Zespołu dla dokonania oceny znaczenia zmiany... 24

SPIS TREŚCI Rozdział 1. Cel i zakres procedury... 3 Rozdział 2. Dokumenty związane... 4 Rozdział 3. Zasady odpowiedzialności... 5 Rozdział 4. Opis postępowania... 10 Rozdział 5. Wykaz załączników... 20 Rozdział 6. Tabela zmian... 20 Załącznik 1. Wniosek o dokonanie weryfikacji zawartości oraz powołanie Zespołu dla dokonania oceny znaczenia zmiany... 24 Załącznik 2. Decyzja o powołaniu Zespołu ds. oceny znaczenia zmiany... 25 Załącznik 3. Notatka z posiedzenia Zespołu dokonującego oceny znaczenia zmiany... 26 Załącznik 4. Raport z oceny znaczenia zmiany... 28 Załącznik 5. Wniosek o powołanie Zespołu dla dokonania oceny ryzyka znaczącej zmiany... 29 Załącznik 6. Decyzja o powołaniu Zespołu ds. oceny ryzyka znaczącej zmiany. 31 Załącznik 7. Raport z oceny ryzyka znaczącej zmiany... 32 Załącznik 8. Wniosek o powołanie niezależnej jednostki oceniającej... 33 Załącznik 9. Decyzja o powołaniu niezależnej jednostki oceniającej... 34 Załącznik 10. Raport z przeprowadzonej niezależnej oceny stosowania procesu zarządzania ryzykiem... 344 Strona 2

Rozdział 1. Cel i zakres procedury 1. Celem procedury jest określenie procesu zarządzania zmianą w systemie kolejowym począwszy od oceny znaczenia zmiany dla tego systemu do momentu wdrożenia tej zmiany. 2. 1. Procedurę stosuje się w celu określenia znaczenia planowanej zmiany dla systemu kolejowego oraz określenia trybu postępowania w przypadkach, gdy: 1) zmienia ona warunki prowadzenia działalności Spółki, powodujące nowe ryzyko dla infrastruktury lub prowadzonej działalności Spółki; 2) wprowadza ona nowe materiały powodujące nowe ryzyko dla infrastruktury lub prowadzonej działalności Spółki; 3) przygotowywana inwestycja zakłada odstępstwo od obowiązujących regulacji wewnętrznych Spółki lub przepisów powszechnie obowiązujących (wg instrukcji Ia-7); 4) planowana zmiana zakłada odstępstwo od obowiązujących regulacji wewnętrznych Spółki (wg instrukcji Ia-7); 5) dokonano zmian lub aktualizacji zapisów w obowiązujących w Spółce regulacjach wewnętrznych ujętych w 50 (Tabela 7) Księgi Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem. 2. Zmiany o których mowa w ust. 1 mogą mieć charakter: a) techniczny, b) eksploatacyjny, c) organizacyjny - dotyczy wyłącznie zmian, które mogą mieć wpływ na warunki eksploatacji. 3. Procedura dotyczy wszystkich jednostek organizacyjnych Spółki. Strona 3

Rozdział 2. Dokumenty związane 3. Dokumentami związanymi z niniejszą procedurą są w szczególności: 1) Dyrektywa 2004/49/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie bezpieczeństwa kolei wspólnotowych oraz zmieniająca dyrektywę Rady 95/18/WE w sprawie przyznawania licencji przedsiębiorstwom kolejowym oraz dyrektywę 2001/14/WE w sprawie alokacji zdolności przepustowej infrastruktury kolejowej i pobierania opłat za użytkowanie infrastruktury kolejowej oraz certyfikację w zakresie bezpieczeństwa (Dz. Urz. UE L. 164 z 30.04.2004 r., z późń. zm.); 2) Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2008/57/WE z dnia 17 czerwca 2008 r. w sprawie interoperacyjności systemu kolei we Wspólnocie (Dz. U. L. 191/1 z 18.7.2008 r. z późn. zm.); 3) Rozporządzenie Komisji Europejskiej (WE) Nr 352/2009 z dnia 24 kwietnia 2009 r. w sprawie przyjęcia wspólnej metody oceny bezpieczeństwa w zakresie wyceny i oceny ryzyka o której mowa w art. 6 ust. 3 lit. a) dyrektywy 2004/49/WE Parlamentu Europejskiego i Rady (Dz. Urz. UE L Nr 108 z dnia 29.04.2009r.); 4) Rozporządzenie wykonawcze Komisji (UE) nr 402/2013 z dnia 30 kwietnia 2013 r. w sprawie wspólnej metody oceny bezpieczeństwa w zakresie wyceny i oceny ryzyka i uchylające rozporządzenie (WE) nr 352/2009 (Dz. Urz. UE L 121 z 03.05.2013r.); 5) Ustawa z dnia 28 marca 2003 r. o transporcie kolejowym (Dz. U. z 2013 r. poz. 1594, z późn. zm.); 6) Rozporządzenie Ministra Transportu w sprawie systemu zarządzania bezpieczeństwem w transporcie kolejowym z dnia 19 marca 2007r. (Dz. U. 2007 r. Nr 60, poz. 407, z późn. zm.); 7) Procedura SMS-PR-02; 8) Procedura SMS-PD-05. Strona 4

Rozdział 3. Zasady odpowiedzialności 4. Lp. Stanowisko/funkcja Symbol Zakres odpowiedzialności 1 2 3 1) Powołanie w formie Decyzji w Biurze Bezpieczeństwa niezależnej jednostki oceniającej stosowanie procesu zarządzania ryzykiem; 1. Członek Zarządu Spółki właściwy ds. SMS IE 2) Akceptacja Raportu z przeprowadzonej niezależnej oceny stosowania procesu zarządzania ryzykiem; 3) Przekazanie dokumentacji związanej ze zmianą istotną Prezesowi Urzędu Transportu Kolejowego (zwanego dalej UTK). Strona 5

