Forte Delegacje Krajowe

Podobne dokumenty
Forte Rozliczenia Pracownicze

System Zarządzania Forte moduł Delegacje Krajowe

System Zarządzania Forte moduł Zaliczki Pracownicze

System Zarządzania Forte moduł Rozliczenia Pracownicze

Forte eraporty HR. Podręcznik użytkownika. Wersja 2014

System Zarządzania Forte moduł Help Desk IT

System Zarządzania Forte moduł Intranet

Symfonia Faktura. Instalacja programu. Wersja 2013

Sage Symfonia Analizy Finansowe. Instalacja programu

Symfonia Start Mała Księgowość

Symfonia Finanse i Księgowość

Symfonia Środki Trwałe

Symfonia Start Handel

Symfonia Finanse i Księgowość

Sage Symfonia Finanse i Księgowość

Symfonia Start Faktura i Kasa

Symfonia Start Mała Księgowość

Symfonia Start Mała Księgowość

Symfonia e-dokumenty. Zakładanie nowej firmy. Wersja 2014

Symfonia Handel. Obsługa zmian w VAT. Wersja

Symfonia Start Handel. Rejestracja i aktywacja

Sage Symfonia Kadry i Płace

Symfonia Produkcja Instrukcja instalacji. Wersja 2013

Symfonia Faktura. Rejestracja i aktywacja. Wersja 2013

Symfonia e-dokumenty. Instalacja programu. Wersja 2014

Sage Symfonia e-dokumenty. Zakładanie nowej firmy

Symfonia Start e-dokumenty

Symfonia Mała Księgowość

Symfonia Środki Trwałe

Symfonia Produkcja. Kreator raportów. Wersja 2013

Sage Symfonia e-dokumenty. Instalacja programu

Symfonia Mała Księgowość

Wskazówki do instalacji Systemu Symfonia Forte. Szybki start

Sage Symfonia Kadry i Płace

Symfonia Start Mała Księgowość

etrader Pekao Podręcznik użytkownika Strumieniowanie Excel

System Zarządzania Forte moduł Rozliczenia Międzyokresowe Kosztów

Symfonia Start e-dokumenty

Symfonia Start Faktura i Kasa

PRZYGOTOWANIE HARMONOGRAMU WEWNĘTRZNEGO EGZAMINÓW PISEMNYCH W OŚRODKU.

Symfonia Faktura. Zakładanie nowej firmy. Wersja 2013

Jak obsługiwać zaliczki gotówkowe?

Symfonia Start Handel. Zakładanie nowej firmy

Platforma e-learningowa

Ulotka. Zmiany w wersji Comarch ERP e-pracownik 1 Zmiany w wersji

ROZLICZENIA MIĘDZYOKRESOWE KOSZTÓW

Użytkownik zewnętrzny (UZ) może wykonywać następujące czynności:

System Zarządzania Forte Administracja Systemem

Instrukcja użytkownika

PODRĘCZNIK UŻYTKOWNIKA SYSTEMU MaxeBiznes MODUŁ KANCELARIA-Elektroniczny obieg faktury

Moduł Delegacje Instrukcja

Serwis jest dostępny w internecie pod adresem Rysunek 1: Strona startowa solidnego serwisu

PRZEWODNIK PO ETRADER ROZDZIAŁ XII. ALERTY SPIS TREŚCI

Instrukcja obsługi dla studenta

Instrukcja stanowiskowa. Proces rozliczenia wniosku o podróż krajową

Instrukcja użytkownika WYKŁADOWCY AKADEMICKIEGO SYSTEMU ARCHIWIZACJI PRAC

Podręcznik użytkownika

dokumentacja Edytor Bazy Zmiennych Edytor Bazy Zmiennych Podręcznik użytkownika

Instrukcja użytkownika

INSTRUKCJA. ERP OPTIMA - Obsługa w zakresie podstawowym dla hufców. Opracował: Dział wdrożeń systemów ERP. Poznań, wersja 1.

Instrukcja użytkownika

Instrukcja dla użytkownika korzystającego z Usługi Moje faktury

Opis programu Profbi Delegacje 2011 Delegacje Krajowe.

