System FOKUS PŁACE Tworzenie dokumentów PIT i przesyłanie ich do systemu e-deklaracje Autor : Piotr Zielonka tel. 601 99-73-79 pomoc@zielonka.info.pl Piotrków Tryb., grudzień 2016r.
Zasady ogólne Dokumenty rozliczeniowe PIT tworzone są przez moduł płacowy systemu FoKus na podstawie istniejących w systemie list płac w trybie tylko do odczytu. Nie ma możliwości ich modyfikacji inaczej niż tylko przez korektę dokonanych wypłat. W obecnej wersji programu tworzone są następujące rodzaje dokumentów: PIT-4R PIT-8AR PIT-11 PIT-40 PIT-8C PIT-R Procedura wystawiania dokumentów PIT składa się z 2 etapów: 1. Wygenerowanie danych, stanowiących treści poszczególnych dokumentów, z modułu płacowego. 2. Obsłużenie ich w module e-deklaracje, który jest zintegrowany z programem płacowym. Obydwa etapy obsługiwane są przez pracowników merytorycznych i, po zainstalowaniu odpowiednich modułów i szablonów, nie wymagają udziału informatyków. Wydrukowanie wersji papierowej (jeśli w takiej postaci PIT-y przekazywane są pracownikom) może być wykonane zarówno w pierwszym jak i w drugim etapie, przy czym w drugim etapie istnieje możliwość wydruku zbiorczego. Wymagania techniczne W obecnej wersji programu druki generowane są w postaci nieedytowalnych plików PDF, na podstawie szablonów dostarczonych przez autora programu w formacie Microsoft Word. Do ich konwersji na format PDF niezbędne jest oprogramowanie Microsoft Word (min. 2007) lub Libre Office (min. 5.0). Jeden z tych programów musi być zainstalowany na każdej z końcówek, z której będą tworzone PIT-y. Treść szablonów można dostosować np. poprzez dopisanie nazwiska osoby wystawiającej. Operacji takiej może dokonać informatyk poprzez bezpośrednią edycję plików szablonów. Należy jednak pamiętać, aby do edycji stosować jeden z wymienionych edytorów (najlepiej taki, którego będą później używać użytkownicy) i aby przypadkowo nie zmienić układu szablonu. W stosunku do ubiegłego roku, zasadniczą zmianą jest rezygnacja z ładowania danych z plików XML do interaktywnych formularzy PDF. Był to mechanizm powolny i bardzo wrażliwy. Tworzenie dokumentów płatnika Roczne dokumenty rozliczeniowe płatnika PIT-4R oraz PIT-AR tworzy się przy użyciu funkcji Deklaracje roczne PIT-4R i PIT-8AR z menu Zestawienia. Po uruchomieniu tej funkcji następuje podliczenie kwot zaliczek za poszczególne miesiące, przy czym na oddzielnej zakładce prezentowane są dane do wykazania na PIT-4R, a na oddzielnej kwoty zryczałtowanego podatku dla PIT-8AR.
W pierwszej kolejności należy wskazać urząd skarbowy, do którego kierowany jest dokument. Następnie należy zdecydować czy będziemy korzystać z możliwości potrącenia wynagrodzenia płatnika. Jeśli nie skorzystamy z tej możliwości, kwoty wynagrodzenia wyliczone przez program należy usunąć z pól formularza. Następnie należy kliknąć przycisk <Utwórz PIT-4R>, co spowoduje wygenerowanie druku PIT-4R w postaci nieedytowalnego pliku PDF. Po zamknięciu tego dokumentu, na ekranie otrzymamy pytanie: Jeżeli wydruk wykonywany był w celach roboczych, odpowiadamy na to pytanie przecząco. Dopiero po uzgodnieniu kwot z dokumentami księgowymi i podjęciu decyzji o złożeniu PIT-4R w wyświetlonej postaci odpowiadamy twierdząco na pytanie o przekazanie pliku do systemu e-deklaracje, gdzie obsłużymy go w sposób opisany w następnym rozdziale. Tę samą procedurę powtarzamy dla dokumentu PIT-8AR, po kliknięciu na zakładkę z nazwą tego druku. Tworzenie dokumentów pracowników Roczne dokumenty rozliczeniowe pracowników PIT-40 oraz informacje PIT-11, PIT-8C i PIT-R tworzy się przy użyciu funkcji Pracownicy, gdzie na zakładce Suma dochodu znajduje się przycisk <Informacja PIT dla pracownika>. Informacje te wystawia się indywidualnie dla każdego pracownika.