Lp. Stanowisko/funkcja Symbol Zakres odpowiedzialności 1 2 3 1) Powołanie i nadzór nad pracą zespołu: ds. oceny znaczenia zmiany oraz zespołu ds. oceny ryzyka znaczącej zmiany, 2) Sporządzenie i podpisanie Wniosku do Członka Zarządu Spółki właściwego ds. SMS o powołanie w Biurze Bezpieczeństwa niezależnej jednostki oceniającej 3) Zatwierdzenie Raportu z oceny znaczenia zmiany oraz oceny ryzyka znaczącej zmiany dla ocen dokonywanych przez Zespół powołany w Biurze Bezpieczeństwa; 2. Dyrektor Biura Bezpieczeństwa IBR 4) Zatwierdzenie Notatki z oceny znaczenia zmiany dla ocen dokonywanych przez Zespół powołany w Biurze Bezpieczeństwa; 5) Akceptacja Raportu z oceny znaczenia zmiany oraz oceny ryzyka znaczącej zmiany dla ocen dokonywanych przez Zespół powołany w jednostce/ komórce organizacyjnej Spółki; 6) Zatwierdzenie Raportu z przeprowadzonej niezależnej oceny stosowania procesu zarządzania ryzykiem 7) Uruchamianie procedury działań korygujących lub zapobiegawczych (SMS- PD-05). Strona 6

Lp. Stanowisko/funkcja Symbol Zakres odpowiedzialności 3. 1 2 3 Kierownik jednostki / komórki organizacyjnej Spółki - 1) Podpisanie Wniosku kierowanego do Dyrektora Biura Bezpieczeństwa o powołanie Zespołu dla dokonania oceny znaczenia zmiany / oceny ryzyka znaczącej zmiany; 2) Zatwierdzenie Raportu z oceny znaczenia zmiany oraz oceny ryzyka znaczącej zmiany dla ocen dokonywanych przez Zespół powołany w jednostce / komórce organizacyjnej Spółki. 1) Nadzór nad pracą Zespołu ds. oceny znaczenia zmiany / oceny ryzyka znaczącej zmiany; 4. Wyznaczony pracownik komórki / jednostki organizacyjnej Spółki - 2) przekazanie Raportu (wraz z Notatką) do zatwierdzenia do kierownika jednostki / komórki organizacyjnej w której powołano Zespół; 3) przekazanie Raportu (wraz z Notatką) do akceptacji przez dyrektora Biura Bezpieczeństwa. Strona 7

Lp. Stanowisko/funkcja Symbol Zakres odpowiedzialności 5. 1 2 3 Komórka/jednostka organizacyjna Spółki (lub koordynator ds. SMS) - 1) Określenie charakteru zmiany; 2) Wyznaczenie członków do Zespołu ds. oceny znaczenia zmiany dla zmian o których mowa w 5 ust. 6 / oceny ryzyka znaczącej zmiany; 3) Wystąpienie do Dyrektora Biura Bezpieczeństwa z pisemnym wnioskiem o weryfikację formalną dokumentacji dla dokonania oceny znaczenia zmiany oraz o powołanie Zespołu oceny znaczenia zmiany / oceny ryzyka znaczącej zmiany; 4) Przygotowanie oraz przekazanie do Przewodniczącego Zespołu ds. oceny znaczenia zmiany / oceny ryzyka znaczącej zmiany dokumentacji niezbędnej do dokonania oceny znaczenia zmiany; 5) Archiwizacja dokumentacji z przeprowadzonej oceny znaczenia zmiany / oceny ryzyka znaczącej zmiany; 6) Przygotowanie oraz przekazanie do niezależnej jednostki oceniającej wymaganej dokumentacji niezbędnej dla przeprowadzenia oceny. Strona 8

Lp. Stanowisko/funkcja Symbol Zakres odpowiedzialności 1 2 3 1) Poprawne, rzetelne i obiektywne przeprowadzenie procesów oceny znaczenia zmiany / oceny ryzyka znaczącej zmiany; 2) Przygotowanie Notatki z posiedzenia Zespołu dokonującego oceny znaczenia zmiany oraz zaakceptowanie jej przez Przewodniczącego Zespołu; 6. Członkowie Zespołu do spraw oceny znaczenia zmiany oraz Zespołu do spraw oceny ryzyka znaczącej zmiany - 3) Przygotowanie Raportu z oceny znaczenia zmiany / oceny ryzyka znaczącej zmiany; 4) Przekazanie przez Przewodniczącego Zespołu Raportu z oceny znaczenia zmiany / oceny ryzyka znaczącej zmiany do zatwierdzenia kierownikowi komórki / jednostki organizacyjnej Spółki w której powołano zespół (wraz z Notatką); 5) Przekazanie przez Przewodniczącego Zespołu wyznaczonemu pracownikowi komórki / jednostki organizacyjnej Spółki Raportu oraz Notatki do przesłania do Dyrektora Biura Bezpieczeństwa celem akceptacji przez niego Raportu z oceny znaczenia zmiany / oceny ryzyka znaczącej zmiany. Strona 9

