31-864 Kraków, Al. Jana Pawła II 41g tel. (12) 681 43 00, fax (12) 687 71 00 Dział Wsparcia Klienta i Partnera: (12) 681 43 00 www.comarch.pl/cdn info.cdn@comarch.pl Program PL Płace
UWAGA Prawa wynikające z Warunków Gwarancji Użytkownik nabywa po rejestracji programu u Producenta. Dokumentem potwierdzającym rejestrację jest Certyfikat Rejestracji Oprogramowania, który Użytkownik otrzymuje od razu wraz z Oprogramowaniem lub po odesłaniu wypełnionej karty rejestracyjnej. Każdorazowo przy nabyciu nowego programu lub odtworzeniu gwarancji w Certyfikacie Rejestracji Oprogramowania określone są daty obowiązywania gwarancji na poszczególne programy. W przypadku wątpliwości dotyczącej zarejestrowania Oprogramowania lub w przypadku nieotrzymania Certyfikatu Rejestracji Oprogramowania prosimy o kontakt z Producentem (12) 681 43 00. UWAGA! Użytkowanie nielegalnej kopii naraża Użytkownika programu na postępowanie karne zgodnie z ustawą o prawie autorskim z dnia 04.02.1994 r. Użytkowanie legalnie nabytej kopii oprogramowania w wersji otrzymanej w trakcie obowiązywania gwarancji jest możliwe bez żadnych ograniczeń czasowych. Gwarancja na oprogramowanie umożliwia: uzyskanie kolejnych wersji programów na warunkach preferencyjnych (bezpłatne nowe wersje oprogramowania w okresie gwarancyjnym - nie dotyczy kosztów dostarczenia, nośnika instalacji oraz szkolenia) zakup kolejnych stanowisk lub innych programów do kompletu korzystanie z konsultacji autorskich u Producenta lub pomocy serwisu technicznego W trosce o sprawną obsługę gwarancyjną prosimy o staranne przechowywanie Certyfikatu Rejestracji Oprogramowania oraz podawanie numeru ewidencyjnego w trakcie kontaktów z Producentem.
Podręcznik Użytkownika Str. 3 1. PRZEZNACZENIE PROGRAMU PŁACE... 6 2. INSTALACJA I URUCHAMIANIE PROGRAMU... 10 2.1. Konfiguracja komputera.... 10 2.2. Instalacja programu... 13 Reinstalacja programu... 14 2.3. Upgrade programu... 15 2.4. Uruchomienie programu... 15 3. PODSTAWOWE ZASADY OBSŁUGI PROGRAMU... 18 3.1. Uruchamianie funkcji programu.... 18 3.2. Wprowadzanie danych... 18 3.3. Obsługa list... 20 3.4. Zastosowanie klawiszy funkcyjnych... 21 4. PODSTAWOWE FUNKCJE PROGRAMU... 25 5. KROK PO KROKU - PRACA Z PROGRAMEM... 37 5.1. Wprowadzenie nowego katalogu... 37 5.2. Wprowadzenie operatora... 40 5.3. Logowanie do programu... 43 5.3.1. Wywołanie listy operatorów programu... 43 5.3.2 Zmiana operatora w trakcie pracy... 43 5.3.3 Zmiana bazy przez operatora... 43 5.4. Zmiana firmy... 44 5.5. Podstawowa konfiguracja programu... 44 5.5.1. Normy miesięczne - proponowany czas pracy w kalendarzu... 46 5.5.2. Dane o firmie 1 pieczątka firmy... 51 5.5.3. Dane o firmie 2... 52 5.5.4. Urzędy firmy... 54 5.5.5. Księgowanie... 56 5.5.6. Eksport... 58 5.5.7. Płatnik... 58 5.5.8. Dodatki firmy - wskaźniki (stałe) firmowe.... 58 5.5.9. Akordowy system wynagrodzeń.... 59 5.5.10. Standardowe dane podatkowe... 61 5.5.11. Składki ZUS.... 64 6. KADRY... 67 6.1. Wprowadzenie danych pracownika... 67 6.1.1. Zmiana danych pracownika... 69 6.1.2. Dane identyfikacyjne i adresowe pracownika... 71 6.1.3. Ubezpieczenie pracownika... 72 6.1.4. Deklaracje zgłoszeniowe ZUS... 79 6.1.5. Deklaracje... 81 6.1.6. Rodzina... 82 6.1.7. Podatki... 85 6.1.8. Czas pracy - kalendarz... 87 6.1.9. Notatki... 89 6.2. Zatrudnienie pracownika na etat... 90
Str. 4 Program Płace (PL) 6.2.1. Rodzaj zatrudnienia... 91 6.2.2. Wymiar etatu i limit urlopu... 95 6.2.3. Dodatki związane z etatem... 96 6.2.4. Prowizja i akord...102 6.2.5. Stawka zaszeregowania...102 6.2.6. Wydruk dokumentów związanych z zatrudnieniem...106 6.3. Akordowy system wynagradzania....109 6.3.1. Rejestracja pracy akordowej....110 6.4. Funkcje płacowe...112 6.4.1. Zasady zapisu funkcji płacowych...114 6.4.2. Lista zmiennych do funkcji płacowych...116 6.5. Odnotowanie nieobecności pracownika...119 6.6. Filtrowanie danych zgromadzonych w programie...125 6.7. Zawiązanie ze zleceniobiorcą nowej umowy...129 6.7.1. Tytuł i numer umowy...131 6.7.2. Rodzaje umów...133 6.7.3. Wartość umowy...136 6.7.4. Podatki i składki ZUS...137 6.7.5. Wydruk treści umowy...138 7. PŁACE... 139 7.1. Wypłaty dla pracowników etatowych...139 7.1.1. Obsługa arkusza wypłaty etatowej...140 7.1.2. Rozliczenie czasu pracy...141 7.1.3. Rozliczenie pracy akordowej...143 7.1.4. Rozliczenie nieobecności...148 7.1.5. Dodatki i potrącenia...163 7.1.6. Spłata zaliczek...165 7.1.7. Zatwierdzanie wypłaty...165 7.1.8. Wydruki...169 7.2. Rozliczenie zawartych umów...177 7.2.1. Arkusz wypłaty umowy zlecenia...178 7.2.2. Wypłaty umów cząstkowe i seryjne...180 7.2.3. Wydruki...181 7.3. Inne wypłaty...185 7.4. Ewidencja udzielonych zaliczek...189 7.5. Księgowanie wypłat...192 7.6. Przelewy bankowe...193 7.7. Zestawienie dochodów...198 7.7.1. Zestawienie dochodów - etaty...198 7.7.2. Zestawienie dochodów umowy...199 7.7.3. Zestawienie dochodów razem...199 7.8. Import danych...202 8. STATYSTYKA... 209 8.1. Osoby przyjęte i zwolnione...209 8.2. Struktura zatrudnienia...210 8.3. Zestawienie wynagrodzeń...210
Podręcznik Użytkownika Str. 5 8.4. Zestawienie czasu pracy...211 8.5. Zestawienie akordów....212 8.6. Ewidencja czasu pracy pracownika...213 8.7. Definiowana lista wypłat (wzorce)...214 8.8. Lista nieobecności...215 8.9. Lista nieobecności w okresie przejściowym...215 8.10. Deklaracja rozliczeniowa roczna IWA...216 9. EDYTOR TEKSTU... 218 9.1. Import wzorców do edytora...218 9.1.1. Rodzaje wydruków w edytorze...219 9.2. Lista zmiennych systemowych...222 9.3. Wzorce list pracowników i list płac...226 9.3.1. Definiowana lista pracowników...226 9.3.2. Definiowana lista płac...228 9.4. Podgląd wydruku...231 10. PLIK KONFIGURACYJNY... 233 10.1. Drukarka...233 10.2. Wydruki graficzne...235 10.2.1 Instalacja i konfiguracja Serwera Wydruków Graficznych...235 10.2.2 Instalacja programu Acrobat Reader...237 10.2.3 Wydruki graficzne w instalacjach sieciowych...237 10.3. Marginesy dokumentów...239 10.4. Wydruki...239 10.5. Kartoteki firm...240 10.6. Wypłaty etatów...240 10.7. Wypłaty etatów - inne...241 10.8. Zaokrąglenia...241 10.9. Umowy zlecenia...242 10.10. Kartoteka pracowników...242 10.11. Zasiłki chorobowe...243 10.12. Parametry globalne i lokalne...243 10.12.1. Lista zmiennych konfiguracyjnych...243 10.12.2. Zmienne globalne...245 10.12.3. Zmienne lokalne...280 11. ARCHIWIZACJA I ODCZYT DANYCH... 294 11.1. Archiwizacja danych...294 11.2. Odczyt danych...295 11.3. Kasowanie części danych...296 11.4. Reindeksacja bazy...296 11.5. Import (eksport) danych między kartotekami...297 12. INDEKS... 297 ZAŁĄCZNIK 1 - KONFIGURACJA KOMPUTERA... 300
