Warszawa, 05.03.2014 r. Pieczęć Zamawiającego ZAPYTANIE OFERTOWE NR 1/2014 W związku z realizacją Projektu Wdrożenie systemu automatyzującego procesy biznesowe zachodzące pomiędzy Spółką Europejskie Konsorcjum Ubezpieczeniowe a Partnerami (Umowa o dofinansowanie Projektu nr UDA-POIG.08.02.00-14-384/13-00) współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach działania 8.2 Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, EUROPEJSKIE KONSORCJUM UBEZPIECZENIOWE Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością zaprasza do złożenia ofert na wykonanie zamówienia. I. Określenie przedmiotu zamówienia: 1. Przedmiotem zamówienia jest wytworzenie zaawansowanego systemu typu enterprise z wykorzystaniem technologii podpisu elektronicznego oraz elektronicznej wymiany dokumentów. 2. Zaproponowane przez Oferentów rozwiązanie musi odpowiadać funkcjonalnościom i parametrom określonym w punktach dokumentacji projektowej dotyczących technologii informatycznej oraz przebiegowi realizacji Załącznik nr 1. 3. Termin realizacji zamówienia: nie później niż do 30.06.2015 4. Kryteria wyboru Wykonawcy: a. Cena - (Pk 1 ) b. Wstępna koncepcja systemu - (Pk 2 ) c. Opisanie metodyki realizacji prac - (Pk 3 ) d. Posiadanie certyfikatu ISO - (Pk 4 ) e. Informacja o zastosowaniu koncepcji CI w procesie wytwórczym (Pk 5 ) f. Gotowość do rozpoczęcia prac od 17 marca 2014 r. (Pk 6 ) Strona 1 z 6
Za ofertę najkorzystniejszą uznana zostanie oferta, która zdobędzie największą liczbę punktów obliczonych ze wzoru: P = Pk 1 + Pk 2 + Pk 3 + Pk 4 + Pk 5 + Pk 6 Pk 1 - Cena- sposób obliczenia: Pk 1 - ilość punktów dla kryterium Cn - najniższa oferowana cena Cr - cena oferty rozpatrywanej Pk 2 Wstępna koncepcja systemu: Za przedstawienie koncepcji systemu Oferent może uzyskać maksymalnie 5 punktów. Nie załączenie koncepcji systemu nie dyskwalifikuje Wykonawcy. W przypadku nie załączenia koncepcji jako załącznika do oferty, nie zostaną przyznane punkty. Przyznając punkty Zamawiający będzie brał pod uwagę zgodność koncepcji z wymaganiami przedstawionymi w załączniku nr 1 do niniejszego zapytania. Pk 3 - Opisanie metodyki realizacji prac: Za opisanie metodyki realizacji prac Oferent może uzyskać maksymalnie 5 punktów. Przyznając punkty Zamawiający będzie brał pod uwagę zgodność koncepcji z wymaganiami przedstawionymi w załączniku nr 1 do niniejszego zapytania. Pk 4 - Posiadanie certyfikatu ISO 9001:2008 : Za posiadanie certyfikatu ISO Oferent może uzyskać dodatkowe 5 punktów. Brak certyfikatu ISO nie wyklucza Wykonawcy. Brak załączonego certyfikatu ISO w zakresie zgodnym z przedmiotem niniejszego zapytania punktów. powoduje nie przyznanie dodatkowych Pk 5 - Informacja o zastosowaniu metody CI w procesie wytwórczym: Strona 2 z 6
Za potwierdzenie informacji o zastosowaniu koncepcji CI w procesie wytwórczym, Oferent może uzyskuje 5 punktów. Brak deklaracji o stosowaniu w procesie wytwórczym standardów CI brak punktów. Pk 6 - Gotowość do rozpoczęcia prac od dnia 17 marca 2014 r.: Za gotowość do rozpoczęcia prac od 17 marca br Oferent uzyska 10 punktów. Oferent może zaproponować rozpoczęcie prac po wyżej wskazanym dniu jednak w tym przypadku nie uzyskuje dodatkowych punktów. Deklaracja gotowości do rozpoczęcia prac nie później niż 17 marca 2014 r. jest jednoznaczne z oświadczeniem, że Oferent dysponuje kluczowym personelem, który może rozpocząć prace w wyżej wymienionym terminie. Wykonawca może uzyskać maksymalnie 90 punktów. II. Warunki udziału w postępowaniu: O udzielenie Zamówienia mogą ubiegać się Oferenci, którzy: 1. Posiadają wymagane przepisami uprawnienia do wykonania zamówienia. 2. Posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym niezbędnym do wykonania zamówienia i są gotowi do natychmiastowego rozpoczęcia realizacji zamówienia. 3. Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. 4. Nie są powiązani z Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Oferenta osobowo lub kapitałowo. Potwierdzenie spełnienia wyżej wymienionych warunków następuje w drodze poprawnego złożenia oświadczeń zgodnie z treścią załączników nr 3,4,5. III. Miejsce i termin składania ofert: 1. Ofertę należy dostarczyć do siedziby Zamawiającego przy ul. Aleje Jerozolimskie 47 lok. 12, 00-697 Warszawa lub przesłać pocztą elektroniczną na adres: biuro@eku.pl Strona 3 z 6
