Łódzka Akademia PO KL

Łódzka Akademia PO KL Wniosek beneficjenta o płatność i załączniki B04+ Urząd Marszałkowski w Łodzi Departament ds. PO Kapitał Ludzki Instytucja Pośrednicząca

Plan prezentacji Dokumenty, na podstawie których tworzony jest WBoP Cel składania wniosków o płatność Terminy składania wniosków o płatność Forma wniosków o płatność Terminy i warunki przekazywania środków dotacji dla Beneficjenta Szczegółowe omówienie wniosku beneficjenta o płatność Załączniki do WBoP: Zał. 1 Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem Zał. 2 Szczegółowa charakterystyka udzielonego wsparcia Zał. 3 Wyciągi bankowe z wyodrębnionego rachunku projektu Formularz PEFS 2007 Weryfikacja wniosku o płatność Najczęściej popełniane błędy 2

Zasady finansowania PO KL Dokumenty do zapoznania Instrukcja wypełniania WBoP w ramach PO KL Generator Wniosków Płatniczych dla PO KL Instrukcja uŝytkownika Zasady systemu sprawozdawczości PO KL 2007-2013 Podręcznik UŜytkownika Podsystemu Monitorowania EFS dla PO KL. Instrukcja wypełniania formularza PEFS 2007 dla PO KL Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL Umowa o dofinansowanie 3

Cel składania wniosków o płatność Rozliczenie transz dotacji rozwojowej otrzymanych przez beneficjenta. Rozliczenie wydatków poniesionych przez pozostałych beneficjentów (w tym np. Instytucje Pośredniczące), którzy sami zapewniają środki na realizację projektu. 4

Kiedy składamy WBoP? Wniosek o płatność składany jest: w terminach określonych w umowie o dofinansowanie projektu nie później niŝ 10 dni roboczych od zakończenia okresu rozliczeniowego wniosku o płatność (w przypadku projektów partnerskich IP/IPII moŝe wydłuŝyć termin składania wniosków o płatność) nie później niŝ 30 dni kalendarzowych od zakończenia okresu realizacji projektu w przypadku wniosku o płatność końcową. 5

Jak często składane są wnioski? Zgodnie z dokumentem Zasady finansowania PO KL WBoP składany jest nie rzadziej niŝ raz na trzy miesiące. Dokładne terminy składania WBoP zostają określone przez Beneficjenta w harmonogramie będącym załącznikiem do Umowy o dofinansowanie. W szczególnie uzasadnionych przypadkach na wniosek Beneficjenta IP moŝe zwolnić Beneficjenta z obowiązku składania WBoP w wyznaczonym terminie. Sytuacja taka moŝe mieć uzasadnienie np. w przypadku, gdy Beneficjent nie poniósłŝadnych wydatków w okresie rozliczeniowym WBoP. 6

W jakiej formie składane są wnioski? Wniosek Beneficjenta o płatność powinien być złoŝony w wersji papierowej i elektronicznej. Wersja papierowa: - WBoP - Załącznik nr 2 Szczegółowa charakterystyka udzielonego wsparcia - Oświadczenie VAT - Pismo przewodnie (skierowane do dyrektora Departamentu: Niniejszym przedkładam WBoP za okres dot. projektu o nr realizowanego przez ) + dodatkowe wyjaśnienia jeŝeli są niezbędne. Wersja elektroniczna (płyta CD/DVD): - plik xml - plik pdf - Załącznik nr 2 Szczegółowa charakterystyka udzielonego wsparcia Wersja papierowa musi być toŝsama z wersją elektroniczną obie wersje muszą posiadać jednakową sumę kontrolną. 7

Kiedy beneficjent otrzyma środki? Wypłata pierwszej transzy dotacji rozwojowej jest dokonywana na podstawie umowy i załączonego do niej harmonogramu płatności, pod warunkiem wniesienia zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy. W związku z powyŝszym Beneficjent nie składa wniosku o płatność celem otrzymania pierwszej płatności. Płatność kolejnej transzy dotacji rozwojowej dla beneficjenta następuje w terminie wskazanym w umowie, ale nie później niŝ 10 dni roboczych od dnia zatwierdzenia Wniosku Beneficjenta o Płatność. 8

Warunki otrzymania kolejnej transzy Beneficjent chcąc otrzymać kolejną transzę dofinansowania powinien rozliczyć co najmniej 70% środków otrzymanych w ramach dotacji rozwojowej. Przy kolejnych płatnościach 70% rozliczenia rozpatrywane jest kumulatywnie do sumy wszystkich przekazanych dotychczas transz. Beneficjent moŝe złoŝyć wniosek rozliczający mniej niŝ 70% otrzymanych środków wniosek cząstkowy, ale jego zatwierdzenie nie stanowi podstawy do przekazania środków. 9