Podręcznik Użytkownika LSI WRPO

Użytkownik zewnętrzny (UZ) może wykonywać następujące czynności:

Prezentacja systemu do obsługi klienta (platforma B2B) Adres sklepu:

ZINTEGROWANY SYSTEM ZARZĄDZANIA TREŚCIĄ

Ministerstwo Finansów

Konsolidacja FP- Depozyty

WPROWADZANIE ZLECEŃ POPRZEZ STRONĘ INSTRUKCJA UŻYTKOWNIKA

Instrukcja stanowiskowa. Proces rozliczenia wniosku o podróż krajową

Instrukcja obsługi Zaplecza epk w zakresie zarządzania tłumaczeniami opisów procedur, publikacji oraz poradników przedsiębiorcy

Kleos Mobile Android

Podręcznik użytkownika Extranet (wersja dla Klubów)

Podręcznik użytkownika Obieg dokumentów

MECHANIZM WYMIANY DANYCH ORAZ ROZLICZEŃ APTEKA NFZ

Przykłady i kursy Wersja 7 Wydanie 5. Przykładowy kurs rekrutacji dla produktu IBM Process Designer

Instrukcja obsługi dla studenta

Przewodnik. Urlopy. (Pracownik) HRnest.pl INTERNETOWY SYSTEM ZARZĄDZANIA WNIOSKAMI URLOPOWYMI, DELEGACJAMI I CZASEM PRACY

ACT! Integrator dla Symfonii. Podręcznik użytkownika

WYSYŁKA EDEKLARACJI 2015

Instrukcja użytkownika NAUCZYCIELA AKADEMICKIEGO SYSTEMU ARCHIWIZACJI PRAC

Prezentacja systemu do obsługi klienta (platforma B2B) Adres sklepu:

Instrukcja obsługi dla studenta

W dowolnej przeglądarce internetowej należy wpisać poniższy adres:

Instrukcja Użytkownika Nauczyciel Akademicki Akademickiego Systemu Archiwizacji Prac w Uniwersytecie Papieskim Jana Pawła II w Krakowie

Moduł Notatki Systemu Obsługi Zamówień Publicznych UTP-Bydgoszcz Instrukcja postępowania do 1000 Euro

Symfonia e-dokumenty 2013 Specyfikacja zmian

Przewodnik Szybki start

Instrukcja użytkownika

ELEKTRONICZNA KSIĄŻKA ZDARZEŃ

Podręcznik użytkownika Wprowadzający aplikacji Wykaz2

MECHANIZM WYMIANY DANYCH ORAZ ROZLICZEŃ APTEKA NFZ

Opis programu Profbi Delegacje 2013 Delegacje Krajowe i Zagraniczne.

Instrukcja użytkownika OPERATORA Akademickiego Systemu Archiwizacji Prac

Operacje. instrukcja obsługi wersja 2.9.2

Elektroniczny Urząd Podawczy

Instrukcja obsługi dla studenta

Transkrypt:

Forte Delegacje Krajowe Podręcznik użytkownika Wersja 2014

Windows jest znakiem towarowym firmy Microsoft Corporation. Microsoft SQL Server jest znakiem towarowym firmy Microsoft Corporation. Adobe, Acrobat, Acrobat Reader, Acrobat Distiller są zastrzeżonymi znakami towarowymi firmy Adobe Systems Inc. System Zarządzania Forte jest zastrzeżonym znakiem towarowym firmy Sage sp. z o.o. Opracowanie i skład: Sage sp. z o.o. Warszawa, wrzesień 2013 Symbol dokumentu MXDEGV2014P0001 Copyright Sage sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone. All Rights Reserved. Powielanie w jakiejkolwiek formie całości lub fragmentów podręcznika bez pisemnej zgody firmy Sage sp. z o.o. jest zabronione.

