Mszana Dolna, dnia 22.11.2013 r., Zapytanie ofertowe na dostawę i wdrożenie systemu klasy B2B ehermes w ramach projektu pt. Wdrożenie systemu klasy B2B w firmie REZOS wspomagającego handel hurtowy paliw I. Wstęp Firma zaprasza do złożenia pisemnych ofert w zakresie dostawy i wdrożenia systemu klasy B2B ehermes niezbędnego do realizacji projektu Wdrożenie systemu klasy B2B w firmie REZOS wspomagającego handel hurtowy paliw na bazie wymagań firmy REZOS wyspecyfikowanych w niniejszym zapytaniu ofertowym. II. Informacje podstawowe 1. Charakterystyka firmy F.P.H.U. REZOS powstała w 01 października 1996 r. w Mszanie Dolnej, gdzie do dziś mieści się siedziba firmy. Firma działa w branży handlowej. Głównym przedmiotem działalności Firmy REZOS jest sprzedaż hurtowa paliw płynnych w pełnym asortymencie na terenie całej Polski tj. benzyna bezołowiowa 95 i 98, olej napędowy i opałowy. Firma dynamicznie się rozwija, o czym świadczy zdobycie w 2011 r. tytułu Dynamiczna Firma za lata 2008-2010, a w 2013 roku nagrody Gazele Biznesu 2012. Firma jest od 2010 roku także członkiem Kapituły Rzetelnych Firm i posiada Złote Certyfikaty Rzetelności z KRD za lata 2010, 2011, 2012. 2. Lokalizacja projektu Realizacja projektu odbywać się będzie w województwie małopolskim, powiecie limanowskim, gminie Mszana Dolna, miejscowości Mszana Dolna. Inwestycja zlokalizowana zostanie w budynku gospodarczym z częścią biurową, położonym przy ulicy Ogrodowej 9B. Nieruchomość stanowi współwłasność właściciela firmy Zbigniewa Krzysztofiaka osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą. 1
Lokalizacja projektu obejmuje jedną nieruchomość, w której zlokalizowany zostanie całkowity zakres rzeczowy projektu. 3. Ogólny opis projektu Planowana do realizacji inwestycja polegać będzie na wdrożeniu systemu klasy B2B ehermes, będącego elektroniczną platformą dystrybucyjną stymulującą zachodzenie procesów biznesowych pomiędzy partnerami handlowymi (Wnioskodawcą i jego odbiorcami dostawcami) przy wykorzystaniu jednego, spójnego systemu zintegrowanego z modułem magazynowo-sprzedażowym Hermes. Dzięki integracji platformy z programem magazynowo-sprzedażowym stanowi ona spójne narzędzie pracy czyniąc system niezawodnym, podwyższając komfort i wydajność pracowników. III. Przedmiot oferty 1. Na przedmiot oferty składają się: SYSTEM KLASY B2B 1. Platforma dystrybucyjna Ehermes (1 licencja), pozwalająca na stworzenie e-platformy dystrybucyjnej, umożliwiającej współpracę on-line partnerów, bez interwałów czasowych. Platforma ma umożliwiać automatyczną wymianę danych nt. oferowanych produktów, dostęp do indywidualnych cenników, rabatów i akcji promocyjnych, a także podgląd/wgląd w historię dokumentów, stan rozliczeń i niezapłaconych dokumentów, a także pobieranie faktury w postaci elektronicznej PDF. Dodatkowo integracja z systemem magazynowodystrybucyjnym ma stanowić w pełni funkcjonalny system klasy B2B, w oparciu, o który zachodzić będą procesy biznesowe pomiędzy Zamawiającym i jego parterami handlowymi; 2. Moduł Hermes_EDI (MIOD+EX) (2 licencje), pozwalający na elektroniczną wymianę danych, która znacząco usprawni i zautomatyzuje zachodzące procesy biznesowe między partnerami; 3. Moduł magazynowo-sprzedażowego Hermes (4 licencje), wspomagający gospodarkę magazynową, przygotowany do współpracy z eplatformą dystrybucyjną w konfiguracji B2B. Zakup modułu po integracji z ehermes ma pozwolić na wymianę danych o kartotekach między partnerami wg. nazw, opisów, grup towarowych i dostawców itp., a także komunikację z dostawcą/odbiorcą oraz bieżący status zamówienia. Dostępność informacji nt. stanów magazynowych, systemów rabatowych, możliwość planowania oraz prowadzenia 2
