SPRAWOZDANIE Z WYKONANIA PLANU AUDYTU ZA ROK 2017

Transkrypt

1 SPRAWOZDANIE Z WYKONANIA PLANU AUDYTU ZA ROK 2017 Jednostki sektora finansów publicznych objęte audytem wewnętrznym 1) L.p. Nazwa jednostki 1 2 URZĄD MIASTA KATOWICE ul. Młyńska 4, Katowice Podstawowe informacje o komórce audytu wewnętrznego 2) L.p. Imię i nazwisko Nazwa stanowiska Numer telefonu Adres poczty elektronicznej Wymiar czasu pracy (w etatach) Kwalifikacje zawodowe 3) Udział w szkoleniach w roku sprawozdawczym (w dniach) Elżbieta Solska-Kuchciak Audytor Wewnętrzny Naczelnik Wydziału Audytu i Kontroli 032/ elzbieta.solskakuchciak@katowice.eu 1 etat Egzamin MF 2 Anita Wołczew Audytor Wewnętrzny 032/ anita.wolczew@katowice.eu 1 etat Egzamin MF - 3. Izabela Porwolik Audytor Wewnętrzny 032/ izabela.porwolik@katowice.eu 1 etat Egzamin MF urlop macierzyński do r, 1

2 1 2 Czy w roku sprawozdawczym dokonywano udokumentowanej samooceny audytu wewnętrznego? 4) 1) Należy wpisać jednostkę, w której jest zatrudniony audytor wewnętrzny oraz wszystkie jednostki objęte audytem wewnętrznym na podstawie art. 274 ust.3 ustawy z dnia r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2013r, poz.885 z późn.zm.) 2) Należy wpisać dane wszystkich osób zatrudnionych w komórce audytu wewnętrznego, według stany na dzień 31 grudnia roku sprawozdawczego. 3) Kwalifikacje zawodowe, o których mowa w art. 286 ust.1 ustawy z dnia r. o finansach publicznych. Należny wpisać odpowiednio: CIA, CGAP, CISA, ACCA, CFE, CCSA, CFSA, CFA, aplikacja NIK, inspektor kontroli skarbowej, biegły rewident, egzamin MF. W przypadku braku kwalifikacji zawodowych należy wpisać "-". 4) Niepotrzebne skreślić 3. Przeprowadzone zadania audytowe w roku sprawozdawczym L.p. Temat zadania audytowego ) Zadanie zapewniające (Z) albo czynność doradcza (D) 6) Audyt wewnętrzny zlecony 6) Typ obszaru działalności, w którym przeprowadzono zadanie audytowe 6) Obszar działalności związany z dysponowaniem środkami, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy z dnia r. o finansach publicznych 6) Opis obszaru działalności wspomagającej7) Liczba audytorów wewnętrznych przeprowadzających zadanie audytowe (w etatach) Czas przeprowadzenia zadania audytowego (w dniach) Plan 8) Wykonanie Plan 8) Wykonanie Powołanie rzeczoznawcy Ocena procedury unieważnienia dowodu osobistego. Zarządzanie 02 stycznia - 03 luty 02 stycznia - 30 stycznia Realizacja działań promocyjnych miasta Katowice związanych z rozwojem turystyki biznesowej. Zarządzanie 06 luty - 10 marca 06 luty - 30 marca 2

3 3. Przydział lokali socjalnych zgodnie z wyrokiem sądowym orzekającym eksmisję wraz z uprawnieniem do lokalu socjalnego. Zarządzanie 06 marca- 28 kwietnia 06 marca - 28 kwietnia 4. Prowadzenie postępowań odszkodowawczych w zakresie dróg publicznych. Zarządzanie 02 maja- 30 czerwca 02 maja- 30 czerwca 5. Gospodarka odpadami komunalnymi weryfikacja odbioru selektywnej zbiórki odpadów komunalnych dla nieruchomości zamieszkałych miasta Katowice. Zarządzanie 03 lipca- 04 września 03 lipca- 30 września 6. Opłaty adiacenckie. Zarządzanie 05 września- 27 października 05 września- 29 września 7. Gospodarka taborem samochodowym w wybranych jednostkach organizacyjnych miasta Katowice. Zarządzanie 30 września- 29 grudnia 02 października- 12 grudnia 3

