PRÓBA ZDEFINIOWANIA ELEMENTÓW WIEDZY W SYSTEMACH ZARZĄDZANIA WIEDZĄ DLA ORGANIZACJI WYTWARZAJĄCEJ OPROGRAMOWANIE

PRÓBA ZDEFINIOWANIA ELEMENTÓW WIEDZY W SYSTEMACH ZARZĄDZANIA WIEDZĄ DLA ORGANIZACJI WYTWARZAJĄCEJ OPROGRAMOWANIE Dr Karol Chrabański Wstęp. Znaczenie oprogramowania dla obecnego rozwoju cywilizacji jest bezsporne. Kluczowe jak się wydaje znaczenie dla tej cywilizacji mają organizacje wytwarzające oprogramowanie (OWO). Proponuje się je zdefiniować jako takie organizacje, które biorą udział we wszystkich lub jedynie wybranych etapach cyklu Ŝycia oprogramowania. Często moŝna się spotkać z traktowaniem OWO jako niemal idealnego przykładu organizacji opartej na wiedzy 1. Bowiem rezultaty jej działań (oprogramowanie i usługi z nim związane) to produkty oparte na wiedzy. Stąd teŝ nasuwa się konieczność stworzenia systemu zarządzania wiedzą (SZW) w takiej organizacji. Ten status (kluczowego znaczenia) OWO jest spowodowany jak się wydaje co najmniej następującymi czynnikami: a. znaczeniem sprawnego oprogramowania dla poprawnego funkcjonowania społeczeństwa informacyjnego. Stąd ciągłe dąŝenie OWO do wytwarzania oprogramowania spełniającego 1 A. Fazlagić: Systematyzacja pojęć związanych z zarządzaniem wiedzą, Problemy Jakości 3/2005. 1

wymagania klienta (dobrej jakości) i nie zawierającego znaczących (uniemoŝliwiających eksploatację) błędów, b. ścisłą zaleŝnością pomiędzy skutecznym SZW w OWO a wymaganą przez klientów jakością dostarczanego przez nią oprogramowania. Niniejszy artykuł prezentuje zarys podejścia do tworzenia SZW w OWO, ale z uwzględnieniem SZJ. Jest ono efektem wieloletnich doświadczeń autora w charakterze projektanta, programisty, organizatora wdroŝeń, zarządzającego projektami w OWO. Jak równieŝ wykonywaniem prac związanych z projektowaniem, dokumentowaniem, wdraŝaniem systemów zarządzania jakością (SZJ) dla krajowych i zagranicznych firm spełniających wymagania podanej definicji OWO. Wymagania jakimi powinien odpowiadać wspomniany zarys podejścia moŝna sprowadzić do następujących elementów: a. nawiązuje do dorobku systemów zarządzania jakością (SZJ) odzwierciedlonych w opracowanych międzynarodowych normach ISO. b. W oparciu o te normy bowiem najczęściej są projektowane, dokumentowane, wdraŝane i utrzymywane systemy zarządzania jakością. Przyjmuje się, Ŝe SZJ to system zarządzania (system do ustanawiania polityki i celów, i osiągania tych celów) do kierowania organizacją (grupa ludzi i infrastruktura, z przypisaniem odpowiedzialności, uprawnień i powiązań) i jej nadzorowania w odniesieniu do jakości 2, c. kojarzy SZJ poprzez normy ISO z ich uszczegółowieniem w postaci róŝnego rodzaju przewodników odnoszących się do OWO, 2 PN-EN ISO 9001:2000: Systemy zarządzania jakością. Wymagania. PKN, Warszawa 2001. 2

