4. Lider sekcji prowadzi nadzór nad pracą merytoryczną sekcji w odniesieniu do przydzielonych poszczególnym członkom sekcji zadań. 5.

Transkrypt

1 Regulamin prac Zespołu Interdyscyplinarnego ds. Przeciwdziałania Przemocy w Rodzinie i grup roboczych na terenie miasta Poznania z dnia 26 lipca 2012r. 1 Postanowienia ogólne 1. Ilekroć w regulaminie jest mowa o Zespole należy przez to rozumieć Zespół Interdyscyplinarny ds. Przeciwdziałania Przemocy w Rodzinie, który składa się z zespołu podstawowego i sześciu sekcji. 2. Przez procedurę należy rozumieć postępowanie w myśl Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 września 2011r. w sprawie procedury Niebieskie Karty oraz wzorów formularzy Niebieska Karta. 3. Zespół podstawowy może podejmować wiążące decyzje w imieniu całego zespołu interdyscyplinarnego, bez konieczności udziału w posiedzeniach członków poszczególnych sekcji. Na jego czele stoi przewodniczący Zespołu Interdyscyplinarnego. 4. Sekcje działają w ramach danego obszaru filii MOPR. Na czele sekcji stoją liderzy. Sekcje podejmują wiążące decyzje w zakresie, który obejmuje wyznaczone im zadania. O podjętych decyzjach informują przewodniczącego. Liderzy sekcji decyzje te mogą konsultować z przewodniczącym. 5. Liderzy sekcji są pełnomocnikami przewodniczącego Zespołu Interdyscyplinarnego w zakresie realizacji procedury Niebieskie Karty. 6. Uczestnictwo w posiedzeniach Zespołu jest obowiązkowe. Dla ważności posiedzenia zespołu konieczne jest kworum, które stanowi ½ jego składu. 7. W trakcie spotkań Zespołu osoby wchodzące w jego skład współpracują ze sobą na poszczególnych szczeblach. Obieg informacji odbywa się drogą pisemną, mailową lub telefoniczną za pośrednictwem przewodniczącego, sekretarza, liderów i koordynatorów grup roboczych. 8. Do udziału w posiedzeniach Zespołu mogą być zapraszani w roli ekspertów specjaliści i reprezentanci innych grup zawodowych, społecznych, organizacji pozarządowych, zajmujący się problematyką przeciwdziałania przemocy w rodzinie. Osoby te uczestniczą w posiedzeniu bez prawa do głosowania. 9. Spotkania Zespołu mogą odbywać się na terenie instytucji lub organizacji zaangażowanych w rozwiązywanie problemu przemocy w rodzinie. 10. Posiedzenia Zespołu są organizowane w godzinach pracy Miejskiego Ośrodka Pomocy Rodzinie. 11. Zespół realizuje działania określone w Miejskim Programie Przeciwdziałania Przemocy w Rodzinie na terenie miasta Poznania w latach , który został przyjęty uchwałą nr XVII/210/VI/2011 Rady Miasta Poznania z dnia 30 sierpnia 2011r. 1

2 12. Sprawozdanie z prac Zespołu przewodniczący zespołu interdyscyplinarnego przedkłada Prezydentowi Miasta Poznania do końca I kwartału roku następnego za pośrednictwem Dyrektora Wydziału Zdrowia i Spraw Społecznych UMP. 13. Przewodniczący reprezentuje Zespół w stosunku do innych organów i instytucji, w tym mediów. 2 Zespół podstawowy 1. Do zespołu podstawowego należy w szczególności: - podejmowanie działań informacyjnych i profilaktycznych w zakresie przeciwdziałania przemocy w rodzinie, - opracowanie instrukcji, strategii i procedur postępowania w przypadku rozpoznania i zgłoszenia przemocy w rodzinie, - podnoszenie kwalifikacji kadry realizującej działania w zakresie przeciwdziałania przemocy w rodzinie, - monitorowanie i ocena pracy sekcji i grup roboczych zgodnie z przyjętymi założeniami, - wdrażanie działań usprawniających prace sekcji i grup roboczych, - zapewnienie komunikacji i obiegu informacji pomiędzy poszczególnymi sekcjami. 