Kadry i płace w instytucjach kultury. pod redakcją Michała Culepy

Kadry i płace w instytucjach kultury pod redakcją Michała Culepy

Kadry i płace w instytucjach kultury

pod redakcją Michała Culepy Kadry i płace w instytucjach kultury Wydawnictwo C.H. Beck Warszawa 2012

Kadry i płace w instytucjach kultury wydanie I wrzesień 2012 Redakcja merytoryczna: Michał Culepa Autorzy: Małgorzata Regulska-Cieślak Przemysław Wolski Monika Wacikowska Maciej Nałęcz Michał Culepa Redakcja: Anna Chybińska Korekta: Monika Mielczarek Wszelkie prawa zastrzeżone. Opinie zawarte w niniejszej publikacji stanowią osobisty punkt widzenia Autora Skład i łamanie: Wydawnictwo C.H. Beck Druk: Elpil, Siedlce Wydawnictwo C.H. Beck Sp. z o.o. ul. Bonifraterska 17, 00-203 Warszawa tel. 22 33 77 600, faks 22 33 77 602 www.beckinfobiznes.pl ISBN: 978-83-255-3777-7 ISBN e-book: 978-83-255-3778-4

SPIS TREŚCI Wykaz skrótów... Wstęp... IX XI A. KOMENTARZ I PRZYKŁADY... 1 Wykaz piktogramów... 2 Rozdział I. Przepisy prawa pracy w instytucjach kultury... 3 1. Ustawy i rozporządzenia stosowane w sektorze kultury... 3 2. Przepisy zakładowe... 5 2.1. Regulamin pracy... 6 2.2. Regulamin wynagradzania... 8 2.3. Regulamin świadczeń socjalnych... 10 2.4. Układy zbiorowe pracy... 11 3. Znaczenie statutu i regulaminu organizacyjnego dla kwestii z zakresu prawa pracy... 14 4. Pytania i odpowiedzi... 17 Rozdział II. Kadra zarządzająca instytucjami kultury... 22 1. Pracownicy zarządzający... 22 1.1. Zakres podmiotowy... 22 1.2. Niektóre aspekty czasu pracy pracowników zarządzających... 24 2. Dyrektor instytucji kultury... 26 2.1. Podstawa prawna funkcjonowania i sposób powołania... 26 V

Spis treści VI 2.2. Czynności z zakresu prawa pracy wobec dyrektora... 31 2.3. Zakres kompetencji dyrektora... 35 3. Zastępca dyrektora... 36 4. Główny księgowy... 40 5. Pytania i odpowiedzi... 43 Rozdział III. Kwalifikacje i dodatkowe obowiązki pracowników instytucji kultury... 57 1. Kwalifikacje wymagane przy zatrudnieniu na poszczególnych stanowiskach... 58 2. Podnoszenie kwalifikacji w trakcie zatrudnienia... 64 3. Ograniczenia w podejmowaniu nowego zatrudnienia... 69 4. Pytania i odpowiedzi... 71 Rozdział IV. Zatrudnianie i zwalnianie pracowników... 78 1. Umowy o pracę i zakresy obowiązków... 78 2. Tryby i przyczyny rozwiązywania umów o pracę... 84 3. Pytania i odpowiedzi... 95 Rozdział V. Wynagradzanie pracowników instytucji kultury... 104 1. Wynagrodzenie jako zasadniczy element stosunku pracy... 104 2. Ustawowe zasady wynagradzania pracowników instytucji kultury... 106 3. Pytania i odpowiedzi... 122 Rozdział VI. Dokumentacja kadrowa... 124 1. Akta osobowe... 124 2. Inne rodzaje dokumentacji pracowniczej... 128 3. Ochrona danych osobowych... 130 4. Archiwizacja dokumentacji... 131 5. Pytania i odpowiedzi... 132 Rozdział VII. Czas pracy... 134 1. Systemy, rozkłady czasu pracy oraz okresy rozliczeniowe... 134 2. Wybrane problemy planowania czasu pracy... 140 3. Godziny nadliczbowe i ich rozliczanie... 144 4. Praca w dni wolne (tzw. wolne soboty)... 152

Spis treści 5. Praca w niedziele i święta... 154 6. Pytania i odpowiedzi... 158 Rozdział VIII. Urlopy wypoczynkowe i inne rodzaje usprawiedliwionej nieobecności w pracy... 160 1. Ustalanie stażu urlopowego. Pierwszy urlop... 160 2. Udzielanie urlopów... 163 3. Inne rodzaje nieobecności w pracy i ich usprawiedliwianie... 168 4. Pytania i odpowiedzi... 170 Rozdział IX. Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w instytucjach kultury... 173 1. Obowiązki socjalne pracodawcy... 173 2. Tworzenie funduszu socjalnego przez instytucje kultury... 174 3. Dochody funduszu socjalnego... 178 4. Osoby uprawnione do korzystania ze świadczeń socjalnych... 180 5. Wykorzystanie środków funduszu. Działalność socjalna... 181 6. Administrowanie środkami funduszu... 184 7. Świadczenie urlopowe... 187 8. Pytania i odpowiedzi... 188 Rozdział X. Odpowiedzialność pracowników instytucji kultury... 192 1. Odpowiedzialność porządkowa pracowników instytucji kultury... 192 2. Odpowiedzialność materialna za mienie powierzone... 200 3. Pytania i odpowiedzi... 208 B. AKTY PRAWNE... 211 1. Ustawa o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej... 213 2. Ustawa o zmianie ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej oraz niektórych innych ustaw... 237 3. Kodeks pracy... 241 4. Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach... 373 5. Ustawa o wynagradzaniu osób kierujących niektórymi podmiotami prawnymi... 376 6. Ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych... 390 7. Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego w sprawie wykazu samorządowych instytucji kultury, w których wyłonienie kandydata na stanowisko dyrektora następuje w drodze konkursu... 400 VII

Spis treści 8. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop... 412 9. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika... 418 10. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy... 424 11. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy... 431 12. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania... 437 13. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych... 441 14. Komunikat Nr 23 Ministra Finansów w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych... 443 15. Ustawa o muzeach... 451 16. Ustawa o bibliotekach... 468 17. Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego w sprawie wynagradzania pracowników instytucji kultury... 481 VIII

WYKAZ SKRÓTÓW art.... artykuł DziałKultU... ustawa z 25.10.1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz.U. z 2012 r., poz. 406) Dz.U.... Dziennik Ustaw ew.... ewentualnie KC... ustawa z 23.4.1964 r. Kodeks cywilny KK... ustawa z 6.6.1997 r. Kodeks karny KP... ustawa z 26.6.1974 r. Kodeks pracy KPA... ustawa z 14.6.1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego lit.... litera m.in.... między innymi MPiPS... Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej MZ... Mister Zdrowia np.... na przykład NSA... Naczelny Sąd Administracyjny Nr... numer OSNAPiUS... Orzecznictwo Sądu Najwyższego, Izba Administracyjna, Pracy i Ubezpieczeń Społecznych OSNP... Orzecznictwo Sądu Najwyższego, Izba Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych IX

Wykaz skrótów PIP... Państwowa Inspekcja Pracy PIS... Państwowa Inspekcja Sanitarna pkt... punkt pkt.... punkty por.... porównaj poz.... pozycja r.... rok red.... redakcja RM... Rada Ministrów rozdz.... rozdział rozp.... rozporządzenie s.... strona (y) SN... Sąd Najwyższy t.j.... tekst jednolity tj.... to jest tzn.... to znaczy ustawa o ZFŚS. ustawa z 4.3.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 2012 r., poz. 592) ust.... ustęp w zw.... w związku wg... według ww.... wyżej wymieniony (a, e) zd.... zdanie ze zm.... ze zmianami zob.... zobacz ZUS... Zakład Ubezpieczeń Społecznych... paragraf X

WSTĘP Instytucje kultury muzea, galerie sztuki, teatry, kina, domy kultury, by wymienić tylko te najczęściej spotykane są szczególnym rodzajem podmiotów, które posiadają własną regulację prawną. Każda z nich zajmuje się inną dziedziną twórczości, posiada odmienne zadania. Inny wszak jest sposób funkcjonowania niewielkiego gminnego lub dzielnicowego domu kultury, a inny wielkiego teatru lub opery, czy muzeum o wieloletniej tradycji i historii. Jednakże wszystkie z powyższych instytucji łączy zawsze jeden podstawowy element pracownicy. Prowadzenie działalności przez podmioty i instytucje zajmujące się tworzeniem i upowszechnianiem kultury nie byłoby bowiem możliwe bez zatrudnionych tam pracowników. Z tym wiąże się szereg obowiązków, ale też i uprawnień tak po stronie instytucji kultury jako pracodawcy, jak też i ich pracowników. Wszyscy jednak funkcjonują w ramach obowiązującego systemu prawa pracy. Ze względu na specyfikę funkcjonowania, odmienne pola działalności związane z twórczością artystyczną, instytucje kultury podlegają także szczególnym, odrębnym regulacjom od pozostałych pracodawców przedsiębiorców, urzędów, jednostek budżetowych. Niniejsza publikacja ma za zadanie przybliżyć problematykę zatrudnienia i wynagradzania pracowników w instytucjach XI

Wstęp kultury. Szczegółowo zostaną omówione zwłaszcza zasady zatrudniania osób zajmujących kierownicze stanowiska oraz problematyka płac i czasu pracy, która zawsze sprawia najwięcej problemów służbom kadrowym. Książka uwzględnia także najnowszą, kompleksową nowelizację ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej z sierpnia 2011 r. Wprowadzone zmiany i rozwiązania mają usprawnić funkcjonowanie instytucji kultury i spowodować bardziej efektywne wykorzystywanie środków przeznaczanych na działalność kulturalną i artystyczną. Autorzy w poszczególnych rozdziałach, przedstawiają konsekwencje wprowadzonych zmian w różnych aspektach funkcjonowania instytucji kultury. XII

A. KOMENTARZ I PRZYKŁADY

Wykaz piktogramów w publikacji ZAPAMIĘTAJ PRZYKŁAD PYTANIE

ROZDZIAŁ I. Przepisy prawa pracy w instytucjach kultury Małgorzata Regulska-Cieślak Segment kultury jest niezwykle szeroki, obejmuje ponad 14 tysięcy instytucji kultury. Działalność kulturalna polega na tworzeniu, upowszechnianiu i ochronie kultury. For mami organizacyjnymi działalności kulturalnej są w szczególności: teatry, opery, operetki, filharmonie, orkiestry, instytucje filmowe, kina, muzea, biblioteki, domy kultury, ogniska artystyczne, galerie sztuki oraz ośrodki badań i dokumentacji w różnych dziedzinach kultury. Otwarty katalog form organizacyjnych działalności kultury przekłada się na szeroki zakres przepisów prawa pracy odnoszących się do pracowników instytucji kultury. Instytucje kultury mają osobowość prawną z chwilą ich wpisu do rejestru instytucji kultury. 1. Ustawy i rozporządzenia stosowane w sektorze kultury Aktem prawnym regulującym zasady funkcjonowania podmiotów prowadzących działalność kulturalną jest ustawa z 25.10.1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz.U. z 2012 r., poz. 406). Ustawodawca zawarł w tym akcie regulacje organizacyjnoprawne dotyczące jednostek prowadzących działalność kulturalną, które mają charakter przepisów szczególnych w stosunku do innych ustaw. Jednak regulacje prawne dotyczące niektórych grup zawodowych pracowników instytucji kultury zawarte są w innych ustawach oraz wydanych na ich podstawie rozporządzeniach. Przepisy o działalności kulturalnej 3

ROZDZIAŁ I. Przepisy prawa pracy w instytucjach kultury Inne ustawy Do ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej zostały wydane następujące aktualnie obowiązujące rozporządzenia regulujące sprawy pracownicze: rozporządzenie Ministra Kultury i Sztuki z 30.6.2004 r. w sprawie organizacji i trybu przeprowadzania konkursu na kandydata na stanowisko dyrektora instytucji kultury (Dz.U. Nr 154, poz. 1629), rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z 26.7.2012 r. w sprawie wykazu samorządowych instytucji kultury, w których wyłonienie kandydata na stanowisko dyrektora następuje w drodze konkursu (Dz.U. z 2012 r., poz. 889). Oprócz podstawowego aktu prawnego regulującego prawa i obowiązki pracowników oraz pracodawców jakim jest Kodeks pracy oraz wyżej cytowanej ustawy z 25.10.1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej i rozporządzeń na jej podstawie wydanych przepisy prawa pracy odnoszące się do pracowników instytucji kultury znajdują się w następujących aktach: ustawie z 21.11.1996 r. o muzeach (Dz.U. z 2012 r., poz. 987), ustawie z 27.6.1997 r. o bibliotekach (Dz.U. z 2012 r., poz. 642), ustawie z 30.6.2005 r. o kinematografii (Dz.U. Nr 132, poz. 1111 ze zm.) oraz w akcie wykonawczym wydanym na podstawie tej ustawy, tj. rozporządzeniu Ministra Kultury z 18.8.2005 r. w sprawie konkursu na dyrektora Polskiego Instytutu Sztuki Filmowej, ustawie z 3.3.2000 r. o wynagradzaniu osób kierujących niektórymi podmiotami prawnymi (Dz.U. Nr 26, poz. 306), tzw. ustawa kominowa, ustawie z 4.3.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 ze zm.). Na etapie prac ministerialnych są jeszcze następujące rozporządzenia: projekt rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego w sprawie wymagań kwalifikacyjnych 4

2. Przepisy zakładowe uprawniających do zajmowania określonych stanowisk w bibliotekach, projekt rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego w sprawie wymagań kwalifikacyjnych uprawniających do zajmowania określonych stanowisk w muzeach oraz sposobu ich stwierdzania, projekt rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego w sprawie organizacji i trybu przeprowadzenia konkursu na stanowisko dyrektora instytucji kultury. 2. Przepisy zakładowe Wśród aktów zakładowego prawa pracy obowiązujących w instytucjach kultury wyróżnia się: regulamin pracy, regulamin wynagradzania (oraz regulamin premiowania), regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, układy zbiorowe pracy, statuty, regulamin organizacyjny. Ustawowe przepisy prawa pracy oraz akty wykonawcze do ustaw zawierają normy, określające maksymalny zakres obowiązków a zarazem minimalny zakres praw pracowników. Spełniają one funkcję gwarancyjną. W wewnątrzzakładowych aktach prawa pracy możliwe jest bowiem dowolne regulowanie zasad związanych z zatrudnieniem pracowników (np. dodatkowe dni wolne w dniu urodzin pracownika, wyższe wynagrodzenie z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych, dodatki funkcyjne, stażowe), pod warunkiem że nie będą one naruszały norm gwarancyjnych (kodeksowych lub pozakodeksowych). W tym miejscu trzeba jednak wskazać, że występują niekiedy od tego odstępstwa. Przykładowo, ustawą kominową wyłączono stosowanie zasady uprzywilejowania, gdyż w sposób szczególny uregulowano zasady wynagrodzenia za pracę kadry kierowniczej 5

ROZDZIAŁ I. Przepisy prawa pracy w instytucjach kultury państwowych i samorządowych instytucji kultury. Odstępstwo to polega na tym, że postanowienia umowne lub postanowienia wewnątrzzakładowego aktu prawa pracy regulujące wynagrodzenie wskazanych tam osób w sposób korzystniejszy niż przewiduje to wyżej wymieniona ustawa powoduje nieważność tych postanowień. Jest to przeciwieństwo wyrażonej w Kodeksie pracy zasady uprzywilejowania pracownika, oznaczającej możliwość kształtowania przez strony treści stosunku pracy w sposób korzystniejszy dla pracownika od wynikającego z przepisów prawa pracy (wyrok Sądu Najwyższego z 28.6.2011 r., II PK 11/11, LEX nr 1027180). Treść regulaminu pracy 2.1. Regulamin pracy Pracodawca, czyli instytucja kultury, ma obowiązek wprowadzić regulamin pracy, jeśli zatrudnia co najmniej 20 pracowników. Nie ma konieczności wydania regulaminu pracy, jeśli w zakresie organizacji i porządku w procesie pracy obowiązują w danej instytucji kultury postanowienia układu zbiorowego pracy. Regulamin pracy, określając prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników związane z porządkiem w zakładzie pracy, powinien ustalać w szczególności: 1) organizację pracy, warunki przebywania na terenie zakładu pracy w czasie pracy i po jej zakończeniu, wyposażenie pracowników w narzędzia i materiały, a także w odzież i obuwie robocze oraz w środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej, 2) systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy, 3) porę nocną, 4) termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia, 5) wykazy prac wzbronionych pracownikom młodocianym oraz kobietom, 6

2. Przepisy zakładowe 6) rodzaje prac i wykaz stanowisk pracy dozwolonych pracownikom młodocianym w celu odbywania przygotowania zawodowego, 7) wykaz lekkich prac dozwolonych pracownikom młodocianym zatrudnionym w innym celu niż przygotowanie zawodowe, 8) obowiązki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, w tym także sposób informowania pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, 9) przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy, 10) informacje o karach stosowanych z tytułu odpowiedzialności porządkowej pracowników. Regulamin pracy może ustalać również inne kwestie, poza wyżej wymienionymi. Może np. wprowadzać w zakładzie pracy inną (wyższą) liczbę godzin nadliczbowych w roku kalendarzowym niż przewidziana w ustawie. Pracodawca zobowiązany jest uzgodnić treść regulaminu pracy z zakładową organizacją związkową, jeśli taka w zakładzie pracy funkcjonuje. Gdy u pracodawcy nie ma organizacji związkowych, wówczas pracodawca może sam ustalić treść regulaminu pracy. Pracodawca sam ustala regulamin pracy również wtedy, gdy organizacja związkowa nie uzgodni z pracodawcą treści regulaminu w terminie ustalonym przez strony, a gdy termin ten nie został określony z upływem 30 dni od przedstawienia projektu regulaminu organizacji związkowej. Treść regulaminu pracy powinna być ustalona w terminie 30 dni od dnia przedstawienia projektu regulaminu pracy organizacjom związkowym, w przeciwnym razie stanowi to podstawę do samodzielnego ustalenia treści przez pracodawcę po rozparzeniu przez niego odrębnych stanowisk organizacji związkowych. Regulamin pracy wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników, w sposób Obowiązywanie regulaminu 7