Jednolity Plik Kontrolny InsERT nexo

Jednolity Plik Kontrolny InsERT nexo

1 PODSTAWOWA FUNKCJONALNOŚĆ e-kontrole podatkowe Od 1 lipca 2016 r. przedsiębiorcy mają obowiązek udostępniania organom podatkowym informacji w spójnej formie. Oznacza to, że fiskus ma prawo żądania Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK) od podatników, którzy prowadzą księgi rachunkowe w formie elektronicznej. Obowiązek generowania JPK od 1 lipca 2016 r. dotyczy dużych firm, a od dnia 1 stycznia 2017 r. małych i średnich. W linii InsERT nexo wprowadzony został moduł e-kontrole podatkowe. Moduł ten ewidencjonuje wygenerowane paczki plików dla kontroli podatkowej oraz dostarcza podstawowych informacji na temat danych przekazywanych do e-kontroli. Dostępne w module kolumny prezentują najważniejsze informacje na temat plików znajdujących się w poszczególnych paczkach. Obok okresu, z jakiego wygenerowano pliki, znajdują się tu kolumny statusowe mówiące o tym, czy w paczce są pliki z danymi z poszczególnych ewidencji. Znajduje się tu również kod urzędu oraz status wysyłki paczki do e-kontroli. Każda paczka może zawierać wiele plików. Mogą to być: jednolity plik kontrolny dla faktur VAT, jednolity plik kontrolny dla obrotu magazynowego, jednolity plik kontrolny dla ewidencji zakupu i sprzedaży, jednolity plik kontrolny dla ksiąg rachunkowych, jednolity plik kontrolny dla wyciągu bankowego, jednolity plik kontrolny dla KPiR lub EP (Ra) To, z jakiego programu generowane są poszczególne pliki, zależy od typu danych. Przykładowo pliki z danymi z ewidencji VAT, ksiąg handlowych czy wyciągów bankowych mogą być generowane z Rewizora nexo. Natomiast dane odnośnie faktur, obrotu magazynowego czy wyciągów bankowych potrafi eksportować Subiekt nexo. Rachmistrz nexo może generować pliki z danymi dotyczącymi ewidencji VAT, wyciągów bankowych czy podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Pliki z poszczególnych ewidencji mogą być umieszczone w jednej paczce, co ułatwia zarządzanie i wysyłkę. W przypadku, gdy programy linii nexo pracują na wspólnej bazie danych, paczka wygenerowana w dowolnym z nich jest widoczna także w pozostałych. Pozwala to w łatwy sposób dodawać kolejne pliki z danymi do jednej paczki z poziomu każdego z programów. W przypadku, gdy dane handlowe i księgowe znajdują się w różnych bazach danych, możliwe jest skorzystanie z opcji importowania plików do istniejącej paczki w programie. Opcja ta może być wykorzystywana w sytuacji, gdy kontrolowana firma pracująca na Subiekcie nexo obsługiwana jest przez biuro rachunkowe. Wtedy pliki z danymi handlowo-magazynowymi mogą zostać przesłane do biura rachunkowego, a następnie zaimportowane do paczki utworzonej w Rachmistrzu lub Rewizorze nexo. Tak przygotowaną paczkę można następnie przekazać do e-kontroli lub po prostu zapisać na dysku w postaci plików XML. Generowanie paczki plików do e-kontroli W module e-kontrole podatkowe można dodawać zbiory plików kontrolnych, czyli tzw. paczki. Służy do tego opcja Dodaj -> zbiór plików, która uruchamia kreator generowania plików do kontroli skarbowej.

