Urząd Miasta Katowice ul. Młyńska 4 40-098 Katowice SPRAWOZDANIE Z WYKONANIA PLANU AUDYTU ZA ROK 2013 1. Jednostki sektora finansów publicznych objęte audytem wewnętrznym 1) L.p. Nazwa jednostki 1 2 1. URZĄD MIASTA KATOWICE ul. Młyńska 4, Katowice 2. Podstawowe informacje o komórce audytu wewnętrznego 2) L.p. Imię i nazwisko Nazwa stanowiska Numer telefonu Adres poczty elektronicznej Wymiar czasu pracy (w etatach) Kwalifikacje zawodowe 3) Udział w szkoleniach w roku sprawozdawczym (w dniach) 1 2 3 4 5 6 7 8 1. Elżbieta Solska-Kuchciak Audytor Wewnętrzny Naczelnik Wydziału Audytu i Kontroli 032/2593795 elzbieta.solskakuchciak@um.katowice.pl 1 etat Egzamin MF 8 2. Anita Wołczew Audytor Wewnętrzny 032/2593717 anita.wolczew@um.katowice.pl 1 etat Egzamin MF 5 1 2 Czy w roku sprawozdawczym dokonywano udokumentowanej samooceny audytu wewnętrznego? 4) 1) Należy wpisać jednostkę, w której jest zatrudniony audytor wewnętrzny oraz wszystkie jednostki objęte audytem wewnętrznym na podstawie art. 274 ust.3 ustawy z dnia 27.08.2009r. o finansach publicznych (Dz.U. 2009, Nr 157, poz.1240) 2) Należy wpisać dane wszystkich osób zatrudnionych w komórce audytu wewnętrznego, według stany na dzień 31 grudnia roku sprawozdawczego. 3) Kwalifikacje zawodowe, o których mowa w art. 286 ust.1 ustawy z dnia 27.08.2009r. o finansach publicznych. Należny wpisać odpowiednio: CIA, CGAP, CISA, ACCA, CFE, CCSA, CFSA, CFA, aplikacja NIK, inspektor kontroli skarbowej, biegły rewident, egzamin MF. W przypadku braku kwalifikacji zawodowych należy wpisać "-". 1
4) Niepotrzebne skreślić 3. Przeprowadzone zadania audytowe w roku sprawozdawczym: L.p. Temat zadania audytowego ) Zadanie zapewniające (Z) albo czynność doradcza (D) 6) Audyt wewnętrzny zlecony 6) Typ obszaru działalności, w którym przeprowadzono zadanie audytowe 6) Obszar działalności związany z dysponowaniem środkami, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 27.08.2009r. o finansach publicznych 6) Opis obszaru działalności wspomagającej7) Liczba audytorów wewnętrznych przeprowadzających zadanie audytowe Plan 8) (w etatach) Wykonani e Czas przeprowadzenia zadania audytowego Plan 8) (w dniach) Wykonanie 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Powołanie rzeczoznawcy 1. Zamówienia publiczne w projektach realizowanych przez placówki oświatowe Miasta Katowice w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Z/D Podstawowa / Wspomagająca 2 2 02 stycznia - 28 luty 2013 r. 02 stycznia - 28 luty 2. Infrastruktura kanalizacyjna realizacja inwestycji w zakresie przebudowy i budowy kanalizacji deszczowej. Z/D Podstawowa / Wspomagająca 2 2 01 marca - 30 kwietnia 01 marca - 30 kwietnia 3. Wykorzystanie biletów komunikacji miejskiej do celów służbowych. Z/D Podstawowa / Wspomagająca 2 2 02 maja - 28 czerwca 02 maja - 28 czerwca 2
4. Nadzór nad stowarzyszeniami mającymi siedzibę w Katowicach. Z/D Podstawowa / Wspomagająca 2 2 01 lipca - 30 sierpnia 01 lipca - 28 sierpnia 5. Kontrole w szkołach i placówkach oświatowych Z/D Podstawowa / Wspomagająca 2 2 02 września 31 października 02 września 31 października 6. Gospodarka odpadami komunalnymi. cz. I Z/D Podstawowa / Wspomagająca 2 2 02 listopada- 31 grudnia 02 listopada - 31 grudnia 4. Wydane zalecenia lub opinie w ramach przeprowadzonych zadań audytowych: L.p. Temat zadania zapewniającego lub przedmiot czynności doradczej 5) Zadanie