OBIEG DOKUMENTÓW NA POLITECHNICE ŚLĄSKIEJ

Załącznik do Zarz. Nr 18/10/11 OBIEG DOKUMENTÓW NA POLITECHNICE ŚLĄSKIEJ dla: działalności naukowo-badawczej i usługowo-badawczej projektów realizowanych z udziałem środków krajowych, Unii Europejskiej i innych środków zagranicznych

Spis treści Strona I. Objaśnienia symboli komórek, jednostek organizacyjnych Politechniki Śląskiej 4 użytych w dokumencie II. Wykaz dokumentów stosowanych do rozliczania działalności naukowo-badawczej, 5 usługowo-badawczej, projektów krajowych, strukturalnych i europejskich II.1. Wniosek: o zawarcie pracy naukowo badawczej/ usługowo badawczej/ 5 wdrożeniowej II. Wniosek o dofinansowanie projektu krajowego, strukturalnego, 5 europejskiego / Oferta o dofinansowanie projektu, na wykonanie zadania badawczego II. Umowa: o dofinansowanie / Partnerska / Konsorcjum / o Grant / 5 o wykonanie pracy naukowo-badawczej / o wykonanie pracy usługowej / o wdrożenie wyników pracy badawczo-rozwojowej / Potwierdzenie przyjęcia zamówienia (wraz z załącznikami) II. Wniosek o udzielenie pełnomocnictwa do: złożenia wniosku, podpisania 6 umowy konsorcjum, negocjacji warunków umowy o realizację projektu, podpisania umowy/kontraktu o realizację projektu, o zarządzanie projektem II. Pełnomocnictwo 6 II.6. Kalkulacja kosztów 6 II.7. Wniosek do OZ w sprawie wszczęcia postępowania o udzielenie 6 zamówienia publicznego w oparciu o ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo Zamówień Publicznych (j.t. Dz. U z 2010 r. Nr 113 poz. 759) / ZAPOTRZEBOWANIE do magazynu II.8. Umowa dotycząca zamówienia publicznego realizowanego na podstawie 7 ustawy - Prawo Zamówień Publicznych (dotyczy postępowań o zbilansowanej w skali Uczelni wartości powyżej 1000 euro) II.9. Umowa dotycząca zamówienia publicznego realizowanego na podstawie 7 ustawy - Prawo Zamówień Publicznych (dotyczy postępowań o zbilansowanej w skali Uczelni wartości poniżej 1000 euro) II.10. Wniosek na wyjazd poza granice kraju / o udział w konferencji krajowej 8 II.11. Rozliczenie kosztów wyjazdu za granicę 8 II.1 Umowa do Rachunku Kosztów Podróży 8 II.1 Polecenie Wyjazdu Służbowego / Rachunek Kosztów Podróży 8 II.1 Ewidencja przebiegu pojazdu 9 II.1 Umowa zlecenie / o dzieło (wraz z załącznikami).. 9 II.16. Rachunek do Umowy zlecenie / o Dzieło 9 II.17. Wniosek o zwiększenie wynagrodzenia i ustalenie stawki godzinowej 9 uzupełniającej z tytułu realizacji zadań w ramach projektu II.18. Umowa o pracę, Akt mianowania, Aneks do umowy o pracę / aktu mianowania 10 2

II.19. Zlecenie rozliczenia wynagrodzenia w projekcie 10 II.20. Karta czasu pracy 10 II.21. Lista płac 10 II.2 Wniosek o zaliczkę 11 II.2 Rozliczenie zaliczki pobranej 11 II.2 II.2 II.26. Faktura VAT/ Faktura wewnętrzna / Rachunek / Nota księgowa za dostawy towarów i usług Faktura VAT/ Faktura VAT zaliczkowa na realizację działalności naukowo-badawczej Nota Obciążeniowa / Księgowa na realizację działalności naukowobadawczej II.27. Dokument RW (Rozchód wewnętrzny z magazynu) 12 II.28. Przyjęcie środka trwałego (OT) 12 II.29. Protokół przyjęcia składników majątkowych (aparatury) 12 II.30. Wyciąg bankowy potwierdzający płatność 12 II.31. Polecenie księgowania (PK) 12 II.3 Zlecenie płatnicze/zlecenie polecenia wypłaty / przelewu transgranicznego II.3 Protokół odbioru / Sprawozdanie potwierdzające odbiór towaru, 13 wykonanie usługi lub zadania II.3 Wniosek o płatność wraz z załącznikami 13 II.3 Sprawozdanie / Raport z realizacji zadań w projekcie i w ramach 13 działalności naukowo-badawczej II.36. Wniosek o udzielenie pożyczki w związku z realizacją projektu 14 II.37. Arkusz spisu z natury robót w toku (wraz z załącznikami) 14 11 11 12 13 3