Str. 6 Program Płace (PL) 1. PRZEZNACZENIE PROGRAMU PŁACE Program Płace jest programem płacowo-kadrowym przeznaczonym dla małych i średnich firm. Umożliwia gromadzenie informacji o pracowniku i historii jego zatrudnienia w firmie. Wprowadzona informacja o sposobie wynagradzania pracownika pozwala na wydruk m.in. pełnych list wypłat (o różnym stopniu szczegółowości) i związanych z wypłatami deklaracji ZUS oraz PIT. Dodatkową zaletą programu jest wbudowany edytor tekstu wyposażony w bogatą listę zmiennych systemowych (dane personalne pracownika, elementy związane z jego zatrudnieniem i wynagrodzeniem, zawarte umowy...). Edytor ten pozwala na wielokrotne, automatyczne używanie (wydruk) raz zdefiniowanego wzorca (dokumentu) dla wybranych pracowników. Na przykład w odpowiednio zdefiniowanym wzorcu rachunku za wykonanie umowy - zlecenia zostaną automatycznie umieszczone dane pracownika oraz dane wybranej umowy (m.in. tytuł umowy, wartość brutto, składki ZUS, koszty uzyskania, podstawa opodatkowania, wartość netto). Podstawowe możliwości programu Płace to między innymi: 1. Uproszczona ewidencja pracowników, ich czasu pracy i nieobecności: wydruk listy zatrudnionych pracowników, pełny wgląd w "historię" pracownika, możliwość odnotowywania dowolnych zmian (z zapamiętaniem daty aktualizacji zapisu i zachowaniem poprzedniej informacji), dane ubezpieczeniowe zgłoszenie do ZUS, ewidencja i rozliczanie udzielonych urlopów, ewidencja i rozliczanie wynagrodzenia za czas nieobecności (zasiłków chorobowych), możliwość odnotowywania czasu pracy z dokładnością do minuty (kalendarze), automatycznie naliczane zasiłków chorobowych, rozliczanie urlopów wypoczynkowych. 2. Rozliczanie pracowników etatowych: wynagrodzenie w stawce godzinowej lub miesięcznej, prowizja, globalne przeszeregowania dla pracowników pobierających minimalną płacę, ewidencja nadgodzin ("50" i "100"), możliwość bieżącej korekty naliczonej zaliczki na podatek dochodowy oraz podstawy naliczania składek ZUS i samych składek możliwość naliczania zaliczki podatku w oparciu o indywidualne progi podatkowe, koszty uzyskania i ulgę podatkową, korekta pobranej zaliczki za ubiegły rok,
Podręcznik Użytkownika Str. 7 listy wypłat o dwóch stopniach szczegółowości, zestawienie wypłaconych zasiłków, wydruk przelewów bankowych (wraz z odpowiednimi listami) dla pracowników, którym pensje są wypłacane poprzez Rachunki Oszczędnościowo - Rozliczeniowe (również przelewy częściowe), specyfikacja nominałów dla pracowników pobierających wynagrodzenie bezpośrednio w firmie, zestawienie roczne osiągniętych dochodów, Deklaracja ZUS RP-7. 3. Ewidencja i rozliczenie zleceniobiorców (w tym osób zagranicznych): zawieranie umów dowolnego typu (wg deklaracji PIT-8B, PIT-8A ze szczególnym uwzględnieniem podziału na umowy zlecenia i umowy o dzieło), podział umów na wypłacone i/lub nie (filtrowanie z poziomu wybranego zleceniobiorcy), wydruk list wypłat z filtrowaniem wg typu umowy, numeru umowy, daty zawarcia, daty wypłaty, możliwość przeliczania wartości umowy netto - brutto, możliwość ratalnego rozliczania zawartych umów, przelewy na konta osobiste pracowników (pojedyncze lub pogrupowane wg banków), zestawienie roczne osiągniętych dochodów. 4. Ewidencja udzielonych zaliczek brutto lub netto (zaciągniętych przez pracowników) potrącanych automatycznie w trakcie realizacji kolejnych wypłat. 5. Bieżące odnotowywanie dodatkowych" wypłat dla pracowników (pozycje C1 do C8 na PIT-4, PIT-11, z możliwością umieszczania na raportach pomocniczych PIT-4 i deklaracjach rozliczeniowych ZUS, automatycznie przenoszenie na PIT-11). Możliwość drukowania niezależnych list wypłat (np. podział wg grup zawodowych). 6. Statystyka lista pracowników przyjętych lub zwolnionych w wybranym okresie, struktura zatrudnienia, zestawienie czasu pracy i płacy, zestawienia akordów, karty pracy. 7. Definiowanie dowolnych wzorców drukowanych dokumentów (umowy, rachunki, zawiadomienia) wykorzystujących informacje zgromadzone w bazie danych (m.in. dane personalne pracowników, dane o zawartych umowach). System proponowanych zmiennych systemowych pozwala raz zdefiniowany wzorzec stosować dla dowolnej
Str. 8 Program Płace (PL) liczby dokumentów (np. wzór jednego rachunku umowy - zlecenia może być wykorzystywany dla różnych zleceniobiorców - wielokrotnie). 8. Obsługa wielu firm jednocześnie, co jest szczególnie przydatne w biurach rachunkowych. Wydruki dostępne z poziomu programu to: Listy wypłat / zestawienia dla pracowników etatowych o dwóch stopniach szczegółowości - skrócona, pełna (Płace - Wypłaty - Etaty), podsumowanie listy płac (ze szczególnym uwzględnieniem elementów stanowiących podstawę naliczania składek ZUS (Płace - Wypłaty - Etaty), zestawienie wypłaconych zasiłków, listy płatnicze zasiłków ZUS (Płace - Wypłaty - Etaty), dla zleceniobiorców lista wypłaconych umów i/lub związanych z nimi zasiłków (Płace - Wypłaty - Umowy), specyfikacja nominałów do wypłaty, przelewy na ROR (Płace - Wypłaty - Etaty), (Płace - Wypłaty - Umowy), Zestawienie dochodów narastająco od początku roku pełna lista (Płace - Zestawienie dochodów - Etaty), Kartoteka zasiłkowa zawierająca informacje o zwolnieniach lekarskich i wypłaconych do nich zasiłkach (Kadry - Zatrudnieni - (F4) Nieobecności), Karta urlopowa - informacja o wykorzystanym urlopie (Kadry - Zatrudnieni - (F4) Nieobecności), Załącznik do zaświadczenia lekarskiego Z-3 - podstawa naliczania zasiłku chorobowego (Kadry - Zatrudnieni - (F4) Nieobecności), Karta wypłat zasiłków rodzinnych i pielęgnacyjnych zawierające informacje o zasiłkach rodzinnych pielęgnacyjnych i wychowawczych (Kadry Zatrudnieni Pracownik Rodzina) Deklaracje ZUS wydruk na oryginalnych formularzach oraz eksport do Programu Płatnika: Zgłoszeniowe: (Kadry - Pracownicy Zatrudnieni) ZUA - zgłoszenie do ubezpieczeń / zgłoszenie zmiany danych osoby ubezpieczonej (również w arkuszu umowy-zlecenia F10 Zgłoszenie), ZZA - zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego / zgłoszenie zmiany danych (również w arkuszu umowy-zlecenia F10 Zgłoszenie), ZCNA - zgłoszenie danych o członkach rodziny, których adres zamieszkania nie jest zgodny z adresem zamieszkania ubezpieczonego, dla celów ubezpieczenia zdrowotnego, ZWUA wyrejestrowanie z ubezpieczeń / kontynuowanie ubezpieczeń,
