Załącznik nr 1 do Umowy nr CUI/.../.../.../2014 z dnia r. Opis przedmiotu zamówienia poczta elektroniczna, kalendarz, książki adresowe, komunikator, dysk sieciowy, plany taryfowe, szkolenia 1. Usługa poczty elektronicznej musi spełniać następujące wymagania 1. Dostęp do poczty za pomocą protokołu IMAP(v4). 2. Możliwość wysyłania poczty za pomocą protokołu SMTP. 3. Dostęp i wysyłanie poczty wyłącznie za pomocą szyfrowanych połączeń (SSL/TLS lub adekwatne). 4. Komunikacja z zewnętrznymi serwerami powinna odbywać się w ramach możliwości za pomocą połączeń szyfrowanych (SSL/TLS). 5. Tworzenie skrzynek pocztowych na podstawie danych z usługi Active Directory posiadanej przez Zamawiającego. Zamawiający zastrzega sobie prawo dodawania nowych lasów i domen w trakcie obowiązywania umowy. 6. Dostęp do poczty powinien być dostępny z następujących systemów operacyjnych (Systemy operacyjne wykorzystywane w Gminie Wrocław): Microsoft Windows XP SP3 i nowsze wersje z rodziny Microsoft Windows, Microsoft Windows Phone, MacOS X (10.6 i nowsze), ios 6 i nowsze, Android 2.2 i nowsze. 7. Dostęp do poczty powinien być możliwy za pomocą następujących przeglądarek internetowych: Microsoft Internet Explorer 8 i nowsze, Mozilla Firefox 31 i nowsze, Safari 6 i nowsze. Dostęp do poczty powinien być również możliwy ze standardowych przeglądarek urządzeń mobilnych (ios, Android, Windows Phone). 8. Limit wielkości baz pocztowych plan taryfowy A... GB. 9. Limit wielkości baz pocztowych plan taryfowy B... GB 10. Limit wielkości baz pocztowych plan taryfowy C... GB 11. Limit wielkości wysyłanych i odbieranych pojedynczych wiadomości nie mniejszy niż 25 MB. 12. Przy tworzeniu wiadomości system powinien w czasie wpisywania adresu wyświetlać podpowiedzi na podstawie książek adresowych (główna książka adresowe i prywatna książka adresowa). 13. Możliwość bezpłatnego utworzenia... technicznych skrzynek pocztowych. Limit wielkości pojedynczej technicznej skrzynki pocztowej nie mniej niż 10 GB. 14. Dostęp do usługi systemu pocztowego musi być możliwy przy pomocy posiadanego przez Zamawiającego oprogramowania Outlook (2007, 2010, 2013 i nowsze). 15. Usługa dostępu do poczty elektronicznej za pomocą przeglądarki internetowej musi umożliwiać: - uruchomienie funkcji Out-Of-Office (automatyczne powiadamianie o nieobecności w pracy), - odbieranie i wysyłanie wiadomości poczty elektronicznej do adresatów wewnętrznych i zewnętrznych, - przesyłanie otrzymanych wiadomości (w tym z historią i załącznikami), 1
- ponowne wysyłanie już wcześniej wysłanych wiadomości (w tym z historią i załącznikami) lub rozwiązanie równoważne, - odpowiadanie na wiadomości (w tym z historią i załącznikami, odpowiedzią do wszystkich), - adresowanie wiadomości: Do, Do wiadomości (DW), Ukryte do wiadomości (UDW), - możliwość zdefiniowania nagłówka i stopki dla wszystkich wiadomości, - dodawanie i wysyłanie załączników, - możliwość zdefiniowania żądania potwierdzeń dostarczenia i odczytania wiadomości, - możliwość otrzymywania potwierdzeń dostarczenia i odczytania wiadomości, - możliwość wyszukiwania i segregowania wiadomości po: nadawcy, temacie, treści, dacie, oflagowaniu, wielkości, - możliwość zaznaczenia ważnych wiadomości flagami, - możliwość tworzenia i zarządzania folderami, - możliwość tworzenia reguł: reguły przesyłające wszystkie lub wybrane (wybór po nadawcy (obejmuje również domenę nadawcy), temacie) wiadomości do wybranych osób