Lp. Stanowisko/funkcja Symbol Zakres odpowiedzialności 1 2 3 1) Wnikliwe przeanalizowanie otrzymanej dokumentacji umożliwiające przeprowadzenie niezależnej oceny; 2) Obiektywne i rzetelne przeprowadzenie procesów związanych z niezależną oceną prawidłowości stosowania zarządzania ryzykiem oraz zapewnienie poprawności ich wyników; 7. Niezależna jednostka oceniająca - 3) Przygotowanie raportu z przeprowadzonej niezależnej oceny stosowania procesu zarządzania ryzykiem; 4) Określenie czy zmiana jest zmianą istotną; 5) Podpisanie raportu z przeprowadzonej niezależnej oceny, zgodnie z posiadanymi uprawnieniami oraz przedłożenie raportu odpowiednio do dyrektora Biura Bezpieczeństwa celem zatwierdzenia. Rozdział 4. Opis postępowania 5. 1. Komórka/ jednostka organizacyjna Spółki wprowadzająca zmianę zobowiązana jest do określenia charakteru wprowadzanej zmiany zgodnie z 2 ust. 2 niniejszej procedury. W przypadku stwierdzenia jednego z ww. charakterów zmiany koordynator ds. SMS w danej komórce/jednostce organizacyjnej zobowiązany jest do: a) przygotowania wniosku do Dyrektora Biura Bezpieczeństwa o wydanie Decyzji powołującej Zespół dla przeprowadzenia oceny znaczenia zmiany, Strona 10

b) zaproponowania składu Zespołu dokonującego oceny znaczenia zmiany / oceny ryzyka znaczącej zmiany, który zostanie powołany przez Dyrektora Biura Bezpieczeństwa; 2. Kompletny wniosek zatwierdza kierownik komórki/jednostki organizacyjnej wprowadzającej zmianę. 3. Kierownik komórki/jednostki organizacyjnej wprowadzającej zmianę występuje z pisemnym wnioskiem do Dyrektora Biura Bezpieczeństwa o wydanie Decyzji powołującej Zespół ds. oceny znaczenia zmiany zwanego dalej Zespołem (Załącznik 1). Oryginał wniosku przekazuje się do Biura Bezpieczeństwa w formie papierowej. Dopuszcza się przekazywanie wniosku w formie elektronicznej. 4. W przypadku stwierdzenia uchybień wniosek zwracany jest kierownikowi komórki/jednostki organizacyjnej celem uzupełnienia. 5. Po pozytywnym zweryfikowaniu przedłożonego wniosku, Dyrektor Biura Bezpieczeństwa w formie Decyzji (Załącznik 2) powołuje Zespół ds. oceny znaczenia zmiany wskazując w Decyzji pracownika Biura Bezpieczeństwa odpowiedzialnego za sprawowanie nadzoru nad pracami Zespołu ds. oceny znaczenia zmiany. W uzasadnionych przypadkach w pracach Zespołu mogą uczestniczyć pracownicy Biura Bezpieczeństwa po wcześniejszym uzgodnieniu. Decyzja o powołaniu Zespołu jest wydawana na czas określony. 6. Jednostki / komórki organizacyjne Spółki dokonują oceny znaczenia zmiany oraz oceny ryzyka dla zagadnień leżących w zakresie prowadzonej działalności oraz posiadanych kompetencji. W przypadku zmian wprowadzanych przez Zakłady Linii Kolejowych i/lub Centrum Realizacji Inwestycji w skład Zespołu każdorazowo powinni wchodzić przedstawiciele właściwej terytorialnie Sekcji Eksploatacji jako gospodarza terenu najlepiej znającego warunki lokalne. W przypadku zmian przewidzianych do wprowadzenia przez Centrum Realizacji Inwestycji w skład Zespołu dodatkowo, każdorazowo powinni wchodzić przedstawiciele wykonawcy. 7. W skład Zespołu mogą być powoływani kompetentni pracownicy z innych komórek/ jednostek organizacyjnych Spółki jak również eksperci spoza Spółki. 8. Wszystkie propozycje zmian zapisów w dokumentacji SMS oceniane są przez Zespół powoływany w Biurze Bezpieczeństwa. 9. Zespół dokonuje oceny zgromadzonego materiału pod kątem zawartości merytorycznej dla oceny znaczenia zmiany. Strona 11

10. W przypadku powołania Zespołu w Biurze Bezpieczeństwa nadzór nad jego pracą sprawuje Dyrektor Biura Bezpieczeństwa. 11. Zespół dokonuje oceny znaczenia zmiany zgodnie z 7 niniejszej procedury. 6. Zawartość dokumentacji stanowiąca podstawę opracowania Notatki z przeprowadzonej oceny znaczenia zmiany. 1. Opis istniejącego systemu. W przypadku zmiany dotyczącej modernizacji odcinka linii kolejowej wraz ze zmianą urządzeń srk oraz zmianą kategorii przejazdów kolejowodrogowych w poziomie szyn należy oddzielnie opisać każdy z podsystemów, np. 1) nawierzchnia kolejowa; 2) urządzenia srk; 3) obiekty inżynieryjne; 4) przejazdy kolejowo-drogowe; itp. Uwaga: Analogiczny układ należy zachować przy opisie punktów 2 i 3. 2. Opis wprowadzanej zmiany w oparciu o dokumenty źródłowe. To powinien być najszerzej i najdokładniej opisany punkt. Powyższy punkt musi zawierać szczegółowy opis wprowadzanej zmiany. 3. Opis systemu po wprowadzeniu zmiany. 4. Zidentyfikowane zagrożenia dla systemu z podziałem na: a) zagrożenia dla działań związanych z wprowadzaniem zmiany, b) zagrożenia mogące wystąpić po wprowadzeniu zmiany, ze szczególnym wyróżnieniem nowych zagrożeń. 7. Ocena znaczenia zmiany 1. W oparciu o przedstawione dokumenty Zespół kierując się fachowym osądem dokonuje wstępnej definicji systemu mającej na celu stwierdzenie, czy zmiana ma wpływ na bezpieczeństwo. W przypadku stwierdzenia, że zmiana ma wpływ na bezpieczeństwo Zespół dokonuje oceny znaczenia zmiany wg kryteriów, zgodnie z Rozporządzeniem Komisji Europejskiej (WE) Nr 352/2009. 2. Po dokonaniu oceny członkowie Zespołu sporządzają oraz podpisują Raport z oceny znaczenia zmiany (Załącznik 4) podając w nim uzasadnienie podjętej Strona 12

