Kwalifikowalność wydatków

Kwalifikowalność wydatków w ramach działania 13.1 Infrastruktura szkolnictwa wyższego Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko Prowadzący: Wojciech Motelski ElŜbieta Dębkowska Ośrodek Przetwarzania Informacji 01 1

Szkolenie jest finansowane ze środków Unii Europejskiej oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Operacyjnego Infrastruktura Środowisko 02 2

Podstawa prawna Rozdział 1 Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko z dnia 03.09.2009r Krajowe wytyczne dotyczące kwalifikowania wydatków w ramach fudnuszy strukturalnych i Funduszu Spójności w okresie programowania 2007-2013 z dnia 17 grudnia 2008 03 3

Podstawa prawna Wytyczne dotyczą wszystkich wydatków kwalifikowanych ponoszonych przez beneficjenta zarówno w zakresie współfinansowania krajowego jak i środków wspólnotowych w ramach realizacji projektu współfinansowanego z Funduszu Spójności albo Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 04 4

Podstawa prawna Poprzednie wersje Wytycznych z zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko: -Z dnia 12 maja 2009r. -Z dnia 19 grudnia 2007r. -Z dnia 19 czerwca 2007r. -Do oceny kwalifikowalności poniesionych wydatków (na etapie wniosku o płatność) stosuje się wersję Wytycznych obowiązującą w dniu poniesienia wydatku -W przypadku, kiedy wytyczne dotyczące kwalifikowania wydatków na dzień dokonywania oceny wydatków są korzystniejszedla Beneficjenta, niż wytyczne dotyczące kwalifikowania wydatków aktualnych na dzień ponoszenia wydatku, stosuje się wytyczne dotyczące kwalifikowania wydatków obowiązujące na dzień dokonywania oceny wydatku 05 5

Co to są wydatki kwalifikowalne? Za wydatki kwalifikowalne rozumie się wyłącznie wydatki (lub koszty) niezbędne dla realizacji projektu, ujęte w umowie o dofinansowanie i poniesione zgodnie z dokumentem NSRO 2007-2013 Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO IiŚ. 06 6

Zasady kwalifikowania wydatków Wydatek kwalifkowalny to: Wydatek faktycznie poniesiony(w znaczeniu kasowym) Wydatek efektywny (zapewniający osiągnięcie najlepszego efektu przy możliwie najniższych kosztach) Wydatek oparty na prawnie wiążącej umowie, porozumieniu lub dokumencie (chyba, że ogólnie przyjęta zasada nie wymaga podpisywania umowy np..: bilety PKP) 07 7

Zasady kwalifikowania wydatków Wydatek poniesiony zgodnie z obowiązującym prawem polskim oraz wspólnotowym (szczególnie w obszarach zamówień publicznych, ochrony środowiska i przyrody, pomocy publicznej i rachunkowości) Wydatek poniesiony przez beneficjenta lub podmiot przez niego upoważniony (gdy przewiduje to umowa) na rzecz podmiotu będącego stroną umowy(wykonawca) Wydatek wskazany we wniosku o dofinansowanie oraz umowie o dofinansowanie 08 8

Ocena kwalifikowalności wydatków Podrozdział 4.1 Etapy oceny kwalifikowalności wydatku Wniosek o dofinansowanie potencjalna kwalifikowalność wydatków Weryfikacja wniosku o płatność Kontrola na miejscu realizacji projektu Kontrola procedur zawierania umów dla zadań objętych projektem 09 9

Okres kwalifikowania wydatków Podrozdział 5.1 To okres, w którym mogą być ponoszone wydatki kwalifikowalne. Zostanie on określony w umowie o dofinansowanie, jednak nie może wykraczać poza ramy czasowe okresu kwalifikowania wydatków w ramach PO IiŚ: Początek okresu kwalifikowania wydatków dla PO IiŚ 1 stycznia 2007r. Koniec okresu kwalifikowania wydatków dla PO IiŚ 31 grudnia 2015r. (zasada n+2). 10 10

Okres kwalifikowania wydatków Podrozdział 5.1.4 Może wystąpić sytuacja, w której termin wypłaty tzw. kwoty zatrzymanej (tj. części należności na rzecz wykonawcy zatrzymanej przez zamawiającego na podstawie postanowień zawartej umowy) przekroczy termin końcowej daty ponoszenia wydatków kwalifikowalnych określonej w umowie o dofinansowanie. Zgodnie z przyjętym systemem, wydatek stanowiący zwrot kwot zatrzymanych, który nastąpi po upływie tej daty, będzie stanowił wydatek niekwalifikowalny. W związku z powyższym beneficjent powinien tak określić termin realizacji projektu we wniosku o dofinansowanie, aby w okresie kwalifikowania wydatków dla projektu uwzględniony był okres gwarancyjny, po upływie którego następuje zwrot kwot zatrzymanych lub zastosować inne rozwiązanie np. gwarancja instytucji finansowej 11 11

Wydatki faktycznie poniesione oraz koszty nie związane z przepływem środków Podrozdział 5.2 Jedynie wydatek faktycznie poniesiony może być uznany za kwalifikowalny. Pod pojęciem wydatku faktycznie poniesionego należy rozumieć wydatek faktycznie zrealizowany w znaczeniu kasowym -jako rozchód środków pieniężnych z rachunku bankowego lub kasy beneficjenta. Data poniesienia wydatku to dzień, w którym nastąpił rozchód środków pieniężnych z rachunku bankowego lub kasy bądź zapłata za fakturę gotówkową beneficjenta, lub innego podmiotu upoważnionego do ponoszenia wydatków kwalifikowalnych. Jedynym wyjątkiem od warunków przedstawionych powyżej są koszty związane z wkładem niepieniężnym lub amortyzacją w zakresie, w jakim zgodnie z Wytycznymi mogą być uznane za kwalifikowalne. 12 12

