Zarządzenie Nr 822/USC/2015 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 20 listopada 2015 r. w sprawie ustalenia Regulaminu Wewnętrznego Urzędu Stanu Cywilnego w Słupsku. Na podstawie 2 ust. 2 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Słupsku ustalonego zarządzeniem Nr 816/OK/2014 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 10 grudnia 2014 r. w sprawie ustalenia Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Słupsku z późniejszymi zmianami zarządzam, co następuje: 1. Ustalam Regulamin Wewnętrzny Urzędu Stanu Cywilnego w Słupsku, stanowiący załącznik do niniejszego zarządzenia. 2. Traci moc zarządzenie Nr 602/USC/10 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 5 sierpnia 2010 r. w sprawie ustalenia Regulaminu Wewnętrznego Urzędu Stanu Cywilnego w Słupsku. Wykonanie zarządzenia powierzam Kierownikowi Urzędu Stanu Cywilnego w Słupsku. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. 3. 4. Z up. PREZYDENTA Miasta Słupska Iwona Wójcik SEKRETARZ MIASTA
Uzasadnienie: 1. Z dniem 1 marca 2015 r. weszła w życie nowa ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. - Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2014 r. poz.1741 z późn.zm.) oraz dwa rozporządzenia wykonawcze Ministerstwa Spraw Wewnętrznych: - w sprawie prowadzenia rejestru stanu cywilnego oraz akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego z dnia 9 lutego 2015 r. (Dz.U. z 2015 r. poz.225), - w sprawie przenoszenia aktów stanu cywilnego do rejestru stanu cywilnego z dnia 5 lutego 2015 r. (Dz.U. z 2015 r. poz.204). Nowe regulacje prawne wprowadzają nowe zasady rejestracji stanu cywilnego w formie elektronicznej przez wszystkie urzędy stanu cywilnego w Polsce. Rejestr stanu cywilnego jest prowadzony przez ministra właściwego do spraw wewnętrznych w systemie teleinformatycznym, natomiast wpisu w rejestrze dokonuje kierownik urzędu stanu cywilnego lub zastępca kierownika urzędu stanu cywilnego. W związku z powyższym należało dokonać zmian zapisu w Regulaminie Wewnętrznym Urzędu Stanu Cywilnego w Słupsku o zmiany wynikające z cytowanych wyżej przepisów prawnych, a dotyczących zakresu zadań realizowanych przez urząd stanu cywilnego. 2. Wydanie Zarządzenia nie generuje kosztów, a zatem nie wskazuje się źródła finansowania.
Załącznik do Zarządzenia Nr 822/USC/2015 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 20 listopada 2015 r. REGULAMIN WEWNĘTRZNY URZĘDU STANU CYWILNEGO W SŁUPSKU
I. Postanowienia ogólne 1. Regulamin Wewnętrzny, zwany dalej regulaminem, określa: 1) zakres działania Urzędu Stanu Cywilnego w Słupsku, 2) strukturę organizacyjną Urzędu Stanu Cywilnego w Słupsku z nazwami stanowisk, ich oznaczeniami literowymi i numerami, 3) zadania Urzędu Stanu Cywilnego w Słupsku ze wskazaniem aktów prawnych regulujących wykonywane zadania, 4) zasady podpisywania pism i decyzji, 5) schemat organizacyjny Urzędu Stanu Cywilnego w Słupsku z określeniem etatowym poszczególnych stanowisk. II. Zakres działania Urzędu Stanu Cywilnego w Słupsku. 2. Urząd Stanu Cywilnego w Słupsku obejmuje swym zasięgiem miasto Słupsk oraz obszar gmin Kobylnica i Słupsk (Zarządzenie Nr 34/1990 Wojewody Słupskiego z 5 października 1990 r. w sprawie ustalenia okręgu Urzędów Stanu Cywilnego w Słupsku i Człuchowie). III.Struktura organizacyjna Urzędu Stanu Cywilnego w Słupsku z nazwami stanowisk, ich oznaczeniami literowymi i numerami. 