decyzji a Przewodniczący Zespołu przedkłada go do zatwierdzenia kierownikowi / jednostki organizacyjnej w której powołano Zespół wraz z Notatką z posiedzenia Zespołu (Załącznik 3). 3. Zatwierdzony przez kierownika jednostki / komórki organizacyjnej Raport (wraz z Notatką) każdorazowo przesyłane są w formie pisemnej do Dyrektora Biura Bezpieczeństwa. Pozostałe dokumenty stanowiące podstawę prac Zespołu należy nagrać na płytę CD i przesłać wraz z ww. dokumentami Ponadto w przypadku zmiany kategorii lub utworzenia nowego przejazdu kolejowo-drogowego lub przejścia w poziomie szyn w formie pisemnej należy przesyłać zaparafowane projekty metryk przejazdów i/lub przejść oraz regulaminu obsługi przejazdu kat. F. 4. Raport z przeprowadzonej oceny znaczenia zmiany każdorazowo podlega akceptacji przez Dyrektora Biura Bezpieczeństwa. 5. W przypadku braku akceptacji, Raport zwracany jest do jednostki / komórki Spółki w której powołano Zespół, celem dokonania weryfikacji lub podania szczegółowego uzasadnienia decyzji podjętej przez Zespół. 6. W przypadku nieprzedłożenia do Dyrektora Biura Bezpieczeństwa Raportu z oceny znaczenia zmiany lub Raportu z oceny ryzyka znaczącej zmiany przed upływem terminu wskazanego w Decyzji o powołaniu Zespołu, wymagane jest wystąpienie do Dyrektora Biura Bezpieczeństwa z wnioskiem o wydanie nowej Decyzji powołującej Zespół. 7. Kopie elektroniczne zaakceptowanego Raportu wraz z Notatką załączane są do dokumentacji znajdującej się w Biurze Bezpieczeństwa. 8. Dokumentacja z oceny znaczenia zmiany w formie papierowej i elektronicznej przechowywana jest w komórce / jednostce organizacyjnej Spółki w której powołano Zespół. W przypadku, gdy zmiana nie została uznana za znaczącą należy na tym etapie zakończyć postępowanie. 9. W przypadku uznania zmiany za znaczącą, na pisemny Wniosek komórki/ jednostki organizacyjnej Spółki (Załącznik 5), Dyrektor Biura Bezpieczeństwa w drodze Decyzji (Załącznik 6) powołuje interdyscyplinarny Zespół ds. oceny ryzyka znaczącej zmiany, który niezwłocznie przystępuje do zdefiniowania systemu oraz realizacji procesu oceny ryzyka zgodnie z Rozporządzeniem Komisji Europejskiej (WE) Nr 352/2009. Strona 13

10. Definicja systemu umieszczana jest w Raporcie z oceny ryzyka znaczącej zmiany (Załącznik 6) i obejmuje: 1) cel systemu (zamierzone przeznaczenie); 2) funkcje i elementy systemu, jeżeli ma to zastosowanie (w tym element ludzki, techniczny, operacyjny, itp.); 3) granicę systemu, z uwzględnieniem innych systemów, z którymi system ten wzajemnie oddziałuje; 4) interfejsy fizyczne (systemy, z którymi system ten wzajemnie oddziałuje) i funkcjonalne (planowane nakłady i efekty dotyczące działania); 5) otoczenie systemu (np. przepływy energii i przepływy termiczne, wstrząsy, wibracje, zakłócenia elektromagnetyczne, przeznaczenie eksploatacyjne); 11. Po zdefiniowaniu systemu Zespół przystępuje do identyfikacji zagrożeń w oparciu m.in. o Rejestr zagrożeń oraz wiedzę i doświadczenie członków Zespołu a następnie dokonuje klasyfikacji ryzyka celem ustalenia, czy ryzyko jest zasadniczo dopuszczalne. Klasyfikacja ryzyka ma charakter ekspercki i wymaga udokumentowania decyzji podjętej przez Zespół. 12. W przypadku uznania przez Zespół, że ryzyko jest zasadniczo dopuszczalne należy powyższą decyzję uzasadnić wypełniając Raport z oceny ryzyka znaczącej zmiany (Załącznik 7) w punktach od A do C3 i podpisując go a następnie przesyłając do Dyrektora Biura Bezpieczeństwa wraz z dokumentacją źródłową stanowiącą podstawę podjętej decyzji. 13. W przypadku uznania przez Zespół, że ryzyko zasadniczo nie jest dopuszczalne Zespół dokonuje wyboru metody akceptacji ryzyka. W trakcie przeprowadzania procesu oceny ryzyka ww. Zespół dokonuje wyboru zasady akceptacji ryzyka spośród trzech następujących metod: - kodeksy postępowania; - systemy odniesienia; - szacowanie ryzyka jawnego. 14. Wybór jednej z powyższych metod Zespół uzasadnia w Raporcie z oceny ryzyka zmiany znaczącej (Załącznik 7). Wybór metody należy rozpocząć od Kodeksów postępowania poprzez Systemy odniesienia a w przypadku ich niekompletności lub braku należy zastosować metodę Szacowania ryzyka jawnego, czyli FMEA. Raport z oceny ryzyka znaczącej zmiany każdorazowo zatwierdzany jest przez kierownika jednostki / komórki Strona 14

