Warszawa, dn. 1 marca 2016 r. ZAPYTANIE OFERTOWE 3/2016 na pełnienie funkcji specjalisty ds. rozliczeń w projektach z zakresu tworzenia planów rozwoju, skierowanych do przedsiębiorców z regionu województwa mazowieckiego oraz z regionu województwa świętokrzyskiego. Projekty będą przedstawione do dofinansowania w konkursie nr POWR.02.02.00-IP.09-00-002/16, organizowanym przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości ze środków Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020, w ramach Osi priorytetowej II Efektywne polityki publiczne dla rynku pracy, gospodarki i edukacji, Działania 2.2 Wsparcie na rzecz zarządzania strategicznego przedsiębiorstw oraz budowy przewagi konkurencyjnej na rynku. 1. NAZWA I ADRES ZAMAWIAJĄCEGO Nazwa: Związek Pracodawców Business Centre Club Siedziba: Pl. Żelaznej Bramy 10, 00-136 Warszawa NIP: 5252242171 Strona internetowa www.bcc.org.pl Osoba uprawniona do kontaktu : Barbara Nikiel Telefon: +48 22 58 26 159 Adres e-mail: barbara.nikiel@bcc.org.pl 1
2. TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA Niniejsze zapytanie jest zgodne z wymaganiami zasady uczciwej konkurencji, o której mowa w części 6.5 Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszy Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 z dnia 10 kwietnia 2015 r. Niniejsze postępowanie o udzielenie zamówienia nie podlega przepisom ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2010r. Nr 113, poz. 759 z późniejszymi zmianami). 3. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA Przedmiotem zapytania jest pełnienie funkcji specjalisty ds. rozliczeń w projektach współfinansowanych ze środków UE w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój (PO WER). Obowiązki na stanowisku specjalisty ds. rozliczeń są następujące: Obsługa rozliczeń finansowych Projektów, w tym rejestracja, przetwarzanie, opisywanie, kopiowanie, archiwizowanie faktur/rachunków oraz innych dowodów księgowych Projektów, dokonywanie płatności i bieżące archiwizowanie wyciągów bankowych potwierdzających dokonane płatności. Weryfikacja faktur i rachunków pod względem formalno-rachunkowym i prawidłowości rozliczeń finansowych, w tym weryfikacja ich zgodności z podpisanymi umowami. Kontrolowanie kwalifikowalności wydatków zgodnie z aktualnymi Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO WER, interpretacjami IP, IW, IZ PO WER i orzecznictwem sądowym. Opracowanie kompletu wzorów dokumentów projektowych w zakresie zapewnienia prawidłowego rozliczenia finansowego Projektów i ich stosowanie w Projektach, w tym wzoru opisu dokumentów księgowych Projektów. Prowadzenie monitoringu stanu kont Projektowych, w tym poziomu wydatkowania transz dotacji w Projektach i stanu refundacji wydatków Projektów z konta własnego ZP BCC. Przygotowanie i składanie wniosków o płatność, w tym kompleksowe przygotowanie wniosków o płatność w części finansowej i wszystkich załączników do wniosków o płatność, w tym załączników związanych z raportowaniem o uczestnikach Projektów oraz składanie wniosków o płatność, w tym wszystkich poprawek do wniosków. Współpraca z Instytucją Pośredniczącą w celu zapewnienia prawidłowości rozliczeń finansowych Projektów. Bieżąca współpraca z zespołem projektowym w zakresie zapewniającym prawidłową realizację finansową Projektów. 2
Opracowywanie sprawozdań i zestawień finansowych nt. Projektów zgodnie z bieżącymi potrzebami ZP BCC, w tym na potrzeby kontroli Projektów i współpracy z Instytucją Pośredniczącą. Obsługiwanie audytów i kontroli w zakresie finansowym prowadzonych przez upoważnione instytucje (IP, IZ, UKS, KE itp.) i przygotowywanie odpowiedzi w w/w zakresie na informacje i zalecenia pokontrolne. Monitorowanie zmian w wytycznych i innych regulacjach w zakresie finansowego rozliczania projektów w ramach PO WER. Ścisła współpraca z Kierownikami Projektów, pozostałymi członkami zespołów projektowych, Instytucją Pośredniczącą, podwykonawcami w celu zapewnienia prawidłowości rozliczeń finansowych w Projektach. Monitorowanie terminów płatności dla wykonawców i personelu Projektów zgodnie z zawartymi umowami i zgłaszanie Kierownikom Projektów opóźnień i ryzyka przekroczenia wydatków przewidzianych na poszczególne pozycje budżetowe. Prowadzenie rejestru umów zawartych w Projektach. Inne zadania wynikające z obsługi finansowej Projektów. 