Wydatki faktycznie posinione oraz koszty nie związane z przepływem środków Podrozdział 5.2 Za kwalifikowalne mogą być uznane zaliczki (na określony cel) wypłacone na rzecz wykonawcy, jeżeli zostały wypłacone zgodnie z postanowieniami umowy zawartej pomiędzy beneficjentem lub innym podmiotem upoważnionym do ponoszenia wydatków kwalifikowalnych(zamawiającym) a wykonawcą oraz jeżeli zostały wypłacone zgodnie z rozporządzeniem Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 7 września 2007 r. w sprawie wydatków związanych z realizacją programów operacyjnych wydanym na podstawie art. 208 ust. 2 ustawy o finansach publicznych. 13 13

Wymóg zgodności z projektem i efektywności Podrozdział 5.3 jedynie wydatki bezpośrednio związane z realizacją projektu, poniesione zgodnie z postanowieniami umowy o dofinansowanie zawartej w Beneficjentem (w tym zgodne z zakresem projektu) mogą być uznane za kwalifikowane za kwalifikowany może być uznany jedynie wydatek efektywny tj. wydatek zapewniający osiągnięcie najlepszego efektu przy możliwie najniższych kosztach w przypadku wydatków ponoszonych na podstawie umów zawartych z zastosowaniem ustawy Pzp istnieje domniemanie, iż wymóg efektywności poniesienia wydatku jest zachowany 14 14

Wymóg zgodności z projektem i efektywności Podrozdział 5.3 Ciężar udowodnienia, iż wydatek został poniesiony z zachowaniem osiągnięcia najlepszego efektu przy możliwie najniższych kosztach spoczywa na beneficjencie. Za dokumenty potwierdzające, iż poniesiony wydatek jest efektywny będą uznane wszelkie dokumenty potwierdzające, że beneficjent dołożył należytych starań, aby zapewnić osiągnięcie możliwie najlepszego efektu przy możliwie najniższych w danej sytuacji kosztach. Obowiązek dokonywania rozeznania rynku(jeśli jest to możliwe), w przedstawionych w niniejszym punkcie okolicznościach, powinien być odzwierciedlony w procedurach beneficjenta. 15 15

Wymóg zgodności z projektem i efektywności Podrozdział 5.3 w przypadku wydatków poniesionych na podstawie umów, do których nie ma zastosowania ustawa Pzp oraz, które nie zostały zawarte na drodze aukcji albo przetargu w rozumieniu przepisów K.c, * beneficjent powinien posiadać, o ile to możliwe, dokumenty potwierdzające rozeznanie rynku, wskazujące, iż dana usługa, robota lub dostawa została wykonana po cenie nie wyższej od ceny rynkowej jeżeli w danym przypadku rozeznanie rynku nie jest możliwe, beneficjent powinien wskazać okoliczności uzasadniające konieczność udzielenia danego zamówienia bez rozeznania rynku *z zastrzeżeniem postanowień Podrozdziału 5.5 pkt 5 lit. c i d 16 16

Rozeznanie rynku ( Podrozdział 5.3 Wymóg zgodności z projektem i efektywności) Czy istnieje konieczność dokumentowania przeprowadzonego rozeznania rynku również przy zakupach o niskiej wartości, dla których nie jest wymagana forma pisemna dla zawierania umów? Rozeznania rynku dokonuje się w przypadku wydatków poniesionych na podstawie umów, do których nie ma zastosowania ustawa o Pzp oraz które nie zostały zawarte w drodze aukcji albo przetargu, w rozumieniu przepisów k.c. Rozeznanie rynku powinno być potwierdzone dokumentami, wskazującymi, iż dana usługa, robota lub dostawa została wykonana po cenie wyższej od ceny rynkowej. Wytyczne nie wskazują kwoty wydatku, od której rozeznanie rynku należy stosować, a poniżej której rozeznanie jest niepotrzebne, zatem rozeznanie rynku dotyczy każdego wydatku. 17 17

Rozeznanie rynku ( Podrozdział 5.3 Wymóg zgodności z projektem i efektywności) Jakie formy dokumentów potwierdzających rozeznanie rynku są wystarczające do uznania wydatku za kwalifikowany? skierowanie zapytania ofertowego do potencjalnych wykonawców wraz z otrzymanymi ofertami wydruk ze stron internetowych przedstawiających oferty potencjalnych wykonawców pismo wydruk listu elektronicznego wydruk strony internetowej przedstawiającej oferty lub informacje handlowe oferty lub informacje handlowe przesłane przez wykonawców z własnej inicjatywy Notatka potwierdzająca przeprowadzenie rozmów telefonicznych nie będzie uznawana 18 18

