MAŁOPOLSKI URZD WOJEWÓDZKI W KRAKOWIE WYDZIAŁ SPRAW OBYWATELSKICH I CUDZOZIEMCÓW WO.IV.0932-6-10 PROTOKÓŁ kontroli problemowej Urzdu Miejskiego w Gorlicach Jednostka kontrolowana: Urzd Miejski w Gorlicach (Rynek 2, 38-300 Gorlice). W okresie objtym kontrol kierownikiem jednostki kontrolowanej jest Pan Kazimierz Sterkowicz, wybrany na to stanowisko w dniu 12 listopada 2006 r., w trybie ustawy z dnia 20 czerwca 2002 r. o bezporednim wyborze wójta, burmistrza, prezydenta miasta (Dz. U. Nr 113, poz. 984 z pón. zm.). Kontrol w zakresie ewidencji ludnoci i dowodów osobistych przeprowadzili w dniu 28 wrzenia 2010 r. upowanieni pracownicy Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Małopolskiego Urzdu Wojewódzkiego w Krakowie: Katarzyna Latała starszy inspektor w Oddziale Nadzoru nad Ewidencj Ludnoci i Dowodami Osobistymi, nr upowanienia WO.IV.0939-15-10 z dnia 3 wrzenia 2010 r. Dariusz Okoski starszy inspektor wojewódzki w Oddziale Nadzoru nad Ewidencj Ludnoci i Dowodami Osobistymi, nr upowanienia WO.IV.0939-14-10 z dnia 3 wrzenia 2010 r. [Dowód: akta kontroli str. 11-14] Kontrol objto okres od 1 stycznia 2009 r. do 30 czerwca 2010 r. Przedmiotem kontroli była realizacja przez Urzd Miejski w Gorlicach, zwany w dalszej czci niniejszego protokołu Urzdem, zada i obowizków wynikajcych z ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludnoci i dowodach osobistych (Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993 z pón. zm.) oraz wydanych na jej podstawie przepisów wykonawczych. Zadania te wykonywane były jako zadania zlecone z zakresu administracji rzdowej na podstawie przepisu art. 52 powołanej wyej ustawy. Kontrola obejmowała take weryfikacj przekazanej przez Urzd Miejski w Gorlicach informacji o iloci spraw dotyczcych realizacji zada zleconych w zakresie ewidencji ludnoci i dowodów osobistych oraz rejestracji stanu cywilnego, zmiany imion i nazwisk prowadzonych w pierwszym półroczu 2009 r. Ustalenia z kontroli Sprawy z zakresu ewidencji ludnoci i dowodów osobistych prowadzone były przez Panie: Ann Musiał podinspektora, Ew Znamirowsk podinspektora, Beat Załsk podinspektora oraz Genowef Kiełtyk - inspektora. Osoby te wzajemnie si zastpowały. Wyjanie kontrolujcym udzielały: Pani Anna Musiał oraz Pani Ewa Znamirowska - w zakresie ewidencji ludnoci oraz weryfikacji informacji o iloci załatwionych spraw, Pani Beata Załska - w zakresie prowadzonych postpowa administracyjnych oraz weryfikacji informacji o iloci załatwionych spraw,
Pani Genowefa Kiełtyka - w zakresie dowodów osobistych oraz weryfikacji informacji o iloci załatwionych spraw. Badaniami kontrolnymi objto sposób zgłaszania i przyjmowania danych niezbdnych do zameldowania i wymeldowania, sposób prowadzenia ewidencji, tryb przekazywania danych pomidzy organami prowadzcymi ewidencj ludnoci oraz tryb nadawania numeru Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludnoci (PESEL), udostpnianie danych osobowych ze zbiorów meldunkowych, obieg dokumentacji ewidencji ludnoci i dowodów osobistych, prowadzenie postpowa administracyjnych w sprawach o wymeldowanie oraz wydawanie decyzji administracyjnych w tym zakresie, sposób przyjmowania wniosków o wydanie dowodu osobistego oraz wydawanie dowodów osobistych, a take prowadzenie dokumentacji zwizanej z dowodami osobistymi. Urzd w okresie objtym kontrol prowadził ewidencj ludnoci w systemie teleinformatycznym i kartotecznym w formie gminnych zbiorów meldunkowych jako zbioru danych stałych mieszkaców, zbioru danych byłych mieszkaców, zbioru danych obywateli