lub folderów użytkownika, - możliwość automatycznego przenoszenia zaproszeń do kalendarza, - możliwość zapisania wersji roboczej wiadomości, - oznaczanie wiadomości jako przeczytane i nieprzeczytane, - możliwość przenoszenia wiadomości do folderów użytkownika, - wszystkie wysłane wiadomości muszą znajdować się w widoku/folderze wysłane (lub o adekwatnej nazwie), - możliwość usuwania wiadomości, - usunięte wiadomości muszą być dostępne do odzyskania bez pomocy administratora przez okres 30 dni, - możliwość drukowania wiadomości poczty elektronicznej, - możliwość wyświetlenie pełnego adresu nadawcy, - możliwość oznaczenia wiadomości jako SPAM (automatyczna aktualizacja filtrów systemu anty-spamowego), - możliwość zapisu załączników lokalnie, - możliwość edycji danych kontaktowych, z możliwością zablokowania edycji przez administratorów, - możliwość otwarcia i użytkowania innej skrzynki pocztowej, - możliwość nadania uprawnień do skrzynki pocztowej innym użytkownikom przez Właściciela skrzynki, - możliwość akceptowania i odrzucania zaproszeń na spotkania, - funkcja sprawdzania pisowni dla języka polskiego. 16. Możliwość nadawania uprawnień (odczyt, edycja, wysyłanie lub adekwatne) do baz pocztowych przez Właścicieli skrzynek pocztowych. 17. Możliwość ustawienia progów ostrzegawczych w zakresie wielkości bazy pocztowej, poniżej górnego limitu tej bazy. Po przekroczeniu progu ostrzegawczego użytkownik powinien otrzymać stosowne powiadomienie. 18. Możliwość nadawania uprawnień do baz pocztowych przez Administratorów. 2
19. Możliwość tworzenia alias-ów skrzynek pocztowych przez Administratorów (minimum 2 alias-y na skrzynkę). 20. Możliwość ustawienia przez Administratorów standardowej stopki w wysyłanych wiadomościach (tekst, HTML, pliki graficzne) (różne stopki w zależności od organizacji przypisanej do nadawcy). 21. Możliwość tworzenia grup pocztowych/dystrybucyjnych (jeśli wiadomość wpłynie na dany adres to zostanie przesłana na wcześniej zdefiniowane adresy pocztowe). 22. Możliwość sprawdzania historii przesyłanych wiadomości (w ramach Systemu) przez Administratorów. 23. Historia, o której mowa w ust. 22 nie powinna zawierać treści wiadomości, a ponadto: - adres nadawcy, - adresy odbiorców, - informacja wiadomość została przesłana prawidłowo lub komunikat błędu, - wielkość wiadomości w bajtach, - ilość załączników, - data i godzina wysłania, - data i godzina dostarczenia wiadomości do serwerów adresata. 24. Jeśli do odczytu historii, o której mowa w ust. 22 i 23, w potrzebne jest dodatkowe oprogramowanie, Dostawca udzieli Zamawiającemu licencji na to oprogramowanie dla co najmniej dwóch osób (licencja spełniać będzie co najmniej następujące wymagania: licencja będzie udzielona na czas nieokreślony; licencja obejmować będzie środowisko produkcyjne/developerskie). 25. Możliwość migracji skrzynek z aktualnie wykorzystywanego systemu (IBM Lotus Domino 8.5) za pomocą protokołu IMAP. Migracja nie powinna wymagać uczestnictwa Użytkownika skrzynki pocztowej. Migracja powinna obejmować strukturę katalogów. 26. Limit wielkości migrowanych z systemu IBM Lotus Domino pojedynczej wiadomości - nie mniej niż 30 MB. 27. Dostawca ma zagwarantować poprawność przesyłania wiadomości pocztowych przy założeniu, że część skrzynek pocztowych w danej domenie będzie hostowana na serwerach Zamawiającego. Dostawca ma dostarczyć konfigurację dla serwerów DNS, konfiguracja nie może powodować, że wiadomości e-mail wysyłane z serwerów Zamawiającego będą traktowane jako SPAM przez serwery zewnętrzne (np. weryfikacja za pomocą SPF (Sender Policy Framework)). Konfiguracja serwerów DNS zostanie wprowadzona przez Zamawiającego. 