organizacyjnej w której powołano Zespół oraz akceptowany przez Dyrektora Biura Bezpieczeństwa. 15. W przypadku szacowania ryzyka jawnego Zespół stosuje metodę opisaną w procedurze SMS-PR-02, korzystając z Karty Oceny Ryzyka z ww. procedury. 16. W przypadku gdy znaczące zmiany dotyczą podsystemów strukturalnych, do których ma zastosowanie Dyrektywa 2008/57/WE procedurę stosuje się jeżeli ocena ryzyka wymagana jest w odpowiednich technicznych specyfikacjach interoperacyjności (TSI). W takim razie stosowanie poszczególnych elementów procedury zależy od zapisów w TSI. 17. W przypadku przyjęcia przez Zespół szacowania ryzyka jawnego metodą FMEA i określenia ryzyka na poziomie dopuszczalne komórka / jednostka organizacyjna Spółki kompletuje dokumentację dotyczącą wprowadzanej zmiany, zawierającą, co najmniej: - opis organizacji i specjalistów wyznaczonych do przeprowadzenia procesu oceny ryzyka; - wyniki poszczególnych etapów oceny ryzyka, tj. wypełnioną Kartę Oceny Ryzyka. Kopię dokumentacji (w wersji elektronicznej) przekazuje się do Biura Bezpieczeństwa. 18. W przypadku stwierdzenia ryzyka na poziomie tolerowane lub nieakceptowane stosuje się procedurę SMS-PD-05. Po określeniu działań korygujących Zespół przystępuje do ponownej oceny ryzyka zgodnie procedurą SMS-PR-02. 8. Opis postępowania w przypadku uzyskiwania zgody na odstępstwo od instrukcji wewnętrznych oraz przepisów powszechnie obowiązujących 1. W przypadku wniosków w sprawie uzyskania zgody na odstępstwo od regulacji wewnętrznych Spółki lub przepisów powszechnie obowiązujących (wg instrukcji Ia-7) wymagane jest każdorazowo wcześniejsze dokonanie oceny znaczenia zmiany / oceny ryzyka znaczącej zmiany. W powyższych przypadkach postępowanie powinno być zgodne z postanowieniami 5-7 niniejszej procedury. Strona 15

2. Przygotowany zgodnie z regulacjami wewnętrznymi Spółki wniosek na Zarząd w sprawie uzyskania zgody na odstępstwo od regulacji wewnętrznych lub przepisów powszechnie obowiązujących (wg instrukcji Ia-7) przed złożeniem na Zarząd każdorazowo uzgadnia Dyrektor Biura Bezpieczeństwa. 9. Niezależna ocena 1. W PKP Polskie Linie Kolejowe S.A. przeprowadzana jest niezależna ocena prawidłowości stosowania procesu zarządzania ryzykiem opisanego w Rozporządzeniu Komisji (WE) Nr 352/2009 z dnia 24 kwietnia 2009 r. w sprawie przyjęcia wspólnej metody oceny bezpieczeństwa w zakresie wyceny i oceny ryzyka, o której mowa w art. 6 ust. 3 lit. a) dyrektywy 2004/49/WE Parlamentu Europejskiego i Rady (Dz. Urz. UE L. 108 z 29.04.2009 r.). 2. Do dnia 21 maja 2015 r., tj. ostatecznego wejścia w życie Rozporządzenia Wykonawczego Komisji (UE) Nr 402/2013 z dnia 30 kwietnia 2013 r. w sprawie wspólnej metody oceny bezpieczeństwa w zakresie wyceny i oceny ryzyka i uchylające rozporządzenie (WE) nr 352/2009 (Dz. Urz. UE L. 121 z 03.05.2013 r.), niezależną jednostką oceniającą w PKP Polskie Linie Kolejowe S.A. prawidłowość stosowania procesu zarządzania ryzykiem dla ocen znaczenia zmian przeprowadzonych przez jednostki / komórki organizacyjne Spółki jest Biuro Bezpieczeństwa. 3. Niezależną jednostkę oceniającą w PKP Polskie Linie Kolejowe S.A. Biurze Bezpieczeństwa może stanowić kompetentny, niezależny pracownik lub zespół kilku pracowników, pod warunkiem, że ich zakres obowiązków nie pokrywa się z obszarem, w którym dokonują niezależnej oceny znaczenia zmiany dla procesu przeprowadzonego uprzednio na poziomie jednostek lub komórek organizacyjnych Spółki. 4. Na Wniosek (Załącznik 8) Dyrektora Biura Bezpieczeństwa, decyzją Członka Zarządu Spółki ds. SMS (Załącznik 9) powoływana jest w PKP Polskie Linie Kolejowe S.A. niezależna jednostka oceniająca. 5. Niezależna jednostka dokonuje wnikliwej i bezstronnej oceny w oparciu o materiały źródłowe przekazane do Biura Bezpieczeństwa przez Zespoły, które dokonały oceny znaczenia zmiany / oceny ryzyka znaczącej zmiany w poszczególnych komórkach/ jednostkach organizacyjnych Spółki. Strona 16

6. Po zakończeniu procesu oceny, niezależna jednostka oceniająca sporządza Raport z przeprowadzonej niezależnej oceny stosowania procesu zarządzania ryzykiem (Załącznik 10), podając w nim uzasadnienie podjętej decyzji oraz określając czy proponowana zmiana jest zmianą istotną w rozumieniu Rozporządzenia Komisji (WE) Nr 352/2009 z dnia 24 kwietnia 2009 r. oraz ustawy z dnia 28 marca 2003 r. o transporcie kolejowym (Dz. U. z 2013 r. poz. 1594, z późn. zm.) i przedkłada do zatwierdzenia Dyrektorowi Biura Bezpieczeństwa. 7. Dyrektor Biura Bezpieczeństwa zatwierdza Raport z przeprowadzonej niezależnej oceny stosowania procesu zarządzania ryzykiem oraz przedkłada go do akceptacji Członkowi Zarządu właściwemu ds. SMS. 8. Członek Zarządu Spółki właściwy ds. SMS przekazuje niezwłocznie informacje dotyczące zmiany istotnej do Prezesa Urzędu Transportu Kolejowego. 9. Dokumentacja z przeprowadzonej niezależnej oceny prawidłowości stosowania procesu zarządzania ryzykiem w formie papierowej lub elektronicznej przechowywana jest w Biurze Bezpieczeństwa. 10. W PKP Polskie Linie Kolejowe S.A. dopuszcza się możliwość dokonywania niezależnej oceny przez jednostki / podmioty zewnętrzne spełniające wymogi określone w Załączniku II Rozporządzeń Komisji Nr 352/2009 lub Nr 402/2013. 10 Graficzny schemat postępowania przedstawiono na poniższym rysunku. Strona 17

