www.reset2.pl Znamy Twoje potrzeby (C) RESET2 Sp. z o.o. - wszystkie prawa zastrze one, ³¹cznie z prawem do reprodukcji czêœci lub ca³oœci publikacji w jakiejkolwiek formie. Do³o yliœmy wszelkich starañ, by zawarte w tej instrukcji informacje opisywa³y rzetelnie i kompletnie dzia³anie programu, jednak e nie mo emy zagwarantowaæ, e instrukcja zaspokoi wszystkie wymagania u ytkownika programu oraz e nie zawiera b³êdów. W trosce o niezawodnoœæ oprogramowania, jego wysoki poziom techniczny oraz zgodnoœæ ze zmieniaj¹cym siê stanem prawnym, zastrzegamy sobie prawo do aktualizowania w pierwszej kolejnoœci programu, a dopiero potem jego instrukcji obs³ugi. instrukcja obs³ugi RESET2 Sp. z o.o. Wroc³aw Sierpieñ 2010
SPIS TREŚCI WSTĘP... 7 Specyfikacja... 7 Magazyn... 8 Sprzedaż... 11 Kasa / Bank... 15 Należności i zobowiązania... 16 Przelewy bankowe... 17 Kontrahenci... 17 Asortyment... 18 Dodatkowe możliwości... 19 Porównanie wersji... 20 Wymagania systemowe... 22 INSTALOWANIE PROGRAMU... 25 Wersja jednostanowiskowa... 25 Wersja sieciowa... 26 Pierwsze uruchomienie programu... 27 Wczytanie licencji... 28 Licencja... 29 O programie... 30 Aktualizacja programu... 31 Konwersja danych z wcześniejszej wersji... 33 Konwersja danych z programów TURBO... dla DOS... 34 ROZPOCZĘCIE PRACY... 35 Okno główne... 35 Konfiguracja okna głównego... 36 Ogólne zasady pracy... 37 Funkcje dostępne w każdym oknie... 38 Kolumny okna... 40 Wyszukiwanie... 41 Przegląd wydruku... 43 Użytkownicy... 46 Wybór użytkownika... 47 Grupy użytkowników... 47 Wprowadzanie danych firmy... 50 Rachunki bankowe firmy... 52 Moduły programu... 54 1 2 Wersje programu... 54 DEFINICJE DOKUMENTÓW... 57 Dokumenty sprzedaży... 58 Wydania z magazynu... 63 Przyjęcia do magazynu... 65 Przesunięcia międzymagazynowe... 67 Raporty kasowe... 68 Współdzielenie definicji... 69 BIBLIOTEKI... 71 Kontrahenci... 71 Zmiana danych adresowych... 76 Grupy kontrahentów... 77 Opiekunowie... 78 Asortymenty... 78 Obroty... 83 Jednostki miary... 85 Grupy i kategorie... 86 PKWiU... 87 Magazyny... 88 Kontrakty... 88 Uwagi... 89 Oddziały... 90 Biblioteki ogólne... 91 Banki... 91 Urzędy skarbowe... 92 Kody pocztowe... 92 MAGAZYN... 93 Konfiguracja... 94 PRZYJĘCIA DO MAGAZYNU... 95 Wystawianie PZ... 96 Pozycje... 101 Płatności... 106 Transport... 108 PZ korygujący... 109 Faktura VAT RR... 111 Wydruki... 112 Eksport PZ do programu księgowego... 114 Zlecenia transportowe... 115 PRZESUNIĘCIA MIĘDZYMAGAZYNOWE... 118
Wystawianie MM... 118 Pozycje... 120 Wydruki... 124 WYDANIA Z MAGAZYNU... 125 Wystawianie WZ... 126 Automatyczny WZ do faktury... 128 Wystawianie RW... 131 Koszt własny sprzedaży... 132 STAN MAGAZYNU... 134 INWENTARYZACJA... 136 Arkusz inwentaryzacyjny... 137 Dokumenty PR+ i PR-... 139 Wydruki... 141 SPRZEDAŻ... 143 Konfiguracja... 144 Wystawianie faktur... 146 Pozycje... 153 Kalkulator Ilość/Cena/Wartość... 159 Skaner kodów kreskowych... 160 Płatności... 161 Faktury powtarzalne... 164 Tworzenie wzorca... 164 Automatyczne wystawianie... 166 Faktura korygująca... 167 Faktura do paragonu... 169 Faktura do WZ... 171 Faktura zaliczkowa... 173 Wydruki... 175 Urządzenia fiskalne... 177 e-faktury... 182 Windykacja należności... 184 Eksport faktur do programu księgowego... 185 Ceny dedykowane... 186 KASA/BANK... 189 Konfiguracja... 190 Raporty kasowe i bankowe... 191 Wpłaty i wypłaty (KP, KW, Inne)... 193 Powiązanie z rozrachunkami... 197 Automatyczne KP / KW... 198 Automatyczne KP / KW do paragonów... 200 3 4 Raporty walutowe... 201 Eksport raportów do programu księgowego... 203 EKSPORT DANYCH... 205 NALEŻNOŚCI I ZOBOWIĄZANIA... 207 Konfiguracja... 208 Rozrachunki z kontrahentem... 208 Windykacja należności... 213 Restrykcje w obrotach... 219 Kalkulator odsetkowy... 220 PRZELEWY BANKOWE... 223 Ewidencja przelewów... 223 Przelew standardowy... 224 Przelew do urzędu skarbowego... 225 Przelew do ZUS... 228 Wydruki... 229 Eksport do systemów bankowych... 230 ZESTAWIENIA I STATYSTYKI... 233 Zestawienia... 233 Własne zestawienia... 235 Raporty... 237 Zestawienia SQL... 238 Statystyka... 240 PARAMETRY SYSTEMU... 243 Bieżąca data i okres... 244 Hasło użytkownika... 245 Makiety dokumentów... 245 Edytor makiet... 247 Języki... 249 Waluty... 250 Odsetki... 251 Środowisko... 251 Konfiguracja... 255 Konfiguracja przelewów... 257 Formy płatności... 260 BEZPIECZEŃSTWO DANYCH... 261 Archiwizacja danych... 261 Baza danych... 263 Weryfikacja spójności danych... 264
Weryfikacja bazy danych... 267 Odtwarzanie danych... 268 Serwisowanie danych... 269 Wysyłanie danych do serwisu... 270 Pobieranie danych z serwisu... 271 Kodowanie danych... 271 Dekodowanie danych... 272 Odtwarzanie zakodowanych danych... 273 5 6
WSTĘP Instrukcja obsługi programu R2faktury została podzielona tematycznie na rozdziały zawierające następujące zagadnienia: Specyfikacja programu oraz wymagania systemowe Instalowanie programu - jak zainstalować program, wczytać licencję, pobrać aktualizację i ewentualnie dokonać konwersji danych Rozpoczęcie pracy - na co należy zwrócić uwagę przed rozpoczęciem właściwej pracy, przegląd modułów programu Definicje dokumentów - z jakich dokumentów możemy korzystać i jakie właściwości mają te dokumenty Biblioteki - przegląd bibliotek prowadzonych przez program Magazyn - rozliczanie magazynu, przyjęcia PZ, wydania WZ, RW, przesunięcia MM Sprzedaż - faktury i inne dokumenty sprzedaży Kasa/Bank - rozliczanie płatności gotówkowych i przelewowych Należności i zobowiązania - rozrachunki z kontrahentem, windykacja należności, restrykcje w obrotach Przelewy bankowe - ewidencja przelewów i dowodów wpłat, wydruki i eksport do systemów bankowych Zestawienia i statystyki - statystyka najważniejszych parametrów firmy, przegląd zestawień dostępnych w programie Parametry systemu - jak poustawiać parametry programu Bezpieczeństwo danych - zabezpieczenie, weryfikacja i konserwacja bazy danych Specyfikacja R2faktury to program komputerowy przeznaczony do obsługi sprzedaży i magazynu w małych i średnich firmach handlowych i usługowych. Umożliwia szybkie wystawianie faktur oraz ich szczegółowe rozliczanie. Prowadzi magazyn i umożliwia wystawianie wszystkich niezbędnych dokumentów magazynowych (PZ, MM, WZ, RW). Umożliwia rozliczanie płatności przy pomocy raportów kasowych i bankowych. Prowadzi rozrachunki z kontrahentami, pomaga w windykacji należności oraz ogranicza obrót z nierzetelnymi kontrahentami. Umożliwia szczegółową analizę prowadzonej działalności za pomocą rozbudowanych statystyk i definiowalnych zestawień. Sporządza, drukuje i eksportuje polecenia przelewów bankowych. Dzięki modułowej konstrukcji umożliwia dobre przystosowanie do specyfiki obsługiwanej firmy. Szczegółowy opis możliwości programu R2faktury pozwala zorientować się w charakterystycznych cechach naszego systemu. Przy każdej funkcjonalności zaznaczono jej dostępność w wersjach MINI, STANDARD, MAXI i EXTRA, a zbiorcze zestawienie różnic pomiędzy tymi wersjami jest dostępne w rozdziale PORÓWNANIE WERSJI. 7 Specyfikacja systemu została podzielona na kilka części: 8 MAGAZYN SPRZEDAŻ KASA / BANK NALEŻNOŚCI I ZOBOWIĄZANIA PRZELEWY BANKOWE KONTRAHENCI ASORTYMENTY DODATKOWE MOŻLIWOŚCI Aby program R2faktury pracował prawidłowo, musi być zainstalowany na komputerze spełniającym odpowiednie wymagania systemowe. Magazyn Funkcjonalność Wersja Wersja Wersja MINI STANDARD MAXI Przyjęcia do magazynu + + + + dokument BO umożliwiający wprowadzenie początkowego stanu magazynu dokument PZ - odpowiednik faktury zakupu przeliczanie kwot netto-brutto opcjonalnie wg netto lub brutto, zgodnie ze sposobem przeliczeń na fakturze zakupu zbiorcze kwoty netto, vat i brutto można zmienić ręcznie tak żeby odpowiadały dokładnie fakturze zakupu wprowadzenie udzielonego przez dostawcę rabatu, zarówno oddzielnie na poszczególnych pozycjach faktury zakupu, jak i dodatkowo zbiorczego rabatu dotyczącego całej faktury zakupu do trzech dowolnych uwag (z biblioteki lub wpisanych ręcznie) na wydruku PZ na każdym PZ dowolne notatki, niedrukowane na PZ możliwość zablokowania wprowadzonego towaru - towar jest w magazynie, ale nie można go wydać osoba przyjmująca towar przy pełnej księgowości - możliwość określenia konta księgowego na którym będzie księgowany zakup towaru, konto można określić dla każdej pozycji z osobna lub dla całego PZ Przyjęcia do magazynu na podstawie faktur RR (od rolników ryczałtowych) Wersja EXTRA - + + +