d. daje moŝliwość lokalizowania wiedzy w OWO, e. daje moŝliwości określenia elementów SZW w celu prowadzenia ich analiz, f. umoŝliwia dokonywanie analiz elementów SZW, których to rezultaty powinny przyczyniać się do doskonalenia SZW, który to z kolei ma wpływ na SZJ (dostawa sprawnego oprogramowania spełniającego wymagania klientów). Z zamieszczanych wymagań jakim powinien odpowiadać wspomniany zarys podejścia do tworzenia SZW wynika, Ŝe jest on ściśle związany z SZJ. Z podaną tezą moŝna równieŝ spotkać się w literaturze przedmiotu w postaci sugestii, Ŝe SZJ moŝe być podatny na implementację SZW, tzn. moŝe być nośnikiem dla takiego systemu3,4,5. Zaproponowane podejście tworzenia SZW dla OWO składa się z siedmiu etapów (vide rysunek 1). Oto one (wraz z charakterystyką ): 3 W. Cieśliński, K. Perechuda, K. Witkowski: Zarządzanie procesamiorganizacja dyfuzji wiedzy w gospodarce cyfrowej, [w:] R. Knosala, [red], Komputerowe Zintegrowane Zarządzanie, Tom 1, WNT, Warszawa 2005, s. 223-224. 4 K. Chrabański: Systemy zarządzania jakością a systemy zarządzania wiedzą. Próba zdefiniowania relacji na przykładzie organizacji wytwarzającej oprogramowanie, [w:] E. Skrzypek [red], Kapitał intelektualny jako szansa na poprawę jakości zarządzania w warunkach globalizacji, Materiały z konferencji naukowej Kazimierz Dolny, 25-27 XI 2005, s. 275-282. 5 T. Kołakowski, E. Tabaszewska: Zarządzanie jakością i zarządzanie wiedzą płaszczyzny współdziałania w organizacji, Problemy Jakości 10/2006 3

Etap 1: Podział procesów SZJ Punktem wyjścia zaproponowanego podejścia jest dokonanie klasyfikacji procesów SZJ. Zostały one podzielone na: a. główne - dotyczą realizacji wyrobu (tutaj oprogramowania) odzwierciedlając cykl Ŝycia wyrobu, począwszy od określenia wymagań dotyczących oprogramowania (wyrobu) poprzez przegląd tych wymagań, planowanie realizacji wyrobu, zakupy, produkcję i dostarczanie usługi, aŝ do działań po dostawie b. pomocnicze - wspomagają poprawne działanie procesów zarządzania, procesów głównych i procesów pomocniczych, c. zarządzania - sprowadzają się do podjęcia przez najwyŝsze kierownictwo decyzji konstytuujących SZJ. MoŜna do nich zaliczyć: wymagania dotyczące dokumentacji i odpowiedzialność kierownictwa do której zaliczamy: zaangaŝowanie kierownictwa, orientację na klienta, politykę jakości, planowanie, odpowiedzialność, uprawnienia, komunikację, przegląd zarządzania, d. doskonalenia - obejmują ciągłe doskonalenie, działania korygujące i zapobiegawcze. Szczegóły odnośnie opisu procesów podają niektóre artykuły 6. 6 K. Chrabański: Mapowanie procesów systemu zarządzania jakością zgodnego ze standardem ISO 9001:2000 przeznaczonego dla wytwórców oprogramowania. [w:] praca zbiorowa pod redakcją M. Goliński, J.K. Grabara, J.S. Nowak: Informatyka i efektywność systemów, PTI-Oddział Górnośląski, Katowice 2005, s. 261-268. 4

Etap 2: Opracowanie załoŝeń modelu semantycznego prezentacji wymagań normy ISO 9001:2000 i zaleceń normy ISO /IEC 90003:2004 (zwanego dalej modelem) Norma ISO 9001:2000 jest zbyt ogólna, aby mogła oddać specyfikę SZJ dla OWO. Prezentuje ona wymagania jakie powinna spełnić organizacja (tutaj OWO), aby SZJ był zgodny z wymaganiami wspomnianej normy. Uszczegółowienie tej normy nastąpiło poprzez opracowanie do niej zaleceń. Są one sformułowane w ISO/IEC 90003:2004 (Software engineering Guidelines for the application of ISO 9001:2000 to computer software). Dotychczas Polski Komitet Normalizacyjny nie dokonał tłumaczenia tej normy 7. Model semantyczny powinien ułatwić stosowanie obu wspomnianych norm, poprzez zdefiniowania znaczenia treści określonych ich elementów. Podzielono je na następujące grupy: a. postulaty, czyli Ŝądania lub wymagania oraz b. kwestie, czyli sprawy na które wypada dodatkowo zwrócić uwagę i ewentualnie podjąć rozstrzygnięcia. Zarówno do postulatów jak i kwestii moŝna przypisać róŝne znaczenie dołączonych treści (rozwinięć) podane przez normę ISO 9001:2000 oraz zalecenia ISO/IEC 90003:2004. Wspomniane rozwinięcia mogą dotyczyć: proponowanego sposobu realizacji, uszczegółowienia zakresu, dodatkowych uwag odnośnie sposobu realizacji, 7 ISO/IEC 90003:2004: InŜynieria oprogramowania wytyczne stosowania ISO 9001:2000 do oprogramowania komputerowego. Tłumaczenie:A. Krupa tłumacz przysięgły języka angielskiego, konsultacje: K. Chrabański, A. Kostka-Bochenek, E. Gwioździk. 5

