Kazimierz Banaszek INFORMATOR O ARCHIWUM INSTYTUCJI MINISTERSTWA OBRONY NARODOWEJ I ARCHIWACH RODZAJÓW WOJSK Po wydaniu w 1996 roku Informatora o zasobie CAW zdecydowano, aby podjąć prace nad przygotowaniem informatora o zasobie archiwów terenowych wówczas Filii CAW. Zadanie przeprowadzenia wstępnych prac studyjnych w tym zakresie otrzymał śp. płk Jerzy Ciesielski wówczas zastępca Szefa CAW ds. Naukowych. W celu rozpoznania zawartości zasobów aktowych Filii, wydał ich Kierownikom polecenie sporządzenia i przesłania do CAW pełnej informacji o stanie akt tam zgromadzonych. Niestety w tym czasie płk Ciesielski ze względów zdrowotnych odszedł do rezerwy. Przejmując po Nim stanowisko służbowe, otrzymałem od Szefa CAW płk Andrzeja Bartnika polecenie kontynuowania rozpoczętej w tym zakresie pracy. Przesłany przez kierowników do CAW materiał w łącznej ilości około 1.000 stron, zawierał informacje o wszystkich aktach (kategorii A, B i Bc), a więc także o aktach czasowego przechowywania, które po upływie określonego czasu są brakowane. Należało zatem rozważyć, czy celowe w ogóle jest zamieszczanie informacji o nich w Informatorze. Nie był to jedyny problem do rozwiązania.
Zasób aktowy archiwów terenowych (Filii CAW) jest zasobem otwartym, ciągle zmieniającym się ilościowo. Restrukturyzacja, jaką w ostatnich latach przechodzi Wojsko Polskie, a której efektem jest między innymi likwidacja i reorganizacja dużej ilości jednostek i instytucji wojskowych, spowodowała olbrzymi napływ akt do archiwów. Są to często akta sprzed wielu lat, z różnych przyczyn do tej pory nie przekazane do archiwów. Duża część otwartych zespołów aktowych jest sukcesywnie uzupełniana przez ich twórców nadal funkcjonujących w strukturach MON. Archiwa przechowują zasób wytwarzany od 1945 roku. W okresie powojennym Siły Zbrojne przechodziły wielokrotne zmiany i restrukturyzacje, w wyniku których likwidowano jednostki i instytucje oraz tworzono zupełnie nowe. Często jednak efektem zmian było tworzenie nowych jednostek i instytucji, na bazie dotychczas istniejących. Jednostki i instytucje wielokrotnie zmieniały swoje nazwy, które najczęściej nie wpływały na charakter i treść dotychczasowej działalności. Rozszerzały ją (w przypadku na przykład rozwinięcia batalionu w pułk lub Oddziału w Zarząd), lub zawężały w przypadku odwrotnym. Jednostki te równocześnie pozostawały w tym samym miejscu stacjonowania. Akta nowo organizowanej komórki tworzone były przez tych samych ludzi i ewidencjonowane i archiwalizowane przez tą samą kancelarię. Ich treść i charakter łączą się ściśle z treścią i charakterem akt tworzonych przez poprzednika. Następnym problemem jaki należało rozwiązać wynikał z faktu, że ilość twórców akt przechowywanych w archiwach sięga 10.000. Taka ich liczba narzucała konieczność zawężenia możliwości podania pełnej informacji o zasobie każdego z nich. Po głębokiej analizie powyższych uwarunkowań i wykonaniu kilku prób aplikacyjnych przy pomocy powołanego do tego celu zespołu redakcyjnego (w składzie: mgr A. Wysocki, J. Gzyl, J. Karsznia, A. Wyrzykowski), projekt informatora przekazano do zapoznania się i zaopiniowania członkom Komisji Metodycznej CAW. Projekt otrzymał też doc. dr Bolesław Woszczyński Kierownik Zakładu Naukowego Archiwistyki w NDAP. Głównymi problemami jakie podjęto na Konferencji Metodycznej w dniu 31.03.2000 roku było uzyskanie odpowiedzi na następujące pytania:
1. Czy przyjęto właściwą koncepcję informatora? 2. Czy zamieszczanie w nim zarysów dziejów i schematów struktur organizacyjnych jest wskazane? 3. W jaki inny sposób ułatwić dostęp do informacji o konkretnym twórcy akt? 4. Jak rozwiązać problem informacji o twórcy, który kilkakrotnie zmieniał swoją nazwę? Wnioski z merytorycznej dyskusji na konferencji metodycznej zostały omówione w zespole redakcyjnym Informatora. Z powodu obiektywnych uwarunkowań wynikających z charakteru zasobu aktowego przechowywanego w Archiwum Instytucji MON i archiwach Rodzajów Wojsk, podjęto decyzję aby: ze względu na fakt, że zasób aktowy archiwów jest zasobem otwartym w informatorze ująć tylko akta kategorii A; informator obejmie dokumentację wytworzoną do 1989 roku i przekazaną do archiwów do dnia 31.12.1999 roku. Jedynie w przypadku, gdy twórca akt zakończył swoje funkcjonowanie w 1990 roku uwzględniono i ten rok. Po uwzględnieniu wyżej przedstawionych uwarunkowań ostatecznie ustalono treść Informatora.... Otwiera go Wstęp, w którym omówiono istotę wojskowego zasobu archiwalnego, jego chronologiczny zakres oraz ogólną treść. Liczący 1.01.2000 roku ponad 47.000 mb. zasób przechowywany jest w archiwach, których sieć tworzą: Centralne Archiwum Wojskowe w Warszawie (Rembertowie) i Archiwum Instytucji Ministerstwa Obrony Narodowej (AIMON) w Modlinie podległe bezpośrednio Szefowi CAW, oraz podlegające Dowódcom Rodzajów Sił Zbrojnych: Archiwum Wojsk Lądowych (AWLąd) w Warszawie posiadające zasób byłego Warszawskiego Okręgu Wojskowego Filia nr 1 AWLąd w Toruniu z zasobem b. Pomorskiego Okręgu Wojskowego; Filia nr 2 AWLąd we Wrocławiu z zasobem b. Śląskiego Okręgu Wojskowego;
Filia nr 3 AWLąd w Krakowie z zasobem b. Krakowskiego Okręgu Wojskowego. Archiwum Marynarki Wojennej w Wejcherowie (od września 2001 roku w Gdyni) Archiwum Wojsk Lotniczych i Obrony Powietrznej w Modlinie. Nadzór merytoryczny nad tymi archiwami sprawuje Szef CAW. Całość zasobu wytworzonego do 1945 roku przechowywana jest w Centralnym Archiwum Wojskowym. Akta wytworzone po 1945 roku są rozproszone. Część znajduje się w CAW, pozostałe w AIMON i archiwach RSZ. Dane o aktach przechowywanych w CAW zawiera Informator o zasobie CAW opublikowany w 1996 roku. Do chwili obecnej pełną informację, gdzie znajdują się pozostałe akta (w szczególności wojsk lądowych, można było uzyskać jedynie w CAW. Wobec ciągle rosnącego zainteresowania, niezbędnym stało się wydanie publikacji, zawierającej przynajmniej podstawowe informacje i tej części wojskowego zasobu archiwalnego, który jest przechowywany poza Centralnym Archiwum Wojskowym. Specyfika zasobu, na którą składają się jego miejsca przechowywania, zmienność (ciągłe narastanie) i duża ilość twórców, mają istotne znaczenie dla merytorycznego sposobu jego prezentacji. Z tych, a także omówionych wyżej względów przyjęto konstrukcję