Dokumentowanie wydatków kwalifikowanych ( Podrozdział 5.4 ) Wydatki kwalifikowane muszą być oparte na prawnie wiążących umowach, rozumieniach i dokumentach. Zatem niezbędne jest posiadanie przez Beneficjenta należytej dokumentacji będącej podstawą poniesienia wydatku. Wydatek faktycznie poniesiony powinien być poparty: a) Fakturą z oznaczeniem zapłaty lub dokumentem księgowym o równoważnej wartości dowodowej oraz b) potwierdzeniem płatności na rzecz wykonawcy w postaci wyciągu z rachunku bankowego lub dokumentów potwierdzających dokonanie płatności gotówką 19 19

Dokumentowanie wydatków kwalifikowanych ( Podrozdział 5.4 ) Przez dokument o równoważnej wartości dowodowej, należy rozumie każdy dokument przedstawiony przez Beneficjenta w celu potwierdzenia, że zapis księgowy podaje prawdziwy i rzetelny obraz transakcji faktycznie wykonanych, zgodnie z ustawą o rachunkowości Przez dokument potwierdzający dokonanie płatności gotówkowej należy rozumieć: -fakturę lub dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej z określeniem gotówkowej formy płatności lub oznaczeniem zapłacono gotówką lub -dokument Kasa przyjmie (KP) lub Kasa wypłaci (KW) zawierający odniesienie do faktury lub dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej (którego dotyczy KP/KW), datę dokonania płatności wraz z raportem kasowym 20 20

Dokumentowanie wydatków kwalifikowanych ( Podrozdział 5.4 ) Zgodnie z art. 60 lit. d rozporządzenia ogólnego, beneficjent jest zobowiązany do prowadzenia dla projektu odrębnej ewidencji księgowej kosztów, wydatków i przychodów lub stosowania w ramach istniejącego informatycznego systemu ewidencji księgowej odrębnego kodu księgowego umożliwiającego identyfikację wszystkich transakcji oraz poszczególnych operacji bankowych związanych z projektem oraz zapewnienia, że operacje gospodarcze są ewidencjonowane zgodnie z obowiązującymi przepisami. 21 21

Dokumentowanie wydatków kwalifikowanych ( Podrozdział 5.4 ) Czy wystarczającym dokumentem potwierdzającym zapłatę jest wydruk elektroniczny? Czy też dodatkowo należy wymagać od Beneficjentów kopii wyciągów bankowych? Wystarczającym dokumentem potwierdzającym zapłatę są wydruki elektroniczne opatrzone formułą: Wygenerowane elektroniczne potwierdzenie przelewu art. 7 Ustawy Prawo Bankowe (Dz. U. Nr 140 z 1997 r. poz 939 z późniejszymi zmianami). Nie wymaga podpisu ani stempla Dowody zapłaty sporządzone w postaci wydruku elektronicznego uznawane są za oryginały i nie ma koniczności ich potwierdzenia za zgodność z oryginałem. 22 22

Zgodność z przepisami prawa ( Podrozdział 5.5 ) Wydatki poniesione na podstawie umowy, która została zawarta z naruszeniem prawa, lub poniesione z naruszeniem prawa mogą zostać uznane za niekwalifikowalnew całości lub w części, w zależności od wagi tego naruszenia. Beneficjent jest zobowiązany do zawierania umów z wykonawcami dla zadań objętych projektem zgodnie z przepisami ustawy Pzp w przypadku, gdy wymóg jej stosowania wynika z tej ustawy. Beneficjent jest zobowiązany zawierać Umowy w sposób efektywny, zachowując przy tym formę pisemną chyba że odrębne przepisy wymagają innej formy szczególnej, Wymóg zawarcia umowy w formie pisemnej nie dotyczy umów, dla których ogólnie przyjętą praktyką jest zawieranie danej umowy bez zachowania formy pisemnej (np. zakup biletów), umów, których wartość nie przekracza 2000 PLN bez VAT 23 23

Zgodność z przepisami prawa ( Podrozdział 5.5 ) Beneficjent nie może, w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy Pzp lub w celu uniknięcia stosowania trybu przetargu zgodnie z K.c., dzielić zamówienia na części lub zaniżać jego wartości. 24 24

Podmiot dokonujący wydatków kwalifikowalnaych ( Podrozdział 5.6 ) Tylko wydatki poniesione przez Beneficjenta lub inny podmiot wskazany w umowie o dofinansowanie mogą być uznane za kwalifikowalne. 25 25

Zakaz podwójnego finansowania Podrozdział 5.8 Podwójnym finansowaniem jest: zrefundowanie tego samego wydatku w ramach dwóch różnych projektów współfinansowanych ze środków funduszy strukturalnych lub Funduszu Spójności zrefundowanie poniesionego podatku VAT ze środków funduszy strukturalnych lub FS, a następnie odzyskanie tego podatku ze środków budżetu państwa w oparciu o ustawę VAT zakupienie środka trwałego z udziałem środków dotacji krajowej, a następnie zrefundowanie kosztów amortyzacji tego samego środka trwałego w ramach funduszy strukturalnych lub FS 26 26

Projekty generujące dochód Podrozdział 5.9 Dochody incydentalne i Kary Umowne Projekt generującym dochód to jakakolwiek operacja obejmująca inwestycję w infrastrukturę, korzystanie z której podlega opłatom ponoszonym bezpośrednio przez korzystających lub jakakolwiek operacja pociągającą za sobą sprzedaż gruntów lub budynków, lub jakiekolwiek inne odpłatne świadczenie usług Dochody incydentalne -to dochody, które występują podczas realizacji projektu (np.: ze sprzedaży drewna, które jest wynikiem przygotowania terenu pod inwestycję) nie stanowią dochodu w rozumieniu rozporządzenia ogólnego, ponieważ nie są wynikiem działalności operacyjnej projektu. Jeśli dochody incydentalne (w szczególności kary umowne) są istotne powinny być uwzględnione podczas obliczania luki finansowej. 27 27