Spis treści Wstęp 0-1 Dokumentacja modułu... 0-1 Korzystanie z podręczników elektronicznych... 0-1 Pomoc techniczna... 0-1 Zastrzeżenia... 0-2 Aktualne informacje... 0-2 Praca z modułem Fort Delegacje Krajowe 1-1 Delegacje Krajowe w firmie... 1-2 Wyjazdy służbowe... 1-2 Wprowadzanie polecenia wyjazdu... 1-2 Wprowadzanie kosztów rozliczenia... 1-3 Akceptacja kosztów rozliczenia... 1-3 Rozliczenie kosztów wyjazdu służbowego... 1-4 Zwrot kosztów wyjazdu... 1-6 Funkcje - Nadawanie uprawnień osobom zajmującym się wyjazdami... 1-7 Podręcznik użytkownika... 1-7

0 2 Podręcznik użytkownika Moduł Forte Delegacje Krajowe MXDEGV2014P0001

Wstęp System Zarządzania Forte to rozwiązanie klasy ERP pozwalające osiągnąć przedsiębiorstwom trwałe i wymierne korzyści biznesowe. Wspiera zarządzanie strategicznymi obszarami i procesami zachodzącymi w organizacji, przyczynia się do wzrostu efektywności i optymalizacji kosztów jej funkcjonowania. Szybki dostęp do wiarygodnej i spójnej informacji zarządczej pozwala elastycznie reagować na zmiany rynkowe, wpływa na zwiększenie przewagi konkurencyjnej oraz obniża ogólne ryzyko działalności. System Zarządzania Forte jest zintegrowanym systemem o budowie modułowej, który obejmuje swoim zakresem strategiczne obszary i procesy w organizacji - finanse, zarządzanie zasobami ludzkimi, sprzedaż i marketing oraz analizy i zarządzanie informacją. Zaawansowane rozwiązania oraz wykorzystywana baza Microsoft SQL Server pozwalają na bezpieczny rozwój poszczególnych modułów, integrację z innymi systemami oraz tworzenie nowych raportów i zestawień dostosowanych do specyfiki i potrzeb firmy. Forte Delegacje Krajowe jest jednym z modułów Systemu Zarządzania Forte. Dokumentacja modułu W skład dokumentacji modułu wchodzi podręcznik elektroniczny w formacie.pdf. Korzystanie z podręczników elektronicznych Podręcznik w postaci elektronicznej zawiera pełną wiedzę o module. Podręczniki elektroniczne są tworzone w formacie.pdf. Oprócz tego do modułu mogą być dołączane inne dokumenty w tym formacie lub w formatach tekstowych, opisujące wybrane zagadnienia i wprowadzane w module zmiany. Do korzystania z dokumentów w formacie.pdf niezbędne jest zainstalowanie w systemie przeglądarki Adobe Reader. Jej najnowsza, bezpłatna wersja jest dostępna do pobrania na stronie producenta (adres strony producenta w języku polskim: http://www.adobe.com/pl/). Pomoc techniczna Jeżeli wystąpią trudności związane z modułem należy skorzystać z pomocy technicznej dostępnej dla użytkowników programów Sage. Preferowana jest następująca kolejność korzystania z kolejnych elementów pomocy technicznej. Skorzystać z informacji zawartych w podręczniku użytkownika, który znajduje się w głównym menu modułu, w poleceniu Podręczniki. Przeczytać plik zawierający najnowsze informacje. Jego wersja elektroniczna znajduje się w menu Start systemu operacyjnego, w katalogu Wszystkie programy/sage/forte dokumentacja. Zgłosić problem wykorzystując polecenie Zgłoszenie problemu. W tym celu należy otworzyć menu Start w systemie operacyjnym, a następnie wybrać Wszystkie programy/sage/narzędzia/zgłoszenie problemu.

