Szkolenie dla koordynatorów projektów Programu Równać Szanse Regionalny Konkurs Grantowy 2015

Transkrypt

1 Szkolenie dla koordynatorów projektów Programu Równać Szanse Regionalny Konkurs Grantowy 2015 Informacje dotyczące realizacji projektu i współpracy z PFDiM

2 Podpisanie umowy dotacyjnej Na pierwszej stronie należy: wpisać osoby reprezentujące Państwa instytucję bądź organizację pozarządową (nawet jeśli formalnie organizację/instytucję może reprezentować jedna osoba - prosimy aby umowa została podpisana przez dwóch reprezentantów) zaznaczyć, czy Państwa organizacja jest, bądź nie jest podatnikiem VAT, wpisać numer konta bankowego przeznaczonego wyłącznie na środki z dotacji. Wzór prawidłowo podpisanej umowy znajdziecie Państwo na stronie internetowej w zakładce Dla koordynatorów -> Do pobrania -> Umowy.

3 Podpisanie umowy dotacyjnej

4 Podpisanie umowy dotacyjnej Na trzeciej stronie: składają swój podpis wszystkie osoby wymienione na stronie pierwszej, należy postawić stempel organizacji, która otrzymała dotację.

5 Podpisanie umowy dotacyjnej

6 Podpisanie umowy dotacyjnej Pod budżetem: Składają swoje podpisy wszystkie osoby wymienione na stronie pierwszej, Należy postawić stempel organizacji, która otrzymała dotację, Budżet podpisuje również osoba, która będzie sporządzała raporty finansowe (nawet gdy jest to ta sama osoba, która podpisuje umowę w imieniu organizacji w takim przypadku składa ona podpis dwa razy).

7 Podpisanie umowy dotacyjnej

8 Podpisanie umowy dotacyjnej Pod załącznikiem nr 3: Składają swoje podpisy wszystkie osoby wymienione na stronie pierwszej, Należy postawić stempel organizacji, która otrzymała dotację.

9 Podpisanie umowy dotacyjnej

10 Rachunek bankowy na rachunku bankowym powinny się znaleźć wyłącznie środki otrzymane z Polskiej Fundacji Dzieci i Młodzieży.

11 Termin odesłania podpisanej umowy 1-go lutego 2016 r.

12 Przekazanie dotacji Dotacja zostanie przelana 5 lutego po wypełnieniu ankiety początkowej dotowanego (do 1-go lutego) oraz po otrzymaniu przez PFDiM prawidłowo podpisanej umowy wraz z wymaganymi załącznikami Nie dotrzymanie wszystkich warunków skutkuje przesunięciem o miesiąc przekazania dotacji tj. 10 marca 2016 r.

13 Umowę dotacyjną należy zarejestrować w Ministerstwie Spraw Zagranicznych w terminie jednego miesiąca od otrzymania środków na konto

14 Rejestracja umowy w MSZ W celu otrzymania zaświadczenia należy przesłać do Departamentu Wdrażania Programów Rozwojowych w Ministerstwie Spraw Zagranicznych trzy dokumenty: pismo przewodnie do Dyrektora Departamentu (wzór w materiale Marcina Tomalaka, załącznik 2 do pobrania ze strony -> dla Koordynatorów -> Biblioteka -> Jak odzyskać VAT płacony za towary i usługi), kopię umowy grantowej z PFDiM potwierdzoną za zgodność z oryginałem (pieczęć i podpis), kopia umowy musi być potwierdzona za zgodność z oryginałem (pieczęć i podpis), dokument potwierdzający posiadanie odrębnego rachunku bankowego, na którym są zgromadzone wyłącznie środki pomocowe.

15 Zwolnienie z podatku VAT Środki bezzwrotnej pomocy zagranicznej, przekazywane przez Polsko- Amerykańską Fundację Wolności za pośrednictwem Polskiej Fundacji Dzieci i Młodzieży na realizację Programu Równać Szanse, są zwolnione z podatku VAT oraz z podatku dochodowego od osób fizycznych. Marcin Tomalak, Katarzyna Adamska-Dutkiewicz "Jak odzyskać VAT płacony za towary i usługi?" (wraz z wzorami pism) -

16 Podatnicy podatku VAT rozliczają przyznaną dotację w kwotach netto Podatnicy nie będący podatnikami VAT mogą rozliczyć dotację w kwotach brutto

17 Zasady współpracy z PFDiM Zmiany, przesunięcia terminów itp. w harmonogramie projektu informacja mailowa przed dokonaniem zmiany do kierownika Programu Pana Artura Łęgi a.lega@pcyf.org.pl

18 Zasady współpracy z PFDiM Obowiązującym budżetem podczas realizacji projektu jest budżet znajdujący się w Umowie dotacyjnej (załącznik nr 2)

19 Zasady współpracy z PFDiM Termin wydawania środków dotacji od daty przyznania dotacji do końca zadeklarowanej realizacji projektu.