informatora różniącą się od tych znanych autorowi w tym zakresie publikacji i funkcjonujących w teorii archiwalnej merytorycznych zasad. Nadrzędnym jej celem było przekazanie w skondensowanej formie, ograniczonej uwarunkowaniami edytorskimi, w miarę możliwości jak największej ilości informacji, nie tylko o zasobie aktowym jego rozmieszczeniu i treściach, lecz także o twórcach akt. We wstępie, oprócz wymienionych wyżej informacji o strukturze wojskowej służby archiwalnej omówiono zakres i układ informatora, oraz zamieszczono informację o ogólnych zasadach korzystania z zasobu aktowego. Następną część stanowi Zarys dziejów Archiwum Instytucji Ministerstwa Obrony Narodowej i Archiwów Rodzajów Wojsk oraz ich zasobu aktowego. Decyzję kierownictwa MON o utworzeniu archiwów spowodował fakt, że wytworzona przez
jednostki i instytucje w okresie wojny i bezpośrednio po niej dokumentacja, przechowywana była w kancelariach. Jej narastające ilości oraz sposób przechowywania często w pomieszczeniach zupełnie do tego nieprzystosowanych niejako wymusiły podjęcie stosownych działań. W związku z powyższym rozkazem MON nr 218/Org z dnia 1.10.1947 roku do etatu Dowództw Okręgów dołączono archiwa z etatową obsadą 2 pracowników. Ich zadaniem było właściwe deponowanie starych aktów o znaczeniu dokumentarno-historycznym oraz aktów bieżących podlegających deponowaniu. Wydana 1948 roku Instrukcja o przechowywaniu, wydzielaniu i niszczeniu akt w archiwach rozszerzała sieć archiwów wojskowych i precyzowała ich zadania. W jej skład obok sześciu archiwów okręgowych weszły archiwa: Sztabu Generalnego, Dowództwa Wojsk Lądowych, III Wiceministerstwa ON, Głównego Zarządu Politycznego, Dowództwa Wojsk Lotniczych i Dowództwa Marynarki Wojennej. Instrukcja ta nie zawierała szczegółowych przepisów o sposobie i zakresie działania, oraz organizacji tych placówek. Nie precyzowała także roli i zadań dla CAW jako instytucji nadrzędnej dla archiwów terenowych. Taki stan rzeczy nie wpływał korzystnie na sposób gromadzenia, przechowywania a szczególnie brakowania akt. Dlatego kierownictwo CAW wielokrotnie podejmowało starania o możliwość organizacyjnego uporządkowania całości normujących całokształt działalności wojskowej służby archiwalnej. Przełom w tym zakresie nastąpił dopiero w 1956 roku, kiedy weszła w życie Instrukcja o postępowaniu z wojskowymi materiałami archiwalnymi, ustalająca między innymi nową strukturę archiwów terenowych. Wojskową sieć archiwalną stanowiły od tej pory: CAW, archiwa OW, Wojsk Lotniczych i Obrony Powietrznej Obszaru Kraju, Marynarki Wojennej oraz archiwa przy dowództwach (szefostwach) Rodzajów Wojsk (służb) i instytucjach centralnych MON. W 1959 roku CAW zostało zobowiązane do prowadzenia nadzoru archiwalnego nad materiałami wytwarzanymi w departamentach (biurach, zespołach i wydziałach) wojskowych naczelnych organów administracji państwowej oraz w komórkach im podległych tj. w zjednoczeniach i centralnych zarządach. Wpłynęło to na znaczne rozszerzenie wojskowej sieci archiwalnej, która w 1965 roku obejmowała 13 archiwów wojskowych i 127 składnic akt w ww. instytucjach cywilnych.