4 4. Wydane zalecenia lub opinie w ramach przeprowadzonych zadań audytowych L.p. Temat zadania zapewniającego lub przedmiot czynności doradczej 5) Zadanie zapewniające (Z) albo czynność doradcza (D) 6) Efekty przeprowadzenia zadania audytowego 9) Podstawowe zalecenia lub opinie i wnioski Ryzyka, do których odnoszą się wydane zalecenia lub opinie i wnioski Ocena procedury unieważnienia dowodu osobistego. Identyfikacja ryzyka, efektywności i skuteczności działania w obszarze stosowania procedur nieważnienia dowodu osobistego. Nie wydano zaleceń. Jednocześnie, mając na względzie utrzymanie skutecznego systemu zarządzania obszarem unieważniania dowodów osobistych, Zespół Audytorów Wewnętrznych rekomenduje, aby Naczelnik Wydziału Spraw Obywatelskich, w oparciu o stwierdzony w trakcie badania audytowego jeden przypadek zwrócił uwagę pracownikom na możliwość pojawienia się rozbieżności dat wpływu i rejestracji korespondencji, mających znaczenie dla poprawnego unieważnienia dokumentu. Przeprowadzone czynności audytowe nie wykazały istotnych wad ani mankamentów w organizacji pracy i skuteczności realizowanych zadań w obszarze analizowanego procesu, które swoimi skutkami rodziłyby istotne ryzyko naruszenia obowiązujących przepisów prawa, bądź miałyby negatywny wpływ na jakość zarządzania obszarem realizacji zadań dotyczących unieważniania dowodów osobistych. Zwiększenia czujności wymaga jedynie obszar związany z określeniem daty unieważnienia dokumentu znalezionego i przekazanego przez osoby trzecie. Realizacja działań promocyjnych miasta Katowice związanych z rozwojem turystyki biznesowej. Identyfikacja znaczącego ryzyka, efektywności działania w obszarze realizacji działań promocyjnych miasta Katowice związanych z rozwojem turystyki biznesowej. Wydano łącznie 9 zaleceń: skierowanych do : A. Przewodniczącego Komisji ds oceny wniosków ws. organizacji w Katowicach wydarzeń turystyki biznesowej: Zneutralizował ryzyka wykazane w niniejszym Sprawozdaniu. Zobowiązał Sekretarza Komisji do nadzorowania autoryzacji (podpisów) i umieszczania daty na Zespół Audytorów wskazał szereg ryzyk w badanym obszarze, opisując tym samym ich przyczyny i skutki. Badanie audytowe wykazało także wystąpienie wielu istotnych braków i mankamentów w organizacji pracy i skuteczności działań realizowanych w obszarze promocji miasta Katowice związanej z rozwojem turystyki biznesowej - zarówno w zakresie działalności Komisji ds oceny ofert zakupu świadczeń promocyjnych, jak i Wydziału Promocji, który odpowiada za przeprowadzenie postępowań w sprawie zamówień publicznych i dokonanie sprawdzenia wywiązania się 4

