Systemy Logistyczne Wojsk nr 40/2014 KSZTAŁTOWANIE I WDRAŻANIE SYSTEMU LOGISTYCZNEGO W PRZEDSIĘBIORSTWIE Alicja KRZEPICKA Jolanta TARAPATA Wojskowa Akademia Techniczna Streszczenie. System logistyczny współcześnie może służyć osiągnięciu wyższego poziomu obsługi klientów w celu skompensowania istniejącej przewagi konkurentów czy też utrzymania własnej przewagi lub jej wytworzenia na nowo. Może służyć ponadto wytworzeniu barier dla konkurentów, broniąc dostępu do rynku. Z uwagi jednak na to, iż system taki działa skutecznie tylko w określonych warunkach gospodarczych, dla kształtowania i wdrażania systemu logistycznego w praktyce niezbędne jest przyjęcie realnego procesu postępowania przy jego kształtowaniu i wdrażaniu w przedsiębiorstwie, opartego na założeniach podejścia systemowego, rozpoznaniu, a następnie stworzeniu podstaw i mechanizmów realizacyjnych. Słowa kluczowe: system, podejście systemowe, system logistyczny. Wprowadzenie Rozwój wiedzy logistycznej, a wraz z nim powszechne stosowanie systemowych rozwiązań logistycznych, wywiera znaczący wpływ na wzrost efektywności gospodarki, a także przyczynia się do poprawy jakości i kultury zaspokajania potrzeb konsumentów, uwzględniając ilość, jakość, rodzaj, koszty oraz cenę produkcji i usług. Jednym z wyznaczników zapewnienia przez logistykę osiągania wysokiej efektywności przedsiębiorstw jest wykorzystanie systemu i podejścia systemowego, które tworzą podstawy i warunki gwarantujące efektywne rozwiązania logistyczne, adekwatnie do potrzeb praktyki oraz oczekiwań konsumentów. System wyróżnia:
A. Krzepicka, J. Tarapata zorganizowana całość, zbiór elementów, relacje między elementami, wejście i wyjście, współzależność, współdziałanie, użyteczność, wzajemne uwarunkowania. Z kolei poprzez podejście systemowe rozumieć należy sposób myślenia znajdujący zastosowanie w działaniach poznawczych i praktycznych, w których wszelkie zjawiska traktowane są kompleksowo z uwzględnieniem ich wewnętrznych i zewnętrznych założeń. Celem artykułu jest przedstawienie podstawowych wytycznych, jakie powinny być uwzględnione w procesie tworzenia systemu logistycznego w przedsiębiorstwie. 1. System logistyczny ujęcie definicyjne 1.1. Pojęcie systemu System to pewna liczba elementów pozostających we wzajemnych relacjach. System to według S. Owczarskiego celowo wyodrębniona z otoczenia całość (zbiór), np. produkcja, usługi, która zawiera określoną w tym zbiorze liczbę podsystemów uwarunkowaną względami ich właściwości, współzależności i współużyteczności, zawierających określone rozwiązania systemowe i zasady konieczne do realizacji zadań przypisanych danemu systemowi w skali mikro lub makro (Owczarski, 2006, s. 53-54). Powyższą definicję autor obrazuje, jak przedstawiono na rys. 1. Rys. 1. Syntetyczna koncepcja systemu System nie może zawierać elementów nie należących do niego jeśli występują i pełnią określone funkcje, nie może ich również pomijać. 1.2. Pojęcie systemu logistycznego Według M. Nowickiej-Skowron systemowe podejście w logistyce utożsamia się przede wszystkim z podsystemami regulacji, sterowania oraz modelami systemów wyższego rzędu (Nowicka-Skowron, 2000, s. 7). Według E. Gołembskiej, poprzez system logistyczny należy rozumieć otwarty i elastyczny tak w ramach 204
Kształtowanie i wdrażanie systemu logistycznego w przedsiębiorstwie przedsiębiorstwa, jak i na zewnątrz pomiędzy przedsiębiorstwami, zbiór podsystemów zaopatrzenia, produkcji, dystrybucji, transportu i magazynowania wraz z relacjami pomiędzy nimi i ich właściwościami, ze stałą dążnością do podniesienia stopnia zorganizowania systemu (Gołembska, 2006, s. 24). Definicja systemu logistycznego mówi o relacjach między różnymi elementami systemu i między ich własnościami oraz o przepływach zasileniowych i informacyjnych. Z powyższej definicji wynika, że system logistyczny funkcjonuje na trzech płaszczyznach (strukturach): przestrzennej (łączy elementy systemu i przepływ strumieni); organizacyjnej (organizuje elementy systemu); informacyjnej (przejawia