Zaproszenie do składania ofert Na realizację usług szkoleniowych z zakresu szkoleń miękkich świadczonych w projekcie współfinansowanym ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego prowadzonym przez Atlantic Fund Services Sp. z o.o. w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Działanie 8.1 Rozwój pracowników i przedsiębiorstw w regionie " Poddziałanie 8.1.1. Wspieranie rozwoju kwalifikacji zawodowych i doradztwo dla przedsiębiorstw" Ufunduj sobie przyszłość doskonalenie kompetencji pracowników Atlantic Fund Services Warszawa, dnia 30 kwietnia 2012 roku 1
I. ZASADY KONKURSU Atlantic Fund Services Sp. z o.o. zwraca się do Państwa z propozycją przedstawienia oferty w konkursie ofert, którego celem jest wyłonienie podmiotu/podmiotów odpowiedzialnego/ych za przeprowadzenie 15 szkoleń 2-dniowych oraz 3 szkoleń 1- dniowych z zakresu szkoleń miękkich w projekcie współfinansowanym ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego na terenie miasta Warszawy w okresie czerwiec 2012 październik 2013 roku. Opis projektu: Regionalny zamknięty projekt Ufunduj sobie przyszłość doskonalenie kompetencji pracowników Atlantic Fund Services zakłada realizację szkoleń ogólnych dla 144 osób (66K i 78M) zatrudnionych na terenie woj. mazowieckiego, pracowników Atlantic Fund Services posiadającego siedzibę na terenie woj. mazowieckiego. Głównym celem projektu jest optymalizacja procesów zarządzania i podniesienia jakości obsługi klientów poprzez PODNIESIENIE KOMPETENCJI managerskich, technicznych oraz osobistych pracowników Atlantic Fund Services Sp. z o.o. Okres realizacji projektu: 01.2012-12.2013 Opis przedmiotu Zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest realizacja 15 szkoleń 2-dniowych oraz3 szkoleń 1- dniowych z zakresu szkoleń miękkich z tematyki: 1) Budowanie relacji z Klientem. Dwa szkolenia 2-dniowe dla tej samej grupy szkoleniowej (4 dni x 1 grupa = 4 dni). Jedno szkolenie dwudniowe sprzedażowe. Powinno ono obejmować następujący zakres tematyczny: perspektywa i oczekiwania Klienta budowanie długofalowej współpracy, pełny cykl sprzedaży, rozmowa telefoniczna, typologia Klienta, diagnoza aktualnej sytuacji Klienta odkrywanie i kreowanie nowych potrzeb, obiekcje i trudne sytuacje w rozmowie z klientem, prezentacja oferty z użyciem języka korzyści, zamykanie sprzedaży. Jedno szkolenie dwudniowe posprzedażowe. Powinno ono obejmować następujący zakres tematyczny: 2
zarządzanie relacjami z klientami, budowanie relacji i obsługi różnych rodzajów klientów, poznawanie potrzeb klientów, utrzymanie i rozwój portfela klientów, wywieranie wpływu. 2) Zarządzanie czasem i organizacja pracy. Dwa szkolenia 2-dniowe dla dwóch różnych grup szkoleniowych ( 2 dni x 2 grupy = 4 dni). Powinno ono obejmować następujący zakres tematyczny: umiejętność koncentrowania się na priorytetach, planowanie swojego czasu, definiowanie celów, definiowanie zadań niezbędnych do realizacji celów. 3) Zarządzanie projektami. Dwa szkolenia 2-dniowe dla dwóch różnych grup szkoleniowych ( 2 dni x 2 grupy = 4 dni). Powinno ono obejmować następujący zakres tematyczny: podstawowe założenia zarządzania projektami, budowanie zespołu projektowego, role i odpowiedzialności w projektach, proces zarządzania projektem i jego składowe, narzędzia wykorzystywane w zarządzaniu projektami, harmonogram projektu, identyfikowanie ryzyka w projektach, realizacja projektu, zakończenie projektu, raportowanie i sprawozdawczość w projekcie. Poziomy szkoleń powinny być zróżnicowane. Jedno szkolenie przeznaczone jest dla osób początkujących. Drugie szkolenie przeznaczone jest dla osób mających doświadczenie w zarządzaniu projektami. 