I. Objaśnienia symboli komórek organizacyjnych Politechniki Śląskiej użytych w dokumencie RR1 RR2 RR3 RR8 RO1 RN1 CZP CZP1 CZP2 CZP3 CZP4 CZP5 CZP6 RA AK KW OZ GF GG GM KO KU KCF Biuro Rektora Zespół Obsługi Prawnej Dział Analiz Ekonomicznych Samodzielne Stanowisko ds. Kontroli Wewnętrznej Dział Spraw Osobowych Dział Badań Naukowych Centrum Zarządzania Projektami Biuro Obsługi Projektów Krajowych Biuro Obsługi Projektów Strukturalnych Biuro Obsługi Projektów Europejskich Biuro Obsługi Projektów Infrastrukturalnych Biuro Obsługi Węzła Wiedzy KIC Biuro Obsługi Finansowej Projektów Kanclerz Kwestor Dział Wynagrodzeń Dział Zamówień Publicznych i Zaopatrzenia Dział Finansowy Dział Księgowości Głównej Dział Gospodarki Składnikami Majątkowymi Dział Kosztów Dział Obsługi Księgowej Projektów Dział Finansowo Księgowy (Katowice) 4

II. Wykaz dokumentów stosowanych do rozliczania działalności naukowo-badawczej, usługowo-badawczej, projektów krajowych, strukturalnych i europejskich. II.1. WNIOSEK: o zawarcie pracy naukowo badawczej/ usługowo badawczej/ wdrożeniowej Jednostka organizacyjna Uczelni RN1 Podpisanie dokumentu Rektor lub inna osoba upoważniona, RN1 / Jednostka organizacyjna Uczelni Przechowywanie dokumentu KO (kopia) II. WNIOSEK O DOFINANSOWANIE projektu krajowego, strukturalnego, europejskiego /OFERTA o dofinansowanie projektu, na wykonanie zadania badawczego Jednostka organizacyjna Uczelni (kierownik projektu) CZP1 (projekty krajowe) CZP2 (projekty strukturalne) Sprawdzenie dokumentu pod CZP3 (projekty europejskie) względem formalnym CZP4 (projekty infrastrukturalne) CZP5 (KIC) Sprawdzenie budżetu projektu CZP6 Akceptacja wniosku do podpisu Dyrektor CZP Rektor lub inna osoba upoważniona, Podpisanie dokumentu AK (kontrasygnata finansowa) CZP1 (projekty krajowe) CZP2 (projekty strukturalne) CZP3 (projekty europejskie) 6. Przechowywanie dokumentu CZP4 (projekty infrastrukturalne) CZP5 (KIC) Jednostka organizacyjna Uczelni CZP6 / KO / KU (kopia) II. UMOWA: o dofinansowanie / Partnerska / Konsorcjum / o Grant / o wykonanie pracy naukowo-badawczej / o wykonanie pracy usługowej / o wdrożenie wyników pracy badawczo-rozwojowej / Potwierdzenie przyjęcia zamówienia (wraz z załącznikami*) Jednostka organizacyjna Uczelni RN1 (działalność naukowo-badawcza) : CZP1 (projekty krajowe) poprawność sformułowań CZP2 (projekty strukturalne) w umowie CZP3 (projekty europejskie) przedmiot umowy CZP4 (projekty infrastrukturalne) ochrona własności intelektualnej CZP5 (KIC) kosztorys Rzecznik patentowy zgodności z przepisami prawa i przepisami RR2 wewnętrznymi Uczelni formalno - rachunkowym AK 5