Podręcznik Użytkownika Str. 9 ZIUA zgłoszenie zmiany/korekty danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej Rozliczeniowe: (Płace Wypłaty Etaty) (Płace Wypłaty Umowy) RCA - raport imienny dla płatników uprawnionych do wypłaty świadczeń z ubezpieczenia chorobowego, RNA - raport imienny dla płatników nie uprawnionych do wypłaty świadczeń z ubezpieczenia chorobowego, od 2003 roku nie obowiązuje, RZA raport imienny o należnych składkach na ubezpieczenie zdrowotne, RSA - raport imienny o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek, DRA deklaracja rozliczeniowa. Deklaracje PIT (dla urzędu skarbowego, również nadruk na oryginałach): PIT-4 raport pomocniczy obliczający zaliczkę na podatek dochodowy od wynagrodzeń wypłaconych pracownikom dla deklaracji PIT-4R PIT-4R roczna deklaracja z zaliczką na podatek dochodowy od wynagrodzeń wypłaconych pracownikom IFT-1 - zaliczka na podatek dochodowy od umów zawartych z osobami zagranicznymi (Płace - Wypłaty - Umowy), PIT-8A raport pomocniczy z rozliczenie podatku od umów objętych ryczałtem (Płace - Wypłaty - Umowy) dla deklaracji PIT-8AR PIT-8AR roczna deklaracja z podatkiem od umów objętych ryczałtem PIT-8B - roczne zestawienie zaliczek pobranych na podatek dochodowy - zleceniobiorcy (Płace - Zestawienie dochodów - Umowy), od wersji programu 14.00a formularz jest identyczny, jak deklaracja PIT-11 PIT-11 - roczne zestawienie zaliczek pobranych na podatek dochodowy - pracownicy etatowi (Płace - Zestawienie dochodów - Razem), PIT-40 - roczne rozliczenie pracowników z urzędem skarbowym (Płace - Zestawienie dochodów - Razem). Deklaracja Rp-7 - zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu pracowników (podkładka pod kapitał początkowy dla ZUS u). Zestawienie można drukować za dowolne lata. (Płace - Zestawienie dochodów - Razem).
Str. 10 Program Płace (PL) 2. INSTALACJA I URUCHAMIANIE PROGRAMU 2.1. Konfiguracja komputera. Program Płace funkcjonuje na dowolnym komputerze zgodnym ze standardem IBM PC (486, Pentium), wyposażonym w twardy dysk i co najmniej 8 MB RAM. Ustawienie właściwej konfiguracji komputera jest warunkiem koniecznym poprawnej pracy z programem Płace. W związku z powyższym należy sprawdzić zawartość pliku konfiguracyjnego CONFIG.SYS (znajdującego się w głównym katalogu dysku twardego C), a w szczególności liczbę zadeklarowanych plików i buforów. Powinna ona być większa lub równa wymaganej: FILES=150 BUFFERS=30 (liczba zadeklarowanych plików), (liczba zadeklarowanych buforów). Wyświetlić zawartość zbioru CONFIG.SYS można pisząc np. komendę type config.sys (ENTER). Jeżeli wartości parametrów FILES i BUFFERS są mniejsze od podanych, to za pomocą dowolnego edytora (np. edytor EDIT czy edytor pakietu Norton Commander) należy dokonać odpowiednich poprawek. Jeśli zbiór CONFIG.SYS nie istnieje, należy go utworzyć (edit config.sys) wpisując co najmniej dwie linie: FILES=150 BUFFERS=30 Uwaga: Parametry konfiguracyjne czytane są jedynie po załączeniu lub resecie komputera. Jeśli zbiór CONFIG.SYS został zmodyfikowany, należy więc wykonać reset komputera (np. jednocześnie naciskając CTRL+ENTER+DEL na klawiaturze lub odpowiedni przycisk w komputerze) lub wyłączyć komputer (odczekać kilkanaście sekund) i włączyć go ponownie.
Podręcznik Użytkownika Str. 11 Uwaga: Jeśli systemem operacyjnym jest DOS, warto pamiętać, że zalecane są: - DOS w wersji 6.22 lub 7.0 - Najnowsze sterowniki HIMEM.SYS i EMM386.EXE (mogą być z Windows 95) - Sterownik EMM386.EXE nie jest konieczny, a jeśli jest stosowany, należy unikać parametru NOEMS - Program typu CACHE zalecany SMARTDRV Przykładowy plik config.sys (MS-DOS 6.22) w wersji minimalnej: device=c:\dos\himem.sys files=150 buffers=30 dos=high Program PL pracuje poprawnie w sesji MS-DOS systemu WINDOWS 95/98/2000 a także Windows XP i Me oraz Vista. Uwaga: Programy z serii CDN KLASYKA nie działają na 64 bitowych systemach operacyjnych Windows Zalecaną metodą uruchamiania programu PL w tych systemach jest stworzenie skrótu na pulpicie. Pozwala to na edycję właściwości sesji MS-DOS, w której uruchamiany jest program. W tym celu należy: Kliknąć na pulpicie prawym klawiszem myszy i wybrać: Nowy element Skrót W oknie Utwórz skrót wcisnąć klawisz Przeglądaj W oknie Przeglądaj wybrać dysk, na którym zainstalowany jest program Płace, wejść do katalogu PL99, a następnie wskazać plik Pl i wcisnąć Otwórz Wcisnąć w oknie Utwórz skrót przycisk Dalej Wpisać nazwę dla skrótu i wcisnąć przycisk Dalej Wybrać dla skrótu ikonę i wcisnąć przycisk Zakończ Następnie trzeba zmodyfikować właściwości skrótu. W tym celu należy: Kliknąć prawym klawiszem myszy na utworzony skrót i wybrać Właściwości Na zakładce Ekran w sekcji Sposób wyświetlania wybrać Pełny ekran Na zakładce Inne w sekcji Klawisze skrótu systemu Windows odznaczyć pozycję Ctrl+Esc
Str. 12 Program Płace (PL) Na zakładce Program należy zaznaczyć opcję zamknij przy zakończeniu Na tejże zakładce w sekcji Zaawansowane sprawdzić, czy nie ma haczyka w polu zapobiegaj wykrywaniu systemu Windows przez MS-DOS. Jeżeli jest, to należy go usunąć. Usunięcie pozwoli na prawidłową współpracę programu PL z Płatnikiem Zatwierdzić zmiany przyciskiem OK. Polskie znaki dostępne są zarówno na ekranie - na kartach EGA i VGA oraz na kartach Hercules wyposażonych w polskie znaki (standard Mazovia) jak i na wszystkich wydrukach wykonywanych na drukarkach pracujących w standardzie EPSON (drukarki igłowe) lub PCL (zazwyczaj drukarki atramentowe i laserowe). Klucz zabezpieczający jest urządzeniem koniecznym do pracy z programem. Musi być wpięty do portu równoległego każdego komputera, z którego uruchomiany jest program PL. Jeśli komputer wyposażony jest w kilka portów równoległych zalecane jest umieszczenie klucza w porcie LPT o najwyższym numerze. Podłączanie drukarek. Jeśli w komputerze jest tylko jeden port równoległy, to w zależności od posiadanego typu drukarki istnieją pewnego rodzaju ograniczenia. I tak: 1. Drukarki igłowe, laserowe i atramentowe z portem CETRONICS: Można podłączyć drukarkę do komputera przez klucz sprzętowy, Najpopularniejszymi drukarkami tej klasy są OKI320, OKI321 (dla poprawnego uzyskania poziomego wydruku (np. definiowana lista płac) polecamy drukarki z szerokim wałkiem). 2. Drukarki atramentowe i laserowe z portem BITRONICS (komunikacja dwukierunkowa) Wielu typów tych drukarek nie można obsługiwać przez klucz zabezpieczający, Wyjątek: drukarki typu CANNON pracujące w trybie EPSON np. Cannon BJC 210, Cannon BJC 250 dają możliwość wyłączenia dwukierunkowości. Jedynym problemem jest uzyskanie poziomych wydruków np. definiowana lista płac (standard Epsona nie pozwala na poziomy wydruk), Ponieważ wiele nowych komputerów wyposażonych jest w system WINDOWS 95 i sterowniki obsługujące parametry wydruków, dlatego próba drukowania lub zmiany parametrów drukarki będzie rodzić konflikty i pojawią się komunikaty o błędach. Najszybszym sposobem rozwiązania problemu jest dołożenie do komputera karty I/O z portem równoległym i ustawienie tego portu na LPT2. Wówczas można do niego włożyć klucz sprzętowy, natomiast do portu LPT1 można wpiąć drukarkę. Będzie ona wtedy pracować z wykorzystaniem jej pełnych możliwości.