Funkcjonalność Wersja MINI Wersja STANDARD Wersja MAXI Wersja EXTRA wydruk faktury RR zawierającej wszystkie wymagane dane rolnika ryczałtowego Korekty przyjęć + + + + dowolna liczba PZ korygujących do jednego PZ Przystosowanie dokumentów do własnych potrzeb możliwość zdefiniowania dowolnych innych - + + + dokumentów (np. Zamówienie do dostawcy, PW) i określania ich zawartości możliwość pełnego dostosowania wyglądu - + + + wszystkich wydruków możliwość określenia specjalnych wzorów PZ - - + + i WZ dla poszczególnych dokumentów możliwość określenia specjalnych wzorów PZ - - + + i WZ dla poszczególnych kontrahentów współdzielenie jednej definicji dokumentu - - - + przez wielu użytkowników Wiele magazynów, przesunięcia + + + + międzymagazynowe MM przesunięcia w cenach nabycia netto, wydruk MM w cenach netto lub brutto albo bez cen (same ilości) zbiorcza waga przesuwanych towarów obliczona na podstawie wagi jednostkowej asortymentów uwagi i notatki, osoba wydająca i odbierająca towar maksimum 32 magazyny Wydania WZ + + + + WZ jako dokument samodzielny lub generowany automatycznie w trakcie wystawiania faktury sprzedaży wydania z kilku magazynów na jednym dokumencie WZ, wydruk WZ z podziałem na magazyny wydruk WZ w cenach nabycia, sprzedaży lub bez cen (same ilości) zbiorcza waga wydawanych towarów obliczona na podstawie wagi jednostkowej asortymentów koszt własny sprzedaży określany na podstawie zestawień lub wydruków WZ w cenach nabycia wydruk korekty kosztu sprzedaży dla każdego PZ korygującego ceny nabycia Rozchód wewnętrzny RW - - + + automatyczne określanie cen nabycia na podstawie rozchodowanych dostaw Kontrola stanów magazynowych + + + + algorytm FIFO, LIFO, konkretna dostawa ilości z dokładnością do 4 cyfr po przecinku Obliczanie marży i zysku, rozliczanie sprzedaży 9 10 Funkcjonalność Wersja MINI Wersja STANDARD Wersja MAXI Wersja EXTRA w cenach nabycia marża obliczana wg algorytmu "na sto" lub "w + + + + stu" zysk i marża mogą uwzględniać koszty transportu - - + + nie ujęte w cenie nabycia Filtrowanie asortymentów wg bieżących stanów + + + + magazynowych Kartoteki magazynowe + + + + pełna historia operacji magazynowych na danym asortymencie, stan magazynu po każdej operacji Inwentaryzacja, protokoły rozbieżności - - + + PR+, PRarkusze inwentaryzacyjne z podziałem na magazyny i grupy asortymentowe wydruk zestawienia różnic dla poszczególnych arkuszy automatyczne generowanie protokołów rozbieżności PR+ i PR- korygujących stan magazynu możliwość importu stanów magazynowych z kolektora danych Różne sposoby numerowania dokumentów + + + + numerowanie roczne lub miesięczne, dowolny układ numeru, pilnowanie ciągłości numeracji Rozliczanie płatności za faktury zakupu + + + + dowolna liczba rat różne formy płatności (gotówka, przelew, czek, karta kredytowa, pobranie pocztowe, kompensata lub dowolne inne) zestawienie wierzycieli szczegółowe zestawienie zobowiązań na dowolny dzień z podziałem na dni po terminie lub termin płatności Obsługa numerów seryjnych + + + + przyjęcia oraz inne operacje magazynowe na konkretnych egzemplarzach danego asortymentu oznaczonych numerami seryjnymi Obsługa kontraktów - - + + dokładne rozliczenie dostaw pochodzących z różnych PZ w ramach danego kontraktu (umowy, zlecenia, itp.) Eksport danych do programów księgowych + + + + eksport faktur zakupu umożliwiający ich automatyczne zaksięgowanie w programie R2księga (księga przychodów i rozchodów) lub R2fk (system finansowo księgowy) Rozliczanie kosztów transportu - - + + określanie kosztów transportu związanych z danym PZ
Funkcjonalność Wersja MINI Wersja STANDARD Wersja MAXI Wersja EXTRA automatyczne obliczanie jednostkowych kosztów transportu poszczególnych pozycji z PZ Zlecenia transportowe - - - + ewidencja i wydruk zleceń transportowych zawierających datę i miejsce załadunku i rozładunku oraz warunki płatności powiązanie zleceń transportowych z poszczególnymi dokumentami PZ Sprzedaż Funkcjonalność Wersja Wersja Wersja MINI STANDARD MAXI Faktury VAT i inne dokumenty sprzedaży + + + + wystawianie, drukowanie i ewidencjonowanie faktur VAT, faktur proforma, paragonów i rachunków szybkie wystawianie faktury bez pomocy myszki (tylko z klawiatury) wyszukiwanie asortymentów w bibliotece wg nazwy bądź indeksu (kodu kreskowego) przeliczanie kwot netto-brutto opcjonalnie wg netto lub brutto, ustawiane niezależnie dla każdej zdefiniowanej numeracji faktur wybór rodzaju ceny (cena 1,2 lub 3-cia - określone w bibliotece asortymentów), wg którego będzie wystawiana bieżąca faktura możliwość udzielenia rabatu oddzielnie na poszczególnych pozycjach faktury i dodatkowo zbiorczego rabatu dotyczącego całej faktury możliwość wydrukowania na fakturze trzech uwag (z biblioteki lub wpisanych ręcznie) możliwość wprowadzenia notatek, niedrukowanych na fakturze osoba wystawiająca i odbierająca fakturę przy pełnej księgowości - możliwość określenia konta księgowego na którym będzie księgowana sprzedaż, konto można określić dla każdej pozycji z osobna lub dla całej faktury możliwość wyboru rachunku bankowego na jaki ma być dokonana zapłata za fakturę automatyczne powiązanie faktur z dokumentami WZ, bieżąca informacja o wartości sprzedaży w cenach nabycia, zysku i uzyskanej marży seryjny wydruk faktur (podświetlonych, wszystkich z wybranego okresu itp.) Wersja EXTRA - + + + 11 12 Funkcjonalność Wersja Wersja Wersja Wersja MINI STANDARD MAXI EXTRA - TZ TZ + możliwość określania złotówkowej ceny sprzedaży na podstawie ceny walutowej i kursu Faktury korygujące + + + + dowolna liczba faktur korygujących do jednego dokumentu sprzedaży Faktury eksportowe w walutach obcych lub w PLN - TZ TZ + biblioteka walut i kursów średnich NBP automatyczne pobieranie kursów ze strony internetowej NBP wybór rodzaju transakcji: wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów, eksport towarów, eksport usług automatyczne tłumaczenie faktury na język angielski lub niemiecki, a po przygotowaniu własnego tłumaczenia na dowolny inny płatności w walucie przeliczane na PLN wg kursu z dnia zapłaty automatyczne obliczanie różnic kursowych Faktury krajowe w walutach obcych - TZ TZ + opcjonalnie netto w walucie a VAT w PLN lub cała kwota brutto w walucie możliwość określania złotówkowej ceny sprzedaży na podstawie ceny walutowej i kursu waluty, kursy, tłumaczenia, płatności w walucie, różnice kursowe analogicznie jak wyżej w fakturach eksportowych E-faktury - - + + cyfrowe podpisywanie faktur w formacie PDF wysyłanie e-mailem podpisanych e-faktur ewidencjonowanie kopii wystawionych e-faktur operacje na pojedynczych fakturach oraz seryjnie na wielu fakturach drukowanie i wysyłanie e-mailem formularza zgody Faktury zaliczkowe - - + + zamówienia od odbiorców dowolna ilość faktur zaliczkowych do jednego zamówienia faktura końcowa z pełnym rozliczeniem zamówienia Przystosowanie dokumentów do własnych potrzeb możliwość umieszczenia na dokumentach + + + + elementów graficznych (logo firmy) możliwość zdefiniowania wielu niezależnych numeracji (serii) faktur, np. osobne numeracje dla każdego sprzedawcy lub przedstawiciela handlowego - + + +