zapewniające (Z) albo czynność doradcza (D) 6) Efekty przeprowadzenia zadania audytowego 9) Podstawowe zalecenia lub opinie i wnioski Ryzyka, do których odnoszą się wydane zalecenia lub opinie i wnioski 1 2 3 4 5 6 1. Zamówienia publiczne w projektach realizowanych przez placówki oświatowe Miasta Katowice w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Z/D Identyfikacja znaczącego ryzyka, zwiększenie efektywności oraz legalność działania w realizacji Projektów realizowanych w ramach POKL. Wydano łącznie 8 zaleceń. Do Dyrektora Szkoły Podstawowej Nr 67 z Oddziałami Integracyjnymi: 1. Rozważyć możliwość uzupełnienia zapisów 3 obowiązującego w jednostce Regulaminu udzielania zamówień publicznych w Szkole Podstawowej nr 67 z Oddziałami Integracyjnymi im. KEN w Katowicach, w zakresie zastosowanego trybu wyłonienia wykonawcy dla zamówień dotyczących usług szkoleniowych, usług doradztwa prawnego, usług specjalistycznych oraz zamówienia, dla których z przyczyn obiektywnych jest tylko jeden wykonawca o zasady prowadzenia negocjacji oraz wskazanie sposobu ich publikowania i Wykazany w toku czynności audytowych brak konsekwencji w formułowaniu zasad prowadzenia zamówień publicznych w trybie art.4 pkt 8 ustawy z dnia 29.01.2004r. Prawo zamówień publicznych (tj.: Dz.U. z 2010r. Nr 113, poz. 759 - z późn.zm.) spowodował pominięcie w przyjętym Regulaminie udzielania zamówień publicznych w Szkole Podstawowej nr 67 z Oddziałami Integracyjnymi w Katowicach szczegółowego sposobu przeprowadzania i dokumentowania postępowania w trybie negocjacji z wykonawcą. Przeprowadzone czynności audytowe wykazały 3
dokumentowania. 2. Zwiększenie nadzoru nad sporządzaniem notatek z przeprowadzonego rozeznania rynku, w tym przestrzegania procedur promujących Projekt. Do Dyrektora Zespołu Szkolno-Przedszkolnego Nr 4 w Katowicach: 1. Wprowadzenie korekty zapisu w 2 pkt 3 lit. a obowiązującego w jednostce Regulaminu udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej równowartości 14.000 euro w zakresie zasad dokumentowania wyboru najkorzystniejszej oferty w formie notatki służbowej sporządzanej na fakturze. Zgodnie z art. 21 ustawy z dnia 29.09.1994r. o rachunkowości (tj.: Dz.U. z 2009r. Nr 152, poz.1223 - z późn.zm.) elementy wymienione ust.1 pkt 1-6 cytowanego artykułu spełniają wymóg kompletności zapisów. W związku z tym, notatki służbowej dokumentującej wybór najkorzystniejszej oferty nie należy sporządzać na fakturze, lecz w odrębnym dokumencie. 2. Zwiększenie nadzoru nad prawidłowym gospodarowaniem środkami publicznymi jednostki, w szczególności nad dokonywaniem zakupów pomocy dydaktycznych obu Projektów poprzez pisemne upoważnienie osób dokonujących tych czynności. 3. Wprowadzenie obowiązku przestrzegania zasad oznaczania logiem Unii Europejskiej i Projektu dokumentacji tworzonej w związku z prowadzeniem rozeznania cen rynkowych artykułów niezbędnych do prowadzenia zadań przewidzianych w Projektach. 4. Wyeliminowanie dokonywania płatności gotówkowych za faktury ze środków prywatnych pracownika. 