2. Przewodniczący lub wyznaczona przez niego osoba zwołuje posiedzenie zespołu nie później niż 3 dni przed zaplanowanym terminem spotkania. Ustala on miejsce i termin posiedzenia oraz szacowany czas jego trwania, a następnie powiadamia członków zespołu podstawowego pisemnie lub przesyła informację drogą elektroniczną. W nagłych sytuacjach informacja ta przekazywana jest telefonicznie. W razie potrzeb na spotkanie zespołu zapraszani są także pozostali lub wybrani członkowie sekcji. 3. Wszelkie decyzje zespół podejmuje większością głosów w drodze jawnego głosowania. W sytuacjach braku konsensusu rozstrzyga głos przewodniczącego zespołu. 4. Przewodniczący przewodniczy posiedzeniom zespołu i organizuje jego prace we współpracy z sekretarzem i pozostałymi członkami zespołu podstawowego. 5. W razie nieobecności przewodniczącego zastępuje go sekretarz lub inna wyznaczona przez niego osoba. 6. Przewodniczący prowadzi nadzór nad pracą merytoryczną zespołu podstawowego w odniesieniu do przydzielonych poszczególnym członkom zespołu zadań. 7. Przewodniczący podpisuje albo zatwierdza dokumenty sporządzone w ramach prac zespołu podstawowego. 8. Sekretarz uczestniczy w organizowaniu posiedzeń zespołu oraz przygotowuje materiały na posiedzenia zespołu. 9. W celu udokumentowania pracy Zespołu sekretarz protokołuje przebieg posiedzenia zespołu i kompletuje protokoły oraz listy obecności, a także wszelką korespondencję z członkami tego 2

3 zespołu. Protokoły przekazuje członkom zespołu podstawowego oraz liderom sekcji drogą pocztową (za potwierdzeniem odbioru) lub elektroniczną. 10. Sekretarz monitoruje i usprawnia system przepływu informacji w zespole oraz reaguje na potrzeby zgłaszane przez członków zespołu. 11. Sekretarz gromadzi i dba o terminowe dostarczanie dokumentów i materiałów dla członków zespołu. 12. Sekretarz przygotowuje dokumentację związaną z pracami zespołu podstawowego oraz wszelkie materiały dla mediów. 13. W ramach prac zespół gromadzi w szczególności następującą dokumentację: - Oświadczenie o zachowaniu poufności wszelkich informacji i danych w związku z pracami wykonywanymi w ramach Zespołu Interdyscyplinarnego ds. Przeciwdziałania Przemocy w Rodzinie (wzór załącznika nr 1). - Protokół posiedzenia zespołu podstawowego / sekcji w ramach prac Zespołu Interdyscyplinarnego ds. Przeciwdziałania Przemocy w Rodzinie (wzór załącznika nr 2). - Lista obecności uczestników posiedzenia zespołu podstawowego / sekcji w ramach prac Zespołu Interdyscyplinarnego ds. Przeciwdziałania Przemocy w Rodzinie (wzór załącznika nr 3). 3 Sekcje 1. Do zadań sekcji należy w szczególności: - wdrożenie wypracowanych przez zespół podstawowy metod i sposobów pracy interdyscyplinarnej, - rozstrzyganie kwestii problemowych dotyczących realizowania procedury Niebieskiej Karty, - monitorowanie działań koordynatorów grup roboczych w zakresie organizowania grup roboczych, - ocena realizowanych przez grupy robocze zadań w oparciu o sporządzane podczas spotkań grup roboczych plany oraz monitoring działań, - wsparcie merytoryczne grup roboczych poprzez konsultowanie napotykanych trudności i poszukiwanie nowych rozwiązań, - wdrażanie (w razie potrzeby) niezbędnych zmian w ramach realizowanych przez grupy robocze zadań, - ocena efektów pracy grup roboczych, - analizowanie spraw w przypadkach wątpliwych, co do zasadności zakończenia procedury. 2. Lider sekcji samodzielnie lub na prośbę członka sekcji zwołuje posiedzenie sekcji. Ustala on miejsce i termin spotkania oraz powiadamia pisemnie lub drogą elektroniczną pozostałych uczestników sekcji. W nagłych sytuacjach informację tę lider przekazuje telefonicznie. 3. Lider sekcji prowadzi i organizuje działania w ramach posiedzenia sekcji. 3

