KSIĄŻKA FINANSOWA OBOZU e-książka 1. Aplikacja pracuje na bazie programu Access 2007 2. Na dysku swojego komputera utwórz nowy folder (np. HAL) Zapisz plik książka finansowa obozu w tym folderze 3. Uruchom program Access 2007 (ze względu na zabezpieczenia w programie Access, w celu prawidłowego działania naszej książki finansowej obozu należy wykonać poniższe czynności. Wykonujemy to tylko raz, chyba, że zmienimy folder, w którym jest nasza książka finansowa obozu)) 3.1. Kliknij w lewym górnym rogu logo Microsoft Office a następnie na dole ramki Opcje programu Access 3.2. Otworzy się nowe okienko Opcje programu Access. Po lewej stronie wybrać Centrum zaufania, a następnie po prawej stronie Ustawienia centrum zaufania 3.3. Otworzy się nowe okienko Centrum zaufania. Po lewej stronie u góry wybieramy Zaufane lokalizacje, następnie po lewo u dołu zaznaczamy Zezwalaj na zaufane lokalizacje w mojej sieci. Po prawej stronie klikamy dodaj nową lokalizację
3.4. Otworzy się kolejne okienko Zaufana lokalizacja pakietu Microsoft Office. Klikamy na przycisk Przeglądaj i wybieramy lokalizację (np. folder HAL, w którym zapisaliśmy naszą książkę finansową obozu). Po wybraniu zaufanej lokalizacji akceptujemy OK 3.5. Wybrana lokalizacja pojawi się w górnej części okienka jako zaufana lokalizacja i zamykamy wszystkie otwarte okienka naciskając OK. 3.6. W celu zwiększenia widoku, można wyłączyć pasek narzędzi (nie jest potrzebny do obsługi bazy). W tym celu klikamy prawym przyciskiem myszy na pasek nad narzędziami i włączamy minimalizuj wstążkę 4. Klikamy ponownie na logo, wybieramy Otwórz, wybieramy bazę książka finansowa obozu. 4.1. przy pierwszym uruchomieniu pojawi się formularz, w który należy wpisać dane organizatora (formularz ten nie pojawi się przy następnych uruchomieniach bazy)
Chorągiew i hufiec wybieramy z rozwijanej listy, pozostałe dane należy wprowadzić na klawiaturze wybór chorągwi wybór hufca 4.2. po zamknięciu formularza z danymi organizatora otworzy się formularz Obóz harcerski. Po lewej stronie są przyciski obsługujące książkę finansową, a po prawej magazyn żywnościowy. 4.3. Najpierw przechodzimy do zakładki Plan wydatków i wprowadzamy koszty z naszego planu finansowego. Umożliwi to analizę naszych wydatków. 4.4. Po przejściu do książki finansowej otwiera się formularz z zestawieniami wpływów i wydatków oraz analiza środków do wykorzystania. Przyciskiem Wprowadzanie zaliczek/faktur przechodzimy do strony wprowadzania danych.
4.5. Na tej stronie są 3 przyciski Przychód, Rozchód gotówkowy, Rozchód przelewowy. Rozpoczynamy od wprowadzenia przychodu zaliczki z komendy hufca. W celu wprowadzenia danych klikamy odpowiedni przycisk i wprowadzamy dane. Wszystkie pola muszą być wypełnione. 4.6. W ostatniej pozycji wybieramy z listy rodzaj rozchodu 4.7. W przypadku pomyłki przy wprowadzaniu danych rozchodu istnieje możliwość wprowadzenia korekty. W tym celu należy przy danej pozycji nacisnąć przycisk edytuj i wprowadzić prawidłowe dane. 4.8. W przypadku konieczności usunięcia pozycji rozchodu naciskamy przycisk usuń i po zastanowieniu, czy chcemy usunąć naciskamy przycisk Tak 4.9. Po wprowadzeniu przychodów i kosztów zamykamy formularz zestawienie wydatków. Na stronie Zestawienie obrotów na obozie mamy zestawienia naszych obrotów oraz wyliczenie ile środków pozostało do wydania. Są również przyciski do przejścia do zestawień faktur (chronologicznie i rodzajami kosztów). 4.10. Przycisk EXPORT DO CSV jest dla księgowych w hufcu. 5. Przed zdaniem dokumentacji w hufcu na pierwszej stronie wybieramy sprawozdanie finansowe i po otwarciu drukujemy. Cały plik (w formie elektronicznej) dostarczamy do księgowego hufca>
6. W przypadku prowadzenia w jednym komputerze kilku książek (kilku turnusów), można zmienić im nazwę, żeby mogły znajdować się w jednym zaufanym folderze. Życzymy miłego korzystania z książki finansowej obozu e-książki hm. Krzysztof Napierała hm. Janusz Wolski ZHP Chorągiew Wielkopolska