Zapytanie ofertowe dotyczące: produkcji 1 spotu radiowego oraz emisji 1 kampanii radiowej o zasięgu ogólnopolskim w ramach projektu Wzornictwo-Biznes-Zysk nr umowy o dofinansowanie POIG.05.02.00-00-001/14 Warszawa, 29. 10.2015 r.
Informacja o projekcie Projekt Wzornictwo-Biznes-Zysk (dalej WBZ) realizowany jest w ramach działania 5.2 Wspieranie Instytucji otoczenia biznesu świadczących usługi proinnowacyjne oraz ich sieci o znaczeniu ponadregionalnym, Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka 2007-2013. Czas realizacji projektu 1.06.2014 r. 31.12.2015 r. Głównym celem projektu Wzornictwo Biznes Zysk jest stworzenie profesjonalnego otoczenia biznesowego, przygotowującego do aplikacji wzornictwa przemysłowego w przedsiębiorstwach. Głównymi adresatami i odbiorcami produktów projektu (grupami docelowymi projektu) są: Przedsiębiorcy, Projektanci wzornictwa przemysłowego (indywidualni oraz studia projektowe), Studenci oraz absolwenci wyższych uczelni wydziałów związanych z rozwojem nowego produktu, Przedstawiciele administracji państwowej i samorządowej. W ramach projektu zostaną przeprowadzone warsztaty oraz seminaria dla grup docelowych oraz powstanie portal internetowy. Więcej informacji na temat Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka dostępnych jest na stronie internetowej Ministerstwa Infrastruktury i Rozwoju. Informacje o Zamawiającym Instytut Wzornictwa Przemysłowego Sp. z o.o. ul. Świętojerska 5/7 00-236 Warszawa NIP: 525-00-12-484 Regon: 141244081 Informacja o sposobie prowadzenia postępowania Postępowanie prowadzone jest zgodnie z zasadami konkurencyjności. Zamówienie zostanie udzielone na podstawie obiektywnych kryteriów, zapewniających zgodność z zasadami przejrzystości, niedyskryminacji, równego traktowania oraz gwarantujących, że oferty zostaną ocenione w warunkach efektywnej konkurencji. W tym celu opracowano kryteria oceny ofert: dopuszczające oraz rozstrzygające, które potraktowane łącznie umożliwią wyłonienie oferty najkorzystniejszej dla Instytutu Wzornictwa Przemysłowego Sp. z o. o. 1. Opis przedmiotu zapytania ofertowego: 1.1. Przedmiot zapytania ofertowego, zgodnie ze specyfikacją określoną w załączniku nr 1, stanowi: 1.1.1. produkcja 1 spotu radiowego, 1.1.2. emisja 1 kampanii radiowej o zasięgu ogólnopolskim w stacji radiowej lub w sieci stacji regionalnych, na potrzeby przeprowadzenia kampanii promocyjno-informacyjnej w ramach projektu Wzornictwo Biznes Zysk. 2
2. Tryb składania ofert 2.1. Tryb składania ofert oraz wybór najkorzystniejszej oferty nie odbywa się na podstawie Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 223, poz. 1655 z późn. zm.). 2.2. Jeden Oferent może złożyć tylko jedną ofertę, pod rygorem pozostawienia bez rozpatrzenia wszystkich ofert danego Oferenta. 2.3. Oferta musi zostać złożona na piśmie, pod rygorem nieważności, z wykorzystaniem Formularza ofertowego stanowiącego załącznik numer 2 do niniejszego zapytania ofertowego. 2.4. Nie jest dopuszczalne składanie ofert wariantowych. 3. Kryteria oceny ofert: 3.1. Kryteria dopuszczające: Podmioty ubiegające się o zamówienie muszą spełnić łącznie następujące warunki, niezależnie od innych określonych w niniejszym zapytaniu ofertowym: 3.1.1. Oferent musi prowadzić/ reprezentować informacyjną ponadregionalną stację radiową lub sieć stacji regionalnych, w której/ych programie występują dyskusje publicystyczne i reportaże. Warunek ten Zamawiający uzna za spełniony, jeżeli Oferent oświadczy w ofercie (formularz ofertowy - załącznik nr 2), że prowadzi/ reprezentuje informacyjną ponadregionalną stację radiową lub sieć stacji regionalnych, w której/ych programie występują dyskusje publicystyczne i reportaże oraz poda jej/ ich nazwę/ nazwy. Poprzez sieć stacji regionalnych należy rozumieć sieć stacji, która swoim zasięgiem pokrywa obszar całej Polski. 