I. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie na rzecz Zamawiającego usług cateringowych: 1) podczas imprez okolicznościowych organizowanych przez organy Izby Adwokackiej w Warszawie, konferencji i innych eventów odbywających się w siedzibie Zamawiającego, tj. w Warszawie przy Al. Ujazdowskich 49, ewentualnie w innych miejscach wskazanych przez Zamawiającego na terenie Warszawy, zgodnie z zapotrzebowaniem Zamawiającego; 2) podczas posiedzeń Okręgowej Rady Adwokackiej w Warszawie (Al. Ujazdowskie 49, Warszawa), odbywających się średnio co dwa tygodnie. 3) Poprzez usługi cateringowe należy rozumieć: a. Kawowy podstawowy : serwowany w formie bufetu, w ilości adekwatnej do liczby uczestników imprezy, uzupełniany na bieżąco w trakcie trwania imprezy, obejmujący: napoje ciepłe (woda w termosach, kawa rozpuszczalna, kawa mielona, herbata czarna, zielona, owocowa), napoje zimne (butelkowana woda gazowana i niegazowana, min. 2 rodzaje soków owocowych), min. 2 rodzaje świeżych owoców, min. 2 rodzaje ciastek kruchych i/lub wypieków, cukier, cytryna, mleko skondensowane do kawy. b. Kawowy rozszerzony : serwowany w formie bufetu, w ilości adekwatnej do liczby uczestników imprezy, uzupełniany na bieżąco w trakcie trwania imprezy, obejmujący: napoje ciepłe (kawa z ekspresu ciśnieniowego, herbata czarna, zielona, owocowa), napoje zimne (butelkowana woda gazowana i niegazowana, min. 2 rodzaje soków owocowych), min. 2 rodzaje świeżych owoców, min. 2 rodzaje ciastek kruchych i/lub wypieków, cukier, cytryna (pokrojona na plasterki, ułożone na talerzu porcelanowym lub ceramicznym, z widelczykiem do nabierania), mleko skondensowane do kawy (podane w porcelanowym dzbanuszku), min. 2 kanapki dekoracyjne na osobę (mięsne i wegetariańskie). c. Lunch bufetowy : serwowany w formie bufetu w ilości adekwatnej do liczby uczestników imprezy, uwzględniający potrawy mięsne i wegetariańskie, obejmujący: przystawki (min. 4 rodzaje), dania ciepłe (min. 1 zupa, min. 3 dania główne, min. 3 rodzaje dodatków np. ryż, ziemniaki, kasza, warzywa), min. 2 sałatki, min. 3 rodzaje deseru (np. ciasta, owoce, lody, galaretki), napoje ciepłe (kawa z ekspresu ciśnieniowego, herbata czarna, zielona, owocowa), napoje zimne (woda gazowana i niegazowana, min. 2 rodzaje soków owocowych), cukier, cytryna (pokrojona na plasterki, ułożone na talerzu porcelanowym lub ceramicznym, z widelczykiem do nabierania), mleko skondensowane do kawy (podane w porcelanowym dzbanuszku), wytrawne wino białe i czerwone. d. Obiadowy : podawany w formie obiadu serwowanego na przy stolikach na siedząco, obejmujący: minimum dwie małe przystawki, zupę, dwa danie główne do wyboru z dodatkami typu ryż, ziemniaki, kasza oraz z warzywami lub surówką), min. 2 rodzaje deseru (np. ciasta, owoce, lody, galaretki), napoje ciepłe (kawa z ekspresu ciśnieniowego, herbata czarna, zielona, owocowa), napoje zimne (woda gazowana i niegazowana, min. 2 rodzaje soków owocowych), cukier, cytryna (pokrojona na plasterki, ułożone na talerzu porcelanowym lub ceramicznym, z widelczykiem do nabierania), mleko skondensowane do kawy (podane w porcelanowym dzbanuszku), wytrawne wino białe i czerwone. e. posiedzenie ORA : serwowany w formie bufetu, w ilości adekwatnej do liczby uczestników imprezy, napoje ciepłe (woda w termosach, kawa rozpuszczalna, kawa mielona, herbata czarna, zielona, owocowa), napoje zimne (butelkowana woda gazowana i niegazowana, min. 2 rodzaje soków owocowych w butelkach o pojemności 0,25l lub 0,33l, ewentualnie coca-cola lub pepsi-cola), min. 4 rodzaje świeżych owoców, min. 2 rodzaje ciastek kruchych i/lub wypieków, min. 2 kanapki dekoracyjne na osobę (mięsne i wegetariańskie), cukier, cytryna (pokrojona na 1
