ZARZĄDZENIE NR K PREZYDENTA MIASTA ZIELONA GÓRA - KIEROWNIKA URZĘDU. z dnia 20 października 2016 r.

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE NR K PREZYDENTA MIASTA ZIELONA GÓRA - KIEROWNIKA URZĘDU z dnia 20 października 2016 r. w sprawie szczegółowych zasad, sposobu i trybu przyznawania i korzystania ze służbowych kart płatniczych oraz rozliczania płatności dokonywanych przy ich wykorzystaniu. Na podstawie art. 33 ust. 3 i 5 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2016 r. poz. 446 z późn. zm. 1) ) i art. 247 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2013 r. poz. 885 z późn. zm. 2) ) zarządza się, co następuje: Rozdział 1 Przepisy ogólne 1.1 Zarządzenie określa szczegółowe zasady, sposób i tryb przyznawania i korzystania ze służbowych kart płatniczych oraz zasady rozliczania płatności dokonywanych przy ich wykorzystaniu. 2. Zasady określone w zarządzeniu obowiązują: 1) jednostki budżetowe, w tym Urząd Miasta Zielona Góra, 2) samorządowe zakłady budżetowe, 3) samorządowe instytucje kultury, 4) samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, 5) spółki, w których udziały albo akcje należą całkowicie lub częściowo do Miasta Zielona Góra, - zwane dalej jednostkami. 2. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o: 1) służbowych kartach płatniczych należy przez to rozumieć karty kredytowe, debetowe, obciążeniowe lub inne karty wydane jednostkom przez bank obsługujący; 2) użytkowniku należy przez to rozumieć pracownika jednostki, niepozostającego w okresie wypowiedzenia umowy o pracę, zatrudnionego na podstawie umowy o pracę lub powołania w trybie odrębnych przepisów. Rozdział 2 Zasady, sposób, tryb przyznawania służbowych kart płatniczych 3. Przyznanie służbowej karty płatniczej każdorazowo wynika z istotnych potrzeb uzasadnionych charakterem obowiązków służbowych. 1) Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2016 r. poz ) Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2013 r. poz. 938 i 1646, z 2014 r. poz. 379, 911, 1146, 1626 i 1877, z 2015 r. poz. 238, 532, 1045, 1117, 1130, 1189, 1190, 1269, 1358, 1513, 1830, 1854, 1890 i 2150 oraz z 2016 r. poz. 195 i 1257.

2 4. Służbowa karta płatnicza może być wykorzystywana wyłącznie przez użytkownika Służbową kartę płatniczą przyznaje się na czas oznaczony. 2. Odwołanie z pełnionej funkcji, wypowiedzenie stosunku pracy lub zmiana zakresu odpowiedzialności i uprawnień nieuprawniające do korzystania ze służbowej karty płatniczej powoduje obowiązek bezzwłocznego zwrotu karty Służbowa karta płatnicza jest przyznawana na podstawie umowy zawartej między kierownikiem jednostki a użytkownikiem, która określa prawa i obowiązki użytkownika. 2. Umowa zawiera co najmniej: 1) określenie zakresu upoważnienia do zaciągania zobowiązań udzielonego użytkownikowi przez kierownika jednostki, w tym rodzajów dozwolonych operacji finansowych z zachowaniem zasad określonych w 8; 2) wskazanie okresu, na jaki jest przyznawana służbowa karta płatnicza; 3) wskazanie miesięcznego limitu wydatków ustalonego po przeprowadzeniu analizy potrzeb użytkownika; 4) wskazanie trybu postępowania w przypadku naruszenia zasad korzystania ze służbowej karty płatniczej; 5) pouczenie o odpowiedzialności za nieprawidłowe wykorzystanie służbowej karty płatniczej, w szczególności za szkodę powstałą z tego tytułu; 6) pouczenie o odpowiedzialności za skutki utraty, zniszczenia lub udostępnienia karty osobom trzecim; 7) zobowiązanie użytkownika do chronienia służbowej karty płatniczej z maksymalną starannością, w szczególności przed utratą lub zniszczeniem; 8) zobowiązanie użytkownika do przestrzegania regulaminu, o którym mowa w 14, oraz ustalonego przez właściwe banki regulaminu korzystania z kart płatniczych. 3. Wraz z zawarciem umowy użytkownik składa oświadczenie o: 1) wyrażeniu zgody na potrącanie z wynagrodzenia należności z tytułu nieprawidłowego wykorzystania służbowej karty płatniczej oraz 2) zapoznaniu się z regulaminem określonym w 14 oraz z regulaminem korzystania z kart ustalonym przez bank, który wydał służbową kartę płatniczą. Rozdział 3 Zasady korzystania ze służbowych kart płatniczych oraz rozliczania operacji finansowych 7. Za pomocą służbowej karty płatniczej użytkownik może dokonywać wyłącznie operacji finansowych związanych w wykonywaniem obowiązków służbowych. 2