4) Sztuka wystąpień publicznych i prezentacji. Dwa szkolenia 2-dniowe dla dwóch różnych grup szkoleniowych (2 dni x 2 grupy = 4 dni). Jedno szkolenie realizowane będzie w języku polskim a drugie w języku angielskim. Powinno ono obejmować następujący zakres tematyczny: zasady przygotowania i realizowania prezentacji, zbudowanie ciekawego wystąpienia, struktura prezentacji, zapewnienie skutecznej komunikacji, techniki odpowiedzi na trudne pytania, 3
budowanie własnego wizerunku, zarządzanie emocjami. 5) Radzenie sobie z zastrzeżeniami Klienta w rozmowie telefonicznej. Trzy szkolenia 1-dniowe dla 3 różnych grup szkoleniowych (1 dzień x 3 grupy = 3 dni). Dwa szkolenia 1-dniowe dotyczące telemarketingu. Powinny one obejmować następujący zakres tematyczny: psychologia kontaktu z Klientem, techniki sprzedaży, techniki komunikacyjne, radzenie sobie z wątpliwościami i obiekcjami klienta, kontrola emocji. Jedno szkolenie 1-dniowe dotyczące obsługi przez telefon. Powinno ono obejmować następujący zakres tematyczny: budowanie relacji z klientem przez telefon, radzenie sobie z wątpliwościami i obiekcjami klienta, techniki komunikacyjne, techniki asertywnej komunikacji w trudnych sytuacjach. 6) Efektywna komunikacja (zewnętrzna i wewnętrzna). Dwa szkolenia 2-dniowe dla dwóch różnych grup szkoleniowych ( 2 dni x 2 grupy = 4 dni). Powinno ono obejmować następujący zakres tematyczny: rola komunikacji w organizacji, zespole, na poziomie indywidualnym, bariery w komunikacji, narzędzia i techniki efektywnego komunikowania się (komunikacja werbalna i niewerbalna), style komunikacyjne, komunikatywność jako postawa we współpracy z innymi, otwartość i przyjmowanie informacji zwrotnej, przekazywanie informacji zwrotnej, perswazja w relacjach zawodowych (w kontaktach biznesowych). 7) Warsztaty reklamacyjne. Dwa szkolenia 2-dniowe dla dwóch różnych grup szkoleniowych (2 dni x 2 grupy = 4 dni). Powinno ono obejmować następujący zakres tematyczny: sposoby obsługi reklamacji, techniki wspierające obsługę reklamacji (asertywność, przyjmowanie krytyki), zarządzanie reklamacjami. 4
8) Realizacja celów w określonych ramach czasowych. Trzy szkolenia 2-dniowe dla trzech różnych grup szkoleniowych (2 dni x 3 grupy= 6 dni). Powinno ono obejmować następujący zakres tematyczny: rodzaje celów i ich powiązania, różnica między celem a zadaniem, rozmowa o celach półrocznych i rocznych -precyzowanie oczekiwań oraz sposób ich realizacji, czego potrzebuję, aby być bardziej efektywnym i realizować cele, produktywność a wydajność, codzienne zarządzanie czasem przez cele planowanie, techniki planowania. Usługa obejmuje przeprowadzenie łącznie 15 szkoleń 2-dniowych oraz 3 szkoleń 1- dniowych, każde dla średnio 12 uczestników. Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych - istnieje możliwość wyboru kilku oferentów, na realizację przedmiotu zamówienia. Kod przedmiotu zamówienia w oparciu o Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 80500000-9 Usługi szkoleniowe Planowany termin realizacji szkoleń to: TERMIN SZKOLENIA Czerwiec 2012 Lipiec 2012 SZKOLENIE -Zarządzanie czasem i organizacja pracy -Budowanie relacji z Klientem -Radzenie sobie z zastrzeżeniami Klienta w rozmowie telefonicznej -Zarządzanie projektami Sierpień 2012 -Efektywna komunikacja (zewnętrzna i wewnętrzna) -Radzenie sobie z zastrzeżeniami Klienta Wrzesień 2012 w rozmowie telefonicznej -Sztuka wystąpień publicznych i prezentacji ( język angielski) -Zarządzanie projektami Październik 2012 -Zarządzanie czasem Listopad 2012 Luty 2013 -Warsztaty reklamacyjne -Radzenie sobie z zastrzeżeniami Klienta w rozmowie telefonicznej 5
