dr Helena Dudycz Katedra Teorii Informatyki Akademia Ekonomiczna we Wrocławiu e-mail: helena.dudycz@ae.wroclaw.pl Informatyczne uwarunkowania realizacji strategii inteligentnego wspomagania biznesu Streszczenie Streszczenie: Analizując ewolucje systemów klasy ERP moŝna wskazać cztery kierunki ich rozwoju oraz powstałe na tej bazie strategie informatyzacji, w tym strategię inteligentnego wspomagania biznesu. W niniejszym artykule skoncentrowano się na przedstawieniu uwarunkowań informatycznych realizacji analizowanej strategii. Dla czytelności rozwaŝań, w pierwszej części nastąpi krótka charakterystyka strategii inteligentnego wspomagania biznesu, następnie zaś przedstawiono rozwiązania informatyczne istotne dla tej strategii oraz związane z tym uwarunkowania. 1. Wprowadzenie Współczesna przedsiębiorstwo, chcąc funkcjonować na konkurencyjnym rynku, nie moŝe istnieć bez rozbudowanej infrastruktury informatycznej oraz bez wykorzystywania w jego działaniach osiągnięć technologii informacyjnej i komunikacyjnej. Jednak zainstalowanie w organizacji gospodarczej nawet najbardziej zaawansowanych technologii nie gwarantuje sukcesu. Potrzebne są właściwie ukierunkowane działania zgodnie z przyjętą strategią informatyzacji. Ta zaś powinna wynikać zarówno z przyjętej strategii rozwoju danego przedsiębiorstwa (zmian zachodzą- 1
cych w nim oraz w sposobach jego działania), jak i unikatowych moŝliwości technologii informacyjnych (mogących wykreować nowatorskie sposoby prowadzenia biznesu). Realizowany system informatyczny według takiej strategii powinien m.in. w maksymalnym stopniu usprawniać działalność operacyjną przedsiębiorstwa oraz wspomagać decydentów w procesie podejmowania decyzji. Priorytetowe jest nie tylko gromadzenie danych, ale zapewnienie, aby był najlepszy dostęp do istotnych informacji. Wiele przedsiębiorstw, które wdroŝyły systemy klasy ERP rozpatrują moŝliwość wykorzystania gromadzonych w systemach transakcyjnych danych poprzez zaimplementowanie zaawansowanych rozwiązań informatycznych wspomagających procesy decyzyjne. Rozbudowa takiego zintegrowanego systemu dąŝy w kierunku stworzenia inteligentnego systemu ERP 1 realizowanego zgodnie ze strategią inteligentnego wspomagania biznesu. 2. Strategia inteligentnego wspomagania biznesu Strategia inteligentnego wspomagania biznesu odzwierciedla postępującą integrację środowiska transakcyjnego z aplikacjami systemów informowania kierownictwa oraz systemów wspomagania decyzji nadbudowanych nad bazami danych systemów ERP lub realizowanych za pomocą zaawansowanych systemów informacyjno-analitycznych opartych 1 Szerzej kierunki rozwoju systemów klasy ERP (w tym inteligentny system ERP Inteligent Enterprise Resource Planning) oraz powstałe na tej bazie strategie informatyzacji opisano szerzej m.in. w: H. Dudycz, M. Dyczkowski, Strategie informatyzacji oparte na nowych wersjach systemów klasy ERP. W: J. Studzińskiego, L. Drelichowskiego i O. Hryniewicza (Red.), Zastosowanie informatyki i analizy systemowej w zarządzaniu, PAN Instytut Badań Systemowych Warszawa 2003, Seria: Badania Systemowe tom 33, s. 103-114 oraz M. Dyczkowski, Identyfikacja i analiza wpływu kierunków ewolucji systemów klasy ERP na strategie informatyzacji obiektów gospodarczych. W: J. Goliński, D. Jelonek i A. Nowicki (Red), Informatyka ekonomiczna. Przegląd naukowodydaktyczny, Prace Naukowe Akademii Ekonomicznej we Wrocławiu, Wrocław 2004, nr 1027, s. 57-67. 2