3 8.1. Wypłata gotówki za pomocą służbowej karty płatniczej jest co do zasady niedozwolona, chyba że jest konieczna na skutek niemożliwych do przewidzenia zdarzeń losowych, a także w sytuacji gdy nie ma możliwości dokonania płatności w formie bezgotówkowej. Obowiązek udowodnienia takiej okoliczności spoczywa na użytkowniku. 2. Niewykorzystana kwota wypłaconej gotówki podlega zwrotowi na rachunek bankowy jednostki lub do kasy jednostki Każdą operację finansową dokonaną za pomocą służbowej karty płatniczej użytkownik dokumentuje fakturą, rachunkiem lub innym równoważnym dowodem księgowym. 2. Wydatki zrealizowane gotówką wypłaconą przy użyciu służbowej karty płatniczej, użytkownik dokumentuje w sposób określony w ust Operacje finansowe dokonane za pośrednictwem internetu z wykorzystaniem służbowej karty płatniczej należy udokumentować wydrukiem potwierdzającym dokonanie operacji jako zastępczym dowodem księgowym do czasu złożenia dokumentu, o którym mowa w ust Dokumenty, o których mowa w ust. 1-3, użytkownik jest zobowiązany przedłożyć niezwłocznie głównemu księgowemu nie później niż w terminie 7 dni od dnia dokonania operacji finansowej Użytkownik jest zobowiązany opisać każdy dokument potwierdzający operację finansową dokonaną za pomocą służbowej karty płatniczej w sposób umożliwiający ustalenie charakteru, okoliczności i celu dokonania wydatku oraz jego związku z wykonywaniem obowiązków służbowych. 2. Wydatki nieudokumentowane w sposób określony w 9 i 10 ust. 1, w tym potwierdzone jedynie oświadczeniem użytkownika, podlegają zwrotowi w trybie określonym w Operacje finansowe dotyczące wydatków z tytułu podróży służbowych z wykorzystaniem karty służbowej płatniczej są dokumentowane i rozliczane na zasadach wynikających z odrębnych przepisów Wykorzystanie służbowej karty płatniczej niezgodnie z obowiązującymi w jednostce przepisami prawa lub z umową powoduje: 1) obowiązek niezwłocznego zwrotu wydatkowanej kwoty wraz z opłatami bankowymi związanymi z dokonaną transakcją; 2) odpowiedzialność służbową, pracowniczą, dyscyplinarną lub karną na zasadach określonych w odrębnych przepisach. 2. W przypadku niedokonania zwrotu lub dokonania go w nieprawidłowej wysokości, stosownie do 6 ust. 3, należność podlega potrąceniu z najbliższego wynagrodzenia za pracę. 3

4 Jeżeli związek dokonanej operacji finansowej z wykonywaniem obowiązków służbowych nie zostanie udowodniony: 1) należność podlega potrąceniu z najbliższego wynagrodzenia za pracę; 2) główny księgowy niezwłocznie informuje o tym na piśmie kierownika jednostki, który podejmuje czynności zmierzające do wyegzekwowania od użytkownika zwrotu należności. 2. W przypadku wydania przez kierownika jednostki pisemnego polecenia uznania operacji finansowej za operację związaną z wykonywaniem obowiązków służbowych, główny księgowy otrzymuje jego oryginał wraz z dokumentami, o których mowa w 9 ust Przepisy ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio w sytuacji, gdy dokonanie operacji finansowej nie zostało potwierdzone wymaganym dokumentem. Rozdział 4 Przepisy przejściowe i końcowe 14. Zobowiązuje się dyrektorów lub kierowników jednostek do ustalenia regulaminów korzystania ze służbowych kart płatniczych w kierowanych przez nich jednostkach z uwzględnieniem zasad określonych w niniejszym zarządzeniu, w którym należy określić co najmniej: 1) stanowiska i rodzaje obowiązków służbowych uprawniających do korzystania ze służbowej karty płatniczej; 2) limity wydatków dla poszczególnych grup użytkowników, uwzględniając ich zakres odpowiedzialności i uprawnień; 3) rodzaje towarów i usług, za które dopuszczalna jest zapłata za pomocą służbowych kart płatniczych; 4) szczegółowy tryb dokonywania uprzedniej kontroli operacji finansowych dokonywanych za pomocą służbowych kart płatniczych z uwzględnieniem przepisów ustawy o finansach publicznych; 5) w przypadku dopuszczenia możliwości wypłaty gotówką przy użyciu karty płatniczej zasady wypłaty gotówki i termin zwrotu niewykorzystanej kwoty; 15. Traci moc zarządzenie nr 427/10 Prezydenta Miasta Zielona Góra z dnia 13 kwietnia 2010 r. w sprawie szczegółowych zasad, sposobu i trybu przyznawania i korzystania ze służbowych kart płatniczych oraz rozliczania płatności dokonywanych przy ich wykorzystaniu Umowy zawarte z pracownikami jednostek na podstawie zarządzenia, o którym mowa w 15 zachowują ważność. 4

5 Dotychczasowe regulaminy jednostek zachowują moc do czasu wydania nowych. 2. Dyrektorzy lub kierownicy jednostek przejętych przez Miasto od 1 stycznia 2015r. opracowują regulaminy określone w 14 do dnia 31 grudnia 2016r. 18. Wykonanie zarządzenia powierza się Skarbnikowi Miasta, kierownikom komórek organizacyjnych urzędu nadzorującym lub koordynującym działalność jednostek oraz dyrektorom i kierownikom jednostek. 19. Zarządzenie wchodzi w życie z mocą od dnia 30 września 2016r. i podlega publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej. PREZYDENT MIASTA (-) mgr inż. Janusz Kubicki 5