sprzedaży, generowania dokumentów handlowych, magazynowych, a także kasowych oraz możliwość sporządzania analiz, raportów handlowych oraz magazynowych w relacjach partnerskich, w jednym miejscu w oparciu o zakupione oprogramowanie zintegrowane z eplatformą ma przyczynić się do zautomatyzowania i usprawnienia procesów biznesowych zachodzących między Wnioskodawcą i jego dostawcami/odbiorcami (partnerami); 4. Moduł efaktura (1 licencja), umożliwiający elektroniczną wymianę danych w postaci efaktur, a tym samym eliminację papierowego obiegu dokumentów i skrócenie czasu realizacji procesu, jakim jest proces rozliczeń; 5. Moduł Filebox (1 licencja), umożliwiający archiwizację dokumentów przesyłanych drogą elektroniczną oraz wgląd w ich historię, a tym samym pozwalający na otworzenie historii zdarzeń gospodarczych, wyszukanych ją wg. określonych parametrów; 6. Moduł Hermes Efka (1 licencja), umożliwiający eksport danych do zewnętrznej księgowości. WDROŻENIE SYSTEMU KLASY B2B EHERMES 1. Usługa doradcza o charakterze informatycznym - analiza przedwdrożeniowa (12 godz.), celem weryfikacji potrzeb Zamawiającego i jego partnerów, aby wdrożony system odpowiadał na nie, a zachodzące między nimi procesy były efektywne; 2. Usługa informatyczna i techniczna związana z instalacją infrastruktury technicznej i oprogramowania tworzącego rozwiązanie klasy B2B: wdrożenie modułu: Ehermes (22 godz.), polegająca na wdrożeniu modułu Ehermes, będącego składową wdrażanego systemu B2B, konieczną do wdrożenia, celem prawidłowego funkcjonowania eplatformy dystrybucyjnej; 3. Usługa informatyczna i techniczna związana z instalacją infrastruktury technicznej i oprogramowania tworzącego rozwiązanie klasy B2B: wdrożenie modułu: Hermes_EDI (MIOD+EX) (8 godz.), polegająca na wdrożeniu modułu Hermes_EDI (MIOD+EX), będącego składową wdrażanego systemu B2B, konieczną do wdrożenia, celem możliwości prowadzenia wymiany danych w postaci elektronicznej z partnerami Zamawiającego; 4. Usługa informatyczna i techniczna związana z instalacją infrastruktury technicznej i oprogramowania tworzącego rozwiązanie klasy B2B: wdrożenie modułu: Hermes oprogramowanie magazynowe (16 godz.), celem wdrożenia modułu Hermes, będącego 3
składową wdrażanego systemu B2B, konieczną do wdrożenia, celem prawidłowego funkcjonowania eplatformy dystrybucyjnej; 5. Usługa informatyczna i techniczna związana z instalacją infrastruktury technicznej i oprogramowania tworzącego rozwiązanie klasy B2B: wdrożenie modułu: efaktura (4 godz.), celem wdrożenia modułu efaktura, pozwalającego na elektroniczną wymianę faktur w postaci efaktur, zaczytywanych automatycznie do systemów zintegrowanych partnerów, bądź opcjonalnie wysyłanych na serwer poczty elektronicznej partnera, którego adres został przypisany, jako wysyłkowy dla efaktur. Tym samym możliwe stanie się automatyczne zaczytywanie/wysyłanie efaktur; 6. Usługa informatyczna i techniczna związana z instalacją infrastruktury technicznej i oprogramowania tworzącego rozwiązanie klasy B2B: wdrożenie modułu: Filebox (4 godz.), celem wdrożenia modułu Filebox, pozwalającego na archiwizację elektronicznie wymienianych danych i wgląd do nich z upływem czasu; 7. Usługa informatyczna