Funkcjonalność Wersja Wersja Wersja Wersja MINI STANDARD MAXI EXTRA - + + + możliwość zdefiniowania dowolnych dokumentów (np. Zamówienie) i określania ich zawartości możliwość pełnego dostosowania wyglądu - + + + wszystkich wydruków możliwość określenia specjalnych wzorów faktur - - + + dla poszczególnych kontrahentów współdzielenie jednej definicji dokumentu - - - + przez wielu użytkowników Dedykowane ceny sprzedaży - - + + dla każdego kontrahenta można sporządzić niezależny cennik sprzedaży obejmujący wszystkie bądź tylko wybrane asortymenty z listy asortymentów lub rabaty na wybrane grupy asortymentowe Faktury powtarzalne - + + + automatyczne wystawianie powtarzających się co miesiąc faktur określenie daty początkowej i końcowej oraz częstotliwości wystawiania (miesiąc, tydzień) automatyczne pomijanie dni wolnych i świąt seryjny wydruk wystawionych faktur Automatyczna faktura do paragonu - - + + jedna faktura do jednego lub kilku wystawionych wcześniej paragonów Automatyczna faktura do WZ - - + + jedna faktura do jednego WZ lub jedna łączna faktura do kilku WZ Refakturowanie opłat (np. za energię elektryczną) + + + + ceny sprzedaży z dokładnością do 4 cyfr po przecinku Szczególne ułatwienia przy fakturowaniu + + + + usług opis usługi może mieć dowolną długość + + + + powtarzającą się część opisu można wybierać + + + + z biblioteki asortymentów, a zmienną wpisywać bezpośrednio na fakturze w przypadku fakturowania niepowtarzających się + + + + usług, możliwość wprowadzenia opisu usługi bezpośrednio na pozycji faktury, bez konieczności korzystania z biblioteki asortymentów Różne sposoby numerowania dokumentów + + + + numerowanie roczne lub miesięczne, dowolny układ numeru, pilnowanie ciągłości numeracji Rozliczanie płatności za faktury sprzedaży + + + + dowolna liczba rat różne formy płatności (gotówka, przelew, czek, karta kredytowa, pobranie pocztowe, 13 14 Funkcjonalność Wersja MINI Wersja STANDARD Wersja MAXI Wersja EXTRA kompensata lub dowolne inne) zestawienie dłużników szczegółowe zestawienie należności na dowolny dzień z podziałem na dni po terminie lub termin płatności Obsługa numerów seryjnych + + + + możliwość wyszczególnienia numeru seryjnego przy każdej pozycji faktury Rozliczanie przedstawicieli handlowych - - + + biblioteka opiekunów klienta (przedstawicieli handlowych) przypisanie kontrahentów do opiekunów przypisanie poszczególnych faktur do opiekunów zestawienie faktur wystawionych w danym okresie powiązanych z poszczególnymi opiekunami (przedstawicielami handlowymi) Współpraca ze skanerem kodów + + + + kreskowych Obsługa drukarek fiskalnych (Posnet, Elzab + + + + i kompatybilne) oraz kas fiskalnych (Posnet Neo i kompatybilne) ewidencja wszystkich urządzeń fiskalnych użytkowanych w firmie zestawienia paragonów wydrukowanych na poszczególnych drukarkach fiskalnych Rejestr sprzedaży VAT + + + + sumaryczna dzienna sprzedaż na paragony jako jedna pozycja na wydruku rejestru opcjonalnie wydruk rejestrów sprzedaży VAT dla poszczególnych oddziałów firmy Eksport danych do programów księgowych + + + + eksport faktur umożliwiający ich automatyczne zaksięgowanie w programie R2księga (księga przychodów i rozchodów) lub R2fk (system finansowo księgowy) Statystyka sprzedaży - + + + szybkie sprawdzenie aktualnych przychodów i zysku w poszczególnych miesiącach bieżącego roku oraz dla porównania w tych samych miesiącach roku poprzedniego wykresy porównujące sprzedaż z bieżącego roku z rokiem poprzednim szybki wgląd w sumaryczny stan należności i zobowiązań oraz aktualny stan kasy i rachunków bankowych szybkie sprawdzenie przychodów z wybranych grup lub kategorii asortymentowych
Dodatkowe moduły: TZ - transakcje zagraniczne Kasa / Bank Funkcjonalność Wersja Wersja Wersja MINI STANDARD MAXI Raporty kasowe RK i bankowe - + + + możliwość prowadzenia dowolnej liczby kas (osobna dla każdego kasjera) możliwość prowadzenia dowolnej liczby raportów bankowych (osobno dla każdego rachunku bankowego) osoba sporządzająca i sprawdzająca raport przy każdym raporcie drukowane uwagi oraz dowolne notatki kontrola rozłączności okresów obejmowanych przez kolejne raporty automatyczna numeracja raportów Wpłaty i wypłaty - + + + dokumenty KP i KW na raportach kasowych i operacje "Przychód" "Rozchód" na raportach bankowych automatyczna numeracja KP i KW opis dokumentu wybierany z biblioteki lub wpisywany bezpośrednio dodatkowo dla każdej operacji uwagi oraz dowolne notatki automatyczne księgowanie wpłat i wypłat na podstawie rozrachunków z kontrahentem jeden dokument KP/KW może być powiązany z dowolną liczbą faktur kontrahenta (podobnie wpłata/wypłata na raporcie bankowym) KP do faktury lub faktur zapłaconych gotówką generowane są automatycznie (podobnie KW do gotówkowych PZ) automatyczne zbiorcze KP z dzienną sumą sprzedaży paragonowej łatwa identyfikacja wpłat bankowych na podstawie kwoty Możliwość prowadzenia kilku raportów kasowych w obrębie jednego dnia (dla kasjerów pracujących na zmiany) Data i godzina płatności na raportach kasowych i bankowych Raporty kasowe i bankowe w walutach obcych Wersja EXTRA - - + + - - + + - TZ TZ + 15 16 Funkcjonalność Wersja MINI Wersja STANDARD Wersja MAXI Wersja EXTRA płatności w walucie faktury przeliczane na PLN wg zadanego kursu płatności w EUR i innych walutach za faktury wystawione w PLN (krajowe i eksportowe) płatności w PLN za faktury walutowe Eksport danych do programów księgowych - + + + eksport raportów kasowych i bankowych do programu R2księga (księga przychodów i rozchodów) lub R2fk (system finansowo księgowy) Dodatkowe moduły: TZ - transakcje zagraniczne Należności i zobowiązania Funkcjonalność Wersja Wersja Wersja Wersja MINI STANDARD MAXI EXTRA - + + + Szybki dostęp do szczegółowej ewidencji rozrachunków z kontrahentem kompensowanie należności i zobowiązań (faktura - faktura korygująca, dostawca - odbiorca) rozrachunki walutowe TZ TZ + Windykacja należności - + + + indywidualne (do jednej faktury) lub globalne (do wszystkich przeterminowanych faktur) wystawianie przypomnień i wezwań do zapłaty wraz z ich seryjnym wydrukiem indywidualne lub globalne wystawianie not odsetkowych wraz z ich seryjnym wydrukiem protokoły nieściągalności należności Restrykcje w obrotach - + + + ostrzeżenie przy wystawianiu faktur dla kontrahentów obsługiwanych warunkowo (m.in. z przekroczonym terminem płatności) zablokowanie wystawienia faktury dla kontrahenta nieobsługiwanego (m.in. wystawione i niezapłacone wezwanie do zapłaty) Zestawienie należności i zobowiązań na zadany dzień - + + + Lista dłużników i wierzycieli + + + + Kalkulator odsetkowy obliczający odsetki + + + + ustawowe i podatkowe Dodatkowe moduły: TZ - transakcje zagraniczne
