem tytułu aktualnego, poprzedniego lub następnego), strefa odpowiedzialności czasopisma (redaktor, instytucja sprawcza) oraz elementy klasyfikacyjne (np. oznaczenie tematyki czasopisma, ocena ważności czasopisma, symbol IS SN, indeks czasopisma, ogólna sygnatura czasopisma w bibliotece itp.). Wolumen czasopisma jest umownym oznaczeniem grupy zeszytów czasopisma. Zazwyczaj jednostką taką jest rocznik lub półrocznik czasopisma, zdarza się też, że wolumenami są pojedyncze zeszyty. Skompletowane wolumeny stają się jednostkami inwentarzowymi. Informacje o poszczególnych wolumenach danego czasopisma stanowią drugi poziom danych katalogowych. Dane charakterystyczne dla tego poziomu to rok ukazania się czasopisma, numer (numery) wolumenu wydawcy, liczba zeszytów w jednostce inwentarzowej (częstotliwość), numery tych zeszytów, sygnatura i wartość jednostki inwentarzowej. Wprowadzanie danych w przedstawiony powyżej sposób można zrealizować za pomocą powiązań rekordów. Przykład zawartości takiego okienka pokazano na rys. 3.1. Rys. 3.1. Przykładowe okienko "powiązania". Pierwszy wiersz okienka reprezentuje pierwszy poziom elementów opisu czasopisma. Wiersze reprezentujące niższy poziom oznaczone są graficznie jako "gałęzie" wyrastające z podstawowego pnia. Analogicznie reprezentowane są niższe poziomy opisu.

3.2. PRZEGLĄDANIE KATALOGU CZASOPISM 6 Każdy serwer katalogu udostępnia pewną liczbę sposobów porządkowania informacji, nazywanych indeksami. Zazwyczaj lista indeksów obejmuje typowe porządki alfabetyczne wg nazwiska, tytułu i hasła przedmiotowego. Użytkownik wskazuje indeks poprzez wybranie zakładki opatrzonej nazwą tego indeksu. W ramach zakładki informacje ułożone są w kolejności odpowiadajacej budowie danego indeksu. Kolejne pozycje przedstawione są w formie klatek. Klatki tworzą film, który można przewijać w dowolnym kierunku. Służą do tego przyciski umieszczone na belce, z prawej strony filmu. Jeżeli kursor myszy zostanie ustawiony w obrębie klatki i zostanie naciśnięty lewy przycisk myszy, to zawartość klatki zostanie wyrózniona (kolor seledynowy). Dodatkowo, w górnej części okna, za przyciskiem idź do, pojawia się identyfikator rekordu odpowiadający danej klatce. Tak rozumiane wyróżnienie jest wykorzystywane w wielu miejscach programu i pozostaje do momentu kliknięcia w obrębie innej klatki. Wyróżnienie wykorzystywane jest m. in. przy użyciu przycisku: Pozwala on na szybki powrót do wyróżnionej klatki po przewinięciu filmu w inne miejsce. Pamiętajmy, że konkretna pozycja katalogowa nie musi występować we wszystkich indeksach.

4. KARTOTEKA DOSTAWCÓW 7 Kartoteka dostawców zawiera informacje o dostawcach czasopism. Poza typowymi informacjami adresowymi kartoteka zawiera numery identyfikacyjne dostawców oraz informację o indeksie biblioteki u dostawcy. Dane dostawcy wprowadza się tak jak każdy rekord systemu S O WA, poprzez naciśnięcie przycisku: oraz wybranie z menu polecenia rekord dostawcy. Formularz rekordu dostawcy pokazano na rys. 4.1. Rys. 5.1. Formularz dostawcy. Kartotekę dostawców można przeglądać na ekranie w układzie alfabetycznym wg nazwy dostawcy.