0 2 Podręcznik użytkownika Moduł Forte Delegacje Krajowe Skontaktować się z Działem Wsparcia Technicznego Produktu Sage. Możliwości uzyskiwania pomocy w tej formie zależą od zakresu wykupionego wraz z systemem pakietu usług wsparcia technicznego. Aktualny sposób kontaktu jest opisany na stronie w Internecie. Zastrzeżenia Przytaczane w dokumentacji przykłady wprowadzania danych należy traktować, jako ilustrację działania modułu, a rzeczywiste dane własnej firmy wprowadzać zgodnie z posiadaną wiedzą w zakresie zasad prowadzenia rachunkowości i prawa podatkowego. Wszystkie użyte nazwy własne nie dotyczą istniejących firm i osób, ale zostały wymyślone na potrzeby przykładów. Autorzy zakładają znajomość przez użytkownika podstawowych zasad obsługi programów w środowisku Windows oraz w stosowanej przez jego firmę sieci komputerowej. Dokumentacja została opracowana i opublikowana zgodnie ze stanem modułu w momencie publikacji. Moduł i dokumentacja mogą podlegać modyfikacji bez dodatkowego powiadamiania użytkowników. Sage sp. z o.o. nie ponosi odpowiedzialności za błędy użytkownika, wynikające z nieznajomości powyższych zasad. Aktualne informacje System jest stale i na bieżąco aktualizowany. Opis wszystkich nowości i zmian w module, które nie zostały ujęte w niniejszym podręczniku można znaleźć w specjalnym pliku dołączanym w momencie instalacji modułu. Aktualne informacje znajdują się również na naszej stronie w Internecie. MXDEGV2014P0001

Praca z modułem Fort Delegacje Krajowe Moduł Delegacje Krajowe będący jednym z wielu modułów Systemu Zarządzania Forte wspomaga proces zarządzania delegacjami. Powstał on w odpowiedzi na potrzeby Klientów świadomych zasobochłonności, a co za tym idzie kosztowności procesu. Moduł pozwala Użytkownikom w sposób elektroniczny, a więc bez dokumentów papierowych, zgłosić delegacje, uzyskać niezbędne akceptacje, jak również, przy współpracy modułów Zaliczki Pracownicze i Rozliczenia Pracownicze, pobrać zaliczki na wyjazdy oraz je rozliczyć. Moduł posiada również okno, w którym dokonywane jest definiowanie koniecznych uprawnień. Funkcjonalność modułu realizowana jest przy pomocy poleceń zawartych w menu głównym w grupie Aplikacje. Rys. 1-1 Moduł Delegacje Krajowe menu główne.

1 2 Podręcznik użytkownika Moduł Forte Delegacje Krajowe Delegacje Krajowe w firmie Wyjazdy służbowe Do ewidencjonowania i rozliczania wyjazdów służbowych służą opcje menu z grupy Aplikacje. Rys. 1-2 Aplikacje Moduł Delegacje krajowe. Prosty schemat obiegu dokumentów wyjazdu obejmuje wprowadzenie polecenia wyjazdu, jego rozliczenie oraz niezbędne akceptacje. Wprowadzanie polecenia wyjazdu W celu wstawienia polecenia wyjazdu służbowego należy wybrać kolejno Aplikacje / Polecenia, a następnie na formatce Nowy wyjazd służbowy wypełnić pola: Miasto, W celu, Środek lokomocji, W okresie od - do. Pole zaliczka aktywne jest dla posiadaczy modułu Zaliczki Pracownicze. Rys. 1-3 Formularz wniosku Nowy wyjazd służbowy. Moduł Delegacje krajowe posiada również możliwość składania wniosku wyjazdu w imieniu osoby przez innego Użytkownika do tego uprawnionego. Użycie przycisku Wstaw wyjazd spowoduje dodanie nowej pozycji do listy wyjazdów służbowych. Najechanie kursorem myszy na ikonę i powoduje wyświetlenie informacji na temat miejsca i celu wyjazdu, jego terminu oraz środka lokomocji. Dodatkowo środek lokomocji jest przedstawiony za pomocą rysunku. Rys. 1-4 Widok zgłoszonych wniosków wyjazdów służbowych. Aby anulować wniosek wyjazdu należy wybrać przycisk. Jeżeli Użytkownik posiada również moduł Nieobecności, to wstawienie polecenia wyjazdu służbowego w module Delegacje Krajowe spowoduje, że w module Nieobecności zostanie wstawiona nieobecność na dany okres. Typ nieobecności, jaki powinien być przypisany dla polecenia wyjazdów służbowych definiuje się w module Nieobecności. Więcej na temat pracy z modułem Nieobecności Użytkownik może się dowiedzieć z dokumentacji do tego modułu. MXDEGV2014P0001

