Platforma LeoB2B Moduł: Program lojalnościowy Wykaz funkcjonalności Chorzów, 30 sierpnia 2013 r.
Program lojalnościowy to propozycja wzbogacenia systemu LeoB2B o nowe możliwości. Dzięki programowi mogą Państwo zachęcić swoich kontrahentów do bliższego związania się z firmą. Program polega na przyznawaniu punktów za zakupy dokonywane poprzez system LeoB2B lub łącznie z Subiekta i LeoB2B. Przyznawanie punktów może być uzależnione od terminowych spłat zobowiązań przez kontrahentów. Założenia: 1. Punkty są zliczane z zapłaconych dokumentów handlowych wystawionych w Subiekcie w czasie trwania programu lojalnościowego (faktury sprzedaży, rachunki sprzedaży, paragony imienne) - punkty są prezentowane po stronie panelu użytkownika B2B w tabeli dokumentów sprzedaży: ilość punktów wynikająca z danego dokumentu oraz ilość punktów rzeczywiście przyznanych z tytułu terminowej płatności. 2. Punkty są zliczane za zakupy dokonywane: a. wyłącznie poprzez system B2B b. poprzez system B2B oraz bezpośrednio z Subiekta Istnieje możliwość wyboru jednej z opcji. 3. Punkty są liczbami całkowitymi nieujemnymi. Liczba punktów wynikająca z dodatkowych przeliczeń spowodowanych nieterminowiścią spłaty zostanie zaokrąglona wg 3 dostępnych sposobów do wyboru: zaokrąglenie w dół (14,5 -> 14), zaokrąglenie w górę (14,5 -> 15) lub zaokrąglenie matematyczne (14,4 -> 14; 14,5 ->15). Zaokrąglenie jest ustawieniem globalnym dla całego systemu, wybrana opcja jest taka sama dla wszystkich dokumentów i kontrahentów. Zaokrąglenie odbywa się oddzielnie dla każdego dokumentu.
4. Punkty przyporządkowane są do waluty PLN. 5. Należy ustalić kwotę bazową (próg). Punkty przyznawane są za osiągnięcie ustalonego progu bazowego lub jego wielokrotności. Przy wielokrotności osiągniętej kwoty bazowej zostanie naliczona taka sama wielokrotność punktów. Do obliczeń brane są wartości netto. Rysunek 1: Konfiguracja Programu lojalnościowego w systemie LeoB2B Przykład: kwota bazowa: 100,00 zł na fakturze netto: 500,00 zł -> przyznano punktów: 5 na fakturze netto: 599,99 zł -> przyznano punktów: 5 na fakturze netto: 600,00 zł -> przyznano punktów: 6
6. Można ustalić minimalną wartość pojedynczego dokumentu, od której rozpocznie się naliczanie punktów. Przykład: kwota bazowa: 100,00 zł, kwota minimalna: 500,00 zł, na fakturze netto: 499,99 zł -> przyznano punktów: 0 na fakturze netto: 500,00 zł -> przyznano punktów: 5 7. Można przyporządkować odpowiednią ilość punktów dla braku spóźnienia płatności oraz (w razie potrzeby) odpowiednio pomniejszyć przydzielone punkty w zależności od spóźnienia. Funkcjonalność jest realizowana przy pomocy tabeli przyporządkowań Przedziały spóźnienia (rys. 1). 8. Jest możliwość określenia wielu przedziałów spóźnienia płatności (program nie ma ograniczenia ilości przedziałów). 9. Jako dokument zapłacony przyjęto dokument ze spłatą 100% należności - płatność częściowa nie skutkuje przyznaniem punktów. 10. Spóźnienie płatności jest to liczba dni, które upłynęły od dnia będącego terminem płatności do dnia spłacenia 100% należności. Funkcjonalność działa inaczej niż w Subiekcie w tabeli Rozrachunki wg kontrahentów. W programie lojalnościowym liczba dni spóźnienia nie jest wyliczana dynamicznie, lecz dopiero po dokonaniu spłaty. 