5. ZAMAWIANIE PRENUMERATY CZASOPISM 8 5.1.Przeglądanie kartoteki zamówień. Kartoteka zamówień zawiera informacje o zamówieniach prenumeraty adresowanych w danym roku do poszczególnych dostawców. Każde zamówienie posiada numer, który musi być unikalny. System nie narzuca sposobu numerowania zamówień, ale zaleca się aby numer miał postać rrrr-nnnnn, gdzie rrrr oznacza rok złożenia zamówienia, natomiast nnnnn numerem kolejnym (z zerami wiodącymi). Przy takiej numeracji możliwe jest łatwe przeglądanie kartoteki zamówień wg rosnacych w kolejnych latach numerów (indeksy zamówienia wg numerów i zamówienia wg dat ). W ramach indeksu prezentowana jest informacja o poszczególnych zamówieniach oraz ikony służące do generowania dokumentów finansowych. Obraz klatki zamówienia pokazano na rys. 5.1 Rys. 5.1. Przeglądanie zamówień prenumeraty. Klatka zawierająca opis zamówienia zawiera ikonę z symbolem drukarki, której naciśniecie powoduje wygenerowanie specyfikacji zamówienia. Pozostałe ikony służą do wytworzenia reprezentacji odpowiednio przedpłaty i rachunku powiązanych z zamówieniem. 5.2. Wprowadzanie nowego i modyfikowanie zamówienia Zamówienie wprowadza się tak jak każdy rekord systemu S O WA, poprzez naciśnięcie przycisku oraz wybranie z menu polecenia zamówienie. W celu zmodyfikowania zamówienia naeży odszukać odpowiednią klatkę, wyróżnić i nacisnąć przycisk: Formularz zamówienia pokazano na rys. 5.2. istniejacego

9 Rys. 5.2. Formularz zamówienia Obowiązkowe pola formularza: nr zamówienia (dostępne do edycji tylko przy pierwszym wypełnianiu formularza), data zamówienia, rok wpływu (rok, którego dotyczy zamawiana prenumarata), dostawca (wybrany z kartoteki dostawców). Wprowadzenie nowej pozycji zamówienia następuje po nacisnieciu przycisku dodaj pozycję. Na ekranie pojawia się okienko jak na rys. 5.3. Rys. 5.3. Okienko pozycji zamówienia Po wybraniu przycisku wybierania tytułu na ekranie pojawia się okienko umozliwiające wskazanie czasopisma z katalogu (rys 5.4).

10 Rys 5.4. Wybieranie czasopisma z katalogu W celu wskazania rekordu czasopisma należy zaznaczyć (kliknięcie) odpowiednią klatkę oraz nacisnąć przycisk OK. Można także dwukrotnie kliknąć w obrębie klatki. Pole l.egz zawiera liczbę zamawianych egzemplarzy czasopisma. Powinna być ona równa sumie liczb egzemplarzy przydzielonych do poszczególnych lokalizacji (tabela przydział). Ze względu na kooperację firm dostarczających czasopisma dostawca wybranej pozycji zamówienia może być inny niż ten, u którego złożono zamówienie.

6. EWIDENCJA WPŁYWU ZESZYTÓW 11 6.1. Lista kart wpływu Ewidencja wpływu zeszytów konkretnego czasopisma prowadzona jest z podziałem na okresy, zazwyczaj odpowiadające okresom zamówień. W ramach jednego okresu tworzona jet karta wpływu zawierająca informacje o poszczególnych zeszytach czasopisma. Lista kart wpływu danego czasopisma pojawia sie na ekranie po naciśnięciu ikony: która prezentowana jest w obrebie klatki czasopisma. Na ekranie pojawia się wówczas lista kart wpływu jak na rys. 6.1 Rys. 6.1. Lista kart wpływu Karta wpływu związana z zamówieniem powstaje automatycznie. Dodnie nowej karty, niezwiązanej z zamówieniem następuje po naciśnięciu przycisku oznaczonego ikoną: Otwarcie istniejacej karty wpływu odbywa się przez naciśnięcie na ikonie: prezentowanej w obrębie odpowiedniej klatki 6.2. Modyfikowanie karty wpływu. Karta wpływu zawiera informacje o zeszytach czasopisma rejestrowanych w danym okresie (zazwyczaj roku). Karta modyfikowana jest poprzez formularz pokazany na rys 6.2.

