KINADS Kinga Dołęga-Lesińska ul. Wita Stwosza 20 02-661 Warszawa I. Zamawiający: KINADS Kinga Dołęga-Lesińska ul. Wita Stwosza 20 02-661 Warszawa Zapytanie ofertowe Warszawa,16.04.2014 r. II. Postanowienia ogólne W związku z przyznaniem przez Polską Akademię Rozwoju Przedsiębiorczości dofinansowania na realizację projektu Eko szkolenia ścieżką do sukcesu (nr umowy: UDA-POKL.02.01.01-00-237/13), realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Poddziałanie 2.1.1, KINADS Kinga Dołęga-Lesińska w partnerstwie z Eficom SA zwraca się z prośbą o przedstawienie oferty na wykonanie zamówienia w zakresie przedstawionym w zapytaniu ofertowym. 1. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych. 2. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert wariantowych. III. Opis przedmiotu zamówienia Kod CPV 7942000-4 - Usługi związane z zarządzaniem 7942000-1 - Usługi zarządzania inne niż w zakresie robót budowlanych 1. Zamówienie dotyczy realizacji usługi rozliczania projektu w okresie: 01.05.2014 31.03.2015r. (11 m-cy). Usługa obejmuje: a) prowadzenie rozliczeń finansowych projektu, b) kwalifikację kosztów kwalifikowanych w projekcie zgodnie z podpisaną umową o dofinansowanie projektu, c) bieżącą weryfikację wydatków, wsparcie przy opisywaniu dokumentów kosztowych związanych z realizacją projektu zgodnie z kategoriami budżetu oraz z wytycznymi Instytucji Wdrażającej, d) przygotowywanie we współpracy z Zamawiającym i przekazywanie za pośrednictwem Zamawiającego w terminach określonych w Umowie o dofinansowanie, wniosków o płatności wraz z załącznikami w formie i na zasadach określonych w Umowie o dofinansowanie, e) prowadzenie sprawozdawczości finansowej w projekcie, f) nanoszenie zmian w projekcie, g) tworzenie harmonogramu płatności w porozumieniu z Zamawiającym i Instytucją Wdrażającą oraz jego aktualizacja,
h) systematyczne monitorowanie i kontrola przebiegu realizacji Projektu w zakresie zgodności z wnioskiem o dofinansowanie, listą wydatków kwalifikowanych, produktów i rezultatów projektu oraz niezwłoczne informowanie Zamawiającego o zaistniałych nieprawidłowościach i konieczności podjęcia działań korygujących, nadzór nad płynnością finansową w projekcie, i) monitorowanie rozliczania wkładu prywatnego (wynagrodzeń uczestników), j) bieżące kontakty z Instytucją Wdrażającą celem prawidłowej realizacji usługi rozliczania, k) złożenie wniosku końcowego. IV. Wymogi formalne oferty 1. Oferenci składają ofertę na formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszej Oferty. Każdy Oferent musi dołączyć do oferty oświadczenie o braku powiązań kapitałowych i osobowych z Zamawiającym (załącznik nr 2). 2. Ponadto o udzielenie zamówienia może ubiegać się każdy Oferent, który łącznie spełnia następujące warunki: a) posiada co najmniej 3 letnie doświadczenie w rozliczaniu projektów lub zarządzaniu projektami współfinansowanymi z EFS jako Beneficjent lub Podwykonawca Zarządzający/Rozliczający lub jako członek zespołu projektowego oraz posiada doświadczenie w zarządzaniu co najmniej 3 projektami realizowanymi w ramach POKL w tym co najmniej 1 projekt o wartości budżetu nie mniejszej niż 270 500 zł, b) posiada wykwalifikowany personel min. dwie osoby z 15 miesięcznym doświadczeniem w rozliczaniu projektów lub zarządzaniu projektami realizowanymi w ramach POKL. Doświadczenie zostanie zweryfikowane na podstawie danych zawartych w CV (załącznik nr 3), c) między Oferentem a Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w jego imieniu czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy nie istnieją powiązania kapitałowe lub osobowe polegające w szczególności na: a. Uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b. Posiadaniu co najmniej 5% udziałów lub akcji; c. Pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d. Pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. V. Informacje dodatkowe: 1. Zamawiający zastrzega, że rozliczenie z Oferentem będzie następowało na podstawie prawidłowo wystawionej faktury VAT/Rachunku na koniec danego miesiąca, z terminem płatności 30 dni. 2. Szczegółowe informacje dotyczące przedmiotu zamówienia dostępne są w siedzibie KINADS Kinga Dołęga-Lesińska. Biuro Projektu lub pod numerem telefonu 22/847 10 39. Osobą odpowiedzialną za udzielanie informacji jest Pani Ewa Mysłek (e-mail:
szkolenia@kinads.pl). 3. Forma oferty: Oferta powinna być zgodna z formularzami stanowiącymi załączniki do zapytania: a) Załącznik nr 1 Formularz ofertowy b) Załącznik nr 2 Oświadczenie o braku powiązań c) Załącznik nr 3 CV Do oferty należy dołączyć dokumenty potwierdzające spełnienie wymogów formalnych oraz aktualny tj.: nie starszy niż 6 m-cy przed upływem terminu składania ofert odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie Ewidencji Działalności Gospodarczej. Oferta powinna być podpisana przez osobę uprawnioną do występowania w imieniu Wykonawcy i zawierać pieczęć Oferenta. Jeżeli Oferent nie posiada pieczęci, powinien wpisać dane adresowe firmy oraz pełną nazwę firmy. 4. Niezłożenie wszystkich wymaganych oświadczeń i dokumentów zgodnie z opisem lub zmiana treści oświadczeń z Załączników 1, 2 lub 3 będzie skutkowała odrzuceniem oferty z powodu braku spełnienia kryteriów formalnych. Zamawiający prosi o nieprzesyłanie referencji do oferty. 5. Tryb przekazania oferty: oferty powinny być przekazane w oryginale osobiście, pocztą lub kurierem do biura projektu na adres: Biuro Projektu Eko-szkolenia ścieżką do sukcesu,. 6. Termin składania ofert: do 05.05.2014 r. do godz. 16:00 (decyduje data wpłynięcia oferty do Biura Projektu). VI. Kryteria Oceny Oferty zostaną ocenione pod względem stawianych im w niniejszym zapytaniu ofertowym wymogów formalnych. W przypadku, gdy oferta nie spełni któregokolwiek z wymogów formalnych z pkt. IV niniejszego zapytania ofertowego - zostanie odrzucona. Z tytułu odrzucenia oferty, Oferentom nie przysługują żadne roszczenia przeciw Zamawiającemu. Przy wyborze najkorzystniejszej oferty spełniającej kryteria formalne Zamawiający będzie kierować się kryteriami: 60 punktów - Cena Maksymalna liczba punktów w danym kryterium, jakie może otrzymać oferta to 60 pkt. Oferent, który zaproponuje najniższą cenę otrzyma 60 punktów, natomiast pozostali Oferenci odpowiednio mniej punktów według Wzoru nr 1. Wzór nr 1: C min C = 60 punktów C x gdzie: C = liczba punktów za kryterium cena ; C min = najniższa cena wynikająca ze złożonych ofert; C x = cena oferty badanej.
40 punktów - Doświadczenie Maksymalna liczba punktów w danym kryterium, jakie może otrzymać oferta to 40 pkt. Oferent, który podsiada doświadczenie w rozliczaniu projektów lub zarządzaniu projektami współfinansowanymi z EFS jako Beneficjent lub Podwykonawca Zarządzający/Rozliczający lub jako członek zespołu projektowego w: a) co najmniej 4 projektami realizowanych w ramach POKL w tym co najmniej 1 projekt o wartości budżetu nie mniejszej niż 270 500 zł otrzyma 10 pkt b) od 5 do 6 projektów realizowanych w ramach POKL w tym co najmniej 1 projekt o wartości budżetu nie mniejszej niż 270 500 zł otrzyma 15 pkt c) powyżej 6 projektów realizowanych w ramach POKL w tym co najmniej 1 projekt o wartości budżetu nie mniejszej niż 270 500 zł otrzyma 20 pkt Doświadczenie zostanie zbadane na podstawie oświadczenia Oferenta złożonego w załączniku nr.1. Zamawiający zastrzega sobie prawo podczas procedury wyboru Oferenta, do wezwania Oferenta, aby ten przedłożył referencje potwierdzające ww. doświadczenie. Oferent, który posiada wykwalifikowany personel: a) min. trzy osoby z 15 miesięcznym doświadczeniem w rozliczaniu projektów lub zarządzaniu projektami realizowanymi w ramach POKL otrzyma 5 pkt. b) powyżej trzech osób z 15 miesięcznym doświadczeniem w rozliczaniu projektów lub zarządzaniu projektami realizowanymi w ramach POKL otrzyma 10 pkt. Doświadczenie zostanie zweryfikowane na podstawie danych zawartych w CV (załącznik nr 3). Jeżeli doświadczenie każdej z osób dedykowanych do realizacji usługi rozliczania będzie wyższe niż 3 lata, Oferent otrzyma dodatkowo 10 pkt Wzór nr 2: D = suma ( liczba punktów otrzymanych za doświadczenie w rozliczaniu projektów lub zarządzaniu projektami współfinansowanymi z EFS jako Beneficjent lub Podwykonawca Zarządzający/Rozliczający lub jako członek zespołu projektowego) + (liczba punktów dot. wykwalifikowanego personelu dedykowanego do realizacji usługi.) WZÓR nr 3 R = C + D gdzie: R = suma punktów całej Oferty C = liczba punktów za kryterium cena D = liczba punktów za kryterium doświadczenie ; Wygrywa ta Oferta, która zgromadziła największą liczbę punktów wg wzoru R = C + D.
VII. ZAŁĄCZNIKI Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Załącznik 1 Formularz Ofertowy; Załącznik 2 Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych i osobowych Oferenta z Zamawiającym; Załącznik 3 Wzór CV.