na koncepcji business intelligence 2. W strategii tej istotne jest zapewnienie spójnych, zintegrowanych danych, pochodzących ze źródeł zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych, stanowiących podstawę rozwiązań informatycznych pozwalających na róŝnorodne przetwarzanie analityczne, oraz prezentowanie w róŝnych, właściwych i czytelnych formach informacji potrzebnych do podejmowania decyzji 3. Akcentuje się w niej wyraźnie, Ŝe technologie informatyczne pomagają osiągnąć sukces w biznesie wyłącznie wtedy, gdy przetwarzanie danych nie kończy się na poziomie ewidencyjno-sprawozdawczym, lecz oznacza transformację danych i informacje, z której powstaje wiedza korporacyjna i indywidualna oraz umiejętności pracownicze 4. Strategia inteligentnego wspomagania biznesu powinna być realizowania w tych organizacjach gospodarczych, gdzie istotę prowadzenia działalności stanowi informacja pochodząca z wielu źródeł i wiedza korporacyjna, stanowiąca zasób na równi waŝny z dobrami materialnymi oraz, gdzie czynnikiem kluczowym jest czas pozyskania potrzebnej informacji do podjęcia w danym momencie właściwych decyzji przez kadrę kierowniczą na kaŝdym szczeblu zarządzania. Strategia ta ma na celu wsparcie procesów decyzyjnych, a to wymaga zastosowania szerokiego spectrum narzędzi i technologii informatycznych, bazujących na istniejących systemach klasy ERP oraz obejmujących swoim zasięgiem znaczącą większość systemu informacyjnego istniejącego w organizacji. 2 Szerzej opisanej m.in. w: M. Biere, Business Intelligence for the Enterprise, IBM Press 2003 oraz H. Dudycz, Business Intelligence jako kolejny etap rozwoju systemów informacyjnodecyzyjnych. W: A. Nowicki (Red.), Informatyka ekonomiczna 5. Wybrane zagadnienia, Prace Naukowe Akademii Ekonomicznej Wrocław 2002, nr 953, s. 45-54. 3 Zob. H. Dudycz H., Strategia inteligentnego wspomagania biznesu w organizacji uczącej się. W: E. Niedzielska, H. Dudycz i M. Dyczkowski (Red.), Nowoczesne technologie informacyjne w zarządzaniu, Prace Naukowe Akademii Ekonomicznej, Wrocław 2005, nr 1081, s. 207. 4 Zob. M. Dyczkowski, Identyfikacja i analiza s. 65, op. cit. 3
Tworzony system informatyczny organizacji gospodarczej według tak sformułowanej strategii pozwala spełniać podstawowe wymagania stawiane wobec takiego rozwiązania zarówno w praktyce przez kadrę kierowniczą, jak i w pracach naukowych takie jak 5 : a) opierać się na jednej wspólnej bazie danych analitycznych odpowiednio zaprojektowanej w stosunku do istniejących potrzeb, b) posiadać zawarte w bazie danych aktualne, dokładne, uporządkowane i kompletne informacje, czyli nadające się bezpośrednio do wykorzystania w procesie podejmowania decyzji, c) posiadać zdolność selekcji i dystrybucji informacji, które są odpowiednie do potrzeb otrzymujących je uŝytkowników, d) umoŝliwiać szybki dostęp poszczególnych pracowników organizacji do potrzebnych informacji. Zgodnie z tą strategią architektura systemu informatycznego powinna być ukierunkowana przede wszystkim na przekształcanie danych i informacji w wiedzę oraz pozwalająca na jej wykorzystanie w praktycznym działaniu. 3. Rozwiązania informatyczne strategii inteligentnego wspomagania biznesu Przyjęcie w organizacji gospodarczej strategii inteligentnego wspomagania biznesu wiąŝe się z zapewnieniem rozwiązań informatycznych umoŝliwiających realizację trzech podstawowych warstw funkcjonalnych pozwalających na dostarczanie potrzebnych informacji do po- 5 Zob. m.in. B. Mikuła, Elementy nowoczesne zarządzania. W kierunku organizacji inteligentnych, Oficyna Wydawnicza Antykwa, Kraków 2001, s. 34. 4