2 W pierwszym kroku należy podać nazwę i opis paczki są to dane czysto ewidencyjne, które służą do odpowiedniego organizowania paczek plików w programie. Kod urzędu skarbowego jest polem wymaganym. Jest on uzupełniany automatycznie z danych wspólnika (w przypadku, gdy ustawiona forma prawna wymaga wskazania właściciela) lub z danych Mojej Firmy. W innym przypadku kod ten musi zostać uzupełniony ręcznie. Okres obowiązywania, czyli okres, za który generowane jest paczka plików, podpowiadany jest jako miesiąc bieżący według daty aplikacyjnej (kontekst pracy z programem). Opcja Użyj wyrażeń użytkownika dostępna jest w Subiekcie nexo lub pracujących w multiprogramie. Pozwala na to, by do generowanej paczki dołączyć niestandardowe wyrażenia użytkownika, które mogą być definiowane w module Konfiguracja Definicje pól plików JPK. W kolejnym kroku należy wskazać ewidencje, z których będą generowane pliki. Każdy program potrafi generować pliki z danymi charakterystycznymi dla siebie. Poniżej został umieszczony ekran z kreatora w Rewizorze nexo, gdzie użytkownik może wygenerować pliki z ewidencji VAT zakupu i/lub sprzedaży, ksiąg rachunkowych lub wyciągu bankowego. Dla każdej z zaznaczonych ewidencji tworzony jest osobny plik w paczce. Jeśli, np. Rewizor i Subiekt nexo uruchomione są w trybie multiprogramu, kreator pozwala wygenerować pliki kontrolne z ewidencji księgowych oraz danych typowych dla Subiekta (opcje obu programów są połączone).

3 Podczas generowania paczki dostępna jest także opcja Importuj pliki. Do tworzonej paczki pozwala wczytać plik wygenerowany w innym programie InsERT nexo. Dzięki temu możliwe jest stworzenie paczki zawierającej wszystkie pliki, które mogą podlegać kontroli. Kolejne kroki kreatora uzależnione są od dokonanego wyboru. W przypadku eksportu danych z ewidencji VAT użytkownik może zweryfikować/zmienić okres, z którego nastąpi eksport, a także określić, czy wysyłane będą informacje dotyczące sprzedaży czy zakupu. Dla ksiąg rachunkowych dostępna jest możliwość zmiany okresu, z jakiego wygenerowany zostanie plik. W przypadku zaznaczenia eksportu wyciągu bankowego, program wczytuje do listy wszystkie wyciągi z okresu zdefiniowanego w pierwszym kroku. Możliwe jest dodanie innych dokumentów (wyciągów) z listy.

4 Jeżeli zaznaczona została opcja importu plików, w ostatnim kroku kreatora pojawia się możliwość wskazania plików w formacie XML, które zostaną włączone do generowanej paczki. Podczas generowania JPK z faktur VAT wystawionych w Subiekcie nexo użytkownik musi wybrać walutę. Wynika to ze struktury logicznej JPK, która zakłada, że każdy plik musi być utworzony w jednej walucie. Dlatego jeżeli w programie sprzedażowym w danym okresie wystawiane były faktury w kilku różnych walutach, to użytkownik będzie musiał wygenerować dla każdej z tych walut osobny plik XML z fakturami. Operacje wykonywane na paczkach plików do e-kontroli Do utworzonej paczki można dodawać kolejne pliki XML. Można to zrobić poprzez opcję Generuj pliki, która jest dostępna w górnym menu edytowanej paczki. Po jej wybraniu pojawia się kreator generowania plików należy wskazać ewidencje, z których zostaną dodane pliki. Edytując paczkę można wykonać także import już istniejących plików. Służy do tego opcja Importuj z pliku dostępna w operacjach edytowanej paczki.

