Szkolenie dla koordynatorów projektów Programu Równać Szanse Regionalny Konkurs Grantowy 2016 Informacje dotyczące realizacji projektu i współpracy z PFDiM
Podpisanie umowy dotacyjnej VAT na umowie zaznaczamy czy organizacja/ instytucja jest płatnikiem VAT. Rachunek bankowy w umowie wpisujemy numer rachunku bankowego oraz nazwę właściciela rachunku. Na rachunku bankowym muszą się znaleźć wyłącznie środki otrzymane z Polskiej Fundacji Dzieci i Młodzieży.
Podpisanie umowy dotacyjnej VAT Rachunek Bankowy
Ostateczny termin odesłania podpisanej umowy 1-go lutego 2017 r.
Przekazanie dotacji Dotacja zostanie przelana 10 lutego po otrzymaniu przez PFDiM prawidłowo podpisanej umowy wraz z wymaganymi załącznikami (do 1-go lutego 2017 r.) oraz wypełnieniu ankiety początkowej dotowanego (do 1-go lutego 2017 r.). Nie dotrzymanie wszystkich warunków skutkuje przesunięciem o miesiąc przekazania dotacji tj. 10 marca 2017 r.
Umowę dotacyjną należy zarejestrować w Ministerstwie Spraw Zagranicznych w terminie jednego miesiąca od otrzymania środków na konto
Rejestracja umowy w MSZ W celu otrzymania zaświadczenia należy przesłać do Departamentu Wdrażania Programów Rozwojowych w Ministerstwie Spraw Zagranicznych trzy dokumenty: pismo przewodnie do Dyrektora Departamentu (wzór w materiale Marcina Tomalaka/ Katarzyny Adamskiej - Dutkiewicz, załącznik 2 do pobrania ze strony www.rownacszanse -> dla Koordynatorów -> Biblioteka -> Jak odzyskać VAT płacony za towary i usługi), kopię umowy grantowej z PFDiM potwierdzoną za zgodność z oryginałem (pieczęć i podpis), kopia umowy musi być potwierdzona za zgodność z oryginałem (pieczęć i podpis), dokument potwierdzający posiadanie odrębnego rachunku bankowego, na którym są zgromadzone wyłącznie środki pomocowe.
Zwolnienie z podatku VAT Środki bezzwrotnej pomocy zagranicznej, przekazywane przez Polsko- Amerykańską Fundację Wolności za pośrednictwem Polskiej Fundacji Dzieci i Młodzieży na realizację Programu Równać Szanse, są zwolnione z podatku VAT oraz z podatku dochodowego od osób fizycznych. Marcin Tomalak, Katarzyna Adamska-Dutkiewicz "Jak odzyskać VAT płacony za towary i usługi?" (wraz z wzorami pism) - http://rownacszanse.pl/20
Rozliczenie projektu 1. Organizacje Płatnicy VAT rozliczają się w kwotach NETTO. 2. Organizacje niebędące Płatnikami VAT rozliczają się w kwotach BRUTTO, chyba że odzyskują podatek VAT z Urzędu Skarbowego wówczas także w kwotach NETTO. Procedura odzyskiwania VAT jest opisana w publikacji Jak odzyskiwać VAT? Dostępnej na www.rownacszanse.pl
Zasady współpracy z PFDiM Obowiązującym budżetem podczas realizacji projektu jest budżet znajdujący się w Umowie dotacyjnej (załącznik nr 2)
Zasady współpracy z PFDiM Termin wydawania środków dotacji od daty przyznania dotacji do końca realizacji projektu, zgodnie z pkt. Projekt ppkt. 7. wniosku.
Zasady współpracy z PFDiM Zmiany w budżecie : +/- 10% w poszczególnych kategoriach zgodnie z umową dotacyjną 14 pkt. 2 bez uprzedniej zgody PFDiM. Inne zmiany przeprowadza się wyłącznie poprzez Panel Wnioskodawcy: Propozycja zmiany powyżej 10% oraz propozycja zmiany kategorii jest dokonywana po otrzymaniu zgody PFDiM przy wprowadzeniu zmian w budżecie należy pamiętać o nieprzekraczalnych 25% na sprzęt
Zasady współpracy z PFDiM Zmiany, przesunięcia terminów itp. w harmonogramie projektu informacja mailowa, przed dokonaniem zmiany, do kierownika Programu Artura Łęgi a.lega@pcyf.org.pl
Zasady współpracy z PFDiM cd. Monitoring projektu spotkanie z koordynatorem i grupą młodzieży realizującej projekt (informacja na stronie www.rownacszanse.pl oraz telefoniczna) Informacja o sponsorze oraz logotypy - Polsko- Amerykańskiej Fundacji Wolności, Polskiej Fundacji Dzieci i Młodzieży oraz Programu Równać Szanse są do pobrania ze strony www.rownacszanse.pl -> dla Koordynatorów - > do pobrania -> Logotypy Otrzymane naklejki prosimy umieszczać na sprzęcie zakupionym ze środków dotacji
Zasady współpracy z PFDiM cd. Wszystkie materiały promocyjne np. filmy, adresy powstałych stron internetowych, relacje z imprez, skany artykułów prasowych prosimy o przesyłanie na adres mailowy: p.walecki@pcyf.org.pl
Promocja
Panel Wnioskodawcy
Panel Wnioskodawcy
Panel Wnioskodawcy
Panel Wnioskodawcy
Panel Wnioskodawcy - Zmiany budżetu
Panel Wnioskodawcy - Zmiany budżetu 1 2 3
Panel Wnioskodawcy - Zmiany budżetu Zgłoś zmianę 4 5
Panel Wnioskodawcy - Zmiany budżetu Propozycja zmiany może zostać: zaakceptowana (budżet zostanie odblokowany i zaktualizowany do nowych wartości); odrzucona (budżet zostanie odblokowany, a wartości pozostaną niezmienione); skomentowany (budżet zostanie odblokowany, a pod zmianą pojawi się komentarz celem doprecyzowania lub prośbą o kontakt.