Przelewy bankowe Funkcjonalność Wersja Wersja Wersja Wersja MINI STANDARD MAXI EXTRA Wydruk i ewidencjonowanie bankowych + + + + poleceń przelewów uwzględnia trzy rodzaje druków przelewów: standardowy, przelew do ZUS i przelew do organu podatkowego wydruk polecenia przelewu na czystych kartkach z możliwością wydruku formularza w kolorze czerwonym lub czarnym nadruk treści przelewu na gotowych formularzach różnego typu wydruki zbiorówek i zbiorczego polecenia przelewów z dnia (pasek) możliwość samodzielnego wykonania dowolnego przelewu biblioteka odbiorców przelewów Automatyczne przelewy + + + + automatyczne przelewy z płatnościami za faktury zakupowe generowane na podstawie PZ Współpraca z systemami bankowymi - + + + przygotowany eksport przelewów do następujących systemów bankowych: BGŻ, Bank Spółdzielczy, DB-Direct, defcom, e-integrum, GBPZ, Goniec, Heuthes-Baset, Minibank24, Multicash / Eliksir, Netbank, Przelew KB, Sezam BPH, VideoTEL, Zorba PKO BP możliwość dostosowania programu do współpracy z dowolnym systemem bankowym Kontrahenci Funkcjonalność Wersja Wersja Wersja Wersja MINI STANDARD MAXI EXTRA Pełny zestaw danych o kontrahencie + + + + dane kontaktowe: telefony, fax, e-mail, www rachunek bankowy (do przelewów) warunki współpracy: forma i termin płatności, stały rabat, zgoda na e-faktury dodatkowe dane: adres do korespondencji, uwagi, dane rolnika ryczałtowego podział na grupy i województwa powiązanie z opiekunem klienta (przedstawicielem handlowym) 17 18 Funkcjonalność Wersja MINI Wersja STANDARD Wersja MAXI Wersja EXTRA informacje o nałożonych restrykcjach w związku z przeterminowanymi płatnościami przy pełnej księgowości możliwość określenia kont przydatnych do księgowania dokumentów w systemie finansowo-księgowym R2fk: konto rozrachunkowe dostawcy, konto rozrachunkowe odbiorcy, domyślne konto sprzedaży, domyślne konto zakupu Szybki dostęp do szczegółowych zestawień + + + + obroty - pozycje asortymentowe zakupione przez tego (lub od tego) kontrahenta rozrachunki - faktury wystawione temu kontrahentami (lub przez tego kontrahenta) i płatności za nie windykacja - wystawione temu kontrahentowi przypomnienia, wezwania do zapłaty oraz noty odsetkowe Asortyment Funkcjonalność Wersja Wersja Wersja Wersja MINI STANDARD MAXI EXTRA Pełny zestaw danych o asortymencie + + + + nazwa skrócona, nazwa opisowa (dowolnej długości), indeks, waga jednostkowa domyślna ilość podstawiana na fakturze przy sprzedaży tego asortymentu adres strony www z opisem asortymentu Trzy różne ceny sprzedaży z dokładnością + + + + do 2 lub 4 miejsc po przecinku Określanie cen sprzedaży na podstawie + + + + marży w stosunku do ceny nabycia lub ceny ewidencyjnej automatyczna zmiana cen sprzedaży po zmianie ceny nabycia przy kolejnych PZ Określanie cen sprzedaży w walucie obcej - - TZ + globalne przeliczanie cen sprzedaży po zmianie kursu waluty Dedykowane ceny sprzedaży - - + + dla każdego kontrahenta można sporządzić niezależny cennik sprzedaży obejmujący wszystkie bądź tylko wybrane asortymenty z listy asortymentów lub rabaty na wybrane grupy asortymentowe Grupy i kategorie asortymentowe przydatne do zestawień + + + +
Dodatkowe moduły: TZ - transakcje zagraniczne Porównanie wersji Dodatkowe możliwości Funkcjonalność Dokumenty, zestawienia, raporty zestaw gotowych dokumentów, zestawień i raportów modyfikacja istniejących oraz tworzenie własnych zestawień tworzenie dowolnych własnych dokumentów np. Zamówienie do dostawcy, PW pełne dostosowanie do własnych potrzeb wyglądu wszystkich dokumentów oraz większości zestawień wysyłanie wydruków e-mailem w formacie HTML lub PDF (zwykły albo podpisany cyfrowo) eksport zestawień do pliku w formacie dbf, txt lub csv (akceptowany przez Microsoft Excel) specjalne wzory dokumentów (faktura, wz,...) dla poszczególnych kontrahentów wydruki niektórych dokumentów na drukarkach igłowych (faktura, paragon, wz, pz, mm) współdzielenie jednej definicji dokumentu przez wielu użytkowników Wersja sieciowa możliwość pracy w dowolnej sieci w środowisku Windows XP, Vista, 7 możliwość nadania haseł i uprawnień poszczególnym użytkownikom kontrola wprowadzania i poprawiania danych przez różnych użytkowników Przydatne funkcje archiwizacja danych z możliwością wprowadzenia hasła możliwość bezpośredniej aktualizacji programu przez internet zapewniająca posiadanie zawsze aktualnej wersji w przypadku awarii możliwość bezpośredniego serwisowania programu lub danych przez internet - krótki czas reakcji i minimalne koszty Wersja MINI Wersja STANDARD Wersja MAXI Wersja EXTRA + + + + - + + + - + + + - + + + - + + + - + + + - - + + - - + + - - - + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + 19 Program R2faktury występuje w kilku wersjach różniących się funkcjonalnością: 20 MINI - najprostsza wersja programu z ograniczonym dostępem do niektórych, rzadziej używanych funkcji. Umożliwia szybkie wystawienie faktur i innych najczęściej używanych dokumentów oraz sporządzenie podstawowych zestawień. STANDARD - pełna wersja programu z dostępem do większości modułów i funkcji programu. Umożliwia dokładne przystosowanie programu do własnych potrzeb (rodzaje i wygląd dokumentów, zestawienia). MAXI - pełna wersja wzbogacona o kilka funkcji przydatnych w większych firmach lub przy większej liczbie dokumentów. EXTRA - wersja MAXI wzbogacona o specjalne udogodnienia Poniżej przedstawiamy zestawienie RÓŻNIC pomiędzy wersjami MINI, STANDARD, MAXI i EXTRA. Funkcjonalność Wersja MINI Wersja STANDARD Wersja MAXI Wersja EXTRA MAGAZYN przyjęcia do magazynu na podstawie faktur RR - + + + (od rolników ryczałtowych) rozchód wewnętrzny RW - - + + inwentaryzacja, protokoły rozbieżności PR+, PR- - - + + obsługa kontraktów - - + + rozliczanie kosztów transportu - - + + zlecenia transportowe - - - + SPRZEDAŻ seryjny wydruk faktur (podświetlonych, - + + + wszystkich z wybranego okresu itp.) walutowe ceny sprzedaży - TZ TZ + faktury eksportowe w walutach obcych - TZ TZ + lub w PLN faktury krajowe w walutach obcych - TZ TZ + e-faktury - - + + faktury zaliczkowe - - + + faktury powtarzalne - + + + dedykowane ceny sprzedaży - - + + automatyczne faktury do paragonów - - + + automatyczne faktury do WZ - - + + rozliczanie przedstawicieli handlowych - - + + statystyka firmy - + + + KASA / BANK raporty kasowe RK i bankowe - + + + wpłaty i wypłaty (KP, KW) - + + + możliwość prowadzenia kilku raportów kasowych w obrębie jednego dnia (dla kasjerów pracujących na zmiany) - - + +