28. Możliwość ustawienia loga (plik graficzny) Zamawiającego jako części GUI webowego. 29. Brak limitów w ilości wysyłanych wiadomości e-mail. 2. Kalendarz 1. Dostęp do kalendarza za pomocą portalu internetowego (wspólny portal dla poczty, kalendarza i prywatnej książki adresowej). 2. Możliwość tworzenia, edycji, anulowania i zmiany zaproszonych uczestników/gości w zdarzeniach kalendarza, wraz z możliwością wysłania powiadomień o wprowadzonych zmianach. 3
3. Możliwość delegowania zaproszeń do uczestnictwa w spotkaniu na inne osoby (zmiana uczestnika sotkania). Wraz z wysłaniem zaproszenia do osoby na którą zostało delegowane zaproszenie. 4. Możliwość oznaczania wpisów kalendarza jako prywatne (inni użytkownicy widzą tylko informację o niedostępności użytkownika w danym terminie). 5. Możliwość akceptowania i odrzucania zaproszeń na spotkania. 6. Możliwość nadawania przez właścicieli uprawnień (odczyt, tworzenie nowych wpisów, pełna kontrola) innym użytkownikom do swojego kalendarza. 7. Możliwość podglądu kalendarzy innych użytkowników Systemu. 8. Możliwość tworzenia (tworzenie tylko przez administratorów) i rezerwacji zasobów takich jak: sale/pomieszczenia, rzutniki, samochody, innego sprzętu. 9. Możliwość podglądu rezerwacji zasobów (sale/pomieszczenia, rzutniki, samochody, inny sprzęt). 10. Możliwość wyświetlenia kalendarza w trybie dnia, tygodnia, miesiąca. 11. Możliwość wyszukania zdarzeń w kalendarzu. 12. Możliwość ustawienia przypomnienia o zdarzeniu w kalendarzu. 13. Możliwość podglądu dostępności innych użytkowników w oparciu o kalendarze. 3. Książki adresowe/kontaktowe 1. Możliwość utworzenia globalnej książki adresowej przez administratorów. 2. Możliwość dodania zdjęcia przez użytkownika, z możliwością zablokowania tej funkcji przez administratorów. 3. Możliwość importu kontaktów z plików.csv. 4. Możliwość eksportu i importu globalnej książki adresowej. 5. Integracja globalnej książki adresowej z usługą Microsoft Active Directory posiadaną przez Zamawiającego. 6. Możliwość nadawania uprawnień przez administratorów do odczytu wpisów w globalnej książce adresowej na podstawie przynależności organizacyjnej (w skład Gminy Wrocław wchodzi wiele jednostek, nie wszystkie jednostki są uprawnione do wglądu w książki adresowe innych jednostek). 7. Widok grup pocztowych/dystrybucyjnych w globalnej książce adresowej (z możliwością ukrycia wpisu przez administratorów). 8. Minimalny zakres danych jakie mają prezentować/przechowywać książki adresowe: - imię i nazwisko - przynależność organizacyjna - numery telefonów (stacjonarny, komórkowy) - adres email - adres (ulica, numer budynku, numer pomieszczenia) 9. Możliwość importu i synchronizacji książek adresowych na urządzeniach mobilnych. 4. SPAM / Zabezpieczenie przed wirusami 1. Dostawca jest odpowiedzialny za blokowanie malware, wiadomości zawierających wirusy, SPAM-u kierowanego do skrzynek pocztowych. 4