dejmowania decyzji, tj.: integracji i składowania danych, przetwarzania analitycznego oraz udostępniania informacji 6. Narzędzia informatyczne w warstwie integracji i składowania danych umoŝliwiają przesyłanie danych pomiędzy ich źródłami (systemami transakcyjnymi) a róŝnymi aplikacjami dedykowanymi dla decydentów z zachowaniem jakości, spójności i poprawności informacji. Warstwa ta powinna zapewnić przede wszystkim szybki dostęp do spójnych, zintegrowanych danych na poziomie całej organizacji, dlatego konieczna jest baza danych stanowiąca repozytorium danych (np. hurtownia danych oraz narzędzia ETL słuŝące do ekstrakcji, transformacji i ładowania do niej danych źródłowych). Pozwala to na ujednolicenie oraz powiązanie danych zgromadzonych w róŝnorodnych dziedzinowych systemach informatycznych. Bez tej procedury trudno jest efektywnie zastosować technologie i techniki pozwalające na pozyskiwanie informacji z posiadanych przez organizację danych. W warstwie przetwarzania analitycznego występują narzędzia m.in. do wielowymiarowej analizy zaistniałych faktów gospodarczych, odkrywania zaleŝności miedzy nimi czy teŝ prognozowania zdarzeń, przyczyniając się do dostarczania potrzebnej i unikatowej informacji pozwalającej na odkrywanie/tworzenie wiedzy organizacji. Zastosowane tutaj technologie i narzędzia powinny zapewnić zaspokojenie potrzeb róŝnych grup uŝytkowników, w tym zarówno osób samodzielnie projektujących raporty i analizy (np. analitycy), jak i osób korzystających z juŝ przygotowanych raportów (np. prezesi zarządów, dyrektorzy finansowi). W ramach tej grupy moŝna wyróŝnić następujące istotne rozwiązania dla rozpatrywanej 6 Szerzej rozwiązania informatyczne strategii inteligentnego wspomagania biznesu przedstawiono w: H. Dudycz, Rozwiązania informatyczne strategii inteligentnego wspomagania biznesu. W: St. Trzcieliński (Red.), Nowoczesne przedsiębiorstwo, Instytut InŜynierii Zarządzania Politechniki Poznańskiej, Poznań 2005, s. 234-240. 5
strategii informatyzacji obiektu gospodarczego: podstawowe narzędzia analityczne (np. narzędzia generowania zapytań i raportowania, arkusze kalkulacyjne), zaawansowane narzędzia analityczne (np. statystyczne, drąŝenia danych) oraz aplikacje analityczne (stanowiące np. dedykowane rozwiązania dziedzinowe, problemowe czy branŝowe). W trzeciej, ostatniej warstwie tj. udostępniania informacji występują narzędzia z przyjaznym interfejsem dla kadry kierowniczej, pozwalające na udostępnianie wyników analiz (np. za pomocą portalu korporacyjnego) oraz na automatyczną dystrybucję informacji (np. korzystając z poczty elektronicznej). 4. Determinanty tworzenia systemu informatycznego zgodnie ze strategią inteligentnego wspomagania biznesu Realizując strategię inteligentnego wspomagania biznesu dąŝy się do wdraŝania narzędzi i aplikacji informatycznych, które zagwarantują przede wszystkim: zwiększenie moŝliwości składowania danych, ich sprawniejsze ładowanie do dedykowanych baz analitycznych, zaawansowaną analizę danych oraz łatwość dostępu do informacji. To podejście jest uwarunkowane następującymi czynnikami informatycznymi: 1. Konieczność ciągłego doskonalenia wdroŝonych systemów klasy ERP, wynikająca z lepszego zrozumienia i w konsekwencji umiejętności wykorzystania przez przedsiębiorstwa tkwiącego w nich potencjału oraz z ciągłego rozwoju funkcjonalnego i technologicznego zintegrowanych systemów informatycznych. Sprawnie działający system zintegrowany podmiocie gospodarczym dostarcza prawdziwe dane dotyczące aktualnie zachodzących w nim procesów i zdarzeń. 6