5. Wprowadzenie obowiązku bezgotówkowego regulowania należności za zakupy wszelkich pomocy dydaktycznych niezbędnych do prowadzenia zadań przewidzianych w obu Projektach oraz zobowiązał Głównego Księgowego ZSP nr 4, upoważnionego do niezachowanie zasady otwartości w naborze personelu do obsługi Projektu Pomóż mi zrobić to samemu wspomaganie wielozmysłowego poznawania i funkcjonowania w świecie prowadzonego przez Szkołę Podstawową nr 67 w Katowicach. Brak zamieszczenia informacji w miejscu ogólnie dostępnym o rekrutacji personelu uniemożliwił dostęp do udziału w procedurze innym uczestnikom rynku. Osłabienie nadzoru nad przestrzeganiem zasad dotyczących sposobu i jakości dokumentowania prowadzonych zamówień publicznych w obszarze zakupu pomocy dydaktycznych niezbędnych do realizacji zadań przewidzianych w Projekcie Znam Rozumiem Współdziałam prowadzonym przez Szkołę Podstawową nr 13 w Katowicach i Projekcie Otwórz Radosną Przyszłość prowadzonym przez Miejskie Przedszkole Nr 70 w Katowicach (obie jednostki oświatowe należą do Zespołu Szkolno- Przedszkolnego Nr 4 w Katowicach) spowodowało nierzetelne dokumentowanie działań podejmowanych w związku z rozpoznaniem cen rynkowych, polegające na zróżnicowaniu treści w sporządzanych notatkach, pomijaniu informacji na temat przeznaczenia kupowanego artykułu oraz niewyróżnianiu tejże dokumentacji w związku z realizacją Projektu współfinansowanego ze środków Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Przeprowadzone weryfikacje i analizy dokumentacji postępowań w sprawie zamówień publicznych prowadzonych przez SP 13, wykonawcę Projektu Znam Rozumiem Współdziałam ujawniły słabe strony procesu, które rodzą ryzyko nierzetelnego prowadzenia postępowań. Brak pisemnego upoważnienia do realizacji zakupów w oparciu o procedury zamówień publicznych obowiązujące w jednostce przez nauczycieli zatrudnionych do prowadzenia zadań przewidzianych w Projekcie, jak i płatności dokonywanych przez te osoby ze 4
obsługi księgowo-finansowej Projektów, aby w przypadku wystąpienia konieczności utworzył zaliczkę terminową, na podstawie której byłaby możliwość regulowania płatności gotówkowej dotyczącej zakupu o niewielkiej wartości finansowej. 6. Mając na względzie przepis art.53 i 54 ustawy z dnia 29.08.2009r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2009r., Nr 157, poz. 1240 z późn.zm.) wzmocnienie nadzoru nad rzetelnością wykonywanych obowiązków przez Głównego Księgowego Zespołu w zakresie wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi. środków prywatnych nie dają zapewnienia, że proces przebiega zgodnie z założeniami. Niestosowanie się do przepisów ustawy z dnia 29.09.1994r. o rachunkowości (tj.: Dz.U. z 2009r. Nr 152, poz.1223 - z późn.zm.) w zakresie dokumentowania operacji gotówkowych prowadzonych w związku z realizacją Projektu Znam Rozumiem Współdziałam przez Szkołę Podstawową nr 13 w Katowicach i Projektu Otwórz Radosną Przyszłość prowadzonego przez Miejskie Przedszkole Nr 70 w Katowicach (obie jednostki należą do Zespołu Szkolno-Przedszkolnego Nr 4 w Katowicach) spowodowały, iż obroty gotówkowe wykonane w związku z zakupem pomocy dydaktycznych niezbędnych do realizacji zadań obu Projektów nie zostały udokumentowane wtórnymi dowodami kasowymi wymaganymi przepisami ustawy o rachunkowości. 