przykładów, odsyłaczy do innych punktów normy ISO 9001: 2000, odsyłaczy do innych norm. Dla poszczególnych punktów normy ISO 9001:2000 i powiązanych z nimi zaleceń podane powyŝej rozwinięcia mogą występować w róŝnej ilości (np. kilka sposobów uszczegółowienia zakresu, kilka przykładów, itd.) i w róŝnym natęŝeniu (np. wyłącznie są podane przykłady lub kilka sposobów realizacji, kilka dodatkowych uwag, odsyłacz do innej aniŝeli - ISO 9001:2000 normy). Całość powyŝej opisanych powiązań w modelu semantycznym podaje rysunek nr 2. Etap 3: Przedstawienie z pomocą modelu semantycznego poszczególnych procesów SZJ. Wykorzystując moŝliwości modelu moŝna przedstawić poszczególne procesy SZJ. Dla potrzeb niniejszego artykułu dokonano przedstawienia i uszczegółowienia części procesów głównych (projektowanie i rozwój) w zakresie przeglądu projektowania i rozwoju (punkt 7.3.4 normy). Szczegóły po uwzględnieniu załoŝeń modelu semantycznego - podano w załączniku nr 1. Więcej informacji na ten temat moŝna uzyskać w niektórych ksiąŝkach 8. 8 K. Chrabański, E. Gwioździk, A. Kostka - Bochenek: System zarządzania jakością według standardu ISO w organizacji wytwarzającej oprogramowanie, Śląska WyŜsza Szkoła Zarządzania im. Jerzego Ziętka w Katowicach, Katowice 2007. 6

Etap 4: Opracowanie mapy poszczególnych procesów z uwzględnieniem załoŝeń modelu. Przykładową mapę procesu wymienionego na etapie 3 (dla punktu 7.3.4) podaje rysunek nr 3. Legendę rysunku stanowią oznaczenia stosowanych ikon. Mapa procesu prezentuje w jednym miejscu, w skrócony sposób wybrany proces umoŝliwiając rozpoczęcie jego analizy. Przerywaną linią oznaczono zakres podawany przez ISO/IEC 90003:2004. Etap 5: Opracowanie potencjalnych decyzji jako sposób lokalizowania wiedzy. Opracowana mapa procesów dla przeglądu procesu projektowania i rozwoju spełniająca wymagania normy ISO 9001:2000 i zalecenia podane w ISO/IEC 90003:2004 posłuŝy do połączenia SZJ z SZW. Jeśli przyjąć, Ŝe do kluczowych procesów zarządzania wiedzą moŝna zaliczyć: lokalizowanie wiedzy, pozyskiwanie wiedzy, rozwijanie wiedzy, dzielenie się wiedzą, jej rozpowszechnianie, wykorzystywanie wiedzy, zachowanie wiedzy 9, wówczas moŝna przyjąć przypuszczenie, Ŝe opracowanie procesu kluczowego zarządzania wiedzą jakim jest dokonanie lokalizacji wiedzy w OWO stosującej SZJ jest moŝliwe pod warunkiem wcześniejszego zdefiniowania potencjalnych decyzji, które powinny być podejmowane przez zespół realizatorów 10. 9 G.. Probst, S. Raub, K. Romhardt: Zarządzanie wiedzą w organizacji, Oficyna Ekonomiczna Kraków 2002 rok, s. 46. 10 J. Kisielnicki: System pozyskiwania i zarządzania wiedzą we współczesnych organizacjach, [w:] Zarządzanie wiedzą we współczesnych organizacjach, Oficyna Wydawnicza WyŜszej Szkoły Handlu i Prawa im. R. Łazarskiego, Warszawa 2003, s.18. 7