kompletności dokumentów i rekomendowanie umowy do podpisu 6. Podpisanie dokumentu 7. Przechowywanie dokumentu RR8 Rektor lub inna osoba upoważniona, AK (kontrasygnata finansowa) RN1 (działalność naukowo-badawcza) CZP1 (projekty krajowe) CZP2 (projekty strukturalne) CZP3 (projekty europejskie) CZP4 (projekty infrastrukturalne) CZP5 (KIC) CZP6 / KO / KU (kopia) II. WNIOSEK o udzielenie pełnomocnictwa do: złożenia wniosku, podpisania umowy konsorcjum, negocjacji warunków umowy o realizację projektu, podpisania umowy/kontraktu o realizację projektu, o zarządzanie projektem Jednostka organizacyjna Uczelni (kierownik projektu) Dyrektor Instytutu /Kierownik Katedry Akceptacja Dziekan Dyrektor CZP Decyzja o wydaniu pełnomocnictwa Rektor RR1 (kopia) Przechowywanie dokumentu Właściwe CZP (oryginał) II. PEŁNOMOCNICTWO RR1 Podpisanie dokumentu Rektor RR1 (oryginał) Przechowywanie dokumentu Właściwe CZP/KO/KU (kopia) II.6. KALKULACJA KOSZTÓW Jednostka organizacyjna Uczelni zgodności RN1 (działalność naukowo-badawcza) z budżetem projektu i harmonogramem CZP6 (projekty krajowe, strukturalne, Rektor lub inna osoba upoważniona, Podpisanie dokumentu AK (kontrasygnata finansowa) RN1 (działalność naukowo-badawcza) CZP6 (projekty krajowe, strukturalne, Przechowywanie dokumentu Jednostka organizacyjna Uczelni / KO / KU (kopia) II.7. WNIOSEK do OZ w sprawie wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w oparciu o Prawo Zamówień Publicznych / ZAPOTRZEBOWANIE do magazynu Podpisanie dokumentu ze strony jednostki organizacyjnej Jednostka organizacyjna Uczelni (osoba upoważniona do systemu ZAM) Osoba upoważniona Rektor lub inna osoba upoważniona 6

6. zgodności z budżetem projektu i jego harmonogramem zgodności z ustawą Prawo Zamówień Publicznych dostępności środków na koncie projektu / koncie ogólnym Uczelni i zaakceptowanie do realizacji CZP6 (projekty krajowe, strukturalne, OZ AK (kontrasygnata finansowa) 7. Przechowywanie dokumentu OZ II.8. UMOWA dotycząca zamówienia publicznego realizowanego na podstawie ustawy - Prawo Zamówień Publicznych (dotyczy postępowań o zbilansowanej w skali Uczelni wartości powyżej 1000 euro) Opracowanie SIWZ 1 wraz z projektem 1. OZ umowy Sprawdzenie SIWZ wraz z projektem Komisja przetargowa umowy pod względem Jednostka zamawiająca Sprawdzenie zgodności SIWZ wraz z projektem umowy, z przepisami prawa i z przepisami wewnętrznymi RR2 Uczelni oraz pod względem formalnoprawnym Zaakceptowanie SIWZ i projekt umowy RA Sporządzenie ostatecznej umowy po przeprowadzonej procedurze OZ i wyborze najkorzystniejszej oferty Jednostka zamawiająca 6. Zaakceptowanie ostatecznej umowy (Kierownik projektu) Sprawdzenie umowy pod względem 7. AK (kontrasygnata finansowa) formalno-rachunkowym 8. kompletności dokumentów RR8 i rekomendowanie umowy do podpisu Rektor lub inna osoba upoważniona, 9. Podpisanie dokumentu AK (kontrasygnata finansowa) 10. Przechowywanie dokumentu OZ II.9. UMOWA dotycząca zamówienia publicznego realizowanego na podstawie ustawy - Prawo Zamówień Publicznych (dotyczy postępowań o zbilansowanej w skali Uczelni wartości poniżej 1000 euro) 1. Sporządzenie umowy OZ Sprawdzenie umowy pod względem Jednostka zamawiająca Sprawdzenie umowy z przepisami prawa i z przepisami wewnętrznymi RR2 Uczelni oraz pod względem formalnoprawnym Sprawdzenie umowy pod względem AK formalno-rachunkowym 1 Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia 7

