Warszawa, dn. 2 marca 2016 r. ZAPYTANIE OFERTOWE 4/2016 na pełnienie funkcji kierownika projektu w projektach z zakresu tworzenia planów rozwoju, skierowanych do przedsiębiorców z regionu województwa mazowieckiego oraz z regionu województwa świętokrzyskiego. Projekty będą przedstawione do dofinansowania w konkursie nr POWR.02.02.00-IP.09-00-002/16, organizowanym przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości ze środków Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020, w ramach Osi priorytetowej II Efektywne polityki publiczne dla rynku pracy, gospodarki i edukacji, Działania 2.2 Wsparcie na rzecz zarządzania strategicznego przedsiębiorstw oraz budowy przewagi konkurencyjnej na rynku. 1. NAZWA I ADRES ZAMAWIAJĄCEGO Nazwa: Związek Pracodawców Business Centre Club Siedziba: Pl. Żelaznej Bramy 10, 00-136 Warszawa NIP: 5252242171 Strona internetowa www.bcc.org.pl Osoba uprawniona do kontaktu : Barbara Nikiel Telefon: +48 22 58 26 159 Adres e-mail: barbara.nikiel@bcc.org.pl 1
2. TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA Niniejsze zapytanie jest zgodne z wymaganiami zasady uczciwej konkurencji, o której mowa w części 6.5 Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszy Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 z dnia 10 kwietnia 2015 r. Niniejsze postępowanie o udzielenie zamówienia nie podlega przepisom ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2010r. Nr 113, poz. 759 z późniejszymi zmianami). 3. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA Przedmiotem zapytania jest pełnienie funkcji kierownika projektu w projektach współfinansowanych ze środków UE w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój (PO WER), zgodnie z zakresem obowiązków stanowiącym załącznik nr 2 do Zapytania. Działania do wykonania na stanowisku Kierownika Projektów: 1) Koordynacja realizacji Projektów zgodnie z wnioskami o dofinansowanie Projektów, w tym harmonogramem i budżetem oraz umową o dofinansowanie Projektów. 2) Koordynacja i nadzór nad pracą personelu Projektów i wykonawcami. 3) Organizacja pracy biura projektowego, w tym zapewnienie zasobów do jego sprawnego funkcjonowania. 4) Nadzór nad rozliczaniem wydatków Projektów, w tym przygotowywaniem i składaniem wniosków o płatność. 5) Zapewnienie warunków do przeprowadzania kontroli i audytów Projektów, w tym udział w kontrolach i audytach oraz współpraca z przedstawicielami jednostek kontrolujących. Szczegółowy zakres obowiązków opisano w załączniku nr 2. Opis stanowiska: 1) Wybór personelu Projektów. 2) Zarządzanie zespołem projektowym, w tym planowanie i rozliczanie pracy personelu. 3) Udzielanie zamówień wykonawcom oraz nadzór nad ich umowami. 4) Podpisywanie dokumentów związanych z realizacją Projektów, w tym umów, kart pracy, wniosków o płatność. 5) Współpraca z opiekunem Projektów (przedstawicielem Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości będącego stroną w umowie o dofinansowanie Projektu). Niniejsze stanowisko wymaga umiejętności zarządzania pracą zespołową, w tym motywowania, koordynowania i rozliczania pracy personelu oraz umiejętności samodzielnej koordynacji działań, komunikatywności. 2
4. KODY CPV Wspólny Słownik Zamówień CPV: Kod CPV: 79421000-1 - usługi zarządzania projektem inne niż w zakresie robót budowlanych Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. Zamawiający nie dopuszcza składania Ofert wariantowych. 5. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA Rozpoczęcie realizacji przedmiotu zamówienia warunkowane jest uzyskaniem przez Zamawiającego dofinansowania w konkursie POWR.02.02.00-IP.09-00-002/16 Rozpoczęcie realizacji przedmiotu zamówienia nie wcześniej niż 1 października 2016 r. Termin zakończenia realizacji przedmiotu zamówienia najpóźniej do dnia 30 września 2018 r. 6. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU Posiadanie wiedzy i doświadczenia z zakresu realizacji projektów dofinansowanych ze środków EFS, w tym POKL oraz znajomość wytycznych obowiązujących w ramach PO WER (weryfikacja na podstawie CV i podczas rozmowy rekrutacyjnej). 1. Minimum 3 letnie doświadczenie w realizacji projektów dofinansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego. 2. Minimum 3 letnie doświadczenie w zakresie zarządzania projektami dofinansowanymi w ramach POKL (zajmowanie stanowiska koordynującego/nadzorującego realizację minimum 2 projektów, przy czym każdy z nich o wartości minimum 500 000 zł). 7. INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH I DOKUMENTACH W celu przystąpienia do procesu rekrutacyjnego należy do oferty cenowej oraz oświadczenia o braku powiązań (Załączniki nr 1 i 3 do niniejszego zapytania ofertowe) dołączyć następujące dokumenty: 1. CV najlepiej w formacie PDF. 2. List motywacyjny. CV lub list motywacyjny musi zawierać oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych: Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w mojej ofercie pracy dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji zgodnie z ustawą z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, ze zm.). 3
8. INFORMACJA O SPOSOBIE KONTAKTOWANIA SIĘ ZAMAWIAJĄCEGO Z WYKONAWCAMI Postępowanie prowadzi się z zachowaniem formy pisemnej. W toku niniejszego postępowania oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje przekazywane są pisemnie. 9. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA I OTWARCIA OFERT Oferty można składać do dnia 10 marca 2016 r. do godziny 16.00 w siedzibie Zamawiającego. UWAGA: Uwzględniane będą tylko oferty złożone w siedzibie Zamawiającego. UWAGA: Oferta powinna zostać dostarczona w zamkniętej kopercie z dopiskiem Oferta w odpowiedzi na Zapytanie ofertowe nr 4/2016. 10. OPIS KRYTERIÓW OCENY I WYBORU OFERTY Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi w oparciu o punktację przyznaną w poniższych kryteriach według następujących obliczeń. Zastosowany zostanie następujący wzór do obliczenia punktowego: 1. Cena 50 pkt. Oferta z najniższą ceną otrzyma maksymalną liczbę punktów w ramach kryterium (podana cena ma dotyczyć wynagrodzenia za 1 godzinę pełnienia funkcji kierownika projektu w jednym projekcie), następnie cena zostanie podstawiona do wzoru) cena najniższa ocena oferty = ---------------------- x 50 pkt. cena badana gdzie: cena najniższa najniższa wartość brutto spośród ofert nieodrzuconych, cena badana wartość brutto oferty badanej. 2. Doświadczenie 50 pkt. Oferta z najwyższą liczbą otrzyma maksymalną liczbę punktów w ramach kryterium. Zastosowany wzór do obliczenia punktowego: Badana liczba projektów ocena oferty = ---------------------- x 50 pkt. Najwyższa liczba projektów gdzie: Badana liczba projektów liczba projektów w których oferent pełnił funkcję kierownika projektu z oferty badanej (pod uwagę będą brane TYLKO projekty o budżetach ponad 500 000 zł) Najwyższa liczba projektów najwyższa liczba projektów w których pełniono funkcję kierownika projektu spośród ofert nieodrzuconych (pod uwagę będą brane TYLKO projekty o budżetach ponad 500 000 zł). UWAGA1: Zamawiający zakłada, że jeden wiersz uzupełniony przez Oferenta odpowiada jednemu projektowi. 4
UWAGA2: Ocenie podlegać będzie pełnienie funkcji kierownika projektu od 01.01.2010 r. (w ocenę wliczać się będą projekty, których okres realizacji rozpoczął się przed 01.01.2010 r., o ile termin zakończenia projektu nastąpił po 01.01.2010 r.). 11. POZOSTAŁE Termin związania Ofertą wynosi 14 dni kalendarzowych od upływu terminu składania Ofert. Koszty opracowania i dostarczenia Oferty oraz uczestnictwa w postępowaniu obciążają wyłącznie Wykonawcę. Niniejsze zapytanie ofertowe dostępne jest na stronie internetowej wskazanej wyżej. Dokumenty składane w trakcie postępowania zawierające informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (tekst jednolity: Dz.U. z 2003 r. Nr 153, poz. 1503 z późniejszymi zmianami), co do których Wykonawca zastrzegł, że nie mogą być udostępnione podmiotom innym niż Zamawiający muszą być oznaczone klauzulą POUFNE w prawym górnym rogu każdej strony dokumentu je zawierającego. Brak takiego zastrzeżenia traktowany będzie jako zgoda Wykonawcy na ujawnienie zainteresowanym przedmiotowych informacji. Przez tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu art. 11 ust. 4 ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (tekst jednolity: Dz.U. z 2003 r. Nr 153, poz. 1503 z późniejszymi zmianami) rozumie się nieujawnione do publicznej wiadomości informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne posiadające wartość gospodarczą, co do których przedsiębiorca podjął niezbędne działania w celu zachowania ich poufności. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia zapytania ofertowego bez podania przyczyny. Wykonawca może wprowadzić zmiany w złożonej ofercie lub ją wycofać, pod warunkiem, że uczyni to przed upływem terminu składania ofert. Zarówno zmiana jak i wycofanie oferty wymagają zachowania formy pisemnej. Zamawiający może zwrócić się do Wykonawcy o wyjaśnienie treści oferty lub dokumentów wymaganych od Wykonawcy. W sprawach nie uregulowanych niniejszym Zapytaniem ofertowym obowiązują przepisy zawarte w kodeksie cywilnym. 12. ZAŁĄCZNIKI DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO Kompletne Zapytanie ofertowe zawiera następujące załączniki: Zał. 1 Wzór Oferty Zał. 2 Zakres obowiązków na stanowisku kierownika projektu Zał. 3 Oświadczenie o braku powiązań 5
Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego 4/2016 I. DANE KONTAKTOWE: OFERTA CENOWA Imię i Nazwisko Adres Telefon e-mail II. OFERTA CENOWA W odpowiedzi na Zapytanie ofertowe nr 4/2016, oświadczam, że: oferuję wykonanie zamówienia pełnienia funkcji personelu projektu na stanowisku kierownika projektu w projekcie za jednostkową cenę brutto* (proszę podać kwotę wynagrodzenia brutto dla jednego projektu za 1 godzinę pracy):. zł (słownie: złotych). zaoferowane wynagrodzenie uwzględnia wszystkie koszty, jakie poniesie Zamawiający w związku z udzieleniem zamówienia (wszystkie obciążenia publicznoprawne, w tym składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz zaliczki na podatek). Zestawienie posiadanego doświadczenia (prosimy uzupełnić wykaz o projekty trwające w okresie od 01.01.2010 r., oraz o wartości powyżej 500 000 zł każdy): Lp. Nazwa klienta Tytuł projektu Krótki opis projektu Okres realizacji projektu 1 2 3 4 5 6... (imię i nazwisko) (podpis osoby) 6
Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego 4/2016 Zakres obowiązków Kierownika Projektu (taki sam dla obu projektów): 1) Odpowiada za monitoring postępu rzeczowo-finansowego Projektu i nadzór nad realizacją Projektu zgodnie z umową o dofinansowanie oraz wnioskiem o dofinansowanie realizacji Projektu, w szczególności z harmonogramem i budżetem Projektu. 2) W przypadku koniecznych zmian w harmonogramie, budżecie i treści wniosku odpowiada za ich uzgodnienie z opiekunem Projektu w Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (dalej: PARP), 3) Opowiada za współpracę z opiekunem Projektu w PARP oraz przekazywanie informacji i dokumentów na życzenie PARP. 4) Nadzoruje i koordynuje pracę całego personelu Projektu. 5) Nadzoruje pracę wykonawców w Projekcie, w tym uczestniczy w kluczowych dla projektu spotkaniach z wykonawcami. 6) Weryfikuje i akceptuje wypracowane w ramach Projektu utwory oraz inne materiały i dokumenty pod kątem ich zgodności z zawartymi umowami oraz z zapisami wniosku o dofinansowanie Projektu. 7) Nadzoruje właściwe udokumentowanie wydatków związanych z realizowanym Projektem w zakresie: a. sprawdzenia pod kątem merytorycznym wszystkich faktur oraz innych równoważnych dokumentów księgowych w Projekcie (co oznacza sprawdzenie czy zawarte w nich dane są rzeczywiste, realne, celowe, uzasadnione i zgodne z zamówieniem lub umową), b. kwalifikowalności ponoszonych wydatków w Projekcie. 8) Nadzoruje prawidłową realizację działań informacyjno-promocyjnych Projektu, w tym nadzoruje prawidłowe oznaczenie wszystkich dokumentów zw. z realizacją Projektu (umieszczenia numeru umowy, logotypów oraz innych wymaganych treści stosowanych dla danego typu dokumentu zgodnie wymaganiami oznaczania projektów w ramach PO WER). 9) Odpowiada za udzielanie zamówień w zakresie realizowanego Projektu, w tym wybór podwykonawców i personelu w Projekcie zgodnie z zasadą konkurencyjności obowiązującymi w PO WER, w tym uczestniczy w posiedzeniach komisji oceny ofert i zatwierdza protokoły z wyboru. 10) Odpowiada za rozliczenie rzeczowe i finansowe całego Projektu zgodne z faktycznym stanem realizacji Projektu. 11) Odpowiada za bieżące monitorowanie stopnia osiągnięcia wskaźników produktu i rezultatów twardych przewidzianych we wniosku o dofinansowanie Projektu. 12) Odpowiada za przygotowanie i bieżącą aktualizację harmonogramów płatności. 7