START Projekt zmiany Jednostka/komórka organizacyjna Spółki Określenie charakteru zmiany Koordynator ds. SMS w jednostce/komórce organizacyjnej Spółki Przygotowanie wniosku i niezbędnej dokumentacji, zaproponowanie składu zespołu dokonującego oceny znaczenia zmiany Wniosek o weryfikację dokumentacji oraz Kierujący jednostką/komórką organizacyjną Spółki Zatwierdzenie dokumentacji Dyrektor Biura Bezpieczeństwa Weryfikacja przedłożonej dokumentacji NIE Czy dokumentacja jest kompletna i prawidłowa? TAK Dyrektor Biura Bezpieczeństwa Wydanie decyzji powołującej zespół ds. oceny znaczenia zmiany Decyzja o powołaniu Zespołu ds. oceny znaczenia zmiany Materiały żródłowe Zespół ds. oceny znaczenia zmiany Dokonanie oceny zaczenia zmiany Notatka z oceny znaczenia zmiany Zespół ds. oceny znaczenia zmiany Przygotowanie Notatki oraz Raportu z oceny znaczenia zmiany Raport z oceny znaczenia zmiany Przewodniczący Zespołu Podpisanie Notatki z posiedzenia Zespołu dokunującego oceny znaczenia zmiany Kierujący jednostką/komórką organizacyjną Spółki Zatwierdzenie Raportu z oceny znaczenia zmiany Jednostką /komórką organizacyjna Spółki Przesłanie do Dyrektora Biura Bezpieczeństwa Notatki i Raportu z oceny znaczenia zmiany Dyrektor Biura Bezpieczeństwa Akceptacja Raportu oceny znaczenia zmiany KONIEC Nie Czy zmiana jest znacząca? 1 Tak Strona 18

1 Kierownik jednostki / komórki organizacyjnej spółki Wystąpienie z wnioskiem do Dyrektora Biura Bezpieczenstwa o powołanie zespołu ds. oceny ryzyka znaczącej zmiany Wniosek o powołanie zespołu ds. oceny ryzyka znaczącej zmiany Dyrektor Biura Bezpieczeństwa Wydanie Decyzji o powołaniu Zespołu ds. oceny ryzyka ryzka znaczącej zmiany Dycycja o powołaniu Zespołu ds. oceny ryzyka ryzka znaczącej zmiany PROCEDURA SMS-PR-02 Zespół ds. oceny ryzyka znaczącej zmiany Dokonanie oceny ryzyka znaczącej zmiany Zespół ds. oceny ryzyka znaczącej zmiany Przygotowanie raportu z oceny ryzyka znaczącej zmiany Raport z oceny ryzyka znaczącej zmiany PROCEDURA SMS-PD-05 Kierujący jednostką/komórką organizacyjną Spółki Zatwierdzenie dokumentacji Dyrektor Biura Bezpieczeństwa Akceptacja dokumentacji Dyrektor Biura Bezpieczeństwa Wystąpienie z wnioskiem o powołanie niezależnej jednostki oceniającej Wniosek o powołanie niezależnej jednostki oceniającej Członek Zarządu właściwy ds. SMS Wydanie decyzji o powołaniu niezależnej jednostki oceniajacej Decyzja o powołaniu niezaleznej jednostki oceniającej Materiały żródłowe Niezależna Jednostka Oceniająca Dokonanie niezależnej oceny stosowania procesu zarządzania ryzykiem Niezależna Jednostka Oceniajaca Sporządzenie Raportu z przeprowadzonej niezależnej oceny stosowania procesu zarządzania ryzykiem Raport z przeprowadzonej niezależnej oceny stosowania procesu zarządzania ryzykiem Dyrektor Biura Bezpieczeństwa Zatwierdzenie Raportu z przeprowadzonej niezależnej oceny stosowania procesu zarządzania ryzykiem Członek Zarządu właściwy ds. SMS Akceptacja Raportu z przeprowadzonej niezależnej oceny stosowania procesu zarządzania ryzykiem Nie Czy zmiana jest istotna? Tak Członek Zarządu właściwy ds. SMS Zgłoszenie zmiany istotnej oraz niezbędnej dokumentacji związanej ze zmianą Autoryzacji Bezpieczeństwa do Prezesa Urzędu Transportu Kolejowego Dokumentacja KONIEC Strona 19

Załącznik 1. Wniosek o powołanie Zespołu dla dokonania oceny znaczenia zmiany zgodnie z procedurą -.-./rok Miejscowość, dnia. WNIOSEK Zgodnie z procedurą. w zwraca się z wnioskiem o wydanie Decyzji powołującej Zespół dla dokonania oceny znaczenia zmiany dla zmiany technicznej/ eksploatacyjnej/ organizacyjnej* polegającej na.... Do składu Zespołu proponuję: Lp. Imię i Nazwisko 1. Komórka/jednostka organizacyjna Stanowisko Funkcja w zespole 2. 3. * - niepotrzebne skreślić.... /podpis kierownika jednostki/ komórki organizacyjnej/ Opracował(a): Tel: Strona 24