Marzec 2013 Maj 2013 Czerwiec 2013 Wrzesień 2013 Październik 2013 -Warsztaty reklamacyjne -Efektywna komunikacja (zewnętrzna i wewnętrzna) -Budowanie relacji z Klientem -Sztuka wystąpień publicznych i prezentacji -Realizacja celów w określonych ramach czasowych -Realizacja celów w określonych ramach czasowych -Realizacja celów w określonych ramach czasowych Kryteria dostępu: W postępowaniu mogą wziąć udział wyłącznie oferenci, którzy spełniają poniższe kryteria dostępu przedstawiając w tym celu opis kwalifikacji i doświadczenia trenera/ów, propozycję programu szkolenia, koszt szkolenia oraz referencje Klientów i podpisane Oświadczenie: Doświadczenie w prowadzeniu szkoleń w zakresie zgodnym z przedmiotem zamówienia (tematyka szkoleń): - Wymagania dla każdego trenera dedykowanego do realizacji szkoleńprzeprowadzenie, co najmniej 30 dni szkoleniowych z tematyki zgodnej z przedmiotem zamówienia w ciągu ostatnich 3 lat. Należy podać nazwy/tytuły szkoleń wraz z krótkim opisem zawartości tematycznej, liczbę dni, krótki opis grupy docelowej, dla której realizowane były szkolenia oraz termin realizacji (miesiąc/rok); - Wymagania dla oferenta w celu zapewnienia wysokiej, powtarzalnej jakości świadczonych usług oferent powinien na stałe współpracować z trenerami dedykowanymi do Projektu (stwierdzone na podstawie oświadczenia oferenta). Przedstawienie propozycji założeń programowych szkoleń, które odpowiedzą na potrzeby szkoleniowe zawarte w opisie przedmiotu zamówienia. Potwierdzona skuteczność dotychczas prowadzonych usług szkoleniowych referencje Klientów. Należy przedstawić nie mniej niż 2 referencje, nie starsze niż 3 lata od daty składania ofert Złożona oferta nie przekracza kwoty założonej w budżecie projektu Oferta powinna zawierać cenę netto pojedynczego dnia szkoleniowego oraz cenę netto przeprowadzenia szkolenia/szkoleń, czyli całkowitą wartość netto zamówienia Cena za szkolenie obejmuje całkowity koszt logistyczny dla trenera: zakwaterowanie, wyżywienie, przejazd, parking, itp. oraz materiały szkoleniowe dla uczestników. Atlantic Fund Services Sp. z o.o. nie ponosi żadnych dodatkowych kosztów poza zaoferowaną ceną szkolenia. Spełnienie wymogów formalnych - dotyczy złożenia podpisanej oferty zgodnie z powyższymi kryteriami dostępu oraz podpisanego oświadczenia Oferenta (załącznik nr 1 niniejszego zaproszenia do składania ofert). 6
Kryteria oceny oferty: A. Cena W ramach tego kryterium oferty zostaną ocenione w następujący sposób: 1. Ranking wg cen usług w przypadku n ofert, oferta o najniższej cenie otrzymuje n punktów, a kolejne n-1, n-2, itd. B. Jakość proponowanych usług W ramach tego kryterium oferty zostaną ocenione pod względem założeń programowych szkolenia i referencji klientów w następujący sposób: 1. 0-2 pkt.: oferta spełnia minimalne wymagania (zawarte w kryterium dostępu) oferta spełnia dodatkowe działania (wykraczające poza zakres i pułap z kryterium dostępu) 2. Ranking wg informacji przedstawionych w ofercie - w przypadku n ofert, oferta o najwyższej jakości otrzymuje n punktów, a kolejne n-1, n-2, itd. C. Doświadczenie Oferenta W ramach tego kryterium oferty zostaną ocenione pod względem doświadczenia Oferenta w prowadzeniu szkoleń zgodnych z tematyką przedmiotu zamówienia (liczba dni przeprowadzonych szkoleń powyżej 30 wymaganych w ramach kryterium dostępu) i kwalifikacji Trenerów: 1. 