REGULAMIN KOMISJI OCENY WNIOSKÓW BENEFICJENTÓW POMOCY

Transkrypt

1 Projekt: MOJA FIRMA - MOJĄ SZANSĄ II" współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego, realizowany przez Środkowopomorską Radę Naczelnej Organizacji Technicznej w Koszalinie na podstawie Umowy o dofinansowanie projektu nr UDA-POKL /12-00 z dnia r. zawartej z Instytucją Pośredniczącą REGULAMIN KOMISJI OCENY WNIOSKÓW BENEFICJENTÓW POMOCY o otrzymanie wsparcia finansowego na rozwój przedsiębiorczości o udzielenie wsparcia pomostowego podstawowego o udzielenie wsparcia pomostowego przedłużonego 1 Postanowienia ogólne 1. Za powołanie Komisji Oceny Wniosków zwanej dalej KOW/Komisją, odpowiedzialny jest Beneficjent. 2. Komisja składa się z minimum 4 osób tj.: - Przewodniczącego Komisji, - 3 członków będących ekspertami oceniającymi Biznesplany 3. W skład Komisji wchodzą pracownicy Beneficjenta lub inne osoby wskazane przez Beneficjenta. 4. Osoby powołane do pracy w KOW powinny posiadać kwalifikacje umożliwiające właściwą ocenę wniosków Beneficjentów pomocy. Członkowie KOW powinni wykazywać się udokumentowaną wiedzą i doświadczeniem z zakresu prowadzenia i/lub promocji przedsiębiorczości. 5. Wynagrodzenie osób powołanych do pracy w KOW jest wydatkiem kwalifikowanym. Pracownicy Beneficjenta biorący udział w realizacji projektu i otrzymujący z tego tytułu wynagrodzenie, nie otrzymują dodatkowych środków w związku z udziałem w pracach Komisji (podwójne finansowanie). 6. W posiedzeniu KOW może brać udział przedstawiciel Instytucji Pośredniczącej tj. Wojewódzkiego Urzędy Pracy w Szczecinie, w celu zapewnienia obiektywnej i rzetelnej procedury oceny wniosków. Występuje on w roli obserwatora z prawem reagowania i ewentualnej interwencji w przypadku stwierdzenia naruszenia procedur oceny wniosku. Obserwator ma prawo wglądu do ocenianych przez KOW wniosków oraz wniesienia zastrzeżeń do dokonanej oceny, co powinno zostać odnotowane w protokole z posiedzenia KOW. 7. Oceny formalnej i merytorycznej wniosków o przyznanie wsparcia finansowego na rozwój przedsiębiorczości oraz wniosków o udzielenie wsparcia pomostowego podstawowego KOW dokonuje w terminie 21 dni kalendarzowych od daty zakończenia naboru wniosków. 8. Oceny formalnej i merytorycznej wniosków o udzielenie wsparcia pomostowego przedłużonego KOW dokonuje w terminie 14 dni kalendarzowych od daty zakończenia naboru wniosków.

