Teoretyczne wprowadzenie do programu pocztowego Microsoft Outlook 2007

Teoretyczne wprowadzenie do programu pocztowego Microsoft Outlook 2007 Zawartość 1 WSTĘP 2 2 BUDOWA OKNA PROGRAMU MICROSOFT OUTLOOK 2007 3 3 USTAWIENIA WIDOKU EKRANU 3 4 KORZYSTANIE Z PROGRAMU MICROSOFT OUTLOOK 2007 4 4.1 HASŁO DOSTĘPU 4 4.2 KONFIGURACJA KONTA 6 4.2.1 AUTOMATYCZNA KONFIGURACJA KONTA 6 4.2.2 RĘCZNA KONFIGURACJA KONTA 8 4.3 ZMIANA USTAWIEŃ KONTA I USUWANIE GO 10 4.4 KSIĄśKA ADRESOWA 11 4.5 WYSYŁANIE POCZTY 11 4.5.1 ADRESOWANIE WIADOMOŚCI 11 4.5.2 FORMATOWNIE WIADOMOŚCI 11 4.5.3 DODAWANIE ZAŁĄCZNIKÓW 11 4.5.4 WYSYŁANIE WIADOMOŚCI 11 4.6 ODBIERANIE POCZTY 11 4.6.1 ODBIERANIE WIADOMOŚCI 11 4.6.2 ODPOWIADANIE NA OTRZYMANE WIADOMOŚCI 11 4.6.3 PRZEKAZYWANIE WIADOMOŚCI DALEJ 11 Katarzyna Wójcik Katedra Systemów Obliczeniowych UEK Strona 1 z 12

1 Wstęp Celem tych zajęć jest zaznajomienie studentów z podstawowymi wiadomościami dotyczącymi obsługo programów pocztowych na przykładzie programu Microsoft Office Outlook 2007. Niniejsze materiały powinny pomóc studentom w wykonaniu poleceń, a przez to wyrobić i utrwalić u nich umiejętność korzystania z programów pocztowych w celu odbierania i wysyłania wiadomości oraz korzystania z ich dodatkowych funkcjonalności. W szczególności celem tych zajęć jest opanowanie przez studentów: Konfigurowania konta poczty elektronicznej w programie pocztowym Korzystania z ksiąŝki adresowej i listy kontaktów Wysyłania i odbierania poczty elektronicznej z wykorzystaniem programu pocztowego Umiejętności modyfikacji ustawień konta pocztowego skonfigurowanego w programie pocztowym Umiejętności załączania plików do poczty elektronicznej Przesyłania wiadomości dalej i odpowiadania na otrzymane wiadomości Tworzenia i wykorzystywania róŝnych podpisów w zaleŝności od adresata i celu wysyłania wiadomości Formatowania wysyłanej wiadomości Umiejętności ustawiania opcji wysyłanej wiadomości Umiejętności korzystania z kalendarza programu Microsoft Outlook Korzystania z pomocy programu Microsoft Office Outlook 2007 ( klawisz [F1], przycisk lub ). Katarzyna Wójcik Katedra Systemów Obliczeniowych UEK Strona 2 z 12

2 Budowa okna programu Microsoft Outlook 2007 Menu dostępne w programie Przycisk Nowy słuŝący m.in. do tworzenia nowych wiadomości i kontaktów BieŜący folder Lista wiadomości w bieŝącym folderze Przycisk do odbierania i wysyłania poczty ze skrzynki nadawczej w trakcie pracy programu Drzewo folderów poczty Podgląd aktualnej wiadomości Rysunek 1. Budowa okna programu Microsoft Office Outlook 2007. Źródło: opracowanie własne na zrzucie ekranu. 3 Ustawienia widoku ekranu Po uruchomieniu i wstępnej konfiguracji programu uŝytkownik moŝe zaczęć korzystać z niego. Warto zacząć od dostosowania widoku okna programu do własnych potrzeb. SłuŜą do tego opcje w menu Widok. UŜytkownik moŝe tu między innymi ustawić: Kryterium pod względem którego posortowane będą wiadomości w folderze BieŜący widok wiadomości Umieszczenie okienka nawigacji (z drzewem katalogów programu) Umieszczenie okienka odczytu (podglądu wiadomości) Aktywność pasków narzędzi Opcje te pozwalają uŝytkownikowi na dość dokładne dopasowanie widoku programu do własnych potrzeb czy przyzwyczajeń z starszych wersji programu czy innych programów pocztowych. Katarzyna Wójcik Katedra Systemów Obliczeniowych UEK Strona 3 z 12