W związku ze zmieniającą się strukturą Sił Zbrojnych i tym samym strukturą wojskowej sieci archiwalnej, po wejściu w 1966 roku w życie nowej instrukcji o postępowaniu z wojskowymi materiałami archiwalnymi, wojskowa sieć archiwalna powiększyła się o archiwa: Związków Operacyjnych, Inspektoratu Lotnictwa, Lotnictwa Operacyjnego, WOPK i Inspektoratu Obrony Terytorialnej. Kierownictwo i nadzór nad działalnością tych archiwów, co szczególnie od połowy lat 80-tych zdecydowanie korzystnie wpłynęło na kształtowanie wojskowego zasobu archiwalnego (objęto nadzorem archiwalnym zarówno wytwórców akt jak i małe archiwa instytucji). Rok 1990 przyniósł radykalne zmiany w organizacji wojskowej służby archiwalnej. Wynikły one z przemian jakie zaszły w kraju, a również ze wzmożonego społecznego zainteresowania wojskowymi materiałami archiwalnymi. Zarządzaniem Szefa Sztabu Generalnego WP nr 23/sztab z dnia 29.05.1990 roku zreorganizowano wojskową służbę archiwalną. Archiwa OW i RSZ wyłączono ze struktury organizacyjnej dowództw OW i RSZ i podporządkowano organizacje Szefowi CAW. Zorganizowano Archiwum Instytucji Centralnych MON, które przejęło zasoby archiwów Wojskowej Służby Wewnętrznej, Departamentu Wychowania MON (akta b. Głównego Zarządu Politycznego), Głównego Zarządu Szkolenia Bojowego, Głównego Kwatermistrzostwa, Izby Wojskowej Sądu Najwyższego, Służb Technicznych WP, Inspektoratu Obrony Terytorialnej, Wojskowej Centrali Handlowej i Dowództwa Zgrupowania Jednostek Zabezpieczenia MON. Archiwa stały się Filiami CAW. Taka struktura funkcjonowała do 2000 roku, kiedy po kolejnej reorganizacji archiwa podporządkowano dowódcom RSZ. W zakończeniu wstępu podano ogólne informacje dla korzystających z zakresu udostępnienia archiwaliów, możliwości i warunków korzystania, miejsca udostępniania i możliwości kserowania i reprografii materiałów archiwalnych. Zasadnicza treść Informatora została podzielona na sześć części omawiających poszczególne archiwa. (Nie uwzględniono w nim Filii nr 3 AWLąd. d. Archiwum Krakowskiego Okręgu Wojskowego ze względu na fakt, że archiwum to nie posiada akt z lat, które obejmuje Informator).
Każdą z nich otwiera Zarys dziejów archiwum i jego zasobu aktowego. Przedstawiono w nim w skrócie historię archiwum, proces kształtowania zasobu, ogólnie jego główne treści oraz stan zasobu na dzień 1.01.2000 roku. Podano adres i numery telefonów i faxów oraz terminy funkcjonowania pracowni naukowych. Doświadczenie w zakresie zapotrzebowania zainteresowanych korzystaniem z akt wykazuje, że w wielu przypadkach niezbędnym okazuje się udzielanie im informacji o miejscu danego twórcy akt w strukturze organizacyjnej wojska, dlatego przed prezentacją zasobu każdego archiwum zamieszczono Zarys struktury organizacyjnej, ukazującej historię i miejsce twórców przechowywanych w danym archiwum akt w Wojsku Polskim. Prezentację zasobu archiwów b. Okręgów Wojskowych w Warszawie, Toruniu i we Wrocławiu poprzedza ogólny Zarys struktury Wojsk Lądowych. Opisowy Zarys... uzupełniony został schematami organizacyjnymi z lat, w których instytucje i jednostki wojskowe, przez pewien okres funkcjonowały bez zmian i przekształceń. Informację o tym czyje akta stanowią zasób aktowy, zawiera alfabetyczny Indeks twórców akt przechowywanych w archiwum. Po stwierdzeniu, że poszukiwany przez zainteresowanego twórca przekazał tu swoją dokumentację, przechodzi on do Twórców akt i ich zasobu aktowego. Podzielony on został na Instytucje wojskowe i Instytucje cywilne. W rubryce pierwszej odnajdzie w nim nazwę zespołu, równoznaczną z ostatnią nazwą twórcy akt oraz w przypadku, gdy wcześniej zmieniał on swoją nazwę także poprzednie z informacją w jakich latach je nosił. W tym miejscu umieszczono również miejsce postoju twórcy, a także, jeśli miał, numer jednostki wojskowej. W rubryce drugiej Daty skrajne, podane są dane z których lat pochodzą przechowywane archiwalia oraz informacja, czy dany zespół aktowy jest otwarty czy zamknięty. (Zamknięty oznaczony jest znakiem *). Następna rubryka informuje o ilości jednostek archiwalnych kategorii A, które tworzą zespół aktowy. W przypadku gdy część akt danego twórcy przechowywania jest w CAW informację zawiera rubryka czwarta.