2. Konieczność zapewnienia rozwiązań informatycznych zarówno pozwalających na przetwarzanie i zarządzanie potrzebnymi danymi, jak gwarantujących poprawną jakość danych, ich dokładność oraz integralność 7. Pozwoli to na profesjonalne wykorzystanie źródeł danych, poprzez umoŝliwienie dostępu do wszystkich koniecznych danych (wymaganych do przeprowadzenia wielokryterialnych analiz) niezaleŝnie od ich źródła i miejsca przechowywania, wyrafinowane ich przetwarzanie oraz wykorzystanie inteligentnych procedur do wnioskowania, symulacji i ich analizy. 3. Konieczność wdroŝenia narzędzi informatycznych pozwalających na przetwarzanie zbiorów o wielowymiarowej strukturze, poniewaŝ standardowe programy odpowiedzialne za rejestrację zaistniałych w przedsiębiorstwie operacji nie są w stanie przetworzyć zebrane ogromne ilości danych w bazach transakcyjnych, stanowiących dla decydentów przy umiejętnym ich wykorzystaniu niezmiernie bogate, nowe źródło informacji. DąŜenie do zastosowania w większym stopniu narzędzi do eksploracji danych, umoŝliwiających m.in. na wykrywanie trendów i istotnych zdarzeń, co pozwala zarówno na unikanie zagroŝeń, jak i wykorzystanie pojawiających się szans rozwoju przedsiębiorstwa. 4. Konieczność zapewnienia zróŝnicowanego dostępu do informacji (w dowolnym czasie i w dowolnym miejscu) w postaci róŝnych form raportów i sprawozdań oraz środków ich przesyłania, w tym rozwiązań dotyczących zdalnej dystrybucji informacji analitycznych (w tym równieŝ za pomocą portalu intra- lub internetowego). 7 Konieczność integracji danych wynika z faktu, Ŝe bazując tylko na systemie zintegrowanym często występuje redundancja analitycznych procesów przetwarzania oraz pracochłonność przygotowywania analiz. 7
5. Konieczność zastosowania takich rozwiązań informatycznych, które przedstawią informację w jak najbardziej czytelnej formie dla pracowników. Standardem staje się prezentacja danych w postaci graficznej 8, która powinna być odpowiednio dobrana do potrzeb informacyjnych związanych z zadaniami wykonywanymi przez uŝytkowników oraz ich predyspozycjami percepcyjnymi. Tworząc system informatyczny organizacji gospodarczej zgodnie ze strategią inteligentnego wspomagania biznesu, trzeba dąŝyć do stworzenia zintegrowanego środowiska, pozwalającego na dostęp do danych zgromadzonych w róŝnych istniejących w danej firmie systemach informatycznych, ich przetwarzanie analityczne oraz udostępnianie i prezentację informacji w formie czytelnej i akceptowalnej przez kadrę kierowniczą, w tym równieŝ w formie graficznej. W tym kontekście brane pod uwagę nowe rozwiązania informatyczne powinny uwzględniać zastosowanie przetwarzanej przez nie informacji w procesie decyzyjnym. Analizując pod tym kątem dane uzyskane z przeprowadzonego badania organizacji gospodarczych dotyczące istniejącej infrastruktury informatycznej ze względu na przetwarzanie analityczne 9, stwierdzono Ŝe w wielu duŝych organizacjach gospodarczych funkcjonuje juŝ hurtownia danych (w 69% zbadanych przedsiębiorstw) 10. TakŜe w wielu średnich 8 Dla kadry kierowniczej powinny być zaprojektowane ekrany pełniące rolę kokpitu menedŝerskiego (management dashboard), pozwalającego na wizualizację w postaci podobnej do pulpitów sterowniczych, dostarczając bieŝącą i syntetyczną informację w pełni dostosowaną do ich zadań oraz obowiązków. Szerzej zagadnienie to jest omówione m.in. w S. Few, Information Dashboard Design, Publisher O Reilly 2006. 9 Od listopada 2006r. do marca 2007r. badano organizacje gospodarcze o zróŝnicowanej strukturze co do wielkości, działalności oraz zasięgu terytorialnego związanego z ich funkcjonowaniem. ZałoŜenia tego badania szerzej przedstawiono m.in. w H. Dudycz, Wstępna analiza istniejących rozwiązań informatycznych w obiektach gospodarczych w kontekście przetwarzania analitycznego, W: Systemy Wspomagania Organizacji SWO 2007, Wydawnictwo Akademii Ekonomicznej w Katowicach, Katowice 2007 (w druku). 10 Nieco niŝszy wynik tj. 64% (równieŝ wśród firm, gdzie liczba pracowników jest większa niŝ 250 osób) uzyskano w badaniach przeprowadzonych przez firmę KPMG w 2004r. (zob. M. Stroj- 8