4 4. Lider sekcji prowadzi nadzór nad pracą merytoryczną sekcji w odniesieniu do przydzielonych poszczególnym członkom sekcji zadań. 5. W przypadku nieobecności lidera sekcji zastępuje go inna wyznaczona przez niego osoba. 6. Wszelkie decyzje sekcja podejmuje większością głosów w drodze jawnego głosowania. W sytuacjach braku konsensusu rozstrzyga głos lidera sekcji. 7. Lider prowadzi ewidencję pisemnych (jednorazowo sporządzonych) oświadczeń o zachowaniu poufności wszelkich informacji i danych w związku z pracami wykonywanymi przez poszczególnych członków grup roboczych. 8. Lider sporządza protokół z każdego posiedzenia sekcji, kopię protokołu przedkłada w ciągu 7 dni roboczych przewodniczącemu. Integralną częścią protokołu jest lista obecności. 9. Lider gromadzi, podpisuje albo zatwierdza dokumenty sporządzone w ramach prac sekcji. 10. Lider na bieżąco zgłasza przewodniczącemu problemy lub potrzeby sygnalizowane przez koordynatorów grup roboczych. 11. W celach statystycznych i ewaluacyjnych lider sekcji gromadzi dane ilościowe i jakościowe obrazujące działania podejmowane przez grupy robocze i sekcje, m.in. dotyczące: - ilości spraw skierowanych do grupy roboczej (w tym dotyczących dzieci), - liczby powoływanych grup roboczych i zwołanych posiedzeń sekcji, - składu grup roboczych, - efektów pracy grup roboczych i sekcji (w tym ilości spraw, gdzie zakończono procedurę wraz z uzasadnieniem zakończenia sprawy). Dane te lider przedkłada przewodniczącemu do 15 lutego każdego roku. 12. W razie potrzeby lider proponuje koordynatorom grup roboczych dokonanie niezbędnych zmian dotyczących postępowania organizacyjnego i metodycznego oraz przekazuje instrukcje zaproponowane przez członków sekcji. 13. Lider gromadzi i uaktualnia lokalną bazę danych o instytucjach pomocowych działających w obszarze funkcjonowania sekcji. 14. Lider sekcji wyznacza koordynatora grupy roboczej. 15. Lider w razie potrzeby w zakresie organizacji spotkań interdyscyplinarnych udziela wsparcia merytorycznego koordynatorom grup roboczych. 16. W ramach prac sekcje gromadzą następującą dokumentację: - Oświadczenie o zachowaniu poufności wszelkich informacji i danych w związku z pracami wykonywanymi w ramach Zespołu Interdyscyplinarnego ds. Przeciwdziałania Przemocy w Rodzinie (wzór załącznika nr 1). - Protokół posiedzenia zespołu podstawowego / sekcji w ramach prac Zespołu Interdyscyplinarnego ds. Przeciwdziałania Przemocy w Rodzinie (wzór załącznika nr 2). - Lista obecności uczestników posiedzenia zespołu podstawowego / sekcji w ramach prac Zespołu Interdyscyplinarnego ds. Przeciwdziałania Przemocy w Rodzinie (wzór załącznika nr 3). 4

5 4 Grupy robocze 1. Do zadań grup roboczych należy w szczególności: - ocena sytuacji problemowej rodziny, względem której istnieje podejrzenie o występowaniu przemocy w rodzinie, - opracowanie wspólne z rodziną strategii rozwiązania problemów rodziny, - udzielanie pomocy w zależności od potrzeb wszystkim członkom rodziny - poradnictwa socjalnego, a także pomocy interdyscyplinarnej, - informowanie o możliwościach otrzymania pomocy w szczególności prawnej i psychologicznej, - udzielanie pomocy dzieciom krzywdzonym i będących świadkami przemocy w rodzinie, - podejmowanie działań w stosunku do osób, co do których istnieje podejrzenie, że stosują przemoc w rodzinie, - dokumentowanie podejmowanych działań, jak również ich efektów. 