i techniczna związana z instalacją infrastruktury technicznej i oprogramowania tworzącego rozwiązanie klasy B2B: wdrożenie modułu: Hermes Efka (4 godz.), celem wdrożenia modułu Hermes Efka, pozwalającego na eksport danych księgowych do zewnętrznej księgowości. Brak własnej księgowości, wymaga eksportu dokumentów księgowych do firmy obsługującej firmę w tym zakresie, co umożliwi wdrożenie przedmiotowego modułu; 8. Usługa doradcza o charakterze informatycznym - asysta w pierwszych dniach pracy na systemie B2B Hermes (6 godz.) - polegająca przede wszystkim na: pilnowaniu kolejności wykonywania zadań oraz prawidłowości wykonywanych operacji, a także pomocy w zakresie wykorzystania funkcjonalności nabytego i zainstalowanego systemu, a jednocześnie pozwali na zidentyfikowanie błędów w wykorzystaniu zainstalowanego systemu; 9. Usługa doradcza o charakterze informatycznym w zakresie reinżynierii procesów biznesowych i reorganizacji przedsiębiorstwa w wyniku wdrożenia systemu B2B Hermes (16 godz.), pozwalająca na reinżynierię dotychczasowych procesów biznesowych, choćby dzięki wyeliminowaniu z ich obiegu dokumentów papierowych i segregatorów, służących do archiwizacji papierowej postaci dokumentów, a także jej nowej organizacji procentującej efektywnością; 4
SZKOLENIE SPECJALISTYCZNE 1. Szkolenie specjalistyczne dla 4 osób (8 godz.), celem przeszkolenia pracowników firmy i właściciela, aby obsługa wdrożone system odbywała się sprawnie, a wykorzystanie systemu, było efektywne. Szkolenie powinno obejmować naukę obsługi systemu, która pozwoli zdobyć wiedzę jak sprawnie i efektywnie pracować w poszczególnych modułach systemu. IV. Warunki postępowania ofertowego 1. Informacje ogólne Firma zaprasza wszystkie zainteresowane firmy do złożenia ofert na zakup i wdrożenie systemu klasy B2B ehermes. Nie dopuszcza się możliwości składania ofert częściowych. 2. Kryteria oceny ofert Firma REZOS dokona oceny otrzymanych ofert kierując się następującymi kryteriami: Cena 100 pkt. Oferent, który zaproponuje najniższą cenę netto otrzyma 100 pkt., natomiast pozostali oferenci odpowiednio mniej punktów wg. wzoru: C = (Cm / Cc) x 100 pkt. Gdzie: C całkowita liczba punktów za kryterium cena; Cm cena najniższej oferty wynikająca ze złożonych ofert; Cc cena badanej oferty. 3. Konsultacje, udzielanie wyjaśnień W przypadku zainteresowania niniejszym zapytaniem, informacji merytorycznych i technicznych udziela pan Zbigniew Krzysztofiak kontakt: tel. 502 080 255 e-mail: zbyszek@rezos.pl lub w biurze firmy REZOS w Mszanie Dolnej ul. Ogrodowa 9B. 5
4. Przygotowanie, ważność i termin składania ofert Oferty należy przygotować w języku polskim w oparciu o wzór formularza ofertowego, stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego, załączając także załącznik nr 2. Wszystkie ceny należy podawać jako wartości netto, brutto oraz słownie. Ceny powinny być wyrażone w PLN. Oferty można składać w formie papierowej na adres: ul. Ogrodowa 9B, lub elektronicznej (w formie skanu) na adres: e-mail: zbyszek@rezos.pl Do oferty należy załączyć harmonogram realizacji wdrożenia. Do oferty zaleca się załączenie dokumentów rejestrowych firmy nie starszych niż 3 miesiące (KRS/wydruk CEIDG). Termin składania ofert upływa w dniu: 02.12.2013 r. o godzinie 16:00 Rozstrzygnięcie: 03.12.2013 r. Wybór najkorzystniejszej oferty udokumentowany zostanie protokołem, mającym formę pisemną, wysłanym do wszystkich oferentów za pośrednictwem poczty oraz elektronicznej (skan protokołu w formie załącznika do wiadomości e-mail). Z wybranym wykonawcą zostanie podpisywana umowa. Umowa zawierać będzie cenę całkowitą za przedmiot zapytania. W przypadku, gdy firma, której oferta została wybrana, odmówi podpisania umowy, Zamawiający wybierze najkorzystniejszą ofertę spośród pozostałych ofert. 6