oraz małych podmiotach gospodarczych wdroŝono bazę danych analitycznych, ale nie przekracza to 50% z tej grupy badanych firm oraz często jest to namiastka hurtowni danych. Taka struktura implementacji hurtowni danych w organizacjach gospodarczych przekłada się na zastosowanie narzędzi i aplikacji analitycznych. W 46% duŝych firm korzysta się ze specjalizowanych systemów raportowania, gdy w małych i średnich stanowi to w sumie 24%. Podobne róŝnice występują przy rozpatrywaniu innych narzędzi analitycznych. Prawie 35% firm duŝych wykorzystuje specjalizowane pakiety statystyczne oraz systemy wspomagania decyzji 11, zaś w prawie 20% równieŝ data mining oraz specjalizowane pakiety wizualizacyjne. W przypadku średnich obiektów gospodarczych nie stwierdzono stosowania narzędzi data mining, a pozostałe nie przekraczały 16%. Natomiast w małych firmach nie zanotowano zaimplementowania i wykorzystania rozpatrywanych rozwiązań analitycznych. Lepsza sytuacja istnieje w przypadku wdraŝania portalu informacyjnego (korporacyjnego), który stwierdzono w 42% badanych duŝych obiektach 12 oraz 24% małych i średnich. Podstawowym narzędziem analitycznym w małych i średnich obiektach gospodarczych jest arkusz kalkulacyjny (odpowiednio 59% i 75%). W badaniu stwierdzono równieŝ, Ŝe występuje bardzo silna korelacja między wdroŝeniem hurtowni danych a posiadaniem zintegrowanego systemu analitycznego (prawie 100%). Aby efektywnie wykorzystać narzędzia i aplikacje analityczne wskazane jest wdroŝenie hurtowni danych. Trzeba tutaj jednak bardzo ny, Zarządzanie wiedzą w Polsce 2004. Raport badawczy, KPMG Sp. z o.o., 2005, wersja internetowa: http://www.kpmg.pl). 11 W badaniach KPMG otrzymano wynik 51%. Taka róŝnica między tymi badaniami moŝe wynikać z faktu, Ŝe KPMG objęło analizą tylko te duŝe podmioty gospodarcze, gdzie nie tylko zatrudniano co najmniej 250 pracowników, ale osiągano przychody powyŝej 40 milionów euro rocznie (zob. M. Strojny, Zarządzanie wiedzą op. cit.). 12 Wynik ten jest duŝo niŝszy niŝ w badaniach KPMG, gdzie dla duŝych podmiotów gospodarczych otrzymano rezultat 75% (zob. M. Strojny, Zarządzanie wiedzą op. cit.). 9
starannie przeprowadzać zaimplementowanie tego typu rozwiązań informatycznych, aby zakończyło się ono ich akceptacją przez uŝytkowników. Występuje tutaj niepowtarzalność problemów związanych z wdraŝaniem i eksploatacją baz danych analitycznych oraz często pojawia się brak zgodności między oczekiwaniami uŝytkowników wobec systemów analitycznych w momencie decyzji o ich zakupie, a juŝ rzeczywistością po ich zaimplementowaniu 13. W celu zminimalizowania niepowodzeń z wdroŝenia hurtowni danych oraz systemów analitycznych trzeba właściwie i dobrze przeprowadzić analizę potrzeb pracowników nie tylko uzasadniającą ich implementację, ale przede wszystkim pozwalającą stworzyć system spełniający oczekiwania przyszłych uŝytkowników. 