kompletności dokumentów RR8 i rekomendowanie umowy do podpisu Rektor lub inna osoba upoważniona, 6. Podpisanie dokumentu AK (kontrasygnata finansowa) 7. Przechowywanie dokumentu OZ II.10. WNIOSEK na wyjazd poza granice kraju / o udział w konferencji krajowej Jednostka organizacyjna Uczelni Akceptacja dysponenta środków Rektor lub inna upoważniona osoba Pełnomocnik Kwestora formalnym i finansowym lub inna osoba upoważniona Rektor / Dziekan / Kierownik jednostki Decyzja o wyjeździe ogólnouczelnianej, międzywydziałowej, pozawydziałowej / Prorektor ds. Współpracy Międzynarodowej zgodności z budżetem projektu i jego harmonogramem CZP6 (projekty krajowe, strukturalne, Jednostka organizacyjna 6. Przechowywanie dokumentu Uczelni/GG/KO/KU II.11. ROZLICZENIE kosztów wyjazdu za granicę Osoba wyjeżdżająca Dysponent środków (Rektor lub inna upoważniona osoba) zgodności CZP6 (projekty krajowe, strukturalne, z budżetem projektu Pełnomocnik Kwestora rachunkowym lub inna osoba upoważniona Zatwierdzenie rozliczenia AK (kontrasygnata finansowa) 6. Przechowywanie dokumentu GG / KO / KU II.1 UMOWA do Rachunku Kosztów Podróży Jednostka organizacyjna Uczelni Osoba wyjeżdżająca Podpisanie dokumentu Rektor lub inna upoważniona osoba Osoba wyjeżdżająca (1 egz.) Przechowywanie dokumentu GG / KO / KU (1 egz.) II.1 POLECENIE WYJAZDU SŁUŻBOWEGO / RACHUNEK KOSZTÓW PODRÓŻY Jednostka organizacyjna Uczelni (kwalifikowalność, Rektor lub inna osoba upoważniona zgodność z budżetem projektu) Sporządzenie opisu dokumentu zgodnie Jednostka organizacyjna Uczelni z wymogami danego Programu zgodności CZP6 (projekty krajowe, strukturalne, z budżetem projektu formalnorachunkowym, przekazanie do zapłaty GF RA 6. Zatwierdzenie dokumentu do wypłaty AK (kontrasygnata finansowa) 8

7. Dokonanie wypłaty GF 8. Zaksięgowanie dokumentu w księgach GG / KO / KU 9. Przechowywanie dokumentu GG / KO / KU formalno-rachunkowym II.1 EWIDENCJA PRZEBIEGU POJAZDU Jednostka organizacyjna Uczelni (osoba wyjeżdżająca) Pełnomocnik Kwestora /GF Osoba wyjeżdżająca Podpisanie dokumentu Rektor lub inna osoba upoważniona Przechowywanie dokumentu GG / KO / KU II.1 UMOWA ZLECENIE / O DZIEŁO (wraz z załącznikami**) Jednostka organizacyjna Uczelni Wykonawca Podpisanie dokumentu Zamawiający (Rektor lub inna osoba upoważniona) Kierownik jednostki / komórki organizacyjnej 6. zgodności z budżetem projektu i jego harmonogramem zgodności z ustawą Prawo Zamówień Publicznych Sprawdzenie planowanych środków na wynagrodzenia /Sprawdzenie dostępności środków dostępności środków na koncie projektu / koncie ogólnym Uczelni i zaakceptowanie do realizacji CZP6 (projekty krajowe, strukturalne, OZ (projekty krajowe, strukturalne, europejskie, infrastrukturalne) RN1/GG(działalność naukowo-badawcza)/ AK (kontrasygnata finansowa) 7. Przechowywanie dokumentu KW / KO / KU II.16. RACHUNEK do Umowy Zlecenie / o Dzieło Wykonawca Potwierdzenie wykonania pracy Zamawiający zgodnie z umową, akceptacja pod (Rektor lub inna osoba upoważniona) względem formalno-rachunkowym KW Zatwierdzenie do wypłaty AK (kontrasygnata finansowa) Przechowywanie dokumentu KW / KO / KU II.17. WNIOSEK o zwiększenie wynagrodzenia i ustalenie stawki godzinowej uzupełniającej z tytułu realizacji zadań w ramach projektu Wnioskodawca (osoba realizująca zadania w ramach projektu) Kierownik projektu Wyliczenie bazowej stawki godzinowej KW Zatwierdzenie stawki uzupełniającej Kierownik projektu 9