2. Koordynator grupy roboczej podejmuje stosowne działania polegające na utworzeniu grupy roboczej na podstawie otrzymanego formularza Niebieska Karta - A. 3. Koordynator grupy roboczej gromadzi pisemne oświadczenia o zachowaniu poufności wszelkich informacji i danych w związku z pracami wykonywanymi w ramach grupy roboczej od osób, które po raz pierwszy przystępują do pracy w grupie roboczej. Przekazuje on podpisane oświadczenia liderowi sekcji w ciągu trzech dni od przeprowadzenia spotkania. 4. Koordynator grupy roboczej prowadzi posiedzenie i jest odpowiedzialny za organizację jej pracy. W razie potrzeby zwraca się do lidera sekcji o wsparcie merytoryczne w zakresie organizowania i prowadzenia posiedzeń grup roboczych. 5. Członkowie grupy roboczej przeprowadzają analizę sytuacji rodziny. Związane jest to z wymianą informacji i weryfikacją dotychczasowo podjętych działań wobec rodziny. Analiza ta pozwala określić wstępną diagnozę problemów występujących w rodzinie i przygotować wstępne założenia dotyczące indywidualnego planu pomocy. W zależności od sytuacji czynności te mogą być dokonywane w ramach jednego lub kilku spotkań. Wszystkie ustalenia zostają zawarte w Protokole ze spotkania grupy roboczej w ramach prac Zespołu Interdyscyplinarnego ds. Przeciwdziałania Przemocy w Rodzinie (załącznik nr 4). 6. Członkowie grupy roboczej przystępując do opracowania (z osobą doświadczającą przemocy) indywidualnego planu pomocy uzgadniają cele pracy. 7. Członkowie grupy roboczej w obecności osoby, co do której istnieje podejrzenie, że jest dotknięta przemocą w rodzinie ustalają indywidualny plan pomocy wypełniając formularz Niebieskiej Karty - C. W planie tym zawarty podział zadań powinien uwzględniać: ich częstotliwość, okres ich oddziaływania i terminy ich wykonania oraz możliwości osoby doświadczającej przemocy w rodzinie, (które umożliwiają jego realizację). Koordynator grupy roboczej proponuje osoby odpowiedzialne za realizację poszczególnych części planu. Członkowie grupy roboczej dokonują również ustaleń w zakresie monitoringu zaplanowanych działań. 5

6 8. Członkowie grupy roboczej w obecności osoby, co do której istnieje podejrzenie, że stosuje przemoc w rodzinie wypełniają formularz Niebieskiej Karty - D ustalając zobowiązania podjęte przez członków grupy względem ww. osoby. W planie tym uwzględnić należy również działania, jakie podejmie osoba wobec, której istnieje podejrzenie, że stosuje przemoc w rodzinie. 9. Członkowie grupy roboczej w przypadku, gdy osoba, co do której istnieje podejrzenie, że doświadcza przemocy w rodzinie lub osoba, co do której istnieje podejrzenie, że stosuje przemoc w rodzinie nie stawiła się na wyznaczone posiedzenie grupy roboczej ustalenia zawarte podczas posiedzenia opisują w protokole, o którym mowa w pkt O wyniku posiedzenia i określonych zobowiązaniach ze strony członków grupy roboczej informuje się niezwłocznie osobę doświadczającą przemocy. Informacja ta jest przekazywana ustnie i wymaga sporządzenia notatki służbowej z podjętego działania. W przypadku braku możliwości bezpośredniego poinformowania ww. osoby odpowiednie pismo sporządza koordynator grupy roboczej. 11. Koordynator grupy roboczej monitoruje działania członków grupy roboczej. W trakcie jej pracy systematycznie kontaktuje się z członkami grupy i zbiera informacje, które pozwolą mu określić, czy praca grupy roboczej przebiega zgodnie z planem i czy udaje się poszczególnym członkom osiągnąć zaplanowane działania (odwołuje się do indywidualnego planu pomocy). Na bieżąco informuje poszczególnych członków grupy o osiągniętych postępach i istotnych zmianach w sytuacji rodziny. 