Projekty generujące dochód Podrozdział 5.9 Dochody incydentalne i Kary Umowne W przypadku kar umownych, gdy wykonawca nie dokonuje bezpośredniej płatności kary umownej na rzecz Beneficjenta, ale kwota kary umownej jest np.. potrącana z płatności za daną fakturę, za wydatek kwalifikowany może być uznany jedynie wydatek faktycznie poniesiony, natomiast dodatkowe wydatki poniesione przez Beneficjetna wskutek niewywiązania się przez wykonawcę z postanowień umownych mogą być uznane za kwalifikowane, pod warunkiem, że zostaną odpowiednio udokumentowane 28 28

Projekty generujące dochód Podrozdział 5.9 Dochody incydentalne i Kary Umowne Czy jeżeli wykonawca umowy przekaże Beneficjentowi karę umowną w związku z niewywiązaniem się z postanowień Umowy, to czy otrzymana kara umowna powinna pomniejszać dofinansowanie projektu. Dochody incydentalne (w tym również kary umowne) występujące podczas realizacji projektu nie stanowią dochodu w rozumieniu rozporządzenia ogólnego, ponieważ nie są wynikiem działalności operacyjnej projektu Jeśli jednak dochody te są istotnepowinny być uwzględnione podczas luki finansowej dla projektu oraz wykorzystane do sfinansowania części kosztów inwestycyjnych projektu 29 29

Projekty generujące dochód Podrozdział 5.9 Dochody incydentalne i Kary Umowne Czy wydatki poniesione przez Beneficjenta w skutek niewywiązania się Wykonawcy z postanowień umowy stanowią wydatek kwalifikowany? W przypadku gdy kara umowna została potrącona z płatności na rzecz wykonawcy, dodatkowe wydatki mogą być uznane za kwalifikowane ponieważ: wydatki kwalifikowane zostały pomniejszone o uzyskany przychód wydatki związane z tym przychodem powinny być uznane za kwalifikowalne W przypadku gdy kara umowna płacona jest odrębnym przelewem (tzn. nie pomniejsza kwoty wydatków kwalifikowanych), powinna być w pierwszej kolejności przeznaczona na pokrycie wydatków związanych z niewywiązywaniem się przez Wykonawcę z Umowy. 30 30

Kategorie wydatków kwalifikowalnych: Rozdział 6 Sczegółowe warunki dotyczące kwalifikowania wydatków Przygotowanie projektu Zarządzanie projektem Nabycie nieruchomości Budowaimontaż Sprzęt i wyposażenie Działania informacyjne i promocyjne Podatekodtowarówiusług(VAT) Niezbędne opłaty Inne kategorie wydatków 31 31

Przygotowanie projektu Przygotowaniem projektu jest fazą wstępną realizacji przedsięwzięcia. Wydatki kwalifikowalne w tej kategorii to niezbędne wydatki poniesione na przygotowanie koniecznych dokumentów, takich jak: dokumentacja projektowa dokumentacja techniczna studium wykonalności raport oddziaływania na środowisko dokumentacja przetargowa master plan (jeśli jest niezbędny) wydatki dot. opłat związanych z uzyskaniem niezbędnych decyzji administracyjnych 32 32

Przygotowanie projektu (Podrozdział 6.1) Uwagi: 1. Wydatki poniesione na wypełnienie formularza wniosku o dofinansowanie nie są wydatkami kwalifikowalnymi (chyba że wniosek wypełniany jest przez pracownika Beneficjanta i wydatek ten zakwalifikowany jest to wydatków osobowych) Limit wydatków na przygotowanie projektu (*): Wydatki kwalifikowane na przygotowanie dokumentacji projektowej 8% x Całkowite wydatki projektu (równieŝ niekawlifikowane) z uwzględnieniem wydatków związanych z przygotowaniem dokumentacji dotyczy tylko projektów z listy indykatywnej 33 33

Przygotowanie projektu (Podrozdział 6.1) W przypadku, gdy przygotowanie projektu jest częścią projektu inwestycyjnego, warunkiem koniecznym uznania wydatków związanych z przygotowaniem projektu za kwalifikowane jest ich wskazanie we wniosku o dofinansowanie oraz w umowie o dofinansowanie Wydatki poniesione na wynagrodzenia pracowników przygotowujących dokumentację powinny spełniać warunki wskazane w Podrozdziale 6.2 (Zarządzanie projektem) pkt 3 (Wydatki osobowe). 34 34

Zarządzanie projektem Podrozdział 6.2 Warunkiem koniecznym uznania wydatków z tej kategorii za kwalifikowalne jest ich szczegółowe opisanie oraz uzasadnienie we wniosku o dofinansowanie oraz zatwierdzenie w umowie o dofinansowanie. Ich łączna kwota w ramach kategorii musi spełniać jednocześnie dwie nierówności: x 250 000 PLN + 3% całkowitych wydatków kwalifikowanych projektu x 20% całkowitych wydatków kwalifikowanych projektu. 35 35