polskich i cudzoziemców zameldowanych na pobyt czasowy trwajcy ponad 3 miesice, zbioru danych obywateli polskich i cudzoziemców zameldowanych na pobyt czasowy trwajcy do 3 miesicy. Zbiór danych stałych mieszkaców w systemie kartotecznym prowadzony był w formie indywidualnych kart osobowych mieszkaców w obowizujcym układzie terytorialnym z uwzgldnieniem podziału według ulic, numeru domu i lokalu. Zbiór danych byłych mieszkaców w systemie kartotecznym równie był prowadzony w układzie terytorialnym. W zbiorze tym przechowywane były karty osób, które wymeldowały si i nie zameldowały w nowym miejscu, karty osób, które zostały wymeldowane w drodze decyzji administracyjnej, karty osób, które wymeldowały si na stałe za granic, karty osób zmarłych oraz zawiadomienia o zameldowaniu osoby na pobyt stały w nowym miejscu. Zbiór danych osób zameldowanych na pobyt czasowy trwajcy ponad 3 miesice prowadzony był w formie kartoteki ułoonej ze zgłosze meldunkowych w obowizujcym porzdku alfabetycznym, według nazwisk osób wykonujcych obowizek zameldowania na ten pobyt, czyli zgodnie z przepisem 28 rozporzdzenia Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbdnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludnoci i ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych (Dz. U. z 2002 r. Nr 236, poz. 1999 z pón. zm.). W systemie teleinformatycznym ewidencja ludnoci prowadzona była w oparciu o program firmy MEMAX. Stwierdzono, i zastosowany w Urzdzie program do prowadzenia ewidencji ludnoci spełniał wymagania w zakresie gromadzenia danych, okrelonych w art. 44a ustawy o ewidencji ludnoci i dowodach osobistych (Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993 z pón. zm.). W dniu 31 grudnia 2009 r. w Gminie zameldowanych było 29283 stałych mieszkaców, w tym 15 cudzoziemców. W dniu 30 czerwca 2010 r. liczba stałych mieszkaców wynosiła 29233, w tym 14 cudzoziemców. Na pobyt czasowy ponad 3 miesice zameldowane były w dniu 31 grudnia 2009 r. 463 osoby, w tym 20 cudzoziemców, a w dniu 30 czerwca 2010 r. 551 osób, w tym 22 cudzoziemców. Natomiast w dniu 31 grudnia 2
2009 r. na pobyt czasowy do 3 miesicy zameldowane były 42 osoby, w tym 29 cudzoziemców, a w dniu 30 czerwca 2010 r. 29 osób, w tym 10 cudzoziemców. W okresie objtym kontrol w Urzdzie przyjto 865 zgłosze pobytu stałego oraz 525 zgłosze wymeldowania z miejsca pobytu stałego, 494 zgłoszenia pobytu czasowego trwajcego ponad 3 miesice oraz zameldowano 21 osób na pobyt czasowy trwajcy do 3 miesicy. Z urzdów stanu cywilnego wpłynło: 488 odpisów skróconych aktów urodzenia, 606 odpisów skróconych aktów małestwa, 352 odpisy skróconych aktów zgonu. W 499 przypadkach kontrolowany Urzd zwrócił si do Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji o nadanie (lub wymian) numeru PESEL i wymiana lub nadanie numeru ewidencyjnego nastpiło. Wszystkie powysze zdarzenia stanowiły podstaw do aktualizacji gminnego zbioru meldunkowego, wojewódzkiego zbioru meldunkowego oraz zbioru PESEL. W kontrolowanym okresie do Urzdu wpłynło 61 zawiadomie o zmianie nazwiska, 7 zawiadomie o zmianie imienia. Aktualizacja odbywała si take w oparciu o dokumenty zgromadzone w kopertach wydanych dowodów osobistych. Postpowanie w sprawach nadawania numerów ewidencyjnych dla noworodków nie budziło zastrzee. Poddano kontroli odpisy skrócone aktów urodzenia o numerach: 481/2010, 483/2010, 496/2010, 502/2010, 508/2010 wydane przez USC w Gorlicach. Stwierdzono, e do gminnego zbioru meldunkowego prawidłowo wprowadzono dane zawarte w tych dokumentach oraz wprowadzono