Praca z modułem Fort Delegacje Krajowe 1 3 Wprowadzanie kosztów rozliczenia Wprowadzenie dokumentów rozliczenia możliwe jest na dwa sposoby. Pierwszy, to wybranie przycisku widocznego z prawej strony listy wniosków. Drugi sposób to wybranie polecenia Aplikacje / Rozliczenia. Otwarte zostanie okno rozliczenia, w którym należy wprowadzić nowy przejazd związany z wyjazdem służbowym oraz inne dokumenty kosztów (np. rachunki, faktury). Rys. 1-5 Formularz rozliczenia wyjazdu służbowego. Aby koszty wyjazdu naliczone były poprawnie, należy pamiętać o wprowadzeniu dat i tras obu przejazdów. Do kosztów rozliczenia moduł dodaje obowiązujące według prawa wartości diet oraz ryczałtów. Wybranie przycisków Dodaj przejazd oraz Dodaj dokument powoduje dodanie pozycji wprowadzonej w oknie Rozliczenie wyjazdu służbowego do formularza Zestawienie kosztów podroży. Wybranie przycisku Wyślij spowoduje przekazanie do przełożonego, za pomocą poczty elektronicznej, informacji o konieczności akceptacji kosztów rozliczenia. Akceptacja kosztów rozliczenia W celu akceptacji kosztów wyjazdów służbowych przełożony korzysta z formularza w oknie Aplikacje / Akceptacja, gdzie znajdują się wnioski oczekujące na akceptację. Poprzez system wyszukiwania można je przeszukiwać według różnych kryteriów, takich jak: Akceptujący, Status, Wnioskodawca, Data zgłoszenia. Rys. 1-6 Lista wniosków oczekujących na akceptację przełożonego.

1 4 Podręcznik użytkownika Moduł Forte Delegacje Krajowe Wybór przycisku służbowego nr. widocznego w prawej części formularza otwiera okno Rozliczenie wyjazdu Rys. 1-7 Rozliczenie wyjazdu służbowego status do akceptacji Osoba dokonująca akceptacji kosztów wyjazdu służbowego może zaakceptować lub odrzucić wszystkie pozycje rozliczające wyjazd jednocześnie za pomocą przycisków Akceptuję wszystko lub Odrzucam wszystko (Rys. 1-7). Użytkownik w dalszym ciągu może zaakceptować, bądź odrzucić tylko wskazane pozycje. Ponadto osoba dokonująca akceptacji może wybrać jedną lub kilka konkretna pozycji, które zostaną zaakceptowane lub skierowane do wyjaśnienia. Obok każdej pozycji rozliczenia, po prawej stronie widoczna jest rozwijana lista z wyborem: do akceptacji, akceptuję lub odrzucam. Wybranie opcji akceptuję powoduje zaakceptowanie kosztu wyjazdu, tj. przejazdów i załączonych dokumentów. Wybór statusu zatwierdza przycisk OK. Na formularzu w kolumnie info pojawi się informacja o nadanym statusie. Rozliczenie kosztów wyjazdu służbowego Po zaakceptowaniu kosztów wyjazdu służbowego następuje ich rozliczenie. W tym celu wybiera się kolejno Aplikacje / Rozliczenia. Wyświetlony zostaje formularz Wyjazdy służbowe z listą wyjazdów do rozliczenia. Formularz zawiera takie dane jak: numer wniosku, nazwisko wnioskodawcy, datę złożenia wniosku, terminy wyjazdu i powrotu z delegacji, kwotę wypłaconej pracownikowi zaliczki, całkowity koszt podróży służbowej, status wniosku oraz dodatkowe informację o osobie wnioskującej. Rys. 1-8 Rozliczenie wyjazdu formularz Wyjazdy służbowe. Jeżeli Użytkownik chce przejrzeć lub rozliczyć inne zaliczki, powinien ustalić kryteria: Status, Wnioskodawcę, Datę zgłoszenia i Środek lokomocji, a następnie użyć przycisku Szukaj. Wybranie ikony Pokaż szczegóły wniosku służbowego wyświetla formularz prezentujący dane szczegółowe wniosku (Rys. 1-9). MXDEGV2014P0001

Praca z modułem Fort Delegacje Krajowe 1 5 Rys. 1-9 Szczegóły polecenia wyjazdu służbowego.