20 Zasady współpracy z PFDiM zmiany w budżecie przeprowadza się wyłącznie poprzez Panel Wnioskodawcy: +/- 10% w poszczególnych kategoriach zgodnie z umową dotacyjną 14 pkt. 2 bez uprzedniej zgody PFDiM zmiany powyżej 10% oraz zmiana kategorii - Panel Wnioskodawcy przy wprowadzeniu zmian w budżecie należy pamiętać o nieprzekraczalnych 30% na sprzęt

21 Zasady współpracy z PFDiM cd. Monitoring projektu spotkanie z koordynatorem i grupą młodzieży realizującej projekt (informacja na stronie oraz telefoniczna) Informacja o sponsorze oraz logotypy - Polsko- Amerykańskiej Fundacji Wolności, Polskiej Fundacji Dzieci i Młodzieży oraz Programu Równać Szanse są do pobrania ze strony -> dla Koordynatorów - > do pobrania -> Logotypy Otrzymane naklejki prosimy umieszczać na sprzęcie zakupionym ze środków dotacji

22 Zasady współpracy z PFDiM cd. Wszystkie materiały promocyjne np. filmy, adresy powstałych stron internetowych, relacje z imprez, skany artykułów prasowych prosimy o przesyłanie na adres mailowy: p.walecki@pcyf.org.pl

23 Panel Wnioskodawcy

24

25

26

27 Panel Wnioskodawcy - Zmiany budżetu

28 Panel Wnioskodawcy - Zmiany budżetu 1 2 3

29 Panel Wnioskodawcy - Zmiany budżetu Zgłoś zmianę 4 5

30 Panel Wnioskodawcy raporty końcowe (merytoryczny i finansowy) należy wypełnić w Panelu Wnioskodawcy; po kliknięciu zapisz i sprawdź poprawność system wygeneruje raport o poprawności wpisanych danych; po kliknięciu Złóż sprawozdanie system wygeneruje sprawozdanie w formacie pdf; należy je wydrukować, opieczętować, podpisać (te same osoby, które podpisywały umowę); przysłać pocztą na adres Polskiej Fundacji Dzieci i Młodzieży: Polska Fundacja Dzieci i Młodzieży ul. Kredytowa 6/ Warszawa

31 Raport Merytoryczny

32 Raport Merytoryczny

33 Raport Merytoryczny formatka raportu merytorycznego zostanie udostępniona w Panelu Wnioskodawcy; po wypełnieniu raportu należy kliknąć wyślij ; wygenerowany w formacie PDF raport merytoryczny należy wydrukować, opieczętować, podpisać i wraz z raportem finansowym przesłać na adres Fundacji

34 Raport Finansowy (formatka budżetu + zestawienie rachunków) w Panelu Wnioskodawcy należy: 1. wybrać odpowiednią kategorię budżetową; 2. wpisać numer rachunku; 3. datę wystawienia rachunku (rok-miesiącdzień, np ); 4. wpisać wystawcę rachunku; 5. wpisać kwotę brutto; 6. wpisać kwotę netto; 7. wpisać kwotę (wydaną wyłącznie ze środków dotacji);

35

36 wpisywane dane należy zapisywać do schowka ; system umożliwia podgląd przygotowywanego raportu finansowego; po zakończeniu wpisywania całego zestawienia rachunków należy kliknąć wyślij sprawozdanie finansowe końcowe ; system wygeneruje w formacie PDF raport finansowy końcowy (formatka raportu + zestawienie rachunków); raport należy wydrukować, opieczętować i podpisać, a następnie wysłać na adres Fundacji;

37 Raport Finansowy nie należy dołączać do raportu rachunków, faktur, itp. wszystkie dokumenty finansowe winny być wystawiane na właściciela konta; transport, delegacje rozliczane zgodnie z przyjętymi w danej księgowości zasadami; koszty telefoniczne rozliczane na podstawie bilingu lub faktury za kartę tel.

38 W raporcie finansowym końcowym rozliczana jest wyłącznie kwota przyznanej dotacji.

39 Rozliczenie projektu w kwotach netto/brutto zgodnie z informacją zadeklarowaną na pierwszej stronie Umowy dotacyjnej

40 Raporty merytoryczne i finansowe przesyłamy do biura Fundacji po zakończeniu działań. Ostateczny termin nadesłania raportów w wersji papierowej oraz wypełnienia ankiety końcowej dotowanego upływa 3-go października 2016 r.

41