3. 1. Całokształtem pracy Urzędu Stanu Cywilnego w Słupsku kieruje kierownik (USC.I.) przy pomocy dwóch zastępców (USC.II., USC.III.) 2. W czasie nieobecności kierownika pracami Urzędu Stanu Cywilnego w Słupsku kieruje wyznaczony zastępca kierownika USC. 3. Kierownik USC i zastępcy kierownika USC realizują czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego oraz z zakresu zmiany imienia i nazwiska. 4. Zadania realizowane przez Urząd Stanu Cywilnego są zadaniami zleconymi gminie. 5. W Urzędzie Stanu Cywilnego w Słupsku tworzy się następujące stanowiska pracy: 1) kierownik USC USC.I. 2) zastępca kierownika USC USC.II. 3) zastępca kierownika USC USC.III. 4) stanowisko ds. wydawania odpisów i migracji aktów stanu cywilnego USC.IV. 5) stanowisko ds. rejestracji urodzeń i korespondencji konsularnej USC.V. 6) stanowisko ds. rejestracji zgonów USC.VI. 7) stanowisko ds. zmiany imion i nazwisk USC.VII. 8) stanowisko ds. rejestracji małżeństw USC.VIII. 9) stanowisko ds. archiwum USC USC.IX. 10)stanowisko ds. rejestracji zgonów USC.X 11)stanowisko ds. organizacyjnych i wydawania odpisów oraz zaświadczeń z rejestru stanu cywilnego USC.XI 6. Pracownicy Urzędu Stanu Cywilnego w Słupsku zastępują się wzajemnie, zgodnie z ustaleniami zawartymi w zakresach czynności. 7. Kierownik lub zastępca kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Słupsku może ustalić doraźne zastępstwo niezależnie od ustaleń zawartych w zakresach czynności.
IV. Zadania Urzędu Stanu Cywilnego w Słupsku 4. Zadania kierownika urzędu stanu cywilnego oraz jego zastępców wynikają z: 1. Ustawy z dnia 25 lutego 1964 r. - Kodeks rodzinny i opiekuńczy (Dz.U.2015 r., poz.583) - przyjmowanie oświadczeń o: 1) wstąpieniu w związek małżeński, 2) braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa, 3) wyborze nazwiska, jakie będą nosić małżonkowie i dzieci zrodzone z małżeństwa, 4) wstąpieniu w związek małżeński w przypadku grożącego niebezpieczeństwa, 5) powrocie małżonka rozwiedzionego do nazwiska noszonego przed zawarciem małżeństwa, 6) nadaniu dziecku nazwiska męża matki, 7) zmianie imienia dziecka, 8)zmianie nazwiska pierwszego wspólnego dziecka, pochodzącego z małżeństwa, 2. Ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. - Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2014, poz.1741 z późn.zm.). 1) sporządzanie aktów stanu cywilnego: urodzenia, małżeństwa i zgonu w rejestrze stanu cywilnego oraz wpisywanie późniejszych zmian wpływających na treść lub ważność danego aktu, 2) dokonywanie czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego innych niż akty stanu cywilnego w formie decyzji administracyjnych albo czynności materialno-technicznych, 3) wydawanie odpisów zupełnych i odpisów skróconych aktów stanu cywilnego, zaświadczeń o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby oraz zaświadczeń o stanie cywilnym, 4) prowadzenie akt zbiorowych do sporządzanych aktów urodzeń, małżeństw i zgonów, 5) wydawanie zaświadczeń stwierdzających zdolność prawną do zawarcia małżeństwa za granicą, 6) wydawanie zaświadczeń stwierdzających brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa wyznaniowego ze skutkiem cywilnym, 7) współpraca z sądami i innymi organami państwowymi w zakresie rejestracji stanu cywilnego, 8) organizowanie uroczystości zawarcia małżeństwa i jubileuszy