Podręcznik Użytkownika Str. 13 Najpopularniejszymi drukarkami tej klasy są drukarki np. HP DJ 600, HP DJ 690 3. Drukarki GDI: Drukarki GDI sprawiają najpoważniejsze kłopoty. Nie nadają się do pracy w sieci i z programami DOS owymi. Są to drukarki bez własnej pamięci i bez mechanizmu wydruków tekstowych Tego typu drukarki są przystosowane do pracy w trybie graficznym Drukować można wyłącznie z poziomu WINDOWS Należy unikać tego typu drukarek np. OKI PAGE 4W, LEXMARK 2030 dla programów Comarch. 2.2. Instalacja programu Po ustawieniu konfiguracji komputera możemy przystąpić do instalacji programu Płace. Program ten dystrybuowany jest na płytach CD lub poprzez Internet. We wszystkich wymienionych przypadkach instalacja przebiega podobnie. Oprócz standardowych zbiorów potrzebnych do instalacji programu, wymagany jest także plik aktywacyjny (plik z rozszerzeniem inf lub rej), w którym znajdują się dane związane z konkretnym zamówieniem (nazwa użytkownika, ilość stanowisk zgodnie z opłaconą licencją, numer seryjny programu, rodzaj i ewentualnie numer klucza zabezpieczającego obsługiwanego przez program, datę upływu gwarancji standardowo 12 miesięcy). Plik taki jest dostarczany przez Comarch przy zakupie programu lub w innych, uzasadnionych, sytuacjach na ustalonym z użytkownikiem nośniku np. dyskietka lub przez Internet. Nazwa pliku aktywacyjnego zawiera numer oznaczający numer identyfikacyjny użytkownika programu nadany przez Comarch. Przykład: Plik o nazwie 12345_01.rej oznacza, że program użytkuje firma (lub osoba fizyczna), której Comarch nadał numer identyfikacyjny 12345. Przy instalacji należy wykonać kolejno następujące kroki: Włożyć dyskietkę w stację dysku elastycznego (która powinna być stacją roboczą - jeśli tak nie jest, należy przełączyć ją w tryb pracy np. komendą a: ENTER) i napisanie komendy: instaluj (ENTER). Potwierdzenie komendy instaluj klawiszem ENTER uruchomi program instalujący pl.cdn na twardym dysku. Podczas pracy programu instalacyjnego aktywne są dwa klawisze: F3 - umożliwiający przerwanie pracy w dowolnym momencie oraz F10 lista plików*.rej (lub *.inf), oraz ENTER - potwierdzający wprowadzone dane i pozwalający na kontynuację pracy.
Str. 14 Program Płace (PL) Po naciśnięciu klawisza F10 wybieramy odpowiedni plik *.rej (*.inf) z katalogu plików aktywacyjnych. Najczęściej proponuje się dyskietka A:, ale jeżeli plik został przegrany w inne miejsce, to należy podać odpowiednią ścieżkę dostępu. Następnym krokiem podczas instalacji programu jest wybór dysku, na którym program pl.exe ma być zainstalowany. Wpisujemy: odpowiednią literę C, D lub inną (dysk) i potwierdzamy wybór wciśnięciem klawisza ENTER W odpowiednim momencie program poprosi o włożenie kolejnej dyskietki i naciśnięcie klawisza ENTER w celu kontynuacji instalacji Na zakończenie wciśnięcie klawisza ESC (po ukazaniu się odpowiedniego komunikatu na ekranie) zakończy proces instalacji i pozwoli na dalszą pracę z programem. Efektem poprawnej instalacji programu jest utworzenie na wybranym wcześniej dysku katalogu PL99, wewnątrz którego znajdują się zbiory: pl.exe - program główny, pl.hlp - zbiór wykorzystywany przez funkcję POMOC, options.ctl - zbiór pomocniczy programu głównego, config.dat - zbiór parametrów konfiguracji programu, Dodatkowo każdy program wyposażony jest w przykładową bazę danych DEMO przechowywaną w katalogu DEMO, na której można przeprowadzać próbne operacje związane z pracą z programem. Uwaga: Do roku 2000 nie stosowano mechanizmów związanych z plikami *.rej (lub *.inf): niezbędne dane instalacyjne były zapisywane bezpośrednio w plikach instalacyjnych. W roku 2000 po raz pierwszy wprowadzone zostały pliki aktywacyjne *.inf ze stałą nazwą cdninfo.inf ich format jest jednak różny od stosowanego w 2001 i 2002 roku. Podczas instalacji programu z płyty CD, należy wybrać z listy programów, program który ma zostać zainstalowany (FPP), a następnie uruchomić opcję instaluj.exe. Dalej należy postępować tak jak przy instalacji z dyskietek. Reinstalacja programu Płace są programem wciąż rozwijanym, zarówno pod wpływem zmieniających się przepisów, jak i uwag klientów. Wynikiem tego jest powstawanie nowych wersji programu. Wgranie nowej wersji pozwala zachować dotychczas wprowadzone dane. Dyskietki reinstalacyjne nie zawierają pliku *.rej (lub *.inf) i wymagają, by data gwarancji programu była późniejsza niż data produkcji programu. Przykładowo jeśli data gwarancji upływa 31.08.2002 r., to bez problemów można zreinstalować wszystkie wersje, które powstały przed tą datą. Jeśli chcemy zreinstalować wersje wyprodukowane po 31.08.2002, to w takim
Podręcznik Użytkownika Str. 15 przypadku musimy wykupić tzw. upgrade, który jest przedłużeniem gwarancji programu. W celu reinstalacji należy włożyć dyskietkę do stacji dysków, a następnie: napisać A: (lub B:) instaluj.exe ENTER, wpisać dysk, na którym reinstalacja ma być przeprowadzona; po dokonaniu operacji wciśnięcie klawisza ESC zakończy proces reinstalacji i pozwoli na dalszą pracę z nową wersją programu. Uwaga: W wyjątkowych sytuacjach reinstalacja i pierwsze uruchomienie nowej wersji wiąże się z automatyczną konwersją danych (dostosowaniem do nowej wersji). Jest to operacja nieodwracalna. W związku z powyższym przed reinstalacją zaleca się skopiować odpowiednie dane na dyskietkę (archiwizacja danych). 2.3. Upgrade programu Dyskietki upgrade owe programu dostarczane są tym użytkownikom programu, którzy korzystają już z programu Płace (PL) od co najmniej roku. Upgrade pozwala na przedłużenie daty gwarancji programu o kolejne 12 miesięcy. Taka operacja daje m.in. możliwość korzystania z kolejnych wersji programu na zasadzie reinstalacji. Upgrade jest odpłatny i dlatego w celu jego otrzymania niezbędny jest kontakt z Autoryzowanym przedstawicielem Comarch, od którego po wniesieniu stosownej opłaty otrzymuje się dyskietki upgrade owe. Instalacja upgrade owa praktycznie niczym nie różni się od instalacji programu w komputerze. Również w tym przypadku uruchamiamy plik instaluj.exe, który na podstawie zawartości pliku *.rej (*.inf) przenosi na dysk docelowy i parametryzuje program PL. 2.4. Uruchomienie programu Program uruchamiamy jest z katalogu PL99 komendą: pl (do katalogu PL99 wchodzimy z dysku np. komendą cd PL99 (ENTER)).