Funkcjonalność Wersja Wersja Wersja Wersja MINI STANDARD MAXI EXTRA data i godzina płatności na raportach kasowych - - + + i bankowych raporty kasowe i bankowe w walutach obcych - TZ TZ + NALEŻNOŚCI I ZOBOWIĄZANIA rozrachunki z kontrahentem - + + + rozrachunki walutowe - TZ TZ + windykacja należności - + + + restrykcje w obrotach - + + + zestawienie należności i zobowiązań na zadany - + + + dzień PRZELEWY BANKOWE eksport do systemów bankowych - + + + ASORTYMENTY określanie cen sprzedaży w walucie obcej - - TZ + dedykowane ceny sprzedaży - - + + DOKUMENTY, ZESTAWIENIA I RAPORTY modyfikacja istniejących oraz tworzenie - + + + własnych zestawień tworzenie dowolnych własnych dokumentów - + + + np. Zamówienie do dostawcy, PW pełne dostosowanie do własnych potrzeb - + + + wyglądu wszystkich dokumentów oraz większości zestawień wysyłanie wydruków e-mailem w formacie HTML - + + + lub PDF (zwykły albo podpisany cyfrowo) eksport zestawień do pliku w formacie dbf, - + + + txt lub csv (akceptowany przez Microsoft Excel) specjalne wzory wydruku dla poszczególnych - - + + dokumentów specjalne wzory dokumentów (faktura, wz,...) - - + + dla poszczególnych kontrahentów wydruki niektórych dokumentów na drukarkach - - + + igłowych (faktura, paragon, wz, pz, mm) współdzielenie jednej definicji dokumentu przez wielu użytkowników - - - + Dodatkowe moduły: TZ - transakcje zagraniczne 21 Wymagania systemowe Minimalna konfiguracja komputera niezbędna do uruchomienia programu R2faktury to: 22 system operacyjny Windows (XP, Vista lub 7), procesor z zegarem przynajmniej 1GHz, pamięć operacyjna RAM: przynajmniej 256MB, przynajmniej 64MB wolnego miejsca na dysku twardym, stacja CD-ROM lub DVD-ROM, dostęp do internetu (wczytanie licencji, pobieranie aktualizacji) monitor i karta graficzna o rozdzielczości min. 1024x768, wszystkie wydruki: drukarka laserowa lub atramentowa, wydruki dokumentów (faktura, PZ, MM, WZ, RW, RK, KP, KW): drukarka laserowa, atramentowa lub igłowa. Zalecana konfiguracja do wydajnej pracy sieciowej przy dużej ilości faktur i innych dokumentów, to: procesor dwurdzeniowy z zegarem przynajmniej 2GHz, pamięć operacyjna RAM: 512MB lub 1GB jeśli chcemy równocześnie pracować na kilku aplikacjach i przełączać się między nimi, stabilny system operacyjny, najlepiej Windows XP, Vista lub 7 karta i osprzęt sieciowy w technologii 1Gb lub przynajmniej 100Mb. Oprogramowanie antywirusowe. Jeśli na komputerze zainstalowane jest oprogramowanie antywirusowe, to musi mieć wyłączoną funkcję skanowania w czasie rzeczywistym lub przynajmniej wyłączone skanowanie plików używanych przez program. Np. w przypadku programu antywirusowego BitDefender w. 9.0, który ma w opcjach skanowania ustawione "Skanowanie wszystkich plików", należy w wykluczeniach ("Skanowanie tylko zdefiniowanych rozszerzeń"-"nie skanuj plików o rozszerzeniu") wpisać:.db;.px;.lck;.ini;.prt;.xg0;.xg1;.xg2;.xg3;.yg0;.yg1;.yg2;.yg3;.mb;.rml;.val;.txt;.net;.png;.lic;.bmp; Wpisanie w wykluczeniach tylko niektórych rozszerzeń może powodować błędy w działaniu programu. Zamiast wykluczać ze skanowania poszczególne pliki bardziej sensowne jest ustawienie skanowania podczas dostępu tylko plików wykonywalnych ("Skanowanie tylko plików wykonywalnych"). Połączenie internetowe. Jeśli w trakcie pracy z programem napotkamy błędy przy próbie korzystania z funkcji internetowych programu, należy się przyjrzeć konfiguracji połączenia internetowego. Jeśli na komputerze zainstalowane jest oprogramowanie zapory internetowej (firewall), to należy: upewnić się, czy program zapory nie wpisał programu Rfaktury.exe na listę programów z zablokowanym dostępem do internetu skonfigurować program zapory tak, żeby były dostępne odpowiednie porty i możliwość połączenia z konkretnymi numerami IP: aktualizacja programu (z menu Zbiory-Narzędzia-Aktualizacja programu): Host: ftp.reset.pl, IP: 194.0.211.131, port 20 protokół UDP, port 21 protokół FTP
aktualizacja wysokości odsetek (z menu Ustawienia-Odsetki - ikona telefonu): Host: ftp.reset.pl, IP: 194.0.211.131, port 20 protokół UDP, port 21 protokół FTP wysyłanie danych do serwisu (z menu Zbiory-Narzędzia-Serwisowanie danych): IP: 80.53.206.34, port 20 protokół UDP, port 21 protokół FTP zdalny serwis: IP: 80.53.206.34, 80.53.206.35, 80.53.206.36, 80.53.206.37, 80.53.206.38, protokół TCP/IP, porty 1001-1003 W przypadku, gdy komputer korzysta z internetu za pośrednictwem serwera proxy, należy w programie w menu Ustawienia-Środowisko na zakładce Internet w grupie FTP zaznaczyć pole Użyj serwera proxy i wprowadzić odpowiednią nazwę hosta (np. 192.144.0.1) oraz numer portu (np. 4421). 23 24
INSTALOWANIE PROGRAMU Rozdział jest poświęcony czynnościom związanym z zainstalowaniem i uruchomieniem programu. Dowiemy się w nim: jak zainstalować program R2faktury - w zależności od potrzeb i zakupionej wersji programu mamy dwie możliwości: instalacja wersji jednostanowiskowej - jeśli zamierzamy pracować na jednym komputerze instalacja wersji sieciowej - jeśli chcemy pracować w tym samym czasie na wielu komputerach połączonych w sieć lub na różnych komputerach połączonych w sieć, ale tylko na jednym z nich jednocześnie jakie czynności wykonać przy pierwszym uruchomieniu programu jak do wersji demonstracyjnej (bo taka właśnie się zawsze instaluje) wczytać licencję z naszymi danymi, potwierdzającą, że jesteśmy legalnym użytkownikiem programu oraz co oznaczają poszczególne informacje, które zawiera licencja jak sprawdzić numer i datę wydania posiadanej wersji programu i jak zaktualizować program do najnowszej wersji jak dokonać konwersji danych z wcześniejszej wersji programu R2faktury Na pierwszym ekranie klikamy w pozycję R2faktury. Standardowo program R2faktury instaluje się w katalogu C:\Program Files\Reset2\Faktury.XXX (gdzie XXX to numer wersji). Jeśli chcemy podać inny katalog, należy w oknie Sposób instalacji wybrać Instalacja szczegółowa i na kolejnym ekranie określić katalog (folder), w którym ma zostać zainstalowany program (przycisk Dalej kontynuuje instalację). Aby uruchomić program należy kliknąć: Start - Programy - RESET2 R2faktury - R2faktury w.6.0x (numer wersji może być inny) Wersja jednostanowiskowa Poniższy opis dotyczy instalacji wersji jednostanowiskowej, tzn. takiej, która będzie uruchamiana tylko na jednym komputerze. Jeśli chcemy korzystać z programu na kilku komputerach połączonych w sieć, należy zapoznać się z opisem instalacji wersji sieciowej. Przed zainstalowaniem programu należy zapoznać się z jego wymaganiami systemowymi. Aby zainstalować program: Upewnić się czy na twardym dysku jest przynajmniej 64MB wolnego miejsca (64MB jest potrzebne dla programu, ale w praktyce wolnego miejsca na dysku powinno być o wiele więcej, gdyż Windows potrzebuje miejsca na tymczasowe pliki systemowe). Włożyć firmową płytę z wersjami demonstracyjnymi do napędu CD-ROM, po chwili na ekranie powinien się pojawić obrazek z firmową płytą. UWAGA. Jeśli obraz płyty się nie ukaże, należy samodzielnie uruchomić program INSTALUJ.EXE (znajdujący się w katalogu głównym CD-ROM) klikając: Start - Uruchom - w pozycji Otwórz wpisać: D:\Instaluj i nacisnąć OK (Enter). Uruchomi się program instalacyjny. 25 Wersja sieciowa Poniższy opis dotyczy instalacji sieciowej i ma sens jeśli: 26 testujemy wersję demonstracyjną i zamierzamy w przyszłości nabyć wersję sieciową, posiadamy wersję sieciową programu i chcemy z niego korzystać jednocześnie na wielu komputerach połączonych w sieć, posiadamy wersję jednostanowiskową programu i chcemy z niego korzystać na różnych komputerach połączonych w sieć, ale tylko na jednym z nich jednocześnie. W innych przypadkach należy zapoznać się z opisem instalacji wersji jednostanowiskowej. Aby zainstalować sieciowo program: 1. Ustalamy, który komputer będzie pracował jako główny, tzn. taki, na którym będą przechowywane dane naszego programu. Nazwiemy ten komputer umownie serwerem. 2. Instalujemy program R2faktury na serwerze (instalacja standardowa wersji jednostanowiskowej, jeśli zamiast standardowej wybierzemy Instalację szczegółową to w oknie Zaznacz składniki należy wybrać Pełna instalacja). 3. Dysk (lub folder), na którym został zainstalowany program R2faktury (standardowo C:), udostępniamy innym komputerom.