numery PESEL zgodnie z powiadomieniami Ministerstwa Spraw Wewntrznych i Administracji. Zgłaszanie i przyjmowanie danych do zameldowania i wymeldowania odbywało si w sposób okrelony w rozporzdzeniu Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbdnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludnoci i ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych. Osoby zgłaszajce pobyt lub wymeldowanie otrzymywały zawiadczenie potwierdzajce dopełnienie tej czynnoci. Zgłoszenia meldunkowe i zawiadomienia słuce do aktualizacji zbiorów meldunkowych po ich wykorzystaniu układane były wg rodzajów dokumentów. Kontrolujc wyrywkowo: 10 zgłosze pobytu stałego (przyjtych w okresie 23.03-26.04.2010), 10 zgłosze wymeldowania z miejsca pobytu stałego (przyjtych w okresie 28.04-10.05.2010) oraz 10 zgłosze pobytu czasowego trwajcego ponad 3 miesice (przyjtych w okresie 11.02-01.06.2010) pod wzgldem poprawnoci ich wypełnienia, stwierdzono, e zgłoszenia te w wikszoci zawierały wymagane wpisy powodujce aktualizacj gminnego zbioru meldunkowego. Jednake w 9 przypadkach na tych zgłoszeniach brak było nazwiska rodowego jednego z rodziców, w 3 przypadkach nie wpisano miejsca urodzenia, w 8 przypadkach nie podano daty wanoci dokumentu stwierdzajcego tosamo oraz w 6 przypadkach nie podano serii i numeru dowodu osobistego osoby potwierdzajcej fakt pobytu osoby meldujcej si pod danym adresem. Równie w oparciu o powysze zgłoszenia sprawdzono prawidłowo przepływu danych pomidzy gminnym zbiorem meldunkowym prowadzonym w kontrolowanym Urzdzie, a wojewódzkim zbiorem meldunkowym prowadzonym w Małopolskim Urzdzie Wojewódzkim w Krakowie. Stwierdzono, e zgłoszenia te zostały prawidłowo wczytane do wojewódzkiego zbioru meldunkowego. Kontrolowany Urzd przekazywał do Wojewody Małopolskiego dane w zakresie obiegu dokumentacji, aktualizacji zbiorów, wyjaniania rozbienoci oraz dokonywania 3
korekt w gminnym zbiorze meldunkowym. Do kontroli terminowoci przekazywania ww. informacji wytypowano przesyłki z okresu: 30.10-20.11.2009 oraz 19.03-16.04.2009 ustalajc, i nie został zachowany 5-dniowy termin przekazywania tych danych do wojewódzkiego zbioru meldunkowego do czego obliguje przepis 7 ust. 1 i 2 rozporzdzenia Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji z dnia 20 grudnia 2002 r. w sprawie trybu przekazywania danych pomidzy organami prowadzcymi ewidencj ludnoci oraz powiadamiania o nadaniu numeru PESEL (Dz. U. Nr 236, poz. 1996). Kontrolowany Urzd sporzdzał i przekazywał do Urzdu Skarbowego w Gorlicach wykazy zmarłych mieszkaców gminy. Sprawy te rejestrowane były w teczce o symbolu: SO-5112 i hale: Wykazy osób zmarłych dla urzdu skarbowego. Do kontroli terminowoci przekazywania danych do Urzdu Skarbowego w Gorlicach wytypowano 4 odpisy skrócone aktów zgonu o niej wymienionych numerach: 248/2010, 249/2010, 258/2010, 268/2010 wydane przez USC w Gorlicach i ustalono, e informacj o zgonie mieszkaca gminy przekazano niezgodnie z przepisem art. 12 ust. 3 ustawy z dnia 13 padziernika 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz. U. z 2004 r. Nr 269, poz. 2681 z pón. zm.), czyli po upływie terminu 14 dni od daty otrzymania aktu zgonu. Kontrolowany Urzd zawiadamiał właciwego wojskowego komendanta uzupełnie o zmianach adresowych osób podlegajcych wojskowemu obowizkowi meldunkowemu. Okazane do kontroli dokumenty (zgłoszenia pobytu stałego przyjte w dniu 27 kwietnia 2010 r. oraz 4 maja 2010 r. od osób podlegajcych temu obowizkowi) zostały sprawdzone pod wzgldem terminowoci wysyłania