Str. 16 Program Płace (PL) Rys. 1. Tytułowa strona programu Podanie komendy i potwierdzenie jej klawiszem ENTER spowoduje, że na monitorze pojawi się pierwszy, tytułowy ekran programu. Pierwsze uruchomienie programu nie jest zabezpieczone żadnym hasłem, a więc po wybraniu z listy operatorów (F9) - automatycznie wpisanego do niej operatora SUPERVISOR (bez HASŁA) naciśnięcie klawisza ENTER pozwala na dalszą pracę. Więcej informacji dotyczących zabezpieczeń programu i działania operatorów opisane zostało w rozdziale 5.2 Wprowadzenie operatora. Wraz z programem dystrybuowana jest przykładowa baza danych, której katalog - DEMO - otwierany jest bezpośrednio po uruchomieniu programu Płace (pl.exe). Podstawowy ekran programu zawiera jego Menu Główne - spis podstawowych funkcji programu. W górnej części ekranu, znajduje się nazwa otwartego katalogu (na początku jest to nazwa przykładowej bazy danych DEMO) oraz aktualna data i godzina. Dodatkowe informacje, niezwykle istotne dla poprawnej pracy programu, to ilość wolnego miejsca na dysku, na którym zainstalowany jest program oraz ilość wolnej pamięci operacyjnej dostępnej po uruchomieniu pl.exe (powinno być co najmniej 65 kb). U dołu ekranu otwarte jest tzw. logo programu, bezpośrednio po uruchomieniu programu, widoczny jest jego numer (pole N/S...). Dodatkowo po naciśnięciu klawiszy CTRL F1 z pozycji Menu Głównego możemy sprawdzić numer wersji, numer seryjny użytkownika, a także liczbę stanowisk, na których można jednocześnie otworzyć program i liczbę już uruchomionych sesji programu.
Podręcznik Użytkownika Str. 17 Rys. 2. Menu główne programu CTRL F1 Uwaga: Każdy egzemplarz programu posiada SWÓJ WŁASNY NUMER EWIDENCYJNY, dzięki któremu możliwe jest zarejestrowanie użytkownika i dalsza opieka nad programem (również udostępnianie nowych wersji). Zarejestrowanie użytkownika i nadanie mu tzw. numeru identyfikacyjnego (ID) następuje po przesłaniu na adres Comarch karty rejestracyjnej dołączonej do programu.
Str. 18 Program Płace (PL) 3. PODSTAWOWE ZASADY OBSŁUGI PROGRAMU Warunkiem koniecznym sprawnego posługiwania się programem Płace jest znajomość podstawowych zasad poruszania się po nim, umiejętność uruchamiania poszczególnych funkcji, wprowadzania danych oraz szybkiego wyszukiwania informacji zawartych w bazie danych. Dlatego niezwykle istotne jest zapoznanie się z zawartością tego rozdziału. Uwaga: Przedstawione tu zasady są jednolite dla całego oprogramowania firmowanego przez Comarch. 3.1. Uruchamianie funkcji programu. 1. Podstawowe funkcje programu zebrane są w tzw. menu głównym, wyświetlonym bezpośrednio po uruchomieniu programu. Wyboru funkcji dokonujemy przy pomocy klawiszy kursora (strzałki w górę i w dół). Wskazaną kursorem funkcję uruchamiamy klawiszem ENTER. Wciśnięcie klawisza ENTER powoduje otwarcie kolejnego menu (menu lokalnego), które zawiera wykaz operacji związanych z wybraną w menu głównym funkcją. Tu również wskazujemy funkcję klawiszami kursora i potwierdzamy wybór klawiszem ENTER. Aby wycofać się z otwartego podmenu na poziom wyższy (np. do menu głównego) należy wcisnąć klawisz ESC. Warto zapamiętać, że funkcje głównego menu można również uruchomić wciskając klawisz z numerem pozycji, na której znajduje się funkcja (1...7,0) lub litery K jeśli chcemy zakończyć pracę. 2. Odrębną grupę funkcji stanowią te, których działanie opiera się na wykorzystaniu wprowadzonych wcześniej danych. Najczęściej są one uruchamiane przy pomocy przypisanych im klawiszy funkcyjnych, np. F7 to księgowanie wybranej transakcji w komputerowej Książce Przychodów i Rozchodów (lub w Księdze Handlowej). W większości przypadków znaczenie poszczególnych klawiszy (ich kombinacji) opisane jest w dolnej linii arkusza edycyjnego lub listy, na której się znajdujemy. Uwaga: Przez jednoczesne wciśnięcie kombinacji dwóch klawiszy np. CTRL i ENTER rozumie się wciśnięcie i przytrzymanie klawisza CTRL i następnie wciśnięcie klawisza ENTER. 3.2. Wprowadzanie danych Wprowadzanie danych polega na wypełnianiu tzw. arkuszy edycyjnych, pojawiających się na ekranie po wywołaniu odpowiedniej funkcji. Np.