PoniŜsza tabela dla wybranych elementów modelu (punktu - 7.3.4 przegląd projektowania i rozwoju) podaje potencjalne decyzje. One lokalizują wiedzę w OWO, która stosuje SZJ. Lp. Tabela 1. Potencjalne decyzje lokalizujące wiedzę w OWO dla procesu SZJ jakim jest przegląd projektowania i rozwoju. ELEMENT MODELU POTENCJALNE DECYZJE LOKALIZUJĄCE WIEDZĘ W OWO 1. Postulat 1 (7.3.4) Określenie etapów na których naleŝy przeprowadzić systematyczne przeglądy 2. Postulat 2 (7.3.4) Określenie zapisów z wyników przeglądów i wszelkich niezbędnych działań Określenie słuŝb związanych z etapami projektowania i rozwoju, które podlegają przeglądom 3. Kwestia 1 (7.3.4) Określenie stopnia sformalizowania działań związanych z procesami przeglądu 4. Kwestia 2 (7.3.4) Określenie procedur postępowania w przypadku wad procesów i wyrobów lub niezgodności stwierdzonych w trakcie tych działań 5. Kwestia 3 ( 7.3.4 ) Określenie kryteriów branych pod uwagę w trakcie przeglądów projektowania i rozwoju Źródło: Opracowanie własne. Etap: 6 Zdefiniowanie elementów wiedzy SZW. Zlokalizowanie wiedzy prawdopodobnie pozwoli na zdefiniowanie elementów wiedzy. Na tym etapie proponowanego zarysu autor artykułu sięga po hierarchię poziomów opisu wiedzy opracowaną wg K. Wiiga 11. Na wspomnianą hierarchię wiedzy składają się: 11. J.Gołuchowski : Technologie informatyczne w zarządzaniu wiedzą. Wydawnictwo AE Katowice, Katowice 2005, s. 30-32 8

dziedzina (procesy podstawowe), region (projektowanie i rozwój- 7.3), segment (przegląd i projektowanie rozwoju 7.3.4), element (potencjalne decyzje lokalizujące wiedzę w OWO dla kwestii 3), atom konkretne rozstrzygnięcie decyzja. Etap: 7 Analiza elementów wiedzy SZW. Mając dostęp do poszczególnych elementów hierarchii wiedzy moŝna przystąpić do jej analizy. Wnioski z przeprowadzonej analizy powinny posłuŝyć do doskonalenie wszystkich wymienionych elementów modelu semantycznego w odniesieniu do OWO. 9

Rysunek nr 1. Elementy uwzględniane przy określaniu sposobu budowy SZW dla OWO stosujących SZJ. Źródło: Opracowanie własne. 10

Rysunek nr 2. Powiązania pomiędzy poziomami modelu semantycznego. Źródło: Opracowanie własne. 11

Rysunek nr 3. Mapa procesów. Uszczegółowienie procesów głównych projektowanie i rozwój dla organizacji wytwarzających oprogramowanie w oparciu o wymagania ISO 9001: 2000 i zalecenia ISO/IEC 90003:2004. Dotyczy punktu 7.3.4. 7.3. Projektowanie i rozwój 7.3.1 Planowanie projektowania i 7.3.2 Dane wejściowe do projektowania rozwoju i rozwoju Legenda: 7.3.3 Dane wyjściowe z projektowania i rozwoju - odsyła do innych punktów Normy ISO 9001:2000 K1 K2 K3 K4 K5 - dodatkowe uwagi odnośnie sposobu realizacji kwestii - odsyłanie do innych norm - kwestie -postulat P-1 P-2 7.3.4 7.3.5 Przegląd projektowania i rozwoju Weryfikacja projektowania i rozwoju 8.3 4.2.4 a h 7.3.6 Walidacja projektowania i rozwoju 7.3.6.1 Walidacja 7.3.6.2 Testowanie