Zarządzanie projektem (Podrozdział 6.2) Do wydatków związanych z zarządzaniem projektem zalicza się: Wydatki związane z nadzorem nad robotami budowlanymi Koszty ogólne Wydatki osobowe Wydatki związane z zakupem i instalacją informatycznych systemów wspomagających zarządzanie i monitorowanie Pozostałe wydatki związane z realizacją projektu (np.: ekspertyzy, doradztwo finansowe, szkolenia, podróże służbowe, koszty w wysokości odpisów amortyzacyjnych wykorzystania sprzętu i wyposażenia) 36 36

Wydatki związane z nadzorem nad robotami budowlanymi (Podrozdział 6.2) Wydatki związane z zapewnieniem odpowiedniego, zgodnego z prawem, nadzoru nad prowadzonymi robotami budowlanymi mogą być uznane za kwalifikowalnezarówno w przypadku, gdy zawierany jest odrębny kontrakt na nadzór nad robotami budowlanymi, jak również, gdy nadzór nad robotami budowlanymi jest realizowany przez pracowników beneficjenta posiadających odpowiednie kwalifikacje. 37 37

Wydatki związane z nadzorem nad robotami budowlanymi (Podrozdział 6.2) Wydatki związane z zapewnieniem odpowiedniego, zgodnego z prawem, nadzoru nad prowadzonymi robotami budowlanymi mogą być uznane za kwalifikowane zarówno w przypadku, gdy zawierany jest odrębny kontrakt na nadzór nad robotami budowlanymi, jak również gdy nadzór nad robotami jest realizowany przez pracowników beneficjenta posiadających odpowiednie kwalifikacje. 38 38

Koszty ogólne (Podrozdział 6.2) Przez koszty ogólne należy rozumieć koszty, które nie mogą zostać bezpośrednio przyporządkowane do konkretnego produktu lub usługi. Do kategorii kosztów ogólnych należą m.in. koszty administracyjne, w tym opłaty czynszowe, za wynajem, za energię, ogrzewanie w okresie przygotowania bądź realizacji projektu. Koszty ogólne mogą być uznane za kwalifikujące się do wsparcia w ramach PO IiŚ, jeśli zostaną spełnione następujące warunki: kalkulacja tych kosztów jest oparta na rzeczywistych kosztach związanych z realizacją danego projektu lub koszty te zostały wyodrębnione jako odpowiednia proporcja kosztów ogólnych związanych bezpośrednio z realizacją projektu, zgodnie z należycie uzasadnioną, rzetelną i bezstronna metodologią Kalkulacja opłat czynszowych powinna być należycie udokumentowana i okresowo weryfikowana. 39 39

Koszty ogólne (Podrozdział 6.2) Koszty amortyzacji siedziby beneficjenta lub wydatki poniesione na podatek od nieruchomości siedziby beneficjenta nie będą uznane za kwalifikowalne. 40 40

Wydatki osobowe poniesione na wynagrodzenia pracowników zaangażowanych w realizację PO IiŚ (Podrozdział 6.2) Koszty wynagrodzenia (wszystkie składniki wynagrodzenia) pracowników (osób zatrudnionych na umowę o pracę) ponoszone za okres, w którym pracownik wykonywał pracę związaną z projektem, mogą stanowić wydatek kwalifikowalny Kwalifikowalne może być wynagrodzenia nowych pracowników zatrudnionych do realizacji projektu lub wynagrodzenie wcześniej zatrudnionych pracowników (w przypadku pisemnego ich oddelegowania). 41 41

Wydatki osobowe poniesione na wynagrodzenia pracowników zaangażowanych w realizację PO IiŚ (Podrozdział 6.5) Wydatki osobowe mogą stanowić wydatek kwalifikowany w proporcji, w jakiej dany pracownik poświęca swój czas na zadania związane z projektem Beneficjenci deklarujący wydatki na wynagrodzenia jako kwalifikowane musza posiać regulaminy wynagradzania, z którymi muszą być zgodne deklarowane wydatki. 42 42

Wydatki osobowe poniesione na wynagrodzenia pracowników zaangażowanych w realizację PO IiŚ (Podrozdział 6.2) Dokumentowanie wydatków Zakres zadań danego pracownika związany z realizacją projektu (konkretny, jednoznaczny i wyczerpujący), jak również proporcji w jakiej pracownik wykonuje zadania na rzecz projektu, musza być zawarte w opisie stanowiska lub zakresie obowiązków; musza być podpisane przez pracownika i pracodawcę Dopuszczalne jest rozliczanie czasu pracy w projekcie na podstawie kart czasu pracy wtedy należy przedstawić opis stanowiska lub zakres zadań, ale ez wskazania proporcji 43 43

Wydatki osobowe poniesione na wynagrodzenia pracowników zaangażowanych w realizację PO IiŚ (Podrozdział 6.2) Dokumentowanie wydatków Beneficjent składając wniosek o płatność musi załączyć oświadczenie, iż wydatki na wynagrodzenia uwzględnione we wniosku dotyczą wyłącznie pracy zwianej z projektem, Dla celów kontroli (w tym kontroli wniosków o płatność) zaleca się prowadzenie ewidencji spraw, którymi dany pracownik zajmował się w okresach miesięcznych, Beneficjent podczas kontroli powinien na wniosek podmiotu kontrolującego uzasadnić (w oparciu o dostępne dokumenty lub opracowania) wysokość wynagrodzenia pracowników (pomimo zgodności ich z regulaminem wynagradzania) Beneficjenta obowiązują również wszystkie dokumenty i formaty rozliczania wynagrodzeń wprowadzone przez OPI strona www.poiis.opi.org.pl 44 44