4 Korzystanie z programu Microsoft Outlook 2007 Rozpoczynając pracę z programem pocztowym Microsoft Outlook 2007 uŝytkownik zastanie poproszony o konfigurację konta pocztowego. Jest ona jednoznaczna z utworzeniem profilu danego uŝytkownika w programie. MoŜna przejść dalej z pominięciem tego działania, ale kłuci się to z domyślnym celem korzystania z programu pocztowego. Jeśli uŝytkownik nie skonfiguruje konta pocztowego na początku moŝe to zrobić w dowolnej chwili podczas korzystania z programu. Konfiguracja konta pocztowego została przedstawiona w dalszej części opracowania. 4.1 Hasło dostępu W programie Microsoft Outlook 2007 moŝe istnieć wiele profili, do których przypisanych moŝe być wiele kont pocztowych. Jednak dodatkowe profile są tworzone poza programem, w panelu sterowanie systemu operacyjnego. Zainteresowani tym tematem powinni zapoznać się z pomocą na ten temat lub literaturą. Profile (a w zasadzie plik danych dla kaŝdego profilu) moŝna zabezpieczyć hasłem tak, aby nikt niepowołany nie mógł uruchomić programu z załadowanymi danymi o kontach i ustawieniach uŝytkownika. W celu ustawienia hasła do folderów osobistych w programie Microsoft Outlook 2007 w menu Plik naleŝy wybrać opcję Zarządzanie plikiem danych. Pojawi się wówczas okienko Ustawiania kont z aktywną zakładką Pliki danych (Rysunek 2). Aby ustawić hasło naleŝy kliknąć opcję Ustawienia i w okienku, które się pojawi Kliknąć przycisk Zmień hasło. Pojawi się wówczas okienko zmiany hasła gdzie naleŝy podać najpierw stare hasło, a następnie dwukrotnie nowe (Rysunek 3). Jeśli nie było wcześniej ustawionego hasła odpowiednie pole formularza naleŝy pozostawić puste. Katarzyna Wójcik Katedra Systemów Obliczeniowych UEK Strona 4 z 12

Rysunek 2. Okno Ustawienia kont z aktywną zakładka Pliki danych w programie Microsoft Outlook 2007. Rysunek 3. Oknno zmiany hasła do pliku danych w programie Microsoft Outlook 2007. Jeśli dla pliku z danymi o profilu ustawione jest hasło, po uruchomieniu programu pojawi się okienko z Ŝądaniem podania go (Rysunek 4). Program nie uruchomi się do końca jeśli uŝytkownik nie poda właściwego hasła. W przypadku błędnego hasła okienko odświeŝy się, a po kliknięciu przycisku anuluj program zamknie się. Rysunek 4. Rządanie hasłą do folderów osobistych podczas uruchamiania program Microsoft Outlook 2007. Katarzyna Wójcik Katedra Systemów Obliczeniowych UEK Strona 5 z 12

4.2 Konfiguracja konta Aby dodać nowe konto do profilu naleŝy w menu Narzędzia wybrać opcję Ustawienia kont. Pokarze się wówczas odpowiednie okienko z aktywną zakładką Poczta e-mail (Rysunek 5-1). Główną część okna zajmuje lista kont juŝ skonfigurowanych w programie. Aby dodać nowe wystarczy kliknąć na przycisku Nowe.. (Rysunek 5-2) i w oknie, które się pojawi wybrać pierwszą, domyślnie wybraną opcję. Od tego momentu konfiguracja konta pokrywa się z tę przeprowadzaną podczas pierwszego uruchamiania programu. 1 2 3 5 4 Skonfigurowane w programie konta pocztowe Rysunek 5. Okno Ustawienia kont z aktywną zakładka Poczta e-mail w programie Microsoft Outlook 2007. UŜytkownik chcący skonfigurować konto pocztowe w programie Microsoft Outlook 2007 ma dwie moŝliwości do wyboru. MoŜe skonfigurować konto ręcznie lub skorzystać z konfiguracji automatycznej. 4.2.1 Automatyczna konfiguracja konta Aby skorzystać z opcji automatycznej konfiguracji konta, w formularzu, który pojawi się w oknie, naleŝy podać wszystkie wymagane dane (Rysunek 6). Po kliknięciu przycisku Dalej> pojawi się okno przedstawiające postęp konfiguracji. Jeśli nie powiedzie się ona za pierwszym razem (Rysunek 7-1), naleŝy kliknąć przycisk Dalej>, aby spróbować dokonać konfiguracji konta wykorzystując połączenie nieszyfrowane (Rysunek 7-2). Katarzyna Wójcik Katedra Systemów Obliczeniowych UEK Strona 6 z 12