2 9. Komisja pracuje zgodnie z harmonogramem przedstawionym przez Beneficjenta. 10. Posiedzenia KOW będą odbywać się każdorazowo po zakończeniu naboru wniosków w siedzibie Beneficjenta przy ul. Jana z Kolana 38 w Koszalinie, w terminie wyznaczonym przez Beneficjenta, o czym WUP w Szczecinie zostanie pisemnie poinformowany w terminie 5 dni przed posiedzeniem KOW. 2 Przewodniczący Komisji Oceny Wniosków 1. Przewodniczącym KOW jest osoba uprawniona do reprezentowania Beneficjenta bądź osoba przez niego wyznaczona. 2. Przewodniczący powołuje członków KOW. 3. Przewodniczący Komisji może wyznaczyć spośród członków KOW swojego Zastępcę. Wyznaczenie Zastępcy następuje w formie pisemnego upoważnienia. Upoważnienie stanowi załącznik do Protokołu z posiedzenia KOW. 4. Przewodniczący Komisji /Zastępca Przewodniczącego Komisji jest odpowiedzialny za: a) zapewnienie bezstronności i przejrzystości prac KOW. b) zatwierdzenie protokołu z posiedzenia KOW, c) poinformowanie wnioskodawcy o przyznaniu lub nie przyznaniu dotacji wraz z uzasadnieniem, d) przeprowadzenie procedury odwoławczej 3 Zadania Komisji Oceny Wniosków 1. KOW w przypadku wsparcia finansowego i pomostowego jest odpowiedzialna za: a) przeprowadzenie oceny merytorycznej wniosków o otrzymanie poszczególnych rodzajów wsparcia złożonych przez Beneficjentów w tym zweryfikowanie biznes planów i pozostałych załączników do wniosków, b) wyłonienie wniosków kwalifikujących się do otrzymania danego rodzaju wsparcia (wnioski, które uzyskały min. 60 pkt na 100 pkt możliwych do zdobycia i min. 60 % punktów możliwych do uzyskania w każdym punkcie oceny) w ramach środków określonych we wniosku projektowym na każdy rodzaj wsparcia d) sporządzenie listy wniosków uszeregowanych w kolejności malejącej liczby uzyskanych punktów tj. listy rankingowej

3 4 Posiedzenia Komisji Oceny Wniosków 1. Posiedzenia Komisji są ważne, gdy uczestniczy w nich minimum 3 członków KOW (w tym Przewodniczący/Zastępca Przewodniczącego). W pracach KOW mogą uczestniczyć również pracownicy WUP w Szczecinie w charakterze obserwatorów 2. Członkowie Komisji dokonują oceny merytorycznej wniosków podczas posiedzenia KOW, które odbywa się w siedzibie Beneficjenta. 5 Zasada bezstronności prac Komisji Oceny Wniosków 1. Członkowie Komisji oraz obserwator nie mogą być związani z wnioskodawcami stosunkiem osobistym lub służbowym, takiego rodzaju, który mógłby wywołać wątpliwości co do bezstronności przeprowadzonych czynności. 2. Członkowie KOW oraz obserwator zobowiązani są do podpisania Deklaracji poufności i bezstronności, której wzór stanowi załącznik do niniejszego regulaminu. 3. Każdy członek Komisji przed przystąpieniem do oceny wniosku, zobowiązany jest także podpisać Deklarację poufności bezstronności znajdującą się na Karcie Oceny Merytorycznej wniosku Beneficjenta pomocy o otrzymanie dane rodzaju wsparcia w odniesieniu do ocenianego przez siebie wniosku. 4. Nie podpisanie Deklaracji poufności i bezstronności pozbawia członka Komisji możliwości oceny danego wniosku. 5. W przypadku, określonym w ust. 4, wniosek jest kierowany do oceny innego członka Komisji wskazanego przez Przewodniczącego/Zastępcę Przewodniczącego. 6 Ocena formalna wniosków 1. Wnioski złożone przez Uczestników poddane są ocenie formalnej w zakresie: a) zachowania terminu i miejsca składania wniosku b) kompletności wniosku c) wypełnienia wszystkich pól dokumentów 2. Uczestnicy projektu, których wnioski nie spełniają wymogów formalnych zostają wezwani do uzupełnienia braków w terminie 5 dni kalendarzowych z wyłączeniem przypadku określonego w ust.1 punkt a, który skutkuje odrzuceniem wniosku.