plasterki, ułożone na talerzu porcelanowym lub ceramicznym, z widelczykiem do nabierania), mleko skondensowane do kawy (podane w porcelanowym dzbanuszku). 2. W ramach zamówienia zostaną zawarte dwie umowy: 1) umowa ramowa, określająca zasady świadczenia usług cateringowych podczas imprez okolicznościowych organizowanych przez organy Izby Adwokackiej w Warszawie, konferencji i innych eventów organizowanych przez Zamawiającego, w tym określająca termin składania zamówień na konkretne imprezy, konferencje, eventy, sposób kalkulacji ceny, wymagania serwisu itp. 2) umowa stałej współpracy na obsługę cateringową posiedzeń Okręgowej Rady Adwokackiej w Warszawie. II. TERMIN REALIZACJI PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Wykonawca będzie zobowiązany rozpocząć wykonywanie obowiązków od daty zawarcia Umów i wykonywać te obowiązki przez 48 miesięcy. III. OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY 1. Wykonawca powinien wskazać cenę jednostkową serwisu cateringowego (tj. cenę od osoby korzystającej z serwisu) oddzielnie dla każdego rodzaju serwisu cateringowego wym. w opisie przedmiotu zamówienia. 2. Podane ceny muszą obejmować wszelkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia, w tym w szczególności koszty wykonania przedmiotu Umowy, opłaty i podatki, w tym podatek od towarów i usług (VAT). 3. Przy wszystkich wskazanych wyżej rodzajach serwisu cateringowego za wyjątkiem serwisu posiedzenia ORA Wykonawca w ramach podanej ceny zobowiązany jest zapewnić estetyczne stoły, na których będzie ustawiony serwis, obrusy oraz stoliki koktajlowe na czas posiłku, odpowiednią ilość talerzy (porcelanowych lub porcelano-podobnych ceramicznych, jednolity wzór od jednego producenta), filiżanek (porcelanowych lub porcelano-podobnych ceramicznych, jednolity wzór od jednego producenta), szklanek, kieliszków, sztućców (metalowe sztućce od jednego producenta, jednolity wzór, gatunek i zdobienia) i serwetek. Nie dopuszcza się serwowania posiłków ani napoi w naczyniach jednorazowych. Wykonawca odpowiada za estetyczny sposób serwowania posiłków, bieżące uzupełnianie dań i napoi oraz regularne sprzątanie miejsc, w których są serwowane. Przy serwisie cateringowym posiedzenie ORA Wykonawca w ramach podanej ceny zobowiązany jest zapewnić filiżanki (porcelanowe lub porcelano-podobne ceramiczne, jednolity wzór od jednego producenta), szklanki, talerzyki na kanapki i owoce (porcelanowe lub porcelano-podobne ceramiczne, jednolity wzór od jednego producenta), łyżeczki (metalowe łyżeczki od jednego producenta, jednolity wzór, gatunek i zdobienia), serwetki. Nie dopuszcza się serwowania posiłków ani napoi w naczyniach jednorazowych. Wykonawca odpowiada za estetyczny sposób serwowania posiłków. 4. Przy wszystkich rodzajach serwisu użyta przez Wykonawcę zastawa nie może posiadać żadnych oznak zadrapań, wyszczerbień, zniszczeń. 5. Podanie ceny następuje poprzez wypełnienie poniższej tabeli: Lp. Rodzaj usługi Cena jednostkowa tj. od osoby korzystającej z serwisu (brutto) w PLN 2
1. Serwis Kawowy podstawowy 2. Serwis Kawowy rozszerzony 3. Serwis Lunch bufetowy 4. Serwis Obiadowy 5. Serwis posiedzenie ORA 6. Dane historyczne dotyczące zapotrzebowania Zamawiającego na usługi cateringowe: 1) ilość osób biorących udział w posiedzeniach Okręgowej Rady Adwokackiej w Warszawie: ok. 25 osób, 2) ilość osób uczestniczących w konferencjach: od 100 do 300 osób 3) ilość osób uczestniczących w spotkaniach okolicznościowych: od 50 do 250 osób 4) szacunkowa ilość serwisów w okresie rocznym wynosi: a) 30 - dla serwisu Kawowego podstawowego, b) 30 - dla serwisu Kawowego rozszerzonego, c) 20 dla serwisu Lunchu bufetowego, d) 5 dla serwisu Obiadowego, e) 26 dla serwisu posiedzenie ORA. IV. WYMOGI CO DO TREŚCI OFERTY 1. Oferta musi zawierać wskazanie proponowanej marki: 1) kawy, 2) herbaty, 3) wody mineralnej, 4) wina białego, 5) wina czerwonego, 6) soków, 7) mleka. Ze względów estetycznych zaproponowane przez Wykonawcę wody o danej pojemności muszą być tej samej marki w przypadku wody gazowanej i wody niegazowanej. 2. Oferta musi ponadto zawierać wyszczególnienie: 1) rodzajów serwowanych ciastek, 2) przykładowych rodzajów kanapek, 3) gramatury każdej z potraw na jedną osobę przy serwisie Luch bufetowy i Obiadowy, w tym napojów zimnych i wina, 4) gramatury owoców i ciastek na jedną osobę przy serwisie posiedzenie ORA. V. WYMAGANIA CO DO OBSŁUGI KELNERSKIEJ 1. Wymagana jest wykwalifikowana obsługa kelnerska, ilość dostosowana do rodzaju wydarzenia i liczby uczestników. 3