2. Ofertę należy złożyć w nieprzekraczalnym terminie 11.03.2014 r. do godz. 16:00. W przypadku wysyłania oferty za pośrednictwem poczty tradycyjnej kurierskiej liczy się data dostarczenia przesyłki do siedziby Zamawiającego. 3. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane. 4. Ocena ofert zostanie dokonana w siedzibie Zamawiającego do dnia 13.03.2014 r. 5. Wyniki dotyczące wyboru najkorzystniejszej oferty zostaną ogłoszone w siedzibie Zamawiającego przy ul. Aleje Jerozolimskie 47 lok. 12, 00-697 Warszawa dnia 13.03.2014 r. o godz. 15:00. Dodatkowych informacji na temat Projektu udziela Karolina Rudnik, tel. 22 6286232., e-mail: k.rudnik@eku.pl IV. Sposób przygotowania ofert: 1. Każdy Oferent może złożyć tylko jedną ofertę. 2. Ofertę należy sporządzić na formularzu ofertowym, którego wzór stanowi Załącznik nr 2 do Zapytania ofertowego lub załączyć formularz ofertowy do przedłożonej oferty. 3. Oferta musi być napisana w języku polskim i podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentowania Oferenta. 4. Oferta musi zawierać: cenę ofertową brutto, cenę netto oraz należny podatek VAT, za realizację przedmiotu zamówienia zgodnie z warunkami określonymi w zapytaniu oraz stawki godzinowe za pracę kluczowego personelu. 5. Oferta musi być opatrzona pieczątką firmową Oferenta, posiadać datę sporządzenia, zawierać adres lub siedzibę Oferenta, numer telefonu, adres e-mail, numer NIP. 6. Oferta musi być ważna przez okres co najmniej 30 dni, liczonych od dnia upływu terminu składania ofert. 7. Do oferty należy załączyć Oświadczenie potwierdzające posiadanie niezbędnej wiedzy i doświadczenia oraz dysponowania potencjałem technicznym niezbędnym do wykonania zamówienia oraz gotowości do natychmiastowego rozpoczęcia realizacji zamówienia (Załącznik nr 3). Oświadczenie musi być podpisane przez osobę upoważnioną do reprezentacji Oferenta oraz opatrzone pieczątką firmowa. 8. Do oferty należy załączyć oświadczenie potwierdzające sytuację ekonomiczną i finansową Oferenta zapewniającej wykonanie zamówienia (Załącznik nr 4). Oświadczenie musi zawierać informacje dotyczące Oferenta w zakresie, że: - nie jest zagrożony upadłością, nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości, Strona 4 z 6
- nie zalega z uiszczeniem należności wobec Skarbu Państwa. Oświadczenie musi być podpisane przez osobę upoważnioną do reprezentacji Oferenta oraz opatrzone pieczątką firmowa. 9. Do oferty należy załączyć oświadczenie o braku powiązań kapitałowych i osobowych pomiędzy Oferentem a Zamawiającym (Załącznik nr 5). Oświadczenie musi być podpisane przez osobę upoważnioną do reprezentacji Oferenta oraz opatrzone pieczątką firmowa. 10. Do oferty należy załączyć poświadczoną za zgodność z oryginałem, przez osobę upoważnioną do reprezentacji Oferenta, kopię aktualnego dokumentu rejestrowego. 11. Do oferty należy dołączyć dokument potwierdzający posiadanie certyfikatu ISO 9001:2008 (o ile dotyczy) 12. Do oferty należy dołączyć przygotowany we własnym zakresie załącznik opisujący wstępną koncepcję systemu oraz zawierający opis metodyki realizacji prac. 13. Koszty przygotowania oferty obciążają Oferenta. V. Zastrzeżenia 1. Zamawiający udzieli zamówienia Oferentowi, którego oferta odpowiada wszystkim wymaganiom przedstawionym w zapytaniu ofertowym i przedstawi najkorzystniejszą ofertę w oparciu o kryteria wyboru określone w zapytaniu ofertowym. 2. W uzasadnionych przypadkach Zamawiający dopuszcza unieważnienie postępowania. 3. Zamawiający zastrzega możliwość zakończenia postępowania bez dokonania wyboru Wykonawcy bez podania przyczyn. 4. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. 5. Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę. 6. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane. 7. Oferty złożone przez Oferentów niespełniających wymogów udziału w postępowaniu nie będą rozpatrywane. 8. Oferty przygotowane niezgodnie ze sposobem przygotowania ofert nie będą rozpatrywane. 9. Oferty niekompletne nie będą rozpatrywane. 10. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych. 11. Zamawiający dopuszcza możliwość odrzucenia ofert, których zakres merytoryczny lub rażąco niska cena będą budziły uzasadnione wątpliwości. Strona 5 z 6
VI. Załączniki: Załącznik 1 Opis systemu. Załącznik 2 Formularz ofertowy. Załącznik 3 Wzór oświadczenia 1. Załącznik 4 Wzór oświadczenia 2. Załącznik 5 Wzór oświadczenia 3. Zatwierdzam. Strona 6 z 6