13) Weryfikuje i zatwierdza część finansową wniosków o płatność przygotowaną przez Menedżera ds. rozliczeń. 14) Zatwierdza i podpisuje wersje ostateczne wniosków o płatność wraz z załącznikami. 15) Nadzoruje prawidłowe przygotowanie wniosków o płatność, w tym wniosku końcowego oraz innych wymaganych sprawozdań składanych do PARP w wymaganych i obowiązujących terminach. 16) Zapewnia warunki do przeprowadzenia kontroli wewnętrznych, zewnętrznych i audytów oraz aktywnie w nich uczestniczy współpracując z kontrolującymi. 17) Odpowiada za wdrożenie zaleceń pokontrolnych. 18) Odpowiada za właściwe przechowywanie w Biurze Projektu dokumentów związanych z realizacją Projektu, w tym wniosku o dofinansowanie realizacji Projektu wraz z jego wszystkimi wersjami wynikającymi z aktualizacji wniosku aplikacyjnego, umowę o dofinansowanie Projektu, prowadzoną korespondencję w ramach Projektu z PARP. 19) Po zakończeniu realizacji Projektu, przekazuje całą dokumentację dot. Projektu do Zarządu ZP BCC w celu jej archiwizacji zgodnie z zaleceniami Zarządu ZP BCC. 20) Nadzoruje przechowywanie dokumentacji projektowej oraz bezpośrednio odpowiada za prowadzenie następującej dokumentacji: 1. Korespondencja w Projekcie (pisma przychodzące i wychodzące w ramach Projektu, z wyłączeniem pism informujących o wynikach oceny wniosków o płatność), 2. Umowa o dofinansowanie (umowa o dofinansowanie wraz z załącznikami, wszystkie wersje wniosku o dofinansowanie), 3. Zarządzanie Projektem (procedury realizacji Projektu, instrukcje, dokumentacja zw. z przeprowadzonymi kontrolami i audytami). 4. Umowy z podwykonawcami (wszystkie umowy z podwykonawcami Projektu), 5. Umowy z personelem Projektu (wszystkie umowy z personelem Projektu), 6. Karty pracy (wszystkie karty pracy i zestawienia ewidencji godzin personelu zatrudnionego w Projekcie). 21) Raportuje do Zarządu ZP BCC o zauważonych nieprawidłowościach w realizacji Projektu, w tym o problemach w osiągnięciu produktów i rezultatów projektu, problemach związanych z pracą personelu i wykonawcami Projektu oraz przygotowuje scenariusze działań naprawczych. 22) Odpowiada za uzgodnienie z Zarządem ZP BCC rozwiązań problemów wymienionych w punkcie poprzednim. 23) Zarządza ryzykiem w projekcie (dokonuje analizy ryzyka, identyfikacji zagrożeń, planuje działania zapobiegawcze, wdraża plany minimalizacji ryzyka). 8
24) Informuje Zarząd ZP BCC o nienależytym wypełnianiu zadań przez podległych członków zespołu projektowego oraz przez wykonawców realizujących działania w Projekcie. 25) Organizuje cykliczne spotkania operacyjne z personelem Projektu, w tym odpowiada za planowanie pracy personelu Projektu oraz jej rozliczanie. 26) Odpowiada za przestrzeganie w projekcie zasady równości płci, w tym stosowanie obowiązujących w tym obszarze wytycznych przez cały personel projektu. 27) Odpowiada za udostępnianie personelowi Projektu aktualnych wytycznych realizacji projektów w ramach PO WER. 28) Odpowiada za rozstrzyganie (po uzgodnieniu z Zarządem ZP BCC) ewentualnych sporów i problemów w Projekcie, w tym kompetencyjnych między personelem Projektu. 9
Załącznik nr 3 do zapytania ofertowego 4/2016 OŚWIADCZENIE O BRAKU POWIĄZAŃ OSOBOWYCH I KAPITAŁOWYCH Składając ofertę w postępowaniu ofertowym z dnia z dnia 2 marca 2016 r. w ramach planowanych do dofinansowania projektów w konkursie nr POWR.02.02.00-IP.09-00-002/16, organizowanym przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości ze środków Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020, w ramach Osi priorytetowej II Efektywne polityki publiczne dla rynku pracy, gospodarki i edukacji, Działania 2.2 Wsparcie na rzecz zarządzania strategicznego przedsiębiorstw oraz budowy przewagi konkurencyjnej na rynku, oświadczam, że pomiędzy Oferentem,.... (należy wpisać nazwę) a Zamawiającym,, nie istnieją wzajemne powiązania kapitałowe lub osobowe, wykluczające udział w niniejszym postępowaniu. Przez powiązania, o których mowa powyżej, rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w jego imieniu lub osobami wykonującymi w jego imieniu czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: 1. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; 2. posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji; 3. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; 4. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli...., dnia...... Miejscowość Czytelny podpis Wykonawcy 10