5 Możliwe jest zarówno wygenerowanie wielu plików danego typu, jak też dotyczących tego samego okresu w zależności od potrzeb organu kontrolującego. Aby skorygować lub poprawić plik, należy w ewidencjach źródłowych wprowadzić zapisy korygujące i wygenerować plik danego typu na nowo. Jeżeli paczka jest już kompletna (zawiera wszystkie pliki wymagane do kontroli), należy ją zatwierdzić, aby następnie przekazać do organu kontrolującego. Tylko zatwierdzona paczka może zostać wyeksportowana. Paczki o statusie Zatwierdzona nie można edytować. Eksport paczki powoduje zapisanie wszystkich plików XML we wskazanej lokalizacji. Wygenerowane pliki należy przekazać do organu kontrolującego. Obok opcji eksportu plików XML można je także wysłać elektronicznie. Opcja ta dostępna jest w menu kontekstowym na liście plików w formularzu paczki. Z tego miejsca możliwe jest także uruchomienie podglądu wybranego pliku XML (Pokaż XML) oraz zapisanie wybranej pozycji na dysku (Eksportuj plik). Przed skorzystaniem z opcji Wyślij (Wysyłka elektroniczna), należy złożyć podpis kwalifikowany (Podpis Elektroniczny -> Złóż podpis kwalifikowany).

6 Weryfikacja poprawności generowanych plików kontrolnych Wygenerowane i zapisane mogą być tylko poprawne pliki. Pliki generowane są według schematów udostępnionych przez organy kontroli skarbowej. Schematy te określają, które dane mogą lub muszą się pojawić w pliku kontrolnym. Programy linii InsERT nexo sprawdzają poprawność i kompletność danych zapisywanych do plików. W sytuacji, gdy informacje są nieprawidłowe lub niekompletne, kreator informuje o wystąpieniu błędów. Oprócz ogólnej informacji o błędzie, dostępny jest log z wykonanej operacji z poziomu menu kontekstowego (prawy przycisk myszy) na liście wygenerowanych plików. Przykładowo w logu dotyczącym generowania pliku z wyciągami bankowymi może się znaleźć informacja o niepoprawnym numerze rachunku bankowego. Jednym z błędów podczas generowania pliku z zawartością ksiąg rachunkowych może być brak opisu dla kont księgowych w klasyfikacji kont syntetycznych.

7 E-SPRAWOZDAWCZOŚĆ JPK_VAT W PROGRAMACH KSIĘGOWYCH INSERT NEXO (RA, RE) W module deklaracji skarbowych znajduje się serwis, który umożliwia przekazywanie fiskusowi informacji o prowadzonej ewidencji VAT. Obowiązek raportowania ewidencji VAT w formacie JPK dotyczy podatników, którzy prowadzą księgi podatkowe przy użyciu programów komputerowych. Od 1 lipca 2016 r. dotyczy dużych przedsiębiorstw, a małych i średnich od 1 stycznia 2017 r. Z początkiem 2018 r. obejmie także mikrofirmy. Wszystkie operacje związane z obsługą pliku JPK_VAT skupione są w module Deklaracje widok e-sprawozdawczość JPK_VAT. Programy księgowe linii InsERT nexo obsługują dwa rodzaje plików: JPK_VAT rozliczeniowy oraz JPK_VAT wewnętrzny. Są one rozróżniane na liście poprzez status w kolumnie C (charakter). Pliki JPK_VAT wewnętrzne (wygenerowane w innych systemach księgowych, handlowych) są to pliki zaimportowane do programu księgowego za pomocą opcji Importuj JPK_VAT wewnętrzny dostępnej w module e-sprawozdawczość JPK_VAT. Tych plików nie można wysyłać elektronicznie. Służą do zasilenia danymi pliku rozliczeniowego. Na przykład, biuro rachunkowe otrzymuje od swojego klienta plik JPK_VAT (wygenerowany w systemie handlowym). Następnie taki plik powinien zostać zaimportowany do programu księgowego i wykorzystany do wygenerowania pliku rozliczeniowego. W podobny sposób pliki wewnętrzne (zaimportowane z innego systemu) mogą być wykorzystywane przy scentralizowanych rozliczeniach VAT. Jednostki podległe przesyłają pliki do jednostki nadrzędnej (wykorzystującej Rewizora lub Rachmistrza nexo), która importuje te pliki do programu. Na ich podstawie generuje plik rozliczeniowy, który można wysłać do Ministerstwa Finansów. Pliki JPK_VAT typu rozliczeniowego generowane są w Rachmistrzu i Rewizorze nexo domyślnie na podstawie zapisów w ewidencji VAT sprzedaży i zakupu ze wskazanego miesiąca. Ten typ pliku można skorygować lub wysłać do Ministerstwa Finansów. Za dany miesiąc można wygenerować tylko jeden plik rozliczeniowy JPK_VAT. Wywołanie opcji Dodaj JPK_VAT rozliczeniowy rozpoczyna Kreator generowania pliku wysyłki VAT. Na wstępie należy określić miesiąc naliczenia oraz wpisać właściwy kod urzędu skarbowego. Domyślnie podpowiadany jest kod urzędu skarbowego, ustawiony w danych Mojej firmy.