RN1 (działalność naukowo-badawcza) Sprawdzenie zgodności danych CZP6 (projekty krajowe, strukturalne, z warunkami kontraktu / umowy Kierownik jednostki Wyrażenie zgody na zwiększenie (zatrudniającej Wnioskodawcę) wynagrodzenia dla Wnioskodawcy Rektor 6. Przechowywanie dokumentu RO1 (oryginał II. 18. UMOWA O PRACĘ, AKT MIANOWANIA, ANEKS do umowy o pracę / aktu mianowania RO1 Pracownik Podpisanie dokumentu Rektor Przechowywanie dokumentu RO1 II.19. ZLECENIE rozliczenia wynagrodzenia w projekcie Jednostka organizacyjna Uczelni RN1 (działalność naukowo-badawcza) Sprawdzenie zgodności danych z warunkami kontraktu / umowy CZP6 (projekty krajowe, strukturalne, Zatwierdzenie rozliczenia KO / KU wynagrodzenia ze środków UE/KR RA Przechowywanie dokumentu KW / KO / KU II.20. KARTA CZASU PRACY Jednostka organizacyjna Uczelni (Pracownik) Zatwierdzenie dokumentu Rektor lub inna osoba upoważniona RN1 (działalność naukowo-badawcza) Sprawdzenie zgodności danych CZP6 (projekty krajowe, strukturalne, z warunkami kontraktu / umowy Sprawdzenie zgodności danych RO1 z wymiarem czasu pracy Przechowywanie dokumentu KO / KU II.21. LISTA PŁAC Sporządzenie dokumentu na podstawie 1. umowy o pracę lub złożonej umowy KW zlecenie / o dzieło wraz z rachunkiem Kierownik KW Podpisanie dokumentu Kierownik RO1 Zatwierdzenie do wypłaty Rektor lub inna osoba upoważniona (weryfikacja formalno-rachunkowa) Sporządzenie opisu dokumentu i akceptacja pod względem (kwalifikowalność, zgodność z budżetem projektu) w części dotyczącej projektu AK (kontrasygnata finansowa) Kierownik projektu (projekty krajowe, strukturalne, europejskie, infrastrukturalne) Wypłata wynagrodzenia GF / KCF 6. Zaksięgowanie dokumentu w księgach GG / KCF / KO / KU 7. Przechowywanie dokumentu GG / KCF / KO / KU 10

II.2 WNIOSEK O ZALICZKĘ Jednostka organizacyjna Uczelni Rektor lub inna osoba upoważniona formalnorachunkowym, zatwierdzenie do AK (kontrasygnata finansowa) wypłaty Wypłata zaliczki GF Przechowywanie dokumentu GG II.2 ROZLICZENIE ZALICZKI POBRANEJ Jednostka organizacyjna Uczelni Rektor lub inna osoba upoważniona formalnorachunkowym Pełnomocnik Kwestora/GF RA Zatwierdzenie do wypłaty AK (kontrasygnata finansowa) Zaksięgowanie dokumentu GG / KCF / KO / KU w księgach 6. Przechowywanie dokumentu GG / KCF / KO / KU II.2 FAKTURA VAT/ FAKTURA WEWNĘTRZNA / RACHUNEK / NOTA KSIĘGOWA za dostawy towarów i usług 1. Rektor lub inna osoba upoważniona Sporządzenie opisu dokumentu Jednostka organizacyjna Uczelni Sprawdzenie dokumentu pod CZP6 (projekty krajowe, strukturalne, względem zgodności z budżetem projektu i prawidłowości jego opisu zgodności z ustawą - Prawo Zamówień OZ Publicznych formalnorachunkowym, przekazanie do zapłaty GF RA 6. Zatwierdzenie dokumentu do zapłaty AK (kontrasygnata finansowa) 7. Dokonanie zapłaty za towar lub usługę FF Zaksięgowanie dokumentu w księgach 8. GG / KCF / KO / KU projektu 9. Przechowywanie dokumentu GG / KCF / KO / KU II.2 FAKTURA VAT/ FAKTURA VAT ZALICZKOWA na realizację działalności naukowo-badawczej Jednostka organizacyjna Uczelni i podpisanie ze strony Rektor lub inna osoba upoważniona Jednostki organizacyjnej formalnorachunkowym w części finansowej KO Nadanie numeru ewidencyjnego GF Podpisanie dokumentu w części finansowej AK (kontrasygnata finansowa) 11