4. Na pozostałych komputerach (nazwiemy je umownie końcówkami) instalujemy w sposób następujący: w oknie Sposób instalacji wybieramy Instalacja szczegółowa w oknie Zaznacz składniki wybieramy Instalacja sieciowa na końcówce(zaznaczony zostanie tylko moduł Borland Database Engine - biblioteki obsługi baz danych) 5. Na końcówkach tworzymy skróty do pliku RFAKTURY.EXE znajdującego się na dysku serwera w katalogu C:\Program Files\Reset2\Faktury.60x\BIN (lub w innym, jeśli zmieniliśmy katalog w trakcie instalacji lub wgrywamy inną wersję niż 6.0x). 6. Uruchamiamy program z dowolnej końcówki i w pozycji menu głównego Zbiory- Narzędzia-Zmiana bazy danych zmieniamy katalog bazy danych na taki, który zawiera symboliczną nazwę serwera, na przykład jeśli: katalog, w którym program został zainstalowany na serwerze to C:\Program Files\Reset2\Faktury.60x serwer nazwaliśmy symbolicznie SERWER (w momencie konfigurowania serwera do pracy w sieci) dysk C: serwera został udostępniony jako Dysk_C to katalog bazy danych zmieniamy na: \\SERWER\Dysk_c\Program Files\Reset2\Faktury.60x 7. Korzystając z pozycji menu głównego Zbiory-Wybór użytkownika tworzymy użytkowników, którzy będą mieli dostęp do programu R2faktury To wszystko. Możemy przystąpić do normalnej pracy. W przyszłości, jeśli będziemy wgrywać jakieś nowe wersje programu R2faktury, wgrywamy je tylko na dysku serwera. Należy pamiętać o tym, że program i dane wgrane są na dysk serwera, w związku z czym jeśli serwer nie będzie uruchomiony końcówki nie będą mogły korzystać z programu. Jeśli przy próbie wejścia do programu pojawi się komunikat Użytkownik zablokowany oznacza to, że program uważa, że taki użytkownik pracuje aktualnie w programie. Jeśli tak nie jest (np. zabrakło zasilania i komputer się zresetował) należy wejść do programu jako Administrator (w skrócie Admin) i w oknie z użytkownikami odłączyć zablokowanego użytkownika. Aktualizację programu należy wykonywać regularnie w trakcie pracy z programem. Najlepszym rozwiązaniem jest zautomatyzowanie tej czynności poprzez ustawienie w menu Ustawienia - Środowisko - Internet parametru Sprawdzaj automatycznie czy jest dostępna nowa wersja. Po włączeniu tego parametru program będzie sprawdzał przy pierwszym uruchomieniu każdego dnia czy jest dostępna aktualizacja programu. Wczytanie licencji Przy pierwszym uruchomieniu programu pojawi się okienko zatytułowane Wczytaj licencję. Jeśli posiadasz płytę CD-ROM z licencją, włóż ją do stacji i kliknij w przycisk Wczytaj licencję. Jeśli nie wczytasz licencji program będzie pracował jako wersja demonstracyjna, tzn. po 60 dniach od daty zainstalowania przestanie drukować i eksportować dane. Pierwsze uruchomienie programu Licencję można zaktualizować w dowolnym momencie pracy z programem, korzystając z polecenia menu w okienku głównym programu Pomoc - Wczytaj licencję z pliku. Podczas pierwszego uruchomienia po zainstalowaniu program zaproponuje wykonanie trzech dodatkowych czynności: 1. wczytanie licencji - patrz rozdział Wczytanie licencji 2. pobranie z internetu najnowszej aktualizacji programu. Należy taką aktualizację bezwzględnie pobrać, gdyż tylko dzięki temu będziemy mieli pewność, że pracujemy na najnowszej wersji programu zgodnej z aktualnymi przepisami i pozbawionej ewentualnych usterek wykrytych od czasu powstania wersji instalacyjnej programu. 27 28
Na instalacyjnej płycie CD-ROM, otrzymanej przy zakupie systemu, figuruje również klucz do programu w formie hasła. Umożliwia on pobranie licencji z internetu. W tym celu z menu głównego wybieramy Pomoc - Pobierz licencję z internetu, wpisujemy odczytany z płyty Klucz i Numer seryjny, po czym klikamy w przycisk Pobierz licencję. Warunki licencji można przejrzeć w dowolnym momencie pracy z programem korzystając z polecenia menu w okienku głównym programu Pomoc - Licencja. Tam również można w każdej chwili zmienić konfigurację wersji demonstracyjnej (przycisk Konfiguracja), jeśli stwierdzimy, że konfiguracja wybrana przy pierwszym uruchomieniu programu nie odpowiada naszym potrzebom. Nad umową licencyjną odczytać możemy dane tego konkretnego egzemplarza programu: Licencjobiorca - dane nabywcy Nr seryjny - numer seryjny nadany przez producenta temu egzemplarzowi programu Abonament ważny do - do tej daty można bezpłatnie aktualizować program (patrz: Aktualizacja programu) Konfiguracja - informacja o zakupionej wersji konfiguracji (wersja jednostanowiskowa, sieciowa, wersja dla biura rachunkowego...) Licencja O programie Po wczytaniu licencji na ekranie pojawi się okno z warunkami licencji. Należy je dokładnie przeczytać i zaakceptować lub nie. Dalsza praca programu możliwa jest po zaakceptowaniu warunków licencji i oznacza, że warunki te zostały przyjęte. W przypadku korzystania z programu w wersji demonstracyjnej również wymagane jest zapoznanie się z warunkami licencji dla tej wersji. Dodatkowo w licencji wersji demonstracyjnej możemy klikając w przycisk Konfiguracja określić konfigurację programu (Mini, Standard, Maxi, Extra, magazyn, transakcje zagraniczne, liczbę użytkowników itp.). Dzięki temu będziemy mieli pewność, że po zakupie programu otrzymamy dokładnie taką wersję jak ta, którą testowaliśmy. Po uruchomieniu programu możemy w każdej chwili odczytać podstawowe informacje o programie. W tym celu w menu głównym wybieramy Pomoc - O programie. Odczytujemy: nazwa programu wersja nr, z dnia - numer i data powstania tej wersji programu nazwa i adres producenta adres strony internetowej i poczty elektronicznej producenta aktualizacja - dokładny numer i data ostatniej aktualizacji programu 29 30
Aktualizacja programu Program R2faktury objęty jest 12 miesięcznym abonamentem na uaktualnienia. Datę ważności posiadanego abonamentu można sprawdzić w menu głównym Pomoc-Licencja w polu Abonament ważny do. Wszystkie nowe wersje programu, opublikowane w serwisie internetowym producenta z datą nie większą niż data ważności abonamentu, można samodzielnie pobrać na swój komputer. Istnieją dwa rodzaje aktualizacji programu i związane z nimi dwa sposoby pobierania: 1. aktualizacje zawierające drobne ulepszenia i poprawki: Takie aktualizacje pojawiają się stosunkowo często (przynajmniej raz w miesiącu) i możemy je pobierać bezpośrednio z programu. Poleceniem menu głównego Zbiory - Narzędzia - Aktualizacja programu wywołamy okienko (takie jak obok), z którego wybieramy następujące funkcje: Pobierz - po kliknięciu w ten przycisk pojawi się okienko Pobieranie aktualizacji zawierające szczegółowe informacje o dostępnych aktualizacjach programu i jego instrukcji obsługi (pomocy kontekstowej). Aktualizację programu możemy pobrać tylko wtedy, gdy data jej wydania mieści się w okresie ważności naszego abonamentu. Klikając w przycisk Pobierz pobierzemy wybrane aktualizacje z internetu na nasz komputer. Aktualizuj program i pomoc - pobrana aktualizacja zostanie rozpakowana i zastąpi nasz aktualny program. Po zamknięciu programu i ponownym uruchomieniu, uruchomi się już zaktualizowany program. UWAGI: 1. Jeśli przy próbie pobrania aktualizacji programu pojawiają się błędy, należy sprawdzić konfigurację połączenia internetowego. 