8 Podczas tworzenia pliku rozliczeniowego program księgowy sprawdza, czy istnieją zaimportowane pliki wewnętrzne JPK_VAT z danego miesiąca. W przypadku, gdy ich nie ma, JPK_VAT rozliczeniowy utworzony zostanie z ewidencji VAT w programie. W sytuacji, gdy w module e-sprawozdawczość JPK_VAT będą znajdować się pliki wewnętrzne (zaimportowane z zewnętrznego systemu), program udostępni dodatkowe opcje związane ze źródłem danych do utworzenia pliku rozliczeniowego. Użytkownik może zdecydować, czy plik rozliczeniowy z danego miesiąca utworzony zostanie na podstawie zapisów z ewidencji VAT w programie, czy na podstawie danych pobranych z zaimportowanych plików wewnętrznych. Scalania plików wewnętrznych służy właśnie do zasilenia pliku rozliczeniowego. Można wybrać, które pliki wewnętrzne zasilą plik rozliczeniowy domyślnie zaznaczone są wszystkie. Zapisany plik rozliczeniowy może zostać podpisany podpisem kwalifikowanym i przesłany do Ministerstwa Finansów za pomocą mechanizmów wysyłki elektronicznej. Można też pobrać Urzędowe Poświadczenie Odbioru.

9 Aby wygenerować korygujący plik JPK_VAT, należy zaznaczyć opcję Korekta (okno kreatora generowania pliku JPK_VAT). Uprzednio należy jednak wprowadzić zapisy korygujące w ewidencjach źródłowych. Do korekty można także przejść przez menu kontekstowe, dostępne pod prawym klawiszem myszy na korygowanym pliku rozliczeniowym opcja Koryguj. W module e-sprawozdawczość JPK_VAT można dodatkowo zobaczyć postać XML pliku rozliczeniowego (taka treść zostanie wysłana na bramkę dokumentów) i wewnętrznego. Można go też wyeksportować na zewnętrzny nośnik danych, np. dysk twardy komputera.

10 E-SPRAWOZDAWCZOŚĆ JPK_VAT W PROGRAMIE SUBIEKT NEXO W Subiekcie nexo, który pracuje bez zainstalowanego systemu księgowego, e-sprawozdawczość jest modułem wchodzącym w skład Ewidencji dodatkowych. W module e-sprawozdawczość dostępny jest widok e-sprawozdawczość JPK_VAT. Moduł ten obsługuje pliki JPK_VAT wewnętrzne wygenerowane w Subiekcie nexo. Mogą one posłużyć do wygenerowania pliku rozliczeniowego, który jest tworzony w programie księgowym InsERT nexo. Program księgowy może sięgnąć do zapisów VAT i opcjonalnie, uwzględniając zaimportowane pliki wewnętrzne z danego okresu, stworzyć jedną deklarację rozliczeniową. Nieistotne są dane adresowe i dane urzędu skarbowego zawarte w pliku wewnętrznym, ponieważ podczas generowania pliku rozliczeniowego są one pobierane z kartoteki Moja Firma w programie księgowym. Wymiana plików JPK_VAT wewnętrznych umożliwia m.in. realizację rozliczeń podatników przez biura rachunkowe. W efekcie nie muszą oni dostarczać ewidencji w postaci drukowanej wystarczy plik JPK_VAT. Wewnętrzne pliki JPK_VAT można również wykorzystać w związku z centralizacją rozliczeń VAT. Zgodnie z przepisami obowiązującymi od 1 stycznia 2017 r. jednostki podrzędne są zobligowane do wysyłania jednostkom nadrzędnym swoich danych dotyczących ewidencji VAT. Plik JPK_VAT wewnętrzny dodawanie Przycisk Dodaj JPK_VAT wewnętrzny uruchamia pracę kreatora. Umożliwia wygenerowanie pliku wewnętrznego dla całego miesiąca lub wskazanego okresu. Ta druga opcja uruchamia Rejestr sprzedaży VAT lub Rejestr zakupów VAT, co pozwala wygenerować plik JPK_VAT dla odfiltrowanych danych wybranego rejestru. Pliki wewnętrzne JPK_VAT mogą zostać dostarczone (po wyeksportowaniu na zewnętrzny nośnik danych) do księgowości, gdzie zostaną zaimportowane.

