Narzędzia controllingowe dla małych firm HURTOWNIA DANYCH BUDŻETOWANIE WYMIANA INFORMACJI
1. Small Business Navigator dla małych firm Business Navigator jest platformą informatyczną wspomagającą wdrożenie i eksploatację systemu controllingu w przedsiębiorstwie. Specjalnie dla małych firm powstała wersja Small. Small Business Navigator został dostosowany zarówno pod względem funkcjonalnym jak i cenowym do potrzeb i możliwości małych firm. GŁÓWNE ZAŁOŻENIA ROZWIĄZANIA Budując produkt kierowaliśmy się kilkoma głównymi założeniami: Rozwiązanie dla małych firm, które: o odczuwają potrzebę pozyskiwania dokładniejszych informacji finansowych i zarządczych, o korzystają z księgowość zewnętrznej (utrudniony dostęp do danych), o chcą mieć dostęp do analiz i raportów w każdej chwili, o niekoniecznie chcą inwestować w zakup i uruchamianie własnego serwera, Przyjazny interfejs i prostota obsługi platformy, Całkowity koszt produktu na możliwie najniższym poziomie, Jak najkrótszy okres wdrożenia (2 do 4 tygodni).
W skład platformy Small Business Navigator wchodzą następujące moduły: Hurtownia Danych (wspiera proces raportowania i analiz), Budżetowanie (wspiera proces ustalania i rozliczania planów rzeczowych i finansowych), Wymiana Informacji (wspiera przepływ informacji w ramach przedsiębiorstwa). Small Business Navigator jest aplikacją. Nie wymaga instalacji na komputerach użytkowników końcowych, a jedynie na serwerze. Takie rozwiązanie daje szereg korzyści zarówno po stronie Klienta, jak i po stronie opiekuna serwisowego. Są to przede wszystkim: Znacznie szybszy czas wdrożenia i aktualizacji wersji w porównaniu do aplikacji okienkowych, W większości modułów możliwość korzystania z różnych przeglądarek, W większości modułów możliwość korzystania z różnych komputerów znajdujących się w sieci lokalnej lub w sieci Internet (w zależności od polityki bezpieczeństwa firmy).
2. Hurtownia Danych Hurtownia danych to narzędzie, dzięki któremu samodzielnie i z łatwością stworzysz dowolny raport z interesującego Cię obszaru Twojej Firmy. Z jednej strony hurtownia jest zasilana danymi z różnych źródeł (systemy transakcyjne, pliki Excel), z drugiej pozwala analizować zgromadzone w jednym miejscu informacje w każdej chwili za pomocą przyjaznego interfejsu. Zalety hurtowni danych już od długiego czasu wykorzystują duże przedsiębiorstwa. My postanowiliśmy wykorzystać zaawansowaną technologię w służbie małym firmom, które także odczuwają potrzeby pozyskiwania i wykorzystania szczegółowych informacji, a dysponują ograniczonym budżetem. System sprzedażowy alternatywnie Excel Pliki Excel baza danych Pliki MS Excel Hurtownia Danych Dostęp przez platformę Business Navigator Dostęp przez Microsoft Excel (2003, 2007)
Hurtownia danych może być obsługiwana przez wiele aplikacji (np. arkusz kalkulacyjny Excel). Dodatkowe korzyści daje jednak dedykowany do analizy danych moduł systemu Small Business Navigator. Podstawowe korzyści związane z eksploatacją modułu Hurtownia Danych: Łatwy dostęp do hurtowni przez przeglądarkę internetową, System uwierzytelniania zintegrowany z aplikacją (nie wymaga domeny), Zarządzanie uprawnieniami w oparciu o strukturę organizacyjną, Zunifikowany sposób dostępu dla wszystkich użytkowników, Zaawansowany system dystrybucji raportów statycznych (subskrypcje). Moduł składa się z 2 komponentów. Każdy z nich obsługuje inną technologię tworzenia raportów. RAPORTY DYNAMICZNE (OLAP) Raporty konfigurowane w oparciu o komponent tabeli przestawnej (znanej m.in. z Excela ) cieszą się największą popularnością wśród kadry menadżerskiej oraz analityków finansowych. Dzięki temu komponentowi możliwe jest: Dowolne układanie raportu poprzez przeciąganie myszą odpowiednich pól. W celu zwiększenia ergonomii a przede wszystkim poprawy wydajności stosuje się tzw. kości analityczne. Każda kość to swego rodzaju gniazdo informacyjne dotyczące określonego
obszaru: koszty, sprzedaż, płace itd. Oprócz znacznie szybszego przetwarzania zapytań technologia ta pozwala tworzyć pola analityczne o złożonej strukturze (wymiary hierarchiczne, wielojęzyczne opisy wymiarów, dodatkowe akcje po kliknięciu myszy itd.), Zapis raportu bezpośrednio na stronie WWW. Przy późniejszym otwarciu zapisanego raportu następuję automatyczne odświeżenie danych, Eksport raportu do Excela w celu dalszej jego obróbki. Po wyeksportowaniu raport nadal utrzymuje połączenie z hurtownią, co pozwala kontynuować przeciąganie pól myszą. Po uzyskaniu optymalnego układu i wyglądu raportu plik Excel można zapisać bezpośrednio na dysku lokalnym. Po otwarciu go (np. na drugi dzień) dane automatycznie się odświeżą, RAPORTY STATYCZNE Ta technologia tworzenia raportów przeznaczona jest dla użytkowników o relatywnie stałych potrzebach informacyjnych. Raportów nie da się bowiem modyfikować tak elastycznie jak przy wykorzystaniu tabeli przestawnej. W zamian oferuje użytkownikom szereg funkcjonalności, do których należą przede wszystkim: Precyzyjne zarządzanie grafiką raportu (nagłówki, stopki, marginesy, obrazki, wykresy, formatowania warunkowe komórek itd.), Automatyczne dostarczanie raportów przez serwer do określonych użytkowników drogą mailową (np. codziennie o 6 rano), Eksport raportu do różnych formatów: PDF, Excel, Word, XML, HTML.