się w przepływie strumieni finansowych i informacji (Topolska, Topolski, 2006, s. 70). System logistyczny cechuje się tym, że jest otwartą społeczną całością skoordynowanych działań, które: angażują dwóch lub więcej uczestników procesów przepływu produktów, zostały zaprojektowane i są zarządzane tak, aby poprzez spójne wewnętrznie części systemu (podsystemy) realizować jeden lub więcej celów w procesie ciągłego przystosowywania się do otoczenia (Bendkowski, 2008, s. 72). System logistyczny to całość nieodzownych, zgodnych z teorią, systemowych rozwiązań, które są konieczne do optymalnej realizacji zadań w ramach konkretnych łańcuchów logistycznych w skali logistyki narodowej i wielonarodowej od momentu wejścia do systemu do wyjścia z niego (Owczarski, 2006, s. 60). Zdaniem S. Owczarskiego, który na podstawie analizy dotychczasowego dorobku teoretycznego oraz własnej praktyki opracował przytoczoną powyżej definicję systemu logistycznego, system taki powinien uwzględniać: prawidłowo wyodrębnioną z otoczenia całość (system), która wymaga opracowania rozwiązania w celu optymalnej realizacji określonego dla danego systemu zadania, definicje systemu i rygory podejścia systemowego, dostosowane do realizacji zadań instrumenty (narzędzia) sfery regulacji łańcucha logistycznego, które decydują o jego efektywności, sprzężenie instrumentów (narzędzi) sfery regulacji łańcucha logistycznego z otoczeniem wewnętrznym i zewnętrznym (Owczarski, 2006, s. 60-61). S. Dworecki ujmując kompleksowo system logistyki, wyróżnia w nim, jak wskazano w tabeli 1, trzy zasadnicze zakresy (Dworecki, 1999, s. 121). W doborze systemu logistycznego wykorzystywane są również metody optymalizacyjne oparte o skomplikowane systemy technik komputerowych, jak również komputerowe systemy ekspertowe czy systemy wspomagania decyzji. 205
A. Krzepicka, J. Tarapata Tabela 1 Kompleksowy system logistyki Logistyka Logistyka Logistyka zaopatrzenia produkcji dystrybucji Materiał Dostawca Zaopatrzenie surowcowe maszyn Wejście i wyjście z magazynu Wejście i wyjście z magazynu Składowanie międzyoperacyjne Odbiór z maszyn produktów lub półproduktów Magazynowanie Składowanie wyrobów gotowych Wysyłka Informacja Składowanie zamówień Kontrola wejścia materiałów Rozliczenie zapasów materiałowych Zbieranie danych zakładowych Plany robocze i harmonogramy czasowe Prowadzenie list sztukowych Realizacja zamówień Realizacja wysyłek Rozliczenie zapasów Dyspozycja Dysponowanie personelem Dysponowanie materiałem Dysponowanie transportem Planowanie produkcji Sterowanie produkcją Planowanie obciążenia Dysponowanie personelem Dysponowanie wyrobami Dysponowanie transportem 206
Kształtowanie i wdrażanie systemu logistycznego w przedsiębiorstwie 2. Klasyfikacja systemów logistycznych 2.1. Klasyfikacja systemów logistycznych według różnych ujęć Klasyfikacja systemów logistycznych prezentowana w literaturze przedmiotu przez różnych autorów uwzględnia wiele kryteriów w zależności od rangi i złożoności problemów, których dotyczy i które to problemy rozwiązywane są z punktu widzenia zarówno teorii, jak i potrzeb praktyki. Każde z prezentowanych kryteriów klasyfikacyjnych uwzględnia odmienne spostrzeżenia i uwarunkowania otoczenia (wewnętrzne i zewnętrzne). Zaczynając od najbardziej spójnej i najmniej rozbudowanej klasyfikacji, warto odwołać się do podziału zaprezentowanego przez M. Nowicką-Skowron, który obejmuje trzy kryteria, jak na rys. 2 (Owczarski, 2006, s. 141). Rys. 2. Klasyfikacja systemów logistycznych według M. Nowickiej-Skowron Z punktu widzenia wymagań logistyki zaopatrzenia dystrybucji, systemy logistyczne zdaniem M. Sołtysika można podzielić na: Zrównoważony system logistyczny system taki występuje w przedsiębiorstwach wytwarzających różne produkty konsumpcyjne. W systemie takim jednakowo ważna jest logistyka zaopatrzenia i logistyka dystrybucji. System logistyczny z przewagą zaopatrzenia system taki występuje w przedsiębiorstwach wytwarzających np. samoloty i statki. W systemie takim podstawowe znaczenie ma logistyka zaopatrzenia. Na wejściu do systemu powinny być podjęte określone działania koordynacyjne, które 207
