Centrum Wodne Laguna w Gryfinie INSTRUKCJA INSTRUKCJA KASOWA KASY GŁÓWNEJ I PUNKTÓW KASOWYCH CENTRUM WODNEGO LAGUNA W GRYFINIE Strona/Stron 1/10 DATA 07-02-2012 NUMER/DATAWYDANIA 1/07-02-2012 INSTRUKCJA KASOWA KASY GŁÓWNEJ I PUNKTÓW KASOWYCH CENTRUM WODNEGO LAGUNA W GRYFINIE Opracował: Główny Ksiegowy Anna Jur Opiniował: Główny Ksiegowy Anna Jur Zatwierdził: Dyrektor Juliusz Grabowski Data 10 02.2012 r. Data 10 02.2012 r. Data 10.02.2012 r.
SPIS TREŚCI 1. Cel instrukcji 2. Zakres instrukcji 3. Definicje 4. Zasady Gospodarki Kasowej CW Laguna 4.1. Kasa Główna CW Laguna 4.2. Punkty Kasowe CW Laguna 4.3. Sklepik 5. Postępowanie w przypadku uszkodzonych kart abonamentowych 3 3 3 4 4 6 8 9 2
1. CEL INSTRUKCJI Instrukcja ustala jednolite zasady gospodarki kasowej w kasie głównej i punktach kasowych w samorządowym zakładzie budżetowym Centrum Wodne Laguna w Gryfinie. 2. ZAKRES PROCEDURY Instrukcja została opracowana na podstawie: Ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych ( Dz. U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1240) Ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694) Ustawy z dnia 17 grudnia 2004 o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych ( Dz.U. z 2005 r. Nr 14, poz. 114) Ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej ( Dz. U. z 2010r. nr 220, poz. 1447 z późn. zm.) Instrukcja określa podstawowe zasady w zakresie gospodarki kasowej w Zakładzie, a przede wszystkim: dokumenty na podstawie, których dokonuje się wpłat i wypłata gotówki w kasie głównej Zakładu, sposób dokonywania sprzedaży i rozliczeń w punktach kasowych CW Laguna przy sprzedaży usług basenowych, sposób rozliczania i dokonywania sprzedaży w sklepiku CW Laguna, sposób postępowania w przypadku uszkodzonych kart abonamentowych. 3. DEFINICJE Ilekroć w instrukcji użyto określenia: Instrukcja oznacza niniejszą instrukcję, CW Laguna, Obiekt, Zakład Centrum Wodne Laguna, 74-100 Gryfino, ul. Wodnika 1, Dyrektor należy przez to rozumieć Dyrektora Centrum Wodnego Laguna w Gryfnie, Kierownik jednostki Kierownik samorządowego zakładu budżetowego 3
- Dyrektor CW Laguna, Główny księgowy należy przez to rozumieć Głównego Księgowego Centrum Wodnego Laguna, Pracownik księgowości pracownicy działu Księgowości zatrudnieni na stanowiskach: główny specjalista, specjalista, kasjer główny, Kierownik Komórki Organizacyjnej Kierownik Wydziału ds. administracyjnych i marketingu, Kierownik Wydziału ds. technicznych, Główny Księgowy. 4. ZASADY GOSPODARKI KASOWEJ W CW LAGUNA 4.1. Kasa Główna CW Laguna 1. Do zasad ogólnych gospodarki kasowej i obrotu pieniężnego należy zaliczyć obowiązek ustawowy dokonywania płatności w formie bezgotówkowej ( a więc z pominięciem operacji kasowej i gotówkowej) za pośrednictwem rachunku bankowego w każdym przypadku, kiedy stroną transakcji jest inny podmiot gospodarczy i jednorazowa wartość należności lub zobowiązania powstałego w związku z tą transakcją, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza równowartość 15.000,00 euro, przeliczonych na złote według średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski ostatniego dnia miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym dokonano płatności. 