Wypełnianie wniosku Beneficjent jest zobowiązany do sporządzenia WBoP przy pomocy Generatora Wniosków Płatniczych udostępnionego na stronie instytucji (IP/IPII) będącej Stroną umowy. Beneficjent wypełnia wniosek zgodnie z instrukcją z pominięciem pól oznaczonych kolorem szarym. Pola szare wypełniane są przez Instytucję Pośredniczącą. UWAGA!!! Szare pola w tabeli 4 i 9 pozostają niewypełnione ani przez Beneficjenta ani przez Instytucję Pośredniczącą. 10

Punkt 1 WBoP Okres, za jaki składany jest wniosek powinien być zgodny z harmonogramem płatności stanowiącym załącznik do umowy o dofinansowanie projektu. Okresy poszczególnych wniosków nie powinny na siebie zachodzić. We wniosku powinny być ujęte wydatki poniesione przez Beneficjenta w rozliczanym przez niego okresie. W uzasadnionych przypadkach moŝliwe jest ujmowanie wydatków, które zostały zapłacone: w terminie róŝnym od okresu, za jaki składany jest wniosek po okresie realizacji projektu, ale dotyczyły zobowiązań zaciągniętych w okresie jego realizacji. 11

Punkt 2 WBoP 12

Poz. 6 naleŝy wpisać numer Umowy o dofinansowanie projektu tj. w przypadku aneksowania numer obowiązującego aneksu. Poz. 7 okres realizacji projektu (zgodnie z aktualnym wnioskiem). Poz. 8 zawsze wpisać płatność zaliczkowa. Punkt 2 WBoP Poz.9 naleŝy wpisać wartość wydatków rozliczanych wnioskiem, która powinna być zgodna z wartością w kolumnie 3 tabeli 4 w wierszu wydatki ogółem. Poz. 10 naleŝy wpisać odpowiednią kwotę wnioskowaną zgodną z pkt 10 WBoP (pierwszy wiersz Planowana kwota wnioskowana ). 13

Punkt 3 WBoP NaleŜy podać dane osób rzeczywiście sporządzających wniosek o płatność, które będą w stanie udzielić wyjaśnień w przypadku zgłoszenia uwag przez IP. 14

Punkt 4 WBoP Uwaga! Tabela 4 jest jedynym miejscem, gdzie się wykazuje wydatki pośrednie rozliczane ryczałtem. 15

Opis tabeli z punktu 4 WBoP Kolumna 1 naleŝy wyszczególnić pełne nazwy zadań zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie projektu. Kolumna 2 naleŝy przedstawić dane o wydatkach, jakie powinny być poniesione zgodnie z aktualnym wnioskiem o dofinansowanie w ramach poszczególnych zadań oraz wkładu niepienięŝnego, wydatków pośrednich i cross-financingu. Kolumna 3 naleŝy wypełnić kwoty wydatków objętych danym wnioskiem. Kolumna 4 naleŝy wykazać łączne wydatki projektu w podziale na kategorie określone w kolumnie 1, uznane za kwalifikowalne zgodnie z dotychczas otrzymanymi Informacjami o weryfikacji wniosku o płatność bez wydatków rozliczanych w danym wniosku. 16

Punkt 5 WBoP UWAGA!!! Postęp rzeczowy powinien iść w parze z postępem finansowym. 17

Przykład opisu postępu rzeczowego Zadanie 4 Praca dydaktyczno edukacyjna z uczniami Uczestnicy projektu biorą udział w 12 dodatkowych zajęciach. Uczniowie kl. IV SP X w Łodzi uczestniczą w 3 kołach przedmiotowych (matematyczne, przyrodnicze, polonistyczne) i 1 warsztacie (technicznym). Uczniowie klasy III gimnazjum Y w Łodzi uczestniczą w 4 kołach przedmiotowych (biologiczne, historyczne, fizyczne, chemiczne) i 2 warsztatach (medialne, plastyczne). Zajęcia odbywają się w szkole po zajęciach szkolnych w wyznaczone dni tygodnia. Wynajęto autobus do dowozu dzieci a do sprawowania nad nimi opieki zatrudniono 2 osoby z kwalifikacjami. Uczniowie podczas zajęć otrzymują kanapki, owoce, soki. W czerwcu 2009 r. przeprowadzono 45 godz. zajęć, w tym 30 godz. kół przedmiotów i 15 godz. warsztatów. Zajęcia odbywały się do 30.06.2009 r. Uczniowie na zajęciach w ramach projektu pracują w grupach 10-15 osobowych. Poprzez twórczy udział w zajęciach uczniowie rozwijają swoje umiejętności, co przyczyni się do polepszenia wyników egzaminu zewn. (cel główny projektu). Zajęcia prowadzone są przez 10 doświadczonych nauczycieli, których zadaniem jest takŝe uczestniczenie w zebraniach zespołu w czerwcu odbyły się 2 zebrania. W czerwcu 2009 r. przeprowadzono wśród uczniów trzeci z 4 zaplanowanych próbnych egzaminów. Zakupiono zestawy materiałów papierniczych do pracy dydaktycznej z uczniami oraz dodatkowo zestaw kompletów tonerów do drukarki i kserokopiarki w związku z przeprowadzonym w czerwcu 2009 r. próbnymi egzaminami dla wszystkich beneficjentów projektu. 18