2. Każdy z członków obsługi kelnerskiej musi posiadać książeczkę do celów sanitarnoepidemiologicznych z kompletem aktualnych badań lekarskich wymaganych obowiązującymi przepisami prawa. 3. Obsługa kelnerska musi wyglądać estetycznie, czysto i schludnie (czyste paznokcie i włosy, włosy upięte, brak biżuterii). Obsługa kelnerska musi być ubrana w jednolite, czyste, wyprane, nieuszkodzone i kompletne uniformy. 4. Od obsługi kelnerskiej wymagana jest wysoka kultura osobista w zakresie postawy i sposobu zachowania, przestrzeganie zasad higieny i kultury osobistej. VI. WYMAGANIA POZOSTAŁE 1. Wykonawca po zakończeniu danego spotkania okolicznościowego (konferencji, eventu, posiedzenia ORA) doprowadzi miejsce świadczenia usługi do stanu sprzed rozpoczęcia jej świadczenia (w szczególności odbierze naczynia i sztućce oraz inne materiały będące własnością Wykonawcy, wykorzystywane w trakcie świadczenia usługi). 2. Posiłki w formie dania na ciepło musza być gorące, gotowe do spożycia, świeże, pierwszej jakości, być przygotowane ze świeżych produktów oraz mieć estetyczny wygląd. W przypadku stwierdzenia przy odbiorze posiłków braków jakościowych lub ilościowych Zamawiającemu przysługiwać będzie prawo obniżenia wynagrodzenia Wykonawcy lub odstąpienia od umowy lub danej usługi cateringowej, jak również prawo wypowiedzenia umowy. 3. Dania ciepłe płynne podane być muszą w kociołku utrzymującym stałe ciepło. 4. Wszystkie naczynia, urządzenia i materiały używane do przygotowania, transportu i serwowania posiłków i napoi muszą spełniać wszelkie wymogi wynikające z obowiązujących przepisów prawa, w tym wymogi sanitarno-epidemiologiczne. 5. Dania główne ciepłe muszą być podawane w bemarach /srebrnych/ z podgrzewaczami spełniającymi wymogi wynikające z obowiązujących przepisów prawa, w tym wymogi przeciwpożarowe. VI. REFERENCJE Pod pojęciem przedstawienie referencji Zamawiający rozumie: 1) wskazanie liczby zrealizowanych usług odpowiadających swoim rodzajem usługom stanowiącym przedmiot zamówienia tj. obsługa spotkań, narad, konferencji itp., obejmująca co najmniej przygotowanie, dostarczenie i podanie posiłków (lunche/obiady) - dla liczby osób większej niż 30 na każdym ze spotkań, naradzie, konferencji itp., świadczonych w jednej lokalizacji i w tym samym czasie; 2) wskazanie czy wykonawca aktualnie dysponuje co najmniej jedną osobą posiadającą łącznie wykształcenie gastronomiczne i co najmniej roczne doświadczenie na stanowisku szefa kuchni w obiekcie wymienionym w art. 37 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o usługach turystycznych (t. j. Dz. U. z 2016 r. poz. 187 z późn. zm.), o standardzie co najmniej 3- gwiazdkowym, określonym w rozporządzeniu Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (t. j. Dz. U. z 2006 r. Nr 22, poz. 169 z późn. zm.); 3) wskazanie czy Wykonawca otrzymał co najmniej jedną z następujących nagród: nagrody, wyróżnienia, uznania, certyfikaty zdobyte lub uzyskane za działalność gastronomiczną 4
Wykonawcy w konkursach, plebiscytach, rankingach organizowanych przez organizacje, stowarzyszenia konsumenckie lub przedsiębiorców branży gastronomicznej - niezależne od Wykonawcy; 4) wskazanie czy Wykonawca osiągnął pozytywne wyniki badań ankietowych oceniających działalność gastronomiczną Wykonawcy organizowane wyłącznie przez podmioty niezależne od Wykonawcy. 5