2. Infrastruktura kanalizacyjna realizacja inwestycji w zakresie przebudowy i budowy kanalizacji deszczowej. Z/D Identyfikacja ryzyka, zwiększenie efektywności oraz legalność działania w zakresie przebudowy i budowy kanalizacji deszczowej. Wydano 3 zalecenia: 1. W celu systemowego rozwiązania problemu zarządzania siecią kanalizacji deszczowej wskazanie w strukturze organizacyjnej Urzędu Miasta Katowice komórki organizacyjnej bezpośrednio odpowiedzialnej za kanalizację deszczową będącą poza pasem drogowym, w zakresie: a) planowania inwestycji - Wydział Rozwoju Miasta, b) realizacji przedsięwzięć - Wydział Inwestycji, c) utrzymania i eksploatacji kanalizacji deszczowej zlokalizowanej w pasie drogowym - MZUiM, utrzymania i eksploatacji kanalizacji deszczowej zlokalizowanej poza pasem drogowym - Wydział Kształtowania Środowiska lub odrębna komórka organizacyjna. 2. Kontynuowanie pracy Zespołu ds. Inwentaryzacji Sieci zmierzając do inwentaryzacji całej sieci kanalizacji deszczowej i ogólnospławnej miasta Katowice. 3. Opierając się na doświadczeniu innych miast Polski, rozważenie potrzeby wprowadzenia w dalekiej Przeprowadzone czynności audytowe wykazały, że rozproszenie kompetencji w zakresie zarządzania różnymi odcinkami sieci kanalizacji deszczowej, w zależności od prawa posiadania często opóźnia podjęcie interwencji w sprawie naprawy lub przebudowy infrastruktury. Wykazana w strukturze organizacyjnej luka kompetencyjna w zakresie przygotowania, utrzymania i eksploatacji kanalizacji deszczowej poza drogą publiczną stanowi utrudnienia w audytowanym obszarze. Brak jednego właściciela i operatora zarządzającego siecią kanalizacji deszczowej na terenie miasta, a także niedobór środków finansowych niekorzystnie wpływają na utrzymanie infrastruktury kanalizacji deszczowej. Wstrzymanie prac związanych z inwentaryzacją nieujawnionych sieci kanalizacji deszczowej na terenie miasta Katowice pogłębia trudności 5
przyszłości opłaty za odprowadzenie wód opadowych i roztopowych na terenie miasta Katowice. związane z ustalaniem prawa posiadania sieci, o której istnieniu informacja dociera z chwilą powstania awarii. 3. Wykorzystanie biletów komunikacji miejskiej do celów służbowych. Z/D Identyfikacja ryzyka, zwiększenie efektywności oraz legalność działania w obszarze wykorzystania biletów komunikacji miejskiej do celów służbowych. Wydano 3 zalecenia: Zalecenia zostały skierowane do kierowników komórek organizacyjnych korzystających z biletów komunikacji miejskiej, uwzględniając specyfikę kierowanej komórki: 1. Wprowadzić obowiązek określania w ewidencji wyjść służbowych potrzeby korzystania przez pracownika ze środków komunikacji miejskiej poprzez wpisanie ilości i rodzaju pobranych biletów. 2. Jednoznacznie wskazać pracownika odpowiedzialnego za prowadzenie oraz wpisy dokonywane przez pracowników w zeszycie ewidencji wyjść służbowych, jak i ewidencji wykorzystania biletów komunikacji miejskiej. 3. Mając na uwadze art.44 ustawy z dnia 27.08.2009r. o finansach publicznych (tj.: Dz.U. z 2009r. Nr 157, poz.1240 - z późn.zm.) jak i przytoczone w treści sprawozdania przykłady wyjść służbowych przestrzegali, aby wydatki na przejazdy były dokonane w sposób celowy i oszczędny. Zatem pracownik oddelegowany do głównej siedziby Urzędu Miasta, winien tak ustalić organizację dnia, aby nie powielać przejazdów w to samo miejsce korzystając z różnych środków transportu. Przeprowadzone czynności audytowe wykazały, że brak określonych jednolitych zasad rozliczania przez pracowników z biletów komunikacji miejskiej w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych jest powodem różnicowanego sposobu prowadzenia ewidencji wykorzystania jednorazowych biletów komunikacji miejskiej przez poszczególne komórki organizacyjne. Poprzez osłabienie nadzoru