Zakończenie. Autor artykułu dostrzega ścisłą zaleŝność pomiędzy skutecznym SZW (Systemem Zarządzania Wiedzą) w OWO (Organizacji Wytwarzającej Oprogramowanie), a wymaganą przez klientów jakością dostarczanego przez nią oprogramowania. NaleŜy podejmować prace zmierzające do tworzenia SZW w OWO z uwzględnieniem SZJ (Systemu Zarządzania Jakością). Zaproponowano siedmioetapowe podejście pozwalające w rezultacie na: zlokalizowanie wiedzy (jeden z kluczowych procesów SZW) w OWO i poddanie jej analizie. Wspomniane podejście uwzględnia wymagania i zalecenia dotyczące SZJ zdefiniowane w międzynarodowych normach ISO. Summary. The article presents the approach (methodology) to create Knowledge Management System for software developing organizations. The mentioned Knowledge Management System uses requirements and recommendations given in Quality Management Systems which fulfill ISO international norm.

Załącznik nr 1. PoniŜej przedstawiono postulaty i kwestie związane z procesami projektowania i rozwoju z uwzględnieniem jedynie: przeglądu weryfikacji walidacji nadzorowania zmian Postulat 1 (9001:2000, p. 7.3.4 Przegląd projektowania i rozwoju): Na odpowiednich etapach naleŝy przeprowadzać systematyczne przeglądy projektowania i rozwoju zgodnie z zaplanowanymi ustaleniami (patrz 7.3.1- Planowanie projektowania i rozwoju), w celu: oceny zdolności wyników projektowania i rozwoju do spełnienia wymagań, identyfikowania wszelkich problemów i proponowania niezbędnych działań. Postulat 2 (9001:2000, p. 7.3.4 Przegląd projektowania i rozwoju): W przeglądach takich powinni brać udział przedstawiciele słuŝb związanych z etapem (etapami) projektowania i rozwoju podlegającym (podlegającymi) przeglądom. NaleŜy utrzymywać zapisy wyników przeglądów i wszelkich niezbędnych działań (patrz 4.2.4- nadzór nad zapisami). Kwestia 1 (ISO/IEC 90003, p. 7.3.4 - Przegląd projektowania i rozwoju): Stopień formalności i rygoru działań związanych z procesami przeglądu powinien być odpowiedni do złoŝoności wyrobu, wymagań jakościowych i stopnia ryzyka związanego z określonym zastosowaniem wyrobu. Kwestia 2 (ISO/IEC 90003, p. 7.3.4 - Przegląd projektowania i rozwoju): Organizacja powinna ustalić procedury postępowania w przypadku wad procesów i wy-

robów lub niezgodności stwierdzonych w trakcie tych działań (zob. 8.3). Zaleca się dokumentowanie tych procedur. Kwestia 3 (ISO/IEC 90003, p. 7.3.4 - Przegląd projektowania i rozwoju): W trakcie przeglądów projektowania i rozwoju naleŝy brać pod uwagę takie kryteria, jak wykonalność, bezpieczeństwo, zasady programowania i testowalność. W tym miejscu warto wskazać na dodatkowe informacje12. Kwestia 4 (ISO/IEC 90003, p. 7.3.4 - Przegląd projektowania i rozwoju): Przegląd projektowania i rozwoju powinien być dokonywany zgodnie z zaplanowanymi ustaleniami. Elementy przeglądu, które naleŝy rozwaŝyć (podane poniŝej podpunkty mają status dodatkowych uwag odnośnie sposobu realizacji): co naleŝy przeglądać, kiedy, jaki rodzaj przeglądu zastosować, np. demonstracja, formalne dowody poprawności, kontrola, przegląd oprogramowania i wspólne przeglądy; jakie grupy funkcjonalne będą rozwaŝane w kaŝdym rodzaju przeglądu, a jeśli ma się odbyć spotkanie w sprawie przeglądu jak będzie ono zorganizowane i prowadzone; jakie dokumenty naleŝy przedstawić, np. protokoły posiedzeń, kwestie, problemy, działania i stan działań; metody monitorowania stosowania zasad, praktyk i konwencji, mające zapewnić ich przestrzeganie; co zrobiono przed dokonaniem przeglądu, np. ustalenie celów, porządek obrad, wymagane dokumenty i zadania pracowników dokonujących przeglądu; 12 Są one zawarte w normie ISO/IEC 12207:1995 [11] i ISO/IEC 12207:1995/Poprawka 1:2002 [12] traktują zarządzenie projektem i przeglądy techniczne jako odrębne działania. 15

