Dane Klienta: PUW Torpol Sp. z o.o. ul. Wały Piastowskie 1 80-855 Gdańsk www.torpol.eu PUW Torpol Sp. z o.o. rozpoczęło działalność w 1987 roku. W branży tekstylnej obecni są od 1994 roku. Torpol jest producentem rehabilitacyjnych wyrobów medycznych z dzianin wełnianych, tekstyliów domowych (artykułów pościelowych i dekoracyjnych) oraz opakowań foliowych. Swoje produkty sprzedaje w kraju oraz w państwach Unii Europejskiej (Niemcy, Włochy, Litwa, Szwecja), a także w Norwegii, Rosji i USA. Dodatkowo Torpol zajmuje się dostarczaniem gadżetów oraz opakowań na rynek reklamowy. Firma dywersyfikuje działalność realizując strategię opartą zarówno na rozwoju rynków, jak i rozwoju produktów. Stale wzbogaca ofertę asortymentową dostosowując ją do potrzeb Klientów.
SYTUACJA BIZNESOWA Dynamiczny rozwój firmy i ciągłe poszerzanie asortymentu wymagało od firmy Torpol stałego podnoszenia wydajności oraz sprawnego zarządzania. Wykorzystywany wcześniej system nie był w pełni zintegrowany, miał osobne moduły handlowe i moduł księgowy, przez co eksploatacja programu nie była dostatecznie funkcjonalna. Brakowało bieżącej informacji o stanie firmy oraz automatyzacji. System nie był na bieżąco aktualizowany, wszelkie zmiany wymagały interwencji osób odpowiedzialnych za sporządzenie ksiąg handlowych. Przy coraz większych zasobach magazynowych i rosnącej liczbie Klientów nieuniknione było wdrożenie oprogramowania, które będzie wspomagało działalność przedsiębiorstwa. ROZWIĄZANIE Nowym rozwiązaniem był system Comarch ERP Optima. W 2004 roku zarząd spółki Torpol podjął decyzję dotyczącą zakupu i wdrożenia nowego systemu informatycznego. Zadania tego podjęła się firma Insoft Consulting Sp. z o.o. W ciągu miesiąca została przygotowana kompleksowa analiza przedwdrożeniowa, określono potrzeby i wymagania. W styczniu 2005 roku nastąpiło wdrożenie i równocześnie rozpoczęto pracę (wyłącznie) w nowym programie. - mówi Hanna Watras. Wdrożenie objęło moduły: Analizy, CRM, Handel, Kasa/Bank, Księga Handlowa Plus, Płace i Kadry, Środki Trwałe. System w firmie jest obsługiwany na 13 stanowiskach. Całe wdrożenie było realizowane w ramach programu Unii Europejskiej Phare 2002 "Technologie Informatyczne dla Przedsiębiorstw". Proces implementacji systemu objął analizę przedwdrożeniową, odpowiednią konfigurację systemu, szkolenia użytkowników, a w końcowej fazie - asystę w trakcie uruchomienia systemu. W tej chwili bieżąca praca z systemem jest wspomagana Asystą Insoft Consulting oraz w razie potrzeby indywidualnymi konsultacjami. Wdrożenie systemu Comarch ERP Optima nie zakłóciło funkcjonowania naszego przedsiębiorstwa. Dzięki zaangażowaniu i kompetencji pracowników firmy Insoft Consulting, proces ten został przeprowadzony w profesjonalny sposób. Wszystkie problemy, pojawiające się w trakcie wdrożenia, związane ze specyfiką prowadzonej działalności, przyjmowano z uwagą i szybko rozwiązywano. - dodaje Hanna Watras. Strona 3 z 6
