Zarządzaj swoimi dokumentami wykorzystując odpowiednie oprogramowanie Proste, szybkie i bezpieczne zarządzanie, wyszukiwanie i archiwizowanie dokumentów
Proste zarządzanie dokumentami ScanFile opiera się na prostym założeniu: bezpieczne, szybkie i proste zarządzanie dokumentami. Wszystkie narzędzia niezbędne do gromadzenia, indeksowania, archiwizowania i wyszukiwania dokumentów są w zasięgu Twojej ręki.
Proste zarządzanie dokumentami ScanFile przeznaczony jest dla tych osób, które dążąc do zwiększenia produktywności przedsiębiorstwa wykorzystują system zarządzający informacją. ScanFile jest przyjaznym dla użytkownika systemem zarządzania dokumentami, który oferuje szeroki zakres możliwości oraz dysponuje wieloma funkcjami umożliwiającymi wykonywanie różnego rodzaju czynności. Podstawowy pakiet funkcji ScanFile może być poszerzony o kolejne opcje umożliwiające wykonanie wielu dodatkowych zadań. Pasek narzędzi ScanFile zawiera cztery podstawowe funkcje: skanowania, wyszukiwania, edytowania i post-indeksowania. Tryb umożliwiający wyszukiwanie dokumentów Tryb służący do edycji informacji indeksowych Tryb kontrolujący proces skanowania Tryb post-indeksowania ScanFile jest rozwiązaniem, które ułatwia codzienną pracę poprzez kompleksowe zarządzanie dokumentami.
Proste archiwizowanie dokumentów ScanFile umożliwia proste archiwizowanie wszelkiego rodzaju dokumentów. Poprzez wspomaganie wielu urządzeń służących do skanowania dokumentów, archiwizowanie danych w formie elektronicznej nigdy nie było prostsze. Integracja ScanFile z Microsoft Office pozwala na szybki import dokumentów tekstowych, arkuszy elektronicznych, wiadomości e-mail itd. Indeksowanie dokumentów można przeprowadzić ręcznie lub automatycznie z wykorzystaniem strefowego OCR, pełnotekstowego OCR lub odczytu kodów kreskowych. Dane indeksowe mogą być importowane z innej bazy danych lub z pliku. Mogą również zostać dodane automatycznie podczas indeksowania lub archiwizowania dokumentu. Ponadto ScanFile pozwala na automatyczną identyfikację dokumentów odmiennego typu jednocześnie umieszczając wartości w polach indeksowych. Za pomocą opcji rozpoznawania formularzy, podczas skanowania dokumentów odpowiedniego typu, informacje indeksowe mogą być automatycznie odczytane i umieszczone we właściwych polach indeksowych. Gdy informacje indeksowe są importowane z innego systemu, można przeprowadzić identyfikację pełnotekstową w celu odszukania dokumentu na podstawie jego zawartości.
Automatyczne zarządzanie dokumentami W procesie zarządzania dokumenty mogą być wysyłane do zdefiniowanego obiegu dokumentów. Obieg składa się z etapów, z których każdy może być przyporządkowany do archiwum, biblioteki i/lub użytkownika. Po wysłaniu dokumentu odbiorca może go zatwierdzić, odrzucić, przyjąć do wiadomości albo dodać komentarz. Następnie, w zależności od rodzaju zadania, dokument zostanie przesłany dalej, odesłany do nadawcy albo przekierowany. Wyszukiwanie dokumentów jest czynnością bardzo prostą. Przeszukiwanie biblioteki lub archiwum ScanFile odbywa się w oparciu o informacje indeksowe. W pola można wpisywać informacje indeksowe w połączeniu z symbolami wieloznacznymi (tzw. wildcards), można również wyszukiwać dokumenty na podstawie podanego zakresu indeksów lub wykorzystując wyszukiwanie pełnotekstowe. Wynikiem wyszukiwania jest lista dokumentów spełniających podane kryteria. Dokument z listy wyników można obejrzeć po dwukrotnym kliknięciu myszą. ScanFile wspiera ponad 200 formatów plików. Otwarty dokument można przeglądać w oknie głównym oraz w oknie miniatur. Dodatkowo można obejrzeć kolejne wersje dokumentu. Prosty sposób archiwizowania dokumentów w systemie ScanFile umożliwia integracja z aplikacjami Microsoft Office. Dokumenty można wysłać do archiwum ScanFile, a informacje indeksowe, takie jak nazwa pliku i data, przyporządkować automatycznie. Podczas zapisywania wiadomości e-mail z MS Outlook, możliwe jest wykorzystanie takich danych jak nazwa nadawcy, odbiorcy, tytuł wiadomości oraz jej treść.