Rysunek 6. Okno z formularzem na dane potrzebne do automatycznej konfiguracji konta pocztowego w programie Microsoft Outlook 2007. 1 2 Rysunek 7. Okno z postępem automatycznej konfiguracji konta pocztowego w programie Microsoft Outlook 2007. Jeśli jest to konfiguracja konta po pierwszym uruchomieniu programu pojawi się standardowe okno programu. Jeśli natomiast uŝytkownik dodawał kolejne konto, powróci do okienka Ustawienia kont. Po zakończeniu konfiguracji pobrane zostaną z serwera wiadomości ze skrzynki odbiorczej. Katarzyna Wójcik Katedra Systemów Obliczeniowych UEK Strona 7 z 12

4.2.2 Ręczna konfiguracja konta Jeśli uŝytkownik nie chce skorzystać a automatycznej konfiguracji konta i woli sam wprowadzić ustawienia serwerów POP3 i SMTP, moŝe zaznaczyć odpowiednią opcję znajdującą się na dole okna z formularzem na dane potrzebne do konfiguracji. Wprowadzenie danych do formularza będzie wówczas zablokowane. Jeśli jednak zostały one wprowadzone wcześniej, pojawią się w odpowiednich miejscach formularza w kolejnym oknie konfiguracji. Formularz ten zawiera dodatkowe pola z informacjami między innymi o serwerach POP3 i SMTP oraz o nazwie uŝytkownika (Rysunek 8). Po podaniu adresu e-mail program sam zasugeruje nazwę uŝytkownika. Serwery POP3 i SMTP mogą, ale nie muszą być takie same. Serwery POP3 i SMTP to odpowiednio serwer poczty przychodzącej i wychodzącej. Zawierają one oprogramowanie obsługujące protokoły 1 POP3 (ang. Post Office Protocol) i SMTP (ang. Simple Mail Transfer Protocol). Są to najpopularniejsze protokoły pocztowe. Rysunek 8. Okno z formularzem na dane potrzebne do ręcznej konfiguracji konta pocztowego w programie Microsoft Outlook 2007. 1 Protokoły komunikacyjne to zbiór ścisłych reguł i kroków postępowania, które są automatycznie wykonywane przez urządzenia komunikacyjne w celu nawiązania łączności i wymiany danych. Katarzyna Wójcik Katedra Systemów Obliczeniowych UEK Strona 8 z 12

W wspomnianym okienku znajduje się równieŝ miejsce na podanie hasła do serwera, a pod nim domyślnie zaznaczona opcja zapamiętywania go. Jeśli uŝytkownik ją odznaczy za kaŝdym razem kiedy program będzie się łączył z serwerem (testowanie połączenia, wysyłanie i odbieranie poczty itp.) konieczne będzie podanie hasła w pojawiającym się okienku. Hasła tego nie naleŝy mylić z hasłem dostępu do pliku danych. Dane dotyczące serwerów POP3 i SMTP są udostępniane przez portale internetowe, które prowadzą serwisy pocztowe. Nazwa uŝytkownika i hasło są zgodne z tymi podawanymi przy logowaniu się na pocztę przez witrynę internetową w przeglądarce. W okienku Dodawanie nowego konta e-mail znajduje się równieŝ przycisk Testuj ustawiania konta słuŝący do sprawdzania, czy wszystkie ustawienia konta zostały prawidłowo podane. Po jego naciśnięciu pojawia się okienko (Rysunek 9) z informacją o postępie testu. Polega on na wysłaniu i odebraniu testowej wiadomości elektronicznej. Rysunek 9. Okienko z postępem testowania ustawień konta w programie Microsoft Outlook 2007. Po pozytywnym przejściu testu naleŝy zamknąć okno i przejść dalej w procesie konfiguracji konta. W przypadku problemów z wysłaniem lub odbiorem wiadomości równieŝ naleŝy zamknąć okienko testowe, ale następnie konieczna jest modyfikacja i test nowych ustawień. Gdy po kilkukrotnym modyfikowaniu i testowaniu ustawień poczta nadal nie działa poprawnie warto spróbować automatycznej konfiguracji konta. Katarzyna Wójcik Katedra Systemów Obliczeniowych UEK Strona 9 z 12

