BK-04.0914-77-2/08 Kraków, dnia.. Pani Marta Jasińska Dyrektor Szkolnego Schroniska Młodzieżowego ul. Grochowa 21 30-731 Kraków, Referat Kontroli Finansowej Biura Kontroli Wewnętrznej Urzędu Miasta Krakowa przeprowadził na podstawie upoważnienia nr 98/2008, podpisanego przez Prezydenta Miasta Krakowa, kontrolę kompleksową gospodarki finansowej w kierowanej przez Panią jednostce, której wyniki zostały ujęte w dwustronnie podpisanym protokole kontroli. Zakres kontroli obejmował w szczególności: organizację jednostki w zakresie gospodarki finansowej, planowanie i sprawozdawczość budżetową, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, gospodarkę środkami rzeczowymi, gospodarkę środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, gospodarkę pieniężną prowadzoną w formie rachunku dochodów własnych. I. Ocena sposobu funkcjonowania jednostki kontrolowanej: Szkolne Schronisko Młodzieżowe, z siedzibą w Krakowie przy ul. Grochowej 21, jest publiczną placówką oświatowo-wychowawczą działającą jako samodzielna jednostka budżetowa. Organem prowadzącym jest Gmina Miejska Kraków, a nadzór pedagogiczny nad jednostką sprawuje Małopolski Kurator Oświaty. 1. W wyniku przeprowadzonej kontroli problemowej, stwierdzono: W jednostce istnieje potrzeba usprawnienia systemu ewidencji księgowej oraz mechanizmów kontroli finansowej, gdyż stwierdzone nieprawidłowości były konsekwencją braków w powyższym zakresie.
2. Ustalenia kontroli wykazały następujące nieprawidłowości: 1. prowadzenie ewidencji analitycznej do kont zespołu 2 (201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami, 221 Należności z tytułu dochodów budżetowych, 225 Rozrachunki z budżetami, 229 Pozostałe rozrachunki publiczno - prawne, 231 Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń) bez uwzględnienia podziałek klasyfikacji budżetowej, co znacznie utrudniało sporządzenie sprawozdań budżetowych. Zastosowana technika prowadzenia ewidencji na ww. kontach rozrachunkowych uniemożliwiała bezpośrednie przeniesienie danych wynikających z zapisów na kontach księgowych do kolumny zobowiązania ogółem sprawozdania Rb-28S oraz do kolumny należności sprawozdania Rb-27S, a w konsekwencji nie spełniała wymogów wynikających z 12 ust. 1 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 142, poz. 1020 z późn. zm.), 2. ewidencjonowanie na koncie 240-4 Pozostałe rozrachunki zbiorczo zaliczek pobranych od kontrahentów na rezerwację noclegów, co naruszało zapisy wynikające z załącznika nr 2 do rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont (...), zgodnie z którym ewidencję rozrachunków, w tym zaliczek należy prowadzić na koncie 201, cyt.: Konto 201 służy do ewidencji rozrachunków i roszczeń krajowych i zagranicznych z tytułu dostaw, robót i usług, w tym również zaliczek na poczet dostaw, robót i usług (...). Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 201 powinna zapewnić możliwość ustalenia należności i zobowiązań krajowych i zagranicznych według poszczególnych kontrahentów. Dodatkowo na podstawie zapisów w księgach rachunkowych na koncie 240-4 nie było możliwe ustalenie wysokości wpłaconych zaliczek przez poszczególnych kontrahentów, 3. dokonywanie przypisu należności dotyczącego czynszów i opłat za media w mieszkaniach służbowych na stronie Wn konta 221 Należności z tytułu dochodów budżetowych w kwocie faktycznej zapłaty, a nie w wysokości naliczonej należności. W konsekwencji ewidencja księgowa nie odzwierciedlała stanu rozliczeń z poszczególnymi najemcami, a w szczególności uniemożliwiała ustalenie ewentualnych nadpłat lub zaległości w opłatach. Stosowny przez jednostkę sposób prowadzenia ewidencji na koncie 221 był