Wygodna i pewna praca z dokumentami Bezpieczeństwo ScanFile wykorzystuje konta użytkowników, co pozwala na zdefiniowanie różnych poziomów dostępu do archiwizowanych dokumentów. Administrator systemu posiada nieograniczone prawa oraz nadaje prawa dostępu innym użytkownikom ScanFile. ScanFile umożliwia protokołowanie wszystkich zdarzeń zachodzących w systemie. Za pomocą dziennika nadzoru możliwe jest prześledzenie wszystkich zdarzeń związanych z danym użytkownikiem, archiwum lub biblioteką. Administratorzy zarządzający dziennikiem nadzoru mogą odpowiednio konfigurować ustawienia protokołowania. Codeless Connector ScanFile Codeless Connector umożliwia połączenie programu ScanFile z polami dowolnej aplikacji Windows. Poprzez zastosowanie skrótów klawiszowych w prosty sposób do wyszukiwania, edytowania, skanowania czy indeksowania dokumentów można wykorzystać zawartości pól innych aplikacji, bez konieczności czasochłonnego i kosztownego programowania lub dostosowywania.
Integracja Remote Station ScanFile Remote Station jest rozwiązaniem umożliwiającym przechowywanie dokumentów bezpośrednio w centralnym archiwum. System zarządzania dokumentami ScanFile w połączeniu z modułem ScanFile Remote Station stanowi rozwiązanie oparte na architekturze klient-serwer. Moduł Remote Station Server zarządza i konfiguruje ScanFile Remote Station oraz umożliwia zarządzanie kontami Remote Server, za pomocą których użytkownik ma dostęp do innych serwerów i zasobów danych. Transmisja danych zależy od prędkości transferu, a za pomocą szyfrowania jest zabezpieczana przed nadużyciami. Web Server Aplikacja ScanFile WebServer pozwala na dostęp do dokumentów przez Internet/Intranet za pomocą przeglądarki internetowej. Przy użyciu ScanFile WebServer dostęp do dokumentów jest szybki, prosty i bezpieczny. Ecopy ShareScan Connector Za pomocą ecopy ShareScan OP Connector wszystkie urządzenia ze sterownikami ecopy mogą być używane do skanowania i wysyłania dokumentów do katalogu ScanFile. Poprzez protokół TCP/IP, ecopy ScanStation może wysyłać dokumenty na serwer RemoteStation. Dokumenty te zostaną zapisane w wybranym archiwum ScanFile. Serwer RemoteStation wraz z ecopy ShareScan OP Connector jest idealną aplikacją centralizującą stacje skanowania i umożliwiającą dostęp do archiwum ScanFile.
Podsumowanie Pakiet podstawowy Przechowywanie dokumentów w wirtualnych archiwach Do 10 pól indeksowych w archiwum Słowa kluczowe Tezaurus Automatyczne uzupełnianie pól indeksowych Wspomaganie wielu urządzeń skanujących Skanowanie czarno-białe i kolorowe Wspomaganie Kofax Opcje obracania, prostowania i czyszczenia obrazu Dołączanie/wstawianie dokumentów Kontrolowanie podwójnych indeksów Korekta dokumentów TIFFWriter drukowanie dokumentów bezpośrednio do ScanFile Harmonogram importu dokumentów i indeksów Wspomaganie ponad 200 formatów plików Przeglądanie obszernych dokumentów za pomocą narzędzi dopasowywania, obracania i powiększania obrazu. Przeglądanie wielu dokumentów lub wielu stron dokumentu Przeglądanie dokumentu w oknie Miniatur Integracja z Microsoft Office - możliwość wysłania dokumentu do ScanFile bezpośrednio z aplikacji MS Office Automatyczne indeksowanie wartością domyślną, nazwą pliku Opcje zabezpieczające Osobna aplikacja gromadząca, klasyfikująca i wyszukująca Komentarze Osobista lista wyników Zewnętrznie drukowane, faksowane i zapisywanie dokumentów Dołączanie dokumentów do wiadomości e-mail w oryginalnym formacie lub w formacie PDF Dodatkowe opcje Biblioteki Kody kreskowe OCR i rozpoznawanie formularzy Arkusze rozdzielające LuraDocument Audit Trail Wirtualna drukarka archiwizująca (VNP) Eksport Obieg dokumentów Cold (Computer Output to Laser Disk) Producent: Dystrybutor: Wszystkie nazwy firm i/lub nazwy produktów zawarte w broszurze są zastrzeżone znakami towarowymi. Informacje zawarte w tym dokumencie nie mogą być przetwarzane i kopiowane bez zgody Spielberg. Dieter Spielberg Document Management Systems GmbH Marzec 2007 Dieter Spielberg Document Management Systems GmbH Wanheimer Straße 593 D - 47249 Duisburg Tel. +49 (0) 203/60 888-0 Fax +49 (0) 203/60 888-77 E-mail: info@spielbergsolutions.com www.spielbergsolutions.com ASTEC Sp. z o.o. Ul. Piaskowa 14 PL 65-209 Zielona Góra Tel. +48 (0) 68 32 980 00 Fax +48 (0) 68 32 980 03 E-mail: info@scanfile.pl www.scanfile.pl