2. Wiadomości zidentyfikowane jako SPAM, malware, wirusy powinny być przenoszone do kwarantanny. 3. Wiadomości w kwarantannie powinny być przechowywane przez okres minimum 96 godzin. 4. Administrator z ramienia CUI powinien mieć możliwość: - usuwania wiadomości z kwarantanny, - podglądu treści wiadomości znajdujących się w kwarantannie, - oznaczania wiadomości jako nie SPAM i przesyłania jej do właściwych odbiorców. 5. Poczta wysyłana z zamawianej usługi nie może być traktowana przez serwery zewnętrzne jako SPAM. 6. Możliwość tworzenia białych i czarnych list serwerów (po adresie IP). 7. Dostawca gwarantuje skuteczność swojego rozwiązania anty-spam, anty-malware, anty wirusowego na poziomie nie mniejszym niż 99%. 8. Możliwość zdefiniowania mechanizmu powiadomień o przypadkach wykrycia wiadomości zawierającej malware (w tym wirusy). 9. Możliwość tworzenia reguł blokujących wiadomości na podstawie: - adresu email, - domeny, - słów kluczowych zawartych w temacie i treści wiadomości, - nazw załączników. 10. Wykonawca będzie dostarczał kwartalne raporty podsumowujące ilość wiadomości zidentyfikowanych jako SPAM i zablokowanych. 5. Migracja danych 1. Możliwość migracji skrzynek z aktualnie wykorzystywanego systemu (IBM Lotus Domino) za pomocą protokołu IMAP (wersja protokołu zabezpieczona SSL/TLS). Migracja nie powinna wymagać uczestnictwa Użytkownika skrzynki pocztowej. Migracja powinna obejmować strukturę katalogów wraz z wiadomościami. 2. Możliwość migracji... skrzynek pocztowych z zachowaniem treści wiadomości zaszyfrowanych standardowymi mechanizmami programu IBM Lotus Domino. Migracja musi obejmować również kalendarze i kontakty. 3. Możliwość migracji wiadomości pocztowych o wielkości do 31 MB. 4. Proces migracji danych powinien być zabezpieczony protokołami kryptograficznymi. 5. Migracja musi odbywać się pod nadzorem wyznaczonych Zamawiającego, zgodnie z ustaleniami zapisanymi w analizie przedwdrożeniowej. 6. Migracja danych zostanie zabezpieczona przez Wykonawcę przed możliwością dostępu do danych przez osoby niepowołane. 7. Wykonawca po zakończeniu migracji bezzwłocznie usunie migrowane dane ze wszystkich nośników danych wykorzystanych w czasie migracji. 8. Wykonawca nie będzie kopiował migrowanych danych na nośniki które nie będą niezbędne do migracji danych. 5
6. Komunikator (instant messaging) 1. Możliwość podglądu statusu (dostępny, zajęty, niedostępny, nie przeszkadzać lub o podobnym znaczeniu) innych użytkowników systemu (komunikatora). 2. Możliwość wysyłania wiadomości tekstowych (w tym edycja kroju czcionek, koloru czcionek). 3. Funkcja czatu z minimum 10 osobami/użytkownikami. 4. Funkcja sprawdzania pisowni. 5. Funkcja zapisywania historii konwersacji. 6. Funkcja wyświetlania podstawowych danych o kontakcie (imię, nazwisko, lokalizacja, zdjęcie). 7. Możliwość zablokowania przez Administratora dodawania i modyfikacji zdjęć przez użytkowników (zdjęcia wyświetlane przy nazwie użytkownika). 8. Możliwość dostępu do komunikatora z poziomu przeglądarki internetowej. 9. Możliwość instalacji dedykowanego/klienckiego oprogramowania na systemy operacyjne z rodziny Microsoft Windows (Zamawiający posiada następujące systemy: XP, Vista, 7). 10. Możliwość wyświetlania i zapamiętania listy kontaktów. 11. Funkcja ustawienia komunikatu o statusie. 12. Możliwość wysyłania wiadomości do użytkowników systemu Microsoft Lync 2010 (system jest wykorzystywany przez cześć jednostek Gminy Wrocław). 