Szkolenie dla koordynatorów projektów Programu Równać Szanse Regionalny Konkurs Grantowy 2014

Transkrypt

1 Szkolenie dla koordynatorów projektów Programu Równać Szanse Regionalny Konkurs Grantowy 2014 Informacje dotyczące realizacji projektu i współpracy z PFDiM

2 Podpisanie umowy dotacyjnej Na pierwszej stronie należy: wpisać osoby reprezentujące Państwa instytucję bądź organizację pozarządową (nawet jeśli formalnie organizację/instytucję może reprezentować jedna osoba - prosimy aby umowa została podpisana przez dwóch reprezentantów) zaznaczyć, czy Państwa organizacja jest, bądź nie jest podatnikiem VAT, wpisać numer konta bankowego przeznaczonego wyłącznie na środki z dotacji. Wzór prawidłowo podpisanej umowy znajdziecie Państwo na stronie internetowej w dziale Polecamy/Umowy.

3 Podpisanie umowy dotacyjnej

4 Podpisanie umowy dotacyjnej Na trzeciej stronie: składają swój podpis wszystkie osoby wymienione na stronie pierwszej, należy postawić stempel organizacji, która otrzymała dotację.

5 Podpisanie umowy dotacyjnej

6 Podpisanie umowy dotacyjnej Pod budżetem: Składają swoje podpisy wszystkie osoby wymienione na stronie pierwszej, Należy postawić stempel organizacji, która otrzymała dotację, Budżet podpisuje również osoba, która będzie sporządzała raporty finansowe.

7 Podpisanie umowy dotacyjnej

8 Podpisanie umowy dotacyjnej Pod załącznikiem nr 3: Składają swoje podpisy wszystkie osoby wymienione na stronie pierwszej, Należy postawić stempel organizacji, która otrzymała dotację.

9 Podpisanie umowy dotacyjnej

10 Rachunek bankowy na rachunku bankowym powinny się znaleźć wyłącznie środki otrzymane z Polskiej Fundacji Dzieci i Młodzieży.

11 Termin odesłania podpisanej umowy 2-go lutego 2015 r.

12 Przekazanie dotacji Dotacja zostanie przelana 6 lutego po wypełnieniu ankiety początkowej dotowanego (do 2 lutego) oraz po otrzymaniu przez PFDiM prawidłowo podpisanej umowy wraz z wymaganymi załącznikami Nie dotrzymanie wszystkich warunków skutkuje przesunięciem o miesiąc przekazania dotacji tj. 6 marca 2015 r.

13 Umowę dotacyjną należy zarejestrować w Ministerstwie Spraw Zagranicznych w terminie jednego miesiąca od otrzymania środków na konto

14 Rejestracja umowy w MSZ W celu otrzymania zaświadczenia należy przesłać do Departamentu Wdrażania Programów Rozwojowych w Ministerstwie Spraw Zagranicznych trzy dokumenty: pismo przewodnie do Dyrektora Departamentu (wzór w materiale Marcina Tomalaka, załącznik 2), kopię umowy grantowej z PFDiM potwierdzoną za zgodność z oryginałem (pieczęć i podpis), dokument potwierdzający posiadanie odrębnego rachunku bankowego, na którym są zgromadzone wyłącznie środki pomocowe. Kopia umowy musi być potwierdzona za zgodność z oryginałem (pieczęć i podpis).

15 Zwolnienie z podatku VAT Środki bezzwrotnej pomocy zagranicznej, przekazywane przez Polsko- Amerykańską Fundację Wolności za pośrednictwem Polskiej Fundacji Dzieci i Młodzieży na realizację Programu Równać Szanse, są zwolnione z podatku VAT oraz z podatku dochodowego od osób fizycznych. Marcin Tomalak, Katarzyna Adamska-Dutkiewicz "Jak odzyskać VAT?" (wraz z wzorami pism) - VAT

16 Podatnicy podatku VAT rozliczają przyznaną dotację w kwotach netto Podatnicy nie będący podatnikami VAT mogą rozliczyć dotację w kwotach brutto

17 Zasady współpracy z PFDiM Zmiany, przesunięcia terminów itp. w harmonogramie projektu informacja mailowa do kierownika Programu Pana Artura Łęgi a.lega@pcyf.org.pl