3.1.2. Oferent poda średni zasięg tygodniowy stacji radiowej lub sieci stacji regionalnych w III kwartale 2015 r. według badania Radio Track, MillwardBrown, Warunek ten Zamawiający uzna za spełniony, jeżeli Oferent wskaże w ofercie (formularz ofertowy - załącznik nr 2), jaki był średni zasięg tygodniowy stacji radiowej lub sieci stacji regionalnych w III kwartale 2015 roku i załączy badania Radio Track, MillwardBrown. Wynik badania należy opatrzyć podpisem i pieczęcią Oferenta. 3.1.3. Oferent poda jaki procent słuchaczy w III kwartale 2015 r. stanowili właściciele firm, kadra zarządzająca firm na wszystkich szczeblach zarządzania, wolne zawody i pracownicy umysłowi, według badania Radio Track, MillwardBrown. Warunek ten Zamawiający uzna za spełniony, jeżeli Oferent poda w ofercie jaki procent słuchaczy w III kwartale 2015 r. stanowili właściciele firm, kadry zarządzającej firm na wszystkich szczeblach zarządzania, wolne zawody i pracownicy umysłowi oraz załączy wynik badania Radio Track MillwardBrown. Wynik badania należy opatrzyć podpisem i pieczęcią Oferenta. 3.1.4. Oferent oświadczy, że dysponuje środkami zdolnymi do wykonania niniejszego zapytania ofertowego, które będą zaangażowane w realizację zadania. 3.1.5. Oferent oświadczy, iż zapoznał się z zapytaniem ofertowym, przyjmuje warunki w nim zawarte i nie zgłasza zastrzeżeń. 3.1.6. Oferent oświadczy, iż posiada niezbędną wiedzę, doświadczenie i zasoby ludzkie w zakresie objętym zapytaniem ofertowym. 3.1.7. Oferent oświadczy, iż znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. 3
3.1.8. Oferent oświadczy, iż informacje zawarte w złożonej ofercie są zgodne ze stanem faktycznym. 3.1.9. Oferent oświadczy, że dostarczy Zamawiającemu nagranie spotu radiowego drogą mailową oraz raport poemisyjny po emisji spotu. 3.1.10. Oferent musi dołączyć do oferty odpis z właściwego rejestru lub ewidencji, z którego wynikać będzie, iż Oferent został wpisany do właściwego rejestru lub ewidencji. Dokumenty o których mowa powyżej, powinny być wystawione nie wcześniej niż 30 dni przed terminem składania ofert. 3.1.11. Oferent musi dołączyć przykładowy tygodniowy media plan prezentujący ilość i czasowe rozłożenie emisji spotu. Zamawiający zastrzega sobie prawo szczegółowego sprawdzenia zgodności złożonej przez Oferenta oferty ze stanem faktycznym, w tym również poprzez wezwanie Oferenta do wyjaśnień. Brak wyjaśnień ze strony Oferenta będzie skutkował wykluczeniem takiego Oferenta z postępowania. Ocenie i wyborowi podlegać będą jedynie oferty ważne, sporządzone i złożone Zamawiającemu zgodnie z niniejszym zapytaniem ofertowym. 3.2. Kryteria rozstrzygające: 3.2.1. Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie kierować się następującymi kryteriami: L.p. 1 Maksymalna liczba Kryterium punktów Cena całkowita za produkcję 1 spotu radiowego oraz emisję 1 kampanii radiowej 80 2 3 Średni zasięg tygodniowy w III kwartale 2015 r. według badania Radio Track, MillwardBrown. Procent słuchaczy w III kwartale 2015 r., jaki stanowili właściciele firm, kadry zarządzającej firm na wszystkich szczeblach zarządzania, wolne zawody i pracownicy umysłowi według badania Radio Track, MillwardBrown. 10 10 3.2.2. Maksymalna liczba punktów jaką może otrzymać Oferent na podstawie kryteriów rozstrzygających wynosi 100. 4. Sposób oceny ofert: 4.1. Ocenie poddane zostaną oferty sporządzone i dostarczone zgodnie z instrukcją wskazaną w ust. 5. 4.2. Ocena spełnienia warunków udziału w postępowaniu (Kryteria dopuszczające, o których mowa w ust. 3 pkt 3.1 będzie dokonana wg kryteriów: tak - nie i zostanie przeprowadzona w oparciu o złożone oferty (wraz z wymaganymi innymi dokumentami). Niespełnienie przez 4