2. W Kasie Głównej CW Laguna, może znajdować się : niezbędny zapas gotówki na bieżące wydatki, gotówka pochodząca z bieżących wpływów (wpłat do kasy, utargów z punktów kasowych CW Laguna), Wartość niezbędnego zapasu gotówki w kasie (tzw. pogotowie kasowe) nie może przekroczyć kwoty 5.000,00 zł. Wyjątek stanowi gotówka pobrana z punktów kasowych, czekająca na transport do banku. 3. Wartości pieniężne powierza się osobom w pełni zaufanym, uczciwym i obowiązkowym. 4. Do wszystkich osób materialnie odpowiedzialnych, którym powierza się prowadzenie kasy należy stosować zasadę ograniczonego zaufania co w praktyce sprowadza się do częstego kontrolowania gotówki i innych wartości pieniężnych. 4
5. Osoby trzecie nie mogą mieć dostępu do kasy (z wyjątkiem komisji inwentaryzacyjnej, lub osoby zastępującej kasjera po uprzednim dokonaniu inwentaryzacji i protokolarnego przekazania kasy). 6. Kasjer nie może wypłacać pieniędzy komukolwiek bez przedłożenia właściwego dokumentu zaakceptowanego przez osoby uprawnione tzn. Dyrektora i Głównego Księgowego CW Laguna. 7. Każda operacja kasowa (wpłata i wypłata) musi być poprzedzona wystawieniem dowodu kasowego (KP lub KW) na podstawie właściwych dokumentów źródłowych. 8. Raport Kasowy sporządza się na każdy dzień, dokonując wpisów niezwłocznie po przyjęciu wpłaty lub zrealizowaniu wypłaty pieniężnej. 9. Co najmniej raz w roku przeprowadza się pełną inwentaryzację Kasy Głównej CW Laguna i rozlicza się osobę materialnie odpowiedzialną (w ostatni dzień roku obrotowego). 10.Pomieszczenie, w którym przechowuje się gotówkę powinno być odpowiednio zabezpieczone tj.: a) wyposażone w sejf, b) zamykane na klucz, c) kasjer obowiązkowo podpisuje umowę o odpowiedzialności materialnej. 11. Do szczegółowych obowiązków kasjera Kasy Głównej CW Laguna należy : przyjmowanie wpłat gotówkowych oraz dokonywanie wypłat w oparciu o sprawdzone i zatwierdzone do wypłaty dokumenty : faktury, rachunki, delegacje, listy płac, wnioski o zaliczkę i inne dokumenty; codzienne przyjmowanie gotówki i innych dowodów (faktury, bilety papierowe) dokumentujących sprzedaż usług ze wszystkich punktów kasowych CW Laguna oraz sklepiku, na podstawie sporządzanych przez kasjerów zmianowych Raportów Kasowych i wydruków z kas fiskalnych. Przyjęcie przekazanej z punktów kasowych gotówki odbywa się na podstawie dokumentu KP; podczas przerwy remontowej lub innych przestojów Centrum Wodnego Laguna, gdy nie było dokonywanej sprzedaży w punktach kasowych, dopuszcza się sporządzenie Raportu Kasowego za cały okres gdy nie było wpływu utargu; sprawdzanie zgodności zdanej przez Kasjerów Zmianowych gotówki z dokumentami przygotowanymi w punktach kasowania; 5