kierowników komórek organizacyjnych nad rzetelnością wpisów dokonywanych przez pracowników do ewidencji wyjść służbowych brak jest zapewnienia, że pracownicy pobierający bilety komunikacji miejskiej wykorzystują je celowo i rzetelnie. Nieprzestrzeganie zasad przyznawania biletów komunikacji miejskiej w zakresie dotrzymywania terminu złożenia wniosku, określonych w załączniku do Zarządzenia wewnętrznego nr 337/2012 Prezydenta Miasta Katowice z dnia 09.10.2012r. w sprawie zasad przyznawania biletów komunikacji miejskiej na przejazdy związane z wykonywaniem obowiązków służbowych utrudnia wykonywanie obowiązków zaopatrywania komórek organizacyjnych w bilety komunikacji miejskiej. 4. Nadzór nad stowarzyszeniami mającymi siedzibę w Katowicach. Z/D Identyfikacja znaczącego ryzyka, zwiększenie efektywności oraz legalność działania w audytowanym obszarze. Wydano łącznie 7 zaleceń: Do Naczelnika Wydziału Sportu i Turystyki: 1. Uzupełnić zadania własne Wydziału o pełny zakres czynności realizowanych w związku z pełnieniem nadzoru nad stowarzyszeniami krzewiącymi kulturę fizyczną na terenie miasta Katowice, a w szczególności o: - prowadzenie ewidencji i dokumentacji stowarzyszeń sportowych, - opiniowanie dokumentów i statutów dla sądu Przeprowadzone czynności audytowe wykazały, że brak opracowanych procedur działania w procesie gromadzenia informacji i prowadzenia nadzoru nad stowarzyszeniami działającymi na terenie miasta Katowice jest głównym powodem niekonsekwencji działań podejmowanych w audytowanym obszarze. Poprzez osłabienie nadzoru nad sposobem dokumentowania czynności podejmowanych w 6
rejestracyjnego pod kątem zgodności z prawem w sprawach rejestracji i likwidacji stowarzyszeń, - zbieranie informacji o działalności stowarzyszeń, utrzymywanie bieżących kontaktów, prowadzenie korespondencji w tym zakresie, - przygotowywanie do sądu wniosków dyscyplinujących wobec stowarzyszeń naruszających porządek prawny, 1. przeprowadzanie kontroli stowarzyszeń z siedzibą w Katowicach odnośnie przestrzegania przepisów o rejestracji i powiadamiania o transakcjach w ramach przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. ramach prowadzonego nadzoru nad działalnością stowarzyszeń brak jest zapewnienia, że zarządzanie procesem pozwala osiągnąć zamierzony cel. Nieuzupełnienie zakresu zadań własnych Wydziału Sportu i Turystyki oraz nieuzupełnienie zakresu obowiązków pracownika upoważnionego do realizowania zadań w zakresie nadzoru nad stowarzyszeniami prowadzącymi działalność w obszarze kultury fizycznej negatywnie wpływa na jakość realizowanych działań. 1. uzupełnienie zakresu obowiązków pracownika odpowiedzialnego za realizowanie zadań związanych z pełnieniem nadzoru nad stowarzyszeniami. 3. Wzmocnić nadzór nad rzetelnością i skutecznością obowiązków wykonywanych przez pracownika upoważnionego do wykonywania zadań w zakresie nadzoru nad stowarzyszeniami prowadzącymi działalność w obszarze kultury fizycznej. 4. Podjąć działania zmierzające do opracowania i wprowadzenia procedury pozyskiwania i gromadzenia informacji w Wydziale Sportu i Turystyki na temat działalności stowarzyszeń sportowych działających na terenie miasta Katowice. Do Naczelnika Wydziału Spraw Obywatelskich: 5. Sukcesywnie i adekwatnie do posiadanych środków podejmowanie działań zmierzające do likwidacji tych stowarzyszeń, które powstały w latach 80 i wcześniej, a które do dnia dzisiejszego nie zostały zarejestrowane w Krajowym Rejestrze Sądowym. 6. Podjąć działania zmierzające do opracowania i wprowadzenia procedury pozyskiwania i gromadzenia informacji na temat działalności stowarzyszeń działających na terenie miasta Katowice, ze szczególnym 7