7. Szkolenia 1. W ramach Umowy Wykonawca przeszkoli 2 administratorów wskazanych przez Zamawiającego. Zakres szkoleń musi pokrywać się z pełną ścieżką szkoleń certyfikowanych przez producenta oprogramowania dla oferowanej usługi. Zakres szkolenia musi obejmować pełny zakres zadań administracyjnych w oferowanej Usłudze/produkcie, w szczególności: - zakładanie kont i zarządzanie użytkownikami, planami taryfowymi, - migrację skrzynek pocztowych, kalendarzy i kontaktów do oferowanej Usługi (dotyczy również pełnej migracji), - zarządzanie skrzynkami pocztowymi użytkowników, - zarządzanie usługami dostępnymi dla użytkowników (poczta, komunikator, pakiet biurowy), - automatyzacja zadań administracyjnych za pomocą skryptów, - zarządzanie filtrami anty-spamowymi, - modyfikacja wyglądu i działania witryn dostarczonych w ramach Umowy, - zarządzanie uprawnieniami do dysków sieciowych, - analiza dzienników zdarzeń Systemu, - rozwiązywanie najczęściej spotykanych problemów, - dodawanie i migracja nowych domen lub lasów systemu Active Directory do Usługi, - instalacja oprogramowania dostępnego w ramach Usługi za pomocą posiadanego przez Zamawiającego systemu Microsoft System Center Configuration Manager (SCCM), - eksport wszystkich danych z świadczonej Usługi, - przywracanie danych z kopii zapasowych, - eksport zawartości wybranych skrzynek pocztowych, 6
- konfiguracja certyfikatów SSL/TLS dostarczanych przez Zamawiającego w świadczonej Usłudze, - tworzenie i modyfikacja serwisów WWW w świadczonej Usłudze, - nadawanie i modyfikacja uprawnień do globalnej książki adresowej. Szkolenia języku polskim, materiały w języku polskim lub angielskim. 2. W ramach umowy Wykonawca przeszkoli 4 serwisantów wskazanych przez Zamawiającego, zakres szkolenia musi obejmować podstawowy zakres funkcjonalności w oferowanych usługach/produktach, w szczególności: - dostęp i obsługa poczty elektronicznej w oferowanym rozwiązaniu, - konfiguracja dostępu do poczty, kalendarzy, kontaktów na urządzeniach mobilnych, - obsługa pakietu biurowego on-line, - obsługa komunikatora oferowanego w ramach umowy, - instalacja oprogramowania klienckiego dostępnego w ramach umowy, - rozwiązywanie najczęściej spotykanych problemów. Szkolenia i materiały w języku polskim. 3. W ramach umowy Wykonawca dostarczy Zamawiającemu pełny pakiet szkoleń on-line dla użytkowników systemu oferowanej Usługi (filmy instruktarzowe, instrukcje). Szkolenia muszą być kompatybilne z posiadanym przez Zamawiającego systemem Moodle. Wykonawca wdroży szkolenie na system Moodle Zamawiającego.Szkolenia powinny obejmować w szczególności: - dostęp i obsługa poczty elektronicznej w oferowanym rozwiązaniu, - dostęp i obsługa kalendarzy, - dostęp i obsługa kontaktów, - dostęp i obsługa dysku sieciowego, - nadawanie uprawnień do skrzynki pocztowej i kalendarzy, - dostęp do skrzynek pocztowych i kalendarzy innych użytkowników, - konfiguracja dostępu do poczty, kalendarzy, kontaktów na urządzeniach mobilnych, - obsługa pakietu biurowego on-line, - obsługa komunikatora oferowanego w ramach Umowy. 4. Szkolenia i materiały w języku polskim opisujące wszystkie funkcje Usługi. Licencje na materiały szkoleniowe muszą obejmować możliwość dostępu do dokumentów obecnym i przyszłym pracownikom Urzędu Miejskiego Wrocławia i jednostek Gminy Wrocław. 8. Dysk sieciowy 1. Dostęp do danych musi być dostępny z poziomu następujących systemów operacyjnych i urządzeń: Windows 7 i nowsze (PC), Mac OS X (10.6 i nowsze), Android 2.3 i nowsze (smartfon, tablet), ios 6 i nowsze (iphone, ipad), Windows Phone 7.5 i nowsze (smartfon, tablet). 2. W systemie Windows dysk sieciowy musi być dostępny z poziomu eksploratora Windows lub dedykowanej aplikacji. 3. Możliwość zablokowania dostępu do dysku przez Administratora usługi z ramienia Zamawiającego. 4. Możliwość nadawania uprawnień do dysku przez użytkowników. 5. Możliwość dostępu do dysku z sieci WAN i LAN. 7