ww. zawiadomie. Kontrola wykazała, e zawiadomienia o zgłoszeniu zmiany nie zostały wysłane do wojskowego komendanta w terminie okrelonym przepisem 5 pkt 2 rozporzdzenia Rady Ministrów z dnia 1 czerwca 2004 r. w sprawie wojskowego obowizku meldunkowego, obowizku powiadamiania wojskowego komendanta uzupełnie oraz uzyskiwania zezwolenia na wyjazd i pobyt za granic (Dz. U. z 2004, Nr 140, poz. 1480 z pón. zm.), czyli w cigu 3 dni od dnia dopełnienia obowizku meldunkowego. Kontroli poddano postpowania administracyjne w sprawach meldunkowych. Celem kontroli było sprawdzenie przestrzegania przepisów ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postpowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 z pón. zm.), ze szczególnym uwzgldnieniem przepisów dotyczcych terminów załatwiania spraw, uprawnie stron w postpowaniu administracyjnym oraz przestrzegania przepisów ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludnoci i dowodach osobistych (Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993 z pón. zm.). W okresie objtym kontrol dla spraw z zakresu ewidencji ludnoci została w Urzdzie załoona teczka aktowa znak: SO-51151 Decyzje dotyczce wymeldowa. W spisie spraw dla teczki SO-51151 w 2009 r. zarejestrowanych zostało 36 spraw, z których 26 zakoczono poprzez wydanie decyzji o wymeldowaniu, 1 o odmowie wymeldowania, 9 o umorzeniu postpowania. Z kolei w pierwszym półroczu 2010 r. w spisie spraw dla teczki SO-51151 zostało zarejestrowanych 7 spraw, z których 2 postpowania administracyjne zakoczono poprzez wydanie decyzji o wymeldowaniu, 2 o umorzeniu postpowania, 3 postpowania meldunkowe w dniu kontroli pozostawały w toku załatwienia. Do kontroli wytypowano 8 postpowa meldunkowych o numerach: SO-51151/31/09, SO-51151/32/09, SO-51151/2/10, SO-51151/3/10, SO-51151/4/10, SO-51151/5/10, SO-51151/6/10, SO-51151/7/10. 4
Badajc powysze akta stwierdzono, e w postpowaniach znak: SO-51151/3/10, SO-51151/5/10, SO-51151/6/10 oraz SO-51151/7/10) organ meldunkowy nie powiadomił strony o niezałatwieniu sprawy w terminie - czym naruszył przepis art. 36 k.p.a. Stwierdzono take, e postpowanie znak: SO-51151/32/09 powinno by na podstawie przepisu art. 61 1 k.p.a. wszczte z urzdu. Sporzdzone przez organ meldunkowy protokoły nie spełniały wymogów okrelonych w przepisie art. 68 1 k.p.a. W sprawach o sygn. akt: SO-51151/31/09 oraz SO-51151/2/10, zasadnie umorzono postpowania w oparciu o przepis art. 105 1 k.p.a. z uwagi na fakt, i strony same dokonały wymeldowania si z miejsca pobytu stałego, jednake w uzasadnieniu decyzji nie została przytoczona tre przepisu art. 105 1 k.p.a., który stanowił podstaw prawn wydanego rozstrzygnicia czym naruszono przepis art. 107 3 k.p.a. Sprawa znak: SO-51151/4/10, została umorzona w oparciu o przepis art. 105 1 k.p.a. z uwagi na fakt, i wnioskodawczyni poinformowała w toku postpowania, i osoby objte wnioskiem o wymeldowanie powróciły do przedmiotowego lokalu. Sprawa ta winna by rozstrzygnita merytorycznie w oparciu o przepis art. 15 ust. 2 o ewidencji ludnoci i dowodach osobistych. W sentencjach kontrolowanych decyzji zawarta była prawidłowa podstawa prawna rozstrzygnicia. Decyzje te zawierały pouczenie o rodku zaskarenia. Kontrolujc zagadnienia zwizane z wydawaniem dowodów osobistych sprawdzono: sposób obsługi obywateli w zakresie przyjmowania wniosków o wydanie dowodu osobistego, sposób wydawania dowodów osobistych, prowadzenie i obieg dokumentacji z tym zwizanej, prowadzenie i aktualizacj ewidencji wydanych i uniewanionych dowodów osobistych. Urzd