Załącznik 2. Wzór decyzji o powołaniu zespołu ds. oceny znaczenia zmiany IBR3-00907-../rok Warszawa, dnia. DECYZJA Zgodnie z zapisami procedury SMS-PR 03 oraz wnioskiem nr. z dnia., powołuję Zespół ds. oceny znaczenia zmiany dla..w składzie: Lp. Imię i nazwisko 1. Komórka/jednostka organizacyjna Stanowisko Funkcja w zespole 2. 3. Jednocześnie, działając w oparciu o postanowienia 5 ust. 6 procedury jako osobę odpowiedzialną za sprawowanie bezpośredniego nadzoru nad pracą Zespołu wyznaczam Pana(ią) Niniejsza Decyzja traci moc z dniem w przypadku nie przedłożenia Dyrektorowi Biura Bezpieczeństwa do akceptacji Raportu z przeprowadzonej przez Zespół oceny znaczenia zmiany.... /podpis Dyrektora Biura Bezpieczeństwa/ Rozdzielnik: Opracował(a): Tel.: Strona 25

Załącznik 3. Wzór notatki z posiedzenia Zespołu dokonującego oceny znaczenia zmiany -..- /rok Miejscowość, dnia. NOTATKA z posiedzenia Zespołu ds. oceny znaczenia zmiany zgodnie z procedurą SMS- PR-03 dla. W dniu. odbyło się spotkanie Zespołu ds. oceny znaczenia zmiany, zgodnie z procedurą, powołanego decyzją nr IBR- 00907- /14 Dyrektora Biura Bezpieczeństwa z dnia... W spotkaniu wzięli udział członkowie Zespołu zgodnie z załączoną listą obecności. Z ramienia Biura Bezpieczeństwa nadzór nad pracami Zespołu sprawował(a) Pan(i). Na spotkaniu oceniono wpływ. na bezpieczeństwo systemu kolejowego na sieci PKP Polskie Linie Kolejowe S.A. 1. Definicja istniejącego systemu: 2. Wprowadzana zmiana: 3. Definicja systemu po wprowadzonej zmianie: 4. Identyfikacja zagrożeń mogących zaistnieć wskutek wprowadzenia zmiany: a) zagrożenia dla działań związanych z wprowadzaniem zmiany: b) zagrożenia mogące wystąpić po wprowadzeniu zmiany: 5. Analiza kryteriów znaczenia: a. skutki awarii systemu: b. innowacja wykorzystana przy wprowadzaniu zmiany: c. złożoność zmiany: d. monitoring: e. odwracalność zmiany: f. dodatkowość: Strona 26

Decyzją Zespołu zmiana została uznana jako: nie mająca wpływu na bezpieczeństwo / mająca wpływ na bezpieczeństwo lecz nieznacząca / mająca wpływ na bezpieczeństwo i znacząca 1. Zmiana została uznana za znaczącą ze względu na następujące kryteria, wg punktu 5 Notatki 1 : 1 - niepotrzebne skreślić Na tym notatkę zakończono.. /podpis Przewodniczącego Zespołu/ Załączniki: 1. Lista obecności. 2. Raport z oceny znaczenia zmiany. 3. Dokumentacja zespołu będąca podstawą podjęcia decyzji o znaczeniu zmiany: a) b) Opracował/a: Tel.: Strona 27

Załącznik 4. Wzór Raportu z oceny znaczenia zmiany.-..- /rok Miejscowość, dnia. Raport z oceny znaczenia zmiany Niżej podpisani stwierdzają, iż propozycja zmiany zawarta w: JEST ZNACZĄCA / NIE JEST ZNACZĄCA 1 z punktu widzenia jej wpływu na bezpieczeństwo transportu kolejowego. UZASADNIENIE 2 : Analiza kryteriów znaczenia: a. skutki awarii systemu: b. innowacja wykorzystana przy wprowadzaniu zmiany: c. złożoność zmiany : d. monitoring: e. odwracalność zmiany: f. dodatkowość: Lp. Imię i nazwisko Funkcja w Zespole Data i podpis 1. 2. Akceptuję Zatwierdzam:. /data i podpis Dyrektora Biura Bezpieczeństwa/. /podpis kierownika jednostki / komórki/ 1 niewłaściwe skreślić, 2 należy również wymienić kryteria, które zadecydowały o tym, że zmiana została uznana za znaczącą Strona 28

Załącznik 5. Wniosek o powołanie Zespołu dla dokonania oceny ryzyka znaczącej zmiany zgodnie z procedurą -.-./rok Miejscowość, dnia. WNIOSEK Zgodnie z procedurą. w zwraca się z wnioskiem o wydanie Decyzji powołującej Zespół dla dokonania oceny ryzyka znaczącej zmiany dla zmiany technicznej/ eksploatacyjnej/ organizacyjnej* polegającej na..... Zmiana została uznana za znaczącą przez Zespół, który przedstawił Dyrektorowi Biura Bezpieczeństwa Raport z przeprowadzonej oceny znaczenia zmiany nr.. z dnia. Do składu Zespołu proponuję: Lp. Imię i Nazwisko 1. Komórka/jednostka organizacyjna Stanowisko Funkcja w zespole 2. 3. * - niepotrzebne skreślić.... /podpis kierownika jednostki/ komórki organizacyjnej/ Opracował(a): Tel: Strona 29

Załącznik 6. Wzór Decyzji o powołaniu Zespołu ds. oceny ryzyka znaczącej zmiany IBR3-00907-../14 Warszawa, dnia.. DECYZJA o powołaniu Zespołu ds. oceny ryzyka znaczącej zmiany zgodnie z dokumentacją SMS, procedurą dla... Zgodnie z zapisami 7 ust. 9 procedury, powołuję Zespół ds. oceny ryzyka znaczącej zmiany w składzie: Lp. Imię i nazwisko Komórka/jednostka organizacyjna 1. 2. 3. Stanowisko Funkcja w zespole Niniejsza Decyzja traci moc z dniem w przypadku nie przedłożenia Dyrektorowi Biura Bezpieczeństwa do akceptacji Raportu z przeprowadzonej przez Zespół oceny ryzyka znaczącej zmiany. Rozdzielnik:...... /podpis Dyrektora Biura Bezpieczeństwa/ Opracował(a): Tel.: Strona 30