12 Rys 6.2. Formularz karty wpływu W celu utworzenia (dodania na końcu) listy zeszytów należy nacisnać przycisk oznaczony ikoną: Jeżeli chcemy wprowadzić dodatkowe zeszyty przed już istniejacymi należy nacisnąć przycisk: W obu przypadkach na ekranie pojawia się okno w którym podaje się początkowy nr wolumenu, początkowy nr zeszytu, datę planowanego wpływu pierwszego zeszytu oraz liczbę rejestrowanych zeszytów, jak na rys. 6.3. Rys 6.3. Dodawanie/powielanie zeszytów. Parametry modyfikowana sekcja numeru określają sposób modyfikowania numeru wolumenu i numeru zeszytu we wprowadzanych automatycznie wierszach. Założono,że numer może zawierać dowolne znaki, wśród nich dają się wyodrębnić ciągi cyfr (może być ich kilka). Numer sekcji wskazuje który z tych ciagów będzie w każdym nowym zeszycie automatycznie powiększany (numer 0 oznacza, że żaden)> Zeszty zostaną dodane po naciśnięciu przycisku wprowadź. W większych bibliotekach (np. uczelnianych) czasopisma są zazwyczaj rozmieszczane w wielu miejscach (np. w bibliotekach instytutowych). W ramach karty wpływu należy wskazać miejsce (miejsca), gdzie będzie przechowywane (udostępniane) dane czasopismo. Suma liczb przydzielanych egzemplarzy musi być równa łącznej liczbie egzemplarzy podanej w karcie wpływu. 6.3. Rejestrowanie wpływu zeszytu

W celu zarejestrowania wpływu zeszytu należy otworzyć odpowiednią kartę wpływu i odszukać odpowiedni wiersz (zeszyt). Następnie należy zmodyfikować pole liczba (liczba zarejestrowanych egzemplarzy), w którym początkowo jest wartość 0. Zmiana wartości powoduje automatyczne wprowadzanie daty wpływu i kwalifikuje zeszyt do zrealizowanych. Wycofanie (np. po błędzie) odbywa się przez wpisanie liczby 0. 13

7. Powiązanie ewidencji zeszytów z katalogiem i inwentarzem 14 Informacja o wpływie zeszytu pojawia się w katalogu bezpośrednio po zamknięciu karty wpływu. Nie jest to jednak ostatnia czynność procesu ewidencji wpływu. Zgodnie z zasadami przechowywania materiałów bibliotecznych zeszyty czasopism są grupowane w jednostki (odpowiadające najczęściej rocznikom), nazywane wolumenami, które: 1. posiadają odrębną reprezentację w katalogu czasopism, 2. są podstawą prowadzenia inwentarza czasopism. W systemie S O WA poszczególne wolumeny posiadają reprezentację w postaci odrębnych rekordów, powiązanych hierarchicznie z rekordem tytułu czasopisma. Nowy wolumen powstaje przez dodanie (najlepiej w ramach powiązań) nowego rekordu podrzędnego i oznaczenie go wolumen. Procedurę tworzenia nowego wolumenu rozpoczyna się od wyszukania klatki reprezentujacej tytuł czasopisma, w której należy uzyć ikony: Na ekranie pojawia się okno zawierające listę zeszytów czasopisma, których wpływ został zarejestrowany ale które nie zostały wcześniej skatalogowane (rys. 7.1) Rys. 7.1. Lista nieskatalogowanych zeszytów Zeszyty, które mają utworzyć wolumen należy oznaczyć dwukrotnie klikając w odpowiednich klatkach. Następnie należy wybrać polecenie do katalogu. Na ekranie pojawia się okno powiązań rekordów (por. Rys.3.1), w ramach którego należy dodać nowy wolumen. Rekord wolumenu początkowo jest pusty ( nowy rekord ), dlatego należy uzupełnić dane wolumenu

przez popraw. Kolejny krok polega na dołączeniu wskazanych wczesniej zeszytów do rekordu wolumenu. Realizuje to podwójne klikniecie na wierszu wolumenu. Dane inwentarzowe wolumenu wprowadza się poprzez wypełnienie w formularzu wolumenu pola identyfikator (patrz dokumentacja Opis formatu S O WA ). 15

8. Rejestrowanie wydatków i rachunków 16 Wydatki rejestrowane za pomocą programu dzielą się na następujące grupy: - przedpłaty związane z zamówieniami prenumeraty, - wydatki z tytułu rachunków za prenumeratę, - wydatki do rachunków zakupu bezpośreniego konretnego tytułu. Informacje o wydatkach można przeglądać w ramach indeksu wydatki ułożonego wg lat i numerów wydatku w roku. Rys. 8.1. Przeglądanie wydatków.