Załącznik 1 Formularz ofertowy na przeprowadzanie szkoleń z zakresu stosowania rozwiązań proekologicznych w działalności kin w ramach projektu Eko szkolenia ścieżką do sukcesu nr umowy..... (miejscowość, data) OFERTA I Dane Oferenta Nazwa i adres Oferenta II Kryteria formalne Proszę wpisać do odpowiedniej komórki tak lub nie. Można też postawić znak X w komórce, którą się wybiera. Kryterium kryteria formalne TAK NIE Oferent oświadcza, że posiada odpowiednie doświadczenie tj.: posiada co najmniej 3 letnie doświadczenie w rozliczaniu projektów lub zarządzaniu projektami współfinansowanymi z EFS jako Beneficjent lub Podwykonawca Zarządzający/Rozliczający lub jako członek zespołu projektowego oraz posiada doświadczenie w zarządzaniu co najmniej 3 projektami realizowanymi w ramach POKL w tym co najmniej 1 projekt o wartości budżetu nie mniejszej niż 270 500 zł. Zamawiający zastrzega sobie prawo podczas procedury wyboru Oferenta, do wezwania Oferenta, aby ten przedłożył referencje potwierdzające ww. doświadczenie.
Oferent oświadcza, że dysponuje osobami zdolnymi do realizacji usługi rozliczania, tj.: posiada wykwalifikowany personel min. dwie osoby z 15 miesięcznym doświadczeniem w rozliczaniu projektów lub zarządzaniu projektami realizowanymi w ramach POKL. Doświadczenie zostanie zweryfikowane na podstawie danych zawartych w CV (załącznik nr 3) Oferent oświadcza, że między Oferentem a Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w jego imieniu czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy nie istnieją powiązania kapitałowe lub osobowe polegające w szczególności na: a) Uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) Posiadaniu co najmniej 5% udziałów lub akcji; c) Pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d) Pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Oświadczenie Oferenta TAK NIE Zamawiający zastrzega, że rozliczenie z Oferentem będzie następowało na podstawie prawidłowo wystawionej faktury VAT/Rachunku na koniec danego miesiąca rozliczeniowego, termin płatności 30 dni. III Kryterium - cena Kryterium cena
Oferujemy wykonanie całego zamówienia za całkowitą kwotę brutto: Cena za 1 miesiąc:.pln Cena za 1 miesiąc:.(słownie) Cena łącznie : PLN Cena łącznie: (słownie) IV Kryteria - doświadczenie Kryterium doświadczenie 1. Doświadczenie Oferenta Wykaz rozliczonych/rozliczanych projektów realizowanych w ramach POKL: LP. Nazwa projektu /Beneficjent Okres realizacji usługi (miesiąc, rok) Wartość projektu (zł)
2. Wykaz osób dedykowanych do realizacji niniejszego zamówienia tj.: usługi rozliczania spełniające wymogi formalne: Zamawiający zastrzega sobie prawo podczas procedury wyboru Oferenta, do wezwania Oferenta, aby ten przedłożył referencje potwierdzające ww. doświadczenie w zakresie realizowanych usług. Lp. Imię i nazwisko Doświadczenie w realizacji usługi rozliczania/zarządzania (miesiące) Dokument CV V Oświadczenie Oświadczamy, że zapoznaliśmy się z warunkami udziału określonymi w zapytaniu ofertowym oraz spełniamy określone przez nas warunki w przedłożonej ofercie. Oświadczamy, że zrealizujemy potencjalne zamówienie zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia.... (podpis i pieczątka Oferenta)
Załącznik 2 Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych i osobowych Oferenta z Zamawiającym [Pieczęć firmowa Oferenta] Oświadczenie o braku powiązań Nazwa i adres Oferenta: Oświadczam, że między 1 a Zamawiającym 2 lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w jego imieniu czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy nie istnieją powiązania kapitałowe lub osobowe polegające w szczególności na: Uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; Posiadaniu co najmniej 5% udziałów lub akcji; Pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; Pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. (Miejsce i data). (Pieczęć oraz podpis osoby upoważnionej do reprezentacji Oferenta) 1 Nazwa Oferenta 2 KINADS Kinga Dołęga-Lesińska oraz Eficom SA
Załącznik 3 Wzór CV ŻYCIORYS ZAWODOWY 1. Nazwisko: 2. Imię: 3. Data urodzenia: 4. Narodowość: 5. Wykształcenie Instytucja Data: od (miesiąc / rok) do (miesiąc / rok) Uzyskane stopnie lub dyplomy: 6. Znajomość języków obcych: Podaj stopień znajomości w skali od 1 do 5 (1 bardzo dobry; 5 podstawowy) Język obcy Czytanie Mowa Pisanie 7. Członkostwo w organizacjach zawodowych: 8. Inne umiejętności: (np. pisanie komputerowe, itp.) 9. Obecne stanowisko w firmie: 10. Liczba lat pracy w obecnej firmie: 12. Kluczowe kwalifikacje (związane z programem): 13. Doświadczenie zawodowe Daty: od (mc/rok) do (mc/rok) Miejsce Firma Stanowisko Opis obowiązków 14. Inne ( np. publikacje, odbyte szkolenia, itp.)... (czytelny podpis)