PERFECTUM 1111111111' 1111' 11111111 10000031 - AUDI:T" Doradcy Finansowo Księgowi Spółka z 0.0. 02-777 Warszawa, Al. Komisji Edukacji Narodowej 98 tel. 644-27-67; tel/fax 644-27-62 EDWARD KARWOWSKI PRZYKŁADOWA INSTRUKCJA SPORZĄDZANIA, OBIEGU I KONTROLI DOWODÓW KSIĘGOWYCH wydanie 4-te Warszawa 2002 rok
SPIS TREŚCI A. WZÓR ZARZĄDZENIA WEWNĘTRZNEGO W SPRA WIE WPROWADZENIA INSTRUKCJI DO STOSOWANIA. 9 B. ZASADY OGÓLNE 11 l. Dokumentowanie zdarzeń i operacji gospodarczych 11 2. Klasyfikacja dowodów księgowych 12 3. Zasady sporządzania i korygowania dokumentów 17 4. Kwalifikowanie (dekretowanie) dokumentów (dowodów) do ujęcia w księgach rachunkowych 20 5. Kontrola dokumentów (dowodów) księgowych 21 6. Druki ewidencjonowane ścislego zarachowania 23 C. DOKUMENTOWANIE ZATRUDNIENIA I PLAC 27 I. Dokumenty związane z zatrudnieniem 28 l. Wniosek w sprawie zatrudnienia 28 2. Kwestionariusz osobowy 29 3. Umowa o pracę 29 4. Zapytanie o karalność 30 5. Zaświadczenie o zdolności do pracy 30 6. Oświadczenie o przeszkoleniu w zakresie bhp 31 7. Oświadczenie o obowiązku przestrzegania tajemnicy państwowej i służbowej 31 8. Oświadczenie o odpowiedzialności materialnej 32 9. Zakres czynności pracownika 32 10. Zaświadczenie z pracy (w czasie trwania stosunku pracy) 33 11. Karta urlopowa 33 12. Powołanie na wyższe stanowisko, przyznanie wyższego wynagrodzenia 34 13. Lista obecności 34 14. Wypowiedzenie warunków pracy lub płacy, wypowiedzenie umowy o pracę 35 15. Karta obiegowa 35 16. Świadectwo pracy 36 II. Dokumenty placowe 36 l. Lista płac pracowników jednostki gospodarczej 37 2. Lista wynagrodzeń bezosobowych 38 3. Lista płatnicza zasiłku z ubezpieczenia społecznego 39 4. Zestawienie zbiorcze list płac 39 5. Zlecenia na prace w godzinach nadliczbowych 39 6. Karta wynagrodzenia pracownika 40 D. ZAOPATRZENIE I ZBYT ORAZ GOSPODARKA MATERIA- LOWA 53 I. Dokumentacja przychodów 56 l. Zaopatrzenie - "Zp" 56 str. 3
2. Zamówienie 56 3. Książka ewidencji złożonych zamówień 57 4. Przyjęcie materiału - "Pz" 58 5. Przesunięcie materiału - "Mm" 59 6. Zwrot materiału - "Zw" 60 7. Przyjęcie odpadu - "Po" 6 ł 8. Przyjęcie wyrobu - "Pw" 62 9. Magazyn przyjmie - "P" 62 10. Przyjęcie materiału na przechowanie 63 II. Protokół reklamacyjny 64 12. Upoważnienie do odbioru faktury VAT 64 13. Faktura VAT dostawcy... 65 14. Rachunek dostawcy 67 15. Faktura korygująca VAT dostawcy 68 16. Rachunek korygujący dostawcy 69 17. Nota zewnętrzna dotycząca wstępnych rozliczeń z tytułu dostaw... 70 II. Dokumentacja rozchodów... 71 l. Wydanie materiału na zewnątrz -"Wz" 71 2. Pobranie materiałów - "Rw" 72 3. Magazyn wyda - "W" 73 4. Karta limitowa 74 5. Specyfikacja wysyłkowa 74 6. Zawiadomienie o wysyłce 74 7. Upoważnienie 75 III. Dokumentacja stanów 75 l. Kartoteka magazynowa 75 2. Wywieszka magazynowa 76 3. Protokół w sprawie zagospodarowania materiałów zbędnych i nadmiernych 77 E. BunOWY I GOSPODARKA ŚRODKAMI TRWAŁyMI... 85 l. Przyjęcie środka trwałego - "OT" Dokumentacja stanów.... 87 2. Protokół zdawczo-odbiorczy środka trwałego - "PT" Dokumentacja stanów... 89 3. Zmiana miejsca użytkowania środka trwałego - "MT" Dokumentacja stanów... 90 4. Protokół odbioru technicznego 91 5. Likwidacja środka trwałego - "LT" 92 6. Protokół fizycznej likwidacji środka trwałego 93 F. DZIALALNOŚĆ USŁUGOWA NA PRZYKŁADZIE USŁUG TRANSPORTOWYCH 103 l. Zamówienie... 104 2. Książka zamówień na usługi 104 3. Karta drogowa (dla samochodu osobowego lub ciężarowego) 105 4. Dokument najmu 107 5. Książka kontroli kart drogowych 107 4
6. Miesięczna karta pracy kierowcy :... 108 7. Miesięczna karta eksploatacyjna pojazdu 109 8. Karta opony 110 9. Protokól zużycia ogumienia 110 10. Protokól badania zużycia paliwa i ustalenia normy zakladowej 111 11. Książka pojazdu 111 12. Protokół przekazania pojazdu 112 13. Protokół awaryjny 113 14. Zbiorczy kwit wydania paliw, olejów i smarów 114 15. Ewidencja pomiarów stanu paliwa w zbiornikach 114 16. Książka odbioru dostaw 115 17. Faktura VAT 115 18. Rachunek 116 19. FakturaVATkorygująca 117 20. Rachunek korygujący 118 G. DZIAŁALNOŚĆ PRODUKCYJNO-WARSZTATOWA 127 1. Umowa 128 2. Zamówienie zewnętrzne 129 3. Zlecenie 129 4. Karta badania (protokół przyjęcia-odbioru) 130 5. Książka zleceń warsztatowych 130 6. Arkusz weryfikacyjny 131 7. Arkusz wyceny wstępnej 132 8. Karta pracy 132 9. Rozchód wewnętrzny - "RW" 133 10. Zwrot materiałów - "Zw" 134 II. Przyjęcie odpadów - "Po" 134 12. Protokół odbioru technicznego 134 13. Arkusz wyceny ostatecznej 135 14. Karta przestoju 136 15. Zlecenie na pracę w godzinach nadliczbowych 137 16. Karta zarobkowa 137 17. Karta braków... 138 18. Zestawienie norm materiałowych 139 19. Wniosek o ustalenie oceny 139 20. Zlecenie-rachunek za usługi drobne 140 21. Zawiadomienie o zrealizowaniu zamówienia 140 22. Faktura VA T, rachunek, faktura VAT, korygująca, rachunek korygujący... 141 H. DZIAŁALNOŚĆ REMONTOWO-BUDOWLANA I PRODUK- CYJNA MATERIAŁÓW BUDOWLANYCH 147 I. Produkcja materiałów budowlanych 147 1. Książka zleceń produkcyjnych 147 2. Karta technologiczna 148 5
3. Karta limitowa 149 4. Raport produkcji 150 5. Miesięczne rozliczenie zużycia materiałów do produkcji 150 II. Roboty remontowo-budowlane 151 l. Książka zleceń robót remontowo-budowlanych 152 2. Karta pracy - "U" 152 3. Rozliczenie materiałowe 153 4. Protokół inwentaryzacji robót w toku 154 5. Protokół odbioru wykonanych elementów robót 154 6. Dziennik budowy 155 7. Kosztorys budowlany 155 I. PRODUKCJA ROLNICZA 157 I. Produkcja roślinna 157 l. Dzienn ik gospodarczy... 158 2. Dziennik brygadzista polowego 158 3. Protokół wysiewu-sadzenia 158 4. Kwit zbioru-przewozu 159 5. Protokół przerobu... 160 6. Protokół strat i ubytków magazynowych 160 7. Protokół zbioru-omiotu.. 161 8. Księga magazynowa produktów rolnych. 161 9. Zbiorczy kwit wydania 162 10. Rejestr gruntów 162 II. Produkcja zwierzęca 163 1. Kwit przychodu inwentarza żywego 164 2. Protokół urodzenia zwierząt... 164 3. Protokół przeklasowania - wybrakowania inwentarza żywego 165 4. Kwit rozchodu inwentarza żywego 165 5. Protokół komisyjnego zakupu zwierząt 166 6. Protokół przeważenia zwierząt 166 7. Księga inwentarza żywego 167 8. Protokół padnięcia-uboju z konieczności inwentarza żywego 168 9. Protokół komisyjnej strzyży owiec 169 10. Księga obrotu mlekiem 169 I l. Lista wydanego pracownikom mleka 170 12. Lista świadczeń dla pracowników 171 13. Protokół zarybienia stawu, jeziora, rzeki 171 14. Protokól odłowu 172 15. Raport zużycia pasz 172 J. PRZETWÓRCZOŚĆ ROLNICZA 173 l. Receptura robotnicza 173 2. Protokół pobrania próby surowca 174 6
3. Protokół pobrania próby mieszanki 174 4. Atest jakościowy 175 5. Protokół przerobu 175 6. Kwit wagowy 176 7. Książka produkcyjna mieszalni pasz 176 8. Książka wagowa suszarni-mieszalni pasz 177 9. Raport produkcyjny mieszalni pasz 177 10. Księga produkcyjna suszami 178 II. Dziennik brygadzisty 178 12. Raport z przebiegu produkcji w suszami 178 K. DZIAŁALNOŚĆ POMOCNICZA - BYTOWA 181 I. Stołówka zakładowa... 182 l. Miesięczny, imienny wykaz pracowników korzystających ze stołówki 182 2. Dzienny raport stolówki - zaopatrzenie 183 3. Miesięczne zestawienie dziennych raportów stołówki 184 4. Protokół zakupu 185 5. Karta kalkulacyjna 185 II. Gospodarka mieszkaniowa... 185 l. Umowa o przydział mieszkania 186 2. Wymiar czynszu 186 3. Oświadczenie najemcy 187 4. Karta ewidencyjna 187 5. Zestawienie należności za czynsz 188 L. DZIAŁALNOŚĆ ADMINISTRACYJNA I GOSPODARKA FINANSOWA 189 I. Działalność administracyjno-gospodarcza 189 1. Pobranie przedmiotów wyposażenia "Rw" 190 2. Zmiana miejsca użytkowania wyposażenia - "Mm" 190 3. Likwidacja przedmiotów wyposażenia - "Ln" 191 4. Spis inwentarza 192 5. Gospodarka odzieżą ochronną i roboczą (zasady) 192 6. Gospodarka narzędziowa (zasady) 193 7. Karta narzędziowa ilościowo-wartościowa 194 8. Karta narzędziowa imienna 194 9. Imienna książeczka narzędziowa 195 10. Karta zwrotu, uszkodzonego narzędzia 195 11. Dokumentacja i ewidencja artykułów piśmiennych i malowartościowych przedmiotów przeznaczonych do użytku biurowego (zasady) 196 12. Dokumentacja i rozliczenie znaczków pocztowych (zasady) 196 13. Dokumentacja i ewidencja biletów na przejazdy miejskimi środkami komunikacji oraz dopłat do biletów miesięcznych (zasady) 197 14. Dokumentacja biblioteki zakładowej (zasady) 198 II. Gospodarka finansowa... 199 7
I. Dowód wpłaty - "Kp" 200 2. Dowód wyplaty - "Kw" 201 3. Raport kasowy 202 4. Wniosek o zaliczkę 203 S. Rozliczenie zaliczki 204 6. Rozliczenie polecenia wyjazdu służbowego 205 7. Czek gotówkowy 205 8. Bankowy dowód wplaty 206 9. Polecenie przelewu 207 10. Zbiorówka poleceń przelewu 208 11. Czek rozrachunkowy 208 III. Dokumentacja własna księgowości 209 I. Polecenie księgowania 209 2. Nota księgowa - zewnętrzna 210 3. Nota obciążająca za niedobory i szkody... 210 4. Wezwanie do uregulowania odsetek za zwłokę 211 S. Wezwanie do zapłaty przed skierowaniem sprawy do sądu 212 6. Wezwanie do uzgodnienia kont 2 J 2 IV Inwentaryzacja 213 I. Arkusz spisu z natury 214 2. Protokół z kontroli kasy... 21 S 3. Zestawienie różnic inwentaryzacyjnych 216 4. Protokól komisji inwentaryzacyjnej w sprawie różnic 217 L. TECHNICZNE ZASADY PROWADZENIA KSIĄG RACHUN- KOWYCH 227 M. PRZECHOWYWANIE I ZABEZPIECZANIE DOWODÓW KSIĘ- GOWYCH I KSIĄG RACHUNKOWYCH 241 8