niezgodny z zapisami załącznika nr 2 do rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont (...), który mówi, cyt.: Konto 221 służy do ewidencji należności z tytułu dochodów budżetowych (...). Na stronie Wn konta 221 ujmuje się należności z tytułu dochodów budżetowych i zwroty nadpłat. Na stronie Ma konta 221 ujmuje się wpłaty należności z tytułu dochodów budżetowych oraz odpisy (zmniejszenia) należności, 4. nieprowadzenie w księgach rachunkowych ewidencji podatku VAT naliczonego i należnego pomimo, że jednostka jest czynnym podatnikiem. Ponadto jednostka nie pomniejszała kosztów i przychodów o kwoty podatku podlegającego odliczeniu, co jest niezgodne z art. 12 ust. 4 pkt 9 i art. 16 ust. 1 pkt 46 ustawy z dnia 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. z 2000 r., Dz.U. 54, poz. 654 z późn. zm). Z przywołanej ustawy, wynika że kwoty podatku VAT podlegające odliczeniu nie stanowią przychodów i kosztów uzyskania przychodów. Powyższe działanie skutkowało zawyżaniem przychodów i kosztów działalności oraz brakiem odzwierciedlenia w księgach rachunkowych operacji związanych z przebiegiem rozliczenia kwot naliczonego i należnego podatku VAT. Dodatkowo przyjęty sposób ewidencji nie spełniał wymogów wynikających z art. 20 ust. 1 i art. 24 ust. 2 ustawy z dnia 29 2
września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz. 694 z późn. zm.), 5. nieustalenie procedur związanych z przekazywaniem gotówki kasjerowi, pobranej przez pracowników recepcji przyjmujących wpłaty od turystów. Brak dokumentacji potwierdzającej przekazywanie gotówki pomiędzy pracownikami recepcji, a kasjerem, nie spełniał wymogów wynikających z pkt 11 Komunikatu nr 13 Ministra Finansów z dnia 30.06.2006 (Dz. Urz. MF nr 7, poz. 58) w sprawie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych, który mówi, cyt.: Wszystkie operacje finansowe i gospodarcze, a także inne znaczące zdarzenia, są rzetelnie dokumentowane, a dokumentacja ta jest łatwo dostępna dla upoważnionych osób. Dokumentacja jest pełna oraz umożliwia prześledzenie każdej operacji finansowej, gospodarczej lub zdarzenia od samego początku, w trakcie ich trwania i po zakończeniu (...)., 6. nieprawidłowe rozliczanie zaliczki stałej polegające na rozchodowaniu gotówki z kasy na podstawie faktur przesłanych faksem (nie zatwierdzonych do wypłaty). Gotówka wynikająca z tych faktur była podejmowana bez potwierdzenia i przechowywana przez kasjera do czasu dostarczenia oryginału faktury przez kierownika filii w Zakopanem. Kierownik pomimo otrzymania gotówki w dniu dostarczenia oryginału faktury potwierdzał jej odbiór pod datą pobrania gotówki przez kasjera. Powyższe działanie narusza obowiązujące w jednostce zasady gospodarki kasowej, a także narusza zasady zawarte w pkt nr 11 ww. Komunikatu w sprawie standardów kontroli finansowej (...), 7. prowadzenie ewidencji druków ścisłego zarachowania przez kasjera, co stanowi o niezapewnieniu właściwego funkcjonowania mechanizmów kontroli związanego z obrotem środkami pieniężnymi (gotówką w kasie), czym naruszono standard nr 13 określony w Komunikacie w sprawie standardów kontroli finansowej (...), 8. niewskazywanie na dowodach źródłowych - zestawieniach zbiorczych paragonów fiskalnych dekretu (tj. sposobu ich ujęcia w księgach rachunkowych), co narusza zapisy art. 21. ust.1 pkt 6 oraz art. 24 ust. 4 pkt 1 ustawy o rachunkowości, w zakresie gospodarki Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych: 9. zawarcie w regulaminie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych zapisów nie spełniających wymogów ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t: Dz. U. z 1996, Nr 70, poz. 