1 6 Podręcznik użytkownika Moduł Forte Delegacje Krajowe do wniosku otwiera okno Rozli- Użycie ikony Rozlicz pozycje polecenia wyjazdu służbowego czenie wyjazdu służbowego nr.... W kolumnie obok każdej z pozycji na liście istnieje możliwość zaznaczenia pozycji akceptowanych przez przełożonego do rozliczenia. Wybranie przycisku OK zapisuje zmiany akceptacji. Rys. 1-10 Rozliczenie polecenia wyjazdu służbowego. Wybranie przycisku Rozlicz powoduje zakończenie rozliczania wniosku i wyświetlenie formularza opisu dokumentu. Rozliczony wniosek jest podstawą do fizycznego zwrotu kosztów wyjazdu. Możliwe jest również zakończenie procesu rozliczenia poprzez wybranie przycisku z prawej strony formatki wyjazdów służbowych. widocznego Jeżeli Administrator wyjazdów chce przejrzeć koszty wyjazdów innych Użytkowników musi ustalić Status rozliczenia, wybrać nazwisko osoby w polu Wnioskodawca, wskazać Datę zgłoszenia oraz Środek lokomocji. Po wybraniu przycisku Szukaj wyświetla się formularz Użytkownika wybranego z listy. Zwrot kosztów wyjazdu Obsługa kasowa zwrotu kosztów wyjazd jest możliwa wtedy, gdy Użytkownik posiada moduł Rozliczenia Pracownicze. Proces rozliczenia jest opisany w dokumentacji do wyżej wymienionego modułu. MXDEGV2014P0001

Praca z modułem Fort Delegacje Krajowe 1 7 Funkcje - Nadawanie uprawnień osobom zajmującym się wyjazdami Aby ustalić status osoby uprawnionej do rozliczania zaliczek należy wybrać kolejno Aplikacje / Funkcje. W oknie możemy zdefiniować następujące kategorie osób uprawnionych: - Osoby rozliczające wyjazdy służbowe, - Osoby zarządzające podróżami. Rys. 1-11 Nadawanie uprawnień administratora wyjazdów służbowych. Aby dodać osoby uprawnienia należy z listy w lewej części okna wybrać Użytkownika, w każdej z kategorii, a następnie przez użycie przycisku Nadaj uprawnienia przenieść wybrane osoby do kolumny po prawej stronie Rozliczający / Zarządzający. Analogicznie postępujemy chcąc usunąć osobę z listy należy wybrać przycisk Usuń uprawnienia. W panelu Ścieżki akceptacji możemy definiować ścieżki akceptacji. Naturalną ścieżką akceptacji jest akceptowanie przez bezpośredniego przełożonego osoby składającej wniosek. Program umożliwia zdefiniowanie niestandardowych ścieżek akceptacji. Można je zdefiniować w grupie Ścieżki akceptacji. W pole nazwa wpisywana jest nazwa ścieżki akceptacji. Użycie przycisku umożliwia wybranie z listy pierwszy akceptujący osoby, która będzie uprawniona do dokonywania akceptacji. Całą operację kończy wybór przycisku Wstaw. Po zdefiniowaniu przynajmniej jednej ścieżki akceptacji okno uprawnień wyświetli się w zmienionej postaci. Pojawi się możliwość edycji ścieżek akceptacji. W grupie edycja ścieżki do akceptacji można dodawać i usuwać osoby akceptujące. W grupie dostępność systemów do edytowanej ścieżki można decydować, które moduły systemu mogą korzystać z określonych ścieżek akceptacji. Podręcznik użytkownika Po wybraniu z głównego menu pozycji Podręczniki Użytkownik otrzymuje dostęp do podręcznika moduł Forte Struktura Organizacji oraz moduł Forte Delegacje Krajowe. Podręczniki są zapisane w formacie PDF. Aby móc skorzystać z tej opcji należy mieć zainstalowany program umożliwiający odczyt plików w formacie PDF (np. Adobe Reader).