5 sporządzanych przez Komisję dokumentach. 3. W przypadku negatywnej decyzji Prezydenta Miasta Katowice w zakresie zakupu świadczeń promocyjnych przesłał do Wydziału Promocji uzasadnienie, celem sporządzenia stosownej odpowiedzi do organizatora. B. Komisji ds oceny wniosków ws. organizacji w Katowicach wydarzeń turystyki biznesowej: 4. Zgodnie z 2 ust. 1 zarządzenia Prezydenta Miasta Katowice nr 78/2015 z dnia 6 lutego 2015 r. w sprawie powołania komisji do spraw oceny wniosków ws organizacji w Katowicach wydarzeń turystyki biznesowej z późn. zm. wprowadziła, jako dodatkowe kryterium w ocenie oferty dot. zakupu świadczeń promocyjnych: a)doświadczenie oferenta w obszarze planowania i przeprowadzania wydarzeń biznesowych, b) poziom osiągniętego ekwiwalentu reklamowego z danego wydarzenia w poprzedniej edycji. c) dotychczasową współpracę z Urzędem Miasta Katowice pod kątem wywiązania się oferenta z warunków zawartych umów. Sporządzana na tej podstawie ocena powinna być stosowana jednakowo wobec wszystkich oferentów. W tym celu należy wykorzystać, sporządzoną przez Wydział Promocji pisemną ocenę z dotychczasowych działań organizatora na ternie miasta Katowice, osiągniętego efektu promocyjnego oraz dostosowania poziomu kwoty do proponowanego zakresu działań. C. Naczelnika Wydziału Promocji: 5. Zneutralizował ryzyka wykazane w niniejszym podmiotów zewnętrznych z warunków podpisanych umów. Czynności audytowe wskazały w szczególności na wykorzystywanie opracowanych mierników oceny wydarzeń tylko wobec jednego aspektu atrakcyjności spotkania, co nie daje pełnej obiektywności oraz nie zapewnia interesów miasta na wypadek niewywiązania się organizatora z umowy. W opiniach Komisji uzasadniających wybór danego wydarzenia brakuje wyznacznika i oceny w zakresie dotychczasowej współpracy z oferentem, jego doświadczenia, a także poziomu zadowolenia z efektu promocyjnego osiągniętego podczas wcześniejszych edycji wydarzeń organizowanych przez oceniany podmiot. Słabą stroną oceny sporządzanej przez Komisję jest fakt, że dołączany do wybranej oferty wyliczony wskaźnik oceny atrakcyjności danej oferty nie jest datowany, ani autoryzowany co podważa wiarygodność i obiektywność sporządzonej kalkulacji. Ponadto, posiedzenia Komisji dokumentowane są w postaci protokołu komisji zatwierdzonego przez Przewodniczącego Komisji. Audytowani nie przedłożyli do badania list obecności ze spotkań Komisji, ani załączników (z wyłączeniem ofert) na które powołuje się protokół. Skutkiem słabego nadzoru w Wydziale Promocji nad poprawnością prowadzonych postępowań w sprawie zamówień publicznych w trybie z wolnej ręki jest: a) brak podpisu oferenta pod protokołem z negocjacji, b) opóźnienie (1 przypadek związany z modernizacją BIP) w zamieszczaniu ogłoszeń o 5

6 Sprawozdaniu. 6. Zobowiązał pracowników odpowiedzialnych za przeprowadzenie postępowania w trybie z wolnej ręki do: przestrzegania złożenia podpisu przez oferenta na protokole z negocjacji, przyjmowania od oferentów oświadczeń opatrzonych aktualną datą ich sporządzenia, stosowania jednego wzoru umowy wobec wszystkich oferentów, umieszczania w treści umowy terminu realizacji przedmiotu zamówienia, przestrzegania zasady niezwłocznego zamieszczania ogłoszenia o udzieleniu zamówienia publicznego. 7. Zobowiązał pracowników do sporządzania dokumentu świadczącego o dokonaniu przeglądu oraz oceny materiałów promocyjnych i projektów graficznych zawierających nazwę i logo miasta, których wykonania zobowiązał się organizator przedsięwzięcia. 8. Zobowiązał pracowników do opracowania i wprowadzenia do stosowania check-listy, opartej na serii pytań lub zagadnień dotyczących ocenianego wydarzenia w oparciu o ustalone warunki umowy, którą wypełnia pracownik biorący udział w przedsięwzięciu. Opatrzona datą i podpisana przez osobę sporządzającą check-lista winna stanowić nieodłączny element akt sprawy. 9. Zobowiązał pracowników do przestrzegania zasad obowiązującej w Urzędzie Miasta Katowice Instrukcji kancelaryjnej i stosując się do sformułowanych w udzieleniu zamówienia publicznego, c) niestosowanie jednego wzoru umowy wobec wszystkich oferentów, d) nieumieszczanie w treści umowy terminu realizacji przedmiotu zamówienia, e) opuszczanie dat na oświadczeniach oferentów o braku podstaw do wykluczenia z postępowań zgodnie z art.22 i 24 ustawy Pzp. W materiałach gromadzonych w Wydziale Promocji nie ma dokumentu potwierdzającego akceptację materiałów promocyjnych i projektów graficznych zawierających nazwę i logo miasta, które zobowiązuje się wykonać organizator przedsięwzięcia. Ten warunek wynika z treści zawieranych umów, jednak w żadnym analizowanym postępowaniu nie znajdowało się potwierdzenie wykonania tych działań co podważa wiarygodność dokonywanych ocen. Niedopracowane przez pracowników Wydziału Promocji zasady weryfikacji i kontroli wywiązywania się organizatorów z warunków umowy podczas wydarzeń współfinansowanych przez miasto Katowice nie dają zapewnienia, że organizator przedsięwzięcia należycie wywiązał się z warunków umowy. Nienadawanie w Wydziale Promocji dat wpływu dokumentom składanym w związku z prowadzonymi sprawami - narusza obowiązujące w Urzędzie Miasta Katowice zasady Instrukcji kancelaryjnej. Działania te utrudniają potwierdzanie zachowania przez organizatora terminów zawartych w umowie. 6