Podręcznik Użytkownika Str. 19 zatrudnienie pracownika to wypełnienie arkusza edycyjnego etatu - wprowadzenie m.in. stanowiska, daty zatrudnienia, ewentualnej daty zwolnienia, wymiaru etatu, stałych dodatków itd. 1. Pomiędzy polami arkusza edycyjnego poruszamy się przy pomocy klawisza ENTER lub strzałki w dół, aby przesunąć się w głąb arkusza oraz klawisza ESC lub strzałki w górę, aby cofnąć się na pola poprzednie. 2. Wypełniony arkusz danych zapisujemy trwale w pamięci komputera używając kombinacji klawiszy CTRL+ENTER (wciskamy i przytrzymujemy klawisz CTRL i następnie wciskamy klawisz ENTER). Wycofać się z arkusza bez zapisu można używając kombinacji klawiszy CTRL+ESC. 3. Podczas wypełniania niektórych pól arkusza edycyjnego w danych kadrowych pracownika (F10 Menu Dane identyfikacyjne) pomocne mogą być listy adresów np. dla ZUS, Urząd Skarbowy, Bank. Aby je uzyskać wystarczy wcisnąć klawisz F10, gdy kursor znajduje się na polu, które mamy wypełnić. ZUS i Urząd Skarbowy należy przyporządkować wszystkim pracownikom. Wybór Banku dotyczy tylko osób, którym wynagrodzenia wypłacane są na rachunki oszczędnościowo-rozliczeniowe (ROR-y), z kolei urzędu pracy jedynie pracowników interwencyjnych. Z wyświetlonej listy wybieramy odpowiednią pozycję (klawiszami kursora) i wybór potwierdzamy klawiszem ENTER. Numer wskazanej pozycji zostanie automatycznie umieszczony na arkuszu danych. 4. Polskie litery (ą, ć, ę, ć, ł, ń, ó, ś, ż, ź...) uzyskujemy wciskając i przytrzymując klawisz ALT i następnie wciskając literę nieakcentowaną (np. ALT i a, ALT i e itd.). 5. Jeśli w pola numeryczne chcemy wpisać liczby ujemne - najpierw wpisujemy liczbę, a później wciskamy znak minus " - ". Wciśnięcie minusa zmieni znak liczby i spowoduje przejście do następnego pola arkusza. Podczas wypełniania pól arkusza można posługiwać się również klawiszami: DEL - wymazuje znak pod kursorem, BACKSPACE - wymazuje znak przed kursorem (po jego lewe stronie), HOME - ustawia kursor na początku wprowadzonego ciągu znaków, END - ustawia kursor na końcu wprowadzonego ciągu znaków, INS - przełącza tryb pracy komputera z "wstawiania" na "nadpisywanie" i odwrotnie. 6. Część pól występujących w programie wypełnia się dokonując wyboru pomiędzy wypisanymi opcjami. Klawiszami kursora wskazujemy wówczas właściwą odpowiedź i potwierdzamy ją klawiszem ENTER. Np. podczas definiowania stawki wynagrodzenia czasowego pracownika decydujemy
Str. 20 Program Płace (PL) czy jest ono równe minimalnej płacy wybierając pomiędzy (Minimalna płaca) Tak i Nie. Uwaga: Edycja informacji o pracowniku po otwarciu okna danych kadrowych klawiszem ENTER oznacza poprawienie (uzupełnienie) istniejących danych. Jest to równoznaczne z całkowitym usunięciem poprzednich informacji z programu. Edycja danych pracownika po ich wywołaniu kombinacją klawiszy CTRL+ENTER oznacza aktualizację zapisu z zadaną datą informacja o stanie faktycznym z poprzedniego okresu jest również zachowana. Zmiany: stanowiska, wymiaru etatu, stawki zaszeregowania, itp. powinny być wprowadzane bezwzględnie jako aktualizacja. 3.3. Obsługa list Podstawowe listy, którymi posługujemy się podczas pracy z programem Płace to m.in. lista zatrudnionych pracowników, listy wypłat, listy zawartych z poszczególnymi pracownikami umów. Zasady obsługi tych i innych list są maksymalnie uproszczone i ujednolicone. Warto jednak zwrócić uwagę, że każda wyświetlona na monitorze lista oprócz funkcji standardowych może być obsługiwana przez przypisane tylko jej klawisze. Klawisze standardowo obsługujące listy to: INS - dodanie nowego elementu do listy. Wciśnięcie klawisza INS (z poziomu każdej listy) pozwala na wprowadzenie nowej pozycji. Jego użycie otwiera na monitorze pusty arkusz edycyjny, do którego wpisujemy dane o dopisywanym elemencie. Zapamiętanie wypełnionego arkusza klawiszami CTRL+ENTER umieszcza nowy element na liście. ENTER - podgląd szczegółowych danych. Podgląd szczegółowych danych o wskazanym klawiszami kursora elemencie listy. W wielu przypadkach użycie klawisza ENTER nie pozwala na wprowadzenie żadnych zmian w oglądanej pozycji listy. DEL - kasowanie elementu listy. Kasowanie wybranego elementu listy jest możliwe na wszystkich dostępnych listach, wymaga jednak zazwyczaj dodatkowego potwierdzenia klawiszem ENTER. PgUp lub PgDn - przewijanie listy. Przesuwa kursor o jedną "stronę" w górę - PgUp lub o jedną "stronę" w dół - PgDn. HOME lub END - przewijanie listy. Przesuwa kursor na pierwszą (HOME) lub ostatnią (END) pozycję listy widoczną na monitorze. CTRL+PgUp lub CTRL+PgDn - przewijanie listy. Przesuwa kursor na pierwszą pozycję listy - CTRL+PgUp lub na pozycję ostatnią - CTRL+PgDn.
Podręcznik Użytkownika Str. 21 Uwaga: Oprócz wymienionych klawiszy lista pracowników i wypłat wyposażona jest w tzw. lokator. W lewym, górnym rogu listy znajduje się puste okienko, w którym, bezpośrednio po otwarciu listy, umieszczony jest kursor. W celu wyszukania na liście pozycji rozpoczynających się określoną literą lub łańcuchem liter, wystarczy wpisać je w puste okno. Kursor automatycznie ustawi się na pierwszej pozycji spełniającej zadany warunek. 3.4. Zastosowanie klawiszy funkcyjnych Klawisze funkcyjne pozwalają na wywoływanie w standardowy sposób tych samych funkcji w różnych miejscach programu, np. F1 zawsze wyświetla helpa, zawierającego opis aktualnie używanej opcji. Zastosowanie poszczególnych klawiszy: F1: wywołanie pomocy kontekstowej helpa, CTRL F1: informacje o programie m.in. numer ewidencyjny użytkownika z Menu Głównego informacje o stronnie www Klienta. Wciśnięcie klawisza F10 z tej opcji pozwoli na automatyczne połączenie z Internetem i uruchomi indywidualną stronę Klienta Comarch. Na stronie www można znaleźć następujące informacje: Informacje o zainstalowanym programie (nazwa, numer, wersji, dane właściciela programu, numer klienta, termin ważności Asysty CDN) Dane teleadresowe Partnera Klienta Informacje o działalności Comarch Formularz zgłoszenia sugestii do programu Ważne linki do stron www Za możliwość uruchomienia strony Klienta odpowiada zmienna @Strona_WWW, która może przyjmować następujące wartości: 0 blokada wywoływania strony www klienta (wartość domyślna) 1 - działa logowanie do strony Zmienna inicjuje się przy pierwszej próbie zalogowania.