Zarządzanie projektem (Podrozdział 6.2) Jeśli koszty wynagrodzenia pracownika Beneficjenta związane są z realizacją przedmiotu projektu a nie są związane z zarządzaniem projektem, to do jakiej kategorii je przyporządkować? wydatek ten nie jest wliczany do limitu wydatków kwalifikowanych związanych z zarządzaniem projektem wydatek ten będzie przyporządkowany do kategorii zgodnie z pracami jakie wykonuje np.: kategoria: Roboty budowlane, lub Inne kategorie wydatków 45 45

Koszty związane z wykorzystaniem informatycznych systemów wspomagających zarządzanie i monitorowanie (Podrozdział 6.2) Koszty związane z wykorzystaniem informatycznych systemów wspomagających zarządzanie i monitorowanie będą mogły być uznane za kwalifikowalne. Należy podkreślić, iż informatyczne systemy wspomagające zarządzanie i monitorowanie są niezbędne dla realizacji dużych projektów i powinny być instalowane w bardzo wczesnym stadium przygotowania bądź realizacji projektu tak, aby mogły zostać wykorzystane jako narzędzie planowania oraz zarządzania. 46 46

Pozostałe wydatki związane z realizacją projektu (Podrozdział 6.2) Pozostałe, niezbędne wydatki, które mogą być uznane za kwalifikowane: a) niezbędne ekspertyzy, porady prawne, doradztwo finansowe lub techniczne, b) usługi obce niezbędne dla realizacji projektu (w tym również usługi wykonywane na podstawie umowy o dzieło lub umowy zlecenia), c) szkolenia (w zakresie związanym z realizacją projektu) dla pracowników beneficjenta zaangażowanych w przygotowanie bądź realizację projektu, d) audyty związane z realizacją projektu (jeżeli audyt związany z realizacją projektu jest wymagany przepisami prawa bądź wymaganiami IZ, IP lub IW/IPII), e) prowadzenie rachunkowości projektu (w zakresie, w jakim jest to wymagane odpowiednimi przepisami lub wytycznymi), f) remont lub adaptację powierzchni biurowej do potrzeb pracowników uczestniczących w przygotowaniu bądź realizacji projektu, 47 47

Pozostałe wydatki związane z realizacją projektu (Podrozdział 6.2) g) koszty (w wysokości odpisów amortyzacyjnych, przy zachowaniu warunków dotyczących zakupu sprzętu opisanych w Podrozdziale 6.5.3) i wyposażenia, w tym sprzętu komputerowego i oprogramowania, przez pracowników Beneficjenta zaangażowanych w przygotowanie bądź realizację projektu, h) archiwizację dokumentów związanych z realizacją projektu zgodnie z obowiązującymi zasadami wynikającymi z faktu otrzymania dofinansowania w ramach PO IiŚ, wskazanymi w umowie o dofinansowanie, i) podróże służbowe pracowników beneficjenta w związku z realizacją projektu (do wysokości określonej w rozporządzeniu w sprawie należności z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju), j) otwarcie i prowadzenie odrębnego rachunku bankowego dla celów realizacji projektu oraz opłaty pobierane od dokonywanych transakcji finansowych, które są niezbędne dla realizacji projektu, k) usługi telekomunikacyjne związane z realizacją projektu (w proporcji, w której kwalifikowalne jest wynagrodzenie pracownika), l) zakup materiałów nie stanowiących środków trwałych na czas realizacji projektu, m) szkolenie personelu obsługującego infrastrukturę wytworzoną w ramach projektu, 48 48

Roboty budowlane (Podrozdział 6.4) Niezbędne dla realizacji projektu wydatki w tej kategorii mogą być kwalifikowalne między innymi w zakresie: przygotowania placu budowy i roboty budowlane testowanie projektu i wyposażenia koszty związane z wykorzystaniem przenośnych środków trwałych nie zainstalowanych na stałe w projekcie prace związane z przebudową urządzeń obcych (jeśli wynika to z projektu budowlanego i są związane z realizacją projektu) roboty dodatkowe(prace nieprzewidziane w pierwotnej umowie) 49 49

Roboty budowlane (Podrozdział 6.4) Roboty budowlane powinny być prowadzone zgodnie z obowiązującym prawem, w tym w szczególności zgodnie z ustawą Prawo budowlane W przypadku gdy Beneficjent samodzielnie wykonuje całość lub część prac związanych z przygotowaniem budowy lub robotami budowlanymi, wydatki muszą być przypisane poprzez przejrzysty i oddzielny system rozliczania projektu oparty na dokumentach księgowych lub dokumentach o równoważnej wartości dowodowej W przypadku gdy z projektu budowlanego wynika konieczność przybudowy urządzeń obcych i jest ona niezbędna dla realizacji projektu, wydatki związane z ww. pracami mogą być uznane za kwalifikowane 50 50