7 niej norm doprowadził do rejestracji wpływającej do Wydziału korespondencji. 3. Przydział lokali socjalnych zgodnie z wyrokiem sądowym orzekającym eksmisję wraz z uprawnieniem do lokalu socjalnego. Identyfikacja znacznego ryzyka, efektywności i skuteczności działania i kontroli wewnętrznej w procesie przydziału lokali socjalnych zgodnie z wyrokiem sądowym orzekającym eksmisję wraz z uprawnieniem do lokalu socjalnego. Wydano łącznie 4 zalecenia skierowanych do : A. Dyrektora Komunalnego Zakładu Gospodarki Mieszkaniowej w Katowicach, aby: Wzmocnił nadzór nad efektywnością działań Kierowników poszczególnych obszarów administracji budynków w zakresie szybkiego i efektywnego przekazywania informacji do Wydziału Budynków i Dróg Urzędu Miasta Katowice na temat działań podejmowanych w związku z przekazywaniem informacji o działaniach podjętych w związku z nieprzyjęciem oferowanego lokalu socjalnego. Wprowadził okresowe kontrole lokali socjalnych przygotowanych do zasiedlenia w związku z wydanym wyrokiem sądowym, w zakresie weryfikacji długości okresu pozostawania bez przypisu, co pozwoli ujawnić opóźnienia w działaniach podejmowanych przez lokalną administrację budynków. B. Naczelnik Wydziału Budynków i Dróg, aby: Dokonał analizy tych eksmisyjnych wyroków sądowych z prawem do lokalu socjalnego, które zostały orzeczone przed 2010 rokiem i podjął odpowiednie działania weryfikujące liczbę najstarszych wyroków oczekujących na realizację. Wzmocnił nadzór nad kolejnością realizowania wyroków eksmisyjnych oraz - w przyszłości - podjął działania neutralizujące ryzyko wykazane w trakcie audytu. Przeprowadzone czynności audytowe wykazały, że na skuteczność i efektywność działań podejmowanych w audytowanym obszarze znaczny wpływ mają niezależne czynniki zewnętrzne, które są nieodłącznym elementem całego procesu przydziału lokali socjalnych zgodnie z wyrokiem sądu orzekającym eksmisję wraz z prawem do lokalu socjalnego. W związku z tym, bezsprzecznie oddziaływują na tempo realizacji zadań w audytowanym obszarze. Mimo to przeprowadzone zadanie audytowe ujawniło słabe strony procesu, które wymagają usprawnienia. I tak w Komunalnym Zakładzie Gospodarki Mieszkaniowej w Katowicach osłabienie nadzoru nad obligatoryjnym przekazywaniem informacji na temat działań podejmowanych w związku z nieprzyjęciem przez dłużnika lokalu socjalnego będącego ofertą wynikającą z realizacji wyroku sądu nakazującego eksmisję wraz z uprawnieniem do lokalu socjalnego wpłynęło na długotrwałe niewykorzystanie lokalu przygotowanego do zasiedlenia. Na skutek nieutworzenia w Wydziale Budynków i Dróg pisemnie sformułowanych zasad regulujących tryb stosowania kryteriów decydujących o kolejności, bądź szybkości działania w przydzielaniu lokali socjalnych zgodnie z orzeczonym wyrokiem sądu, uwidocznił się w audytowanym okresie (lata ) brak konsekwencji i wypracowanej jednolitej zasady działania w podejmowanych decyzjach o przyznaniu lokalu socjalnego. 7

