BCC ECM Autorskie rozwiązanie BCC wspomagające zarządzanie dokumentami oraz procesami biznesowymi Prezentacja rozwiązania
Co to jest ECM? ECM (enterprise content management) to strategia świadomego zarządzania informacją w organizacji. Jej efektem jest przetworzenie informacji rozproszonej w kontrolowalny i zarządzalny zasób, który wspomaga procesy biznesowe. Dzięki ECM wszelkie informacje jakie gromadzi i przetwarza firma (niezależnie od źródła pochodzenia i formy ich utrwalenia) są dostępne, możliwe do odnalezienia i wykorzystania na przestrzeni całej organizacji, na przestrzeni całego cyklu ich życia, dla wszystkich pracowników i zgodnie z określonymi politykami bezpieczeństwa. Technologia ECM pomaga: skanować dokumenty przechowywać dokumenty w formie elektronicznej zarządzać procesami (workflow) zarządzać wiedzą w organizacji
Jakie problemy rozwiązuje BCC ECM? zagubienia dokumentów i strata czasu na ich poszukiwanie, chaos w obiegu, przekroczenia terminów w obsłudze spraw wielokrotne skanowanie tego samego dokumentu, strata czasu na przepisywanie tych samych danych brak kontroli nad wersjami dokumentów rozproszenie i oderwanie informacji od kontekstu organizacyjnego (procesy, operacje w systemach IT, klienci) pomyłki ludzkie w przetwarzaniu niebezpieczeństwo dostania się informacji w niepowołane ręce przypadkowe skasowanie/usunięcie brak dostępu do informacji bałagan w korespondencji
Kiedy warto rozważyć wdrożenie ECM? duży stopień rozproszenia informacji w organizacji (wiele lokalizacji geograficznych, wysoki poziom zatrudnienia, duża skala biznesu) duża i rosnąca ilość dokumentów w procesach biznesowych wiele systemów IT gromadzących te same informacje (potrzeba wymiany dokumentów) potrzeba zabezpieczenia dokumentów i zapisów (np. na potrzeby kontroli lub audytów) szczególne wymagania prawne lub regulacje branżowe w obszarze zarządzania dokumentami optymalizacja kosztów realizacji procesów biznesowych potrzeba kontroli nad przepływem dokumentów potrzeba skrócenia czasu dostępu do informacji
Funkcje document management system Przetworzenie dokumentu tradycyjnego na dokument elektroniczny skanowanie i rozpoznawanie treści dokumentów, kody kreskowe Zarządzanie przechowywaniem dokumentów w formie elektronicznej zabezpieczenie dokumentów przed przypadkowym dostępem odciążenie systemów IT niestworzonych do archiwizacji dokumentów Udostępnianie dokumentów w procesach biznesowych skany dokumentów dla użytkowników informacje z dokumentów dla systemów IT raportowanie i statystyki
Funkcje workflow/bpm graficzne projektowanie aplikacji procesowych (zgodnie z BPMN) zarządzanie uprawnieniami i przypisywanie użytkowników do zadań dostęp przez przeglądarkę internetową i urządzenia mobilne jeden system obsługujący wszystkie procesy biznesowe wykorzystywanie zasobów informacyjnych z wielu źródeł (integracja): content serwer BCC ECM inne systemy IT, np. ERP, CRM,
BCC ECM najważniejsze fakty BCC ECM nie wymaga wiedzy programistycznej do budowy aplikacji procesowych inwestycja w BCC ECM to bezpośredni dostęp do kompetencji i doświadczeń producenta BCC ECM posiada unikalną architekturę, gwarantującą wysoki poziom bezpieczeństwa wsparcie dla wielojęzycznej obsługi procesów workflow i zarządzania dokumentami dostęp w modelu usługowym (abonament) lub licencyjnym (opłata jednorazowa) atrakcyjny model licencjonowania w przypadku tradycyjnych instalacji praca z dokumentami na urządzeniach mobilnych niskie koszty utrzymania i rozwoju po stronie IT integracja z SAP + kompetencje BCC w SAP
BCC ECM software as a service Alternatywa dla licencji
Porównanie licencji z usługą saas Sposób wnoszenia opłaty Software as a service (saas) Abonament miesięczny bez dodatkowych opłat Licencja Opłata jednorazowa + maintenance, sprzęt IT, administracja Finansowy próg wejścia w projekt wdrożeniowy (nakład inwestycyjny) Mniejszy niż dla licencji Większy niż dla saas Gotowość oprogramowania do rozpoczęcia wdrożenia (czas instalacji) Kilka godzin Kilka dni Zarządzanie infrastrukturą IT wymaganą do poprawnej pracy BCC ECM (sieć, serwery, macierze dyskowe, wirtualizacja) Utrzymanie i zapewnienie aktualizacji warstwy technicznej BCC ECM (system operacyjny, baza danych, serwer aplikacji, itp.) Po stronie BCC BCC Data Centers BCC Po stronie Klienta - I linia wsparcia Po stronie Klienta - I linia wsparcia Tworzenie kopii zapasowych i odtwarzanie po awariach BCC Po stronie Klienta Zapewnienie bezpieczeństwa, wydajności, dostępności ECM BCC - w oparciu o umowę SLA Podział pomiędzy Klienta a BCC Maintenance poprawki, aktualizacje, nowe wersje dla BCC ECM W ramach abonamentu Płatne dodatkowo Zaangażowanie zasobów osobowych IT Klienta w projekt Minimalne Znaczne Kompetencje po stronie klienta wymagane do projektu Głównie biznes Biznes i IT w równym stopniu Zarządzanie/wpływ na koszty organizacji W kosztach bieżących (OpEx) Amortyzacja (CapEx) Całkowity koszt posiadania (TCO) Niższy niż w przypadku licencji Wyższy niż w przypadku saas Zarządzanie ryzykami IT dla platformy BCC ECM BCC Klient
Co można zyskać korzystając z BCC ECM? dostęp do danych daje możliwość podjęcia szybszej i lepszej decyzji biznesowej ograniczamy niekontrolowany przyrostu ilości danych, informacje są uporządkowane: kontrola nad informacjami przetwarzanymi w organizacji aktualność treści przez prosty dostęp do bieżących informacji zabezpieczenie dokumentów poprzez odpowiednie uprawnienia ograniczenie ryzyka popełnienia błędów i dezinformacji prosty i szybki dostęp do dokumentów przy kontrolach lub audytach pomoc w spełnieniu wymagań prawnych możliwość analizy nieustrukturyzowanych informacji
www.bcc.com.pl/ecm