6. Przekazanie do jednostki finansującej Jednostka organizacyjna Uczelni 7. Przekazanie do GF ( Rejestr faktur VAT) Jednostka organizacyjna Uczelni 8. Zaksięgowanie dokumentu GG 9. Przechowywanie dokumentu Jednostka organizacyjna Uczelni / KO / GG II.26. NOTA OBCIĄŻENIOWA / KSIĘGOWA na realizację działalności naukowo-badawczej Jednostka organizacyjna Uczelni i podpisanie ze strony Rektor lub inna osoba upoważniona Jednostki organizacyjnej formalnorachunkowym w części finansowej KO Podpisanie dokumentu w części finansowej AK (kontrasygnata finansowa) Przekazanie do jednostki finansującej Jednostka organizacyjna Uczelni 6. Przechowywanie dokumentu Jednostka organizacyjna Uczelni / KO / GG II.27. Dokument RW (Rozchód wewnętrzny z magazynu) OZ Zaksięgowanie dokumentu GM / KO/KU Przechowywanie dokumentu GM (oryginał) / KO/KU (kopia) II.28. PRZYJĘCIE ŚRODKA TRWAŁEGO (OT) OZ / Jednostka organizacyjna Uczelni Wpis do ewidencji nr inwentarzowy Jednostka organizacyjna Uczelni (osoba odpowiedzialna w jednostce za prowadzenie księgi inwentarzowej) Rektor lub inna osoba upoważniona Podpisanie dokumentu formalnorachunkowym, zaksięgowanie dokumentu Przyjmujący środek trwały Osoba, której powierza się pieczę nad przyjętym środkiem trwałym 6. Przechowywanie dokumentu GM (oryginał) / KO/KU (kopia) II.29. PROTOKÓŁ PRZYJĘCIA składników majątkowych (aparatury) Jednostka organizacyjna Uczelni formalnorachunkowym GM Rektor lub inna osoba upoważniona Kierownik jednostki organizacyjnej Podpisanie dokumentu (strona przyjmująca), AK (kontrasygnata finansowa) Zaksięgowanie dokumentu GM / KO / KU Przechowywanie dokumentu GM (oryginał) / KO / KU (kopia) GM II.30. WYCIĄG BANKOWY potwierdzający płatność 1. formalno-rachunkowym GG / KCF / KO / KU Zaksięgowanie dokumentu Przechowywanie dokumentu 12

Sprawdzenie dokumentu Zaksięgowanie dokumentu Przechowywanie dokumentu II.31. POLECENIE KSIĘGOWANIA (PK) GM / GG / KO / KU II.3 ZLECENIE PŁATNICZE/ ZLECENIE POLECENIA WYPŁATY / PRZELEWU TRANSGRANICZNEGO GF / OZ GF (Kierownik) Zatwierdzenie do realizacji AK (kontrasygnata finansowa) Realizacja i rozliczenie zlecenia GF Zaksięgowanie dokumentu GG / KO / KU Przechowywanie dokumentu II.3 PROTOKÓŁ ODBIORU / SPRAWOZDANIE potwierdzające odbiór towaru, wykonanie usługi lub zadania Jednostka organizacyjna Uczelni, podpisanie dokumentu Rektor lub inna osoba upoważniona Przechowywanie dokumentu RN1 (działalność naukowo-badawcza) (oryginał) / Jednostka organizacyjna Uczelni, KO (kopia) Jednostka organizacyjna Uczelni / KU II.3 WNIOSEK O PŁATNOŚĆ wraz z załącznikami 1. Sporządzenie dokumentu: Kierownik projektu w części merytorycznej w części finansowej Kierownik projektu/ CZP6 Podpisanie dokumentu Rektor lub inna osoba upoważniona AK (kontrasygnata finansowa) Potwierdzenie za zgodność z oryginałem załączników (kserokopii dokumentów) RR2 / AK Przekazanie do Jednostki Finansującej /Koordynatora (Lidera), Instytucji Jednostka organizacyjna Uczelni Zarządzającej, Wdrażającej lub Pośredniczącej Przechowywanie dokumentu Jednostka organizacyjna Uczelni / CZP6 II.3 SPRAWOZDANIE / RAPORT z realizacji zadań w projekcie i w ramach działalności naukowo-badawczej i podpisanie ze strony jednostki organizacyjnej formalnorachunkowym w części finansowej Podpisanie dokumentu: w części merytorycznej w części finansowej Jednostka organizacyjna Uczelni (działalność naukowo-badawcza) Kierownik projektu (projekty krajowe, strukturalne, europejskie, infrastrukturalne) Rektor lub inna osoba upoważniona KO (działalność naukowo-badawcza) CZP6 / KU (projekty krajowe, strukturalne, Rektor lub inna osoba upoważniona AK (kontrasygnata finansowa) 13