Należy pamiętać, aby : wskazać właściwy rok (domyślnie wyświetlane są dane z roku bieżącego) wyświetlić także kartoteki pracowników, którzy odeszli z pracy w ciągu danego roku i którym taż należy wystawić PIT. Dla każdego z pracowników, u którego w wybranym roku wystąpiła kwota przychodu, należy kliknąć przycisk <Informacja PIT dla pracownika>. Spowoduje to wyświetlenie okna z podsumowaniem osiągniętych kwot. W zależności od rodzaju wynagrodzeń wypłaconych pracownikowi w ciągu podanego roku, aktywne są wybrane zakładki, pozwalające na wystawienie poszczególnych rodzajów PIT. Należy przypomnieć, że istnieją dwa ogólne ustawienia programu, które decydują gdzie prezentowane są niektóre rodzaje wypłat: Zasiłki od umów-zleceń prezentowane są albo na PIT-11 albo na PIT-8C. Decyduje o tym parametr dostępny na zakładce Dodatki i zasiłki w ustawieniach programu. Świadczenia z ZFŚS prezentowane są albo w wierszu Inne źródła albo Wynagrodzenia ze stosunku pracy PIT-11. Decyduje o tym parametr dostępny na zakładce Wyliczenia w ustawieniach programu. W przypadku informacji PIT-R o wynagrodzeniach z tytułu pełnienia funkcji społecznych mamy dwa przypadki : Jest ona dołączana do PIT-11 lub PIT-40 jeśli pracownik miał także wynagrodzenia ze stosunku pracy lub umowy-zlecenia. Jest ona generowana jako oddzielny dokument jeśli pracownik nie miał innych wynagrodzeń. Należy zwrócić uwagę, które zakładki są dostępne dla danego pracownika, aby nie pominąć np. zasiłków z umów-zleceń (jeśli mają być wykazywane na PIT-8C). Najczęściej dla pracownika dostępne są dwie pierwsze zakładki, umożliwiające wystawienie albo informacji PIT-11 albo rozliczenia PIT-40. Wybieramy właściwą z nich, zgodnie z ewentualnym wnioskiem PIT-12, złożonym przez pracownika.
W razie gdyby pomyłkowo uwzględniono w listach płac pracownika nieprawidłowe koszty uzyskania możemy je skorygować zarówno na PIT-11 jak i na PIT-40. Pozostałe kwoty nie podlegają edycji i są sumą wynagrodzeń wypłaconych danemu pracownikowi, niezależnie od liczby kartotek, które dla tego pracownika istnieją w systemie. Inaczej mówiąc: jeśli nawet pracownik ma dwie kartoteki, to PIT generowany po ustawieniu się na każdej z nich będzie taki sam. Właściwy urząd skarbowy wskazywany jest na podstawie informacji wpisanej w danych płacowych pracownika jeśli informacja ta jest nieprawidłowa należy wrócić do danych pracownika i skorygować ją. Po upewnieniu się, że chcemy wystawić dany rodzaj dokumentu PIT należy kliknąć przycisk <Utwórz PIT-11> na zakładce PIT-11 albo <Utwórz PIT-40> na zakładce PIT-40, itp. Spowoduje to wygenerowanie druku PIT w postaci nieedytowalnego pliku PDF. Możemy ten dokument wydrukować od razu lub na razie nie drukować, jeśli planujemy wydruk zbiorczy albo przekazanie PIT-ów drogą elektroniczną. Po zamknięciu wyświetlonego dokumentu, na ekranie otrzymamy pytanie podobne do poniższego: Jeżeli wydruk wykonywany był w celach roboczych, odpowiadamy na to pytanie przecząco. Jeśli chcemy złożyć PIT w wyświetlonej postaci odpowiadamy twierdząco na pytanie o przekazanie pliku do systemu e-deklaracje, gdzie obsłużymy go w sposób opisany w następnym rozdziale. Tę samą procedurę powtarzamy dla dokumentu PIT-8C lub PIT-R jeżeli akurat u danego pracownika wystąpiły wypłaty, które na takich drukach należy wykazać. Wysyłka dokumentów do systemu e-deklaracje Dokumenty wygenerowane zgodnie z wcześniejszym opisem oczekują na ich przesłanie do systemu e-deklaracje MF. Służy do tego moduł e-deklaracje, który jest zintegrowany z programem płacowym i dostępny w menu głównym programu. Dokładny sposób jego obsługi przedstawiony jest w oddzielnym dokumencie PPUS Program Płatnika Urzędu Skarbowego. jest on dostępny na stronie internetowej www.ppus.pl. Został również przesłany wraz z niniejszym dokumentem. Uwaga: Samego programu PPUS nie należy instalować jest on już zintegrowany z modułem płacowym i dostępny w menu głównym programu pod hasłem e-deklaracje. W stosunku do ubiegłego roku, zasadniczą zmianą jest rezygnacja z ładowania danych z plików XML do interaktywnych formularzy PDF. Był to mechanizm powolny i bardzo wrażliwy. W związku z tym, podczas obsługi PIT-ów nie należy już korzystać z funkcji dostępnej pod przyciskiem <Wczytaj dane do PDF>. Można od razu dla wczytanych dokumentów wykonać funkcję <Drukuj dokument PDF> - także zbiorczo. Z tym, że najlepiej wydrukować i przekazać PIT-y pracownikom po otrzymaniu potwierdzenia ich poprawności, tj. po uzyskaniu przez nie statusu 200.