A. Krzepicka, J. Tarapata zapewnią ciągłość i terminowość dostaw materiałów i elementów kooperacyjnych. System logistyczny z przewagą dystrybucji system taki występuje z reguły w przedsiębiorstwach wytwarzających artykuły chemiczne. W systemie takim podstawowe znaczenie ma logistyka dystrybucji. System logistyki odwrotnej systemy tego rodzaju realizują cele ekonomiczne i ekologiczne. Powinny zapewniać gotowość i zdolność faktycznego gromadzenia, przetwarzania i ponownego wykorzystania produktów zużytych (Sołtysik, 2003, s. 35). H.Ch. Pfohl definiując system logistyczny przedsiębiorstwa jako system przestrzenno-czasowej transformacji towarów, wyróżnia w nim następujące podsystemy: Logistyki zaopatrzenia przedmiotem której są: surowce, materiały pomocnicze i eksploatacyjne oraz części. Logistyki produkcji obejmującej: wszystkie czynności związane z zaopatrzeniem procesu produkcji we właściwe towary i z przekazywaniem półproduktów oraz wyrobów gotowych do magazynu zbytu. Logistyki dystrybucji obejmującej: wszystkie czynności i procesy mające na celu zaopatrzenie klienta w wyroby gotowe. Logistyki części zamiennych obejmującej: logistykę części zamiennych ze strony producenta oraz ze strony odbiorcy. Logistyki powtórnego zagospodarowania odnoszącej się do odpadów w celu spowodowania ich ekonomicznie i ekologicznie skutecznego przepływu (Pfohl, 2001, s. 38-44). Jedną z obszerniejszych a zarazem kompleksowych klasyfikacji systemów logistycznych zaproponował P. Blaik, wyróżniając systemy logistyczne według następujących kryteriów: Instytucjonalnego uwzględniającego liczbę i rodzaj instytucji tworzących strukturę systemu logistycznego, obejmującego systemy: mikrologistyczny, metalogistyczny (łańcuch logistyczny), mezologistyczny, makrologistyczny oraz zewnętrzny system logistyczny (międzysystem). Funkcjonalnego uwzględniającego sferę działania w przedsiębiorstwie i w skali łańcucha logistycznego (fazy przepływów), obejmującego podsystemy: logistyczny w sferach: zaopatrzenia, produkcji, dystrybucji oraz zwrotów towarów, opakowań i odpadów; zintegrowane podsystemy logistyki: materiałowej, marketingowej, dostawców, odbiorców oraz w sferze handlu. Funkcjonalnego uwzględniającego treść zadań logistycznych, obejmującego podsystemy: transportu, kształtowania zapasów, gospodarki magazynowej, opakowań, realizacji zamówień oraz obsługi nabywców. Strukturalno-decyzyjno-funkcjonalnego uwzględniającego strukturę funkcji zarządzania oraz szczebel podejmowania decyzji, obejmującego podsystemy: 208
Kształtowanie i wdrażanie systemu logistycznego w przedsiębiorstwie planowania logistycznego, sterowania logistycznego, organizacji logistyki, kontroli logistycznej, zarządzania normatywnego, zarządzania strategicznego, zarządzania operacyjnego oraz system zintegrowanego zarządzania logistycznego. Przedmiotowo-strukturalnego uwzględniającego rodzaj procesów (przepływów) i struktur, obejmującego podsystemy: zintegrowanych przepływów towarów (struktury fizyczne), zintegrowanych przepływów informacyjno- -decyzyjnych (struktury informatyczne), regulacji i zabezpieczenia w sensie organizacyjnym i instytucjonalnym rozwiązań (układów) oraz procesów logistycznych (struktury logistyczne). Obiektywnościowego uwzględniającego komponenty efektywności, obejmującego podsystemy: kosztów logistycznych (nakładów), usług i obsługi logistycznej (efektów) (Blaik, 1996, s. 68). Reasumując, logistyka jako system nie może funkcjonować w oderwaniu od pozostałych działów przedsiębiorstwa. Brak koordynacji różnych systemów w przedsiębiorstwie zwiększa bowiem marnotrawstwo zasobów. Stosowanie podejścia systemowego w logistyce powoduje dwie istotne konsekwencje: z jednej strony umożliwia optymalizację obejmującą rozwiązania całosystemowe zamiast suboptymalizacji rozwiązań cząstkowych, z drugiej strony zabezpiecza decyzje logistyczne przez uwzględnienie efektów synergii (Topolska, Topolski, 2006, s. 70). W przypadku rzeczywistości logistycznej zastosowanie podejścia systemowego w procesie podejmowania decyzji należy uznać za niezbędny warunek efektywnego zarządzania w przedsiębiorstwie. 