8 Brak w Wydziale Budynków i Dróg wypracowanych metod okresowego monitorowania najstarszych wyroków, które według prowadzonych w Wydziale rejestrów pozostają nadal niezrealizowane powodują, że publikowane dane w zakresie wyroków oczekujących na realizację nie odzwierciedlają stanu faktycznego. 4. Prowadzenie postępowań odszkodowawczych w zakresie dróg publicznych. Identyfikacja znaczącego ryzyka, efektywności oraz legalność działania w obszarze prowadzenia postępowań odszkodowawczych w zakresie dróg publicznych. Zaleceń nie wydano, lecz - mając na względzie zachowanie skutecznego i efektywnego systemu zarządzania pracą komórki organizacyjnej w audytowanym obszarze, Zespół Audytorów Wewnętrznych sugeruje, aby Naczelnicy Wydziałów: Inwestycji i Gospodarki Mieniem rozważyli potrzebę przeprowadzenia analiz efektywności pracy na stanowiskach związanych z wykonywaniem zadań z zakresu postępowań odszkodowawczych. Przeprowadzone czynności audytowe nie wykazały słabych stron analizowanego procesu, które swoimi skutkami rodziłyby istotne ryzyko naruszenia przepisów prawa obowiązujących w audytowanym zakresie, bądź miałyby negatywny wpływ na jakość zarządzania obszarem postępowań odszkodowawczych prowadzonych w związku z realizacją inwestycji drogowych. Ustalenia audytu wykazały, że na efektywność działań podejmowanych w audytowanym obszarze znaczny wpływ mają niezależne czynniki zewnętrzne, które są nieodłącznym elementem prowadzonych postępowań odszkodowawczych. W związku z tym, bezsprzecznie oddziaływują na tempo realizacji zadań w audytowanym obszarze. 5. Gospodarka odpadami komunalnymi weryfikacja odbioru selektywnej zbiórki odpadów komunalnych dla nieruchomości zamieszkałych miasta Identyfikacja znaczącego ryzyka, efektywności i skuteczności działania w obszarze weryfikacji Wydano łącznie 5 zaleceń skierowanych do Naczelnika Wydziału Kształtowania Środowiska: Opracował i wprowadził do realizacji na stałe zasady dokonywania okresowych przeglądów nieruchomości zamieszkałych pod kątem zgłoszenia opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi. Celem zminimalizowania ryzyka istnienia Przeprowadzone badanie audytowe uwidoczniło wiele słabych stron w organizacji pracy i skuteczności działań realizowanych w obszarze odbioru selektywnej zbiórki odpadów komunalnych dla nieruchomości zamieszkałych miasta Katowice, które wpływają na ryzyko naruszenia przyjętych zasad odbioru odpadów segregowanych. 8

9 Katowice. odbioru selektywnej zbiórki odpadów komunalnych dla nieruchomości zamieszkałych miasta Katowice. nieruchomości niezgłoszonych do podatku, kontrole powinny obejmować wszystkie dzielnice miasta, w których istnieje zabudowa jednorodzinna, w szczególności nowo powstałe zabudowania. Doprecyzował zasady wymiany informacji z MPGK w zakresie przekazywania danych o nowo budowanych obiektach mieszkalnych oraz odbierania odpadów segregowanych z adresów nieruchomości, których właściciele złożyli deklarację o niesegregowaniu odpadów. 3. W obszarze odbioru przeterminowanych leków: a) dokonał aktualizacji wszystkich umów użyczenia zwartych przed rokiem 2017 w zakresie podmiotu odbierającego przeterminowane leki, b) wprowadził do treści umów informację regulującą zasady komunikowania się przedstawicieli aptek z pracownikami Urzędu Miasta Katowice w sprawach związanych z przedmiotem umowy, c)zobowiązał podmiot odbierający odpady do dostarczania do aptek aktualnych harmonogramów terminów odbioru przeterminowanych leków. 4. Podjął działania zmierzające do zwiększenia liczby aptek dzierżawiących pojemniki, szczególnie w dzielnicach z zabudową jednorodzinną, położonych na obrzeżach miasta. 5. W porozumieniu z MPGK wszczął działania zmierzające do uproszczenia zasad przyjmowania od mieszkańców miasta przeterminowanych leków, w ten sposób, aby selekcja tych odpadów prowadzona była w aptekach. Czynności audytowe wskazały w szczególności na: a) konieczność podjęcia działań usprawniających przepływ informacji pomiędzy spółką przeprowadzającą odbiór odpadów segregowanych, a Wydziałem Kształtowania Środowiska, b) braki w monitorowaniu zgodności działań właścicieli nieruchomości ze złożoną deklaracją, c) brak rzetelnego rozeznania o liczbie właścicieli nieruchomości zobowiązanych do złożenia deklaracji oraz brak działań podejmowanych w celu pozyskiwania danych o liczbie tych osób, d) brak rozeznania problemów w zakresie przyjmowania od mieszkańców miasta przeterminowanych leków, wpływający na ryzyka naruszenia zasad Regulaminu utrzymania czystości i porządku na terenie Miasta Katowice i na niezadowolenie mieszkańców. 9