Załącznik 7. Wzór Raportu z oceny ryzyka znaczącej zmiany..- - /rok Miejscowość, dnia. Raport z oceny ryzyka znaczącej zmiany A. Krótki opis jednostki przeprowadzającej proces oceny ryzyka B. Wykaz osób przeprowadzających proces oceny ryzyka Lp. Imię Nazwisko Komórka/jednostka organizacyjna 1. 2. 3. C. Szczegółowy opis poszczególnych etapów procesu Stanowisko 1. Definicja systemu zgodnie z opisem w 7 ust. 10 : 2. Identyfikacja zagrożeń: 3. Klasyfikacja ryzyka 1 : 4. Wybór metody akceptacji ryzyka ze szczegółowym uzasadnieniem 2 : 5. Wyniki wyceny ryzyka: 6. Wymagania bezpieczeństwa (dodatkowe środki kontroli ryzyka): 7. Wykazanie zgodności z wymogami bezpieczeństwa: Funkcja w zespole Akceptuję Zatwierdzam:.. /data i podpis Dyrektora Biura Bezpieczeństwa/. /podpis kierownika jednostki/komórki/ Opracował(a): Tel: 1 Zasadniczo dopuszczalne / zasadniczo niedopuszczalne oraz opis z uzasadnieniem. 2 Należy rozpocząć od Kodeksów postępowania poprzez Systemy odniesienia do Szacowania ryzyka jawnego. Strona 31

Załącznik 8 Wzór wniosku o powołanie niezależnej jednostki oceniającej IBR3-00907-.../rok Warszawa, dnia. Wiceprezes Zarządu Dyrektor ds. eksploatacji w miejscu WNIOSEK Zgodnie z zapisami 9 ust. 4 procedury zwracam się z wnioskiem o wydanie Decyzji powołującej w Biurze Bezpieczeństwa niezależnej jednostki oceniającej w składzie: Lp. Imię i nazwisko 1. Komórka/jednostka organizacyjna Stanowisko Funkcja w zespole 2. 3.... /podpis Dyrektora Biura Bezpieczeństwa/ Rozdzielnik: Opracował(a): Tel.: Strona 32

Załącznik 9 Wzór decyzji o powołaniu niezależnej jednostki oceniającej IBR3-00907- /rok Warszawa, dnia. DECYZJA Zgodnie z zapisami zawartymi w art. 6 ust. 1 Rozporządzenia Komisji (WE) Nr 352/2009 z dnia 24 kwietnia 2009 r. oraz procedury Zarządzanie zmianą, powołuję niezależną jednostkę oceniającą w składzie: Lp. Imię i nazwisko Komórka/jednostka organizacyjna 1. 2. 3. Stanowisko Funkcja w jednostce* *- w przypadku jednostki oceniającej w składzie większym niż 1 osobowy..... /podpis Członka Zarządu właściwego ds. SMS/ Rozdzielnik: Opracował(a): Tel.: Strona 33

Załącznik 10. Wzór Raportu z przeprowadzonej niezależnej oceny stosowania procesu zarządzania ryzykiem IBR3-00907-../rok Warszawa, dnia. Raport z przeprowadzonej niezależnej oceny stosowania procesu zarządzania ryzykiem A. Krótki opis niezależnej jednostki przeprowadzającej proces oceny: B. Niezależnej oceny stosowania procesu zarządzania ryzykiem dokonał(li): Lp. Imię Nazwisko Komórka/jednostka organizacyjna 1. 2. 3. Stanowisko Funkcja w jednostce* * - w przypadku jednostki oceniającej w składzie większym niż 1 osobowy. C. Raport z oceny znaczenia zmiany : 1) Kompletność i wiarygodność dokumentacji źródłowej stanowiącej podstawę do przeprowadzenia oceny znaczenia zmiany, 2) Skład i kompetencje zespołu przeprowadzającego ocenę znaczenia zmiany, 3) Prawidłowość decyzji podjętej przez Zespół w zakresie oceny znaczenia zmiany. D. Raport z oceny ryzyka znaczącej zmiany : 1) Kompletność i wiarygodność dokumentacji źródłowej stanowiącej podstawę do przeprowadzenia oceny znaczenia zmiany, Strona 34

2) Skład i kompetencje zespołu przeprowadzającego ocenę znaczenia zmiany, 3) Prawidłowość poszczególnych etapów procesu: a. definicja systemu, b. identyfikacja zagrożeń, c. klasyfikacja ryzyka, d. wybór zasady akceptacji ryzyka, e. wyniki dokonanej wyceny ryzyka, f. wymagania bezpieczeństwa, g. wykazanie zgodności z wymogami bezpieczeństwa 4) Prawidłowość decyzji podjętej przez Zespół w zakresie oceny ryzyka znaczącej zmiany. E. Decyzja niezależnej jednostki oceniającej co do istotności zmiany: Decyzja jednostki: zmiana została uznana jako istotna / nieistotna 1 1 - niewłaściwe skreślić Krótkie uzasadnienie: F. Wnioski: G. Uwagi: H. Podpis(y): Lp. Imię i nazwisko Komórka/jednostka organizacyjna Stanowisko Podpis Akceptuję Zatwierdzam:... /data i podpis Członka Zarządu właściwego ds. SMS/. /podpis Dyrektora Biura Bezpieczeństwa/ Opracował(a): Tel.: Strona 35