3. Etapy budowania systemu logistycznego W momencie rozpoczęcia działalności przez przedsiębiorstwo, niezależnie od rodzaju działalności: produkcyjna, handlowa, usługowa oraz liczby zatrudnianych pracowników powstaje struktura logistyczna. Jednakże w zależności od wielkości przedsiębiorstwa jest ona mniej lub bardziej rozbudowana. W małych przedsiębiorstwach, w których struktura organizacyjna jest zazwyczaj prosta i mało sformalizowana, działania logistyczne sprowadzają się do procesów zakupu, składowania i transportu towaru. Stanowiska logistyczne z reguły powstają w przedsiębiorstwach zatrudniających kilkanaście osób i wymagają koordynacji stanowisk (np. zaopatrzenia, magazyniera, sprzedawcy, kierowcy) do właściwego ich funkcjonowania. W dużych przedsiębiorstwach o rozbudowanych strukturach organizacyjnych powstaje odrębne stanowisko związane z koordynacją procesów logistycznych. Zasadność utworzenia takiego stanowiska wymaga jednak spełnienia określonych warunków, a mianowicie: koordynacją procesów logistycznych zajmuje się przynajmniej jedna osoba zatrudniona na pełnym etacie, 209
A. Krzepicka, J. Tarapata efekty finansowe koordynacji procesów logistycznych przewyższają koszty utrzymania pracownika, który jest za nie odpowiedzialny, przedsiębiorstwo planuje dalszy rozwój i optymalizacja procesów logistycznych staje się niezbędna do jego utrzymania (Ciesielski, 2006, s. 47). Dla kształtowania, a następnie wdrażania systemu logistycznego w praktyce niezbędne jest przyjęcie realnego procesu postępowania oraz pełne rozpoznanie zjawisk gospodarczych. Oznacza to, że musi nastąpić pełna identyfikacja poszczególnych elementów analizowanych procesów gospodarczych, wybór sensownych rozwiązań, przeanalizowanie możliwości ich zastosowania w określonych warunkach gospodarczych i w konsekwencji przyjęcie ostatecznej konstrukcji systemu logistycznego (Kordel, 2002, s. 24-25). Projekt funkcjonowania systemu logistycznego powinien ponadto obejmować projekty realizacji zadań przy założeniu poziomu automatyzacji. Należałoby także uwzględnić synchronizację prac logistycznych z podstawowymi procesami, którym służą oraz trzeba dobrać obiekty techniczne do tych prac, uwzględniając podstawowy proces, który będzie wspomagany przez logistykę (Dwiliński, 2006, s. 47). Według P. Blaika, gdy postępująe się zgodnie z procedurą podejścia systemowego, kompleksowy proces identyfikacji, kształtowania i wdrażania systemu logistycznego przebiega według czterech faz zaprezentowanych na rys. 3 (Blaik, 2001, s. 85). Rys. 3. Fazy procesu identyfikacji, kształtowania i wdrażania systemu logistycznego w przedsiębiorstwie 210
Kształtowanie i wdrażanie systemu logistycznego w przedsiębiorstwie Warto nadmienić, iż powyżej zaprezentowany kompleksowy proces identyfikacji, kształtowania i wdrażania systemu logistycznego powinien ponadto uwzględniać fazę piątą kontroli i doskonalenia systemu logistycznego. Przygotowanie i konsekwentna realizacja powyższych faz systemu logistycznego w przedsiębiorstwie nie jest zadaniem łatwym, wymaga bowiem wielu sensownych rozstrzygnięć zarówno w sensie decyzyjnym, jak i realizacyjnym. Niezbędna okazuje się identyfikacja wielu elementów i czynności oraz ich uporządkowanie w jednolity proces postępowania oraz rozpoznanie wszelkich możliwości i ograniczeń w kształtowaniu systemu i jego wdrażaniu. Tworząc system logistyczny, należy mieć na uwadze, iż wraz z rozwojem przedsiębiorstwa oraz poszerzaniem zakresu jego działalności system logistyczny zaczyna się coraz bardziej wyodrębniać i staje się też coraz bardziej złożony. Z tego też względu tworząc taki system i wyodrębniając jego podsystemy, warto kierować się następującymi zasadami: - celowość tworzenia określonego systemu do realizacji konkretnych przedsięwzięć; - koszty wdrożenia systemu i planowane