6. Autoryzacja do dysku na podstawie kont w ActiveDirectory i kont lokalnych w usłudze. 7. Limit wielkości pojedynczego pliku na dysku sieciowym nie mniejszy niż 8 GB. 8. Możliwość synchronizacji plików i katalogów zapisanych na dysku lokalnym z dyskiem sieciowym. 9. Wykonawca dostarczy licencje na oprogramowanie do dostępu/synchronizacji plików/katalogów z dyskiem sieciowym. 9. Funkcje dodatkowe 1. Przez okres trwania umowy Wykonawca zapewnia utrzymanie aktualnych wersji oprogramowania oraz instalacji wszelkich poprawek i aktualizacji rekomendowanych przez producenta oferowanego rozwiązania. 2. O każdej instalacji nowej wersji oprogramowania, należy poinformować Zamawiającego z 14 dniowym wyprzedzeniem. 3. Dostawca zapewni Zamawiającemu środowisko testowe, w którym zamawiający będzie mógł przetestować nowe wersje oferowanego oprogramowania (środowisko dla minimum 2 użytkowników i Administratora). 4. Zamawiający może wstrzymać instalację nowej wersji oferowanego oprogramowania, na okres 30 dni. 5. Możliwość przypisywania i zmiany planów taryfowych przez Administratora (możliwość zmiany planu taryfowego przynajmniej raz w miesiącu). 6. Możliwość dostępu do oferowanej usługi spoza sieci wewnętrznej Zamawiającego, w pełnym zakresie. 7. Możliwość dostępu do poczty, kalendarzy i kontaktów w trybie off-line na urządzeniach mobilnych. 8. Kasowanie danych w Usłudze musi być poprzedzone komunikatem ostrzegającym o usunięciu danych (przyciski usuń i anuluj lub adekwatne). 9. Wykonawca zapewni możliwość zmiany wyglądu (layout-u) interfejsu użytkownika Systemu. W ramach szkoleń dla administratorów Wykonawca przedstawi sposób zmiany wyglądu interfejsu użytkownika. 10. Plany taryfowe 1. Wykonawca musi przestawić opis usług dostępnych w ramach planów taryfowych. 2. Każdy z planów taryfowych dotyczy poszczególnych użytkowników, niedopuszczalne jest np. dzielenie dostępnej przestrzeni dyskowej na kilku użytkowników Usługi. 3. Plany taryfowe A, B i C muszą posiadać możliwość połączenia z planem taryfowym Komunikator. Plan taryfowy A Lp. Opis funkcjonalności Uwagi 1. Dostęp do poczty, Wielkość skrzynki pocztowej nie mniej niż... GB kalendarza, kontaktów 2. Dostęp do pakietu Tworzenie nowych dokumentów, edycja, zapis, biurowego on-line odczyt dokumentów 3. Dostęp do pakietu Ilość urządzeń na których można zainstalować pakiet 8
biurowego nie mniej niż... off-line na urządzeniu (komputer, tablet, smartfon) 4. Dostęp do dysku sieciowego Wielkość dostępnego dysku sieciowego nie mniej niż... GB Plan taryfowy B Lp. Opis funkcjonalności Uwagi 1. Dostęp do poczty, Wielkość skrzynki pocztowej nie mniej niż... GB kalendarza, kontaktów 2. Dostęp do pakietu Tworzenie nowych dokumentów, edycja, zapis, biurowego on-line odczyt dokumentów 3. Dostęp do dysku sieciowego Wielkość dostępnego dysku sieciowego nie mniej niż... GB Plan taryfowy C Lp. Opis funkcjonalności Uwagi 1. Dostęp do poczty, Wielkość skrzynki pocztowej nie mniej niż... GB kalendarza, kontaktów 2. Dostęp do pakietu biurowego on-line Tworzenie nowych dokumentów, edycja, zapis, odczyt dokumentów Plan taryfowy: Komunikator Lp Opis funkcjonalności. 1. Opis funkcjonalności komunikatora zgodny z punktem 6, niniejszego Załącznika, Uwagi 9