Dodatkowe roboty budowlane (Podrozdział 6.4) Warunek ogólny odnoszący się do wszystkich robót dodatkowych: Wszystkie wydatki kwalifikowalne muszą odnosić się do zakresu rzeczowego projektu zatwierdzonego umową o dofinansowanie oraz mieścić się w maksymalnej kwocie wydatków kwalifikowalnych określonej w umowie o dofinansowanie. Zatem również w przypadku robót dodatkowych, aby wydatki związane z ich wykonaniem mogły być uznane za kwalifikowalne, muszą być zgodne z zakresem projektu zatwierdzonym umową o dofinansowanie. W przypadku robót dodatkowych wykraczających poza zakres projektu określony umową o dofinansowanie, do czasu ewentualnej, odpowiedniej zmiany umowy, wydatki związane z wykonaniem takich robót nie mogą być uznane za kwalifikowalne. 51 51

Dodatkowe roboty budowlane (Podrozdział 6.4) Umowy zawarte zgodnie z przepisami ustawy Pzp. Wynagrodzenia kosztorysowe Zamawiający wybierając ten sposób rozliczenia musi jednak pamiętać, iż zgodnie z art. 140 ustawy Pzp nie można uwzględniać w umowie zakresu rzeczowego wykraczającego poza opis przedmiotu zamówienia ustalony w SIWZ. W części wykraczającej poza ten zakres umowa jest nieważna z mocy prawa. Tym samym zakres obmiaru robót wykonanych, stanowiący podstawę obliczenia wynagrodzenia kosztorysowego, może dotyczyć tylko robót uwzględnionych w opisie przedmiotu zamówienia, a więc dokumentacji projektowej dołączonej do specyfikacji. Nie jest natomiast możliwe uwzględnienie przy rozliczaniu kosztorysowym robót stanowiących wprawdzie niezbędny element zamówienia, ale nieprzewidzianych w opisie przedmiotu zamówienia. Roboty tego rodzaju stanowią zawsze nowe zamówienia, które podlegają odrębnej procedurze, np. przy zastosowaniu Instytucji zamówień dodatkowych lub uzupełniających (art. 67 ust. 1 pkt 5 i 6 ustawy Pzp). 52 52

Dodatkowe roboty budowlane (Podrozdział 6.4) Umowy zawarte zgodnie z przepisami ustawy Pzp. Wynagrodzenia ryczałtowe Wynagrodzenie ryczałtowe polega na określeniu z góry wysokości wynagrodzenia w oznaczonej kwocie. Wynagrodzenie ryczałtowe nie wymaga przeprowadzania rozliczeń w takim zakresie jak w przypadku wynagrodzenia kosztorysowego i przysługuje wykonawcy bez względu na rzeczywiste koszty wykonania zamówienia. Jednakże, w przypadku ustalenia przez wykonawcę wynagrodzenia na zbyt niskim poziomie, nie może się on domagać podwyższenia wynagrodzenia, chociażby w czasie zawarcia umowy nie można było przewidzieć rozmiaru lub kosztów robót. 53 53

Sprzęt i wyposażenie (Podrozdział 6.5) Wydatkami kwalifikowanymi związanymi z zakupem sprzętu i wyposażenia są: Środki trwałe stanowiące część wydatków inwestycyjnych zainstalowanych na stałe w ramach projektu Przenośne środki trwałe stanowiące część wydatków inwestycyjnych Środki trwałe wykorzystywane na rzecz projektu tylko w okresie realizacji projektu 54 54

Sprzęt i wyposażenie (Podrozdział 6.5.1) Środki trwałe stanowiące cześć wydatków inwestycyjnych zainstalowane na stałe w ramach projektu - są to środki, których charakter wskazuje, że mają przeznaczenie stacjonarne i nie są przeznaczone do przemieszczania lub są fizycznie zainstalowane na stałe i których nie można przenieść 55 55

Sprzęt i wyposażenie (Podrozdział 6.5.2) Przenośne środki trwałe stanowiące część wydatków inwestycyjnych: są to środki nie zainstalowane fizycznie na stałe w projekcie i ich przeznaczenie wskazuje na ich przenośny charakter np.: laptopy, specjalistyczny sprzęt komputerowy i laboratoryjny. Wydatek bardzo kontrolowany. Warunkiem kwalifikowalności jest: niezbędne dla realizacji projektu, przenośne środki trwałe zostaną bezpośrednio wskazane we wniosku o dofinansowanie wraz z uzasadnieniem dla koniczności ich zakupu, zostaną wskazane w umowie o dofinansowanie zostaną włączone w rejestr środków trwałych beneficjenta oraz wydatek ten będzie traktowany jako wydatek inwestycyjny zgodnie z zasadami rachunkowości 56 56

Sprzęt i wyposażenie (Podrozdział 6.5.3) Środki trwałe wykorzystywane na rzecz projektu tylko w okresie realizacji projektu Koszty związane z wykorzystaniem przenośnych środków trwałych tylko w okresie realizacji projektu (np. laptopy wraz z oprogramowaniem) mogą być kwalifikowane tylko w wysokości odpowiadającej odpisom amortyzacyjnym w okresie, w którym były wykorzystywane dla realizacji projektu. Warunkiem uznania za kwalifikowalne kosztów związanych z wykorzystaniem środków trwałych tylko w okresie realizacji projektu jest ich bezpośrednie wskazanie we wniosku o dofinansowanie(wraz z uzasadnieniem) oraz w umowie o dofinansowanie projektu. 57 57

Sprzęt i wyposażenie (Podrozdział 6.5) Czy środki trwałe stanowiące część wydatków inwestycyjnych rozliczne są jednorazowo w 100%? tak, w wysokości odpisów amortyzacyjnych rozliczane są jedynie koszty wykorzystania sprzętów służących projektowi tylko w okresie jego realizacji 58 58