11. W programie mogą brać udział kontrahenci oznaczeni odpowiednią cechą (np. program lojalnościowy). Wybranie cechy kwalifikującej kontrahenta do LeoB2B spowoduje, że wszyscy kontrahenci LeoB2B zostaną skierowani do udziału w programie. 12. Program wymaga użycia 3 pól własnych standardowych kontrahenta, do których wpisywane są: suma punktów, punkty ujemne uwagi do programu. 13. Liczba punktów umieszczana jest w polu własnym kontrahenta na zasadzie autouzupełnienia -
wpisy dokonane ręcznie zostaną zamienione przez wyliczoną przez algorytm liczbą punktów. 14. Łączna liczba punktów odpowiadających wydanym nagrodom lub wynikająca z korekt faktur sprzedaży jest wpisywana w kolejne pole własne kontrahenta jako liczba dodatnia. Podczas tej samej sesji (otwarcia okienka edycji kontrahenta) należy dokonać opisu czynności w trzecim polu własnym - liczba zostanie skojarzona z opisem i będzie prezentowana w dodatkowym zestawieniu w Subiekcie. Liczba punktów odpowiadających wydanym nagrodom musi być sumą wszystkich zrealizowanych punktów, tzn. jeżeli kontrahent odebrał nagrodę za 100 pkt. wpisujemy 100, jeżeli ten sam kontrahent kolejny raz odebrał nagrodę tym razem za 50 punktów, wpisujemy 150 itd. - funkcjonalność taka pozwala umieścić wszystkie dane w Subiekcie. Realizacja tego zagadnienia w inny sposób spowoduje konieczność powstania dodatkowej aplikacji do obsługi programu lojalnościowego, co znacznie skomplikuje system. 15. Pole opis może zawierać do 50 znaków. 16. Punkty przyznawane są dla kontrahenta (nie ma możliwości ustawiania punktów dla pracownika kontrahenta, opiekuna itp.). 17. Czas trwania programu lojalnościowego jest określony jako przedział (od dnia do dnia). Punkty są przyznawane dla dokumentów sprzedaży wystawionych w czasie trwania danej edycji programu. Po zakończeniu trwania programu punkty z nowych dokumentów nie będą dodawane, natomiast wyświetlana będzie aktualna ilość punktów z uwzględnieniem zrealizowanych. W zależności od wewnętrznego regulaminu Państwa firmy punkty będą mogły być wyświetlane dowolną ilość czasu po zakończeniu trwania programu - w tym czasie ich liczba będzie stopniowo się zmniejszała sukcesywnie w miarę realizacji punktów w formie nagród rzeczowych. Wyzerowanie licznika punktów nastąpi ręcznie z polecenia administratora systemu. W tym samym czasie można rozpocząć nowy program lojalnościowy (regulamin, marketing itp.). Prezentacja punktów z kolejnej edycji programu nastąpi automatycznie niezwłocznie po wyzerowaniu stanu liczników edycji poprzedniej. Dla nowej edycji można ustawić datę wsteczną. Przykład: I edycja do 31.01.2014, II edycja od 01.02.2014 faktura z 31.01 zapłacona 01.02 -> punkty przyznane do I edycji faktura z 01.02 -> punkty niewidoczne w panelu użytkownika do czasu zamknięcia I edycji. Po wyzerowaniu liczników, w panelu użytkownika pojawią się punkty przyznane z tytułu faktury z 01.02. Użytkownik będzie mógł śledzić przyznane "nowe" punkty z poziomu tabeli dokumentów.
18. Punkty mogą być wyliczane od wartości netto całego dokumentu lub dla konkretnych towarów skierowanych do promowania poprzez program lojalnościowy. Oznaczenie wybranych towarów dokonuje się poprzez dodanie do nich odpowiedniej cechy.