335) dotyczących w szczególności: nieprawidłowego przeznaczenia środków Funduszu (np. na zakup drobnych upominków z okazji: świąt Bożego Narodzenia, Wielkanocy, Dnia KEN, pożegnania pracowników odchodzących), co jest niezgodne z art. 1 ust. 1 w związku z art. 2 pkt 1 ww. ustawy, zwiększania środków Funduszu o nie wykorzystane środki zakładowego funduszu nagród, co stanowi naruszenie art. 7 ust. 1 ww. ustawy, nieprawidłowego ustalenia kryteriów udzielania pomocy socjalnej uzależnionych od wieku lub okresu zatrudnienia w jednostce, co było niezgodne z treścią art. 8 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, który stanowi, cyt.: Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu, w zakresie dochodów własnych: 10. określenie Dyrektora SSM jako strony zawartych umów najmu pomieszczeń szkoły, Szkolne Schronisko Młodzieżowe, będąc jednostką budżetową, nie posiada osobowości 3
prawnej, co oznacza, że nie może samoistnie występować w stosunkach umownych. Dodatkowo, jednostka nie jest właścicielem nieruchomości, w których prowadzi działalność, a jedynie jego trwałym zarządcą. W związku z powyższym, umowy winny być zawierane pomiędzy Miastem Kraków, reprezentowanym przez Dyrektora jednostki w ramach pełnomocnictwa udzielonego przez Prezydenta Miasta Krakowa zgodnie z art. 47 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (j.t. Dz. U. z 2001 r., nr 142, poz. 1591), 11. wystawianie faktur za najem pomieszczeń po terminie płatności wynikającym z zawartej umowy, co narusza 11 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2008 r. nr 212 poz. 1337), w którym termin wystawienia faktury dla podatników świadczących usługi najmu został określony jako nie później niż z chwilą powstania obowiązku podatkowego w związku z art. 19 ust. 13 pkt 4 ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2004 nr 54 poz. 535 z późn. zm.), który stanowi, iż obowiązek podatkowy dla podatników świadczących na terytorium kraju usługi najmu i dzierżawy, powstaje z chwilą cyt.: otrzymania całości lub części zapłaty, nie później jednak niż z upływem terminu płatności określonego w umowie lub fakturze, 12. dokonywanie zakupów gotówkowych ze środków własnych pracowników, co wyklucza możliwość dokonania przez Dyrektora jednostki wstępnej oceny celowości wydatków, o konieczności której mówi art. 47 ust. 2 pkt 1 ustawy o finansach publicznych oraz narusza zasady wyrażone w pkt 12 Standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych, zamieszczonych w Załączniku do Komunikatu Nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r., który stanowi cyt.: Kierownik jednostki lub upoważnieni przez niego pracownicy zatwierdzają wszelkie operacje finansowe i gospodarcze przed ich realizacją. II Zalecenia pokontrolne W celu wyeliminowania wyżej opisanych nieprawidłowości oraz uniknięcia powstania ich w przyszłości należy: 1. prowadzić ewidencję analityczną do kont zespołu 2 z uwzględnieniem podziałek klasyfikacji budżetowej zgodnie z wymogami wynikającymi z 12 ust. 1 pkt 5 rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont (...), 2. ewidencjonować pobrane od kontrahentów zaliczki na koncie na koncie 201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami w sposób umożliwiający ustalenie wysokości wpłaconych zaliczek przez poszczególnych kontrahentów, do czego zobowiązują zapisy załącznika nr 2 pkt 27 do rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont (...), 3. ewidencjonować przypisy należności na stronie Wn konta 221 Należności z tytułu dochodów budżetowych w kwocie naliczonej należności zgodnie z zapisami załącznika nr 2 pkt 28 do rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont(...), 4. ujmować w księgach rachunkowych wszystkie operacje związane z przebiegiem rozliczenia kwot naliczonego i należnego podatku VAT oraz pomniejszać przychody i koszty o kwoty podatku VAT podlegającego odliczeniu do czego zobowiązują zapisy 4