5. Zakończenie Zrozumienie roli i wagi technologii informacyjnych w przedsiębiorstwie powoduje, Ŝe następuje świadomy nadzór kadry kierowniczej nad posiadanymi rozwiązaniami informatycznymi. Stąd wdraŝanie równieŝ narzędzi i aplikacji analitycznych odbywa się coraz częściej według przyjętej strategii informatyzacji. Jedną z nich jest strategia inteligentnego wspomagania biznesu, gdzie dąŝy się trzeba dąŝyć do stworzenia zintegrowanej architektury systemu pozwalającego równieŝ na wielowymiarową analizę danych. Rozpatrując wdroŝone rozwiązania informatyczne w badanych podmiotach gospodarczych moŝna zauwaŝyć rozwój systemów zintegrowanych w kierunku inteligentnego system ERP, wykorzystujących zaawansowane narzędzia analityczne bazujące na hurtowni da- 13 Wśród podstawowych przyczyn nieudanego zaimplementowania tego typu rozwiązań informatycznych wymienia się ich brak akceptacji przez uŝytkowników. Szerzej zagadnienie to omówiono w H. Dudycz Przyczyny nieudanych wdroŝeń hurtowni danych w przedsiębiorstwie, W: R. Knosala (Red.), Komputerowo Zintegrowane Zarządzanie, Wydawnictwa Naukowo- Techniczne, Warszawa 2003, tom I, s. 218-225. 10
nych. Jednak w wielu jeszcze przedsiębiorstwach dominuje zastosowanie prostego raportowania, które wspiera raczej indywidualny proces decyzyjnego poszczególnych uŝytkowników. Bibliografia Biere M., Business Intelligence for the Enterprise, IBM Press 2003. Dudycz H., Wstępna analiza istniejących rozwiązań informatycznych w obiektach gospodarczych w kontekście przetwarzania analitycznego, W: Systemy Wspomagania Organizacji SWO 2007, Wydawnictwo Akademii Ekonomicznej w Katowicach, Katowice 2007 (w druku). Dudycz H., Strategia inteligentnego wspomagania biznesu w organizacji uczącej się. W: E. Niedzielska, H. Dudycz i M. Dyczkowski (Red.), Nowoczesne technologie informacyjne w zarządzaniu, Prace Naukowe Akademii Ekonomicznej, Wrocław 2005, nr 1081, s. 203-211. Dudycz H., Rozwiązania informatyczne strategii inteligentnego wspomagania biznesu. W: St. Trzcieliński (Red.), Nowoczesne przedsiębiorstwo, Instytut InŜynierii Zarządzania Politechniki Poznańskiej, Poznań 2005, s. 234-240. Dudycz H., Business Intelligence jako kolejny etap rozwoju systemów informacyjno-decyzyjnych. W: A. Nowicki (Red.), Informatyka ekonomiczna 5. Wybrane zagadnienia, Prace Naukowe Akademii Ekonomicznej Wrocław 2002, nr 953, s. 45-54. Dudycz H., Przyczyny nieudanych wdroŝeń hurtowni danych w przedsiębiorstwie, W: R. Knosala (Red.), Komputerowo Zintegrowane Zarządzanie, Wydawnictwa Naukowo-Techniczne, Warszawa 2003, tom I, s. 218-225. Dudycz H., Dyczkowski M., Strategie informatyzacji oparte na nowych wersjach systemów klasy ERP. W: J. Studzińskiego, L. Drelichowskiego i O. Hryniewicza (Red.), Zastosowanie informatyki i analizy systemowej w zarządzaniu, PAN Instytut Badań Systemowych Warszawa 2003, Seria: Badania Systemowe tom 33, s. 103-114. Dyczkowski M., Identyfikacja i analiza wpływu kierunków ewolucji systemów klasy ERP na strategie informatyzacji obiektów gospodarczych. W: J. Goliński, D. Jelonek i A. Nowicki (Red), Informatyka ekonomiczna. Przegląd naukowodydaktyczny, Prace Naukowe Akademii Ekonomicznej we Wrocławiu, Wrocław 2004, nr 1027, s. 57-67. Few S., Information Dashboard Design, Publisher O Reilly 2006. Mikuła B., Elementy nowoczesne zarządzania. W kierunku organizacji inteligentnych, Oficyna Wydawnicza Antykwa, Kraków 2001. 11
Źródła internetowe Strojny M., Zarządzanie wiedzą w Polsce 2004. Raport badawczy, KPMG Sp. z o.o., 2005, wersja internetowa: http://www.kpmg.pl. Summary During analysis evolution systems ERP you can point four both direction of their development and intelligent enterprise strategy. One of them there is intelligent enterprise strategy. The aid of this article is an introduction determination of information technology of analysing strategy. In the first part there is a short description of intelligent enterprise strategy. Then information solution of this strategy are characterised. The last part of the article contains the conditionings description of information technology of intelligent enterprise strategy. 12