2. Aktualizację można pobrać w powyższy sposób tylko wtedy, jeśli komputer, na którym jest uruchomiony program ma połączenie z internetem. Jeśli nie ma połączenia, to możemy na dowolnym innym komputerze posiadającym takie połączenie otworzyć stronę www.reset2.pl/oferta/standard/r2faktury/jakaktualizowac i zgodnie z opisem pobrać plik UPDATE.EXE. Plik ten należy przenieść na komputer, na którym jest zainstalowany program R2faktury, wgrać do podkatalogu BIN katalogu bazy danych i uruchomić. Wcześniej należy wyłączyć program R2faktury. 3. Jeśli korzystamy z wersji sieciowej programu, aktualizację możemy pobrać z dowolnej końcówki, pod warunkiem, że w czasie pobierania żaden inny użytkownik nie pracuje w programie. 4. W opisany tu sposób możemy pobierać takie nowe wersje programu, których numer jest zgodny na pierwszych dwóch cyfrach z numerem naszej bieżącej wersji programu (Pomoc - O programie - Aktualizacja), czyli np. mamy wersję 6.00.15 i pobieramy 6.00.20, 6.01.0 lub 6.01.5. W momencie gdy ukaże się wersja np. 6.10.0 lub nowsza w okienku z opisem aktualizacji pojawi sie stosowna informacja i będziemy musieli skorzystać z drugiego, opisanego dalej, sposobu aktualizacji. 2. nowe wersje programu związane z większymi zmianami Takie aktualizacje pojawiają się stosunkowo rzadko (mniej więcej raz na rok). Mają one zmienioną pierwszą lub drugą cyfrę numeru wersji i publikowane są na stronie internetowej producenta. Aby zainstalować taką aktualizację należy postępować zgodnie z opisem zamieszczonym w internecie na stronie http://www.reset2.pl/oferta/standard/r2faktury/jak-aktualizowac. Po zainstalowaniu nowej wersji programu będziemy mieli w komputerze dwa programy np.: R2faktury w.6.0x (dotychczasowy) i R2faktury w.7.0x (nowy). Nowy program będzie wersją demonstracyjną bez żadnych danych. Dane i licencję należy wczytać z dotychczasowej wersji programu - patrz: Konwersja danych z wcześniejszej wersji. UWAGI: 1. Po upewnieniu się, że nowa wersja programu zawiera wszystkie nasze dotychczasowe dane i pracuje prawidłowo, możemy starą wersję usunąć z komputera, żeby nie zajmowała niepotrzebnie miejsca na dysku. Przed usunięciem starego programu należy na wszelki wypadek wykonać w nim archiwizację danych i zachować plik archiwum w bezpiecznym miejscu. 2. Jeśli korzystamy z wersji sieciowej programu, aktualizację wykonujemy na serwerze lub z dowolnej końcówki, ale na dysku serwera. 3. Jeśli instalujemy w ten sposób wersję programu, której numer jest zgodny z numerem naszego dotychczasowego programu na pierwszej cyfrze, to w przypadku nieważnego abonamentu, zaktualizowany program będzie miał zablokowane wydruki i eksport danych. W przypadku, gdy data ważności abonamentu jest już nieaktualna, należy skontaktować się z dystrybutorem lub producentem w celu przedłużenia abonamentu na kolejne 12-miesięcy. Po otrzymaniu płyty CD-ROM lub klucza z licencją zawierającą przedłużoną datę abonamentu wczytujemy nową licencję do dotychczasowego programu - patrz: Wczytanie licencji. Posiadając ważny już abonament możemy przystąpić do zaktualizowania programu. Aktualizację programu należy wykonywać regularnie w trakcie pracy z programem. Najlepszym rozwiązaniem jest zautomatyzowanie tej czynności poprzez ustawienie w menu Ustawienia - Środowisko - Internet parametru Sprawdzaj automatycznie czy jest dostępna nowa wersja. Po włączeniu tego parametru program będzie sprawdzał przy pierwszym uruchomieniu każdego dnia czy jest dostępna aktualizacja programu. 31 32
Konwersja danych z wcześniejszej wersji Konwersja danych z programów TURBO... dla DOS Jeśli aktualizujemy program wersją demonstracyjną i numer tej wersji różni się od numeru dotychczasowej wersji na pierwszych dwóch cyfrach, to po uruchomieniu nowej wersji pokaże nam się "czysty" program, bez naszej licencji i wprowadzonych do tej pory danych. Po uruchomieniu funkcji menu głównego Zbiory - Narzędzia - Konwersja danych z wcześniejszej wersji licencja i dotychczasowe dane pojawiąą się w programie. W okienku Konwerter program będzie nas prowadził przez proces konwersji i w pewnym momencie zapyta o katalog z danymi źródłowymi, czyli o miejscee instalacji poprzedniej wersji. Domyślnie program podpowie standardowy folder instalacyjny poprzedniej wersji programu. Jeśli zainstalowaliśmy dotychczasową wersję do innego katalogu niż standardowy, to musimy go wskazać klikając albo program zrobi to za nas po wybraniu funkcji Wyszukaj. W przypadku problemów ze zlokalizowaniem dotychczasowej bazy danych możemy ją odczytać, wywołując w poprzedniej wersji programu funkcję Zmiana bazy danych (w menu Zbiory - Narzędzia). Jeśli dotychczas korzystaliśmy z systemów RESET2 serii TURBO... dla DOS, np.: TurboFirma, TurboSprzedaż, TurboFaktury lub TurboKasa, możemy po instalacji programu dokonać konwersji danych z tych programów. Konwersja dotyczy tylko biblioteki kontrahentów i asortymentów oraz w przypadku Turbo Sprzedaży ewidencji stanów magazynowych, która jest przenoszona jako bilans otwarcia. UWAGA. Jeżeli zamierzamy konwertować stany magazynowe, należy przed uruchomieniem konwertera odpowiednio ustawić wartość parametru Precyzja (dane bieżącej firmy zakładka Ustawienia - Ogólne parametr Precyzja). Powinien on odpowiadać liczbie literek G wpisanych w TurboSprzedaży w menu F9 Opcje - Środowiskoo - Układ ilości. Konwerter danych uruchamia się poleceniem menu głównego Zbiory - Narzędzia - Konwersja danych z programów TURBO... dla DOS. Klikając w przycisk Dalej >>, na kolejnych ekranach konwertera: 1. wybieramy rodzaj posiadanego programu 2. wskazujemy folder (katalog) zawierający dane. Jeżeli nie jesteśmy pewni jaki to folder, możemy skorzystać z automatycznego wyszukania odpowiednich danych (przycisk Wyszukaj) 3. rozpoczynamy konwersję klikając w przycisk Start Po wykonaniu konwersji, przed rozpoczęciem normalnej pracy, wskazane jest: wykonanie weryfikacji bazy danych (poleceniem menu głównego Zbiory - Narzędzia - Weryfikacja bazy danych) z zaznaczoną opcją Odbudowa powiązań relacyjnych. Zabezpieczy nas to przed ewentualnym późniejszym przypadkowym usunięciem asortymentów lub magazynów wykorzystanych na bilansie otwarcia. wykonanie w oknie z asortymentami funkcji menu podręcznego (prawy klawisz myszy) Dodatkowe funkcje - Aktualizuj stany magazynowe dla wszystkich magazynów dostępnych w bibliotece magazynów. Tzn.: ustawiamy magazyn we F4 właściwościach okna w polu Filtr - Magazyn, wykonujemy funkcję Aktualizuj stany magazynowe, zmieniamy we właściwościach magazyn na kolejny z listy, ponownie wykonujemy Aktualizuj... i tak dla wszystkich magazynów. wykonanie w oknie z asortymentami funkcji menu podręcznego (prawy klawisz myszy) Dodatkowe funkcje - Aktualizuj ceny sprzedaży 33 34