Panel Wnioskodawcy - Relacje Grantobiorca otrzymuje email przypominający o możliwości dodaniu relacji aby o takiej możliwości nie zapomniał. Grantobiorca tworzy relację w systemie (w panelu wnioskodawcy) oraz wysyła ją do weryfikacji administratora. Grantobiorca otrzymuje powiadomienie o zmianie statusu relacji jako wymagającej poprawy aby skutecznie i niezwłocznie został poinformowany, iż relacja wymaga modyfikacji. Grantobiorca może zmodyfikować wcześniej wprowadzoną relację, aby dostosować jej treść do wymagań administratora. Grantobiorca otrzymuje powiadomienie o zmianie statusu relacji jako opublikowanej aby mógł przystąpić do promowania relacji w kanałach własnych (głównie social media). Grantobiorca ma dostęp do listy relacji utworzonych dla danego projektu aby miał rozeznanie w tym, jakie relacje w danym projekcie zostały już utworzone.
Panel Wnioskodawcy - Relacje
Panel Wnioskodawcy - Relacje
Panel Wnioskodawcy - Relacje
Panel Wnioskodawcy - Raporty raporty końcowe (merytoryczny i finansowy) należy wypełnić w Panelu Wnioskodawcy; po kliknięciu Złóż sprawozdanie system wygeneruje sprawozdanie w formacie pdf; uwaga! Każde sprawozdanie wypełniamy oddzielnie; należy je wydrukować, opieczętować, podpisać (te same osoby, które podpisywały umowę); przysłać pocztą na adres Polskiej Fundacji Dzieci i Młodzieży: Polska Fundacja Dzieci i Młodzieży ul. Kredytowa 6/20 00-062 Warszawa
Panel Wnioskodawcy - Raport Merytoryczny
Panel Wnioskodawcy - Raport Merytoryczny
Panel Wnioskodawcy - Raport Merytoryczny formatka raportu merytorycznego zostanie udostępniona w Panelu Wnioskodawcy na przełomie kwietnia i maja; po wypełnieniu raportu należy kliknąć wyślij ; wygenerowany w formacie PDF raport merytoryczny należy wydrukować, opieczętować, podpisać i wraz z raportem finansowym przesłać na adres Fundacji
Panel Wnioskodawcy - Raport Finansowy (formatka budżetu + zestawienie rachunków)
Panel Wnioskodawcy - Raport Finansowy (zestawienie rachunków) w Panelu Wnioskodawcy należy: 1. wybrać odpowiednią kategorię budżetową; 2. wpisać numer rachunku; 3. datę wystawienia rachunku (rok-miesiącdzień, np. 2016-04-30); 4. wpisać wystawcę rachunku; 5. wpisać kwotę brutto; 6. wpisać kwotę netto; 7. wpisać kwotę rozliczaną (wydaną wyłącznie ze środków dotacji);
Panel Wnioskodawcy - Raport Finansowy wpisywane dane należy zapisywać do schowka;
Panel Wnioskodawcy - Raport Finansowy (zestawienie rachunków) Wpisywanie rachunków powoduje automatyczne aktualizowanie się budżetu w pierwszej zakładce; Dzięki bieżącemu wpisywaniu uzyskanych faktur koordynator może kontrolować stan wydatków ze środków dotacji. Procent wydatkowanych środków będzie się aktualizował w 3 kolumnie
Panel Wnioskodawcy - Raport Finansowy (formatka budżetu)
Panel Wnioskodawcy - Raport Finansowy po zakończeniu wpisywania całego zestawienia rachunków należy kliknąć wyślij sprawozdanie finansowe końcowe ; system wygeneruje w formacie PDF raport finansowy końcowy (formatka raportu + zestawienie rachunków); raport należy wydrukować, opieczętować i podpisać, a następnie wysłać na adres Fundacji;
Panel Wnioskodawcy - Raport Finansowy (formatka budżetu)
Panel Wnioskodawcy - Raport Finansowy nie należy dołączać do raportu kopii rachunków i faktur, itp. (wyjątek stanowią grupy nieformalnych, które mają obowiązek przesłać rachunki) wszystkie dokumenty finansowe winny być wystawiane na właściciela konta; transport, delegacje rozliczane zgodnie z przyjętymi w danej księgowości zasadami; koszty telefoniczne rozliczane na podstawie bilingu lub faktury za kartę tel.
W raporcie finansowym rozliczana jest wyłącznie kwota przyznanej dotacji.
Rozliczenie projektu 1. Organizacje Płatnicy VAT rozliczają się w kwotach NETTO. 2. Organizacje niebędące Płatnikami VAT rozliczają się w kwotach BRUTTO, chyba że odzyskują podatek VAT z Urzędu Skarbowego wówczas także w kwotach NETTO. Procedura odzyskiwania VAT jest opisana w publikacji Jak odzyskiwać VAT? Dostępnej na www.rownacszanse.pl
Raporty merytoryczne i finansowe przesyłamy do biura Fundacji po zakończeniu działań. Ostateczny termin nadesłania raportów w wersji papierowej oraz wypełnienia ankiety końcowej dotowanego upływa 2-go października 2017 r.
www.rownacszanse.pl