posiadał 3 zestawy komputerowe do realizacji dowodów osobistych. Kart dostpu do Systemu Obsługi Obywatela (SOO) posiadały 4 osoby. W kontrolowanym okresie wydano 2203 dowodów osobistych. Do wymiany pozostało jeszcze 370 ksieczkowych dowodów osobistych (stan na dzie kontroli). Według owiadczenia pracownicy liczba ta dotyczyła osób, które przebywaj poza granicami kraju. Dane zawarte we wnioskach o wydanie dowodu osobistego były porównywane z danymi znajdujcymi si w gminnym zbiorze meldunkowym oraz danymi zawartymi w odpisie aktu stanu cywilnego, gdy przedłoenie takiego dokumentu przez osob wnioskujc było niezbdne. Po takiej weryfikacji, dane wprowadzane były do Systemu Obsługi Obywatela. Kontroli poddano wnioski o niej wymienionych numerach formularzy: E 0819419, E 0819469, E 0819503. Stwierdzono, e wnioski te zostały przyjte prawidłowo. Przestrzegana była zasada osobistego stawiennictwa wnioskodawcy przy składaniu wniosku o wydanie dowodu osobistego, a take przy jego odbiorze. Przy wrczaniu nowego dowodu osobistego pracownik sprawdzał prawidłowo jego wystawienia. Osoba odbierajca nowy dowód osobisty potwierdzała odbiór dokumentu w czci B formularza, a dotychczasowy dowód osobisty był uniewaniany i zwracany wnioskodawcy zgodnie z 5 ust. 3a rozporzdzenia Rady Ministrów z dnia 21 listopada 2000 r. w sprawie wzoru dowodów osobistego oraz trybu postpowania w sprawach wydawania dowodów osobistych ich wymiany, zwrotu lub utraty (Dz. U. Nr 112, poz. 1182), a od dnia 24 marca 2009 r. zgodnie z 22 ust. 2 rozporzdzenia Rady Ministrów z dnia 6 lutego 2009 r. w sprawie wzoru dowodu osobistego oraz trybu postpowania w sprawach wydawania dowodów osobistych, ich uniewaniania, wymiany zwrotu lub utraty (Dz. U. Nr 47, poz. 384). 5
Wytworzone w Centrum Personalizacji Dokumentów dowody osobiste trafiały do kontrolowanego Urzdu za porednictwem Komendy Powiatowej Policji w Gorlicach. W kontrolowanym okresie Urzd w 6 przypadkach poredniczył w wydawaniu dowodów osobistych. W 8 przypadkach Burmistrz Miasta Gorlice, bdc właciwym do wydania dowodu osobistego, otrzymał wnioski o wydanie dowodu osobistego od innego organu w celu jego realizacji. Dokumentacja stanowica podstaw do wydania dowodu osobistego przechowywana była w kopertach dowodowych. Skontrolowano 5 kopert dowodowych wydanych dowodów osobistych (ASS 216131, ASS 516132, ASS 616128) pod wzgldem kompletnoci, a take prawidłowoci wydawania dowodów osobistych. Stwierdzono, e dokumentacja w kopertach dowodowych była kompletna. Nastpnie dokonano sprawdzenia aktualizacji danych w gminnym zbiorze meldunkowym powyszych dowodów osobistych (ASS 216131, ASS 516132, ASS 616128) stwierdzajc, i wszystkie dowody osobiste zostały wczytane do tego zbioru prawidłowo. Koperty dowodowe - zgodnie z 33 ust. 2 rozporzdzenia Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbdnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludnoci i ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych (Dz. U. Nr 236, poz. 1999 z pón. zm.) - oznaczone były imieniem i nazwiskiem osoby, imieniem ojca, dat urodzenia, numerem PESEL oraz seri i numerem dowodu osobistego. W okresie objtym kontrol Urzd na danie otrzymał z innych urzdów gmin w celu połczenia dokumentacji 154 koperty dowodowe, a wysłał w tym samym celu 133 koperty dowodowe. W sytuacji, gdy do kontrolowanego Urzdu wpłynło wezwanie o przesłanie koperty dowodowej wezwanie to umieszczano w miejscu dotychczasowego przechowywania koperty dowodowej, czyli zgodnie z 34 ust. 3 