uwzględnieniem dodatkowych narzędzi, takich jak korzystanie z informacji gromadzonych przez Urzędy Skarbowe oraz wykonanie obowiązków służbowych na terenie miasta, których celem będzie naoczne potwierdzenie aktualności adresu siedziby stowarzyszenia. 7. Zobowiązać pracowników odpowiedzialnych za wykonywanie zadań nadzoru nad stowarzyszeniami do: - ustalenia jednolitego sposobu sporządzania notatki służbowej z zachowaniem wszystkich wymaganych cech tego dokumentu, - uzupełnienia treści ankiety o miejsce na wpisanie daty wypełnienia tego dokumentu, - przestrzeganie przyjętej zasady wysyłania ankiety informacyjnej do stowarzyszeń po zakończeniu trwania kadencji zarządu. 5. Gospodarka odpadami komunalnymi cz. I Z/D Identyfikacja ryzyka, zwiększenie efektywności oraz legalność działania w obszarze gospodarowania odpadami komunalnymi. Zgodnie z założeniami audytu oraz Planem Audytu Wewnętrznego na 2014r., przedmiotowe zadanie będzie kontynuowane w okresie od 02.01.2014r. do 28.02.2014r. Z wykonanych czynności zostanie sporządzone jedno sprawozdanie z przeprowadzonego audytu wewnętrznego. Dotychczasowe ustalenia audytu wykazały, że komórki organizacje Urzędu Miasta Katowice upoważnione do realizacji zadań z zakresu zarządzania gospodarowaniem odpadami komunalnymi wykorzystują większość dostępnych środków związanych z dochodzeniem i egzekucją opłaty śmieciowej, wynikających z obowiązujących przepisów prawa. W wyniku przeprowadzonych czynności audytowych nie uzyskano zapewnienia, iż ewidencja nieruchomości znajdujących się na terenie miasta Katowice obejmuje wszystkie nieruchomości zamieszkałe, których właściciele są zobowiązani ponosić na rzecz gminy opłatę za gospodarowanie odpadami komunalnymi. Przeprowadzona na podstawie 4% próby zewidencjonowanych deklaracji opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi analiza porównawcza wykazała nieznaczną ilość pomyłek i przeoczeń, które powstały w Przeprowadzone czynności audytowe wykazały, że w okresie największego natężenia wpływu do Urzędu Miasta Katowice deklaracji opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi, ogromna ilość dokumentów do przyjęcia w Referacie ds. Systemu Gospodarowania Odpadami Komunalnymi WKŚ znacząco spotęgowała tempo pracy, co miało bezpośredni wpływ na ilość popełnionych pomyłek, przeoczeń i uchybień w procesie weryfikacji i ewidencjonowania deklaracji. W wyniku osłabienia w Referacie ds. Systemu Gospodarowania Odpadami Komunalnymi WKŚ nadzoru nad sposobem dokumentowania czynności podejmowanych w ramach weryfikacji składanych deklaracji opłat, nie sporządzano notatek służbowych z ustaleń dokonywanych telefonicznie, co wpłynęło na brak zapewnienia, że zarządzanie procesem pozwala osiągnąć zamierzony cel. 8