Comarch ERP Optima pozwala sprawnie prowadzić pełną księgowość, przy wykorzystaniu schematów księgowych i wielopoziomowych planów kont. Umożliwia także definiowanie zestawień księgowych zgodnie z potrzebami firmy Torpol. Ponadto spółka korzysta z elastyczności modułu Płace i Kadry przy definiowaniu składników wynagrodzeń. Oprogramowanie wspiera także cały proces handlowy od tworzenia ofert po wystawianie wszelkich dokumentów handlowych i magazynowych. Bardzo przydatną standardową funkcją jest eksport niektórych dokumentów do programu MS Excel w celu ich edycji, jak również do pliku PDF, co umożliwia bezproblemowe przesyłanie dokumentów drogą elektroniczną. Wdrożenie Comarch ERP Optima przełożyło się także na optymalizację procesu produkcyjnego poprzez możliwość dokładnego określania ilości materiałów potrzebnych do realizacji produkcji. Co za tym idzie nastąpił spadek ilości towarów zalegających na magazynie. Wsparcie systemu jest też zauważalne w zakresie podejmowania decyzji zarządczych. Analizy w Comarch ERP Optima to narzędzie, które zawiera całą gamę wskaźników finansowoekonomicznych, charakteryzujących sytuację ekonomiczną firmy, umożliwia przygotowanie dokładnych raportów, przyspieszających i usprawniających proces podejmowania decyzji. Poza standardowymi funkcjonalnościami systemu, Torpol korzysta z dodatkowych szablonów wydruków dostosowanych do potrzeb firmy, przygotowanych przez Insoft Consulting. UZYSKANE KORZYŚCI Wdrożenie przyniosło oczekiwane korzyści: 1. Automatyzacja i usprawnienie pracy poprzez: a. uproszczenie procesu rejestracji zdarzeń gospodarczych, b. jednokrotne rejestrowanie wszystkich danych oraz zdarzeń gospodarczych, c. możliwość sporządzenia deklaracji podatkowych bezpośrednio z systemu na podstawie wprowadzonych danych. Pozwoliło to m.in. na zwiększenie ilości rejestrowanych zamówień o 40% 2. Wsparcie dla księgowości, przepływu informacji i obiegu dokumentów w tym m.in.: a. posiadanie pełnej i aktualnej informacji o firmie takie jak stany magazynowe, poziom sprzedaży, wielkości zamówień, itp., b. księgowanie dokumentów przez bufor, tzn. istnieje możliwość edycji dokumentów, c. skrócenie czasu generowania zestawień księgowych o 10%. 3. Łatwy dostęp do rzetelnych danych analitycznych dzięki: a. korzystaniu z różnych zestawów obliczeń, Strona 4 z 6
b. tworzeniu analiz porównawczych, c. możliwości uzyskania dowolnej informacji, jaka została zapisana w bazie systemu Comarch ERP Optima, d. automatycznemu eksportowaniu wyników raportów do innych, zewnętrznych aplikacji (np. arkusza kalkulacyjnego MS Excel). To przełożyło się na skrócenie czasu przygotowania analiz z 2 dni do 15 minut. Dzięki wdrożeniu Comarch ERP Optima poprawiła się efektywność i wydajność pracowników, co przełożyło się znacząco na poprawę jakości i szybkości obsługi klientów firmy Torpol. ZAKRES WSPÓŁPRACY - PODSUMOWANIE Współpraca Insoft Consulting z firmą Torpol w zakresie: dostawy licencji oprogramowania Comarch ERP Optima, kompleksowych usług doradczych związanych z wdrożeniem systemu Comarch ERP Optima (grudzień 2004 - luty 2005). Projekt realizowany w ramach programu Unii Europejskiej Phare 2002 "Technologie Informatyczne dla Przedsiębiorstw", usług asysty Insoft Consulting. Lokalizacje objęte wdrożeniem Gdańsk, 13 stanowisk Wdrożone moduły Comarch ERP Optima: Analizy, Handel, Środki Trwałe, Kadry i Płace, Księga Handlowa Plus, Kasa/Bank. Strona 5 z 6
RELACJE Z KLIENTEM Wdrożenie systemu Comarch ERP Optima nie zakłóciło funkcjonowania naszego przedsiębiorstwa. Dzięki zaangażowaniu i kompetencji pracowników firmy Insoft Consulting, proces ten został przeprowadzony w profesjonalny sposób. Wszystkie problemy, pojawiające się w trakcie wdrożenia, związane ze specyfika prowadzonej działalności, przyjmowano z uwagą i szybko rozwiązywano. Hanna Watras Torpol Sp. z o.o. Tekst został przygotowany w marcu 2010 roku. Strona 6 z 6