11 W kreatorze dostępne są następujące opcje: Kod urzędu skarbowego jeśli to pole jest puste, to znaczy, że nie wypełniono pola urzędu w danych wspólnika (jeśli forma prawna wymaga wskazania danych wspólnika) albo w danych Mojej firmy. Wartość kodu jest sprawdzana przez system. Utwórz plik wysyłki VAT wewnętrzny za cały miesiąc wybranie tej opcji spowoduje, że system utworzy plik wysyłki na podstawie wszystkich wystawionych dokumentów sprzedaży lub wprowadzonych dokumentów zakupu za cały wskazany miesiąc. Naciśnięcie Dalej rozpocznie generowanie pliku. System monitoruje status wykonywania tej operacji i udostępnia log. Utwórz plik wysyłki VAT wewnętrzny za dowolny okres zaawansowane aby taki plik powstał, konieczne jest wybranie dokumentów w Rejestrze sprzedaży VAT lub Rejestrze zakupów VAT przy użyciu filtrów oraz wykonanie polecenia Dodaj plik VAT wewnętrzny. Naciśnięcie Wylicz (F5) we wskazanym rejestrze spowoduje wyliczenie raportu. Następnie należy wybrać polecenie Dodaj plik VAT wewnętrzny, a w wyświetlonym oknie pomocniczym wpisać (jeśli to konieczne) kod urzędu skarbowego oraz nacisnąć OK. System monitoruje status wykonywania tej operacji, a po jej wykonaniu udostępnia log (można go przejrzeć w oknie dialogowym Zakończono, po wybraniu opcji Przejdź do logu operacji).

12 Wygenerowany za pomocą kreatora plik JPK_VAT wewnętrzny jest podzielony na następujące zakładki, które ułatwiają obsługę i weryfikację: podstawowe nagłówek, który zawiera podstawowe dane dotyczące: okresu, za jaki plik został wygenerowany, urzędu, do którego jest kierowany, danych firmy, której plik dotyczy, wartości sum kontrolnych sprzedaży i zakupu. ewidencja sprzedaży pokazuje pozycje zapisów VAT w ewidencjach VAT sprzedaży wraz z: datą sprzedaży, datą wystawienia, numerem dokumentu, danymi nabywcy. ewidencja zakupu część pokazująca pozycje zapisów VAT w ewidencjach zakupu wraz z: datą otrzymania dokumentu, numerem, danymi sprzedawcy. W menu Operacje dostępne są następujące polecenia: Koryguj tylko dla plików typu rozliczeniowego. Pokaż XML umożliwia zobaczenie zawartości pliku VAT w takiej postaci, jaka zostanie wysłana elektronicznie. Eksportuj umożliwia zapisanie pliku VAT w postaci XML na zewnętrzny nośnik danych. W sytuacji awaryjnej, gdy np. komunikacja elektroniczna nie działa, pozwala na zapisanie pliku na nośniku, który można następnie wysłać drogą tradycyjną bądź jako e-mail do urzędu skarbowego.