sprawdzenie zgodności Raportów Kasowych wystawianych w punktach kasowych z Raportami Fiskalnymi Dobowymi, wyjaśnienie ewentualnych różnic; sprawdzenie i uzgodnienie zgodności Raportu Fiskalnego Okresowego na koniec każdego miesiąca z przychodami ze sprzedaży usług (basen, rekreacja, solaria, szatnia, sklepik); pobieranie środków pieniężnych z punktów kasowych CW Laguna i konwój do pomieszczenia Kasy Głównej obowiązkowo odbywa się w asyście pracownika firmy ochroniarskiej; sprawdzenie prawdziwości banknotów przed wypisaniem dokumentu KP. W przypadku stwierdzenia falsyfikatu, wskazanie osoby odpowiedzialnej za jego przyjęcie i powiadomienie o zaistniałym fakcie Dyrektora, Głównego Księgowego Zakładu oraz Policji; sporządzanie raportów kasowych, poprzez wypisywanie na bieżąco każdego dowodu wpłaty lub wypłaty oraz dołączanie dowodów źródłowych wraz z właściwym dowodem kasowym. Raport kasowy zamykany jest na każdy dzień i do godziny 12 00 dnia następnego przekazywany jest Głównej Księgowej. Raporty Kasowe sporządzane po dniach wolnych od pracy, sporządzane są do godziny 13 00 następującego po nich dnia roboczego i przekazywane są Głównej Księgowej; przestrzeganie ustalonego pogotowia kasowego; segregowanie, kompletowanie pakietów banknotów oraz przygotowanie bilonu do wpłaty na rachunek bankowy Centrum Wodnego Laguna zgodnie z wymogami banku prowadzącymi rachunek Zakładu; każdorazowe przekazanie środków pieniężnych do banku odbywa się poprzez wystawienie dowodu KW oraz podpisanie dokumentów wymaganych przez firmę dokonująca konwoju środków pieniężnych do banku. 4.2. Punkty Kasowe CW Laguna 1. Przed przystąpieniem do pracy na I zmianie porannej, kasjer ze stanowiska rozliczeń powinien dokonać inwentaryzacji pasków z transponderami i potwierdzić ich stan w Rejestrze pasków. Należy porównać stan pasków z dnia poprzedniego z wynikiem liczenia. Braki pasków należy wyjaśnić i sporządzić odpowiednią notatkę wyjaśniającą i wskazującą osobę odpowiedzialną za brak. Osoba, która nie dopełniła obowiązku rozliczenia się z kompletu pasków ponosi odpowiedzialność materialną za zagubiony pasek. 6
W przypadku zagubienia paska przez klienta pobierana jest opłata zgodna z obowiązującym CENNIKIEM zatwierdzonym przez Dyrektora CW Laguna i wystawiana jest faktura dokumentująca dokonanie sprzedaży ww. paska. Fakt zagubienia, odnalezienia zagubionego paska lub pobrania opłaty należy zarejestrować w Rejestrze pasków. Po zakończeniu pracy pracownik II zmiany pracujący na stanowisku sprzedaży dokonuje inwentaryzacji pasków i wynik liczenia wpisuje w Rejestrze pasków. Pracownik ten ma obowiązek wyjaśnić wszelkie braki i pokryć niedobór. 2. Kasjerzy dokonują sprzedaży biletów zgodnie z obowiązującym cennikiem i z zasadami opisanymi w instrukcji programu Kasa firmy Vivo Łódź. Kasjer zobowiązany jest do wydania klientowi paska z transponderem wraz z paragonem fiskalnym. Na żądanie klienta wydawana jest faktura VAT. Wystawienie faktury z opóźnionym terminem płatności tzw. faktury przelewowej, każdorazowo musi być uzgodnione z Wydziałem ds. administracyjnych i marketingu lub Księgowością. Termin płatności wynosi wówczas maksymalnie 14 dni. 3. Każdy przyjęty od klienta banknot należy sprawdzić w testerze. Za przyjęcie fałszywego banknotu, odpowiedzialność materialną ponosi kasjer. 4. Po zakończeniu pracy obowiązkiem kasjera jest wydruk RAPORTU KASOWEGO, oraz wypełnienie Załącznika nr 1 wg. dołączonego do niniejszej instrukcji wzoru. Na koniec każdego dnia, każdy kasjer obowiązkowo drukuje oprócz RAPORTU KASOWEGO - DOBOWY RAPORT FISKALNY, natomiast na koniec miesiąca kasjerzy drugiej zmiany drukują RAPORT FISKALNY OKRESOWY. 