Rys. Przykładowy raport dynamiczny Analiza kosztów
Rys. Przykładowy raport dynamiczny Analiza rozrachunków
Rys. Przykładowy raport statyczny
Rys. Edycja subskrypcji raportu
3. Budżetowanie Większość firm opiera swój system budżetowania na arkuszu kalkulacyjnym. Jest to rozwiązanie bardzo elastyczne i w większości przypadków spełnia swoje oczekiwania w początkowej fazie pracy z budżetem. Wraz z rozwojem systemu budżetowania dużym problemem staje się jednak konsolidacja danych, inspekcja dużej liczby arkuszy, zestawienie planów z realizacją itd. Podstawowe korzyści związane z eksploatacją modułu Budżetowanie są następujące: 1. Oszczędność czasu związana z brakiem konieczności żmudnej inspekcji plików (dane od razu zapisywane są do bazy), 2. Lepsza koordynacja procesu budżetowania dzięki zastosowaniu ról (kto tworzy, kto przegląda, kto zatwierdza itd.), 3. Elastyczność zbliżona do arkusza Excel. Funkcjonalności Budżetowania przeznaczonego dla małych firm: 1. Zbudowanie 3-poziomowej struktury budżetów (Centrum odpowiedzialności zadanie budżetowe arkusz budżetowy), 2. Definiowanie wielu zadań dla danego elementu struktury organizacyjnej. Zadanie może mieć charakter projektowy (np. przeprowadzenie cyklu szkoleń dla danego klienta) lub ogólny (np. utrzymanie działu), 3. Podpięcie arkuszy budżetowych do zadań. Dla każdego zadania można podpiąć dowolną liczbę zdefiniowanych arkuszy budżetowych, 4. Tworzenie planów finansowych. Polega na wpisywaniu do arkusza wartości w złotówkach, 5. Tworzenie wielu wersji budżetu. Kolejną wersję można zrobić od nowa lub na podstawie poprzedniej, 6. Wizualizacja zaawansowania procesu budżetowania na drzewie. Ikony w różnych kolorach informują jaki jest poziom zaawansowania procesu budżetowania. 7. Zarządzanie uprawnieniami do budżetów. Każdy użytkownik standardowo widzi swoje budżety i budżety swoich podwładnych. Istnieje jednak możliwość określenia dla danego użytkownika innego widoku (np. całej firmy lub konkretnego pionu). 8. Istnieje możliwość wybierania tych elementów struktury organizacyjnej, które uczestniczą w procesie budżetowania.
Rys. Przykładowe drzewo budżetów
Rys. Przykładowy budżet kosztów
4. Wymiana Informacji Celem wdrożenia modułu Wymiana Informacji jest usprawnienie przepływu informacji w ramach przedsiębiorstwa oraz integracja poszczególnych modułów funkcjonujących w ramach systemu Small Business Navigator. Moduł dodatkowo pełni funkcję wewnętrznego Intranetu. Podstawową korzyścią z jego wdrożenia jest poprawa komunikacji wewnątrz firmy. STRUKTURA Podstawowe funkcjonalności w ramach modułu Wymiana Informacji są następujące: 1. Możliwość tworzenia szablonów stanowisk i innych elementów struktury, 2. Możliwość obsadzania stanowisk, 3. Możliwość budowy drzewa struktury, 4. Informacje na temat pracownika: dane teleadresowe, 5. Uprawnienia dla poszczególnych pracowników. KOMUNIKACJA Komponent ten umożliwia wymianę ważnych informacji pomiędzy pracownikami na wszystkich szczeblach organizacji. Pozwala on na zarządzanie aktualnościami. Są one prezentowane w różnych sekcjach strony zależnie o tego jak długo mają pozostawać widoczne. Istnieje możliwość dołączenia do nich załącznika w dowolnym formacie. PLIKI System pełni funkcję intranetowego serwera plików. Można w sposób zaawansowany definiować uprawnienia użytkowników do katalogów a także konkretnych plików (przeglądanie, dodawanie, modyfikacja). Komunikat o nowo zamieszczonych plikach jest wyświetlany na stronie startowej systemu. Można również monitorować, czy pliki adresowane do poszczególnych osób zostały przez nie pobrane. GALERIE W komponencie możliwe jest tworzenie galerii zdjęć z różnych wydarzeń w życiu firmy. Dostęp do utworzonej galerii jest nieograniczony, galerie mogą tworzyć natomiast tylko uprawnieni użytkownicy. Poza przeglądaniem zamieszczonych zdjęć możliwe jest też dodawanie do nich komentarzy.
Rys. Przykładowa strona startowa
Rys. Przykładowa struktura organizacyjna
Rys. Przykładowy zestaw plików
Rys. Przykładowa galeria
5. Koszty rozwiązania JAK OBNIŻYLIŚMY KOSZTY? Niska cena platformy Small Business Navigator została osiągnięta poprzez: Dostosowanie rozwiązania do faktycznych potrzeb małej firmy (uproszczenie niektórych modułów; zbudowanie bazy najczęściej wykorzystywanych raportów, za które Klient nie płaci dodatkowo), Zastosowanie zdalnego dostępu (Klient nie musi inwestować w swój serwer, korzysta tylko z usługi), Możliwość wyboru interesujących Klienta modułów platformy (Klient nie musi decydować się na zakup platformy z wszystkimi modułami),