Punkt 6 WBoP Tabela Uzyskany przychód w okresie objętym wnioskiem pozostaje niewypełniona, gdy projekt nie generuje przychodu tak dzieje się najczęściej. Beneficjent ma obowiązek poinformowania IP/IPII o uzyskanym przychodzie we WBoP. Zwrot uzyskanego przychodu, który nie został wcześniej zaplanowany na etapie aplikowania o dofinansowanie, dokonywany jest na koniec roku budŝetowego (wraz ze zwrotem niewykorzystanej dotacji). IP/IPII moŝe wezwać Beneficjenta do zwrotu uzyskanego przez niego przychodu w innym terminie, jeŝeli stwierdzi, iŝ Beneficjent osiągnął przychód w znaczącej wysokości. Od uzyskanego przychodu nie są naliczane odsetki. 19

Punkt 7 WBoP Tabela Korekty finansowe najczęściej pozostaje pusta. Jest wypełniana przez Beneficjenta w przypadku dostrzeŝenia niekwalifikowalności wydatków wykazanych w złoŝonych juŝ wcześniej i rozliczonych przez IP wnioskach o płatność. KaŜda korekta finansowa, będąca wydatkiem niekwalifikowalnym niestanowiącym nieprawidłowości, podlega zwrotowi, bez względu na jej wartość. Od kwoty korekty finansowej nie są naliczane odsetki. W tabeli nie naleŝy umieszczać korekt wykazywanych przez komórkę kontrolną po zakończeniu czynności kontrolnych. 20

Punkt 8 WBoP 21

Ad. Punkt 8 WBoP W przypadku gdy Beneficjent otrzymuje dotację rozwojową w wysokości 100% wartości projektu wszystkie wydatki naleŝy wykazać w wierszu budŝet państwa. W przypadku gdy dotacja rozwojowa nie stanowi 100% wartości projektu w wierszu budŝet państwa naleŝy wskazać odpowiednią wysokość wydatków sfinansowanych z dotacji rozwojowej. 22

Punkt 9 WBoP W przypadku braku wkładu własnego, kwota w kol. 1 i kol. Ogółem jest jednakowa (dot. wiersza 1 i 2). 23

Odsetki na rachunku projektu Odsetki bankowe od przekazanych Beneficjentowi transz dotacji rozwojowej stanowią jego dochód i nie są wykazywane we Wniosku Beneficjenta o Płatność. Odsetki narosłe na rachunku projektu powinny być systematycznie przekazane na rachunek własny beneficjenta. 24

Punkt 10 WBoP Beneficjent ma prawo do zmiany harmonogramu płatności w stosunku do harmonogramu załączonego do zawartej umowy o dofinansowanie. Instytucja Pośrednicząca ma prawo wyrazić sprzeciw wobec propozycji zaktualizowanego harmonogramu. W przypadku wniosku o płatność końcową harmonogram pozostaje niewypełniony. UWAGA!!! W harmonogramie nie powinien być ujmowany bieŝący okres rozliczeniowy. 25

Przykład harmonogramu płatności Przykład wypełniania harmonogramu płatności. Harmonogram wg umowy: 26

Punkt 11 i 12 WBoP 27

Punkt 13 i 14 WBoP 28

Punkt 15 WBoP Wniosek Beneficjenta o Płatność powinien być podpisany przez Stronę Umowy lub inną osobę (z pkt 2.6 wniosku aplikacyjnego) na podstawie otrzymanego pełnomocnictwa od osoby będącej Stroną Umowy. 29