5. Dla pobranych i wypłaconych kaucji lub innych wypłat dokonywanych na polecenie Głównego Księgowego, Kasjera Kasy Głównej lub innych upoważnionych przez Dyrektora osób, należy wystawiać dokumenty KP lub KW. 6. Po zakończeniu zmiany należy uzgodnić stan Raportu Kasowego ze stanem Raportu Fiskalnego i stanem posiadanej gotówki w kasie. Następnie należy sporządzić depozyt gotówki i zabezpieczyć go w sejfie. Banknoty przygotowane do przekazania dla Kasy Głównej należy starannie posegregować i ułożyć główkami do góry. 7. Należy pamiętać o uzupełnianiu zestawień dotyczących ilości osób indywidualnych i drukowaniu zestawień grup korzystających z usług CW Laguna. 8. W przypadku pomyłkowej sprzedaży biletów, abonamentów lub rezygnacji klienta z usług CW Laguna itp., a także wszelkich zdarzeń losowych takich jak 7
np. kradzież należy sporządzić odpowiedni protokół Załącznik nr 2 do instrukcji). W przypadku dokonywania zwrotów należy w protokole umieścić dokładne dane klienta tj. imię i nazwisko, adres, nr i serię dokumentu potwierdzającego tożsamość. 9. Przed rozpoczęciem pracy należy zapoznać się z poleceniami zawartymi w Dzienniku Poleceń i każdorazowo fakt ten potwierdzać podpisem. 10.Wszelkie niejasności, zdarzenia losowe należy natychmiast zgłaszać przełożonemu lub w przypadku pracowników II zmiany pozostawić adnotację pisemną w Dzienniku Poleceń. 4.3. Sklepik 1. Bezpośredni nadzór nad funkcjonowaniem sklepiku w CW Laguna sprawuje Kierownik Wydziału ds. administracyjnych i marketingu, który jednocześnie dokonuje zamówienia towaru. 2. Zamówiony towar jest przyjmowany do magazynu przez magazyniera na podstawie dokumentu PZ - przyjęcie zewnętrzne (wzór stanowi Załącznik nr 3 do instrukcji). 3. Magazynier przekazuje towar do sklepiku sporządzając dokument RW - rozchód wewnętrzny (wzór stanowi Załącznik nr 3 do instrukcji). Dokument jest akceptowany po uprzednim sprawdzeniu ilości i jakości towarów - przez obsługę sklepiku. W przypadku złej jakości towaru należy dokonać zwrotu towaru do magazynu sporządzając dokument ZW - zwrot wewnętrzny (wzór stanowi Załącznik nr 3 do instrukcji), a dalszą procedurę reklamowania towaru u dostawcy prowadzi magazynier. 4. Obsługa sklepiku prowadzi tzw. zeszyt przychodów i rozchodów towarów (wzór stanowi Załącznik nr 4 do instrukcji). W zeszycie tym odnotowany musi być każdorazowo przychód towarów z magazynu oraz jego rozchód, czyli sprzedaż. Na koniec każdej zmiany obsługa sklepiku wykazuje saldo ilościowe towarów znajdujących się w sklepiku. Osoby podejmujące pracę na następnej zmianie (I lub II) sprawdzają saldo ilościowe. W przypadku stwierdzenia różnic pomiędzy stanem w Zeszycie przychodów i rozchodów, a faktyczną ilością towaru w sklepiku należy sporządzić Protokół niedoborów (wzór stanowi Załącznik nr 4 do instrukcji) i poinformować o tym zdarzeniu bezpośredniego przełożonego, który wyjaśnia sprawę i wskazuje przyczyny niedoboru, oraz osoby odpowiedzialne za jego powstanie. 5. Po przyjęciu towaru do sklepiku Kierownik Wydziału ds. Administracyjnych i Marketingu lub osoba upoważniona we współpracy z działem księgowości CW Laguna oraz z firmą nadzorującą w CW Laguna urządzenia fiskalne 8