Przekazanie do Jednostki Finansującej / Koordynatora (Lidera) / Instytucji Zarządzającej / Wdrażającej / Pośredniczącej / Komisji Europejskiej 6. Przechowywanie dokumentu Jednostka organizacyjna Uczelni CZP6 (projekty krajowe, strukturalne, RN1 (działalność naukowo-badawcza) (oryginał) / Jednostka organizacyjna Uczelni, KO (kopia) II.36. WNIOSEK o udzielenie pożyczki w związku z realizacją projektu Kierownik projektu (projekty krajowe, strukturalne, Kierownik jednostki organizacyjnej zgodności z harmonogramem realizacji projektu, CZP6 (projekty krajowe, strukturalne, potrzebę kredytowania z budżetem projektu, datę złożenia ostatniego wniosku o płatność Sprawdzenie zgodności z harmonogramem kredytowania i potwierdzenie pomniejszenie funduszu inwestycyjnego Jednostki oraz RR3 funduszu inwestycyjnego rezerwa Rektora Sprawdzenie stanu środków na rachunku bankowym projektu KO / KU 6. Sprawdzenie dostępności środków finansowych na rachunku bankowym AK (kontrasygnata finansowa) Uczelni 7. Akceptacja wniosku Rektor 8. Przechowywanie dokumentu KO / KU II.37. ARKUSZ spisu z natury robót w toku (z załącznikami) Jednostka organizacyjna Uczelni (osoba odpowiedzialna, komisja spisowa) Zatwierdzenie dokumentu Kierownik jednostki organizacyjnej Przechowywanie dokumentu KO *) do umowy NB/U/W/potwierdzenia przyjęcia zamówienia należy dołączyć następujące załączniki: 1) właściwą listę kontrolną zgodną ze wzorem zamieszczonym w Zarządzeniu Nr 20/10/11, 2) wniosek o którym mowa w pkt. II. 1 niniejszego Obiegu dokumentów ze szczegółowym uzasadnieniem charakteru zawieranej pracy oraz zakresem czynności wykonawców biorących w niej udział (należy podać: imię i nazwisko wykonawcy, zadania do wykonania, kwoty planowanego wynagrodzenia, podpisy wykonawców), 3) oryginał zamówienia złożonego na wykonanie pracy (z podaniem zakresu, terminu i kwoty brutto), 4) planowaną kalkulację kosztów wg wzoru określonego w Zał. Nr 7 do Zarządzenia Rektora Nr 15/10/11. 14

**) do umów zleceń/o dzieło należy dołączyć następujące załączniki: 1) właściwą listę kontrolną zgodną ze wzorem zamieszczonym w Zarządzeniu Rektora Nr 20/10/11, 2) zakres wykonywanych prac (zadań) każdego z wykonawców (zatwierdzony przez wykonawcę i zlecającego), 3) rachunek do umowy zlecenia/o dzieło, 4) zestawienie liczby przepracowanych godzin (należy wypełnić wszystkie kolumny formularza oraz stawkę godzinową, zgodnie z Zarządzeniem Rektora Nr 13/10/11). Brak wymaganych załączników uniemożliwia wszczęcie procedury zawarcia umowy, o której mowa w pkt. II.3 i pkt. II.15 niniejszego Obiegu dokumentów. 15