rozporzdzenia Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbdnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludnoci ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych. Wszystkie operacje zwizane z obiegiem dokumentacji, uniewanianiem dotychczasowych dowodów osobistych, w zwizku z wymian i zwrotem tych dokumentów, były dokonane w ewidencji wydanych i uniewanionych dowodów osobistych, zarówno w systemie teleinformatycznym jak i w systemie kartotecznym. Urzd przekazywał zgłoszenia aktualizacyjne (NIP-3) naczelnikowi urzdu skarbowego właciwego dla podatnika. Kontroli poddano wykazy sporzdzone w okresie od 7 stycznia 2010 r. do 30 czerwca 2010 r. ustalajc, i zgłoszenia te nie zostały przekazane w obowizujcych terminach, czyli w terminie 7 dni od dnia złoenia przez podatnika tego zgłoszenia (przepis art. 9 ust. 1b ustawy z dnia 13 padziernika 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników - Dz. U. z 2004 r. Nr 269, poz. 2681 z pón. zm.). W okresie objtym kontrol zostały zgłoszone w Urzdzie 332 utraty dowodów osobistych. W sprawach tych, zgodnie z art. 42 ust. 1 ustawy o ewidencji ludnoci i dowodach osobistych, wydane zostały przez Urzd stosowne zawiadczenia. 6
Dowody osobiste przesyłane z urzdów stanu cywilnego wraz z odpisami skróconymi aktów zgonu, w sytuacji gdy osoba zawiadamiajca nie odebrała dowodu osobistego osoby zmarłej, były uniewaniane w SOO (w przypadku dokumentów nowego wzoru) lub kasowane w ewidencji kartotecznej (w przypadku ksieczkowych dowodów osobistych). Skasowany dowód osobisty wraz z odpisem skróconym aktu zgonu zgodnie z przepisem 32 ust. 8 cyt. rozporzdzenia Rady Ministrów z dnia 6 lutego 2009 r. przechowywany był kopercie dowodowej. W przypadku gdy skasowany dowód osobisty został przez kierownika urzdu stanu cywilnego zwrócony zgłaszajcemu zgon, w kopercie dowodowej przechowywane było stosowne zawiadomienie (o którym mowa w 32 ust. 7 cyt. rozporzdzenia). W okresie objtym kontrol aktualizacja dokumentacji dowodowej w przypadku zgonu posiadacza tego dokumentu dokonywana była w sposób prawidłowy. W wyniku kontroli aktów stanu cywilnego o numerach: 248/2010, 249/2010, 258/2010, 268/2010 wydanych przez USC w Gorlicach, stwierdzono, e dowody osobiste osób zmarłych uniewaniono w systemie SOO zgodnie z przepisem art. 43 ust. 1 pkt. 3 ustawy o ewidencji ludnoci i dowodach osobistych, tj. z dniem zgonu jego posiadacza. Formularze do wydania dowodów osobistych, jako druki cisłego zarachowania, oraz dowody osobiste przygotowane do wydania mieszkacom Gminy, a take karty dostpu do Systemu Obsługi Obywatela przechowywane były w sejfie. W wyniku kontroli problemowej z zakresu dowodów osobistych przeprowadzonej w 2008 r. przez pracownika Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Małopolskiego Urzdu Wojewódzkiego w Krakowie zalece nie wydano. Weryfikacja iloci prowadzonych spraw Podczas kontroli dokonano porównania iloci spraw dotyczcych zada zleconych z zakresu administracji rzdowej zadeklarowanych przez Urzd z faktyczn iloci spraw zrealizowanych w I połowie 2009 roku. Dane liczbowe zawarte zostały w tabeli stanowicej załcznik do niniejszego protokołu. W wyniku weryfikacji dokonano nastpujcych ustale szczegółowych. Urzd Stanu Cywilnego: Weryfikacj oparto na podstawie prowadzonych w Urzdzie w okresie od 1 stycznia do 30 czerwca 2009 roku teczek aktowych: USC-5133 Zawiadczenia, USC-5135 Odtwarzanie treci aktu stanu cywilnego, USC-5135-1 Protokoły, owiadczenia (ksigi urodze, małestw, zgonów), USC-5135-2 Orzeczenia, postanowienia sdowe, USC-5135-3 Decyzje o skracaniu terminu, USC-5135-2 Decyzje prostujce błd, USC-5040 Decyzje o zmianie imienia, nazwiska, USC-5041-2 Korespondencja krajowa, zagraniczna, USC-5142 Zawiadczenia o wpisach dokonanych w ksigach lub ich braku, USC-5154 Statystyka, USC-5148 50-lecie poycia małeskiego. 7