okresie największego natężenia wpływu do Urzędu Miasta Katowice tychże deklaracji, których istotność miała bezpośredni wpływ na skuteczność poboru opłaty. 6. Kontrole w szkołach i placówkach oświatowych Z/D Identyfikacja znaczącego ryzyka, zwiększenie efektywności działania w obszarze prowadzenia kontroli w publicznych jednostkach oświatowych. Wydano łącznie 10 zaleceń: Do Naczelnika Wydziału Edukacji: 1. Opracować i wprowadzić do stosowania przez wszystkich pracowników prowadzących kontrolę jednolitą formę protokołu, w której zostaną uwzględnione wszystkie cechy protokołu wynikające z zapisów Regulaminu kontroli zarządczej instytucjonalnej prowadzonej przez komórki organizacyjne UM nadzorujące jednostki organizacyjne miasta Katowice, ze szczególnym uwzględnieniem: a) wskazania okresu objętego kontrolą, b) opisania przyjętego sposobu badania obszarów objętych kontrolą, ze wskazaniem dokumentów, w oparciu o które wyciągnięto wnioski, c) dokonania oceny kontrolowanego obszaru. Przeprowadzone czynności audytowe wykazały, że nieprowadzenie analizy ryzyka dla nadzorowanych przez Wydział Edukacji jednostek oświatowych oraz nieprzestrzeganie zasad Regulaminu kontroli zarządczej instytucjonalnej prowadzonej przez komórki organizacyjne UM nadzorujące jednostki organizacyjne miasta Katowice, stanowiącego załącznik nr 2 do Zarządzenia wewnętrznego nr 59/2013 Prezydenta Miasta Katowice z dnia 11.02. w sprawie systemu kontroli zarządczej sprawowanej przez komórki organizacyjne Urzędu Miasta Katowice jest przyczyną niedokonywania oceny funkcjonowania kontroli zarządczej w nadzorowanych jednostkach oświatowych. 2. Do zakresu realizowanych kontroli wprowadzić obowiązek oceny kontroli zarządczej, w tym weryfikacji dochodów i wydatków jednostek. 3. Uzupełnić zakresy obowiązków pracowników o zadania dotyczące prowadzenia kontroli w nadzorowanych szkołach i placówkach oświatowych. 4. Rozważyć potrzebę zmiany organizacji pracy Kierownika Referatu I Publicznych Przedszkoli, Szkół Podstawowych, Gimnazjalnych i Placówek Oświatowych ten sposób, aby zakres uprawnień do nadzoru nad organizacją pracy Referatu nie kolidował z wykonywanymi czynnościami kontrolnymi. 5. Uzupełnić Księgę Procedur oraz Rejestr Ryzyk o wszystkie obszary działań prowadzonych w Wydziale Edukacji. 6. Zlecić prowadzenie w sposób udokumentowany analizy ryzyka dla nadzorowanych przez siebie szkół i placówek oświatowych. Nieskuteczne mechanizmy nadzoru nad zasadami realizacji kontroli w nadzorowanych szkołach i placówkach oświatowych spowodowały pomijanie istotnych elementów protokołu kontroli wynikających z obowiązującego Regulaminu kontroli zarządczej instytucjonalnej prowadzonej przez komórki organizacyjne UM nadzorujące jednostki organizacyjne miasta Katowice oraz wyłączenie z jej zakresu kontroli realizacji określonych ustawą budżetową dochodów i wydatków jednostek oświatowych. Brak wypracowanych jednolitych zasad działania w obszarze prowadzenia kontroli w szkołach i placówkach oświatowych spowodował zróżnicowanie stosowanych form dokumentowania kontroli oraz rozbieżności w ilości obszarów objętych kontrolą w zakresie oceny realizacji zadań dyrektorów nadzorowanych szkół i placówek. Niestosowanie się do zasad obowiązującej Instrukcji Kancelaryjnej w zakresie sposobu 9