art. 20 ust.1 i art. 24 ust. 2 ustawy o rachunkowości oraz art. 12 ust. 4 pkt 9 i art. 16 ust. 1 pkt 46 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, 5. ustalić zgodnie z wymogami pkt 11 Komunikatu nr 13 Ministra Finansów z w sprawie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych procedury związane przekazywaniem gotówki pomiędzy kasjerem, a pracownikami recepcji przyjmującymi wpłaty od turystów, 6. wypłacać gotówkę z kasy wyłącznie osobom uprawnionym, na podstawie dowodów źródłowych zatwierdzonych do wypłaty zgodnie z obowiązującymi w jednostce uregulowaniami wewnętrznymi i zapisami pkt nr 11 Komunikatu w sprawie standardów kontroli finansowej (...), 7. rozdzielić obowiązki w zakresie prowadzenie kasy i ewidencji druków ścisłego zarachowania między różnych pracowników, zapewniając tym samym właściwe funkcjonowanie mechanizmów kontroli, zgodnie z wytycznymi określonymi w pkt. 13 załącznika do Komunikatu Ministra Finansów w sprawie standardów kontroli finansowej jednostkach sektora finansów publicznych, 8. wskazywać na dowodach źródłowych sposób ich ujęcia w księgach rachunkowych zgodnie z art. 21 ust. pkt. 6 ustawy o rachunkowości, w zakresie gospodarki Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych: 9. dokonać zmian w regulaminie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w zakresie: przeznaczania środków Funduszu, zwiększania środków Funduszu, kryteriów przyznawania pomocy socjalnej ze środków funduszu, uzależnić kwoty udzielanej pomocy socjalnej wyłącznie od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, w zakresie dochodów własnych: 10. wymieniać w zawieranych umowach najmu, jako stronę Gminę Kraków, reprezentowaną przez Dyrektora jednostki w ramach pełnomocnictwa udzielonego przez Prezydenta Miasta Krakowa, zgodnie z art. 47 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym, 11. wystawiać faktury za najem pomieszczeń jednostki zgodnie z terminem określonym w 11 rozporządzenia Ministra Finansów 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2008 r. nr 212 poz. 1337) oraz art. 19 ust. 13 pkt 4 ustawy o podatku od towarów i usług, 12. dokonywać zakupów gotówkowych w ramach kwoty udzielonej pracownikowi zaliczki, w myśl zapisów art. 47 ust. 2 pkt 1 ustawy o finansach publicznych. Proszę również wyeliminować inne uchybienia opisane szczegółowo w protokole kontroli. 5
II. III. Osoba odpowiedzialna za realizację zaleceń pokontrolnych: Marta Jasińska, Dyrektor Szkolnego Schroniska Młodzieżowego, ul. Grochowa 21, Termin realizacji zaleceń pokontrolnych: od zaraz, IV. Termin złożenia sprawozdania z przebiegu realizacji zaleceń pokontrolnych: Sprawozdanie z wykonania niniejszych zaleceń proszę przesłać w terminie do dnia 6.03.2009 r. do Referatu Kontroli Finansowej Biura Kontroli Wewnętrznej Urzędu Miasta Krakowa, ul. Bracka 10. Pouczenie: Zgodnie z 14 ust. 1 Regulaminu przeprowadzania kontroli finansowej przez Biuro Kontroli Wewnętrznej UMK, jednostki, w stosunku do których sformułowane zostały zalecenia pokontrolne obowiązane są do sporządzania sprawozdania z realizacji tych zaleceń w terminie określonym w pkt V wystąpienia pokontrolnego według wzoru określonego w załączniku nr 3 do ww. Regulaminu. Otrzymują: 1. Adresat 2. a/a do wiadomości: 1. Pani Elżbieta Lęcznarowicz Zastępca Prezydenta Miasta Krakowa 2. Pan Lesław Fijał Skarbnik Miasta Krakowa 3. Pan Jan Żądło p.o Dyrektora Wydziału Edukacji 6