Oferenta przynajmniej jednego warunku udziału w postępowaniu skutkuje wykluczeniem go z postępowania. 4.3. Oferty spełniające wszystkie kryteria dopuszczające zostaną poddane ocenie kryteriów rozstrzygających. 4.4. Sposób oceny ofert w ramach kryteriów rozstrzygających został przedstawiony w tabeli poniżej. Kryterium Sposób oceny UWAGI Maksymalną liczbę punktów (80) otrzyma Oferent, który zaoferuje najniższą całkowitą cenę w złotych za produkcję 1 spotu radiowego oraz emisje 1 kampanii radiowej o zasięgu Cena całkowita: - za produkcję 1 spotu radiowego. - za emisję 1 kampanii radiowej o zasięgu ogólnopolskim (Cena obejmuje dostarczenie Zamawiającemu nagrania spotu radiowego drogą mailową oraz raportu poemisyjnego po emisji spotu ) ogólnopolskim. Pozostali Oferenci otrzymują odpowiednio mniejszą liczbę punktów zgodnie z poniższym wzorem: C= (C Najniższa /C Oceniana) x 80 gdzie: C- liczba przyznanych punktów Oferentowi C Najniższa cena oferty najniżej skalkulowanej C Oceniana cena oferty ocenianej - Podana przez Oferenta cena powinna zawierać wszelkie koszty niezbędne do zrealizowania niniejszego zamówienia. Oferent ponosić będzie skutki błędów w ofercie wynikających z nieuwzględnienia okoliczności, które mogą wpłynąć na cenę zamówienia. - Nie można składać ofert wariantowych. Średni zasięg tygodniowy w III kwartale 2015 r. według badania Radio Track, MillwardBrown Maksymalną liczbę punktów (10) otrzyma Oferent, który poda najwyższy średni tygodniowy zasięg w III kwartale 2015 r. Pozostali Oferenci otrzymują odpowiednio mniejszą liczbę punktów zgodnie z poniższym wzorem: C= (C Najwyższa /C Oceniana) x 10 gdzie: C- liczba przyznanych punktów Oferentowi C Najwyższa liczba z oferty z najwyższym średnim 5
tygodniowym zasięgiem C Oceniana liczba z oferty ocenianej Procent słuchaczy w III kwartale 2015 r. jaki stanowili właściciele firm, kadry zarządzającej firmą na wszystkich szczeblach zarządzania, wolne zawody i pracownicy umysłowi, według badania Radio Track, MillwardBrown. Maksymalną liczbę punktów (10) otrzyma Oferent, który poda najwyższy procent słuchaczy z wymienionego zakresu. Pozostali Oferenci otrzymują odpowiednio mniejszą liczbę punktów zgodnie z poniższym wzorem: C= (C Najwyższa /C Oceniana) x 10 gdzie: C- liczba przyznanych punktów Oferentowi C Najwyższaa liczba z oferty z najwyższym procentem słuchaczy C Oceniana liczba oferty ocenianej 5. Sposób przygotowania oferty, termin i miejsce złożenia oferty: 5.1. Ofertę należy sporządzić na załączonym druku Formularz ofertowy (załącznik nr 2), wypełniając wszystkie pola, pod rygorem nieważności. 5.2. Oryginał oferty należy złożyć w zamkniętej kopercie, na której należy umieścić zapis: Oferta na zapytanie ofertowe produkcja spotu i emisja kampanii radiowej o zasięgu ogólnopolskim. 5.3. Oferta musi być podpisana przez uprawnioną do tego osobę (bądź osoby), zgodnie z zasadami reprezentacji Oferenta. Wszystkie załączniki do Oferty powinny być załączone w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez osobę/y reprezentującą/e Oferenta. Uprawnienie do reprezentacji Oferenta powinno wynikać z załączonych do Oferty dokumentów, w szczególności z właściwego dokumentu z rejestru lub ewidencji, a także pełnomocnictwa. 5.4. Ofertę należy dostarczyć (np. osobiście, kurierem, pocztą) na adres: Instytut Wzornictwa Przemysłowego Sp. z o.o. ul. Świętojerska 5/7 00-236 Warszawa 6
(piętro II, pokój 200) 5.5. Termin składania ofert: do dnia 05 listopada 2015 roku, do godziny 16:00. Oferty złożone po terminie ich składania nie będą rozpatrywane. Decyduje data i godzina dostarczenia przesyłki do siedziby Zamawiającego. 5.6. Wszelkie dokumenty, które zostaną przez Oferenta złożone w niniejszym postępowaniu powinny być sporządzone w języku polskim, ze skutkiem pozostawienia Oferty bez rozpatrzenia. 5.7. Koszty przygotowania Oferty oraz jej dostarczenia ponosi Oferent. 6. Istotne warunki zamówienia 6.1. Złożona oferta wiąże Oferenta przez 30 dni licząc od dnia wskazanego w niniejszym Zapytaniu Ofertowym jako termin składania ofert. 6.2. Zamawiający zastrzega sobie prawo wyboru od 1 do 3 ofert, które uzyskają największą liczbę punktów. Pod uwagę będą brane kolejne najkorzystniejsze oferty. Z Oferentami, których oferty będą najkorzystniejsze, zostanie zawarta umowa na kwotę podaną w ofercie. 