7. Uwzględnić w planie kontroli na dany rok kalendarzowy wyniki prowadzonej analizy ryzyka. 8. Wprowadzić obowiązek bezwzględnego przestrzegania zasad obowiązującej Instrukcji Kancelaryjnej w sposobie rejestrowania prowadzonych kontroli. 9. Wzmocnić nadzór nad rzetelnością informacji przekazywanej w raportach i sprawozdaniach z prowadzonych działań kontrolnych. 10. Zlecić uzupełnienie informacji na temat planów kontroli w jednostkach oświatowych zamieszczanych na stronach BIP Urzędu Miasta Katowice o sprawozdania z wykonania planu kontroli za określony rok kalendarzowy. rejestrowania prowadzonych kontroli negatywnie wpłyną na jakość informacji przekazywanej w raportach i sprawozdaniach z prowadzonych działań kontrolnych. Poprzez osłabienie nadzoru nad systemem prowadzenia kontroli w szkołach oraz nad rzetelnością informacji przekazywanej w raportach i sprawozdaniach z prowadzonych działań kontrolnych brak jest zapewnienia, że zarządzanie procesem pozwala osiągnąć zamierzony cel. 5) Należy wpisać wszystkie przeprowadzone zadania zapewniające i czynności doradcze, również te, które nie były ujęte w planie audytu wewnętrznego. 6) Niepotrzebne skreślić. Działalność podstawowa obejmuje działalność merytoryczną, statutową, charakterystyczną dla danej jednostki. Działalność wspomagająca obejmuje ogólnie rozumiany proces zarządzania jednostką; zapewnia sprawność i skuteczność działań w obszarze działalności podstawowej, np. zamówienia publiczne, zarządzanie kadrami. 7) Kolumnę należny wypełnić tylko w przypadku wskazania w kolumnie 5 działalności wspomagającej, wpisując odpowiednio: "Gospodarka finansowa" albo "Zakupy", albo "Zarządzanie mieniem", albo "Bezpieczeństwo", albo "Systemy informatyczne, albo "Zarządzanie". 8) W przypadku zadań audytowych, które nie były ujęte w planie audytu wewnętrznego należny wpisać "-". 9) Należy wybrać odpowiednio "Zapewnienie o prawidłowości działania" albo "Wzrost efektywności i skuteczności działania", albo "Zwiększenie bezpieczeństwa zasobów", albo "Wykrycie znacznej nieprawidłowości", albo "Doprowadzenie do działania zgodnego z prawem", albo "Identyfikacja znacznego ryzyka", albo "Zwiększenie efektywności i skuteczności kontroli wewnętrznej". 5. Przeprowadzone czynności sprawdzające w roku sprawozdawczym Czas przeprowadzenia czynności sprawdzających Liczba audytorów wewnętrznych przeprowadzających czynności sprawdzające Temat zadania zapewniającego, L.p. którego dotyczą czynności sprawdzające (w dniach roboczych) (w etatach) 1 2 3 4 1. Ocena jakości obsługi petentów w Urzędzie Miasta Katowice. 2 2 2. Zawieranie umów przez miejskie przedszkola na zajęcia dodatkowe. 2 2 3. Celowość, efektywność i rzetelność sporządzenia wniosku o 2 2 10
płatność wynikającego z umowy POLK.09.01.02-24-286/10-00 4. Interpelacje terminowość udzielonych odpowiedzi. 2 2 5. Organizowanie lekarskich badań profilaktycznych i kierowanie na nie pracowników (badania wstępne, kontrolne, okresowe). 2 2 6. Udzielanie komórkom organizacyjnym UMK opinii i porad prawnych oraz wyjaśnień w zakresie stosowania prawa. 2 2 6. Niezrealizowane zaplanowane zadania audytowe L.p. Temat zadania zapewniającego lub przedmiot czynności doradczej Zadanie zapewniające (Z) albo czynność doradcza (D) Przyczyna niezrealizowania zadania zapewniającego lub czynności doradczej 1 2 3 4 1. Nie dotyczy 7. Istotne informacje dotyczące prowadzenia audytu wewnętrznego w roku sprawozdawczym 10) Brak. 11
14 lutego 2014r. (-) Elżbieta Solska-Kuchciak Naczelnik Wydziału Audytu i Kontroli Audytor Wewnętrzny...... (data) (podpis i pieczęć koordynatora komórki audytu wewnętrznego) 14 lutego 2014r. (-) Piotr Uszok Prezydent Miasta Katowice...... (data) (podpis i pieczęć Prezydenta Miasta Katowice) 10) W tym propozycje zmian do obowiązujących regulacji dotyczących audytu wewnętrznego 12