4. KODY CPV Wspólny Słownik Zamówień CPV: Kod CPV: 79421000-1 - usługi zarządzania projektem inne niż w zakresie robót budowlanych Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. Zamawiający nie dopuszcza składania Ofert wariantowych. 5. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA Rozpoczęcie realizacji przedmiotu zamówienia warunkowane jest uzyskaniem przez Zamawiającego dofinansowania w konkursie POWR.02.02.00-IP.09-00-002/16 Rozpoczęcie realizacji przedmiotu zamówienia nie wcześniej niż 1 października 2016 r. Termin zakończenia realizacji przedmiotu zamówienia najpóźniej do dnia 30 września 2018 r. 6. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU Min. 3 letnie doświadczenie zawodowe w zakresie merytorycznym stanowiska, tj. rozliczania finansowego projektów UE, w szczególności w ramach PO KL. Praktyczne umiejętności prowadzenia rozliczenia finansowego projektu PO KL. Biegła znajomość aktualnych wymagań w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO WER i zasad finansowania PO WER. Rzetelność, dokładność i skrupulatność w prowadzeniu rozliczeń finansowych. 3
Bardzo dobra umiejętność pracy biurowej, w tym korzystania z programu pocztowego MS Office Outlook, drukarki, skanera i faxu. Bardzo dobra organizacja pracy własnej. 7. INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH I DOKUMENTACH W celu przystąpienia do procesu rekrutacyjnego należy do oferty cenowej oraz oświadczenia o braku powiązań (Załączniki nr 1 i 2 do niniejszego zapytania ofertowe) dołączyć następujące dokumenty: 1. CV najlepiej w formacie PDF. 2. List motywacyjny. CV lub list motywacyjny musi zawierać oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych: Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w mojej ofercie pracy dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji zgodnie z ustawą z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, ze zm.). 8. INFORMACJA O SPOSOBIE KONTAKTOWANIA SIĘ ZAMAWIAJĄCEGO Z WYKONAWCAMI Postępowanie prowadzi się z zachowaniem formy pisemnej. W toku niniejszego postępowania oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje przekazywane są pisemnie. 9. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA I OTWARCIA OFERT Oferty należy dostarczyć w formie pisemnej (w zamkniętej kopercie z dopiskiem ZAPYTANIE OFERTOWE 3/2016 ) drogą pocztową lub osobiście do siedziby Zamawiającego - w Warszawie (kod pocztowy: 00-136), Plac Żelaznej Bramy 10, Recepcja (I piętro), w godz. od 9.00 - do 16.00. Termin składania ofert upływa dnia 9 marca 2016 r. o godz. 16.00. UWAGA! Liczy się data i godzina złożenia oferty do miejsca wyznaczonego w siedzibie Zamawiającego. 10. OPIS KRYTERIÓW OCENY I WYBORU OFERTY Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi w oparciu o punktację przyznaną w poniższych kryteriach według następujących obliczeń. Zastosowany zostanie następujący wzór do obliczenia punktowego: 1. Cena 50 pkt. 4
Oferta z najniższą ceną otrzyma maksymalną liczbę punktów w ramach kryterium (podana cena ma dotyczyć wynagrodzenia za 1 godzinę pełnienia stanowiska ds. rozliczeń w jednym projekcie), następnie cena zostanie podstawiona do wzoru) cena najniższa ocena oferty = ---------------------- x 50 pkt. cena badana gdzie: cena najniższa najniższa wartość brutto spośród ofert nieodrzuconych, cena badana wartość brutto oferty badanej. 2. Doświadczenie 50 pkt. Oferta z najwyższą liczbą otrzyma maksymalną liczbę punktów w ramach kryterium. Zastosowany wzór do obliczenia punktowego: Badana liczba projektów ocena oferty = ---------------------- x 50 pkt. Najwyższa liczba projektów gdzie: Badana liczba projektów liczba projektów w których oferent pełnił funkcję specjalisty ds. rozliczeń z oferty badanej Najwyższa liczba projektów najwyższa liczba projektów w których pełniono funkcję specjalisty ds. rozliczeń projektu spośród ofert nieodrzuconych. UWAGA1: Zamawiający zakłada, że jeden wiersz uzupełniony przez Oferenta odpowiada jednemu projektowi. UWAGA2: Ocenie podlegać będzie pełnienie funkcji specjalisty ds. rozliczeń od 01.01.2010 r. (w ocenę wliczać się będą projekty, których okres realizacji rozpoczął się przed 01.01.2010 r., o ile termin zakończenia projektu nastąpił po 01.01.2010 r.). 