10 Nie wydano zaleceń. 6. Opłaty adiacenckie. Identyfikacja znaczącego ryzyka, efektywności i skuteczności działania w obszarze naliczania opłaty adiacenckiej. Przeprowadzone czynności audytowe nie wykazały słabych stron analizowanego procesu, które swoimi skutkami rodziłyby istotne ryzyko naruszenia przepisów prawa obowiązujących w audytowanym zakresie, bądź miałyby negatywny wpływ na jakość zarządzania obszarem postępowań prowadzonych w sprawie ustalenia opłaty adiacenckiej z tytułu wzrostu wartości nieruchomości na skutek dokonanego podziału. Skonkretyzowania wymaga jedynie potrzeba sprawowania przez Kierownika Referatu Postępowań Administracyjnych nadzoru prac wykonywanych w toku prowadzonych postępowań o ustalenie opłaty adiacenckiej, a dotyczących akceptacji sporządzanej oceny materiału dowodowego zgromadzonego w toku postępowania, będącej podsumowaniem ustaleń prowadzonego postępowania. Mając na względzie zachowanie skutecznego i efektywnego systemu zarządzania pracą komórki organizacyjnej w audytowanym obszarze, Zespół Audytorów Wewnętrznych pozostawił do rozważenia kwestię obligatoryjności składania podpisu przez Kierownika Referatu Postępowań Administracyjnych na ocenie materiału dowodowego sporządzanej w toku prowadzonych postępowań i zaleca, aby w efekcie podjętych decyzji dokonać zmian w opisie procesów w taki sposób, aby zachowany został skuteczny nadzór nad prowadzoną działalnością w zakresie ustalania opłaty adiacenckiej. 7. Gospodarka taborem samochodowym w wybranych jednostkach organizacyjnych miasta Katowice. Identyfikacja znaczącego ryzyka, efektywności i skuteczności działania w obszarze zarządzania taborem samochodowym w wybranych jednostkach organizacyjnych miasta Katowice. Wydano łącznie 6 zaleceń skierowanych do Dyrektorów wymienionych poniżej jednostek organizacyjnych miasta Katowice: Dyrektorzy jednostek organizacyjnych: MZUiM, Teatr ATENEUM, Miejska Biblioteka Publiczna, DD Zakątek oraz DPS Przystań powinni opracować jednolity dokument regulujący cały zakres zadań i obowiązków związanych z korzystaniem z samochodów służbowych, w tym również normy zużycia paliwa i zasady ewentualnego ich zwiększenia. Przeprowadzone badanie audytowe uwidoczniło także wiele słabych stron w organizacji pracy i skuteczności działań w obszarze zarządzania taborem samochodów służbowych, które wpływają na ryzyko naruszenia rzetelności i efektywności podejmowanych działań. Czynności audytowe wskazały w szczególności na: a) ograniczenie skutecznego egzekwowania wypełniania zadań służbowych z użyciem samochodu wskutek braku spisanych zasad korzystania z samochodu służbowego, 10

11 Dyrektorzy jednostek organizacyjnych: MOSiR, KZGM, Straż Miejska winni wprowadzić do regulaminów i precyzyjnie określić okoliczności i wielkość zastosowanego zwiększenia norm zużycia paliwa w okresie zimowym. 3. Wydział Organizacji i Zarządzania UMK, jak również Dyrektorzy jednostek organizacyjnych: MDK Szopienice-Giszowiec i Miejskiej Biblioteki Publicznej powinni niezwłocznie skierować pracowników korzystających z samochodów służbowych na badania profilaktyczne. b) powierzanie pojazdów służbowych pracownikom nie posiadającym profilaktycznych badań lekarskich, c) nieefektywne metody rozliczania eksploatacji posiadanych samochodów służbowych ograniczające bieżące monitorowanie kosztów eksploatacji pojazdów, d) brak staranności w sposobie wypełniania kart drogowych wpływający na ryzyko manipulowania obliczeniami i ograniczenia pewności, że monitorowane w ten sposób zużycie ilości paliwa jest wiarygodne. 4. Dyrektorzy jednostek organizacyjnych: DPS Przystań, MOPS, DD Tęcza i MDK Szopienice-Giszowiec winni wzmocnić nadzór nad starannym wypełnianiem kart drogowych. 5. Nadzór nad pobieraniem kluczy i dokumentów do samochodów służbowych w MOPS i DPS Przystań powinien zostać wzmocniony rejestracją okresu (data, godzina)i osób pobierających klucze do samochodów służbowych. 6. Dyrektor Instytucji Kultury Katowice Miasto Ogrodów powinien zmodyfikować sposób rozliczania eksploatacji posiadanych samochodów służbowych, poprzez zamianę książek pojazdu na karty drogowe. 11