18 Zasady współpracy z PFDiM Obowiązującym budżetem podczas realizacji projektu jest budżet znajdujący się w Umowie dotacyjnej (załącznik Nr 2)

19 Zasady współpracy z PFDiM Termin wydawania środków dotacji od daty przyznania dotacji do końca realizacji projektu.

20 Zasady współpracy z PFDiM zmiany w budżecie przeprowadza się wyłącznie poprzez Panel Wnioskodawcy: +/- 10% w poszczególnych kategoriach zgodnie z umową dotacyjną 14 pkt. 2 bez uprzedniej zgody PFDiM zmiany powyżej 10% oraz zmiana kategorii - Panel Wnioskodawcy przy wprowadzeniu zmian w budżecie należy pamiętać o nieprzekraczalnych 30% na sprzęt

21 Zasady współpracy z PFDiM cd. Monitoring projektu spotkanie z koordynatorem i grupą młodzieży realizującej projekt (informacja na stronie oraz telefoniczna) Informacja o sponsorze oraz logotypy - Polsko- Amerykańskiej Fundacji Wolności, Polskiej Fundacji Dzieci i Młodzieży oraz Programu Równać Szanse są do pobrania ze strony Otrzymane naklejki prosimy umieszczać na sprzęcie zakupionym ze środków dotacji

22 Zasady współpracy z PFDiM cd. Wszystkie materiały promocyjne np. filmy, adresy powstałych stron internetowych, relacje z imprez, skany artykułów prasowych prosimy o przesyłanie na adres mailowy: p.walecki@pcyf.org.pl

23 Panel Wnioskodawcy

24

25 Panel Wnioskodawcy - Zmiany budżetu 1 2 3

26 Panel Wnioskodawcy - Zmiany budżetu 4 5

27 Panel Wnioskodawcy raporty końcowe (merytoryczny i finansowy) należy wypełnić w Panelu Wnioskodawcy; po kliknięciu wyślij system generuje w formacie PDF oba raporty; należy je wydrukować, opieczętować, podpisać (te same osoby, które podpisywały umowę); przysłać pocztą na adres Polskiej Fundacji Dzieci i Młodzieży: Polska Fundacja Dzieci i Młodzieży ul. Kredytowa 6/ Warszawa

28 Raport Finansowy (formatka budżetu + zestawienie rachunków) w Panelu Wnioskodawcy należy: 1. wybrać odpowiednią kategorię budżetową; 2. wpisać numer rachunku; 3. datę wystawienia rachunku (rok-miesiącdzień, np ); 4. wpisać wystawcę rachunku; 5. wpisać kwotę brutto; 6. wpisać kwotę netto; 7. wpisać kwotę (wydaną wyłącznie ze środków dotacji);

29

30 wpisywane dane należy zapisywać do schowka ; system umożliwia podgląd przygotowywanego raportu finansowego; po zakończeniu wpisywania całego zestawienia rachunków należy kliknąć wyślij sprawozdanie finansowe końcowe ; system wygeneruje w formacie PDF raport finansowy końcowy (formatka raportu + zestawienie rachunków); raport należy wydrukować, opieczętować i podpisać, a następnie wysłać na adres Fundacji;

31 Raport Finansowy nie należy dołączać do raportu rachunków, faktur, itp. wszystkie dokumenty finansowe winny być wystawiane na właściciela konta; transport, delegacje rozliczane zgodnie z przyjętymi w danej księgowości zasadami; koszty telefoniczne rozliczane na podstawie bilingu lub faktury za kartę tel.

32 W raporcie finansowym końcowym rozliczana jest wyłącznie kwota przyznanej dotacji.

33 Rozliczenie projektu w kwotach netto/brutto zgodnie z informacją zadeklarowaną na pierwszej stronie Umowy dotacyjnej

34 Raport Merytoryczny formatka raportu merytorycznego zostanie udostępniona w Panelu Wnioskodawcy; po wypełnieniu raportu należy kliknąć wyślij ; wygenerowany w formacie PDF raport merytoryczny należy wydrukować, opieczętować, podpisać i wraz z raportem finansowym przesłać na adres Fundacji

35 Raporty merytoryczne i finansowe przesyłamy do biura Fundacji po zakończeniu działań. Ostateczny termin nadesłania raportów w wersji papierowej oraz wypełnienia ankiety końcowej dotowanego upływa 5-go października 2015 r.

36