(zgodnie z zawartą umową) dokonuje wprowadzenia nowego asortymentu do pamięci kasy fiskalnej wg. odpowiednich kodów, z narzutem, oraz odpowiednią stawką podatku VAT. 6. Obsługa sklepiku dokonuje sprzedaży towarów zgodnie z obowiązującym cennikiem. Sprzedawca zobowiązany jest do wydania klientowi towaru wraz z paragonem fiskalnym. Na żądanie klienta wydawana jest faktura VAT. Wystawienie faktury z opóźnionym terminem płatności tzw. faktury przelewowej, każdorazowo musi być uzgodnione z Działem Marketingu lub Księgowością. Termin płatności wynosi wówczas maksymalnie 14 dni. 7. Każdy przyjęty od klienta banknot należy sprawdzić w testerze. Za przyjęcie fałszywego banknotu, odpowiedzialność materialną ponosi kasjer sprzedawca. 8. Po zakończeniu pracy obowiązkiem kasjera - sprzedawcy jest wydruk RAPORTU FISKALNEGO, rozliczenie się z utargu oraz odpowiednie jego zabezpieczenie w postaci depozytu gotówki i złożenie go w sejfie znajdującym się w Punkcie Kasowym CW Laguna. Należy pamiętać o starannym posegregowaniu gotówki i ułożeniu banknotów główkami do góry. 9. Na koniec każdego dnia pracy, każdy kasjer sprzedawca, obowiązkowo drukuje DOBOWY RAPORT FISKALNY, natomiast na koniec miesiąca kasjerzy - sprzedawcy drugiej zmiany drukują RAPORT FISKALNY OKRESOWY. 5. POSTĘPOWANIE W PRZYPADKU USZKODZONYCH KART ABONAMENTOWYCH 1. W przypadku zgłoszenia się klienta z uszkodzoną kartą abonamentową do kasjera punktu kasowego CW Laguna, kasjer musi dokonać oceny czy karta nie została zniszczona umyślnie (karta połamana, z oznakami mechanicznego zniszczenia). W takim przypadku klient dokonuje zakupu nowej karty na własny koszt. 2. Jeżeli brak jest oznak celowego zniszczenia karty, a karta nie funkcjonuje, klientowi przysługuje prawo bezpłatnej wymiany. Nowa karta wydawana jest klientowi bez pobrania opłaty. 3. Kasjer CW Laguna sprawdza czy na karcie znajdują się środki finansowe do wykorzystania. W przypadku, gdy takie środki na karcie pozostały, kasjer spisuje Protokół zniszczenia karty abonamentowej (wzór stanowi Załącznik nr 5 do instrukcji). 4. Komplet dokumentów tj. protokół i kartę abonamentową kasjer przekazuje do wyjaśnienia do Kierownika Wydziału ds. administracyjnych i marketingu. Jeżeli klient zgłosi wymianę w dniu wolnym od pracy lub w godzinach popołudniowych, gdy dział marketingu nie pracuje wówczas kartę i protokół wraz z kartą należy przekazać wraz z dokumentami kasowymi (raportem) do 9
Kasjera Głównego. Kasjer Kasy Głównej przekazuje sprawę Kierownikowi Wydziału ds. administracyjnych i marketingu w dniu następnym. 5. Kierownik Wydziału ds. administracyjnych i marketingu po skontaktowaniu się z administratorem systemu ESOK firmą VIVO Łódź i sprawdzeniu stanu gotówki znajdującej się na karcie, dokonuje przelania środków ze zniszczonej karty na nową. 6. Kierownik Wydziału ds. administracyjnych i marketingu na protokole opisuje sposób rozwiązania wymiany karty i przelania niewykorzystanych środków ze starej karty na nową. 7. Kierownik Wydziału ds. administracyjnych i marketingu dokonuje likwidacji uszkodzonej karty, fakt ten poświadczając na protokole zniszczenia. 8. Protokół zniszczenia zatwierdza Dyrektor zakładu. 10