0-2 pkt.: oferta spełnia minimalne wymagania (kryterium dostępu) oferta spełnia dodatkowe działania (wykraczające poza zakres i pułap z kryterium dostępu) 2. Ranking wg liczby dni szkoleniowych przeprowadzonych przez oferenta - w przypadku n ofert, oferta z największym doświadczeniem otrzymuje n punktów, a kolejne n pkt -1, n pkt -2, itd. 3. Ranking wg liczby dni szkoleniowych przeprowadzonych przez oferenta bez dofinansowania - w przypadku n ofert, oferta z największym doświadczeniem otrzymuje n x 1,5 punktów, a kolejne n x 1,5 pkt -1, n x 1,5 pkt -2, itd. 4. Ranking wg liczby trenerów współpracujących na stałe z oferentem - w przypadku n ofert, oferent z największym zapleczem trenerskim otrzymuje n punktów, a kolejne n- 1, n-2, itd. D. Dotychczasowa dobra współpraca z Zamawiającym Dobra współpraca oznacza zrealizowanie usługi w stopniu co najmniej zadowalającym. W ramach tego kryterium oferty zostaną ocenione w następujący sposób: 1. 0-1 pkt.: spełnia/nie spełnia dotyczy zakresu świadczonych usług udokumentowanych oświadczeniem wskazującym czego dotyczyła współpraca i terminu wykonania usługi. 7
Oferent/ci o największej liczbie punktów zostanie/ną zaproszeni do współpracy (tabela przyznawania punktacji w załączeniu). Jeżeli nie będzie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na uzyskanie tej samej punktacji prze więcej niż jednego oferenta Zamawiający przeprowadzi negocjacje z Oferentami. Informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty: Informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty/ofert zostanie przekazana w formie pisemnej (elektronicznej). Zamawiający zobowiązuje się do zachowania tajemnicy handlowej. Oferentom zostanie przekazana informacja o zakończeniu i wyniku postępowania, natomiast nie będą przekazywane protokoły wyboru ani inne dokumenty związane z postępowaniem, mogące mieć wpływ na ujawnienie szczegółów złożonych ofert. Informacja o terminie i miejscu podpisania umowy: Zamawiający podpisze umowę z Oferentem/ami, który przedłoży/żą najkorzystniejszą ofertę. O miejscu i terminie podpisania umowy Zamawiający powiadomi wybranego/ych Oferenta/ów. Uwaga! Z postępowania wykluczeni są oferenci, którym na mocy Wytycznych MRR w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL. Zamawiający nie może udzielić zamówienia. Atlantic Fund Services Sp. z o.o. nie udzieli zamówienia podmiotom powiązanym z nim osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Atlantic Fund Services Sp. z o.o. lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Atlantic Fund Services Sp. z o.o. lub osobami wykonującymi w imieniu Atlantic Fund Services Sp. z o.o. czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji; c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta pełnomocnika; d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Zawartość oferty Oferta powinna zawierać informacje niezbędne do oceny w ramach powyższych kryteriów dostępu i oceny ofert. Oferta nie spełniająca kryteriów dostępu nie będzie brana pod uwagę w ocenie. 8