Str. 22 Program Płace (PL) Uwaga: Przy wywoływaniu strony www program CDN Klasyka samoczynnie przechodzi z pełnoekranowego trybu pracy, w tryb pracy w oknie Windows. Powrót do programu CDN Klasyka możliwy jest po wybraniu programu z paska zadań. Uwaga: Funkcja otwierania strony www działa na komputerach z systemem Windows 98 SE lub nowszym. Uruchomianie tej funkcji na starszych systemach jest niezalecane. Uwaga: Za prawidłowe logowanie do strony www Klienta odpowiada zmienna globalna określająca system operacyjny @SysOp. Domyślnie, ma ona wartość XP. Użytkownicy pracujący na Systemie operacyjnym Windows 98 powinni zmienić wartość zmiennej na W98. ALT F1: informacje o zmianach wprowadzonych w nowej wersji programu plik czytaj.to z Menu Głównego CTRL 0 Oferta Comarch systemy CDN pod Windows F2: wydruki, F3: karta etatu - w danych personalnych pracownika, dodatkowe informacje o etacie w karcie etatu, przelewy na ROR-y - na listach wypłat innych i zaliczek, zaznaczanie urzędów na wydruku przelewów kopiowanie zmienionej stawki i rodzaju akordu do akordów przypiętych u danego pracownika w akordzie stworzonym w konfiguracji zmiana daty w programie z Menu Głównego F4: lista zawartych umów cywilno-prawnych - w danych pracownika, nieobecności pracownika - na liście pracowników w kadrach, odznaczanie urzędów na wydruku przelewów ALT F4: kalkulator
Podręcznik Użytkownika Str. 23 F5: F6: F7: wybór kartoteki startowej w opcji Zmiana firmy, notatki - w danych kadrowych pracownika i w wypłatach, historia akordu (zapis wykonania) na liście akordów pracownika, zmiana typu dnia na święto w kalendarzu, usuwanie haseł operatorów dostępne tylko z poziomu SUPERVISORA, kopiowanie dodatków - na liście zatrudnionych, rodzina - w danych kadrowych pracownika, progi naliczania Funduszu Pracy dla uczniów i pracowników interwencyjnych oraz prognozowane wynagrodzenie (jego 30-krotność stanowi próg naliczanie składek emerytalno-rentowych) - w Płacach - Składki ZUS zmiana typu dnia na wolny od pracy w kalendarzu, inne kwoty na formularzu umowy zlecenie zawieranej w kadrach księgowanie do wypłat KP / KH na listach wypłat, historia danych pracownika w kadrach, typ składnika dla Deklaracji ZUS RP 7 w poszczególnych elementach wypłaty data przekazania zaliczki podatku dla wypłat etatowych i umów zlecenie w normach miesięcznych wysokość minimalnej płacy i podstawy emerytalno-rentowej dla osób na urlopie wychowawczym w normach miesięcznych, w konkretnym miesiącu zmiana operatora pracującego z programem bez wychodzenia z aktualnej bazy. CTRL+F7: księgowanie składek pracodawcy do KP F8: przywrócenie standardowych ustawień - kalendarz, stałe podatkowe, import kalendarza z innej kartoteki w normach miesięcznych, akordy - w wypłacie etatowej, wybór rodzaju umowy (odpowiednie pozycje z PIT-8B i PIT-8A) w arkuszu umowy adres zamieszkania dla członka rodziny F9:
Str. 24 Program Płace (PL) wybór operatora z listy operatorów przy wchodzeniu do bazy danych, dodatki - w karcie danych etatowych i w wypłacie etatowej, szybkie wypłaty na liście wypłat umów zleceń, wybór rodzaju nieobecności bądź rodzaju dodatku w odpowiednich kartach, CTRL+F9: konfiguracja programu w menu głównym, F10: wywołanie podmenu na listach i w oknach edycyjnych, wywołanie wzorców dokumentów w edytorze, dopisanie hasła operatora z poziomu kartotek firm w konfiguracji, CTRL+F10: filtrowanie pracowników wg zadanego kryterium listy zatrudnionych i listy wypłat, SHIFT+F10: informacja o operatorze TAB: podgląd / edycja zaliczki podatku i podstaw naliczania składek ubezpieczeniowych we wszystkich arkuszach wypłat, podgląd / edycja podstawy naliczania zasiłku - w oknie zasiłku chorobowego w arkuszu wypłaty etatowej. podgląd / edycja podstawy zdrowotnej - w oknie urlopu wychowawczego w arkuszu wypłaty etatowej.
Podręcznik Użytkownika Str. 25 4. PODSTAWOWE FUNKCJE PROGRAMU Podstawowe funkcje programu Płace przedstawione są menu głównym, pojawiającym się bezpośrednio po rozpoczęciu pracy. Menu to tworzą następujące funkcje: 1. Kadry 6. Funkcje Specjalne 2. Płace 7. Notatki 3. Statystyka 4. Edytor tekstu 0. Zmiana Firmy 5. Konfiguracja K. Koniec Rys. 3. Menu główne programu 1. Kadry Funkcja pozwalająca na zatrudnianie i zwalnianie pracowników, przegląd i aktualizację ich danych, odnotowywanie nieobecności. Pracownicy mogą być zatrudniani na etat (okres próbny lub czas nieokreślony), mogą być zawierane z nimi różnego rodzaju krótkoterminowe umowy (zakres proponowanych typów umów obejmuje pełny PIT-8B i PIT-8A). Menu Kadry zawiera następujące pozycje: 1. Pracownicy Zatrudnieni. Lista zatrudnionych pracowników (etat i/lub umowy). Informacje o pracowniku zgromadzone w dwóch podstawowych arkuszach (dane personalne, dane etatowe) i liście zawartych umów. Dane personalne obejmują m.in. imię i nazwisko, imiona rodziców, datę
Str. 26 Program Płace (PL) i miejsce urodzenia, pełny adres, podstawowe dane identyfikacyjne (numer dowodu osobistego, NIP, PESEL, numer konta) oraz podstawowe informacje o członkach rodziny (imię i nazwisko, data urodzenia, stopień pokrewieństwa z pracownikiem, przysługujące zasiłki). Istotnym elementem są dane do ubezpieczeń takie jak: tytuł ubezpieczenia, rodzaj opłacanych składek, kod NFZ itp. Z pracownikiem mogą być związane również indywidualne progi podatkowe (uwzględniające specyficzne, zaakceptowane przez urząd skarbowy zwolnienia podatkowe). Dane etatowe obejmują m.in.: datę zatrudnienia (ew. datę zwolnienia), stanowisko, wymiar etatu i urlopu przysługującego, listę przysługujących pracownikowi stałych dodatków (np. dodatek funkcyjny). Wybrane dodatki - premie - mogą zostać uzależnione np. od przepracowanego czasu. Lista umów obejmuje wszystkie zawarte z pracownikiem umowy (z możliwością dodatkowego podziału na: rozliczone, nierozliczone i razem). Istnieje możliwość drukowania: list pracowników, listy niespłaconych umów cywilno-prawnych oraz deklaracji zgłoszeniowych ZUS na oryginalnych formularzach (oraz eksportu do Programu Płatnika). Rys. 4. Menu Kadry 2. Pracownicy Bez zatrudnienia. Lista pracowników, którzy zostali zwolnieni z pracy, wygasły zawarte z nimi umowy cywilno-prawne (np.: o dzieło). Na liście znajdą się również osoby, dla których odnotowano jedynie dane personalne nie zatrudniając ich w żaden sposób (wszystkie dane indywidualne, jak dla listy Zatrudnieni). 3. Pracownicy Razem. Połączone listy Zatrudnieni i Bez zatrudnienia. 4. Adresy Urzędy skarbowe (ZUS, Banki, PUP). Listy wprowadzonych do programu adresów urzędów skarbowych, zakładów ubezpieczeń
Podręcznik Użytkownika Str. 27 społecznych (ZUS), banków i urzędów pracy wykorzystywanych w trakcie uzupełniania danych personalnych pracownika. 5. Inne Typowe tytuły umów. Lista najczęściej używanych tytułów umów (uzupełniana na bieżąco). W trakcie zawierania umowy z pracownikiem jej tytuł może być wybrany z listy Typowych tytułów umów lub wprost wpisany z klawiatury.