Planowana data odpisania umowy: 04.12.2013 r. Termin realizacji przedmiotu zapytania: 16.12.2013 r. 16.05.2014 r. 7
FORMULARZ OFERTOWY ZAŁĄCZNIK NR 1 Formularz ofertowy DANE ZAMAWIAJĄCEGO siedziba:, tel/fax. 18 33 11 097, tel. kom.: 502 080 255 NIP: 737-118-67-93 DANE OFERENTA Nazwa:...... Adres:....... Tel.:..... E-mail:... NIP:.... W odpowiedzi na zapytanie ofertowe z dnia 22.11.2013 r. w sprawie dostawy i wdrożenia systemu klasy B2B ehermes niezbędnego do realizacji projektu Wdrożenie systemu klasy B2B w firmie REZOS wspomagającego handel hurtowy paliw zobowiązuję się wykonać przedmiotowe zadanie za następującą cenę: Lp. Nazwa Ilość Cena netto (zł) Wartość Netto (zł) 8
I. SYSTEM KLASY B2B, w tym: 1. Ehermes 1 lic. 2. Hermes_EDI (MIOD +EX) 2 lic. 3. Hermes magazynowo-sprzedażowy 4 lic. 4. efaktura 1 lic. 5. Filebox 1 lic. 6. Hermes Efka II. moduł eksportu danych do zewnętrznej księgowości RAZEM SYSTEM KLASY B2B 1 lic. USŁUGI DORADCZE O CHARAKTERZE INFORMATYCZNYM, w tym: 1. Analiza przedwdrożeniowa 12 h 2. Asysta w pierwszych dniach pracy na systemie B2B Hermes 3. Reinżynieria procesów biznesowych i reorganizacji 16 h przedsiębiorstwa w wyniku wdrożenia systemu B2B Hermes RAZEM USŁUGI DORADCZE O CHARAKTERZE INFORMATYCZNYM III. USŁUGA INFORMATYCZNA I TECHNICZNA ZWIĄZANA Z INSTALACJĄ INFRASTRUKTURY TECHNICZNEJ I OPROGRAMOWANIA TWORZĄCEGO ROZWIĄZANIE KLASY B2B, w tym: 1. Wdrożenie modułu: Ehermes 22 h 6 h 2. Wdrożenie modułu: Hermes_EDI (MIOD+EX) 8 h 3. Wdrożenie modułu: Hermes oprogramowanie 16 h magazynowe 4. Wdrożenie modułu: efaktura 4 h 9
5. Wdrożenie modułu: Filebox 4 h 6. Wdrożenie modułu: Hermes Efka 4 h IV. RAZEM USŁUGI INFORMATYCZNA I TECHNICZNA ZWIĄZANA Z INSTALACJĄ INFRASTRUKTURY TECHNICZNEJ I OPROGRAMOWANIA TWORZĄCEGO ROZWIĄZANIE KLASY B2B SZKOLENIE dla 4 osób 1. Szkolenie 8 h RAZEM SZKOLENIE Cena całkowita netto:. Słownie:. Cena całkowita brutto: Słownie:. w tym VAT:. Słownie:. Zobowiązuję się wykonać przedmiotowe zamówienie w terminie do 16.05.2014 r. Proponowane warunki płatności: - za prace częściowe na podstawie faktur VAT wystawionych na podstawie protokołów odbioru częściowych, płatnych w terminie 14 dni od daty wystawienia dokumentu zapłaty; - końcowa płatność na podstawie faktury VAT wystawionej na podstawie końcowego protokołu odbioru, płatna w terminie 14 dni od daty wystawienia dokumentu zapłaty; Forma płatności: przelew Oferta ważna jest do dnia (co najmniej 2 miesiące) Załączniki: 1. Oświadczenie; 2. Dokument rejestrowy; 10
3. Harmonogram wdrożenia; 4. 5. Miejscowość, data podpis i pieczęć imienna osoby upoważnionej 11
ZAŁĄCZNIK NR 2..,.. r. (nazwa Oferenta) (miejscowość, data).... (adres).. (numer telefonu) (numer fax).. (e-mail) OŚWIADCZENIE Oświadczam, że. (nazwa Oferenta), z siedzibą (adres), NIP. nie jest powiązana osobowo, ani kapitałowo z Zamawiającym z siedzibą przy,. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym, a Wykonawcą, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji; c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. (podpis osoby upoważnionej do reprezentowania) 12