W wyniku kontroli stwierdzono rozbienoci pomidzy iloci spraw zadeklarowan przez Gmin w wykazie zada z zakresu administracji rzdowej zrealizowanych w I półroczu 2009 roku w czci III Urzd Stanu Cywilnego: - w pozycji 6 Decyzje w sprawie imion i nazwisk zadeklarowano 10 zdarze, a winno by 9. Wyjanienia dotyczce opisanych wyej rozbienoci zawarte s w wyjanieniach Burmistrza Miasta Gorlice. [Dowód: akta kontroli str. 15-16] Ewidencja Ludnoci/ Dowody osobiste Weryfikacj oparto na podstawie prowadzonych w Urzdzie w okresie od 1 stycznia do 30 czerwca 2009 roku teczek aktowych: SO-5112 Wykaz osób zmarłych dla urzdów skarbowych, SO-5113 Zgłoszenia meldunkowe dotyczce zameldowania i wymeldowania, SO-5114 Nadzór na wykonywaniem obowizku meldunkowego, SO-5116 Odwołania od decyzji meldunkowych, SO-5118 Udostpnienie danych osobowych, SO-5119 Informacje przekazywane w systemie PESEL, dla WKU i innych organów rzdowych, SO-5150 Decyzje dotyczce zameldowa, SO-51151 Decyzje dotyczce wymeldowa, SO-5121 Nadzór nad wydawaniem dowodów osobistych, SO-5125 Informacje, zawiadomienia, zawiadczenia z zakresu wydawania dowodów osobistych, SO-5126 Dokumentacja dotyczca porednictwa w wydawaniu dowodów osobistych, oraz na podstawie przeliczonych zgłosze meldunkowych, odpisów aktów stanu cywilnego, wniosków o wydanie dowodu osobistego, wydanych zawiadcze oraz otrzymanych zawiadomie o utracie tych dokumentów. W wyniku kontroli stwierdzono rozbienoci pomidzy iloci spraw zadeklarowan przez Gmin w wykazie zada z zakresu administracji rzdowej zrealizowanych w I półroczu 2009 roku w czci IV EWIDENCJA LUDNOCI: - w pozycji 3 Wydawanie zawiadcze z akt ewidencji ludnoci - udzielanie informacji adresowej, udostpnianie danych osobowych ze zbiorów meldunkowych, zbioru PESEL oraz ewidencji wydanych i uniewanionych dowodów osobistych zadeklarowano 165 zdarze, a winno by 287, - w pozycji 4 Wymeldowanie i zameldowanie w trybie administracyjnym oraz anulowanie czynnoci materialno-technicznej polegajcej na zameldowaniu (decyzje administracyjne) zadeklarowano 13 zdarze, a winno by 11. Wyjanienia dotyczce opisanych wyej rozbienoci zawarte s w wyjanieniach Sekretarza Miasta. [Dowód: akta kontroli str. 17-18] Na tym kontrol zakoczono Informacj o niniejszej kontroli problemowej wpisano do ksiki kontroli Urzdu Miejskiego w Gorlicach pod nr 6. 8
Poprzez zamieszczenie w protokole niej wymienionych poucze kontrolujcy informuje o przysługujcym kierownikowi kontrolowanej jednostki prawie: złoenia kontrolerowi przed podpisaniem protokołu, w terminie 7 dni od daty jego otrzymania, pisemnych zastrzee co do protokołu, odmowy podpisania niniejszego protokołu kontroli, z jednoczesnym obowizkiem przedstawienia w terminie 7 dni od daty otrzymania protokołu pisemnego wyjanienia przyczyn odmowy. Przed podpisaniem protokołu kierownik kontrolowanej jednostki zapoznał si z treci protokołu. Do ustale zawartych w protokole nie wniesiono zastrzee / wniesiono zastrzeenia 1 ). Protokół sporzdzono w dwóch jednobrzmicych egzemplarzach, z których jeden przekazano Burmistrzowi Miasta Gorlice. Kontrolujcy Kontrolowany Starszy Inspektor Wojewódzki B U R M I S T R Z (-) mgr Dariusz Okoski (- ) Kazimierz Sterkowicz Starszy Inspektor (-) Katarzyna Latała Kraków,12 PA. 2010 Gorlice, 1 Niepotrzebne skreli 9