4 3. Brak uzupełnienia wniosku w wyznaczonym terminie skutkuje odrzuceniem wniosku z przyczyn formalnych i wykluczeniem Uczestnika z dalszego udziału w projekcie. 7 Ocena merytoryczna wniosków 1. Przedmiotem oceny KOW są wyłącznie wnioski spełniające wymogi formalne. Ocena formalna Wniosków o przyznanie wsparcia finansowego odbywa się przed rozpoczęciem obrad KOW w oparciu o Kartę Oceny Formalnej wniosku o udzielenie wsparcia finansowego (będącej załącznikiem do niniejszego regulaminu). Błędy formalne wykazane na etapie oceny formalnej mogą być zgodnie z 6 ust 2 poprawione przez uczestnika Projektu jednak musi to nastąpić najpóźniej na dzień przed rozpoczęciem obrad KOW. 2. Członkowie KOW dokonują oceny merytorycznej wniosków w oparciu o Karty Oceny Merytorycznej dla poszczególnych rodzajów wsparcia wg określonych wzorów (będących załącznikami do niniejszego Regulaminu). 3. Końcową ocenę wniosku stanowi średnia arytmetyczna oceny dwóch członków KOW oceniających wniosek. Średnią arytmetyczną oblicza się również w odniesieniu do każdej części podlegającej ocenie. Ocena w każdej części przedstawiana jest w postaci liczb całkowitych (bez części ułamkowych). Średnich arytmetycznych nie zaokrągla się lecz przedstawia wraz z częścią ułamkową 4. Każdy Wniosek o przyznanie wsparcia finansowego na rozwój przedsiębiorczości oceniany jest przez 4 osoby (2 osoby część merytoryczna, 2 osoby część finansowa) wyznaczonych w drodze losowania spośród członków KOW obecnych na posiedzeniu. 5. Każdy Wniosek o udzielenie wsparcia pomostowego( podstawowego i przedłużonego) oceniany jest przez 2 osoby dokonujące oceny zarówno pod względem merytorycznym jak i finansowym, wyznaczonych w drodze losowania spośród członków KOW obecnych na posiedzeniu. 6. Każdemu wnioskowi przyznaje się odpowiednią liczbę punktów, zgodnie z kryteriami merytorycznotechnicznymi. 7. Osoba oceniająca wniosek zobowiązana jest do przedstawienia w formie pisemnej uzasadnienia wystawionej oceny końcowej, jak i ocen cząstkowych z poszczególnych części wniosku, co potwierdza własnoręcznym podpisem. 8. Dofinansowanie przyznawane jest Uczestnikom projektu, których złożone wnioski uzyskały min. 60 pkt na 100 pkt możliwych do zdobycia i min. 60% punktów możliwych do uzyskania w każdym punkcie oceny przy czym uzależnione jest to od dostępności środków. 9. Członek Komisji oceniający wniosek, może zaproponować niższą niż wnioskowana kwotę dofinansowania w przypadku zidentyfikowania kosztów, które uzna za nieuzasadnione (np. za niezwiązane z przedsięwzięciem lub zawyżone w porównaniu ze stawkami rynkowymi). Członek Komisji oceniający wniosek, przedstawiając propozycję niższej kwoty dofinansowania powinien brać pod uwagę, czy po takiej zmianie przedsięwzięcie opisane we wniosku będzie nadal wykonalne i utrzyma swoje standardy jakościowe. a) Członkowie Komisji, którzy oceniali dany wniosek, wypracowują wspólne stanowisko odnośnie obniżenia wysokości proponowanej kwoty dofinansowania i zapisują ustalenia w Karcie Oceny