Sprzęt i wyposażenie (Podrozdział 6.5) Czy wydatki związane z zapewnieniem zaplecza dla inżyniera nadzoru (jeśli został zawarty tzw. kontrakt na inżyniera nadzoru) są kwalifikowane? inżynier nadzoru powinien samodzielnie zapewniać sprzęt i wyposażenie, a wydatki poniesione w związku z ww. sprzętem są niekwalifikowane. wszystkie wydatki dot. ww. sprzętu powinny zostać ujęte w wynagrodzeniu Inżyniera nadzoru (dla Beneficjenta istotne jest końcowe wynagrodzenie jakie ma zapłacić za usługę) wydatki te powinny być zamieszczone w kontraktach na nadzór a nie w kontraktach na roboty, tzn. ww. wydatki należą do kategorii Zarządzanie Projektem 59 59

Działania Informacyjne i Promocyjne (Podrozdział 6.6) Wydatki poniesione na działania informacyjne i promocyjne mogą być uznane na kwalifikowane jeśli są zgodne z wymogami określonymi w rozporządzeniu wykonawczym 1828/2006 oraz z warunkami promocji projektów dla Beneficjentów PO IiŚ. 60 60

Działania Informacyjne i Promocyjne (Podrozdział 6.6) JeŜeli we wniosku o płatność Beneficjent wykazał wydatki związane z działaniami informacyjno-promocyjnymi poniesionymi przed podpisaniem Umowy o dofinansowanie (jednak dopiero Umowa o dofinansowanie obliguje Beneficjenta do prowadzenia działań promocyjnych związanych z projektem), to czy wydatki te mogą zostać uznane za kwalifikowane? wydatki moŝna uznać za kwalifikowane, gdy beneficjent udowodni i szczegółowo wyjaśni celowość poniesienia wydatku, przed podpisaniem umowy o dofinansowanie. 61 61

Podatek od towarów i usług (VAT) (Podrozdział 6.7) VAT może być uznany za wydatek kwalifikowalny tylko wtedy, gdy nie podlega zwrotowi, czyli gdy nie jest możliwe jego odzyskanie przez Beneficjenta. VAT podlegający odzyskaniu nie będzie kwalifikowalny, nawet jeśli nie został faktycznie odzyskany. W sytuacjach, w których VAT jest rozliczany w oparciu o proporcję zmienna tzw. współczynnik sprzedaży podatek VAT jest w całości kosztem nie kwalifikowanym 62 62

Niezbędne opłaty i inne obciążenia (Podrozdział 6.8) Niezbędne opłaty i inne obciążenia które mogą być uznane za kwalifikowalne to: - wydatki poniesione na wymagane przez przepisy prawa lub przez PO IiŚ ubezpieczenia oraz gwarancje bankowe - wydatki związane z obsługą instrumentów zabezpieczających realizację umowy o dofinansowanie - wydatki poniesione na opłaty administracyjne (jeżeli poniesienie ich jest niezbędne dla realizacji projektu) - opłaty za usunięcie drzew lub krzewów (jeśli Beneficjent uzyskał zezwolenie wydane przez wójta, burmistrza lub prezydenta miasta) - opłaty za przyłączenie do sieci elektroenergetycznej lub gazowej (jeżeli jest to niezbędne dla realizacji projektu) 63 63

Niezbędne opłaty i inne obciążenia Wydatki uznane za niekawlifikowane: (Podrozdział 6.8) odsetki od długów (np. kredytów, pożyczek) oraz koszty wymiany walut nie będą kwalifikowalne. wydatki na grzywny, kary finansowe, wydatki związane ze sprawami sądowymi (w tym wydatki związane z przygotowaniem i obsługą prawną spraw sądowych) oraz koszty realizacji ewentualnych postanowień wydanych przez sąd nie będą kwalifikowalnezwyjątkiem wydatków związanych z odzyskiwaniem kwot nienależnie wypłaconych (po akceptacji IZ PO IiŚ). wydatki poniesione w związku z pozyskiwaniem źródeł finansowania projektu (np. prowizje) 64 64

Niezbędne opłaty i inne obciążenia (Podrozdział 6.8) Jakie dodatkowe dokumenty powinien przedstawić Beneficjent aby wydatki związane z przyłączeniem do sieci elektroenergetycznej /gazowniczej zostały uznane w kwalifikowalne? Beneficjent powinien załączyć dokumenty przedstawiające sposób obliczenia ww. opłaty przez przedsiębiorstwo energetyczne/gazownicze, a w przypadku, gdy przedsiębiorstwo nie załącza odpowiedniej kalkulacji do Umowy, Beneficjent powinien wystąpić o jej udostępnienie. 65 65

Pozostałe (Podrozdział 6.10) Wydatki operacyjne projektu inwestycyjnego, czyli wydatki ponoszone w fazie eksploatacji inwestycji nie są kwalifikowalne. Przykładowo do wydatków operacyjnych, które nie mogą być uznane za Kwalifikowalnezalicza się wydatki poniesione na wynagrodzenia dla pracowników zatrudnionych w eksploatacyjnej fazie inwestycji, wydatki na produkty podlegające szybkiemu zużyciu, wydatki na części zamienne, energię oraz środki chemiczne do wykorzystania podczas fazy eksploatacyjnej inwestycji. 66 66

DZIĘKUJEMY ZA UWAGĘ Ośrodek Przetwarzania Informacji 67 67