Załącznik nr 1 30

Załącznik nr 2 Szczegółowa charakterystyka udzielonego wsparcia tabela 1 Przepływ uczestników projektu Pomiar wskaźników jest dokonywany z chwilą rozpoczęcia udziału uczestników w projekcie (tj. z chwilą podpisania przez kaŝdego z nich deklaracji uczestnictwa). M męŝczyźni, K Kobiety Mr wartość wskaźnika osiągnięta w danym okresie rozliczeniowym (wg stanu na koniec tego okresu Mp wartość wskaźnika osiągnięta od początku realizacji projektu 31

Załącznik nr 2 tabela 2 Określenie statusu na rynku pracy osób, które rozpoczęły udział w projekcie Jedna osoba moŝe być wykazywana tylko w ramach jednej z kategorii głównych. W przypadku, gdy nie ma moŝliwości przypisania uczestnika do zdefiniowanej podkategorii, naleŝy wykazać go w ramach kategorii głównej. 32

Załącznik nr 2 tabela 3 Osoby, które rozpoczęły udział w projekcie, znajdujące się w dwóch grupach wiekowych: 15-24 i 55-64 lata 33

Załącznik nr 2 tabela 4 Osoby, które rozpoczęły udział w projekcie ze względu na wykształcenie 34

Załącznik nr 2 tabela 5 Liczba przedsiębiorstw, które przystąpiły do udziału w projekcie 35

Załącznik nr 2 - tabela 6 Wartość udzielonej i wypłaconej pomocy publicznej oraz pomocy de minimis na rzecz mikro, mały i średnich przedsiębiorstw (MŚP) w ramach projektu 36

Osiągnięte wartości wskaźników Załącznik nr 2 - tabela 7 37

Uwagi do załącznika nr 2 Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Rozwoju Regionalnego załącznik nr 2 Szczegółowa charakterystyka udzielonego wsparcia musi być załączony do wszystkich typów projektów. Nie jest wymagane wypełnienie załącznika nr 2 w przypadku projektów o charakterze badawczym oraz informacyjno promocyjnym. Natomiast w przypadku tabeli 7 Osiągnięte wartości wskaźników naleŝy podać takie wartości wskaźników, które zostały podane w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu. Wypełnienie tabeli 7 jest więc konieczne, bowiem podane wartości we wnioskach o płatność umoŝliwią weryfikację dynamiki wskaźników danego projektu. 38

Załącznik nr 3 WBoP - Wyciągi bankowe Kserokopie wyciągów bankowych powinny być: poświadczone za zgodność z oryginałem przez osobę do tego upowaŝnioną czytelne załączone wszystkie wyciągi bankowe, które dotyczą operacji na koncie projektu załączone wszystkie raporty kasowe dotyczące wszystkich operacji gotówkowych projektu. W przypadku płatności gotówkowych załączane są: kserokopie raportów kasowych, lub podpisane przez Beneficjenta zestawienie płatności gotówkowych objętych wnioskiem o płatność. 39

Informacja o uczestnikach projektu PEFS 2007 Formularz PEFS 2007 Umowa o dofinansowanie projektu zobowiązuje beneficjenta do przekazania w formie elektronicznej wraz z wnioskiem o płatność informacji o wszystkich uczestnikach projektu. NiezłoŜenie powyŝszego dokumentu moŝe skutkować odrzuceniem wniosku o płatność na etapie oceny formalnej. Formularz PEFS 2007 powinien zostać dostarczony do IP na płycie CD/DVD osobiście lub przesłany pocztą tradycyjną za potwierdzeniem odbioru. Przekazywane dane powinny zostać zabezpieczone hasłem. Formularz PEFS 2007 nie moŝe być dostarczony na tej samej płycie co WBoP. JeŜeli formularz PEFS 2007 przesyłany jest pocztą, naleŝy oddzielnie przesłać formularz i oddzielnie hasło. Niedopuszczalne jest przesyłanie Formularza PEFS 2007 z danymi pocztą elektroniczną. 40

Formularz PEFS 2007 Beneficjent wraz z Wnioskiem o płatność składa wypełniony Formularz PEFS 2007 zawierający dane osób, bądź instytucji, które rozpoczęły, kontynuują, zakończyły, czy teŝ przerwały udział we wsparciu od początku realizacji projektu. Jest to zasadnicza zmiana! wcześniejsza instrukcja zakładała, Ŝe Formularz PEFS 2007 zawiera dane tylko o uczestnikach, którzy zakończyli udział w projekcie. Zgodnie z aktualną instrukcją uczestnik projektu zostaje zarejestrowany w Formularzu PEFS 2007 z chwilą przystąpienia do projektu. 41