Oferta powinna być sporządzona w języku polskim, pismem czytelnym. Oferta musi zostać podpisana zgodnie z zasadami reprezentacji wskazanymi we właściwym rejestrze lub ewidencji. Jeżeli Oferenta reprezentuje pełnomocnik, do oferty należy dołączyć pełnomocnictwo, podpisane przez osobę uprawnioną zgodnie z wpisem do właściwego rejestru lub ewidencji. Poprawki w ofercie muszą być naniesione czytelnie oraz opatrzone podpisem osoby podpisującej ofertę. Zamawiający zastrzega sobie możliwość żądania w toku postępowania udzielenia dodatkowych informacji oraz uzupełnień oferty przez Oferentów, a także możliwość zorganizowania spotkań z oferentami. Do oferty należy załączyć oświadczenie, którego wzór załączono do zapytania. Atlantic Fund Services Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo do odwołania zaproszenia i odstąpienia od negocjacji bez podania przyczyn. Z tego tytułu nie przysługują Oferentom żadne roszczenia wobec Atlantic Fund Services Sp. z o.o. Niniejsze zapytanie ofertowe nie zobowiązuje Atlantic Fund Services Sp. z o.o. do żadnego określonego działania. Atlantic Fund Services Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo wyboru kolejnej najlepszej oferty w przypadku rezygnacji z podpisania umowy przez Oferenta, który został wybrany. Z chwilą złożenia oferty, Oferent zobowiązany jest nie ujawniać publicznie ani osobom trzecim, bez uprzedniej pisemnej zgody Atlantic Fund Services Sp. z o.o. faktu złożenia oferty, prowadzenia i zakończenia negocjacji. Wszelkie koszty przygotowania i złożenia oferty ponosi Oferent. Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych. Uprzejmie prosimy o mailowe potwierdzenie otrzymania niniejszego zaproszenia. Termin składania ofert: Oferty powinny być dostarczone do Atlantic Fund Services Sp. z o.o. drogą elektroniczną na adres mailowy: projekt.efs@atlanticfundservices.eu lub pocztą zwykłą na nazwisko Ewa Wiśniewska lub osobiście do siedziby Zamawiającego w terminie do 16 maja 2012 roku. Pytania dotyczące zaproszenia do składania ofert prosimy kierować wyłącznie drogą mailową na adres projekt.efs@atlanticfundservices.eu do dnia 11 maja 2012 roku. Odpowiedzi będą udzielane mailowo na adres mailowy podany przez zgłaszającego pytanie w ciągu 3 dni od wpłynięcia zapytania. Dane zamawiającego: Atlantic Fund Services Sp. z o.o. ul. Cybernetyki 21 02-677 Warszawa NIP: 527-103-37-87 9
ZAŁĄCZNIK NR 1. Wzór oświadczenia oferenta: Oświadczenie Oświadczamy, że..pełna nazwa Oferenta 1. Nie posiada zaległości z tytułu należności publicznoprawnych, 2. Nie pozostaje pod zarządem komisarycznym, nie znajduje się w toku likwidacji, postępowania upadłościowego, postępowania naprawczego, 3. Osoby będące członkami jego organów zarządzających bądź wspólnikami nie zostały skazane prawomocnym wyrokiem za przestępstwa: składania fałszywych zeznań, przekupstwa, przeciwko mieniu, wiarygodności dokumentów, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, obrotowi gospodarczemu, systemowi bankowemu, karnoskarbowe albo inne związane z wykonywaniem działalności gospodarczej lub popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych, 4. Posiada uprawnienia do wykonywania działalności będącej przedmiotem ofert 5. Posiada niezbędny potencjał techniczny, 6. Znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie Zamówienia. 7. Nie podlega wykluczeniu z postępowania o udzielenie Zamówienia na podstawie art. 24 ust. 1 i ust. 2 Ustawy Prawo Zamówień Publicznych. 8. Nie jest podmiotem powiązanym z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji; c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta pełnomocnika; d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Podpis i pieczątka Oferenta 10