Str. 28 Program Płace (PL) 2. Płace Opcja pozwalająca na realizację wszelkiego rodzaju wypłat dla pracowników etatowych i/lub zleceniobiorców (comiesięczne wypłaty wynagrodzeń, rozliczenie umów - zleceń i udzielonych zaliczek). W programie przewidziano możliwość odnotowywania opodatkowanych wypłat dokonanych poza zakładem pracy (np. zasiłki z ubezpieczenia społecznego wypłacane pracownikowi przez organ rentowy - informacja wymagana do poprawnego uzupełnienia np. deklaracji PIT-11). Funkcja Płace może być również wykorzystywana do tworzenia niezależnych list wynagrodzeń - wypłaconych dodatków. Realizacja wypłat potwierdzana jest odpowiednimi wydrukami (listy płac, deklaracje ZUS, PIT-y). Poza bieżącymi wypłatami, opcja pozwala na przeglądanie/drukowanie zestawienia dochodów uzyskanych z tytułu wypłat etatowych lub/i umów (za dowolny okres). Podatki naliczane są w oparciu o zdefiniowane progi podatkowe, koszty uzyskania i ulgi (z uwzględnieniem wszystkich zaprogramowanych wyjątków). Menu Płace zawiera następujące pozycje: 1. Wypłaty Etaty. Lista wypłat dla pracowników zatrudnionych w firmie. Indywidualne arkusze wypłat pozwalają na modyfikację czasu pracy związanego z naliczaną wypłatą (odchyłka od normy, nadgodziny pierwszego i drugiego rodzaju, np. "50" i "100", ze szczególnym uwzględnieniem nadgodzin w dni świąteczne), korektę udzielonych w etacie dodatków (potrąceń) i zasiłków, dopisanie nowych, korektę naliczonego podatku (zarówno wynikającą z nadpłaty / niedopłaty za ubiegły rok jak i bieżącej korekty), modyfikację podstawy naliczania składek ZUS. W trakcie wypłaty automatycznie potrącane są udzielone wcześniej pracownikowi zaliczki. Po zrealizowaniu wypłaty istnieje możliwość wydruku: list wypłat (dwa stopnie szczegółowości), zestawienia wypłaconych dodatków i zasiłków, podsumowania listy płac, deklaracji rozliczeniowych ZUS (również eksport do Programu Płatnika), deklaracji podatkowych (PIT-4R), przelewów bankowych dla pracowników rozliczających się z pracodawcą za pośrednictwem Rachunków Oszczędnościowo - Rozliczeniowych (ROR), specyfikacji nominałów dla wypłat gotówkowych oraz raportów do Narodowego Funduszu Zdrowia (do stosownych oddziałów). 2. Wypłaty Umowy. Lista zawartych i wypłaconych bądź przygotowanych do wypłaty umów. Indywidualny arkusz wypłaty zawiera informacje o: okresie trwania umowy, jej wartości brutto i netto, kosztach uzyskania, wypłaconych ratach, potrąceniach wynikających z pokrywania części składek ZUS przez zleceniobiorcę, rozliczeniu udzielonych zaliczek na poczet wypłaty. Arkusz pozwala na wypłatę zawartej umowy w dowolnych ratach (dowolność dotyczy zarówno wysokości rat, jak i terminu ich płatności). Z rozliczeniem umowy może być związana również wypłata przysługującego zleceniobiorcy zasiłku. Po zrealizowaniu wypłaty istnieje możliwość wydruku: list wypłat (o dwóch stopniach szczegółowości, z możliwością zawężenia do umów zawartych lub wypłaconych w zadanym okresie, umów o określonym typie), listy wypłaconych zasiłków, deklaracji podatkowych (PIT-8AR), deklaracji rozliczeniowych ZUS
Podręcznik Użytkownika Str. 29 (również eksport do Programu Płatnika), specyfikacji nominałów do wypłaty (dla rozliczeń gotówkowych) i przelewów ROR (dla rozliczeń bezgotówkowych). Wydruki deklaracji mogą być realizowane na oryginalnych formularzach (niezależnie od możliwości wydruku całego formularza PIT z opisami i ramkami). 3. Wypłaty Inne (nie)opodatkowane. Lista pracowników, dla których odnotowane zostały wypłaty zrealizowane poza etatem. Wypłaty takie mogą (nie muszą) być umieszczane w dowolnej pozycji PIT-4 (C1 do C8). Mogą mieć opcjonalnie naliczone składki ubezpieczeniowe i zdrowotne. Jako przykład elementu płaconego poza firmą służyć może zasiłek ZUS wypłacany przez organ rentowy. Bieżące odnotowywanie wszelkiego rodzaju dochodów osiąganych przez pracowników pozwoli na poprawny wydruk PIT-11 i PIT-40 na zakończenie roku. Listy wypłaconych dodatków mogą tworzyć niezależne listy płac (odpowiednie gratyfikacje, podobnie jak dla wypłat etatowych mogą być przelewane na Rachunki Oszczędnościowo - Rozliczeniowe). 4. Wypłaty Zaliczki. Lista pracowników i udzielonych im zaliczek opodatkowanych lub nieopodatkowanych na poczet wypłaty. Wysokość poszczególnych zaliczek może być pomniejszana poprzez spłaty odnotowywane w trakcie kolejnych wypłat (etat, umowa) lub bezpośredni zwrot udzielonych zaliczek (również ratami) odnotowywany w powyższej opcji. 5. Zestawienie dochodów Etaty. Zestawienie opodatkowanych dochodów uzyskiwanych przez etatowych pracowników firmy (z dołączoną w podsumowaniu informacją o innych wypłatach ). Odpowiedni wydruk zawiera pozycje: Miesiąc, Wynagrodzenie brutto, Zasiłki ZUS (opodatkowane), Koszty uzyskania przychodu, Składki ZUS opłacane przez ubezpieczonego, Dochód, Dochód narastająco, Ulga podatkowa, Zaliczka na podatek dochodowy [%], Zaliczka na podatek dochodowy [kwota], Składka na ubezpieczenie zdrowotne, Zaliczka na podatek dochodowy narastająco [kwota]. Z tego poziomu dostępne jest również Zaświadczenie o zarobkach, które może być drukowane za dowolny okres dla wybranego pracownika 6. Zestawienie dochodów Umowy. Wydruk deklaracji PIT-8B oraz zestawienie dochodów uzyskanych przez zleceniobiorców (nie koniecznie
Str. 30 Program Płace (PL) pracowników etatowych) z tytułu wykonywania określonych zleceń. Odpowiednie zestawienie (wydruk) zawiera pozycje: Miesiąc, Wynagrodzenie brutto, Koszty uzyskania przychodu, Składki ZUS opłacane przez ubezpieczonego, Dochód, Dochód narastająco, Zaliczka na podatek dochodowy [kwota], Składka na ubezpieczenie zdrowotne, Zaliczka na podatek dochodowy narastająco [kwota]. 7. Zestawienie dochodów Razem. Zbiorcze zestawienie dochodów (etaty + umowy), możliwość wydruku PIT-11 i PIT-40. Przed wydrukiem deklaracji koszty uzyskania poddawane są edycji. Ponadto możliwość wydrukowania deklaracji ZUS RP-7 8. Inne Podatki. Deklaracja standardowych progów podatkowych, kosztów uzyskania i ulgi podatkowej dla pracowników etatowych oraz wysokości zaliczki na podatek dochodowy oraz kosztów uzyskania naliczanych dla umów (w procentach), a także maksymalna wartość umowy na PIT-8a za dany rok. 9. Inne Składki ZUS. Deklaracja standardowych stawek ubezpieczeniowych: emerytalnego (dla płatnika i ubezpieczonego), rentowego (dla płatnika i ubezpieczonego), chorobowego, wypadkowego, zdrowotnego (Narodowy Fundusz Zdrowia - NFZ), Funduszu Pracy i Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. W dodatkowych ustawieniach pod F6 określa się minimalne stawki wynagrodzenia uczniów pierwszego, drugiego i trzeciego roku oraz kwoty refundowane ze środków Funduszu Pracy w przypadku zatrudnienia pracowników interwencyjnych (zmienna ma charakter historyczny). W tym oknie określa się również górny próg podstawy naliczania składek na ubezpieczenie emerytalno-rentowe w danym roku (30-krotność prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia), jak również podstawę naliczania składek na ubezpieczenie zdrowotne dla osób duchownych. 10. Import danych. Funkcja umożliwiająca wykorzystanie w wypłatach obliczeń przygotowanych w arkuszu kalkulacyjnym.