11. POZOSTAŁE Termin związania Ofertą wynosi 14 dni kalendarzowych od upływu terminu składania Ofert. Koszty opracowania i dostarczenia Oferty oraz uczestnictwa w postępowaniu obciążają wyłącznie Wykonawcę. Niniejsze zapytanie ofertowe dostępne jest na stronie internetowej wskazanej wyżej. Dokumenty składane w trakcie postępowania zawierające informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (tekst jednolity: Dz.U. z 2003 r. Nr 153, poz. 1503 z późniejszymi zmianami), co do których Wykonawca zastrzegł, że nie mogą być udostępnione podmiotom innym niż Zamawiający muszą być oznaczone klauzulą POUFNE w prawym górnym rogu każdej strony dokumentu je zawierającego. Brak takiego zastrzeżenia traktowany będzie jako zgoda Wykonawcy na ujawnienie zainteresowanym 5
przedmiotowych informacji. Przez tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu art. 11 ust. 4 ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (tekst jednolity: Dz.U. z 2003 r. Nr 153, poz. 1503 z późniejszymi zmianami) rozumie się nieujawnione do publicznej wiadomości informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne posiadające wartość gospodarczą, co do których przedsiębiorca podjął niezbędne działania w celu zachowania ich poufności. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia zapytania ofertowego bez podania przyczyny. Wykonawca może wprowadzić zmiany w złożonej ofercie lub ją wycofać, pod warunkiem, że uczyni to przed upływem terminu składania ofert. Zarówno zmiana jak i wycofanie oferty wymagają zachowania formy pisemnej. Zamawiający może zwrócić się do Wykonawcy o wyjaśnienie treści oferty lub dokumentów wymaganych od Wykonawcy. W sprawach nie uregulowanych niniejszym Zapytaniem ofertowym obowiązują przepisy zawarte w kodeksie cywilnym. 12. ZAŁĄCZNIKI DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO Kompletne Zapytanie ofertowe zawiera następujące załączniki: Zał. 1 Wzór Oferty Zał. 2 Oświadczenie o braku powiązań 6
Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego 3/2016 I. DANE KONTAKTOWE: OFERTA CENOWA Imię i Nazwisko Adres Telefon e-mail II. OFERTA CENOWA W odpowiedzi na zapytanie ofertowe, oświadczam, że: oferuję wykonanie zamówienia pełnienia funkcji personelu projektu na stanowisku specjalisty ds. rozliczeń w projekcie za jednostkową cenę brutto* (proszę podać kwotę wynagrodzenia brutto dla jednego projektu za 1 godzinę pracy):. zł (słownie: złotych). zaoferowane wynagrodzenie uwzględnia wszystkie koszty, jakie poniesie Zamawiający w związku z udzieleniem zamówienia (wszystkie obciążenia publicznoprawne, w tym składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz zaliczki na podatek). Zestawienie posiadanego doświadczenia: Lp. Nazwa klienta Tytuł projektu Krótki opis projektu Okres realizacji projektu 1 2 3 4 5 6... (imię i nazwisko) (podpis osoby) 7
Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego 3/2016 OŚWIADCZENIE O BRAKU POWIĄZAŃ OSOBOWYCH I KAPITAŁOWYCH Składając ofertę w postępowaniu ofertowym z dnia z dnia 1 marca 2016 r. w ramach planowanych do dofinansowania projektów w konkursie nr POWR.02.02.00-IP.09-00-002/16, organizowanym przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości ze środków Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020, w ramach Osi priorytetowej II Efektywne polityki publiczne dla rynku pracy, gospodarki i edukacji, Działania 2.2 Wsparcie na rzecz zarządzania strategicznego przedsiębiorstw oraz budowy przewagi konkurencyjnej na rynku, oświadczam, że pomiędzy Oferentem,.... (należy wpisać nazwę) a Zamawiającym,, nie istnieją wzajemne powiązania kapitałowe lub osobowe, wykluczające udział w niniejszym postępowaniu. Przez powiązania, o których mowa powyżej, rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w jego imieniu lub osobami wykonującymi w jego imieniu czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: 1. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; 2. posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji; 3. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; 4. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli...., dnia...... Miejscowość Czytelny podpis Wykonawcy 8