co zrobiono w trakcie przeglądu, w tym stosowane techniki i zasady obowiązujące wszystkich uczestników; kryteria powodzenia przeglądu; jakie przewidziano działania po przeglądzie, mające zapewnić rozwiązanie problemów zidentyfikowanych w trakcie przeglądu. Kwestia 5 (ISO/IEC 90003, p. 7.3.4 - Przegląd projektowania i rozwoju): Dalsze działania projektowe i rozwojowe powinny następować tylko w przypadku, gdy rozumiane są konsekwencje wszystkich znanych wad, a ryzyko związane z kontynuacją jest znane i uzgodnione. Wszystkie wnioski powinny być odpowiednio rozpatrzone i rozstrzygnięte13. 13 Odsyłacz do innych norm : ISO/IEC 12207:1995 [11], 5.3.4.2, 5.3.5.6 I 5.3.6.7 (wymagania i oceny projektowania) i 6.6.3 (przeglądy techniczne) oraz ISO/IEC 12207:1995/Poprawka 1:2002 [12], F.2.6 (wspólne przeglądy); ISO/IEC TR 15271:1998 [21], Aneks A (procesy i wymagania jakości). 16

Literatura: 1. Chrabański K.: Systemy zarządzania jakością a systemy zarządzania wiedzą. Próba zdefiniowania relacji na przykładzie organizacji wytwarzającej oprogramowanie, [w:] E. Skrzypek [red], Kapitał intelektualny jako szansa na poprawę jakości zarządzania w warunkach globalizacji, Materiały z konferencji naukowej Kazimierz Dolny, 25-27 XI 2005. 2. Chrabański K.: Mapowanie procesów systemu zarządzania jakością zgodnego ze standardem ISO 9001:2000 przeznaczonego dla wytwórców oprogramowania [w] M. Goliński, J. K. Grobara, J. S. Nowak [red. J, Informatyka i efektywność systemów, PTI - Oddział Górnośląski, Katowice 2005. 3. Chrabański K., Gwioździk E., Kostka- Bochenek A.: System zarządzania jakością według standardu ISO w organizacji wytwarzającej oprogramowanie, Śląska WyŜsza Szkoła Zarządzania im. Jerzego Ziętka w Katowicach, Katowice 2007 4. Cieśliński W., Perechuda K., Witkowski K.: Zarządzanie procesami-organizacja dyfuzji wiedzy w gospodarce cyfrowej, [w:] R. Knosala, [red], Komputerowe Zintegrowane Zarządzanie, Tom 1, WNT, Warszawa 2005. 5. Fazlagić A.: Systematyzacja pojęć związanych z zarządzaniem wiedzą, Problemy Jakości 3/2005. 6. Gołuchowski J.: Technologie informatyczne w zarządzaniu wiedzą w organizacji, Wydawnictwo AE w Katowicach, Katowice 2005. 7. ISO/IEC 90003:2004: InŜynieria oprogramowania wytyczne stosowania ISO 9001:2000 do oprogramowania komputerowego. Tłumaczenie: Andrzej Krupa tłumacz przysięgły języka angielskiego, konsultacje: K.Chrabański, A. Kostka- Bochenek, E. Gwioździk. 17

8. Kisielnicki J.: System pozyskiwania i zarządzania wiedzą we współczesnych organizacjach, [w:] Zarządzanie wiedzą we współczesnych organizacjach, Oficyna Wydawnicza WyŜszej Szkoły Handlu i Prawa im. R. Łazarskiego, Warszawa 2003. 9. Kołakowski T., Tabaszewska E.: Zarządzanie jakością i zarządzanie wiedzą płaszczyzny współdziałania w organizacji, Problemy Jakości 10/ 2006. 10. PN-EN ISO 9001:2000: Systemy zarządzania jakością. Wymagania. PKN, Warszawa 2001. Dr Karol Chrabański Wydział Techniki i Informatyki Śląska WyŜsza Szkoła Zarządzania im. J. Ziętka w Katowicach ul. Krasińskiego 4 chrabanski@omi4.net 18