Formularz PEFS 2007 Dane osobowe nie są zbierane w projektach o charakterze badawczym i informacyjno-promocyjnym, tj. np. dane uczestników konferencji/seminariów nie będą zbierane w bazie PEFS 2007. W systemie PEFS 2007 są zbierane dane osób, które ukończyły 12 rok Ŝycia. W ramach Formularza będą równieŝ zbierane dane liczbowe dotyczące liczby dzieci w wieku przedszkolnym (od 3 do 5 lat), które zostały objęte wsparciem w ramach PO KL, w tym przypadku jednak nie będą zbierane dane osobowe. 42

Oświadczenie VAT Instytucja Pośrednicząca wymaga, aby Beneficjent do kaŝdego złoŝonego do IP wniosku o płatność w ramach projektu dołączył oświadczenie VAT (czy i od kiedy jest płatnikiem VAT), toŝsame z tym, które zostało dołączone do umowy o dofinansowanie. Ponadto Beneficjent powinien dołączyć do wniosku o płatność końcową zaświadczenie z właściwego Urzędu Skarbowego. 43

Oświadczenie VAT 44

Terminy weryfikacji WBoP Instytucja Pośrednicząca dokonuje weryfikacji formalno-rachunkowej oraz merytorycznej wniosku o płatność w terminie do 20 dni roboczych od daty jego otrzymania. Okres ten dotyczy kaŝdej przedłoŝonej wersji wniosku. UWAGA!!! W przypadku gdy w ramach projektu dokonywana jest kontrola i złoŝony został końcowy wniosek o płatność lub IP/IPII zleciła kontrolę doraźną w związku ze złoŝonym wnioskiem o płatność, termin weryfikacji ulega wstrzymaniu do dnia przekazania do instytucji weryfikującej wniosek o wykonaniu/zaniechaniu wykonania przez Beneficjenta zaleceń pokontrolnych. 45

Weryfikacja WBoP KaŜda weryfikacja WBoP zostaje udokumentowana w formie listy kontrolnej. Gdy zostaną stwierdzone błędy we wniosku o płatność Instytucja Pośrednicząca moŝe dokonać uzupełnienia lub poprawienia wniosku, o czym informuje Beneficjenta lub wzywa go do poprawienia lub uzupełnienia wniosku lub złoŝenia dodatkowych wyjaśnień w wyznaczonym terminie. UWAGA!!! Nie moŝna poprawiać ani uzupełniać: - zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki z wyjątkiem oczywistych omyłek pisarskich i omyłek rachunkowych - załączonych kserokopii dokumentów potwierdzających poniesione wydatki. 46

Najczęściej popełniane błędy wniosek nie jest złoŝony na obowiązującym formularzu (właściwa wersja GWP) błędy rachunkowe brak harmonogramu planowanych wydatków lub nie zaktualizowany harmonogram brak potwierdzenia dokonania zapłaty całości wydatku (zapłata częściowa) nieczytelne kserokopie dokumentów brak potwierdzenia za zgodność z oryginałem" brak załączników wskazanych we wniosku o płatność brak oświadczenia odnośnie kwalifikowalności podatku VAT brak oświadczenia o niewystępowaniu podwójnego finansowania wydatków brak informacji o realizacji projektu zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych lub z zasadą konkurencyjności wyŝsza kwota dokonanej płatności niŝ wskazana na dokumencie w pkt 4 i 8 wniosku błędy przy wskazywaniu kwot wydatków kwalifikowalnych od początku realizacji projektu (narastająco) w pkt 5 dotyczącym postępu rzeczowego niewystarczający zakres informacji brak rozbicia podatku VAT na odpowiednie stawki (w przypadku wystąpienia róŝnych stawek pozycje z faktury naleŝy pogrupować wg stawek VAT). 47

Podsumowanie WARTO ZAPAMIĘTAĆ 1. Wniosek Beneficjenta o Płatność powinien być przygotowany w oparciu o instrukcje. 2. Beneficjent powinien rozstrzygać wszelkie wątpliwości z zakresu realizacji projektu oraz przygotowywania wniosków o płatność z opiekunem projektu. 3. Beneficjent bezwzględnie powinien przestrzegać terminów zawartych w umowie oraz w korespondencji z Instytucją Pośredniczącą. 48

Źródła informacji Instrukcja wypełniania wniosku o płatność Wzór wniosku o płatność Zasady finansowania PO KL Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL www.pokl.lodzkie.pl www.efs.gov.pl 49

Dziękuję za uwagę