5 Merytorycznej wniosku Beneficjenta pomocy o otrzymanie danego rodzaju wsparcia. Informację na temat wysokości uzgodnionej kwoty dofinansowania należy zamieścić w protokole z posiedzenia Komisji. b) Jeżeli nie dojdzie do uzgodnienia jednolitego stanowiska, wniosek zostaje skierowany do trzeciego członka Komisji, wskazanego przez Przewodniczącego/Zastępcę. Ocena trzeciej osoby jest ostateczna i wiążąca. c) W żadnym wypadku kwota dofinansowania zaproponowana przez członka Komisji nie może przekroczyć kwoty, o którą ubiega się uczestnik projektu. 9. W przypadku rozbieżności sięgających co najmniej 30% punktów pomiędzy ocenami dwóch członków Komisji (przy czym ocena przynajmniej jednej z nich musi wynosić minimum 60% punktów), wniosek poddawany jest dodatkowej ocenie, którą przeprowadza trzeci oceniający, również wskazany przez Przewodniczącego/Zastępcę Przewodniczącego Komisji. Ocena trzeciej osoby stanowi wówczas ocenę wiążącą i ostateczną. 10. W przypadku dwóch lub więcej wniosków o przyznanie wsparcia finansowego na rozwój przedsiębiorczości o równej liczbie punktów, wyższe miejsce na liście rankingowej otrzymuje ten, który uzyskał kolejno wyższą liczbę punktów w następujących punktach Karty Oceny Merytorycznej wniosku o udzielenie wsparcia finansowego: a) Pomysł na biznes; b) Opłacalność i efektywność przedsięwzięcia; c) Znajomość rynku i konkurencji; d) Potencjał i wykształcenie Uczestnika projektu; e) Identyfikacja rozwiązań alternatywnych. 11. Po przeprowadzeniu oceny wszystkich złożonych wniosków KOW sporządza wstępną listę rankingową wniosków uszeregowanych w kolejności malejącej liczby uzyskanych punktów. Lista rankingowa zostaje podpisana przez Przewodniczącego/Zastępcę Przewodniczącego i zatwierdzona przez Beneficjenta. 12. W przypadku, gdy złożony Wniosek o przyznanie wsparcia finansowego jest poprawny pod względem formalnym i uzyskał wymaganą minimalną liczbę punktów (minimum 60%), KOW dokonuje również oceny załączonego Wniosku o udzielenie wsparcia pomostowego podstawowego. Jego ocena nie ma wpływu na pozycję na liście rankingowej. 13. Informacja o wstępnych wynikach KOW zostanie umieszczona na stronie internetowej oraz w siedzibie Beneficjenta. 14. Uczestnicy projektu zostaną poinformowani w formie pisemnej o wynikach oceny (wraz z kopią części Karty Oceny Merytorycznej wniosku o udzielenie wsparcia finansowego/pomostowego złożonego przez siebie wniosku) oraz możliwości i terminie składania pisemnych odwołań od decyzji KOW terminie 5 dni: a) od podpisania protokołu przez Obserwatora z ramienia Instytucji Pośredniczącej, lub b) od daty wysłania przez Beneficjenta kserokopii protokołu z KOW do IP (w przypadku nieobecności Obserwatora)

6 8 Procedura odwoławcza od decyzji KOW 1. Uczestnikowi projektu, którego Wniosek o udzielenie wsparcia finansowego/pomostowego został odrzucony na etapie oceny merytorycznej przysługuje możliwość złożenia do Beneficjenta wniosku o ponowne rozpatrzenie złożonego wniosku wraz z biznesplanem pod warunkiem przedstawienia dodatkowych wyjaśnień/informacji dotyczących zakresu przedsięwzięcia. 2. Wniosek o ponowne rozpatrzenie powinien zostać złożony przez Uczestnika projektu w formie pisemnej w terminie 7 dni kalendarzowych od dnia ogłoszenia wyników z posiedzenia KOW. 3. Wniosek o ponowne rozpatrzenie Wniosku o udzielenie wsparcia finansowego/pomostowego powinien zawierać co najmniej dane uczestnika Projektu, nr Wniosku o udzielenie wsparcia oraz wskazanie w jakim zakresie dokonana ocena została przeprowadzona w sposób nieprawidłowy wraz z uzasadnieniem. 4. Rozpatrzeniu nie podlega wniosek, który został wniesiony po upływie terminu i bez zachowania formy pisemnej. 5. Beneficjent dokonuje powtórnej oceny Wniosku o udzielenie wsparcia finansowego/pomostowego w terminie 3 dni roboczych od dnia wpłynięcia wniosku w tej sprawie. Ocena powtórnie złożonego wniosku nie może być dokonywana przez te same osoby, które uczestniczyły w ocenie pierwotnej wersji dokumentu. 6. Beneficjent ma każdorazowo obowiązek pisemnego poinformowania uczestnika projektu o wynikach powtórnej oceny wniosku. 7. Ocena dokonana w ramach procedury odwoławczej KOW stanowi ocenę ostateczną i wiążącą, od której Uczestnikowi projektu nie przysługuje prawo odwołania. 8. Po przeprowadzeniu oceny złożonych wniosków w ramach procedury odwoławczej, zostaje sporządzona ostateczna lista rankingowa wniosków uszeregowanych w kolejności malejącej uzyskanych punktów. 9. Informacja o ostatecznych wynikach KOW, stanowiąca zamknięcie listy uczestników projektu kwalifikujących się do otrzymania danego rodzaju wsparcia, zostanie umieszczona na stronie internetowej oraz w siedzibie Beneficjenta w terminie 3 dni od zakończenia pracy KOW w ramach procedury odwoławczej. 10. Uczestnicy projektu zostaną poinformowanie w formie pisemnej o przyznaniu środków finansowych oraz planowanym terminie podpisywania umów na udzielenie danego rodzaju wsparcia. 9 Protokół z posiedzenia Komisji Oceny Wniosków 1. Z przeprowadzonych czynności wymienionych w 6, 7 i 8 niniejszego regulaminu KOW sporządza protokół z posiedzenia Komisji Oceny Wniosków, który zawiera:

7 a) określenie terminu i miejsca posiedzenia, b) informacje na temat osób biorących udział w posiedzeniu KOW oraz liczby ocenionych wniosków, c) informację na temat wniosków, dla których dokonano obniżenia wnioskowanej kwoty dofinansowania, e) inne istotne elementy postępowania oceniającego. 2. Do protokołu z oceny dołącza się w formie załączników: a) dokument potwierdzający powołanie przez Beneficjenta KOW w określonym składzie, b) listę obecności podpisaną przez członków KOW i obserwatora, c) Deklaracje poufności bezstronności podpisane przez wszystkie osoby biorące udział w posiedzeniu KOW, d) upoważnienie Zastępcy Przewodniczącego KOW, w przypadku gdy Przewodniczący wyznaczył Zastępcę, e) zestawienie wniosków wraz ze wskazaniem członków KOW, którzy je ocenili, ocenami poszczególnych członków KOW i średnią oceną ostateczną projektu, g) listę rankingową tj. listę wniosków uszeregowanych w kolejności malejącej liczby uzyskanych punktów podpisaną przez Przewodniczącego/Zastępcę Przewodniczącego 10. Protokół z posiedzenia Komisji podpisany przez wszystkich Członków KOW oraz Obserwatora ( w przypadku gdy brał udział w KOW) wraz ze wszystkimi załącznikami oraz wnioskami Uczestników Projektu o otrzymanie wsparcia finansowego przechowuje Beneficjent 10 Postanowienia końcowe 1. Komisja Oceny Wniosków działa na podstawie niniejszego Regulaminu. 2. Regulamin wchodzi w życie z dniem zaakceptowania dokumentu przez upoważnionego przedstawiciela Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Szczecinie. Załączniki: 1. Wzór wniosku o udzielenie wsparcia finansowego 2. Wzór biznesplanu 3. Wzór harmonogramu rzeczowo-finansowego

8 4. Wzór wniosku o udzielenie wsparcia pomostowego podstawowego 5. Wzór wniosku o udzielenie wsparcia pomostowego przedłużonego 6. Wzór deklaracji poufności i bezstronności 7.Karta Oceny Formalnej wniosku o udzielenie wsparcia finansowego 8. Karta Oceny Merytorycznej wniosku o udzielenie wsparcia finansowego 9. Karta Oceny Merytorycznej wniosku o udzielenie podstawowego wsparcia pomostowego 10. Karta Oceny Merytorycznej wniosku o udzielenie podstawowego wsparcia przedłużonego 11. Wzór umowy o udzieleniu wsparcia finansowego 12. Wzór umowy o udzieleniu podstawowego wsparcia pomostowego