efekty; - możliwości wdrożenia systemu uwzględniające zasoby pieniężne, rzeczowe oraz ludzkie; - proponowane rozwiązania powinny zapewniać m.in.: obniżkę kosztów, poprawę jakości wyrobów (usług), skrócenie czasu produkcji i dostaw, wzrost wydajności, poprawę warunków pracy. Wnioski Od pewnego czasu daje się zauważyć, że przedsiębiorstwa coraz częściej dostrzegają możliwości poprawy konkurencyjności poprzez wdrożenie rozwiązań logistycznych. Rośnie także znaczenie systemów logistycznych. Znaczenie to w gospodarce rynkowej nie ulega wątpliwości jest wynikiem rosnącego przepływu strumieni materiałowych i informacyjnych. Na przestrzeni ostatnich kilkunastu lat odnotować można rozszerzający się zakres współpracy międzynarodowej oraz poszerzający się zakres więzi korporacyjnych mających bezpośredni wpływ na systemy logistyczne. Sfera regulacji łańcucha logistycznego obejmuje wiele narzędzi (instrumentów) zapewniających racjonalizację gospodarki. Opracowując system logistyczny, warto zatem przeprowadzić dogłębną analizę rynku pod kątem określenia potrzeb różnych sektorów, do których kieruje się ofertę wyznaczającą kierunki poszukiwań różnych rozwiązań w zakresie logistyki. Na współczesnym rynku, w którym konkurencja jest czynnikiem odgrywającym znaczącą rolę w poczynaniach gospodarczych, przedsiębiorstwa muszą coraz częściej poszukiwać nowych istotnych źródeł i podstaw osiągnięcia przewagi konkurencyjnej. 211
A. Krzepicka, J. Tarapata Systemy logistyczne mogą służyć do tworzenia barier dla konkurentów, broniąc dostępu do rynku. Dobry system logistyczny powinien wyróżniać się zdolnością szybkiego reagowania połączoną ze zdolnością elastycznego szybkiego rekonfigurowania zasobów. LITERATURA [1] bendkowski J. (red.)., Wybrane elementy zarządzania logistyką w przedsiębiorstwie, Wydawnictwo Politechniki Śląskiej, Gliwice 2008. [2] Blaik P., Logistyka. Koncepcja zintegrowanego zarządzania przedsiębiorstwem, PWE, Warszawa 1996. [3] Blaik P., Logistyka, PWE, Warszawa 2001. [4] Ciesielski M., Logistyka w biznesie, PWE, Warszawa 2006. [5] Dwiliński L., Zarys logistyki przedsiębiorstwa, Oficyna Wydawnicza Politechniki Warszawskiej, Warszawa 2006. [6] Gołembska E. (red.), Kompendium wiedzy o logistyce, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 2006. [7] Kordel Z., Wybrane zagadnienia z logistyki, Wydawnictwo Olsztyńskiej Wyższej Szkoły Informatyki i Zarządzania im. Prof. Tadeusza Kotarbińskiego, Olsztyn 2002. [8] Nowicka-Skowron M., Efektywność systemów logistycznych, PWE, Warszawa 2000. [9] Owczarski S., Tendencje rozwojowe logistyki, Wydawnictwo Naukowe Wyższej Szkoły Kupieckiej, Łódź 2006. [10] Pfohl H.Ch., Systemy logistyczne. Podstawy organizacji i zarządzania, Biblioteka Logistyka, ILiM, Poznań 2001. [11] Sołtysik M., Zarządzanie logistyczne, Wydawnictwo Akademii Ekonomicznej im. Karola Adamieckiego w Katowicach, Katowice 2003. [12] Topolska K., Topolski M., System logistyczny przedsiębiorstwa i jego struktura przestrzenna, Zeszyty Naukowe Logistyka i Transport, nr 2(3)/2006, Międzynarodowa Wyższa Szkoła Logistyki i Transportu we Wrocławiu. LOGISTIC SYSTEM FORMATION AND IMPLEMENTATION IN A COMPANY Abstract. Nowadays, logistic system may contribute to reach a higher level of customer service in order to compensate for existing competitors advantage or to maintain own competitive advantage or to recreate it. In addition, it may help forming a barrier for competitors by defending the access to the market. However, due to the fact that such a system works effectively in specific economic conditions what is essential for forming and implementing the logistic system in practice is to adopt a real procedure and the full recognition of economic phenomena. The article s aim is to present the procedure of forming and implementing a logistic system in a company, based on the principles of a systemic approach, on the recognition and, finally, on the creation of realization bases and mechanisms. Keywords: system, systemic approach, logistic system. 212