12. Członkowie grupy roboczej w trakcie posiedzenia przeprowadzają weryfikację realizacji zaplanowanych działań. Przedstawiają zrealizowane przez nich zadania i przebieg ich wykonania, omawiają trudności, które pojawiły się w trakcie ich realizacji i sposób, w jaki zostały rozwiązane. W przypadku zadań, które nie zostały wykonane rozważają przyczyny, które uniemożliwiły ich osiągnięcie i opiniują dalszą potrzebę ich realizacji. Weryfikacja uwzględnia również opis działań podjętych przez osobę, co do której istnieje podejrzenie, że doświadcza przemocy w rodzinie, jak również przez osobę, wobec której istnieje podejrzenie, że stosuje przemoc w rodzinie. 13. W przypadku dokonania zmian w diagnozie i rozeznania nowych potrzeb osoby doświadczającej przemocy w rodzinie i jej rodziny, grupa robocza określa w indywidualnym planie pomocy następne (konieczne do wprowadzenia) działania. W oparciu o dokonaną ocenę sytuacji osoby/rodziny pod katem wciąż występującego problemu przemocy w rodzinie ustalany jest kolejny termin posiedzenia grupy roboczej. 14. W sprawach wymagających szczególnych ustaleń podejmowane czynności są konsultowane z liderem lub członkami sekcji. 15. Wyznaczona przez koordynatora grupy roboczej osoba sporządza w ciągu 7 dni roboczych protokół ze spotkania grupy roboczej. Koordynator przekazuje niniejszy protokół poszczególnym uczestnikom grupy roboczej oraz liderowi sekcji drogą pisemną (za potwierdzeniem) lub mailową. Integralną częścią protokołu jest lista obecności. 6

7 16. Zaprzestanie działań związanych z realizacją procedury następuje w wyniku decyzji podjętej przez większość członków grupy roboczej. W przypadku nieobecności któregokolwiek członka, osoba ta jest pisemnie informowana o podjętej decyzji. 17. Zakończenie pracy grupy roboczej następuje w oparciu o sporządzenie pisemnej Informacji grupy roboczej o zakończeniu działań (stanowiącej załącznik nr 6 do regulaminu). Członkowie grupy roboczej podpisują sporządzoną informacje, po czym jest ona przekazywana wszystkim jej członkom i następnie zostaje ona przekazana liderowi wraz z pełną dokumentacją sprawy w ciągu trzech dni od ostatniego posiedzenia grupy roboczej. 18. Informacja o zakończeniu procedury jest niezwłocznie przekazywana ustnie lub pisemnie osobie doświadczającej przemocy w rodzinie przez członka grupy roboczej. 19. Koordynator grupy roboczej jest odpowiedzialny za prowadzenie niezbędnej dokumentacji rozpatrywanej sprawy. Nadzór nad opracowaną dokumentacją pracy grupy roboczej (protokoły, notatki służbowe) prowadzi lider. Dokumentacja pracy grupy roboczej jest gromadzona w siedzibie MOPR właściwej ze względu na miejsce zamieszkania osoby, co do której istnieje podejrzenie, że jest dotknięta przemocą w rodzinie. 20. Dokumentację pracy grupy roboczej stanowią: - Oświadczenie o zachowaniu poufności wszelkich informacji i danych w związku z pracami wykonywanymi w ramach Zespołu Interdyscyplinarnego ds. Przeciwdziałania Przemocy w Rodzinie (wzór załącznika nr 1). - Dokumentacja danej sprawy (w szczególności Formularz Niebieska Karta A, C i D ). - Protokół ze spotkania grupy roboczej w ramach prac Zespołu Interdyscyplinarnego ds. Przeciwdziałania Przemocy w Rodzinie (wzór załącznika nr 4). - Lista obecności uczestników posiedzenia grupy roboczej w ramach prac Zespołu Interdyscyplinarnego ds. Przeciwdziałania Przemocy w Rodzinie (wzór załącznika nr 5). - Informacja o zakończeniu działań grupy roboczej w sprawie konkretnej rodziny (wzór załącznika nr 6). 5 Postanowienia końcowe Traci moc Regulamin prac Zespołu Interdyscyplinarnego ds. Przeciwdziałania Przemocy w Rodzinie i grup roboczych na terenie miasta Poznania z dnia 22 listopada 2011r. 7