12 5) Należy wpisać wszystkie przeprowadzone zadania zapewniające i czynności doradcze, również te, które nie były ujęte w planie audytu wewnętrznego. 6) Niepotrzebne skreślić. Działalność podstawowa obejmuje działalność merytoryczną, statutową, charakterystyczną dla danej jednostki. Działalność wspomagająca obejmuje ogólnie rozumiany proces zarządzania jednostką; zapewnia sprawność i skuteczność działań w obszarze działalności podstawowej, np. zamówienia publiczne, zarządzanie kadrami. 7) Kolumnę należny wypełnić tylko w przypadku wskazania w kolumnie 5 działalności wspomagającej, wpisując odpowiednio: "Gospodarka finansowa" albo "Zakupy", albo "Zarządzanie mieniem", albo "Bezpieczeństwo", albo "Systemy informatyczne, albo "Zarządzanie". 8) W przypadku zadań audytowych, które nie były ujęte w planie audytu wewnętrznego należny wpisać "-". 9) Należy wybrać odpowiednio "Zapewnienie o prawidłowości działania" albo "Wzrost efektywności i skuteczności działania", albo "Zwiększenie bezpieczeństwa zasobów", albo "Wykrycie znacznej nieprawidłowości", albo "Doprowadzenie do działania zgodnego z prawem", albo "Identyfikacja znacznego ryzyka", albo "Zwiększenie efektywności i skuteczności kontroli wewnętrznej". 5. Przeprowadzone czynności sprawdzające w roku sprawozdawczym L.p. Temat zadania zapewniającego, którego dotyczą czynności sprawdzające Czas przeprowadzenia czynności sprawdzających (w dniach roboczych) Liczba audytorów wewnętrznych przeprowadzających czynności sprawdzające (w etatach) Opracowywanie analiz związanych z bilansem nośników energii. Zarządzanie kryzysowe. 3. Wydawanie zezwoleń na sprowadzanie zwłok lub szczątków ludzkich z zagranicy. 4. Planowanie i rozliczanie dotacji dla klubów i stowarzyszeń sportowych. 5. Prawidłowość realizacji obowiązków związanych z gromadzeniem danych stanowiących podstawę do naliczenia części oświatowej subwencji ogólnej. Czynności sprawdzające do zadania zapewniającego pn. Ocena systemu MSZ-KIIP zostaną wykonane w toku realizacji zadania audytowego Nr 1/2017, pn Ocena systemu MSZ-KIIP. 12

13 6. Niezrealizowane zaplanowane zadania audytowe : Brak 7. Istotne informacje dotyczące prowadzenia audytu wewnętrznego w roku sprawozdawczym 10) Z dniem 01 września audytor wewnętrzny, Pani Izabela Porwolik powróciła do Zespołu Audytorów Wewnętrznych po zakończeniu urlopu macierzyńskiego. Zadania audytowe przeprowadzono zgodnie z Programem Zapewnienia i Poprawy Jakości Audytu Wewnętrznego opracowanym w dniu 9 stycznia 2012 r. (-) Elżbieta Solska-Kuchciak Naczelnik Wydziału Audytu i Kontroli AUDYTOR WEWNĘTRZNY r (data) (podpis i pieczęć koordynatora komórki audytu wewnętrznego) (-) Marcin Krupa PREZYDENT MIASTA KATOWICE r (data) (podpis i pieczęć Prezydenta Miasta Katowice) 10) W tym propozycje zmian do obowiązujących regulacji dotyczących audytu wewnętrznego 13