Wszystkie wyżej przedstawione dane, zawarte w indeksie Twórców akt... nie informują o rodzaju i treści przechowywanych w archiwach dokumentów. Nie pozwalają na to możliwości edytorskie wynikające z ilości twórców oraz zarchiwizowanych przez nich akt. Jednak specyfika Sił Zbrojnych, jej hierarchiczny układ, w miarę dobrze funkcjonujące przepisy o zasadach biurowości w wojsku a także efekty nadzoru archiwalnego powodują, że archiwalia wytwarzane przez jednostki i instytucje równorzędnych szczebli, można podzielić na w miarę jednorodne pod względem tematycznym grupy Znając równocześnie potrzeby zainteresowanych korzystaniem z zasobu, w informatorze zamieszczony został Wykaz dokumentacji wojskowej kategorii A. Pozwoli on na w miarę dokładną orientację, jakiej dokumentacji można poszukiwać w archiwaliach danego twórcy. Wyszczególnione w rubryce drugiej wykazu materiały podzielone zostały na jednorodne (pod względem rodzaju informacji jakie zawierają) grupy, które z kolei usystematyzowane są w działy (rodzaje wojsk i służb) posiadające odrębną specyfikę. Kolejne pozycje wykazu nie stanowią gotowych haseł określających pełny zakres spraw gromadzonych w oddzielnych teczkach, a przyjęty układ może jedynie ułatwić orientację, jakich dokumentów można poszukiwać w archiwaliach twórcy funkcjonującego na odpowiednim szczeblu organizacyjnym wojska (instytucji państwowej). Dokumentacja wyszczególniona w rubryce 3 wykazu odnosi się do materiałów wytwarzanych przez wszystkich twórców. Są to np. rozkazy i zarządzenia stanowiące podstawę działania praktyczne wszystkich jednostek wojskowych, a także sprawozdania, zestawienia zbiorcze itp. Rubryka 4 wykazu (OW, RSZ) obejmuje dokumentację kat. A dotyczącą działalności okręgu wojskowego lub rodzaju sił zbrojnych oraz dla wykonanych przez te dowództwa normatywów, na których opiera się działalności podległych im jednostek. Obejmująca związki taktyczne i oddziały równorzędne rubryka 5 zawiera informacje o dokumentacji wytworzonej zarówno przez nie, jak i jednostki im podległe. Np. w sprawdzonych rocznych dywizji uwzględniających również sprawy
dotyczące jednostek podległych, nie należy szukać sprawozdań przesyłanych z tych jednostek gdyż dla dywizji stanowią one dokumentację kategorii B. Sprawozdań z jednostek należy zatem szukać w ich dokumentacji. Podobnie traktować należy dokumentację dywizji w stosunku do okręgu wojskowego. Ze względów o których pisałem wyżej w wykazie nie zamieszczono informacji o dokumentacji kart. B brakowanej po upływie określonego czasu. Ponieważ czas przechowywania niektórych akt kategorii jest bardzo długi 1 zainteresowany winien zawsze zapytać udostępniającego akta, czy w zasobie danego zespołu aktowego nie ma akt kat. B jeszcze przechowywanych. Pomoc w dotarciu do żądanych akt zapewniają także zamieszczone w końcowej części informatora Indeks miejscowości (miejsc postoju instytucji i jednostek wojskowych twórców akt), wykaz schematów oraz indeks skrótów nazw jednostek i instytucji. Wydrukowany w niewielkim nakładzie Informator... został przesłany do bibliotek naukowych instytucji i uczelni cywilnych. Znajduje się także w każdym archiwum wojskowym. Autor i zespół redaktorski zdają sobie sprawę z tego, że nie spełnia on w pełni wszystkich oczekiwań zainteresowanych zasobem archiwów wojskowych. Dlatego jesteśmy otwarci i z wdzięcznością przyjmiemy wszelkie krytyczne uwagi związane z jego treściowym i metodologicznym układem. 1 Np. teczki akt personalnych mają kategorię B-60. Kategorię B-50 mają wykazy obsady etatowej żołnierzy zawodowych i pracowników, ewidencja członków organizacji partyjnych i młodzieżowych, księgi główne chorych w szpitalach oraz repertoria i skorowidze czynności śledczych i dochodzeniowych.