Po poprawnym wyniku testu sprawdzającego ustawienia i zakończeniu konfiguracji konta, uŝytkownik moŝe przejść od korzystania z programu. Jeśli jest to konfiguracja konta po pierwszym uruchomieniu programu pojawi się standardowe okno programu. Jeśli natomiast uŝytkownik dodawał kolejne konto, powróci do okienka Ustawienia kont. Podobnie jak w przypadku konfiguracji automatycznej po zakończeniu konfiguracji pobrane zostaną z serwera wiadomości ze skrzynki odbiorczej. 4.3 Zmiana ustawień konta i usuwanie go UŜytkownik w dowolnym momencie korzystania z programu moŝe zmienić ustawienia wybranego konta pocztowego. W tym celu naleŝy kliknąć na przycisku Zmień w oknie Ustawienia kont (Rysunek 5-3). Pojawi się wówczas okienko Zmienianie konta e-mail identyczne z tym, w którym uŝytkownik wypełniał formularz z informacjami o koncie podczas konfiguracji. W formularzy na tym okienku istnieje moŝliwość aktualizacji lub zmiany ustawień konta podawanych w czasie konfiguracji. Rysunek 10. Zaawansowane ustawienia poczty e-mail w programie Microsoft Outlook 2007. Katarzyna Wójcik Katedra Systemów Obliczeniowych UEK Strona 10 z 12

W prawym dolnym rogu okna Zmienianie konta e-mail znajduje się przycisk Więcej ustawień po naciśnięciu którego pojawi się nowe okno umoŝliwiające ustawienie dodatkowych parametrów dla Konat poczty elektronicznej. MoŜna tu między innymi: Ustawić nazwę dla połączenia i określić zwrotny adres e-mail w przypadku innego od edytowanego (zakładka Ogólne ) Wprowadzić odrębną nazwę uŝytkownika i hasło do serwera poczty wychodzącej w przypadku gdy dane te są inne niŝ dane do serwera poczty przychodzącej (zakładka Serwer wychodzący ) Określić sposób łączenia się komputera z siecią (zakładka Połączenie ) Zmienić numery portów serwerów poczty wychodzącej i przychodzącej oraz zdecydować o tym czy wiadomości mają pozostać na serwerze po pobraniu ich przez program i ewentualnie jak długo (zakładka Zaawansowane - Rysunek 10). RównieŜ w oknie Ustawienia kont moŝliwa jest zmiana konta domyślnego. Wystarczy na liście kont zaznaczyć właściwe, a następnie wybrać przycisk Ustaw jako domyślne (Rysunek 5-5). W podobny sposób moŝna usunąć dowolne konto skonfigurowane w programie z tą róŝnicą, Ŝe po zaznaczeniu konta naleŝy skorzystać z przycisku Usuń (Rysunek 5-4). 4.4 KsiąŜka adresowa 4.5 Wysyłanie poczty 4.5.1 Adresowanie wiadomości 4.5.2 Formatownie wiadomości 4.5.3 Dodawanie załączników 4.5.4 Wysyłanie wiadomości 4.6 Odbieranie poczty 4.6.1 Odbieranie wiadomości 4.6.2 Odpowiadanie na otrzymane wiadomości 4.6.3 Przekazywanie wiadomości dalej Spis rysunków RYSUNEK 1. BUDOWA OKNA PROGRAMU MICROSOFT OFFICE OUTLOOK 2007. 3 RYSUNEK 2. OKNO USTAWIENIA KONT Z AKTYWNĄ ZAKŁADKA PLIKI DANYCH W PROGRAMIE MICROSOFT OUTLOOK 2007. 5 RYSUNEK 3. OKNNO ZMIANY HASŁA DO PLIKU DANYCH W PROGRAMIE MICROSOFT OUTLOOK 2007. 5 RYSUNEK 4. RZĄDANIE HASŁĄ DO FOLDERÓW OSOBISTYCH PODCZAS URUCHAMIANIA PROGRAM MICROSOFT OUTLOOK 2007. 5 RYSUNEK 5. OKNO USTAWIENIA KONT Z AKTYWNĄ ZAKŁADKA POCZTA E-MAIL W PROGRAMIE MICROSOFT OUTLOOK 2007. 6 Katarzyna Wójcik Katedra Systemów Obliczeniowych UEK Strona 11 z 12

RYSUNEK 6. OKNO Z FORMULARZEM NA DANE POTRZEBNE DO AUTOMATYCZNEJ KONFIGURACJI KONTA POCZTOWEGO W PROGRAMIE MICROSOFT OUTLOOK 2007. 7 RYSUNEK 7. OKNO Z POSTĘPEM AUTOMATYCZNEJ KONFIGURACJI KONTA POCZTOWEGO W PROGRAMIE MICROSOFT OUTLOOK 2007. 7 RYSUNEK 8. OKNO Z FORMULARZEM NA DANE POTRZEBNE DO RĘCZNEJ KONFIGURACJI KONTA POCZTOWEGO W PROGRAMIE MICROSOFT OUTLOOK 2007. 8 RYSUNEK 9. OKIENKO Z POSTĘPEM TESTOWANIA USTAWIEŃ KONTA W PROGRAMIE MICROSOFT OUTLOOK 2007. 9 Katarzyna Wójcik Katedra Systemów Obliczeniowych UEK Strona 12 z 12