6.3. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany warunków określonych w niniejszym zapytaniu ofertowym, o czym zawiadomi poprzez swoją stronę internetową. 6.4. Oferent, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą, niezwłocznie po ogłoszeniu wyników postępowania i wyborze jego oferty przez Zamawiającego, w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego, jest zobowiązany do zawarcia umowy. Umowa zostanie zawarta w siedzibie Zamawiającego. W razie braku zawarcia umowy przez Oferenta w powyższym terminie, Zamawiający będzie uprawniony do zawarcia umowy z innym oferentem, który złożył kolejną najkorzystniejszą ofertę. 6.5. Zamawiający nie przewiduje dla uczestników postępowania środków odwoławczych od rozstrzygnięć Zamawiającego podejmowanych w ramach postępowania o udzielenie zamówienia. 6.6. Zamawiający zastrzega sobie prawo zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia bez wyboru którejkolwiek ze złożonych ofert, bez podania przyczyn takiego zakończenia postępowania. 7. Kontakt z Zamawiającym 7.1 Każdy Oferent może zwrócić się do Zamawiającego drogą elektroniczną o wyjaśnienia związane z przedmiotem zapytania ofertowego. 7
7.2 Zamawiający będzie porozumiewać się z Oferentami drogą elektroniczną pod adresem: wbz_oferty@iwp.com.pl. 7.3 Zamawiający zastrzega sobie prawo do odpowiedzi na pytania do dnia 4.11.2015 roku do godz. 12:00. Załączniki: Załącznik 1 Specyfikacja zapytania ofertowego Załącznik 2 Formularz ofertowy 8
Załącznik nr 1 Specyfikacja zapytania ofertowego: 1. Produkcja 1 spotu radiowego na potrzeby przeprowadzenia kampanii promocyjnoinformacyjnej w ramach projektu Wzornictwo Biznes Zysk w listopadzie 2015 r.: a. Scenariusz treści spotu radiowego zostanie sporządzony przez Zamawiającego. b. Styl spotu (lektor, licencjonowany podkład muzyczny, użycie efektów specjalnych, monolog) powinien być dostosowany do grupy docelowej projektu. c. Długość spotu powinna wynosić min.30 sekund (+/- 2 sekundy). d. Wykonawca powinien dostarczyć Zamawiającemu wyprodukowany spot informacyjnopromocyjny do pisemnej akceptacji. e. Zamawiający zastrzega sobie prawo do dokonania drobnych poprawek, korekty treści zawartych w spocie, jak również wniesienia uwag o charakterze merytorycznym oraz stylistycznym do przygotowanego spotu w ciągu 2 dni roboczych, od otrzymania wersji próbnej. Poprawki te muszą zostać naniesione przez Wykonawcę, a następnie cały spot powinien zostać przekazany jeszcze raz przedstawicielowi Zamawiającego w celu uzyskania jego pisemnej akceptacji. f. Spot musi być wyprodukowany i zapisany w formacie/ formatach umożliwiających emisję spotu w Internecie, w tym na stronie internetowej Zamawiającego g. Wykonawca dostarczy Zamawiającemu spot drogą mailową. h. Wykonawca zobowiązuje się do przekazania Zamawiającemu praw autorskich do spotów w zakresie rozpowszechniania ich w Internecie, w tym na stronie internetowej Zamawiającego. 2. Emisja 1 kampanii radiowej o zasięgu ogólnopolskim na potrzeby przeprowadzenia kampanii promocyjno-informacyjnej w ramach projektu Wzornictwo Biznes Zysk : a. Emisja spotów zaplanowana jest w stacji informacyjnej o zasięgu ponadregionalnym lub sieci stacji regionalnych. b. Długość jednorazowej emisji spotu: min. 30 sekund (+/- 2 sekundy). c. Planuje się emisję 1 kampanii spotu w miesiącu listopadzie 2015 r. d. Emisja spotu powinna trwać 5 dni, nie rzadziej niż 5 razy w ciągu dnia e. Emisja spotu będzie realizowana od poniedziałku do piątku w godzinach 06:30-09:30 i 17:00-18:00. f. Wykonawca przedstawi przykładowy tygodniowy media plan prezentujący ilość i czasowe rozłożenie emisji spotów. g. Dokładny termin emisji spotu zostanie uzgodniony z Wykonawcą na etapie podpisywania umowy. h. Wykonawca dostarczy Zamawiającemu raport poemisyjny po emisji spotu. 9