długoletniego pożycia małżeńskiego, 9) współpraca z jednostkami organizacyjnymi kościołów i związków wyznaniowych w zakresie zawierania małżeństw konkordatowych, 10) przekazywanie dla potrzeb statystyki publicznej informacji dotyczącej zarejestrowanych urodzeń, małżeństw i zgonów, 11) prowadzenie korespondencji z polskimi konsulatami oraz obcymi placówkami konsularnymi w zakresie realizowanych zadań, 12) przenoszenie własnych aktów stanu cywilnego sporządzonych w formie papierowej do rejestru stanu cywilnego w aplikacji Źródło, 13)zlecanie zmigrowania aktów przez inne urzędy stanu cywilnego w aplikacji Źródło na potrzeby USC w Słupsku, 14) migrowanie aktów stanu cywilnego w celu odnotowania w księgach stanu cywilnego przypisków (informacji) o stanie cywilnym (wcześniej odnotowano zapisy pod aktem). 3. Ustawy z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska (Dz.U.z 2008 r. Nr 220, poz.1414). 1) wydawanie decyzji administracyjnych w sprawach zmiany imienia (imion) lub nazwiska. 4. Ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności (Dz.U. z 2015 r., poz.388 ze zm.). 1) występuje o nadanie numeru PESEL w związku ze sporządzeniem aktu urodzenia dla osób urodzonych w Polsce,
2) wprowadza do rejestru PESEL zameldowanie dziecka w związku ze sporządzeniem aktu urodzenia, 3) sprawdza dane zawarte w PESEL dokonując czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, 4) występuje o zmianę numeru PESEL, 5) wprowadza do rejestru PESEL dane o wymeldowaniu w związku ze zgonem, 6) aktualizuje na podstawie zagranicznego dokumentu stanu cywilnego w rejestrze PESEL dane dot. stanu cywilnego. V. Zasady podpisywania pism i decyzji. 5. 1. Kierownik i zastępcy kierownika urzędu stanu cywilnego podpisują: 1) protokół zgłoszenia urodzenia, 2) protokół przyjęcia oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński, 3) protokół zgłoszenia zgonu, 4) protokół uznania ojcostwa, 5) protokół przyjęcia oświadczenia rozwiedzionego małżonka o powrocie do nazwiska noszonego przez zawarciem małżeństwa, 6) zaświadczenia potwierdzające uznanie ojcostwa, 7) zaświadczenia stwierdzające brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa, 8) zaświadczenia stwierdzające, że zgodnie z prawem polskim można zawrzeć małżeństwo za granicą, 9) zaświadczenia o stanie cywilnym 10) decyzje o zmianie imienia (imion) lub nazwiska. 2. Pracownicy Urzędu Stanu Cywilnego w Słupsku, zgodnie z udzielonym upoważnieniem pisemnym, podpisują: 1) odpisy aktów stanu cywilnego, 2) zaświadczenia o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby oraz zamieszczonych przypiskach, 3) wzmianki dodatkowe o przeniesieniu papierowej wersji aktu stanu cywilnego do rejestru, 4) zaświadczenia o nieposiadaniu księgi stanu cywilnego. 3. Pisma przedstawione do podpisu Prezydentowi, Zastępcom, Sekretarzowi i Skarbnikowi parafuje kierownik urzędu stanu cywilnego. 4. Pracownik przygotowujący projekt pisma parafuje jego kopię w lewej dolnej stronie tekstu. 5. Do osobistej aprobaty kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Słupsku zastrzeżono: 1) sprawy kadrowe urzędu stanu cywilnego, 2) materiały dotyczące spraw kierowanych przez Prezydenta pod obrady Rady Miejskiej, 3) odpowiedzi na wystąpienia pokontrolne, VI. Schemat organizacyjny. 6. Schemat organizacyjny Urzędu Stanu Cywilnego w Słupsku określa załącznik do niniejszego regulaminu,