ROZPOCZĘCIE PRACY Po uruchomieniu programu pokaże się okno główne, zawierającee wszystkie narzędzia i funkcje dostępne w programie. Wciskając F1 w dowolnym miejscu programu, możemy uzyskać pomoc kontekstową, dotyczącąą aktualnego okna programu. Przed rozpoczęciem normalnej pracy należy określić użytkowników, którzy będąą korzystali z programu oraz wprowadzić dane naszej firmy. Kolejny krok to wybór oraz wstępne skonfigurowanie odpowiednich modułów programu w zależności od posiadanej wersji programu. Jeśli testujemy wersję demonstracyjną, powinniśmy ją odpowiednio skonfigurować, tak aby pracować na wersji programu zapewniającej potrzebną nam funkcjonalność. Okno główne Okno główne programu, zawiera najważniejsze narzędzia potrzebne do pracy. Na górnym pasku obok nazwy programu odczytaćć możemy numer wersji. Poniżej menu główne (Zbiory, Okna, Raporty,...) zawierające wszystkie podstawowe funkcje systemu. Pod menu głównym zestawy narzędzi, umożliwiające: wybór jednego z podstawowych okien systemu, dotyczących wybranej firmy: PZ - przyjęcia do magazynu Faktury, WZ - sprzedaż i wydania z magazynu MM - przesunięcia międzymagazynowe kasa/bank - raporty kasowe i bankowe windykacja należności przelewy bankowe lista kontrahentów lista asortymentów stan magazynu - wybór aktualnej firmy z możliwością wywołania listy obsługiwanych firm - wybór użytkownika z możliwością wywołania biblioteki użytkowników W dolnej części okna znajdziemy: numer seryjny programu właściciela programu o tym numerze seryjnym aktualny okres datę bieżącą Wygląd okna głównego programu możemy dostosować do własnych preferencji - patrz: Konfiguracja okna głównego. Do menu głównego możemy przejść klikając myszką w odpowiedniej pozycji menu. Możemy również wcisnąć klawisz F10 lub lewy Alt, a następnie klawiszami strzałek (lub naciskając podkreśloną literę) wybrać odpowiednią pozycję. Żeby zakończyć pracę, należy w pozycji menu głównego Zbiory wybrać funkcję Zamknij lub wcisnąć Alt F4 w oknie głównym. Przejść do innych aplikacji (bez wychodzenia z programu) możemy używając klawiszy Alt Tab. Musimy jednak pamiętać, że program cały czas pozostanie otwarty. W pozycji menu Pomoc - Szybki start możemy wywołać skróconą instrukcję obsługi umożliwiającą szybkie rozpoczęcie pracy z programem. W pozycji menu Pomoc - Instrukcja obsługi możemy wywołać pełną instrukcję obsługi. W pozycji menu Pomoc - Instrukcja obsługi do wydrukowaniaa możemy wywołać pełną instrukcję obsługi w formacie PDF. Opcja ta umożliwia łatwy wydruk całej instrukcji na drukarce. Można z niej skorzystać jeśli zakupiliśmy program bez drukowanej instrukcji obsługi. W kolejnych rozdziałach dowiemy się o ogólnych zasadach pracy z programem, funkcjach dostępnych w każdym oknie oraz o tym co można zrobić z każdym przygotowanym wydrukiem. Możemy te rozdziały przejrzeć teraz lub później, jeśli będziemy chcieli usystematyzować sobie wiedzę o zasadach obsługi programu. Konfiguracja okna głównego Każdy użytkownik może dostosować układ głównego okna programu w zakresie: zmiany położenia każdego z pasków narzędzi (zestawu przycisków) z możliwością wyciągnięcia dowolnego zestawu na zewnątrz okna - przeciągając myszą początek każdego zestawu uwidocznienia poszczególnych pasków narzędzi - prawy klawisz myszy wyłączenia lub zmiany tła w programie - patrz niżej: Ustawienia tła 35 36
Klikając prawym klawiszem myszy na dowolnym przycisku okna głównego uzyskujemy dostęp do włączenia lub wyłączenia dowolnego paska z przyciskami oraz tła UWAGA. Jeśli przypadkowo wyłączymy pewne paski narzędzi to najprostszą formą powrotu do ustawień oryginalnych jest skorzystanie z funkcji Przywróć wszystkie paski. Ustawienia tła Tło jest bardzo ważnym elementem, gdyż powoduje, że użytkownik widzi na pulpicie tylko okna uruchomionego systemu. Zaawansowany użytkownik, który pracuje na kilku aplikacjach jednocześnie może zrezygnować z tła. Wtedy będzie miał dostęp do wszystkich ikonek pulpitu i okiem innych programów. Klikając prawym klawiszem myszy w dowolnym miejscu tła programu możemy je wyłączyć (Tło) lub zmienić Ustawienia tła, tzn. możemy ustalić własny obrazek tła (Zmień tło), przywrócić tło standardowe (Standardowe) lub uczynić tło półprzeźroczystym (Kontrast). UWAGA. Dostęp do ustawień tła jest możliwy tylko wtedy, gdy tło jest włączone. Jeśli tło jest wyłączone to musimy je najpierw włączyć, klikając prawym klawiszem w obszarze okna głównego i wybierając z menu pozycję Tło. Ogólne zasady pracy Wszystkie ewidencje i biblioteki prowadzone przez program (faktury, kontrahenci, asortymenty i inne) związane są z oddzielnymi oknami. Obsługa okien (większość przycisków i klawiszy) jest taka sama niezależnie od tego jaką ewidencję takie okno zawiera. Okna dzielą się na dwa rodzaje: proste i złożone. Okno proste składa się z paska narzędziowego udostępniającego najważniejsze funkcje (na górze) oraz listy pozycji (poniżej). Okna proste to np. grupy, banki. Lista pozycji (rekordów) ma formę tabeli. W wierszach tabeli znajdują się kolejne pozycje (np. banki), a w kolumnach wielkości opisujące pozycje (w przypadku banków - nazwa banku i numer oddziału). W oknach złożonych prowadzone są ewidencje wymagające określenia dla każdej pozycji wielu wartości. 37 Dlatego okno złożone zawiera dodatkowo zakładki Lista, Pozycja i Razem (w górnej części okna). Kliknięcie w zakładki lub naciśnięcie klawiszy Ctrl Tab przełącza okno na strony Lista, Pozycja i Razem. Zakładka Pozycja umożliwia wprowadzanie i modyfikacje pozycji z listy. Na zakładce Razem można równocześnie oglądać listę z pozycjami oraz poszczególne pola aktualnie wybranej pozycji. Oknami złożonymi są np. okna z fakturami, kontrahentami, asortymentami itp. Funkcje dostępne w każdym oknie Działanie i wywoływanie podstawowych funkcji jest podobne w większości okien programu: F1 - wywołanie pomocy kontekstowej związanej z danym oknem F12 - określeniee daty bieżącej, daty zamknięcia oraz okresu pracy, czyli przeglądania, wprowadzania i drukowania danych F3 - lista wszystkich funkcji związanych z danym oknem, dostępna również po kliknięciu prawym klawiszem myszy w oknie F5 - powiększenie okna na cały ekran, ponowne naciśnięcie przywraca pierwotny rozmiar 38 Ins, F7 - wprowadzanie nowej pozycji ( np. nowa faktura, nowy kontrahent) F6,Enter - modyfikowanie pozycji Del, F8 - usuwanie pozycji Ctrl Ins - kopiowanie pozycji do bufora Shift Ins - utworzenie nowej pozycji na bazie pozycji wpisanej wcześniej do bufora Ctrl F5 - odświeżanie zawartości okna przydatne przy pracy sieciowej F2 - wydruki związane z danym oknem (np. wydruk faktury, rejestru VAT) Dodatkowo w każdym oknie mamy możliwość wydruku zestawień dotyczących danego okna ( patrz rozdział ZESTAWIENIA I STATYSTYKI - Zestawienia) oraz wydruków systemowych: