Fundusz świadczeń socjalnych

Transkrypt

1 Fundusz świadczeń socjalnych Kadry Podatki Księgowość 2. wydanie pod redakcją Macieja Nałęcza

2 Fundusz świadczeń socjalnych

3

4 pod redakcją Macieja Nałęcza Fundusz świadczeń socjalnych Kadry Podatki Księgowość 2. wydanie Wydawnictwo C.H.Beck Warszawa 2014

5 Fundusz świadczeń socjalnych Kadry Podatki Księgowość wydanie 2 lipiec 2014 Redakcja merytoryczna: Maciej Nałęcz Autorzy: Justyna Kisielewska rozdz. 15 Krzysztof Klimek rozdz (współautorstwo) Anna Kopyść rozdz (współautorstwo) Maciej Nałęcz rozdz. 1 9, 16, 17 Marek Piotrowski rozdz (współautorstwo) Redakcja: Marta Figuła Korekta: Monika Mielczarek Wszelkie prawa zastrzeżone. Opinie zawarte w niniejszej publikacji stanowią osobisty punkt widzenia Autora Skład i łamanie: Wydawnictwo C.H.Beck Druk: Elpil, Siedlce Wydawnictwo C.H.Beck Sp. z o.o. ul. Bonifraterska 17, Warszawa tel , faks ISBN: ISBN e-book:

6 Spis treści Wykaz skrótów... Autorzy... Wykaz piktogramów... XI XIII XIV Wprowadzenie Pracodawcy zobowiązani do tworzenia zfśs Obowiązki pracodawcy wynikające z ustawy o zfśs Definicja pracodawcy w świetle ustawy o zfśs Pracodawcy zobowiązani do tworzenia funduszu Odroczenie obowiązku tworzenia funduszu Pracodawcy należący do sfery budżetowej Instytucje kultury Służby mundurowe Działalność socjalna mniejszych firm Rolnicze spółdzielnie produkcyjne Rezygnacja z tworzenia zfśs Pracodawcy zatrudniający powyżej 20 pracowników Pracodawcy zatrudniający poniżej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty Wspólna działalność socjalna kilku pracodawców Wspólna działalność socjalna a tworzenie zfśs... 38

7 Spis treści VI 3.2. Umowa między pracodawcami Ustalenie regulaminu gospodarowania zfśs Treść regulaminu Tworzenie tabel dopłat i kryteriów dochodowych Uzgodnienie regulaminu ze związkami zawodowymi Uzgodnienie regulaminu z pracownikiem wybranym przez załogę Wejście regulaminu w życie Współpraca ze związkami zawodowymi Uzgadnianie decyzji w sprawie świadczeń, komisja socjalna Roszczenie o przekazanie na fundusz środków wydatkowanych niezgodnie z ustawą Funkcjonowanie zfśs w przypadku zmiany właściciela zakładu pracy lub ogłoszenia upadłości Zmiana właściciela zakładu pracy Przejście zakładu pracy Przejście części zakładu Upadłość pracodawcy Likwidacja pracodawcy Finansowanie zfśs Odpis podstawowy Dokonanie pierwszego odpisu Jedność funduszu Zwiększenie odpisu podstawowego Pracownik niepełnosprawny Emeryt i rencista Dodatkowe zwiększenie odpisu na żłobek Odpis na nauczycieli i emerytowanych nauczycieli Ustalanie przeciętnej planowanej liczby zatrudnionych krok po kroku Korekta odpisu Ochrona środków funduszu Rachunek bankowy dla funduszu

8 Spis treści 7.9. Odsetki od kwot odpisu nieprzekazanego w ustawowym terminie Inne źródła finansowania zfśs Środki trwałe służące działalności socjalnej Zakładowe domy i lokale mieszkalne Obowiązkowa wpłata prywatyzacyjna Zwiększenie środków funduszu z zysku przedsiębiorstwa Gospodarowanie środkami zfśs Osoby uprawnione do korzystania z zfśs Przeznaczenie środków zfśs Kryteria udzielania pomocy socjalnej Administrowanie zfśs Preliminarz wydatków z funduszu Najczęściej wypłacane świadczenia ze środków funduszu Świadczenia rzeczowe (bony towarowe, paczki świąteczne, karty podarunkowe) Finansowanie wycieczek i wczasów Wczasy pod gruszą Dofinansowanie do wypoczynku dziecka osoby uprawnionej Wypoczynek poza granicami Polski Wypłata zapomóg Organizacja imprez integracyjnych dla osób uprawnionych i ich rodzin Pożyczka mieszkaniowa Świadczenie urlopowe nauczycieli Żłobki Odpowiedzialność za wykroczenia przeciwko przepisom zfśs Świadczenie urlopowe Możliwość wyboru między tworzeniem funduszu a wypłatą świadczenia urlopowego Zasady wypłaty świadczenia urlopowego Wysokość świadczenia urlopowego Rezygnacja z wypłaty świadczenia urlopowego VII

9 Spis treści 10. Składki na ubezpieczenia społeczne izdrowotne od wypłacanych świadczeń z zfśs Podatek dochodowy od wypłacanych świadczeń zzfśs Świadczenia zwolnione z podatku do 380 zł Kwalifikacja do opodatkowania poszczególnych świadczeń. rzeczowych (bilety, karnety, bony towarowe, paczki, karty podarunkowe) Opodatkowanie wycieczek i wypoczynku finansowanych z zfśs Opodatkowanie wypoczynku dzieci Opodatkowanie zapomóg Opodatkowanie udziału w imprezie integracyjnej Opodatkowanie świadczeń wypłacanych emerytom i rencistom Opodatkowanie działalności socjalnej pracodawców. nietworzących zfśs Wykazywanie świadczeń socjalnych w PIT-4R, PIT-11 i PIT-8AR Nieodpłatne bądź częściowo odpłatne przekazanie towarów. albo usług finansowanych ze środków zfśs a VAT Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych jako koszt uzyskania przychodów pracodawcy Warunek zaliczenia odpisu do kosztów uzyskania przychodów Zwiększenie odpisu jako koszt pracodawcy Świadczenie urlopowe kosztem Wycofanie środków z rachunku funduszu a koszty uzyskania przychodów Potrącenia egzekucyjne zzfśs Rozliczanie pomocy socjalnej na liście płac Potrącanie raty pożyczki mieszkaniowej na liście płac Zasady księgowania środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych Ewidencja odpisu na zfśs w jednostce budżetowej Ewidencja odpisu na zfśs w przedsiębiorstwie prywatnym Ewidencja stanu zwiększeń i zmniejszeń zfśs Ewidencja świadczeń rzeczowych VIII

10 Spis treści Ewidencja dofinansowania wycieczek Ewidencja dofinansowania do wczasów Księgowanie udzielonej z zfśs zapomogi Księgowanie udzielonej ze środków zfśs pożyczki mieszkaniowej Ewidencja świadczenia urlopowego Ewidencja świadczenia urlopowego nauczycieli Pożyczki na cele mieszkaniowe a VAT Zasady księgowania środków przekazanych na wspólną działalność socjalną Ewidencja odpisów przekazanych przez jednostki budżetowe na wspólną działalność socjalną Ewidencja stanu zwiększeń i zmniejszeń rachunku wspólnej działalności socjalnej jednostek budżetowych u administratora tej działalności Księgowanie udzielonej zapomogi w ramach wspólnej działalności socjalnej jednostek budżetowych Ewidencja odpisów przekazanych przez spółki na wspólną działalność socjalną Ewidencja stanu zwiększeń i zmniejszeń rachunku wspólnej działalności socjalnej spółek u administratora Ewidencja udzielonej w ramach wspólnej działalności socjalnej spółek pożyczki na zakup mieszkania Wnioski końcowe dotyczące ewidencji księgowej wspólnej działalności socjalnej Wzory dokumentów Regulamin zfśs Regulamin wyboru przedstawiciela załogi na potrzeby zfśs Tabele dopłat do usług socjalnych Informacja o wyborze przedstawiciela załogi Informacja o nietworzeniu zfśs Oświadczenie o sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej uprawnionego do korzystania z funduszu Wniosek o przyznanie zapomogi Wniosek o wypłatę świadczenia urlopowego Wniosek o refundację wczasów pod gruszą IX

11 Spis treści Wniosek o przyznanie dofinansowania do wypoczynku dziecka Wniosek o przyznanie pożyczki mieszkaniowej Umowa o przyznanie pożyczki mieszkaniowej Karta ewidencji korzystania z zfśs Plan rzeczowo-finansowy zfśs Akty prawne Ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych Ustawa o związkach zawodowych X

12 Wykaz skrótów art.... artykuł DziałKultU... ustawa z r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz.U. z 2012 r., poz. 406) Dz.U.... Dziennik Ustaw ew.... ewentualnie FEP... Fundusz Emerytur Pomostowych FinPublU... ustawa z r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2013 r. poz. 885 ze zm.) KC... ustawa z r. Kodeks cywilny KK... ustawa z r. Kodeks karny KP... ustawa z r. Kodeks pracy KPA... ustawa z r. Kodeks postępowania administracyjnego lit.... litera MF... Minister Finansów m.in.... między innymi MPiPS... Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej MZ... Minister Zdrowia np.... na przykład NSA... Naczelny Sąd Administracyjny Nr... numer OSNAPiUS... Orzecznictwo Sądu Najwyższego, Izba Administracyjna, Pracy i Ubezpieczeń Społecznych XI

13 Wykaz skrótów OSNP... Orzecznictwo Sądu Najwyższego, Izba Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych PDOFizU... ustawa z r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.) PDOPrU... ustawa z r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2011 r. Nr 74, poz. 397 ze zm.) PIP... Państwowa Inspekcja Pracy PIS... Państwowa Inspekcja Sanitarna pkt... punkt pkt.... punkty por.... porównaj poz.... pozycja r.... rok red.... redakcja RM... Rada Ministrów rozdz.... rozdział rozp.... rozporządzenie s.... strona (y) SN... Sąd Najwyższy t.j.... tekst jednolity tj.... to jest tzn.... to znaczy ustawa o zfśs... ustawa z r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 2012 r. poz. 592) ust.... ustęp w zw.... w związku wg... według ww.... wyżej wymieniony (a, e) zd.... zdanie ze zm.... ze zmianami zob.... zobacz ZUS... Zakład Ubezpieczeń Społecznych ZwZawU... ustawa z r. o związkach zawodowych (Dz.U. z 2014 r. poz. 167 ze zm.)... paragraf XII

14 Autorzy Justyna Kisielewska ekonomista związana z finansami publicznymi. Wieloletni pracownik Urzędu Miasta Sopotu, obecnie na stanowisku głównego specjalisty do spraw księgowości i rozliczania projektów europejskich. Krzysztof Klimek prawnik specjalizujący się w podatkach dochodowych, wieloletni pracownik administracji celnej i skarbowej, gdzie zajmował się egzekucją, postępowaniami karnoskarbowymi oraz odpowiedzialnością podatkową. Anna Kopyść specjalista prawa pracy, wieloletni praktyk w dziedzinie rozliczania wynagrodzeń. Autorka i redaktor publikacji z zakresu płac i ubezpieczeń społecznych. Trener i wykładowca, współpracuje z firmami szkoleniowymi m.in. w zakresie tematyki płac w sektorze prywatnym i publicznym, w tym w oświacie. Maciej Nałęcz redaktor serwisu Kadry, współautor komentarza do Kodeksu pracy (Wydawnictwo C.H.Beck Sp. z o.o.), autor kilkudziesięciu publikacji z zakresu prawa pracy, doradca organizacji gospodarczych, konsultant w kancelarii Orłowski-Patulski-Walczak Sp. z o.o. Marek Piotrowski prawnik specjalizujący się w prawie podatkowym. Właściciel kancelarii doradztwa podatkowego w Krakowie i praktykujący doradca podatkowy z ponad dziesięcioletnim stażem. Autor kilkuset artykułów o tematyce podatkowej wydawanych między innymi przez Wydawnictwo C.H.Beck. Sp. z o.o. XIII

15 Wykaz piktogramów PRZYKŁAD PyTANIE WAŻNE XIV

16 Wprowadzenie Obowiązek pracodawcy zaspokajania socjalnych potrzeb życiowych pracowników należy do podstawowych zasad prawa pracy (por. art. 16 i art. 94 pkt 8 KP). Pracodawca nie ma jednak nieograniczonych zobowiązań w tym zakresie. Funkcje socjalne powinien realizować stosownie do możliwości i warunków (art. 16 KP), a konkretniej w miarę posiadanych środków (art. 94 pkt 8 KP). Rozwinięcie i skonkretyzowanie obowiązku zaspokajania socjalnych potrzeb pracowników następuje w ustawie z r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 2012 r. poz. 592), nazywanej dalej ustawą o zfśs. Instrumentem praktycznej realizacji omawianego obowiązku pracodawcy jest zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, którego celem jest finansowanie pomocy socjalnej na rzecz aktualnych i byłych pracowników oraz ich rodzin. W zależności od liczby zatrudnionych pracowników pracodawca powinien przeznaczyć określone środki (obciążające koszty jego działalności) na prowadzenie działalności socjalnej w formie specjalnego funduszu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub na wypłaty świadczenia urlopowego. Zakres obowiązku zaspokajania potrzeb pracowników WAŻNE Ustawa z r. różnicuje poziom obowiązków socjalnych pracodawców w zależności od liczby zatrudnianych pracowników. Mali pracodawcy, tj. zatrudniający mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, nie prowadzący działalności w formach jednostek budżetowych lub samorządowych jednostek budżetowych, nie mają obowiązku tworzenia funduszu socjalnego, jednak mogą to zrobić dobrowolnie. 1

17 Wprowadzenie Funkcje społeczne pracodawcy Obowiązki socjalne pracodawcy W obowiązującym systemie społecznej gospodarki rynkowej (art. 20 Konstytucji RP) rola pracodawcy prowadzącego działalność gospodarczą nie sprowadza się do funkcji wyłącznie ekonomicznych, polegających na osiąganiu zysku, ale polega również na wykonywaniu określonych funkcji społecznych. Chodzi o nie mieszczące się w treści stosunku pracy potrzeby bytowe (do których należy m.in. prowadzenie zakładowych stołówek i bufetów, pomoc w zaspokajaniu potrzeb mieszkaniowych), socjalne (organizowanie wypoczynku i opieka zdrowotna w miejscu pracy, kolonie dla dzieci) oraz kulturalne (popieranie działalności artystycznej i sportowej). Realizacja tych potrzeb nie zależy jednak wyłącznie od swobodnego uznania pracodawcy. Jeśli pracodawca obiektywnie ma przywołane w art. 16 KP warunki i możliwości, to obowiązany jest zaspokajać wymienione potrzeby pracowników. Należy jednak zaznaczyć, że stopień zabezpieczenia tych potrzeb zawsze jest zależny od sytuacji ekonomicznej pracodawcy ( w miarę posiadanych środków art. 94 pkt 8 KP), która podlega koniunkturalnym zmianom. W przypadku trudności finansowych pracodawcy mają możliwość dokonania w przepisach wewnątrzzakładowych zmiany kształtu obowiązków wynikających z ustawy o zfśs, tak by dostosować poziom nakładów na działalność socjalną do posiadanych warunków i możliwości. Na mocy postanowień układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania, po uzgodnieniu zmiany z zakładową organizacją związkową, a jeśli taka u pracodawcy nie działa z pracownikiem reprezentującym interesy załogi, możliwe jest nawet całkowite wyłączenie zobowiązań zakładu w zakresie socjalnych potrzeb pracowników. Obowiązki, które spoczywają na pracodawcy z mocy art. 16 i art. 94 pkt 8 KP polegają na stwarzaniu techniczno-organizacyjnych warunków zaspokajania socjalnych potrzeb pracowników. Adresatami tych obowiązków są zatem pracownicy określani grupowo jako załoga zakładu pracy. Obowiązki te nie są objęte treścią indywidualnych stosunków pracy, nie są zależne ani od ilości i jakości wykonywanej przez pracow- 2

18 nika pracy, ani od jej rodzaju i niezbędnych kwalifikacji. Wynika z tego, że wymienione przepisy Kodeksu pracy nie dają pracownikowi prawa podmiotowego do uzyskania od pracodawcy dofinansowania z funduszu socjalnego do określonych indywidualnie potrzeb socjalnych, np. w zakresie wypoczynku. Nie można natomiast wykluczyć, że charakter roszczeniowy nada niektórym świadczeniom z funduszu socjalnego prawo wewnątrzzakładowe. Zależy to od postanowień wewnątrzzakładowych aktów, które są niewątpliwie uzależnione od wielkości funduszu socjalnego i liczby pracowników mających potencjalne prawo do korzystania z tego funduszu (por. wyrok SN z r., I PRN 25/87, OSNC 1988/12/180). Nieroszczeniowy charakter świadczeń z funduszu socjalnego WAŻNE Obowiązki socjalne pracodawcy nie są objęte treścią indywidualnych stosunków pracy. Oznacza to, że na podstawie przepisów powszechnie obowiązujących pracownik nie może domagać się przyznania mu wybranego świadczenia socjalnego. 3

19 1. Pracodawcy zobowiązani do tworzenia zfśs Pracodawców zobowiązanych do tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych określa art. 3 ustawy z r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Są to zasadniczo dwie grupy: 1) pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, 2) pracodawcy prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych, bez względu na liczbę zatrudnionych pracowników. WaŻNe Obowiązek stosowania ustawy o zfśs obejmuje wszystkich pracodawców, a więc niezależnie od ich formy własności, sektora, rodzaju prowadzonej działalności, czy też zasobności. Oprócz wyżej wymienionych, do kręgu adresatów ustawy należą: 1) pracodawcy zatrudniający mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, ale ogółem co najmniej 20 pracowników (w niepełnym wymiarze czasu pracy), 2) pracodawcy zatrudniający mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty i mniej niż 20 pracowników w ogóle. Pracodawcy ci nie mają obowiązku tworzenia funduszu socjalnego, ale mogą tworzyć fundusz dobrowolnie. Mogą też wypłacać tzw. świadczenie urlopowe. 4

20 1. Pracodawcy zobowiązani do tworzenia zfśs Liczbę pracowników, od której zależy istnienie lub brak obowiązku utworzenia zakładowego funduszu socjalnego ustala się na dzień 1 stycznia każdego roku kalendarzowego. Uwzględnia się tu wszystkich pracowników w rozumieniu art. 2 KP, a więc nie tylko zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, ale też na podstawie mianowania, powołania, wyboru i spółdzielczej umowy o pracę. Do liczby tej zalicza się również pracowników, których stosunek pracy uległ zawieszeniu, np. korzystających z urlopów bezpłatnych, wychowawczych czy odbywających służbę wojskową. Ustalanie liczby pracowników UWAGA! Zmiana liczby zatrudnianych pracowników w trakcie roku kalendarzowego nie wpływa na obowiązek pracodawcy w zakresie tworzenia funduszu socjalnego. Przepis art. 3 ust. 1 ustawy o zfśs wyraźnie wskazuje, że obowiązek tworzenia funduszu zależy od liczby osób zatrudnionych na dzień 1 stycznia danego roku. Zatem sezonowe zatrudnianie większej liczby pracowników, np. przy zbiorze owoców, nie ma wpływu na obowiązek tworzenia zakładowego funduszu socjalnego, jeśli na dzień 1 stycznia pracodawca zatrudniał mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Dzięki temu pracodawcy, u których zatrudnienie waha się wokół liczby 20 pracowników nie mają problemów z realizacją obowiązków wynikających z ustawy o zfśs. Pracodawca rozpoczynający działalność w trakcie roku kalendarzowego, który ze względu na liczbę zatrudnionych pracowników zobowiązany jest do utworzenia funduszu, co do zasady rozpoczyna realizację obowiązków socjalnych dopiero od następnego, pełnego roku kalendarzowego (por. art. 6a ustawy o zfśs). Rozpoczęcie działalności w trakcie roku