1
Elektroniczna Akceptacja Faktur 3 Kancelaria zakupowa 3 Obsługa korespondencji 4 Rozliczenie księgowe 4 2
Elektroniczna Akceptacja Faktur System Elektronicznej Akceptacji Faktur to rozwiązanie, które porządkuje procesy związane z akceptacją dokumentów kosztowych w przedsiębiorstwie. Mimo, iż systemy klasy ERP w sposób czytelny i rzetelny przedstawiają informacje kosztowe, nie są w stanie wymusić szybkiej ewidencji związanych z nimi dokumentów. Głównym powodem są opóźnienia wynikające z natłoku najróżniejszych obciążeń pracowników merytorycznych czyli tych, którzy nie będąc przedstawicielami pionu księgowo-finansowego, są zaangażowani w proces akceptacji danej faktury. To właśnie na tym etapie dochodzi do największych opóźnień związanych z powstawaniem źródłowej informacji kosztowej. Nawet najlepszy system ERP nie posiadając bazy danych w tym zakresie, nie jest w stanie przedstawić rzetelnej analizy kosztów. W tym celu powstał system Elektronicznej Akceptacji Faktur, który poprzez odpowiednie procedury przyspiesza rozliczanie merytoryczne faktur zapewniając szybszy dostęp do informacji kosztowej, finansowej oraz podatkowej. System zapewnia pełny dostęp do informacji dotyczącej harmonogramu płatności i zobowiązań. Faktury z kancelarii, już na wstępnym etapie, trafiają do rejestru VAT, przez co stają się widoczne w zobowiązaniach osoby zarządzającej sferą finansów. Dzięki temu każda taka osoba na bieżąco zna poziom zobowiązań, na które winny być przygotowane płatności. Skróceniu ulega czas potrzebny na rozpisanie merytoryczne faktury, a dzięki mechanizmom alertów i ponagleń zaleganie korespondencji ograniczone jest do minimum. System zapewnia dostęp do elektronicznego obrazu dokumentów (skany). Dzięki temu wyklucza się możliwość ich zniszczenia czy zagubienia przez pracownika. Wdrożenie automatycznej akceptacji merytorycznej z rozliczeniem faktur w księgowości zapewnia bieżącą informację na temat poziomu kosztów w firmie, co daje możliwość szybkiego rozliczenia projektów, zleceń i zadań. Ma to bezpośredni wpływ na kontrolę budżetów oraz ewidencję kosztów tych obiektów. Natomiast jej automatyczna akceptacja finansowa jest zgodna z wysokością faktury. Drastycznej redukcji ulega ilość nierozliczonych faktur w przedsiębiorstwie. Analiza sytuacji w wybranych firmach wykazuje, że redukcja nierozliczonych faktur może spaść z kilkudziesięciu procent do poziomu kilku procent. Kancelaria zakupowa Kancelaria zakupowa jest elementem systemu służącym ewidencji faktur wpływających do firmy. Pracownicy sekretariatu wprowadzają do systemu podstawowe informacje dotyczące rejestrowanego dokumentu (dane kontrahenta, numer faktury). Skanują fakturę wraz z ewentualnymi załącznikami uruchamiając w ten sposób procedurę akceptacji. Kolejnym działaniem, na tym etapie, jest sprawdzenie faktury pod względem formalno - prawnym przez dział księgowy oraz automatyczne przepisanie jej do odpowiedniego rejestru zakupu. W tym momencie staje się ona dostępna dla potrzeb finansowych, co oznacza, że tworzy zobowiązanie oraz 3
trafia do rejestru podatku VAT. Na tym etapie księgowość wskazuje również osobę odpowiedzialną merytorycznie, za akceptację faktury i przesyła ją do niej w postaci elektronicznej. Obsługa korespondencji Osoby sprawdzające pod względem merytorycznym i finansowym zgodność faktury ze stanem rzeczywistym, korzystając z bardzo przystępnego serwisu internetowego, rozpisują fakturę na odpowiednie obiekty ewidencji kosztów, akceptując, przesyłając bądź odrzucając dany dokument. Proces rozliczenia faktury na odpowiednie obiekty ewidencji kosztów jest w systemie dopracowywany w zależności od rozwiązania finansowo - księgowego wykorzystywanego w przedsiębiorstwie. System w procedurze akceptacji finansowej faktury może mieć również wprowadzone funkcje decyzyjne, które w zależności od jej wartości będą wymuszały potwierdzenie jej przez jedną, dwie bądź więcej osób. Rozliczenie księgowe Faktura po akceptacji finansowej automatycznie rozdekretowuje się w systemie finansowo - księgowym na obiekty ewidencji kosztowej wskazane przez osoby merytorycznie odpowiedzialne. Dzięki temu pracownicy działu księgowości tylko potwierdzają taką fakturę i nie muszą wykonywać żadnych dodatkowych czynności z tym związanych. Dla potrzeb księgowych do faktury drukowany jest raport obiegu korespondencji, który zawiera wszystkie niezbędne informacje dotyczące jej akceptacji formalnej, merytorycznej i finansowej wraz z pełną historią obiegu w organizacji. Elektroniczna Akceptacja Faktur to: Skrócenie czasu akceptacji faktur (z kilkunastu do kilku dni) Elektroniczny obraz dokumentów (brak zaginionych lub zniszczonych faktur) Identyfikacja miejsca faktur w firmie (bieżąca informacja o osobie akceptującej dokument, alerty i ponaglenia przy zaleganiu z korespondencją) Automatyczna akceptacja merytoryczna związana z rozliczeniem faktur w księgowości (bieżąca informacja na temat poziomu kosztów w firmie) Automatyczna akceptacja finansowa (potwierdzenie zgodnie z wysokością faktury kosztowej) Redukcja ilości nierozliczonych faktur w przedsiębiorstwie (z 40% do 3%) 4
BPSC SA ul. Gałeczki 61, 41-506 Chorzów Tel. +48 32 349 35 00, fax +48 32 349 36 01 www.bpsc.com.pl, bpsc@bpsc.com.pl NIP: 634-013-43-46.. Sąd Rejonowy Katowice - Wschód w Katowicach Wydział VIII Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego KRS 0000066832, Kapitał zakładowy 576 447,80 zł. Opłacony w całości